Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

12:.

Plats och tid Beslutande

*8. Mark

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 1 (13) 2018-09-04

Hyltenäsrummet, kommunhuset, Kinna, klockan 16.00

-

_18.20

M Ann Iberius-Orrvik, ordförande

M Rolf Skarin tjänstgör för Tommy Västerteg _(C)

MBP Henry Sandahl 5 Göran Andersson 5 Ann-Christine Asp

Övriga närvarande ^E1' tiänstqörande ersättare

(-) Lennart Svensson, invald på mandat av (MBP) _§§ 43-48 kl. 16.00-18.05

S Tony Ragnarsson

Tjänstemän

Mats Lilienberg, Vd Tomas Persson, ekonom

Utses

att

justera ^{Göran Andersson}

Justeringens plats och tid Kommunhuset, Kinna

Underskrifter Sekreterare Paragrafer 43 ^- 50

Ordförande

Justerande

ANSLAG/BEVIS

Protokollet

ärjusterat.

Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Organ Marks Fastighets AB

Sammanträdesdatum 2018-09-04

Datum för anslags uppsättande

Datum för anslags

ZO/y*

047-

/0

nedtagande

20,?" ,0"0/

Förvaringsplats för protokollet

Underskrift

Kommunledningskontoret

72% ^(79%..

Justerandes ign , [Utdragsbestyrkande

ü;

M k

“ E

ar

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 2 (13) 2018-09-04

Innehållsförteckning

Fastställande av dagordning § 43

Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut § 44

Ekonomi § 45

a) Hyresfordringar b) Månadsrapportjuli

c) Delårsrapport

Attestordning § 46

Information från Spinnerskan § 47

Fastigheten Rydal 2:11 § 48

a) Avtal fastighetsförvaltning TSF b) Tillgänglighet ⁱ Rydal för synskadade c) Efterbesiktning markarbeten

d) Sprinkler, SÄRF e) Oljesanering f) Fönsterbyte g) Hyreskontrakt

h) Diskussion

-

Utveckling av Rydalsfastigheten i) Övrigt

Fastigheten Assberg 1:82 § 49

Nästa sammanträde § 50

Utdragsbestyrkande

Justery

'1

/V ^,

1121*

HE. Mark

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida ³ (13) 2018-09-04

§ 43

Fastställande

av

dagordning

En dagordning ingår ⁱ kallelsen, vilken publicerats ⁱ Netpublicator till dagens styrelsemöte.

Beslut

Den inför mötet publicerade dagordningen faststäHs.

I

Juyn signyx

Utdragsbestyrkande

0.4.:› .\_

\6

5. Mark

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 4 (13) 2018-09-04

§ 44

Föregående

mötesprotokoll, uppföljning

av

beslut

Sammanträdesprotokollet från styrelsemötet den 8 maj 2018 finns publicerat ^{på Marks} kommuns hemsida, www.mark.se, och ingår också i kallelsen till dagens möte.

Beslut

Protokollet läggs till handlingarna.

A

JusteraW-

,y

Utdragsbestyrkande

:0.:

vi:

5

5 M ar k

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 5 (13) 2018-09-04

§ 45 Ekonomi

a) Hyresfordringar

En hyresgäst resterar med hyra, vilket kan ha sin förklaring ⁱ att det nyligen

varit

månadsskifte.

b) Månadsrapport juli

Ekonom redovisar månadsrapport per 2018-07-31, resultatet för perioden är 58 tkr.

c) Delårsrapport

Vd och ekonom redovisar delårsrapport per 2018-08-31. Resultatet för perioden är 118 tkr. Resultatprognosen efter finansiella poster för helåret 2018 är -712 tkr.

Beslut

Delårsrapport per 2018-08-31 fastställs.

Justerandes

siggy/ ;)

%

Utdragsbestyrkande

A

I

:41.:

iI

5 M ar k

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

MARKS FASTIGHETS ^AB

Sammanträdesdatum Sida 6 (13) 2018-09-04

§ 46

Attestordning

Enligt nuvarande attestordning, beslutad vid styrelsemöte 2017-12-05, _§ 82 gäller följande:

"Attester/'ng av fakturor sker genom

att

Tomas Persson först konterar fakturor, därefter attesterar Vd. Fakturorna utanordnas sedan av redovisningschefen i Marks kommun, Lena Arvidsson.

Ersättare för Vd är Marks kommuns ekonomichef Karin Hydén. Ersättare för redovisningschefen är Kristian Johansson, planer/ngsekonom vid

kommunledningskontoret.

Från och med 2018-01-01 ges Vd Mats Lilienberg

rätt att

utse ytterligare attestanter

för

ekonomiska transaktioner.

”

Marks Fastighets AB har från och med 2018-07-01 ett avtal med teknik- och

serviceförvaltningen avseende förvaltning av fastigheten Rydal 2:11. Attestordningen bör därför ändras så att fastighetsförvaltare med teknisk kunskap

mottagningsattesterar fakturor som gäller Rydalsfastigheten och Vd Mats Lilienberg därefter beslutsattesterar fakturorna.

Beslut

Styrelsens beslut från 2017-12-05, _§ 82 Attestordning, upphävs.

Som ny attestordning ⁱ Marks Fastighets AB gäller:

Kontering av fakturor görs av ekonom Tomas Persson.

Mottagningsattestering av fakturor ⁱ Inköp och Faktura som gäller fastighetsförvaltningen ⁱ Rydal:

Carl-Henrik Blank, fastighetsskötare Iokalförsörjning, teknik- och serviceförvaltningen Thomas Poddig, enhetschef fastighet Iokalförsörjning, teknik- och serviceförvaltningen Ersättare

Tomas Arvidsson, fastighetschef Iokalförsörjning, teknik- och serviceförvaltningen

Mottagningsattestering av fakturor ⁱ Inköp och Faktura för fakturor som inte avser fastighetsförvaltningen av Rydalsfastigheten samt mottagningsattestering eller granskningsattestering för manuella utbetalningar (för manuella utbetalningar görs vanligen granskningsattest istället för mottagningsattest):

Tomas Persson, ekonom ekonomienheten, kommunledningskontoret Ersättare

Lena Arvidsson, redovisningschef ekonomienheten, kommunledningskontoret

JusterWn

^, Utdragsbestyrkande

/

. 4:2

144:

5%

8 M ar k

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 7 (13) 2018-09-04

Beslutsattestering av fakturor ⁱ Inköp och Faktura samt av manuella utbetalningar görs av Vd Mats Lilienberg. Ersättare för Vd är ekonomichef Karin Hydén.

Från och med 2018-01-01 har Vd Mats Lilienberg rätt att utse ytterligare attestanter för ekonomiska transaktioner.

Justerande? ⁿ

/"'

%

Utdragsbestyrkande

4 41,.

C!:-.:

9

ä M ar k

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 8 (13) 2018-09-04

§ 47

Information från Spinnerskan

i Mark AB

Vid mötet i Spinnerskan ⁱ Mark AB i juni beslutades budget 2019-2022 för Spinnerskankoncernen.

Vid mötet informerades också om frågan om separat arvodesreglemente för bolagen ⁱ Spinnerskankoncernen. Bedömningen från Marks kommunjurist är att bolagen i

Spinnerskankoncernen, istället för att använda sig av kommunens reglemente, ska ha

ett eget arvodesreglemente. Ett separat arvodesreglemente ska därför arbetas fram och presenteras under hösten 2018.

A Justerandes

SW /

Utdragsbestyrkande

7

Mark

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 9 (13) 2018-09-04

§ 48

Fastigheten

Rydal

2:11

a) Avtal fastiqhetsförvaltnina TSF

Vd informerar om avtal som har tecknats med teknik- och serviceförvaltningen

avseende fastighetsförvaltning av Rydalsfastigheten. Avtalet gäller

fr

0 m 2018-07-01 till 2018-12-31. Därefter ska avtalet omförhandlas.

Styrelsen diskuterar ärendet.

Beslut

Vid avtalets omförhandling ska det förtydligas var gränsdragningen görs mellan tidigare avtal för vaktmästartjänsten ⁱ Rydal och det nya avtalet som gäller

fastighetsförvaltning; alternativt kan de två avtalen slås samman till ett avtal.

Det ska också förtydligas ⁱ vilken utsträckning Marks Fastighets AB ska bekosta material och maskiner som används ⁱ fastighetsförvaltningen.

Vd får också ⁱ uppdrag

att

ⁱ jämförande syfte undersöka alternativa lösningar för fastighetsförvaltningen ⁱ Rydal.

Det nya avtalsförslaget ska presenteras vid ett extra styrelsemöte ⁱ början på november.

b) Tillqänqliqhet ⁱ Rvdal för synskadade

Ordföranden informerar om arbete med

att

förbättra tillgängligheten ⁱ Rydal för synskadade. Vid en rundvandring i Rydalsfastigheten med en synskadad, Marks kommuns tiIlgänglighetssamordnare samt ordföranden ⁱ synskadades förening ⁱ Mark konstaterades brister som behöver åtgärdas.

Styrelsen diskuterar ärendet.

Beslut

En inventeringslista över åtgärder som behöver genomföras ska beställas från Marks kommuns tiIlgänglighetssamordnare för redovisning vid mötet ⁱ november. Av

inventeringslistan ska kostnaden för aktuell åtgärd framgå.

Vissa enklare åtgärder ska utföras av vaktmästare så snart det är möjligt. Det gäller

t

ex skylt ⁱ punktskrift vid toaletter och städförråd.

Justerandes

Siw %

Utdragsbestyrkande

M k

*E ar

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 10 (13) 2018-09-04

c) Efterbesiktninq markarbeten

Vd informerar om efterbesiktning av markarbeten ⁱ Rydal. ^En slutbesiktning har genomförts och besiktningsprotokollet har lämnats till Marks Fastighets ^AB Beslut

Besiktningsprotokollet för markarbeten i Rydal läggs till handlingarna.

d) Sgrinklerl SÄRF

Vd informerar om underhåll av Sprinkleranläggningen. Teknik- och serviceförvgltningen har meddelat att arbete med service startar v. 37. De krav på åtgärder som SARF har påtalat ska genomföras, arbetet är beställt.

e) Oljesanering

Vd informerar om oljesaneringen på fastigheten.

En projektledare har utsetts. Marks Fastighets AB får också stöd från Statens Geotekniska Institut. En upphandling av arbetet med förstudien pågår. Arbetet med provtagning förväntas börja ⁱ oktober. Resultatet av provtagningen ska sedan rapporteras till Länsstyrelsen och Naturvårdsverket senast den 31 januari.

f) Fonsterbyte

Vd informerar om byte/renovering av fönster på fastigheten.

Det beslutades vid styrelsemöte 2017-10-17 att beställa byte/reparation av fönster till

en beräknad kostnad av 300 tkr. Hittills har leverantören fakturerat 270 tkr. Offerten har kontrollerats och uppgick till 297 tkr.

Beslut

Vd inhämtar en slutrapport från entreprenören så snart arbetet är klart och rapporterar vid följande styrelsemöte.

g) Hyreskontrakt

Vd informerar

att

det inte har undertecknats några nya hyreskontrakt, men

att

det har

varit

en del förfrågningar.

Justerandessigr/

^/7

/

^, Utdragsbestyrkande

å ^“ E

M ar k

^' SAMMANTRÄDESPROTOKOLL MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 11 (13) 2018-09-04

h) Diskussion- Utvecklinq av Rvdalsfastiqheten

Vd inleder en diskussion om framtiden för Rydalsfastigheten.

Styrelsen diskuterar ärendet.

BLIN

Styrelsen har ⁱ nuläget inga ytterligare förslag

att

tillföra tidigare beslut i

kommunfullmäktige.

I) Ovrigt

Ordföranden lyfter frågan om annonsering ⁱ markbladet, vilket fram tills före sommaren gjordes digitalt.

Styrelsen diskuterar ärendet.

Ordföranden föreslår att den digitala annonseringen ⁱ Markbladet återupptas, men att texten först ska ses över.

Göran Andersson (S) lyfter frågan om en minnessten med skrift vid entrén till Rydalsfastigheten, där skriften inte längre går

att

^läsa.

Ordföranden föreslår

att

Vd får ⁱ uppdrag att tillse

att

minnesstenen rengörs och att texten fylls ^{i med}

t

ex guldfärg.

Beslut

Digital annonsering i Markbladet återupptas, men först ska texten ses över.

Vd får ⁱ uppdrag att tillse att minnesstenen vid entrén till Rydalsfastigheten rengörs och att texten fylls ⁱ med

t

ex guldfärg.

Justeran s ^' n

2

Utdragsbestyrkande

M k

”5 ar

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida ¹² (13) 2018-09-04

_.

a,

§ 49

Fastigheten

Assberg 1:82

Vd informerar om arbetet med att sälja fastigheten där fastighetsmäklare ^också deltar.

Vd informerar också att skurmaskinen, som Marks Fastighets AB bekostar för rengöring av betonggolvet, nu används.

%/

Utdragsbestyrkande

Justerandes?

.4).

M k

vä ar

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida 13 (13) 2018-09-04

§ 50

Nästa

sammanträde

Nästa sammanträde är ett extrainsatt möte med anledning av frågan om avtalet för fastighetsförvaltning ⁱ Rydal, och äger rum den 6 november kl 16.00. Lokalen är Svansjörummet, kommunhuset, Kinna.

Justerandes sig Utdragsbestyrkande