Handläggare Direkt telefon Vår beteckning Er beteckning Datum
Anette Sturesson Klicka här för att ange
text. 2017-10-10
Kommunledningsförvaltningen
Ekonomi- och verksamhetsstyrning och riktlinjer för god ekonomisk hushållning för Karlskrona kommun
Förslag till beslut
Med hänvisning till nedanstående föreslår kommunledningsförvaltningen kommunstyrelsen hemställa hos kommunfullmäktige
1. att besluta om att fastställa ”Ekonomi- och verksamhetsstyrning och riktlinjer för god ekonomisk hushållning för Karlskrona kommun”.
2. att besluta om undantag från punkt 1 för den del som avser över- och underskottshantering för driftbudget, där tidpunkt för ikraftträdande sker i och med räkenskapsåret 2018.
3. att besluta om undantag från punkt 1 för den del som anger tidpunkten för budgetbeslut, där det istället föreslås att Budget- och strategisk planering för år 2019 med plan 2020-2021 beslutas av kommunfullmäktige under hösten 2018, istället för juni som anges i ekonomi- och verksamhetsstyrningen,
4. att upphäva tidigare beslut om riktlinjer för god ekonomisk hushållning som kommunfullmäktige beslutat om den 16-17 juni 2015 § 124.
Kommunstyrelsen för egen föreslås besluta
5. att föreslå att kommundirektören ges i uppdrag att göra ekonomi- och verksamhetsstyrningen känd inom organisationen och att arbete nu sker i enlighet med denna,
6. att ge i uppdrag till kommundirektören att revidera och utarbeta nya riktlinjer för investeringar i Karlskrona kommun
7. att ge i uppdrag till kommundirektören att ta fram förslag till riktlinjer för resursfördelning med tillhörande beskrivning omfattande kommunens verksamheter
8. att ge i uppdrag till kommundirektören att ta fram förslag till riktlinjer för budgetstyrning med tillhörande beskrivning.
Bakgrund
”Ekonomi- och verksamhetsstyrning i Karlskrona kommun” beslutades av
kommunfullmäktige den 18 december 2008 § 176. Dokumentet revideras därefter den 26 maj 2011 § 79. I juni 2014 beslutade kommunfullmäktige i samband med budget 2015 att revidering skulle göras av ”Ekonomi- och verksamhetsstyrning i Karlskrona kommun”.
Inför år 2017 års budget gjordes förändringar i syfte att det ges bättre möjlighet för kommunfullmäktige att styra med mål och indikatorer samt ge uppdrag.
Avsikten var också att utvärdering av kommunfullmäktiges mål skulle vara möjligt att genomföra, vilket revisorerna påtalat vid flertal tillfällen att så inte varit fallet under de senare åren.
I samband med revideringen av ekonomi- och verksamhetsstyrningen finns det nu två delar. Den ena delen är ”Styrmodell för Karlskrona kommun” som beslutades av kommunfullmäktige 20 juni 2017, § 229, Den andra delen utgörs av
beskrivning av den ekonomiska- och verksamhetsmässiga styrningen, definition av ekonomisk hushållning, resultatutjämningsreserv, budgetansvar med mera.
I samband med beslutet om styrmodell för Karlskrona kommun upphävdes tidigare ”ekonomi- och verksamhetsstyrning i Karlskrona kommun”, varför ekonomi- och verksamhetsstyrningen nu behöver fastställas. Detta dokument är underordnat ”Styrmodell för Karlskrona kommun”.
Nuläge
I dokumentet som benämns ”Ekonomi- och verksamhetsstyrning och riktlinjer för god ekonomisk hushållning för Karlskrona kommun ” återfinns principer för den ekonomiska och verksamhetsmässiga styrningen.
Av dokumentet framgår hur budget- och planeringsarbetet sker, hur och när uppföljning/utvärdering ska göras och vad som ska framgå.
Utgångspunkten är att nämnderna, inom ramen för sitt uppdrag, ska bedriva en väl fungerande och effektiv verksamhet. Nämndernas grunduppdrag framgår av deras reglementen. För att driva verksamheten erhåller nämnderna i budgeten en
ekonomisk ram för driften för hela sin verksamhet alternativt flera ramar som
avser avgränsade delar av verksamheten. Nämnderna har sedan ansvaret för att inom given ram uppfylla de mål och förhålla sig till den lagstiftning som gäller för verksamheten.
Vidare regleras nämndernas skyldighet att upprätta budget och följa upp mål, verksamhet och ekonomi. Nämndernas budgetkontroll och förmåga att vidta korrigerande åtgärder är av central betydelse för att uppnå den av
kommunfullmäktige planerade utvecklingen.
Dessa principer för den styrningen omfattar inte i sin helhet de kommunala bolagen, vilka istället styrs genom ägardirektiv. Den del som rör de kommunala bolagen är budget- och planeringsprocessen och upprättandet av vissa ekonomiska rapporter där dessa omfattas.
För att hålla kommunstyrelse och kommunfullmäktige informerade om
utvecklingen för nämnderna och för kommunen som helhet, är det viktigt med kommungemensam uppföljning under året. Uppföljningen utgör också underlag för eventuella beslut om korrigerande åtgärder samt underlag för den fortsatta ekonomiska planeringen. Tidpunkter för uppföljningstillfällen anges också i dokumentet.
Förslag till beslut
Vi föreslår att bifogat dokument ”Ekonomi- och verksamhetsstyrning och riktlinjer för god ekonomisk hushållning för Karlskrona kommun ” fastställs.
I samband med detta fastställande föreslås att tidigare beslut om riktlinjer för god ekonomisk hushållning som kommunfullmäktige beslutat om den 16-17 juni 2015
§ 124 upphävs, då motsvarande riktlinjer återfinns i bifogat dokument.
Då det finns behov av att ytterligare förtydliga vissa områden mer i detalj ges dels uppdrag att revidera nuvarande riktlinjer för investeringar dels uppdrag kring resursfördelningsmodell samt tydliggörande av kommunens budgetstyrning.
Karlskrona den 11 oktober 2017
Carl-Martin Lanér Anette Sturesson
Kommundirektör Ekonomichef
Ekonomi- och
verksamhetsstyrning och riktlinjer för god
ekonomisk hushållning för Karlskrona kommun
Fastställt av: Kommunfullmäktige Fastställt: 2017-11-23, § 362
Ekonomichef Kommunkoncernen Ansvar för revidering:
Gäller för:
Giltighetstid:
Ersätter: Tidigare beslut om riktlinjer för god ekonomisk Tillsvidare
Innehållsförteckning
INLEDNING ... 3
1 ANSVAR OCH ROLLER ... 4
1.1 KOMMUNFULLMÄKTIGE ... 4
1.2 KOMMUNSTYRELSE ... 4
1.3 NÄMND... 5
1.4 FÖRVALTNINGSCHEF ... 6
1.5 BUDGETANSVARIG ... 6
1.6 BOLAG ... 7
1.7 VD I BOLAG ... 7
2 RIKTLINJER FÖR GOD EKONOMISK HUSHÅLLNING, BALANSKRAV OCH RESULTATUTJÄMNINGSRESERV ... 8
2.1 RIKTLINJER FÖR GOD EKONOMISK HUSHÅLLNING ... 9
2.1.1 Finansiella mål som är relaterade till god ekonomisk hushållning ... 10
2.1.2 Verksamhetsmål som är relaterade till god ekonomisk hushållning ... 11
2.1.3 Analys och utvärdering av måluppfyllelsen ... 11
2.2 BALANSKRAV ... 11
2.3 RESULTATUTJÄMNINGSRESERV (RUR) ... 12
2.3.1 Storlek på RUR ... 12
2.3.2 Disposition från RUR ... 12
3 BUDGET- OCH DEN STRATEGISKA PLANERINGSPROCESSEN ... 13
3.1 BESKRIVNING AV PROCESS ... 13
3.2 ÖVERGRIPANDE RESURSFÖRDELNINGSMODELL ... 15
3.3 AVGIFTER OCH TAXOR ... 16
3.3.1 Internbudget och verksamhetsplaner ... 16
4 UPPFÖLJNING, ANALYS OCH UTVÄRDERING ... 18
4.1 ANVISNINGAR FÖR UPPFÖLJNING OCH TIDER ... 19
5 VID AVVIKELSE MOT FASTSTÄLLD BUDGET - VAD HÄNDER? ... 20
5.1 HANTERING AV ÖVER- OCH UNDERSKOTT ... 21
6 ORDFÖRKLARINGAR ... 23
Inledning
Den strategiska styrningen i Karlskrona kommun definieras som en målmedveten och systematisk process för att påverka verksamheten i riktning mot önskat resultat, effektivitet och ekonomisk ställning. Verksamhet och ekonomi måste ständigt balanseras. Resultatkrav ska därför ställas utifrån en helhetssyn på ekonomi, prestationer och kvalitet. Kommunens styrning bygger på principen mål- och ramstyrning och viss decentralisering av budgetansvar och befogenheter.
I dokumentet ”Styrmodell för Karlskrona kommun” beskrivs styrmodellen, ansvar, roller och befogenheter på en övergripande nivå. Det dokumentet omfattar
kommunen och dess bolag d v s är ett koncernövergripande dokument. Vidare beskrivs styrmodellens olika delar utifrån visionen, utvecklingsområdena, perspektiven och principerna för våra olika administrativa styrdokument.
Avslutningsvis finns i det dokumentet en översiktlig beskrivning av budget- och den strategiska planeringsprocessen och det systematiska kvalitetsarbetet samt den interna kontrollen.
I detta dokument återfinns principer för den ekonomiska och verksamhetsmässiga styrningen som inkluderar uppföljning och utvärdering av densamma. Av detta dokument framgår vidare hur budget- och planeringsarbetet sker, hur och när uppföljning/utvärdering ska göras, vad som också ska framgå, grundmodell för resursfördelning med mera. Vidare regleras styrningen för nämnderna och syftar till att tillsammans med de finansiella målen och målen för verksamheten uppnå en hållbar ekonomi. Dessa principer för den styrningen omfattar inte i sin helhet de kommunala bolagen, vilka istället styrs genom ägardirektiv. Den del som rör de kommunala bolagen är budget- och planeringsprocessen och upprättandet av vissa ekonomiska rapporter där dessa omfattas.
Vidare regleras i dokumentet nämndernas skyldighet att upprätta budget och följa upp mål, verksamhet och ekonomi. Nämndernas budgetkontroll och förmåga att vidta korrigerande åtgärder är av central betydelse för att uppnå den av
kommunfullmäktige planerade utvecklingen.
Utgångspunkten är att nämnderna, inom ramen för sitt uppdrag, ska bedriva en väl fungerande och effektiv verksamhet. Nämndernas grunduppdrag framgår av deras reglementen. För att driva verksamheten erhåller nämnderna i budgeten en
ekonomisk ram för driften för hela sin verksamhet alternativt flera ramar som avser avgränsade delar av verksamheten. Nämnderna har sedan ansvaret för att inom given ram uppfylla de mål och förhålla sig till den lagstiftning som gäller för verksamheten.
För att hålla kommunstyrelse och kommunfullmäktige informerade om
utvecklingen för nämnderna och för kommunen som helhet, är det viktigt med kommungemensam uppföljning under året. Uppföljningen utgör också underlag för eventuella beslut om korrigerande åtgärder samt underlag för den fortsatta
ekonomiska planeringen.
Investeringar och finansiell leasing binder upp kommunens kapital vilket påverkar kommunens rörelsefrihet under en lång tid. Detta gäller också operationell leasing eller lokalförhyrning, vilket i vissa fall kan vara ett alternativ till att göra egna investeringar. Det finns särskilda riktlinjer för hur vi hanterar investeringar och finansiell leasing i Karlskrona kommun.
I slutet av detta dokument återfinns en ordlista med förklaringar.
1 Ansvar och roller
Kommunens organisation bygger på viss decentralisering i fråga om ekonomi, verksamhet och befogenhet. Det är därför viktigt att åtgärder vidtas på rätt nivå och inte överförs till högre eller lägre beslutsnivå. Samtidigt är det viktigt att budget för olika ändamål läggs på den nivå där styrning är möjlig.
1.1 Kommunfullmäktige
Kommunfullmäktige beslutar om mål och riktlinjer för verksamheten, budget- och strategisk plan, skatt och andra viktiga ekonomiska frågor. I den av
kommunfullmäktige fastställda budgeten erhåller nämnderna ekonomiska ramar för driften och investeringsram för sin verksamhet. Kommunfullmäktige beslutar om budget i juni månad för den närmaste treårsperioden, där det första året utgör budgetåret och de nästkommande två åren utgör planår.
Förändringar av den beslutade budgeten kan som grundprincip endast göras av kommunfullmäktige. Förändringar utgörs av ombudgetering och tilläggs- budgetering, vilket i huvudsak endast sker i samband med behandling av
delårsrapport och årsredovisning. Förändringar av tilldelade ekonomiska ramar görs endast i undantagsfall om och när synnerliga skäl föreligger.
Kommunfullmäktige beslutar även om reservering till och disposition ur den så kallade resultatutjämningsreserven (RUR) – se avsnitt 2.3.
Kommunfullmäktige godkänner årsredovisningen och hanterar frågan om ansvarsfrihet.
1.2 Kommunstyrelse
Kommunstyrelsen ansvarar för den ekonomiska förvaltningen. Kommunstyrelsen leder och samordnar förvaltningen av kommunens angelägenheter och har uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet.
Kommunstyrelsen lämnar förslag till budget och strategisk planering för de kommande tre åren. Kommunstyrelsen ska uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige omprioriteringar och/eller åtgärder om så behövs.
Kommunstyrelsen som egen nämnd har ansvar för att inom en ekonomisk ram utföra en viss bestämd verksamhet och ska upprätta en internbudget med tillhörande verksamhetsplanering, i likhet med övriga nämnder. Den ekonomiska
ramen utgörs av en medelsanvisning för att bedriva en viss verksamhet och/eller intäkter utifrån levererade prestationer. Att medel tilldelats med ett visst belopp innebär ansvar och befogenhet, men även en skyldighet, att bedriva verksamheten på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt.
Kommunstyrelsen fastställer årsredovisningen och översänder denna till revisorerna för granskning.
1.3 Nämnd
Nämnd ska utifrån kommunfullmäktiges budget upprätta en internbudget för nämndens verksamheter. Budgeten ska innehålla nämndens mål, plan för
verksamheten och redovisning av tilldelade ekonomiska ramar. Nämnden har det yttersta ekonomiska ansvaret inom sitt verksamhetsområde som kommunfull- mäktige beslutat om. Nämndens budget upprättas i enlighet med anvisningar från kommunledningsförvaltningen.
Nämnderna ansvarar för att verksamheten, inom de tilldelade ekonomiska ramarna, bedrivs enligt de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige fastställt. Att medel tilldelats med ett visst belopp innebär ansvar och befogenhet, men även en skyldighet, att bedriva verksamheten på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt.
Nämnd har rätt att inom sitt grunduppdrag ompröva verksamhet och besluta om ändrad inriktning eller omfattning av verksamhet som nämnd bedömer lämplig eller nödvändig, så länge verksamheten ur ett ekonomiskt perspektiv håller sig inom de ekonomiska ramar som kommunfullmäktige beslutat om.
Om avvikelse uppstår ska åtgärder vidtas, se särskilt avsnitt. Om förändringen berör andra nämnder ska samråd med dessa ske före beslut. Åtgärderna får inte innebära att problem flyttas till annan verksamhet inom kommunen. Ändringar som innebär avsteg från vad kommunfullmäktige uttryckt i årets budget ska beslutas av kommunfullmäktige.
Om nämnd på uppdrag utför tjänst åt annan nämnd som tilldelats ansvar för ett visst verksamhetsområde, ska den ekonomiska ramen kvarstå i den nämnd som beställer tjänsten.
1.4 Förvaltningschef
Förvaltningschef leder och utvecklar verksamheten och har en helhetssyn på verksamheten. Förvaltningschefen ska hålla nämndens eller styrelsens politiker väl informerade om verksamhetens utveckling och resultat samt redovisar avvikelser och vidtar åtgärder vid behov.
Förvaltningschef har det direkta resultat- och leveransansvaret för verksamheten och för att de uppdrag som är beslutade ska genomföras i enlighet med politiska beslut, inom den tilldelade budgetramen. Förvaltningschef ansvarar således för att de politiska besluten blir verkställda inom verksamhetsområdet.
Förvaltningschefen ska följa rekommendationer och regelverk inom det ekonomiska området och ha en löpande avstämning kring dessa med ekonomiavdelningen.
1.5 Budgetansvarig
Personal med ekonomiskt ansvar har ett budgetansvar. Ett budgetansvar innebär att tilldelad budget ska hållas där ansvar ges för att bedriva en viss verksamhet inom den tilldelade ramen. Budgetansvar bör läggas på en nivå där påverkan är möjlig.
Denna budget gäller oftast för ett år i taget men kan också ligga över planperioden som är tre år. Budgeten kan också utgöras av projektbaserad budget.
I budgetansvaret ingår det att genomföra löpande uppföljningar och utvärderingar av resultat kopplat till verksamhet och ekonomi. I samband med uppföljningar är det budgetansvarigs roll att också göra ekonomiska prognoser för året och/eller projektet.
Budgetansvaret innefattar en skyldighet att vidta åtgärder när ekonomi- eller verksamhetsutfallet inte följer budget och att rapportera förhållandet till närmaste chef. Budgetansvaret innebär också ett ansvar att löpande kontrollera att fakturor blir betalade och att påminnelseavgifter och krav minimeras. Budgetansvaret förutsätter att kommunens samtliga riktlinjer och regelverk följs. Om ansvaret inte sköts kan rätten till budgetansvar avslutas.
1.6 Bolag
För kommunens styrning av de kommunala bolagen finns kompletterande och särskilda regler. Kommunallagen ställer krav på kommunalt inflytande och kontroll över all kommunal verksamhet, även den som ägs och bedrivs i bolagsform. De kommunägda bolagen representerar stora tillgångar som kommunfullmäktige har ett politiskt och ekonomiskt ansvar för. Detta kräver att kommunfullmäktige har löpande uppsikt över bolagens utveckling, resultat och ställning. AB Karlskrona Moderbolag fungerar som kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens formella styrinstrument för dotterbolagens verksamheter.
Moderbolagets roll är att vara en legal plattform med syfte att åstadkomma samordning och ekonomiska fördelar.
Ägardirektivet är det dokument där ändamålet/syftet (ägaridén) med bolagen tydligt ska framgå. Ändamålet/syftet med bolagen ska överensstämma med de koncernövergripande målen. I ägardirektivet anges bland annat att bolagens investeringsbudgetar ska behandlas av kommunfullmäktige i samband med kommunens budget. Ägardirektivet är ett gemensamt dokument för alla bolagen med en gemensam del och en del som är specifik för respektive bolag. En årlig översyn av ägardirektiven ska göras av Moderbolaget och förslag till ändringar ska beslutas av kommunfullmäktige i samband med kommunens budget – och strategiska planeringsarbete.
1.7 VD i bolag
VD för kommunens bolag följer Aktiebolagslagen och styrelsens VD-instruktion.
VD har särskilda skyldigheter och förpliktelser i förhållande till bokföring, redovisning och skatter. Dessutom har VD ansvar gällande den strategiska
planeringen, det målinriktade arbetet med tillhörande nyckeltal i förhållande till det som styrelsen och kommunfullmäktige beslutat.
1.8
2 Riktlinjer för God ekonomisk hushållning, balanskrav och resultatutjämningsreserv
Enligt kommunallagen ska kommunen ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet på både kort och lång sikt. Grundtanken bakom begreppet god
ekonomisk hushållning är att varje generation av invånare ska bära kostnaderna för den service som de själva beslutar om och som de själva konsumerar samt att gjorda investeringar ska kunna ersättas. En viktig förutsättning för god ekonomisk
hushållning är att det finns balans mellan löpande kostnader och intäkter.
Verksamhetens nettokostnader bör därför inte öka i snabbare takt än skatteintäkter och statsbidrag. Om förbrukningen under ett år uppgår till mer än intäkterna innebär det att kommande generation får betala för denna överkonsumtion. En ekonomi i balans samt en väl fungerande uppföljning och utvärdering av ekonomi och
verksamhet är nödvändiga förutsättningar för att kommunen ska kunna leva upp till kravet på ekonomisk hushållning. Kravet på god ekonomisk hushållning är
överordnat balanskravet. Balanskravet innebär att intäkterna ska överstiga
kostnaderna. För att uppnå kravet på god ekonomisk hushållning, räcker det inte att balanskravet är uppfyllt, utan resultatet bör ligga på en nivå som realt sett håller ihop ekonomin på kort och lång sikt.
Vid upprättande av budgeten ska det inte enbart framgå hur verksamheten ska finansieras och hur den ekonomiska ställningen beräknas vara vid budgetårets slut.
För verksamheten ska anges mål och riktlinjer som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. För ekonomin ska anges finansiella mål som är av
betydelse för god ekonomisk hushållning. I praktiken betyder det att övergripande verksamhetsmässiga mål som är direkt knutna till kommunens långsiktiga mål och vision ska kopplas ihop med ekonomin så att dessa mål relaterar till god ekonomisk hushållning. Målen ska beskriva framtiden och ska kunna jämföras över tid. Lagen om god ekonomisk hushållning är en uppmaning att utveckla praxis för att beskriva samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter. Detta säkerställer en kostnadseffektiv och ändamålsenlig verksamhet. Förvaltningsberättelsen i delårsrapport och årsredovisningen ska innehålla en utvärdering av måluppfyllelsen för hur god ekonomisk hushållning har uppnåtts.
Förutsättningarna för utvecklingen av verksamheten styrs i det längre tidsperspektivet av den av kommunfullmäktige fastställda visionen.
Med utgångspunkt i visionen fastställer kommunfullmäktige övergripande mål för verksamheten samt utger ägardirektiv och ställer resultatkrav för sådan verksamhet som bedrivs i bolagsform.
Långsiktigheten i den goda ekonomiska hushållningen uppnås genom att bl.a.
följande frågeställningar som alltid finns med i bedömningen av de framtida förutsättningarna
• Hur ser de demografiska förutsättningarna och andra omvärldsfaktorer ut framöver? Hur påverkas kostnader och intäkter av demografins
förändringar?
• Hur ser finansiella ställningen ut och hur arbetar vi för att uppnå de satta målen?
• Vilka resultatnivåer behövs för att nå den önskade finansiella ställningen?
Vilka krav ställer kommunens invånare på verksamheten i form av tillgång, tillgänglighet, kvalitet?
• Vilka krav på investeringar ställs?
• Hur inverkar finansiell ställning och resultatnivåer på möjligheten till investeringar?
2.1 Riktlinjer för God ekonomisk hushållning
Kommunen ska för verksamheten ange mål och riktlinjer som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. För ekonomin ska de finansiella mål som är av
betydelse för en god ekonomisk hushållning anges (8 Kap, 5§ Kommunallagen). Av lagtexten framgår att riktlinjerna för god ekonomisk hushållning ska omfatta all verksamhet, d.v.s. såväl den bedrivs i kommunal förvaltning som den som bedrivs i bolagsform. Om inte annat anges i det följande används begreppet ”Karlskrona kommun” som samlande begrepp för kommunal verksamhet och kommunens bolag.
God ekonomisk hushållning sett med utgångspunkt i verksamhetsperspektivet tar sikte på kommunens eller landstingets förmåga att bedriva sin verksamhet på ett kostnadseffektivt och ändamålsenligt sätt. För att skapa förutsättningar för en god ekonomisk hushållning, måste det finnas ett klart samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter. Detta säkerställer en kostnadseffektiv och
ändamålsenlig verksamhet. God ekonomisk hushållning relaterar således inte enbart till ekonomiska termer utan tar sin utgångspunkt i ett helhetsperspektiv på
kommunens ansvar gentemot dess invånare.
God ekonomisk hushållning innebär att kommunens finansiella och verksamhetsmässiga mål uppnås, att verksamheten bedrivs långsiktigt,
ändamålsenligt och effektivt. En väsentlig utgångspunkt är att varje generation själv ska bära kostnaderna för den service som den konsumerar. Detta innebär att ingen kommande generation ska behöva betala för det som den nuvarande generationen förbrukar.
För att åstadkomma detta krävs bland annat en utvecklad planering med framförhållning och handlingsberedskap, tydliga och mätbara mål samt en
rättvisande och tillförlitlig redovisning som ger information om avvikelser gentemot uppställda mål. Det behövs därtill resultatanalyser och kontroller som visar hur verksamhetens prestationer och kvalitet motsvarar uppställda mål samt en effektiv
2.1.1 Finansiella mål som är relaterade till god ekonomisk hushållning
I Karlskrona kommun arbetar vi utifrån att vi ska säkerställa vår finansiella status för såväl kort – som långsiktigt perspektiv. Ambitionen är att vi inte ska behöva vidta drastiska åtgärder för att möta finansiella problem eller kunna upprätthålla verksamheten trots förändringar i omvärlden.
I det årliga arbetet med budget- och den strategiska planeringen för de kommande tre åren anges definitionen av god ekonomisk hushållning ur det finansiella perspektivet.
Att uppvisa ett positivt resultat i varje budget respektive bokslut är ett väsentligt inslag i den goda ekonomiska hushållningen. För Karlskrona kommun är ett nollresultat inte i överensstämmelse med god ekonomisk hushållning.
Karlskrona kommuns ska investera i sådan takt att kommunens förmögenhet förvaltas väl och sett över tid värdesäkras. Kommande års investeringar ska alltid ställas i relation till graden av möjlig självfinansiering. Betraktat i ett längre
tidsperspektiv ska Karlskrona kommuns ekonomiska ställning skapa förutsättningar till en minskning av den långfristiga låneskulden.
Den ekonomiska planeringen ska säkerställa Karlskrona kommuns förmåga att klara sina framtida åtaganden avseende pensionsutbetalningar.
Inriktningen av den långsiktiga finansiella planeringen ska vara att Karlskrona kommuns sammantagna finansiella ställning ska medge avsättning till
resultatutjämningsreserv.
Kommunfullmäktige ska i varje budget ange vilka finansiella mål som relaterar till god ekonomisk hushållning. De finansiella mål som kommunfullmäktige ska besluta om är resultatmål, investeringsmål samt skuldmål.
Kommunens verksamhetsnämnder och de kommunala bolagen ska i sina respektive årsbudgetar ange vilka egna mål som relaterar till god ekonomisk hushållning.
Dessa mål ska vara mätbara och de ska, enligt det regelverk som styr nämndernas och bolagens rapportering till kommunfullmäktige, redovisas för
kommunfullmäktige.
Kommunstyrelsen svarar inför kommunfullmäktige för uppföljning och analys av de finansiella målen.
2.1.2 Verksamhetsmål som är relaterade till god ekonomisk hushållning
I budgeten ska också anges vilka verksamhetsmål och målvärden/indikatorer som relaterar till god ekonomisk hushållning.
Verksamhetsperspektivet på god ekonomisk hushållning i Karlskrona kommun innebär att kommunen ska tillhandahålla kvalitativ och ändamålsenlig verksamhet.
2.1.3 Analys och utvärdering av måluppfyllelsen
Analys/utvärdering av målen i förhållande till god ekonomisk hushållning görs i samband med delårsrapport per augusti och i årsredovisningen.
Analysen/utvärderingen grundar sig på följande delar
- de i budgeten och den strategiska planen fastställda målen,
- åtgärder, genomförda och planerade i syfte att förbättra måluppfyllelsen, - avläsning av indikatorerna, nyckeltal som är relevanta,
I samband med analyserna prognostiseras också utfallet för innevarande år i samband med delårsrapporten.
Bedömningen ska grundas på en sammanvägning av utfallet i förhållande till de finansiella målen och verksamhetsmålen med inriktning på god ekonomisk hushållning.
2.2 Balanskrav
I årsredovisningen ska en utvärdering göras om antagna mål och riktlinjer uppnåtts och följts. Även den ekonomiska ställningen ska utvärderas. Dessutom är det obligatoriskt att sammanställa en balanskravsutredning som definierar ”Årets resultat efter balanskravsjusteringar” och i förekommande fall redovisar förändringen av så kallad resultatutjämningsreserv.
Balanskravsutredning
Av balanskravsutredningen ska ”Årets balanskravsresultat” framgå.
I årsredovisningen ska det framgå om kommunen har negativa balanskravsresultat att reglera från tidigare år. Finns det inget underskott från tidigare år att reglera räcker det dock att ange att kommunen inte har något balanskravsunderskott.
Det finns vissa möjligheter att hänvisa till så kallade synnerliga skäl för att inte reglera balanskravsunderskott. Ett exempel på detta är när RIPS-räntan i pensionsskuldsberäkningarna har förändrats och en relativt stor engångspost uppkommer i resultaträkningen. En sådan post läggs på samma nivå som resultatutjämningsreserv i kommunens balanskravsutredning.
Reglerna om återställande av uppkomna underskott (så kallade synnerliga skäl)
negativt resultat konstateras ska åtgärdsplan arbetas fram och beslutas av kommunfullmäktige. Enligt regelverket ska en kommun återställa ett negativt balanskravsresultat inom tre år. Det lokala ansvaret för att efterleva lagstiftningen är tydligt. Om det finns så kallad synnerliga skäl kan dock den budgeterade
resultaträkningen undantagsvis underbalanseras. Kommunfullmäktige beslutar om vad som är synnerliga skäl. Det innebär att synnerliga skäl både omfattar budget och utfall.
2.3 Resultatutjämningsreserv (RUR)
Enligt 8 kap 3 d §, andra stycket kommunallagen får kommunen göra en reservering till RUR med högst ett belopp som motsvarar det lägsta av den del av årets resultat eller den del av årets resultat efter balanskravsjusteringar som överstiger:
• 1 % av summan av skatteintäkter samt generella statsbidrag och utjämning, eller
• 2 % av summan av skatteintäkter samt generella statsbidrag och utjämning, om kommunen har ett negativt eget kapital inklusive ansvarsförbindelsen för pensionsförpliktelser.
Reserveringen får göras för att utjämna intäkter över en konjunkturcykel. I
Karlskrona kommun ska reserveringen göras i enlighet med kommunallagen så som beskrivs ovan. Kommunfullmäktige beslutar om reservering till och disposition ur denna reserv.
Hur redovisas resultatutjämningsreserven?
Den redovisas som en delpost under kommunens egna kapital i balansräkningen.
Eftersom reserven enbart är en delpost redovisas inte förändringar av reserven över resultaträkningen, vilket innebär att reserveringen inte påverkar kommunens
resultat.
2.3.1 Storlek på RUR
Resultatutjämningsreserven får vid utgången av varje redovisningsår vara högst 10 % av skatteintäkter och generella statsbidrag.
2.3.2 Disposition från RUR
Kommunallagen stadgar att medel från en resultatutjämningsreserv får användas för att utjämna intäkter över en konjunkturcykel. Någon närmare precisering än så görs inte i lagen.
Disposition från resultatutjämningsreserven ska endast ske för att täcka budgeterade och/eller faktiska underskott som uppkommer till följd av en lågkonjunktur.
Bedömningen av konjunkturens effekt på intäkterna görs genom att jämföra aktuellt års prognosticerade skatteunderlagsutveckling med den genomsnittliga
underliggande utvecklingen under den senaste 10 årsperioden. Om det aktuella årets prognosticerade skatteunderlag understiger genomsnittet för de senaste 10 åren får
disposition göras med ett belopp upp till ett nollresultat (eller så långt som reserven räcker).
I nedanstående tabell exemplifieras dispositionsreglerna.
År då differensen är negativ är år då disposition ur resultatutjämningsreserven är möjlig.
3 Budget- och den strategiska planeringsprocessen
Styrningen ska präglas av helhetstänkande, d v s Karlskrona kommuns bästa är överordnat de olika verksamheternas behov. Målsättningen för verksamheten inom Karlskrona kommuns totala organisation ska vara att tillgodose intressen som gagnar organisationen i dess helhet och främja kommunens utveckling
(koncernnyttan). Alla former av suboptimering ska undvikas. Styrningen ska ske genom dialog och samspel.
3.1 Beskrivning av process
Budget- och den strategiska planeringsprocessen kan schematiskt illustreras med följande figur:
Rikets underliggande skatteunderlagsutveckling; tioårigt genomsnitt samt årlig.
Förändring i procent per år. Baseras på SKLs prognos från 2013-02-15.
2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016
Snitt 10 år 4,4 4,6 4,6 4,2 3,9 3,8 3,8 3,9 3,9 3,9
Årlig 5,4 5,3 1,6 2,8 4,4 4,0 3,5 3,3 4,1 4,7
Differens 1,0 0,7 -3,0 -1,4 0,5 0,2 -0,3 -0,6 0,2 0,8
Planeringsförutsättningarna utgör grunden för budgetarbetet och arbetet med de koncernövergripande målen. Planeringsförutsättningarna kan sägas ha två olika utgångspunkter: en del som är mer framtidsinriktad (omvärldsanalys) och en annan del som är en analys av mer ”hårda” och lättare avläsbara fakta.
Vissa utvecklingslinjer som kommunen måste ta ställning till är så osäkra att de ibland måste beskrivas utifrån olika tänkbara scenarier. Det görs utifrån i en
omvärldsanalys som blickar 5-10 år framåt i tiden. Det är viktigt att se utvecklings- riktningar i ett längre perspektiv, att lyfta blicken mot vad som kommer efter budgetperioden.
Planeringsarbetet startar i och med en omvärldsdag som genomförs under hösten.
Denna aktivitet ansvarar kommundirektören för. Omvärldsanalysen görs vartannat år men följs upp årligen. Trender och omvärldsfaktorer som på olika sätt påverkar kommunens verksamheter studeras och följs med jämna mellanrum.
Planeringsförutsättningarna som tar sin utgångspunkt i dagsläget, och som på ett påtagligt sätt påverkar nästkommande års budget är exempelvis statistiska uppgifter, befolkningsprognoser samt förändringar i den demografiska strukturen, förändringar i lagstiftning, prognoser om den ekonomiska utvecklingen, resultat av medborgar- och brukarundersökningar, effekter av beslut av riksdag och regering samt vilka antaganden som kommunen kommer att utgå ifrån. Alternativa bedömningar kan presenteras utifrån olika scenarier vid stor osäkerhet, men som kan få stor inverkan på kommunens ekonomi om det sker.
Under våren redovisas de olika planeringsförutsättningarna för budget- och planeringsberedningen. Budget- och planeringsberedningens arbete sker i dialog med nämnder, styrelser samt kommunalförbund. Denna nämnds/ägardialog sker kring måluppfyllelse, ekonomiskt resultat samt verksamhetsmässigt resultat utifrån god ekonomisk hushållning.
I samband med budget- och planeringsarbetet under våren utvärderas de koncernövergripande målen och en avstämning av tidigare givna uppdrag stäms av.
Budget- och planeringsberedning ska senast under maj månad vara klara med sitt underlag inför budget- och den strategiska planen.
Beslut om ekonomiska ramar och koncernövergripande mål samt indikatorer med målvärden ska fattas av kommunfullmäktige under juni månad. Uppföljning och utvärdering av mål och uppdrag sker i samband med delårsrapporten och
årsredovisningen. Utöver dessa ges löpande uppdrag som återredovisas med viss kontinuitet.
I samband med budget- och planeringsprocessen rapporteras till budgetberedningen resultat av uppföljningar/utvärderingar/undersökningar från bland annat
• Kommunens kvalitet i korthet (KKiK), som genomförs årligen
• SCB medborgarundersökning, som genomförs årligen
• Insikt, företagsundersökning, som genomförs årligen
• Kommunkompassen, som genomförs med visst tidsintervall
• Resultatvisaren, som genomförs med visst tidsintervall
• Polisens trygghetsmätningar, som genomförs kontinuerligt
I begreppet ekonomisk hushållning ingår även lönebildningen inom kommunen.
Lönebildning och lönesättning ska bidra till att nämnderna och dess förvaltningar når målen för sin verksamhet inom givna ekonomiska ramar. Lönen ska stimulera till förbättringar av verksamhetens effektivitet, produktivitet och kvalitet. Därför ska lönen vara individuell och differentierad och avspegla uppnådda mål och resultat.
Lönen bestäms av befattningens svårighetsgrad, medarbetarens prestationer, marknaden och rådande ekonomiska förutsättningar. Karlskrona kommun är en arbetsgivare och lönesättning får inte användas som ett konkurrensmedel mellan olika verksamheter såväl inom som mellan förvaltningar. Det är inte att betrakta som ekonomisk hushållning.
I samband med budget- och planeringsprocessen sker övervägande om de övergripande ekonomiska ramar som krävs inför kommande lönöversynsarbete.
Efter lönekartläggning, dialog med personalorganisationer och förvaltningar samt omvärldsanalys kan ekonomiska ramar för löneöversynsarbetet meddelas
nämnderna/förvaltningarna som därefter kan arbeta in löneutrymmet i nämndens/förvaltningens internbudget.
Dokumentet Budget – och strategisk planering för ska distribueras till styrelser, nämnder, förvaltningar samt bolag senast under september månad.
Kommunstyrelse och nämnder har därefter tid att fram till december arbeta fram sina internbudgetar/verksamhetsplaner innefattande såväl ekonomiska som verksamhetsmässiga aspekter. Beslut om internbudget/verksamhetsplan ska fattas i respektive nämnd/styrelse senast under december månad.
Inrapportering av budgetsiffror i beslutsstödsystemet/ekonomisystemet ska senast vara klart månaden efter att nämnden/styrelsen fastställt internbudgeten. Eventuella avsteg från inrapporteringstidpunkten ska godkännas av ekonomichef.
3.2 Övergripande resursfördelningsmodell
I Karlskrona kommun tillämpar vi en resursfördelningsmodell där hänsyn tas till demografins förändringar i olika åldersgrupper. Syftet med en resursfördelnings- modell är att stödja verksamheternas utveckling i riktning mot vision och
övergripande mål. Modellen tar hänsyn till förändrade verksamhetsvolymer varför demografins förändringar i olika åldersgrupper är en viktig parameter. Den
3.3 Avgifter och taxor
I enlighet med kommunallagen ska kommunfullmäktige besluta om taxor och avgifter. Vissa taxor och avgifter har kommunfullmäktige delegerat till respektive nämnd/styrelse att besluta om.
De avgifter/taxor som kommunfullmäktige ska besluta om, ska beslutas vid ett och samma tillfälle i oktober månad året före dessa börjar gälla. Vatten- och avloppstaxan och renhållningstaxan är inte delegerade utan ska behandlas som särskilda ärenden i kommunfullmäktige, även dessa i oktober. I undantagsfall kan ett enskilt beslut för en taxa eller avgift hanteras vid annat tillfälle.
De olika facknämnderna har själva rätt, men ingen skyldighet, att besluta om sådana avgiftshöjningar som anses vara en anpassning till allmän prisutveckling och som inte berör själva taxekonstruktionen. Förutsättningar för vad som är anpassning till allmän prisutveckling tas i samband med det årliga beslutet av budget.
Särskilda taxor som exempelvis maxtaxa inom barnomsorg, hanteras av ansvarig nämnd om inte annat meddelats i samband med budget.
Nämnder som vill införa nya taxor/avgifter, ändra den grundläggande taxekonstruktionen eller föreslå förändring av avgifter utöver vad som kan betraktas som allmän prisutveckling ska hänskjuta dessa beslut till kommunfullmäktige för prövning och fastställelse i enlighet med ovan. Med detta avses även behov av förändring som är föranledd av en statlig förändring.
3.3.1 Internbudget och verksamhetsplaner
Den av kommunfullmäktige fastställda budgeten är bindande både vad avser ekonomiska ramar och mål för verksamheten. Verksamheten ska bedrivas inom befintliga ekonomiska ramar även om detta medför att de i budgeten angivna målen inte helt kan uppnås. Nämnderna får således inte överskrida vare sig den
ekonomiska ramen för drift eller för investeringar. Vid konflikt mellan anslag och verksamhetsvolym gäller anslag. Ekonomi utgör gräns för verksamhetens
omfattning.
Nämnd/styrelse ska besluta om verksamhetsplan i enlighet med
kommunfullmäktiges budget. Ser nämnd/styrelse behov av förändringar av de beslutade målen, ramarna för drift och investeringar ska särskilt beslut tas om detta av nämnd/styrelse i samband med beslut om verksamhetsplan, som ska skickas till kommunstyrelsen för vidare hantering i budgetberedningen.
3.3.1.1 Ekonomisk ram för drift
För samtliga nämnder utgör budgeten en nettoram. Nämnder har således befogenhet att besluta om omdisponeringar mellan sina olika verksamhetsområden.
En förutsättning är dock att det inte medför väsentlig förändring i förhållande till fastställda mål, servicenivåer eller andra riktlinjer. Nämnd får uppdra till sin ordförande och vice ordförande eller åt förvaltningschefen att fatta beslut om rutinmässiga ombudgeteringar av administrativ karaktär. Dessa ska dokumenteras.
Budgetramarna för nämnderna som kommunfullmäktige beslutar om i juni är utgångspunkten för internbudgetarbetet. Under augusti/september får
nämnderna/förvaltningarna uppgift om budgeten för lönerna. Internbudgeten ska vara klar och beslutad senast i december månad. Nämnderna/förvaltningarna har då förutsättningar för att arbeta fram internbudgetar/verksamhetsplanering för
kommande år.
3.3.1.2 Ekonomisk ram för investeringar
Planerade investeringar och finansiering av dessa fastställs i den investeringsbudget som kommunfullmäktige beslutar om i samband med budget- och den strategiska planen i juni.
Ny- och reinvesteringar i utrustning och inventarier beslutas av respektive nämnd inom den investeringsram som tilldelats i beslutad investeringsbudget.
Av ägardirektiven för de helägda bolagen framgår att bolagens investeringsbudgetar ska behandlas av kommunfullmäktige i samband med kommunens totala investeringsbudget. Syftet är att kommunfullmäktige ska ha kontroll och kunna besluta över kommunkoncernens totala upplåning och att kunna prioritera bland investeringarna.
3.3.1.3 Ombudgetering/tilläggsbudgetering
Den budget som kommunfullmäktige beslutar om i juni månad för kommande år gäller. Detta innebär att vi inte har rullande budget. Ombudgetering eller
tilläggsbudgetering förekommer inte som huvudprincip, det är endast i
undantagsfall som detta får förekomma. Kommunfullmäktige beslutar om dessa.
Även om ombudgeteringar mellan nämnder inte medför ändringar av servicenivå.
4 Uppföljning, analys och utvärdering
Uppföljning och utvärdering är centrala delar i styrprocessen. Resultat ska systematiskt följas upp och vid behov närmare analyseras och utvärderas. Det är lika viktigt att systematiskt följa upp i vilken utsträckning som målen för olika verksamheter nås som att följa upp det ekonomiska resultatet.
Till kommunfullmäktige
Under året upprättas följande uppföljningar som ska hanteras av kommunfullmäktige:
• Budgetuppföljning görs per mars där utfall och prognos utifrån kommunfullmäktiges beslutade ram utgör underlag. Denna ekonomiska uppföljning görs på av nämnd beslutat underlag per den föregående månaden. Denna uppföljning omfattar också status för uppdragen.
• Delårsrapport per augusti som ska redovisa uppföljning av målen och uppdragen samt ekonomisk uppföljning med prognos för året.
Delårsrapporten omfattar också uppföljning av personalnyckeltal.
Delårsrapporten ska godkännas av kommunfullmäktige. Kraven på delårsrapportens innehåll och uppställning ska följa KRL (Kommunal redovisningslag) samt de rekommendationer som är tillämpliga.
• Årsredovisning per december där styrelser och nämnder ska lämna en samlad bedömning av i vilken utsträckning målen för den verksamhet man ansvarar för uppnåtts, rapportering av uppdragens genomförande, samt ekonomisk uppföljning. Årsredovisningen ska godkännas av kommunfullmäktige. Årsredovisningen omfattar också uppföljning av personalnyckeltal. Kraven på årsredovisningens innehåll och uppställning ska följa KRL (Kommunal redovisningslag) samt de rekommendationer som är tillämpliga.
Till kommunstyrelsen
Under året upprättas ett antal ekonomiska uppföljningar på övergripande nivå som görs av ekonomiavdelningen.
Utgångspunkten för dessa är snabbhet före exakthet. Utgångspunkten för ekonomi- och finansrapporterna med prognoserna sker genom avstämningar med förvaltningsledning och berörda controllers där uppgifter tas från beslutsstödsystemet, för att få en snabb rapportering av det ekonomiska läget. Det finns inte krav på att uppgifterna i dessa rapporter är beslutade av nämnd.
Ekonomi- och finansrapporterna lämnas som anmälningsärende till kommunfullmäktige.
Uppföljningarna med prognoser görs för följande månader
• Ekonomi- och finansrapport per februari med ekonomisk prognos (till kommunstyrelsen)
• Budgetuppföljning per mars med ekonomisk prognos och uppföljning av uppdragen (till kommunfullmäktige)
• Ekonomi- och finansrapport per april med ekonomisk prognos för året (till kommunstyrelsen)
• Delårsrapport per augusti som fastställs av kommunstyrelsen och godkänns av kommunfullmäktige (omfattar ekonomi, mål och uppdragsuppföljning)
• Ekonomi- och finansrapport per september med ekonomisk prognos (till kommunstyrelsen)
• Ekonomi- och finansrapport per oktober med ekonomisk prognos (till kommunstyrelsen)
• Årsredovisning per december som fastställs av kommunstyrelsen och godkänns av kommunfullmäktige
Respektive nämnd ansvarar för uppföljning av verksamhet och ekonomi inom sitt verksamhetsområde. Det är viktigt att följa upp ekonomin kontinuerligt bland annat i syfte att prioriteringar ska vara möjliga att genomföra.
Nämnderna ska ha uppföljning minst vid de tillfällen som uppföljning lämnas till kommunfullmäktige. Nämnderna bör följa verksamheten och ekonomin vid motsvarande tillfällen som kommunstyrelsen.
Mallar för uppföljningar kommer att utarbetas, där nämnderna och förvaltningarna också ges möjlighet utöver mallarna att ha fokus på särskilda delar som prioriteras av den nämnden/förvaltningen.
4.1 Anvisningar för uppföljning och tider
Detaljerade anvisningar för kommande års uppföljning utfärdas årligen av kommunledningsförvaltningen.
Anvisningarna ska:
• Vara klara före november månads utgång och lämnas till förvaltningarna och bolagen.
• Utgöra mall för vilka rubriker och vilka områden som ska följas upp och utvärderas.
• Omfatta inlämningstider till olika avdelningar och funktioner för att få ett effektivt och kvalitetsmässigt bra arbete.
Strukturen bygger på budget- och den strategiska planeringen för att få ”en röd tråd” mellan budget och uppföljning.
5 Vid avvikelse mot fastställd budget - vad händer?
Driftbudget/ram
Nämnder och styrelse ska kontinuerligt följa upp hur verksamheten och ekonomin utvecklas och omedelbart vidta åtgärder om uppföljningen visar att den ekonomiska ramen är på väg att överskridas. Åtgärdsplan ska arbetas fram skyndsamt och beslutas av berörd nämnd/styrelse där det ska framgå på vilket sätt som åtgärder vidtas för att få balans i ekonomin.
Den beslutade åtgärdsplanen och planerade åtgärder ska redovisas och följas upp i nämndens löpande uppföljningar.
Om nämnderna trots beslutade åtgärdsplaner gör bedömningen att de ändå inte kan hantera sin verksamhet inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna, ska detta omgående anmälas till kommunstyrelsen tillsammans med nämndens protokoll.
Behov av förändringar av budgetramar prövas av kommunstyrelsen och kommunfullmäktige i samband med behandling av delårsrapporten och årsbokslutet.
Åtgärder som innebär väsentliga avsteg från de av kommunfullmäktige antagna målen får inte vidtas utan kommunfullmäktiges beslut. Vid konflikt mellan anslag och verksamhetsvolym gäller anslag. Ekonomin utgår gräns för verksamhetens omfattning.
Den av nämnden beslutade åtgärdsplanen kan komma att bli föremål för omprövning i samband med behandling av efterföljande års budget som fastställs av kommunfullmäktige.
Investeringsbudget/ram
Investeringarna utgörs av en investeringsram. Inom denna ram återfinns flera kategorier av investeringar.
5.1 Hantering av över- och underskott
Drift
Den ekonomiska ram för driften som respektive nämnd och styrelse har erhållit utgör ett tak. Nämnder/styrelser ska bära effekterna av sitt agerande. Därför tillämpas ett regelverk för att kunna föra över ekonomiska under- och överskott mellan räkenskapsår.
Kommunfullmäktige beslutar varje år i samband med hanteringen av årsbokslutet om nämnderna ska föra med sig över -eller underskott till påföljande år, så kallad resultatreglering.
För att resultatreglering enligt ovan ska kunna fungera måste det ordinarie budgetarbetet anpassas så att en god ekonomisk hushållning säkerställs.
Balanskravet i kommunallagen innebär att kommunen totalt inte får ha ett budgeterat resultat som är negativt. Detta krav innebär i sin tur att kommunen måste ha ett budgeterat resultat som tål att de balanserade överskotten kan överföras ett enskilt år. Skulle så inte vara fallet kan överföring inte medges.
Som huvudregel tillämpas att överskott- eller underskott som understiger 0,2 % av den i budgeten beslutade nettokostnadsbudgeten för den enskilda nämnden/styrelsen förs över till nästkommande budgetår.
Överskott eller underskott som överstiger 0,2 % av den i budgeten beslutade nettokostnadsbudgeten för den enskilda nämnden hanteras enligt följande:
• Överskott balanseras endast under förutsättning att övergripande mål, nämndsmål samt övriga intentioner har uppnåtts. Måluppfyllelsen ska vara beroende av eget agerande från nämnden.
• I samband med begäran om överföring av överskott ska nämnden redogöra för tänkt användning av medlen, Överskott får inte användas för långsiktiga åtaganden som ökar kostnadsnivån.
• Underskott balanseras regelmässigt såvida det inte beror på särskilda händelser utanför nämndens kontroll.
• Underskott får inte ackumuleras utan hela underskottet ska täckas under de kommande två åren.
• En analys av ovanstående ska hanteras i samband med nämndens beslut om verksamhetsberättelse för det aktuella året.
Undantag från ovanstående:
• Överskott för verksamheter som inte har startat i rätt tid
• Överskott från kapitalkostnader
Investeringar
Den ekonomiska totalramen för investeringar som respektive nämnd och styrelse erhållit ska hållas.
För investeringsobjekt som har påbörjats under ett år förs medel som har inte har förbrukats över till kommande år till dess att objektet är klart. Detta sker utan särskilt beslut men anmälan görs till kommunfullmäktige i samband med resultatreglering.
För löpande investeringar, där medel avsätts regelbundet, liksom för investeringar som inte har påbörjats under året sker ingen automatisk överföring. I dessa fall krävs särskilt beslut av kommunfullmäktige efter framställning från kommunstyrelsen.
Överskott för enskilt projekt som kommunfullmäktige anslagit medel till, kan inte överföras till ett annat enskilt projekt inom nämndens investeringsram. Ett enskilt projekt kan inte ha medel som är större än projektets grundbudget. Nämnd erhåller en total investeringsram och eventuella omprioriteringar sker i den av nämnden beslutade investeringsbudgeten. När det gäller avgiftsfinansierad verksamhet finns där investeringsram i likhet med den skattefinansierade verksamheten. Dessa verksamheter hålls åtskilda.
6 Ordförklaringar
Brutto- och netttokostnader – i bruttokostnad ingår alla kostnader för en verksamhet, utan avdrag t.ex. för interna intäkter eller försäljning av verksamhet.
Vid kostnadsjämförelser används vanligen nettokostnader dvs vad vi får in i skatter och generella statsbidrag minus våra kostnader.
Finansiell leasing - ett finansiellt leasingavtal är ett leasingavtal vari de ekonomiska risker och fördelar som förknippas med ägandet av ett objekt i allt väsentligt överförs från leasegivaren till leasetagaren. All leasing som inte är finansiell leasing är så kallad operationell leasing.
Leasingavgiften motsvarar de kostnader leasinggivaren har för anskaffningen, finansiella kostnader och kostnader för annat som parterna eventuellt kommit överens om. Leasetagaren binder sig, i ett avtal om finansiell leasing, vid utgifter som är av samma karaktär som de utgifter som följer av att någon tar upp ett lån i en bank. Således är det naturligt att jämföra finansiell leasing med ett köp finansierat med lån i kommunen.
Kapitalkostnader – med det menas årliga kostnader för räntor, avskrivningar och dylikt.
Ombudgetering- med detta menas att ekonomiska medel flyttas från en nämnd till en annan nämnd dvs medlen finns redan men av olika skäl kan flyttas p g a verksamhetsöverflyttningar/övergångar som avser drift. När det gäller investeringar som löper över ett årsskifte i de fall som investeringen fortsätter ombudgeteras medel från den ena året till nästkommande år.
Resultatutjämningsreserv (förkortas ofta RUR) Från och med den 1 januari 2013 finns det i kommunallagen en möjlighet att reservera delar av ett positivt resultat i en resultatutjämningsreserv. Denna reserv kan sedan användas i balanskravs- utredningen för att utjämna intäkter över en konjunkturcykel.
RUR är frivillig att tillämpa, de kommuner och landsting som tänker göra det måste besluta om hur reserven ska hanteras. Hanteringen ska framgå av de riktlinjer för god ekonomisk hushållning som fullmäktige ska besluta om.
RIPS-ränta – står för Riktlinjer för beräkning av pensionsskuldsberäkning som är ett regelverk för kommuner och landsting för beräkning av pensionsskulden.
Tilläggsbudgetering – med detta menas att ekonomiska medel inte finns särskilda angivna för en viss verksamhet utan att kommunfullmäktige ger ett tillskott utöver redan beslutad ram, avser drift och investering
