Förslag på harmonisering och uppräkning av stadsarkivets hyllhyror. Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att föreslå kommunstyrelsen

(1)

Malmö stad

Kulturförvaltningen ^{1 (4)}

Datum Tjänsteskrivelse

2013-04-29 Vår referens Adam Hidestål Stadsarkivarie

Försla g på harmonisering oc h uppräkning a v s tadsa rkive ts hyllh yror

K N - K F Ö - 2 0 1 3 - 0 1 4 6 0

Sammanfattning

Stadsarkivet får ersättning för mottagande och förvarande av arkivhandlingar från stadens verksamheter. Denna ersättning ska täcka de kostnader som stadsarkivet har för arbete och förva- ring. Då ingen uppräkning av avgifterna gjorts sedan 2006 täcker inte befintlig ersättning stadsarkivets kostnader varför uppräkning måste ske. Befintlig ersättningsmodell är baserad på tidi- gare bedömning av ärendefrekvens, denna bedömning är i bästa fall väldigt grov och i värsta fall felaktig. För att öka transparens och minska godtycke behövs en harmoniserad prisjustering gö- ras där ersättning för leverans och förvaring av arkivmaterial sker efter enhetlig prislista.

Förslag till beslut

Kulturnämnden föreslås besluta att föreslå kommunstyrelsen

att en ny prislista för leveranser av arkivmaterial från kommunala verksamheter till Stadsarkivet införs från och med 1 juli 2013 där leverensarbetet debiteras med en engångskostnad enligt Riksarkivets prislista och där hyllmeterpriset blir enhetligt 250 kr för alla kommunala leveranser och uppräknas årligen med KPI.

att skicka ärendet vidare till kommunstyrelsen för beslut att justera paragrafen omedelbart

Beslutsunderlag

• Förslag på harmonisering och uppräkning av stadsarkivets hyllhyror

• Bilaga 1 Uträkning av kostnad av en kommunal hyllmeter vid Malmö stadsarkiv

• Bilaga 2 Riksarkivets prislista

Beslutsplanering

Kulturnämnden 2013-05-23

(2)

2 (4)

Är e n d e t

Bakgrund

Det kostar Malmö stadsarkiv i snitt 236 kr per år och hyllmeter att ha hand om kommunala arkiv (se bilaga). I dag har Malmö stadsarkiv en differentierad prislista med prisklasserna: 122 kr, 149 kr och 392 kr beroende på ärendefrekvens. I snitt får Malmö stadsarkivet in 170 kr per hyllmeter och år. Det har inte funnits någon inskriven uppräkning enligt KPI utan nya ärenden till nämn- den har varit nödvändiga vid varje mindre prisjustering. Senaste justeringen som återfinns i dia- riet var 2006.

Idag genomför Malmö stadsarkiv alla arbetssysslor runt leveranser utan avgift. Inom Riksarkivet har en avgift för leveranser funnits under flera år för att skapa kostnadstäckning. Avgifterna har varit: 2 500 kr per leverans (inkl ett arkivbestånd) och 500 kr per följande bestånd. Utöver detta räknar de på hyllmeter med 60 kr hyllmeter för arbete med att kontrollera, justera mm.

Malmö stadsarkiv behöver få kostnadstäckning för de tjänster som erbjuds de kommunala verk- samheterna. För att skapa harmonisering i prisbilden vill vi se enhetlig prissättning. Dvs. kost- nadstäckning för våra utgifter med samma pris oavsett arkivbildande myndighet. Eftersom vi ser en trend att bestånd används mer frekvent och att förvaringskostnader så som el och värme ökar snabbare än KPI så föreslås ett utgångspris på 250 kronor hyllmetern och år. Avtalen ska skrivas så att KPI uppräknas.

Konsekvenser av förslaget för Malmös nämnder och stadsdelsområden

Konsekvenser av förslaget för Malmös nämnder och stadsdelsområden

Nämnd Antal hm Nuvarande deb Vid förändring

Fastighetskontoret 160 19 520 40 000

Gatukontoret 34 4 148 8 500

Fritidsnämnden 37 5 513 9 250

Miljönämnden 50 6 100 12 500

SDF Centrum (-2,7 hm till

gr.skola) 20 5 562

5 000 SDF Fosie (-5,1 hm till gr.skola) 30 5 214 7 500 SDF Husie (-3 hm till gr.skola) 3 752 750 SDF Hyllie (-2,3 hm till gr.skola) 2,3 902 575 SDF Kirseberg (-1,5 hm till

gr.skola) 3 810

SDF Lim/Bunk (-1,7 hm till 750

gr.skola) 9,1 1780

2 275 SDF Oxie (-1 hm till gr.skola) 3,3 673 825

(3)

3 (4) SDF Rosengård (-0,2 hm till

gr.skola) 4,5 596

1 125 SDF Södra innerstan (-1 hm till

gr.skola) 17,5 2932

4 375 SDF Västra Innerstan (-0,4 hm till

gr.skola) 6,5 913

1 625

Servicenämnden 230 28060 57 500

Sociala resursnämnden 177 69 384 44 250

Stadskontoret 571,5 69 723 142 875

Utbildningsnämnden 614,2 117 647 153 550

Valnämnden 30 3660 7 500

Överförmyndarnämnden 37 5513 9 250

509 975

Summa 2039,9 349 402

Från stadsdelar till grundskole-

förvalningen 18,9 4725

Från utbildningsnämnden till gymnasieförvaltningen

614,2

153 550

SDF Centrum 17,5 4375

SDF Kirseberg 1,5 375

till Stadsområde Norr 4750

SDF Södra innerstan 16,5 4125

SDF Västra Innerstan 6 1500

Till Stadsområde Innerstan 5625

SDF Husie 0 0

SDF Rosengård 4,3 1075

Till Stadsområde Öster 1075

SDF Fosie 25 6250

SDF Oxie 2,3 250

till Stadsområde Söder 6500

SDF Lim/Bunk 7,4 1850

SDF Hyllie 0 0

Till Stadsområde Väster 1850

(4)

4 (4)

Bilaga 1

Uträkning av kostnad av en kommunal hyllmeter vid Malmö stadsarkiv

För att räkna ut kostnaden har vi tagit fram ett antal uppgifter i 2012 års bokslut. Vi har räknat på MSA:s nuvarande accessionsutrymme (antal hyllor) på 20 000 hm (dvs även tomma hyllor kostar i avskrivning, hyra och värme/el). Vi har räknat att en kvadratmeter rymmer runt 10 hyllmeter.

Typ av kostnad Kronor hyllmeter och

år Kommentar

Hyra 132,5 Gäller avtalad hyra på

Bergsgatan

El 3

Värme/kyla 15 Föreskrivet klimat

Inredning/hyllor 18,75 Avskrivning på ett hyll- plan

Vård (etikettering och byte av trasiga arkiv- boxar)

6

Lokalvård/tekniker 13,5 Tillhandahål-

lande/besvara ärenden och ta fram i forskarsal

47 Standardärende tar en

timme. En timlön hos arkivpersonal är ca 235 kr. År 2012 hade vi ett ärende på var femte hyllmeter kommunalt material

Summa 236

(5)

RIKSARKIVET 2010-05-20

Avgifter för leveranser av statligt arkivmaterial till Riksarkivet

Två typer av leveransavgifter tas ut med stöd av 17 § arkivförordningen:

- Mottagningsavgift som ska täcka Riksarkivets engångskostnader för mottagande av leveranser

- Bevarandeavgift som ska täcka Riksarkivets årliga kostnader för förvaring, vård och tillhandahållande av arkiven

Om arkiven vid leverans inte uppfyller kraven i Riksarkivets föreskrifter kan också med stöd av 32 § Riksarkivets instruktion tas ut en

- Tilläggsavgift för t.ex. ordnings- och förteckningsarbeten eller vårdinsatser

Mottagningsavgift

Mottagningsavgiften ska täcka kostnader som är direkt förknippade med mottagandet av leveransen såsom mottagande, kontroll, registrering etc. När det gäller analoga ljud och video- upptagningar ingår också överföring till lagringsbeständigt medium.

A) Leveranser av pappershandlingar, kartor/ritningar, mikrofilm, ljud och video

Fast avgift

Leveransadministration 2 500 kr per leverans inkl en arkivbildare

Om leveransen består av flera delarkiv

eller arkivbildare tillkommer 500 kr per delarkiv/arkivbildare

Rörliga avgifter (beroende på leveransens omfattning)

Pappersarkiv 60 kr per hyllmeter

Kartor och ritningar 9 kr per karta/ritning Mikrofilm 9 kr per mikrofilmrulle

Mikrokort 1kr per mikrokort

Analog ljudupptagning 965 kr per speltimme

Analog videoupptagning 1 223 kr per speltimme

CD audio 512 kr per speltimme

DVD video 666 kr per speltimme

DV-kassetter 915 kr per speltimme

(6)

Avgifterna för kartor/ritningar, mikrofilm, mikrokort och foto får bedömas från fall till fall där ovanstående nivåer är en utgångspunkt.

B) Leveranser av databaser, (tabellfiler) och bildfiler

1) Databaser, tabellfiler (flata)

Fasta avgifter 14 928 kr per leverans

1 325 kr per leverans vid åter- kommande leverans från

samma system

106 kr per fil 972 kr per filtyp

97 kr per fält eller term

Kommentarer:

Vid återkommande leveranser från samma system debiteras bara filtyp och dess fält om de är nya eller förändrade.

Omfattar en leverans mer än en formattyp (t.ex. både tabellfiler och bildfiler) från samma system, reduceras de fasta avgifterna till 25 % för varje tillkommande formattyp.

Leveranser av olika delsystem eller avskilda projekt räknas som återkommande leveranser från samma system.

Varje sammanställning som ska kunna återskapas (via t.ex. SQL) räknas som filtyp.

2) Bildfiler

Fasta avgifter 15 547 kr per leverans

3 000 kr per leverans vid åter- kommande ändrade leveranser från

samma system

2 000 kr per leverans vid åter-

kommande oförändrade

leveranser från samma

system

Rörliga avgifter (beroende på leveransens omfattning) 0,00088 kr per fil 11 395 kr per filformat

35 kr per GB x packningsnivåer

Kommentarer:

Avgiften reduceras per fil och filformat till 50 % vid återkommande ändrade leveranser och till 25 % vid återkommande oförändrade leveranser från samma system.

(7)

Generell kommentar avseende flera filformat: Reduceringen enligt ovan görs på den formattyp som har lägst engångsavgift.

3) Sökapplikationer (utveckling av sökapplikationer för digitala register som levereras tillsammans med pappersarkiv)

Ett register med tillhörande sökapplikation 25 000 kr

Flera register med tillhörande sökapplikation. Registren har Första registret 25 000 kr samma struktur och innehåller enhetlig information. Följande 5 000 kr/st

Flera register med tillhörande sökapplikation. Registren har inte Första registret 25 000 kr samma struktur men innehåller enhetlig information. Följande 10 000 kr/st

Fler än ett register med tillhörande sökapplikationer. Registren Första och andra registret Har inte samma struktur och innehåller inte likartade information. 50 000 kr/st, följande Lika många register som sökapplikationer. 15 000 kr/st

Fördjupad informationsanalys för varje register p.g.a. 1 130 kr per timme bristande dokumentation.

Bevarandeavgift

A) Leveranser av pappersmaterial, kartor och ritningar samt mikrofilm

Bevarandeavgiften beräknas för dessa materialtyper genom att tre olika delar läggs samman;

avgifter för förvaring, vård och tillhandahållande. Avgifterna för förvaring och vård kan slutligt fastställas när överenskommelsen tecknas. Avgifterna för tillhandahållandet

uppskattas vid samma tidpunkt utifrån bedömd användningsfrekvens. I överenskommelsen regleras att denna del kan omförhandlas efter tre år.

Förvaring

Med förvaring avses den avgift som ska täcka Riksarkivets långsiktiga kostnader för lokaler och inredning/utrustning av dessa.

Pappersmaterial Format/objekt Avgift per hyllmeter

A 4 115 kr

Folio 132 kr

Större räknas om i förhållande till volymen i jämförelse med A 4

Avgift per karta/ritning

(8)

A2 0,50 kr

A3 0,30 kr

Mikrofilm Avgift per filmrulle

2,00 kr

Mikrokort Avgift per kort

0,20 kr

Fotografier färgdia och färgnegativ 2,00 kr per styck s/v negativ och pappers-

kopior 1,00 kr per styck

Vård

Med vård avses den avgift som ska täcka Riksarkivets långsiktiga kostnader för t.ex.

omemballering, konservering, bindning, skyddskopiering m.m.

Format/objekt Avgift per hyllmeter eller objekt

Pappersmateriel A4 6,00 kr

Folio 6,00 kr

Större räknas om i förhållande till volymen i

jämförelse med A 4

Kartor och ritningar objekt 0,50 kr

Mikrofilm objekt 0,50 kr

Mikrokort objekt 0.05 kr

Fotografier

- färgdia och färgnegativ objekt 1,00 kr - s/v negativ och

papperskopior objekt 0,50 kr

Tillhandahållande

Pappersmaterial 60 kr per hyllmeter

Kartor och ritningar 4 kr per karta/ritning

Mikrofilm 4 kr per mikrofilm

Mikrokort 0,40 kr per mikrokort

Fotografier 1 kr per foto

Dessa avgifter baseras på normalt efterfrågade bestånd. Om efterfrågan kan bedömas bli väsentligt högre tillämpas i stället följande modell:

Avgifterna för tillhandahållande avser framtagning och besvarande av

forskarförfrågningar och beräknas utifrån en bedömd användningsfrekvens per år och styckkostnad per framtagning och besvarande av förfrågan.

Pappersmaterial samt kartor, ritningar och mikrofilm

(9)

Kostnad per åtgärd

Framtagning 490,00 kr

Förfrågan 490,00 kr

Fjärrlån 560,00 kr

Sekretessbedömning 1 900,00 kr

Eftersom avgifterna för tillhandahållande baseras på bedömningar regleras i leveransöverenskommelserna att omförhandling i denna del kan ske efter tre år om stora avvikelser skett i förhållande till dessa bedömningar.

B) Leveranser av databaser (tabellfiler) och bildfiler

1) Databaser, tabellfiler (flata)

Fast avgift 429 kr per leverans

58 kr per fil 530 kr per filtyp

1 kr per fält eller term 86 kr per GB

Kommentar:

Vid återkommande leveranser från samma system debiteras bara filtyp och dess fält om de är nya eller förändrade.

Varje sammanställning som ska kunna återskapas (via t.ex. SQL) räknas som filtyp.

Dessa avgifter baseras på normalt efterfrågade bestånd. Om efterfrågan kan bedömas bli väsentligt högre utgår en i det enskilda fallet beräknad högre avgift.

2) Bildfiler

Fast avgift 1 871 kr per leverans

0,0001 kr per fil

0,18 kr per fil på översta nivå 1 612 kr per filformat

9,4 kr per GB

8,8 kr per GB x packningsnivåer

(10)

Avgiften per leverans och filformat reduceras till 50 % vid återkommande ändrade leveranser och till 25 % vid återkommande oförändrade leveranser från samma system.

Omfattar en leverans mer än en formattyp (t.ex. både tabellfiler och bildfiler) från samma system, reduceras de fasta kostnaderna till 25 % för varje tillkommande formattyp.

Leveranser av olika delsystem eller avskilda projekt inom ett system räknas som återkommande leverans.

Dessa avgifter baseras på normalt efterfrågade bestånd. Om efterfrågan kan bedömas bli väsentligt högre utgår en högre avgift.

Generell kommentar avseende flera filformat: Reduceringen enligt ovan görs på den formattyp som har lägst engångsavgift.

C) Leveranser av ljud och video

Analog ljud 27 kr per speltimme

Analog video 77 kr per speltimme

CD audio 27 kr per speltimme

DVD video 77 kr per speltimme

DV-kassetter 77 kr per speltimme

Tilläggsavgifter

Med tilläggsavgifter avses avgifter till följd av att arkivmaterialet vid leverans inte uppfyllt kraven i arkivföreskrifterna, t.ex. om materialet inte är ordnat och förtecknat eller om vårdinsatser är nödvändiga. Dessa avgifter beräknas från fall till fall med utgångspunkt från beräknat antal timmar samt Riksarkivets timavgifter för aktuella insatser.