Oxelösunds kommun Socialnämnden 613 81 Oxelösund
Ärendet
Egeninitietad verksamhetstillsyn enligt 13 kap. 2 § socialtjänstlagen (2001:453), SoL gällande handläggning av inkomna anmälningar i Oxelösunds kommun
Beslut
Inspektionen för vård och omsorg, IVO, har i tillsynen funnit brister i nämndens hantering av förhandsbedömningar.Nämnden ska säkerställa att:
förhandsbedömningarmed ställningstagande att inte inleda ut- redning motiveras,
datum för ställningstagande att inte inleda utredning samt namn på den som gjort ställningstagandet framgår,
ställningstagande om utredning ska ske skyndsamt,
hembesök, utredande samtal samt provtagning inte förekommer inom ramen för en förhandsbedömning,
ansökningar och yttranden utreds och avgörs med ett beslut re- spektive yttrande,
dokumentationen utformas med respekt för den enskildes in- tegritet.
Nämnden ska inkomma med en skriftlig redovisning av hur ovanstå- ende brister har åtgärdats senast den 5 maj 2014. För de åtgärder som planeras ska det av redovisningen framgå tidsplan samt ansvarig för genomförandet.
Bakgrund
Den aktuella tillsynens syfte har varit att granska nämndens hantering och handläggning av inkomna anmälningar avseende personer över 18 år. IVO har specifikt granskat förhandsbedömningar som leder till ett ställningstagande att inte inleda utredning enligt 11 kap. 1 § SoL.
(,)
Inspektionen för vård och omsorg Telefon 010-788 50 00 Fax +46 010-788 56 46
—csi Box 423 registrator@ivo.se Org nr 202100-6537
701 48 OREBRO www.ivo.se
Den 6 mars 2014 genomförde en inspektör och en utredare från IVO en anmäld inspektion av verksamheten genom att granska ett urval av an- mälningar från den kronologiska pärmen. I Oxelösunds kommun granskades 23 förhandsbedömningarmed ställningstagande att inte inleda utredning.
Underlag
• Ett urval ur den kronologiskapärmen under tidsperioden 2013- 2014.
Redovisning av tillsyn
Av de 23 granskade förhandsbedömningarnamed ställningstagande att inte inleda utredning gällde sju kvinnor och 16 män. Åldersfördelning- en i de granskade anmälningarna var personer födda mellan åren 1944 och 1994.
Förhandsbedömningar
Nämndens ställningstagande om att inte inleda utredning framgick av samtliga förhandsbedömningar.Nämndens bedönmingar var överlag kortfattade och i några fall framgick inte nämndens motiv till att inte inleda utredning. I fyra förhandsbedömningarsaknades datum för be- slutet. Namn på den som gjort ställningstagande fanns i alla förhands- bedömningar utom en och uppgift om befattning på vederbörande sak- nades i fem fall.
Skyndsamhet
I elva fall hade nämnden fattat beslut om att inte inleda utredning inom 30 dagar från det att anmälan inkommit I sex fall hade nämnden inte hanterat förhandsbedömningarnainnan 60 dagar fortlöpt. I fyra fall saknades datum för beslut, och i tre fall där anmälan inkommit från polis saknades ankomststämpelvarför tidsperioden mellan anmälan och beslut inte gick att utläsa.
Hembesök
I ett fall hade nämnden genomfört hembesök inom ramen för förhands- bedömningen. Till grund för förhandsbedömningenlåg en anmälan om misär i hemmet, och under loppet av 35 dagar genomfördes fyra hem- besök. Det framgick inte av förhandsbedömningen om den enskilde lämnat sitt samtycke till dessa besök. Efter det fjärde hembesöket fatta- des beslut om att inte inleda utredning.
Utredandesamtal samt provtagning
Av en förhandsbedömning framkom att det inkommit en anmälan från anhörig samt två anmälningar från hälso- och sjukvården enligt 6 § lagen om vård av missbrukare i vissa fall (1988:870), LVM. Av för- handsbedömningen framgick att nämnden hållit två utredande samtal samt att den enskilde fick lämna urinprov. Därefter fattade nämnden beslut om att inleda utredning enligt SoL.
Tidigare kännedom
I 18 av de granskade förhandsbedömningarnaframgick inte om nämn- den hade tidigare kännedom om den enskilde.
Ansökningar och yttranden
I det urval som gjordes ur den kronologiska pärmen återfanns fyra an- sökningar om bistånd. Av dessa fyra avslutades samtliga med en note- ring om att den enskilde återtagit sin ansökan. I urvalet återfanns även ett yttrande i körkortsärende.
Dokumentation
I en av de granskade förhandsbedönmingarnaåterfanns formuleringen
"han luktar skunk". Formuleringen utgjorde en del av en beskrivning av hur mannens hem och mannen själv upplevdes av nämnden vid ett hembesök.
Familjeförhållanden
I 14 av de granskade förhandsbedömningarnaframgick inte den enskil- des familjebild, varför det inte gick att utläsa om det fanns hemmava- rande barn eller umgängesbarn.
Skälen för beslutet Tillämpliga bestämmelser
2 kap. 6 § regeringsformen (1974:152), RF 7§ förvaltningslagen (1986:223), FL
1 kap. 1 §, 5 kap. 1 § samt 11kap. 1, 5, 6 §§ socialtjänstlagen (2001:453), SoL
3 kap. 1 § p 2-4 Socialstyrelsensföreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2006:5) om dokumentationvid handläggning av ären- den och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS
3 kap. 1 och 2 §§ i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvali- tetsarbete
Bedömning
IVO har funnit att nämndens hantering av förhandsbedömningargäl- lande ställningstagande att inte inleda utredning brister inom följande:
Motivering till ställningstagandet att inte inleda utredning fram- går inte.
Datum för ställningstagande samt namn och titel på den som gjort ställningstagandet om att inte inleda utredning saknas.
Förhandsbedömningarhar inte skett skyndsamt.
Hembesök har genomförts på nämndens initiativ.
Utredande samtal samt provtagning har genomförts inom ramen för en förhandsbedömning.
Ansökningar och yttranden har hanterats inom ramen för för- handsbedönmingar.
Dokumentation har inte utformats med respekt för den enskildes integritet.
En förhandsbedömning syftar till att avgöra om utredning ska inledas eller inte. En förhandsbedömning får inte vara en mindre utredning men ska innehålla tillräckliga uppgifter om den enskildes situation för att utgöra ett fullgott beslutsunderlag.
Motivering till ställningstagande
Enligt 3 kap. 1 § p 3 SOSFS 20065 ska motivering till ställningsta- gande att inte inleda utredning framgå. I flera av nämndens förhands- bedömningar saknas motivering till ställningstagandet att inte inleda utredning, vilket enligt IVO är en brist.
Uppgifter om datum och namn
Enligt 3 kap. 1 § p 2 SOSFS 2006:5 ska det av en förhandsbedömning framgå datum för ställningstagandeatt inte inleda utredning. I fyra fall saknades datum för ställningstagande vilket IVO anser är en brist.
Vidare uppställs i 3 kap. 1 § p 4 SOSFS 2006:5 krav på att namn och
befattning på den som gjort ställningstagandet om att inte inleda utred-
ning ska framgå av en förhandsbedömning. Av de förhandsbedömning-
ar IVO granskat saknades det i ett fall namn och i några fall befattning på den som gjort ställningstagandet. IVO anser att även detta är en brist.
Skyndsamhet
17 § FL finns bestämmelser om en skyndsam handläggning. Någon exakt tidsgräns är svår att uppställa och avgörs till stor del av uppgif- terna som lämnats i anmälan. Rättsäkerheten för den enskilde kräver dock att en förhandsbedömning sker skyndsamt. Är det fråga om en akut situation, t ex situationer som skulle kunna föranleda omedelbara tvångsåtgärder är utrymmet för en förhandsbedömning litet eller närm- ast obefintligt. Även om anmälan inte avser akuta problem anser IVO att en förhandsbedömning endast i undantagsfall bör överstiga någon vecka.
IVO anser att nämnden inte uppfyller kravet om en skyndsam hand- läggning då tidsåtgången från inkommen anmälan till dess att nämnden beslutat om att inte inleda utredning i flera fall är alltför lång.
Hembesök
Av 11 kap. 1 § SoL framgår att nämndens utredningsskyldighet inte enbart gäller ansökningar om bistånd utan även det som genom anmä- lan eller på annat sätt kommit till nämndens kännedom och som kan föranleda någon åtgärd av nämnden. En utredning ska dock föregås av en prövning (förhandsbedömning) om frågan gäller något som kan för- anleda någon åtgärd från nämndens sida. Utredning bör alltså inte vid- tas om det redan från början står klart att nämnden inte kan eller inte bör vidta några åtgärder (prop. 1979/80:1 s 562).
Av förarbetena framgår att hembesök bör ses som en utredningsåtgärd (prop. 1979/80:1 s 400). IVO anser att nämnden ska inleda utredning i de fall den anser att ett hembesök är påkallat utifrån innehållet i en in- kommen anmälan. IVO anser vidare att nänmden ska avsluta utred- ningen om och när den enskilde inte vill ha någon hjälp och behov av tvångsåtgärder inte föreligger.
Av 2 kap. 6 § RF följer att var och en gentemot det allmänna är skyd- dad mot husrannsakan och liknande intrång. Till det allmänna räknas myndigheter som exempelvis socialnämnden. Husrannsakan innebär varje undersökning av hus, rum eller slutet förvaringsställe som initie- ras oavsett syftet med undersökningen (prop. 1975/76:209 s. 147).
Hembesök som sker på nämndens initiativ är en åtgärd som av den en- skilde kan uppfattas som starkt integritetskränkande. IVO anser därmed att nämnden i varje situation behöver väga de intrång i den personliga
integriteten ett hembesök kan tänkas medföra mot de intressen nämn- den ska tillgodose.
När en utredning inletts har nämnden enligt 11 kap. 5 § SoL skyldighet att dokumentera beslut och åtgärder som vidtas i ärendet samt faktiska omständigheter och händelser av betydelse. Nämndens skyldighet att dokumentera är en förutsättning för insyn i och kontroll av ärendets handläggning. Ytterst handlar det om att tillförsäkra den enskilde en rättssäker handläggning.
IVO:s uppfattning är att hembesök kan ske inom ramen av en för- handsbedömning om den enskilde själv efterfrågar detta. Det ska då tydligt framgå av dokumentationen att hembesök initierats av den en- skilde.
JO har i ett fiertal beslut uttalat sig om hembesök. Se JO 3870-1997, 1209-2011, 1095-1994 samt 2914-2011.
IVO anser att nämnden brustit i sin handläggning då den vidtagit utre- dande åtgärder genom att genomförahembesök på eget initiativ inom ramen för en förhandsbedömning.
Utredandesamtal ochprovtagning
Av en förhandsbedömning framgick att nämnden, efter en anmälan enligt 6 § lagen om vård av missbrukare i vissa fall, LVM, genomförde två träffar och en provtagning innan ställningstagandet till utredning enligt SoL gjordes. Inhämtande av uppgifter, exempelvis från den en- skilde eller genom provtagning, är att anse som utredande åtgärder och faller således inte inom ramen för en förhandsbedömning (J0 1995/96 s. 314). IVO konstaterar att nämnden vidtagit utredande åtgärder inom ramen för en förhandsbedönmingvilket är en brist.
IVO vill i sammanhanget även erinra nämnden om dess skyldighet att enligt 7 § LVM inleda utredning när den genom anmälan fått känne- dom om att det kan finnas skäl att bereda någon tvångsvård.
Ansökningar och yttranden
IVO har uppmärksammat att nämnden hanterat ansökningar om bistånd inom ramen för förhandsbedömningar.De ansökningar IVO fann i den kronologiska pärmen rörde ekonomisktbistånd samt bistånd avseende boende. Samtliga ansökningar avslutades med en notering om att den enskilde återtagit sin ansökan. Nämnden ska i enlighet med 11 kap. 1 § SoL utan dröjsmål inleda utredning när ansökan om bistånd inkommer
Vidare ska nämnden, även i det fall att en ansökan återtagits, avsluta ärendet med ett beslut. Den inledda utredningen ska ges en sådan om- fattning att den kan leda till ett korrekt beslut (prop. 1979/80:1 s. 562).
I den kronologiska pärmen återfanns även ett yttrande i ett körkortsä- rende. Av förarbete (prop. 1979/80:1 s 430 ff) framgår att det i denna typ av ärenden inte enbart är fråga om ett uppgiftslämnande från nänm- dens sida utan "utredning och yttrande". IVO vill mot bakgrund av detta erinra nämnden om dess skyldighet att inleda utredning enligt 11 kap. 1 § SoL vid begäran om yttrande från Transportstyrelsen.
IVO anser att nämnden i flera fall brustit i sin handläggning genom att inte inleda utredning när enskild ansökt om bistånd. Det är även en brist att utredning inte inletts när begäran om yttrande inkommit till nämn- den.
Dokumentation
Enligt 11 kap. 6 § SoL ska dokumentation utformas med respekt för den enskildes integritet. IVO anser att nämnden brustit i utformningen av sin dokumentation genom att i en beskrivning av en enskild uttrycka att "mannen luktar skunk". IVO finner denna formulering anmärk- ningsvärd och vill påtala vikten av att nämnden tillser att dess doku- mentation inte är av nedsättande eller kränkande karaktär.
Familjeförhållanden
Enligt 5 kap. 1 § SoL ska socialnämndenverka för att barn och ungdom växer upp under trygga och goda förhållanden. I nära hälften av de granskade förhandsbedömningarna saknades uppgifter om den enskil- des familjeförhållanden. IVO vill uppmärksamma nämnden på att en redogörelse för familjeförhållanden i en förhandsbedömning är en för- utsättning för att eventuella barns situation inte ska förbises.
Tidigare kännedom
I flertalet av de granskade förhandsbedömningarnasaknades uppgifter om tidigare kännedom om den enskilde. IVO vill erinra om att nämn- den far hämta in det som tidigare är känt inom den egna verksamheten (JO 1995/96 s. 312-313). Tidigare kännedom är en viktig informations- källa i ställningstagandet om en utredning ska inledas eller inte.
Med hänvisning till ovanstående brister uppmärksammar IVO nämnden
på de skyldigheter som följer av 3 kap. 1 och 2 §§ i Socialstyrelsens
föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för
systematiskt kvalitetsarbete. Nänmden har en skyldighet att med stöd
av sitt ledningssystem planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten för att utveckla och säkra verksamheten.
Beslut i detta ärende har fattats av enhetschefen Thomas Larsson. I den slutliga handläggningen har inspektörerna Sofia FransAn och Susanne Gerlecz deltagit. Utredaren Elin Nilsson har varit föredragande.
För Inspektionen för vård och omsorg
Thomas Larsson
