F/Meddelanden del 2

(1)

I T ] SOLLENTUNA KOMMUN

Sammanträdesprotokoll

Npis,

Kommunfullmäktige

Sammanträdesdatum 2015-03-05

Sidan 7 av 21

§ 15/2015 Dnr 2014/0625 KS-2 Diariekod: 039

Valärenden

Kommunfullmäktiges beslut

Avsägelser

• Sofi Haack ( K D ) befrias från uppdrag som ersättare i bara- och ungdomsnämnden.

Fyllnadsval

• Berit Forsberg (S) väljs som ledamot i trafik- och fastighetsnämnden efter Nehayat Ahmad (S).

• Jan Elieson (S) väljs som ersättare i utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden efter Sipan Ismail (S).

Paragrafen förklaras omedelbart justerad.

Beslutsexpediering:

Akt

Förtroendevald

Barn- och ungdomsnämnden Trafik- och fastighetsnämnden Löner/Anna Fossto

Kommunkalendern/Malin Westman Länsstyrelsen i Stockholms län

Sign. Exp. datum Sign.

(2)

SOLLENTUNA KOMMUN

Kommunfullmäktige

Sidan 14 av 26

§ 19/2015 Dnr 2015/0049 KS-1

Gemensam handlingsplan för nämndernas planering att förebygga social ohälsa hos barn och unga i

Sollentuna - delrapport av samordningen av arbetet med "unga utanför"

I ärendet föreligger tjänsteutlåtande 2015-01-29 från kommunledningskontoret.

Sammanfattning

Den 10 december 2014 beslutade kommunfullmäktige i Sollentuna kommun att låta kommunledningskontoret ta fram en gemensam handlingsplan för barn- och ungdomsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, socialnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden, med första prioritet samordning av arbetet "unga utanför".

Kommunstyrelsens förslag

Kommunstyrelsen föreslår fullmäktige besluta följande:

• Fullmäktige godkänner delrapporten av "unga utanför" i enlighet med bilaga 1 till kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2015-01-29.

Överläggning i fullmäktige

Under överläggningen yttrar sig Anna-Lena Johansson (FP), Magnus Ramstrand ( K D ) och Gunilla Hultman (S).

Anna-Lena Johansson (FP) med instämmande av Magnus Ramstrand (KD) och Gunilla Hultman (S) yrkar bifall t i l l kommunstyrelsens förslag.

Proposition

Ordförande Björn Karlsson (M) ställer kommunstyrelsens förslag mot avslag. Fullmäktige bifaller förslaget.

• Fullmäktige godkänner delrapporten av "unga utanför" i enlighet med bilaga 1 t i l l kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2015-01-29.

Protokollsanteckning

Douglas Lithborn ( M ) , Anna-Lena Johansson (FP) och Magnus Ramstrand (KD), för majoritetens ledamöter i fullmäktige, lämnar protokollsanteckning (bilaga 1).

(3)

SOLLENTUNA KOMMUN

Kommunfullmäktige

Akt

Kommunstrateg Caroline Olsson Barn- och ungdomsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Socialnämnden

Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Komm unsekreteraren/uppdrag

Sidan 15 av 26

Sign. Exp. datum Sign.

(4)

Protokollsanteckning

Ärende 9 2015/0049 KS

Kommunfullmäktige Sollentuna kommun 5 mars 2015

"Gemensam handlingsplan för nämndernas planering att förebygga social ohälsa hos barn och unga i Sollentuna - Delrapport av samordningen av arbetet med "unga utanför"

Vård- och omsorgskontoret ansvarar för insatser till bl.a. barn och ungdomar med funktionsnedsättning. Dessa funktionsnedsättningar kan vara av olika karaktär och fa skiftande konsekvenser.

LSS-lagens intention är att de med funktionsnedsättning ska leva ett lika gott liv som andra och ha rätt till insatserna enligt denna lag för att så långt det är möjligt uppnå detta. Trots det står många barn och ungdomar med funktionsnedsättning utanför samhället. Utanförskapet gäller i de flesta av de områden "unga utanför" omfattar såsom skola, fritid och arbetsliv.

En grupp som på senare tid har ökat är unga vuxna som får en neuropsykiatrisk diagnos och som har tilläggsproblematik i form av missbruk och/eller kriminalitet. För att på bästa sätt hjälpa dessa personer finns ett behov av ökat samarbete instanser emellan. Mot bakgrund av detta bör även vård och omsorgsnämnden delta i samordningen av arbetet med unga utanför.

För majoriteten i kommunfullmäktige

Douglas Lithborn (M)- Kommunstyrelsens ordförande Anna-Lena Johansson (FP)-Kommunalråd

Magnus Ramstrand ( K D ) - Kommunalråd

(5)

SOLLENTUNA KOMMUN wmtmåmm

Kommunledningskontoret

2015-01-29

Caroline Olsson Sidan 1 av 5

Dnr 2015/0049 KS-1 Kommunstyrelsen Diariekod:

Gemensam handlingsplan för nämndernas planering att förebygga social ohälsa hos barn och unga i

Sollentuna - delrapport av samordningen av arbetet med "unga utanför"

Förslag till beslut

Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen föreslå fullmäktige besluta följande:

1. Fullmäktige godkänner delrapporten av "unga utanför" i enlighet med bilaga 1 till kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2015- 01-29.

Sammanfattning

Den 10 december 2014 beslutade kommunfullmäktige i Sollentuna kommun att låta kommunledningskontoret ta fram en gemensam handlingsplan för barn- och ungdomsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, socialnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden, med första prioritet samordning av arbetet "unga utanför". Delrapportering av "unga utanför"

redovisas här.

Bakgrund

Kommunfullmäktige har vid sammanträde 2014-12-10 § 199 uppdragit till kommunledningskontoret att ta fram en gemensam handlingsplan, inklusive ansvarsfördelning och kostnader, för barn- och ungdomsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, socialnämnden och utbildnings- och

arbetsmarknadsnämnden. Första prioritering har samordning av arbetet med

"unga utanför". Delrapportering av "unga utanför" i februari 2015 och förslag på fullständig handlingsplan under hösten 2015.

I detta uppdrag avses med "unga utanför" alla barn och unga som befinner sig eller riskerar att hamna i ett utanförskap oavsett skälet för detta. Sedan tidigare har utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden ett särskilt arbete med namnet Unga utanför. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens arbete är en av alla de insatser som görs av Sollentuna kommun mot målgruppen unga utanför.

Kommunledningskontorets beredning

Det nu föreliggande ärendet avser den delrapportering om "unga utanför"

som ska redovisas i februari 2015.

Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet

Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna

(6)

Tjänsteutlåtande

2015-01-29

Dnr 2015/0049 KS-1 Sidan 2 av 5 Metod

Uppdraget har genomförts främst genom intervjuer med

förvaltningscheferna för barn- och ungdomsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, socialnämnden och utbildnings- och

arbetsmarknadsnämnden.

Fördjupade intervjuer har skett med samordnaren av den politiska ledningsgruppen för förebyggande frågor, Annukka Leisti, enhetschef, Förebyggande enheten samt med Elisabeth Bengtsson, avdelningschef, Barn och unga.

Kommunledningskontorets PM i korthet

Nämnderna barn- och ungdomsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, socialnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden samarbetar inom ramen för den politiska ledningsgruppen för förebyggande frågor.

Följande åldersindelningar finns:

Barn- och utbildningsnämnden: 0-16 år Kultur- och fritidsnämnden: 10-25 år Socialnämnden: 0-20 år

Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden: 16-19 år, 20-25 år Politiska ledningsgruppen för förebyggande frågor

Det förvaltningsövergripande samarbetet för förebyggande frågor har pågått sedan 1998, inom ramen för den politiska ledningsgruppen för

förebyggande frågor, där politiker representeras av ordförande i respektive nämnd och tjänstemän representeras av förvaltningschefer och avdelnings/- enhetschefer.

Kopplat till den politiska ledningsgruppen är exempelvis program- och områdesgrupper samt SAGA-grupperna.

Mötesfrekvensen för möten inom den politiska ledningsgruppen för förebyggande arbete är fyra gånger per år: februari, maj, september,

november. Mötena samordnas av Socialkontoret, Förebyggande enheten och ordförande är socialnämndens ordförande.

Innehållet på mötena utgår från dessa områden:

§ Arbete som rör våld i nära relationer (utarbetad policy finns)

§ Barns och ungdomars psykiska ohälsa

§ Brottsförebyggande arbete

§ Drogförebyggande arbete ( A N D T ) (utarbetad policy finns)

§ Fritidsfrågor

§ Skol- och arbetsmarknadsrelaterade frågor

§ Ungdomssituationen i kommunen

§ Uppkomna problem/diskussioner

§ Rapporter från kommunområden/programgrupperna

§ Rapporter från nämnderna

(7)

2015-01-29

Dnr 2015/0049 KS-1 Sidan 3 av 5

Grunddokumenten för arbetet i den politiska ledningsgruppen för

förebyggande frågor har varit policyn för drogförebyggande arbete (ANDT) och policyn för arbete som rör våld i nära relationer.

Förslag på insatser

Mötena med förvaltningscheferna i detta uppdrag har genererat ett antal förslag på åtgärder dels generellt när det gäller arbetet i den politiska ledningsgruppen för förebyggande frågor, dels specifikt när det gäller "unga utanför". Nedan redovisas det som framkommit när det gäller arbetet med

"unga utanför".

Styrning, ledning och mötesstruktur

Arbetet i den politiska ledningsgruppen för förebyggande frågor föreslås ha följande struktur:

§ Ordförandemöte. Ger inriktning och följer upp arbetet i enlighet med inriktningsbeslutet, (mötesfrekvens: 2-3 gånger/år).

§ Styrgrupp bestående av förvaltningschefer fastställer dagordning och ärenden som bereds av arbetsgruppen (mötesfrekvens: 4 gånger/år)

§ Arbetsgruppen utses av förvaltningschefer (mötesfrekvens: löpande) Förslag på samordningsarbete kring "unga utanför":

§ En fördjupad kartläggning av vilka insatser respektive förvaltning gör idag inom området "unga utanför" och på så sätt

medvetandegöra vilka insatser som sker idag och hitta tydliga samverkansområden.

§ Definiera syfte, gemensamma mål och delmål för arbetet med "unga utanför".

§ Definiera de områden som ska samverkas kring och vilka gemensamma insatser som ska göras.

§ Utse arbetsgrupper för specifika samverkansprojekt inom arbetet med "unga utanför"

§ Undersök hur förvaltningarna tillsammans kan fånga upp fler barn i behov av extra stöd och därmed utveckla SAGA-grupperna.

§ Titta på en arbetsmetod med olika insatsnivåer, t ex utgå från Pyramiden: Generella insatser - Första linjen - Specialist

§ Ta del av olika forskningsresultat och goda exempel inom området

"unga utanför", t ex forskning gjord av SKL, K l och Ungdomsstyrelsen.

§ Framtida gemensamma handlingsplaner förs in i Stratsys.

§ Utveckla samarbetet mellan den politiska ledningsgruppen för förebyggande frågor och BRÅ

§ Samordna arbetet med "unga utanför" med det arbete som sker i Trygghet och säkerhet i Sollentuna

§ Finansiering:

- Varje nämnd bör budgetera för åtgärder inom ramen för det

(8)

2015-01-29

Dnr 2015/0049 KS-1 Sidan 4 av 5 ordinarie budgetarbetet. Detta gäller både åtgärder som görs i samverkan med andra nämnder och åtgärder som endast den egna nämnden genomför.

Nedan följer ett axplock av olika insatser som sker idag och som kan byggas vidare på:

§ Strukturera upp arbetet ytterligare när det gäller studie- och yrkesvägledares arbete och samordningen mellan utbildnings- och arbetsmarknadskontoret, barn- och utbildningskontoret, Komvux med flera.

§ Ett utökat samarbete mellan gymnasiesamordnare och SYV i grundskolan redan i niondeklass för att förebygga att elever inte hamnar utanför.

§ Framtida samverkan mellan kommuner, Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen och SLL i ett samordningsförbund gällande rehabiliteringsåtgärder.

§ Arbeta vidare på resultatet från kultur- och fritidskontorets projekt

"On the road" som handlar om att hitta nya vägar och verktyg för ungdomar att ta sig in i arbetslivet/studier.

§ Fokusarbete på gruppen "nyanlända" (projekt Landningsbanan som ska starta upp av socialkontoret, barn- och utbildningskontoret, arbetsförmedlingen och CIFS). Utöka samarbetet med fler

förvaltningar och ta med helheten, även familjen, dvs föräldrar och syskon till skolbarnen bör involveras. I syfte att minska

utanförskapet i ett tidigt skede.

§ Utbilda idrottsledare att göra insatser för att ungdomar inte ska sluta med idrotts verksam heten.

§ Sociala insatsgrupper (SIG) är ett samverkansuppdrag med flera aktörer med syfte att samordna arbetet kring ungdomar som riskerar att hamna i kriminalitet och utanförskap.

§ Inhämta erfarenheter andra kommuner eller organisationer som arbetar med goda exempel.

Den fortsatta hanteringen

Det fortsatta arbetet med att ta fram en gemensam handlingsplan för helheten, inklusive ansvarsfördelning och kostnader, för barn- och ungdomsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, socialnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden kommer i enlighet med

fullmäktiges beslut 2014-12-10 fortsätta och beräknas återrapporteras under hösten 2015.

Katarina Kämpe Kommundirektör

Caroline Olsson Kommunstrateg

(9)

2015-01-29

Dnr 2015/0049 KS-1 Sidan 5 av 5

;or:

Kommunledningskontorets PM "Samordning av arbetet med "unga utanför" - delrapport" daterad 2015-01 -29.

(10)

1 T 1 SOLLENTUNA KOMMUN

« | Kommunledr

Caroline Olsson

2015-01-29 Sidan 1 av 6 Bilaga

Dnr 2015/0049 KS-1

Gemensam handlingsplan för nämndernas planering att förebygga social ohälsa hos barn och unga i

Sollentuna - delrapport av samordningen av arbetet med "unga utanför"

Bakgrund

Kommunfullmäktige har vid sammanträde 2014-12-10 § 199 uppdragit till kommunledningskontoret att ta fram en gemensam handlingsplan, inklusive ansvarsfördelning och kostnader, för barn- och ungdomsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, socialnämnden och utbildnings- och

arbetsmarknadsnämnden. Första prioritet har samordning av arbetet med

"unga utanför". Delrapportering av "unga utanför" i februari 2015 och förslag på fullständig handlingsplan under hösten 2015.

I detta uppdrag avses med "unga utanför" alla barn och unga som befinner sig eller riskerar att hamna i ett utanförskap oavsett skälet för detta. Sedan tidigare har utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden ett särskilt arbete med namnet Unga utanför. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens arbete är en av alla de insatser som görs av Sollentuna kommun mot målgruppen unga utanför.

Metod

Uppdraget har genomförts främst genom intervjuer med

förvaltningscheferna för barn- och ungdomsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, socialnämnden och utbildnings- och

arbetsmarknadsnämnden.

Fördjupade intervjuer har skett med samordnaren av den politiska ledningsgruppen för förebyggande frågor, Annukka Leisti, enhetschef, Förebyggande enheten samt med Elisabeth Bengtsson, avdelningschef, Barn och unga.

Kommunledningskontorets PM i korthet

Nämnderna barn- och ungdomsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, socialnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden samarbetar inom ramen för den politiska ledningsgruppen för förebyggande frågor.

Respektive nämnd har olika ansvarsområden som endast översiktligt presenteras i detta P M

Barn- och utbildningsnämnden: 0-16 år Barn- och utbildningskontoret arbetar med:

§ Barnomsorg

Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet

Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna

(11)

2015-01-29

Dnr. 2015/0049 KS-1 Sidan 2 av 6

§ Skolbarnomsorg

§ Förskola

§ Grundskola

§ Grundsärskola

Kultur- och fritidsnämnden: 10-25 år

Kultur- och fritidskontoret har följande funktioner:

§ Handikappkonsulent - samordnar fritidsaktiviteter

§ Idrottskonsulent - aktivitetsbidrag och bokning av idrottshallar

§ Kultursekreterare/ sakkunnig - bidrag, stipendier, barnkultur och kultur i skolan,

§ Kultursekreterare/informatör

§ Nämndsekreterare/utredare

§ Projektledare för Edsvik

§ Yttre verksamheter: Biblioteken i Sollentuna, Sollentuna kulturskola, Idrott utomhus

§ Fritidsverksamhet: Arena Satelliten, Röda och Blå rummet och Fältfritidsledare.

Socialnämnden: 0-20 år

Socialkontoret arbetar med socialnämndens ansvarsområden som är:

§ Individ- och familjeomsorg (ekonomiskt bistånd, barn- och ungdomsvård, missbruksvård)

§ Socialpsykiatri

§ LSS för personer där funktionshindret beror på missbruksproblem och/eller psykisk störning/sjukdom

§ Introduktion av nyanlända och ensamkommande flyktingbarn

§ Förebyggande arbete för barn och ungdom

§ Budgetrådgivning och skuldsanering

§ Serveringstillstånd

§ Tillsyn av folköls- och tobaksförsäljning samt kontroll av handel med vissa receptfria läkemedel

§ Familjerådgivning

§ Konsumentvägledning

§ Förvalta ren het

§ Forskning och utveckling

§ Samordning av kommunens kvinnofridsarbete

Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden: 16-19 år, 20-25 år Utbildnings- och arbetsmarknadskontorets arbetsområde omfattar:

§ Gymnasieskola

§ Gymnasiesärskola

§ Kommunal vuxenutbildning

§ Svenska för invandrare

§ Näringslivs- och arbetsmarknadsfrågor

§ Kommunala aktivitetsansvaret

(12)

2015-01-29

Dnr. 2015/0049 KS-1 Sidan 3 av 6

Politiska ledningsgruppen för förebyggande frågor

Det förvaltningsövergripande samarbetet för förebyggande frågor har pågått sedan 1998, inom ramen för den politiska ledningsgruppen för

förebyggande frågor, där politiker representeras av ordförande i respektive nämnd och tjänstemän representeras av förvaltningschefer och avdelnings/- enhetschefer.

Kopplat till den politiska ledningsgruppen är exempelvis program- och områdesgrupper samt SAGA-grupperna. ProgranWOmrådesgrupperna består av Rotebro-gruppen (inklusive Viby, Norrviken, Häggvik, Rotsunda), Tureberg-Helenelund-Silverdal-gruppen, Edsbergs-gruppen (inklusive Vaxmora, Sjöberg, Kärrdal), och Gymnasiegruppen.

Mötesfrekvensen för möten inom den politiska ledningsgruppen för förebyggande frågor är fyra gånger per år, februari, maj, september,

november. Mötena samordnas av Socialkontoret, Förebyggande enheten och ordförande är socialnämndens ordförande. Mötena bereds av

förvaltningscheferna vid ett gemensamt möte.

Innehållet på mötena utgår från dessa områden:

§ Arbete som rör våld i nära relationer (utarbetad policy finns)

§ Barns och ungdomars psykiska ohälsa

§ Brottsförebyggande arbete

§ Drogförebyggande arbete (ANDT) (utarbetad policy finns)

§ Fritidsfrågor

§ Skol- och arbetsmarknadsrelaterade frågor

§ Ungdomssituationen i kommunen

§ Uppkomna problem/diskussioner

§ Rapporter från kommunområden/programgrupperna

§ Rapporter från nämnderna

Grunddokumenten för arbetet i den politiska ledningsgruppen för

förebyggande frågor har varit policyn för drogförebyggande arbete ( A N D T ) och policyn för arbete som rör våld i nära relationer.

Förslag på insatser

Mötena med förvaltningscheferna i detta uppdrag har genererat ett antal förslag på åtgärder dels generellt när det gäller arbetet i den politiska

ledningsgruppen för förebyggande frågor, dels specifikt när det gäller "unga utanför". Nedan redovisas det som framkommit när det gäller arbetet med

"unga utanför".

Styrning, ledning och mötesstruktur

Arbetet i den politiska ledningsgruppen för förebyggande frågor föreslås ha följande struktur:

§ Ordförandemöte. Ger inriktning och följer upp arbetet i enlighet med inriktningsbeslutet, (mötesfrekvens: 2-3 gånger/år).

(13)

2015-01-29

Dnr. 2015/0049 KS-1 Sidan 4 av 6

§ Styrgrupp bestående av förvaltningschefer fastställer dagordning och ärenden som bereds av arbetsgruppen (mötesfrekvens: 4 gånger/år)

§ Arbetsgruppen utses av förvaltningschefer (mötesfrekvens: löpande)

Förslag på samordningsarbete kring "unga utanför":

§ En fördjupad kartläggning av vilka insatser respektive förvaltning gör idag inom området "unga utanför" och på så sätt

medvetandegöra vilka insatser som sker idag och hitta tydliga samverkansområden.

§ Definiera syfte, gemensamma mål och delmål för arbetet med "unga utanför". Exempel på mål kan vara att barn och unga ska genomföra grundskolan och gymnasieskolan med minst godkänt. Ett annat mål att minska avhoppen från gymnasiet.

§ Definiera de områden som ska samverkas kring och vilka gemensamma insatser som ska göras. Exempel på ett definierat område kan vara att genomföra en djupanalys varför vissa barn och unga inte fullföljer eller fullföljt sin skolgång.

§ Utse arbetsgrupper bestående av handläggare vid respektive förvaltning som arbetar med specifika samverkansprojekt inom området "unga utanför".

§ Undersök hur förvaltningarna tillsammans kan fånga upp fler barn i behov av extra stöd och därmed utveckla SAGA-grupperna.

§ Titta på en arbetsmetod med olika insatsnivåer, t ex utgå från Pyramiden: Generella insatser - Första linjen - Specialist

BUS*-arbete

Förebyggande arbetet I

(' BUS = Barn och unga i särskilt stöd)

Ta del av olika forskningsresultat och goda exempel inom området

"unga utanför", t ex forskning gjord av SKL, K l och Ungdomsstyrelsen.

Framtida gemensamma handlingsplaner för arbetet med "unga utanför" förs in i Stratsys samt att uppföljning då sker. Dessa handlingsplaner ska också införas i det övergripande arbetet med trygghet och säkerhet.

Samarbetet mellan den politiska ledningsgruppen för förebyggande frågor och BRÅ bland annat när det gäller "unga utanför" bör utvecklas ytterligare då man har gemensamma frågeställningar.

(14)

2015-01-29

Dnr. 2015/0049 KS-1 Sidan 5 av 6

Målsättningar och handlingsplaner bör vara avstämda och synkroniserade.

§ Samordna arbetet med "unga utanför" med det arbete som sker i Trygghet och säkerhet i Sollentuna

§ Finansiering:

- Varje nämnd bör budgetera för åtgärder inom ramen för det ordinarie budgetarbetet. Detta gäller både åtgärder som görs i samverkan med andra nämnder och åtgärder som endast den egna nämnden genomför.

Nedan följer ett axplock av olika insatser som sker idag och som kan byggas vidare på:

§ Studie- och yrkesvägledare har en viktig roll för unga att hitta rätt på arbetsmarknaden, ett samarbete som idag sker mellan utbildnings- och arbetsmarknadskontoret, barn- och utbildningskontoret, Komvux med flera. Detta arbete kan struktureras upp ytterligare där även gemensam kompetensutveckling sker. Förslagsvis även koppla till studentmedarbetare som djup intervjuar unga som varit utanför om vilka insatser de ser skulle ha behövts för att de inte skulle ha hamnat utanför.

§ Ett utökat samarbete mellan gymnasiesamordnare och SYV i grundskolan redan i niondeklass för att förebygga att elever inte hamnar utanför.

§ U A N har fatt i uppdrag att i samråd med SN utreda och lämna förslag på hur Sollentuna kommun kan ingå i ett

samordningsförbund gällande rehabiliteringsåtgärder. Det är ett samarbete mellan kommunerna Sollentuna, Sigtuna och Upplands Väsby samt Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen och SLL. En målgrupp i detta samarbete kan t ex vara unga vuxna.

§ Kultur- och fritidskontoret har slutfört projektet "On the road" som handlar om att hitta nya vägar och verktyg för ungdomar att ta sig in i arbetslivet/ studier. Förslagsvis att arbeta vidare med det resultat som kommit fram i detta projekt, i samverkan med fler förvaltningar.

§ Fokusarbete på gruppen "nyanlända" (projekt Landningsbanan som ska starta upp av socialkontoret, barn- och utbildningskontoret, arbetsförmedlingen och CIFS).

Utöka samarbetet med fler förvaltningar och ta med helheten, även familjen, dvs föräldrar och syskon till skolbarnen, bör involveras. I syfte att minska utanförskapet i ett tidigt skede.

§ Utbilda idrottsledare att göra insatser för att ungdomar inte ska sluta med idrottsverksamheten.

§ Sociala insatsgrupper (SIG) är ett samverkansuppdrag mellan flera aktörer (med representanter från norrortspolisen, socialkontorets

(15)

2015-01-29

Dnr. 2015/0049 KS-1 Sidan 6 av 6

mottagningsgrupp samt ungdomsenheten, kultur- och fritidskontoret samt barn- och utbildningskontoret) med syfte att samordna arbetet kring ungdomar som riskerar att hamna i kriminalitet och

utanförskap.

§ Inhämta erfarenheter från andra kommuner eller organisationer som arbetar med goda exempel. Ett exempel är "Fritids delux" i Lunds kommun som är en samlingspunkt för ungdomar. Ett införande av en sådan modell i Sollentuna kommun kan innebära att särskilda

politiska beslut behöver tas och att nya medel kan behöva äskas. Ett annat exempel är Frälsningsarméns centrum i Åkalla som fick ta emot Stockholms stads Nelson Mandela-pris i början av året för hur man kan fånga upp föräldrar med barn i utsatthet.

Den fortsatta hanteringen

Det fortsatta arbetet med att ta fram en gemensam handlingsplan för helheten, inklusive ansvarsfördelning och kostnader, för barn- och ungdomsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, socialnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden kommer i enlighet med

fullmäktiges beslut 2014-12-10 fortsätta och beräknas återrapporteras under hösten 2015.

Caroline Olsson

(16)

J £ ~ | SOLLENTUNA KOMMUN

Kommunfullmäktige

Sammanträdes- protokoll

Sidan 1 av 2

§20/2015 Dnr 2015/0028 KS-1 Diariekod: 033

Redovisning av Sollentuna kommuns arbete med grön och hållbar IT

I ärendet föreligger tjänsteutlåtande 2015-01-28 från kommunledningskontoret.

Sammanfattning

Den 12 juni 2013 beslutade kommunfullmäktige i Sollentuna kommun att ge kommunstyrelsen i uppdrag att redovisa kommunens arbete med Grön- och hållbar IT. Grön och hållbar I T är att lägga ett miljömässigt och socialt perspektiv på IT. Ett systematiskt arbete med grön och hållbar IT är ett viktigt verktyg i kommunens klimatarbete och arbete med

energieffektivisering.

Kommunstyrelsens förslag

Kommunstyrelsen föreslår fullmäktige besluta följande:

1. Fullmäktige godkänner redovisningen av uppdraget att förbättra kommunens IT-miljö vad gäller energisnåla lösningar samt ökad effektivitet i verksamheterna (Grön IT) i enlighet med bilaga 1 till kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2015-01-28.

2. Kommunstyrelsen far i uppdrag att under 2015 ta fram förslag till policy och handlingsplan för hur grön I T kan införas i Sollentuna kommun.

Överläggning i fullmäktige

Under överläggningen yttrar sig Carina Knorpp (FP) och Joakim Jonsson

Carina Knorpp (FP) med instämmande av Joakim Jonsson (S) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag.

Proposition

Ordförande Björn Karlsson ( M ) ställer kommunstyrelsens förslag mot avslag. Fullmäktige bifaller förslaget.

(S).

Sign. Ordf. Justerare Exp. datum Sign.

(17)

SOLLENTUNA KOMMUN

e

Sammanträdes protokoll

Sidan 2 av 2 2. Kommunstyrelsen far i uppdrag att under 2015 ta fram förslag till

policy och handlingsplan för hur grön IT kan införas i Sollentuna kommun.

Akt

Kommunstrateg Caroline Olsson Samtliga nämnder

Kommunsekreteraren/uppdrag

Sign. Ordf. Justerare Exp. datum Sign.

(18)

SOLLENTUNA KOMMUN

Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret

2015-01-28

Caroline Olsson Sidan 1 av 4

Dnr 2015/0028 KS-1 Kommunstyrelsen Diariekod: 033

Redovisning av Sollentuna kommuns arbete med grön och hållbar IT

Förslag till beslut

Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen föreslå fullmäktige besluta följande:

2. Kommunstyrelsen far i uppdrag att under 2015 ta fram förslag till policy och handlingsplan för hur grön IT kan införas i Sollentuna kommun.

Sammanfattning

Den 12 juni 2013 beslutade kommunfullmäktige i Sollentuna kommun att ge kommunstyrelsen i uppdrag att redovisa kommunens arbete med Grön- och hållbar IT. Grön och hållbar IT är att lägga ett miljömässigt och socialt perspektiv på IT. Ett systematiskt arbete med grön och hållbar IT är ett viktigt verktyg i kommunens klimatarbete och arbete med

energieffektivisering.

Bakgrund

Den 12 juni 2013 beslutade kommunfullmäktige i Sollentuna kommun att ge kommunstyrelsen i uppdrag att redovisa kommunens arbete med Grön- och hållbar IT. Kommunstyrelsen har därför av kommunfullmäktige fatt i uppdrag att, inom ramen för IT-plansprocessen under 2014, och i samråd med arbetet kring energieffektiviserings- och klimatstrategierna, förbättra kommunens IT-miljö vad gäller resurs- och energiförbrukning samt sätta större fokus på hur IT i sig kan bidra till resurs- och energisnåla lösningar samt ökad effektivitet i verksamheterna (Grön IT).

Kommunledningskontorets beredning

Grön och hållbar IT är att lägga ett miljömässigt och socialt perspektiv på IT. Ett systematiskt arbete med grön och hållbar I T är ett viktigt verktyg i kommunens klimatarbete och arbete med energieffektivisering.

Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet

Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna

(19)

2015-01-28

Dnr 2015/0028 KS-1 Sidan 2 av 4

Utgångspunkten i forstudien har varit att grön och hållbar I T har i huvudsak två perspektiv:

• Minskad miljöpåverkan med stöd av IT - hur vi innovativt kan använda IT för att styra, mäta och reglera verksamhetens miljöpåverkan, vilket t ex kan innebära att vi använder I T för visualisering och styrning av fastigheters belysning, värme och kyla eller använder videokonferens istället för affärsresor.

• Miljöpåverkan av IT - hur v i kan minska IT:s miljöpåverkan, såsom smartare styrning av datorer vilket t ex leder till minskad

elförbrukning.

I uppdraget har ingått att genomföra en genomlysning av kommunens verksamheter när det gäller grön och hållbar IT. Denna genomlysning har i sin tur lett fram till förslag på ett antal förbättringsåtgärder.

Uppdraget har genomförts av Advania A B .

Representanter för följande förvaltningar har deltagit i kartläggningsarbetet:

• Miljö- och byggnadskontoret

• Barn- och utbildningskontoret

• Trafik- och fastighetskontoret

• Kommunledningskontoret:

- Miljö- och klimatstrateg - Personalavdelningen

- Ekonomiavdelningen (Upphandslingsenheten)

- Administrativa avdelningen (IT-enheten och internservice) Den metod som använts i genomlysningsarbetet är GITaudit. Den baseras på en ny svensk standard, SS895400 Hållbar IT. Cirka 150 frågor har besvarats av förvaltningarna för att ta reda på var kommunen befinner sig idag. Det underlaget har sedan analyserats av TCO Development och utifrån det resultatet har arbetsgruppen genom två workshops gemensamt tagit fram ett utkast till förslag på förbättringsåtgärder inom vilka områden Sollentuna kommun kan utvecklas när det gäller grön och hållbar IT. TCO

Development är en oberoende svensk aktör med uppdrag att driva på mot en mer hållbar IT-utveckling. TCO Development tog fram den första

hållbarhetscertifieringen av IT-produkter redan på 1980-talet. Mer information om TCO Development och GITaudit på

www.tcodevelopment.se/gitaudit

Utgångspunkter för GITaudit-analysen har varit:

• Båda perspektiven av hållbar IT har använts

• Systematiskt arbete enligt ledningssystemstruktur är viktigt

• Uppföljning är viktigt

(20)

2015-01-28

Dnr 2015/0028 KS-1 Sidan 3 av 4

• Ansvar ska tas även för det man handlar upp eller outsourcar

• Det är viktigt att ha ett hållbarhetsperspektiv på sin IT

• Förlänga livslängden och återanvända IT-produkter är bättre än att bara återvinna material

• Delaktighet viktigt för att skapa nödvändig förståelse och engagemang.

Resultat

En jämförelse har gjorts med andra kommuner och organisationer, dels i den årliga webenkäten GITindex 2013¹, dels i GITaudit2014 där andra

kommuner och organisationer har genomfört denna mer omfattande genomlysning som Sollentuna kommun nu gjort. Jämförelsen har gjorts utifrån två dimensioner, HUR-dimensionen och VAD-dimensionen.

H U R -dimensionen specificerar momenten i den övergripande processen gällande policy, planering, genomförande och uppföljning. HUR-

dimensionen visar på hur mogen kommunen är att arbeta med

förbättringsarbete inom grön och hållbar IT. Genomlysningen visar på att Sollentuna kommun ligger bra till i jämförelse med andra kommuner och kommunen har t ex framtagna policys gällande energieffektiviserings-, klimat och upphandlingsfrågor. Det är framförallt en tydligare policy runt hållbar IT som behövs. Ett annat förbättringsområde är att titta på hur v i säkerställer att arbetet med hållbar IT följs upp och utvärderas.

Sollentuna kommuns genomsnittliga poäng är 34, att jämföra mot 26 (kommuner/landsting) och 26 (alla organisationer) i GITindex2013. Max är

100 poäng.

VAD-dimensionen specificerar vilka områden mätningen görs inom, dvs de åtta områdena:

• Logistik och transporter

• Resor och möten

• Fastighetsstyming

• Informationsflöden

• Datorhallar

• Arbetsplatser

• Sociala aspekter

• Upphandling

Analysen visar på ett lågt resultat inom följande områden: Logistik och transporter, sociala aspekter, upphandling. Däremot är följande områden betydligt över medel: Arbetsplatser, fastighetsstyrning, informationsflöden.

Övriga områden ligger däremellan.

1 Enkäten har skickats till ett oberoende slumpmässigt urval av 1500 företag och

organisationer med fler än 200 anställda samt ca 3 000 företag med färre än 200 anställda.

Svarsfrekvensen var totalt 503 företag varav 29% var offentlig sektor.

(21)

2015-01-28

Dnr 2015/0028 KS-1 Sidan 4 av 4

Sollentuna kommuns genomsnittliga poäng är även här 34, att jämföra mot 42 (kommuner/landsting) och 43 (alla organisationer) i GITaudit2014.

Genomlysningen har resulterat i ett förslag till handlingsplan med förbättringsåtgärder inom nio områden:

1. Policy/styrande dokument för Hållbar IT 2. Upphandling

3. Kommunikation

4. Utbildning i Hållbar IT (extern/intern) 5. Fastigheter

6. Utskriftshantering

7. Digitala informationsflöden 8. IT-arbetsplatsen

9. Logistik och transporter

Kommunledningskontorets förslag

Sollentuna kommun ligger i jämförelse med andra kommuner väl till i arbetet med grön och hållbar IT och det betyder att i likhet med de flesta kommunerna finns det stor potential till förbättringar inom många områden som leder till minskad miljöbelastning och kostnadsbesparingar. Nästa steg blir att vidareutveckla utkastet till handlingsplan till tydligare projektplaner med behov av resurser och målsättningar med arbetet med grön och hållbar IT. Underlaget kommer att tas in i budgetberedningens arbete.

Arbetet med mål och handlingsplan inom ramen för grön och hållbar I T ska vidare vara en del i det miljöprogram som ska tas fram för kommunen under 2015.

Katarina K ä m p e Caroline Olsson

Kommundirektör Kommunstrateg

Bilagor:

Kommunledningskontorets PM "Kartläggning av Sollentuna kommun arbete med grön och hållbar I T " , daterad 2015-01-29

(22)

Kartläggning av Sollentuna kommuns arbete med grön och hållbar IT

Bakgrund

Den 12 juni 2013 beslutade kommunfullmäktige i Sollentuna kommun att låta göra en genomlysning av kommunens arbete med Grön- och hållbar IT. Kommunstyrelsen har därför av kommunfullmäktige fått i uppdrag att, inom ramen för IT-plansprocessen under 2014, och i samråd med arbetet kring energieffektiviserings- och klimatstrategierna, förbättra kommunens IT-miljö vad gäller resurs- och energiförbrukning samt sätta större fokus på hur IT i sig kan bidra till resurs- och energisnåla lösningar samt ökad effektivitet i verksamheterna (Grön IT).

Uppdraget

Grön och hållbar I T är att lägga ett miljömässigt och socialt perspektiv på IT. Ett systematiskt arbete med grön och hållbar IT är ett viktigt verktyg i kommunens klimatarbete och i arbetet med energieffektivisering. I juni 2014 presenterades en kartläggning ur livscykelperspektiv över klimatpåverkan från alla inköp i Sollentuna kommun. Ser man till enskilda poster är datorer den fjärde största klimatbelastande posten i kommunen.

Utgångspunkten i förstudien har varit att grön och hållbar IT i huvudsak har två perspektiv:

§ Minskad miljöpåverkan med stöd av I T - hur v i innovativt kan använda IT för att styra, mäta och reglera verksamhetens miljöpåverkan, vilket t ex kan innebära att vi använder IT för visualisering och styrning av fastigheters belysning, värme och kyla eller använder videokonferens istället för affärsresor.

Miljöpåverkan av IT - hur v i kan minska IT:s miljöpåverkan, såsom smartare styrning av datorer vilket t ex leder till minskad elförbrukning.

I uppdraget har ingått att genomföra en genomlysning av kommunens verksamheter när det gäller grön och hållbar I T . Denna genomlysning har i sin tur lett fram till förslag på ett antal förbättringsåtgärder.

§ Miljö- och byggnadskontoret

§ Barn- och utbildningskontoret

§ Trafik- och fastighetskontoret

§ Kommunledningskontoret:

- Ekonomiavdelningen (Upphandlingsenheten)

- Administrativa avdelningen (IT-enheten och internservice)

Den metod som använts i genomlysningsarbetet är GITaudit. Den baseras på en ny svensk standard, SS895400 Hållbar IT. Cirka 150 frågor har besvarats av förvaltningarna för att ta reda på var kommunen befinner sig idag. Det underlaget har sedan analyserats av TCO Development och utifrån det resultatet har arbetsgruppen genom två workshops gemensamt

(23)

tagit fram ett utkast till förslag på förbättringsåtgärder inom vilka områden Sollentuna

kommun kan utvecklas när det gäller grön och hållbar IT. TCO Development är en oberoende svensk aktör med uppdrag att driva på mot en mer hållbar IT-utveckling. TCO Development tog fram den första hållbarhetscertifieringen av IT-produkter redan på 1980-talet. Mer information om TCO Development och GITaudit på www.tcodevelopment.se/gitaudit Utgångspunkter för GITaudit-analysen har varit:

§ Båda perspektiven av hållbar IT har använts

§ Systematiskt arbete enligt ledningssystemstruktur är viktigt för att det ska vara ett långsiktigt arbete.

§ Uppföljning är viktigt för att skapa engagemang och kommunicera arbetet internt och externt

§ Det är viktigt att ta ansvar även för det man handlar upp eller outsourcar eftersom man kan påverka mycket genom att ställa krav i leverantörsledet.

§ Det är viktigt att ha ett hållbarhetsperspektiv på sin IT och inte begränsa det till bara miljö.

§ Förlänga livslängden och återanvända IT-produkter är bättre än att bara återvinna material eftersom en övervägande del av den miljömässiga och sociala påverkan sker i tillverkningsfasen.

§ Som i allt förändringarbete är delaktighet viktigt för att skapa nödvändig förståelse och engagemang. Processen för GITaudit-analysen är utformad för att skapa

delaktighet.

Resultat

I jämförelse med andra

En jämförelse har gjorts med andra kommuner och organisationer, dels i den årliga

webenkäten GITindex 2013 , dels i GITaudit2014 där andra kommuner och organisationer har genomfort denna mer omfattande genomlysning som Sollentuna kommun nu gjort.

Jämförelsen har gjorts utifrån två dimensioner, HUR-dimensionen och VAD-dimensionen.

Nedan redovisas Sollentuna kommuns poäng och ett snitt i GITindex respektive GITaudit.

Max är 100 poäng.

H U R -dimensionen specificerar de moment i arbetet som bör ske, dvs den övergripande processen.

Hur-dimensionen

Sollentuna kommun GITaudit 2014

Kommuner / landsting GITindex 2013

Alla organisationer GITindex 2013

Policy 29 31 30

Planering 42 25 25

Genomförande 40 27 27

Uppföljning 27 20 21

Medel 34 26 26

1 Enkäten har skickats till ett oberoende slumpmässigt urval av 1500 företag och organisationer med fler än 200 anställda samt ca 3 000 företag med färre än 200 anställda. Svarsfrekvensen var totalt 503 företag varav 29% var offentlig sektor.

(24)

HUR-dimensionen visar på hur mogen kommunen är att arbeta med förbättringsarbete inom grön och hållbar IT, dvs i vilken utsträckning arbetar vi systematiskt med policys, om arbetet med handlingsplaner och mål planeras, om det finns resurser och tydligt ansvar vid

genomförandet av handlingsplaner samt om v i följer upp och analyserar resultatet och förbättrar utifrån det. Sollentuna kommun har t ex framtagna policys gällande

energieffektiviserings-, klimat och upphandlingsfrågor.

HUR-dimensionen visar på att Sollentuna kommun ligger bra till i jämförelse med andra kommuner och det är framförallt en tydligare policy runt hållbar IT som behövs. Ett annat förbättringsområde är att titta på hur vi säkerställer att arbetet med hållbar IT följs upp och utvärderas.

VAD-dimensionen specificerar vilka områden mätningen görs inom, dvs

Vad-dimensionen

Sollentuna kommun GITaudit 2014

Kommuner / landsting GITaudit 2014

Alla organisationer GITaudit 2014

Logistik och transporter 4 16 18

Resor och möten 30 43 45

Fastighetsstyrning 59 41 38

Informationsflöden 54 56 58

Datorhallar 37 40 42

Arbetsplatser 60 54 55

Sociala aspekter 10 46 46

Upphandling 18 41 42

Medel 34 42 43

Analyserade områden 8 8 8

Inom logistik och transporter kartläggs användandet av moderna IT-hjälpmedel, t ex ruttoptimering, samtransporter för att minska på transportbehovet.

Inom resor och möten finns stor potential att ersätta fysiska möten med webb- och

videomöten t ex. Då krävs både att de tekniska möjligheterna finns men minst lika viktigt att skapa incitament för användande av tekniken och att kunskapen finns.

Inom fastighetsstyrning kartläggs användandet av moderna IT-hjälpmedel för styrning av el, värme och kyla och om t ex incitament finns för hyresgäster att minska energianvändningen.

Informationsflöden, internt och externt, går att digitalisera genom t ex e-tjänster, e-

fakturering, e-signering och används detta f u l l t ut finns stor potential att spara både när det gäller pappersförbrukning och posthantering/transporter.

Datorhallar är en stor energislukare och i kommunen är de flesta datorhallar outsourcade till externa leverantörer. Genom att ställa relevanta krav på dessa leverantörer kan

energianvändningen minska mycket.

(25)

Arbetsplatser innefattar både själva datorn men även telefon, skrivare och andra IT-

hjälpmedel. Några exempel är att effektiv utskriftshantering sker, att säkerställa att allt stängs av när det inte används och att energieffektiv utrustning köps in.

Sociala aspekter omfattar dels fysisk och psykosocial arbetsmiljö kopplat till IT-

användningen i kommunen och dels ansvarsfull upphandling som ställer krav på drägliga arbetsvillkor i leverantörsledet hos IT-leverantören, både när det gäller hårdvara och tjänster.

Hållbar IT-upphandling är ett viktigt verktyg för att säkerställa förbättringsarbetet inom alla ovan nämnda områden. Relevanta hållbarhetskrav som också följs upp är många gånger det viktigaste verktyget.

Analysen visar på ett lågt resultat inom följande områden: Logistik och transporter, sociala aspekter, upphandling. Däremot är följande områden betydligt över medel: Arbetsplatser, fastighetsstyrning, informationsflöden. Övriga områden ligger däremellan.

Förslag till handlingsplan

Som ett resultat av genomlysningen har ett förslag till handlingsplan med nio

förbättringsområden tagits fram. Områdena är listade i prioritetsordning av arbetsgruppen:

i . Policy/styrande dokument för Hållbar IT 2. Upphandling

3. Kommunikation

Här beskrivs mer ingående respektive förbättringsområde:

Handlingsplan 1: Policy/styrande dokument för Hållbar IT

Skapa ett fristående styrande dokument eller integrera Hållbar IT i andra styrande dokument där det beskrivs ambition och mål för arbetet runt Hållbar IT

Handlingsplan 2: Upphandling av IT

a) Säkerställ att hållbarhetskrav för I T finns med i Upphandlingspolicyn, att krav ställs på hårdvara, mjukvara, tjänster och leverantörer och att kraven är på en bra nivå.

b) Ta fram en plan för hur uppföljning av kraven ska ske,

c) Kartlägg miljöprestandan i de viktigaste datorhallarna Sollentuna använder (outsourcade eller där de ingår som en del av en tjänst) för att hitta relevanta krav vid framtida upphandling

Telefoniupphandlingen 2015 som pilot?

(26)

Handlingsplan 3: Kommunikation

Utveckla en kommunikationsplan för intern och extern kommunikation av arbetet med Hållbar IT, för att skapa insikt och engagemang hos medarbetare och medborgare i Sollentuna.

Handlingsplan 4: Utbildning i Hållbar IT

Ta fram och genomför utbildning för medarbetare. Både generell utbildning för att skapa djupare förståelse för allas personliga ansvar för ett Hållbart I T - arbetssätt men även mer riktade utbildningar runt ett digitalt arbetssätt;

exempelvis utskriftshantering, mobilt arbete, datalagring/informations- överföring, video/webmöten.

Handlingsplan 5: Fastigheter

a) Se över hyresmodellen (kallhyra istället för varmhyra) för att möjliggöra detaljerad mätning och fakturering i moderna fastigheter med mätare installerade.

b) Kartlägg användande av rörelse- och tidsstyrd belysning i fastigheterna för att bedöma potentialen till energieffektivisering.

c) Genomför en förstudie tillsammans med IT-organisationen för att bedöma potentialen med ett gemensamt system för uppkoppling, mätning och effektivisering av IT-utrustning och fastighetssystem.

Handlingsplan 6: Utskriftshantering

a) Säkerställ att Follow-me print används överallt där tekniken är implementerad, gör dubbelsidig utskrift till standardinställning.

b) Skapa mer detaljerad uppföljning av utskrifter och kostnadsfördelning.

Handlingsplan 7: Digitala informationsflöden

a) Fortsätt arbetet med att utveckla e-tjänster internt och externt och ta med miljöperspektivet vid kartläggningen (kartlägg t ex postgången internt mellan olika enheter)

b) Se över möjligheten till elektronisk signering även internt.

c) Extra viktigt att kartlägga arbetssätt inom skolan för att möjliggöra minskade utskrifter och effektivare arbetssätt

d) Strukturera upp ärendehantering och dokumentlagring för att minska på utskrifts- och datalagringsbehov

Handlingsplan 8: IT-arbetsplatsen

a) Skaffa kontroll över vad som finns (asset management).

b) Policy/styrning av vad som köps in och vilken livslängd den ska ha.

(27)

c) Se över möjligheten till återanvändning internt och externt d) Ställ krav på ansvarsfull återtagning och återvinning.

Handlingsplan 9: Logistik och transporter

Se över möjligheten till övergripande krav på IT-hjälpmedel (ruttoptimering, samtransporter osv) vid upphandling av transporter samt tjänster där

transporter ingår, kartlägg transportbehoven i kommunen för att ta reda på om t ex samtransporter och ruttoptimering skulle ge stor effekt.

Slutsats

Sollentuna kommun ligger i jämförelse med andra kommuner väl till i arbetet med grön och hållbar IT och det betyder att i likhet med de flesta kommunerna finns det stor potential t i l l förbättringar inom många områden som leder till minskad miljöbelastning och

kostnadsbesparingar. Nästa steg blir att vidareutveckla utkastet till handlingsplan till tydligare projektplaner med behov av resurser och målsättningar med arbetet med grön och hållbar IT.

Underlaget kommer att tas in i budgetberedningens arbete.

Arbetet med mål och handlingsplan inom ramen för grön och hållbar IT ska vidare vara en del i det miljöprogram som ska tas fram för kommunen under 2015.

(28)

Kartläggning av Sollentuna kommuns arbete med grön och hållbar IT

Bakgrund

Den 12 j u n i 2013 beslutade kommunfullmäktige i Sollentuna kommun att låta göra en genom lysning av kommunens arbete med Grön- och hållbar IT. Kommunstyrelsen har därför av kommunfullmäktige fått i uppdrag att, inom ramen för IT-plansprocessen under 2014, och i samråd med arbetet kring energieffektiviserings- och klimatstrategierna, förbättra kommunens IT-miljö vad gäller resurs- och energiförbrukning samt sätta större fokus på hur IT i sig kan bidra till resurs- och energisnåla lösningar samt ökad effektivitet i verksamheterna (Grön IT).

Uppdraget

Grön och hållbar I T är att lägga ett miljömässigt och socialt perspektiv på IT. Ett systematiskt arbete med grön och hållbar IT är ett viktigt verktyg i kommunens klimatarbete och i arbetet med energieffektivisering. I juni 2014 presenterades en kartläggning ur livscykelperspektiv över klimatpåverkan från alla inköp i Sollentuna kommun. Ser man till enskilda poster är datorer den fjärde största klimatbelastande posten i kommunen.

Utgångspunkten i förstudien har varit att grön och hållbar IT i huvudsak har två perspektiv:

§ Minskad miljöpåverkan med stöd av I T - hur v i innovativt kan använda IT för att styra, mäta och reglera verksamhetens miljöpåverkan, vilket t ex kan innebära att v i använder IT för visualisering och styrning av fastigheters belysning, värme och kyla eller använder videokonferens istället för affärsresor.

Miljöpåverkan av IT - hur vi kan minska IT:s miljöpåverkan, såsom smartare styrning av datorer vilket t ex leder till minskad elförbrukning.

I uppdraget har ingått att genomföra en genomlysning av kommunens verksamheter när det gäller grön och hållbar IT. Denna genomlysning har i sin tur lett fram till förslag på ett antal förbättringsåtgärder.

§ Miljö- och byggnadskontoret

§ Barn- och utbildningskontoret

§ Trafik- och fastighetskontoret

§ Kommunledningskontoret:

- Ekonomiavdelningen (Upphandlingsenheten)

- Administrativa avdelningen (IT-enheten och internservice)

Den metod som använts i genomlysningsarbetet är GITaudit. Den baseras på en ny svensk standard, SS895400 Hållbar IT. Cirka 150 frågor har besvarats av förvaltningarna för att ta reda på var kommunen befinner sig idag. Det underlaget har sedan analyserats av TCO Development och utifrån det resultatet har arbetsgruppen genom två workshops gemensamt

(29)

tagit fram ett utkast till förslag på förbättringsåtgärder inom vilka områden Sollentuna

kommun kan utvecklas när det gäller grön och hållbar IT. TCO Development är en oberoende svensk aktör med uppdrag att driva på mot en mer hållbar IT-utveckling. TCO Development tog fram den första hållbarhetscertifieringen av IT-produkter redan på 1980-talet. Mer information om TCO Development och GITaudit på www.tcodeveIopment.se/gitaudit Utgångspunkter för GITaudit-analysen har varit:

§ Båda perspektiven av hållbar IT har använts

§ Systematiskt arbete enligt ledningssystemstruktur är viktigt för att det ska vara ett långsiktigt arbete.

§ Uppföljning är viktigt för att skapa engagemang och kommunicera arbetet internt och externt

§ Det är viktigt att ta ansvar även för det man handlar upp eller outsourcar eftersom man kan påverka mycket genom att ställa krav i leverantörsledet.

§ Det är viktigt att ha ett hållbarhetsperspektiv på sin IT och inte begränsa det till bara miljö.

§ Förlänga livslängden och återanvända IT-produkter är bättre än att bara återvinna material eftersom en övervägande del av den miljömässiga och sociala påverkan sker i tillverkningsfasen.

§ Som i allt förändringarbete är delaktighet viktigt för att skapa nödvändig förståelse och engagemang. Processen för GITaudit-analysen är utformad för att skapa

delaktighet.

Resultat

I jämförelse med andra

En jämförelse har gjorts med andra kommuner och organisationer, dels i den årliga

webenkäten GITindex 2013¹, dels i GITaudit2014 där andra kommuner och organisationer har genomfort denna mer omfattande genomlysning som Sollentuna kommun nu gjort.

Jämförelsen har gjorts utifrån två dimensioner, HUR-dimensionen och VAD-dimensionen.

Nedan redovisas Sollentuna kommuns poäng och ett snitt i GITindex respektive GITaudit.

Max är 100 poäng.

H U R -dimensionen specificerar de moment i arbetet som bör ske, dvs den övergripande processen.

H u i -dimensionen

Sollentuna kommun GITaudit 2014

Kommuner / landsting GITindex 2013

Alla organisationer GITindex 2013

Policy 29 31 30

Planering 42 25 25

Genomförande 40 27 27

Uppföljning 27 20 21

Medel 34 26 26

1 Enkäten har skickats till ett oberoende slumpmässigt urval av 1500 företag och organisationer med fler än 200 anställda samt ca 3 000 företag med färre än 200 anställda. Svarsfrekvensen var totalt 503 företag varav 29% var offentlig sektor.

(30)

HUR-dimensionen visar på hur mogen kommunen är att arbeta med förbättringsarbete inom grön och hållbar IT, dvs i vilken utsträckning arbetar vi systematiskt med policys, om arbetet med handlingsplaner och mål planeras, om det finns resurser och tydligt ansvar vid

genomförandet av handlingsplaner samt om vi följer upp och analyserar resultatet och förbättrar utifrån det. Sollentuna kommun har t ex framtagna policys gällande

energieffektiviserings-, klimat och upphandlingsfrågor.

HUR-dimensionen visar på att Sollentuna kommun ligger bra till i jämförelse med andra kommuner och det är framförallt en tydligare policy runt hållbar IT som behövs. Ett annat förbättringsområde är att titta på hur v i säkerställer att arbetet med hållbar IT följs upp och utvärderas.

VAD-dimensionen specificerar vilka områden mätningen görs inom, dvs

Vad-dimensionen

Sollentuna kommun GITaudit 2014

Kommuner / landsting GITaudit 2014

Alla organisationer GITaudit 2014

Logistik och transporter 4 16 18

Resor och möten 30 43 45

Fastighetsstyrning 59 41 38

Informationsflöden 54 56 58

Datorhallar 37 40 42

Arbetsplatser 60 54 55

Sociala aspekter 10 46 46

Upphandling 18 41 42

Medel 34 42 43

Analyserade områden 8 8 8

Inom logistik och transporter kartläggs användandet av moderna IT-hjälpmedel, t ex ruttoptimering, samtransporter för att minska på transportbehovet.

Inom resor och möten finns stor potential att ersätta fysiska möten med webb- och

videomöten t ex. Då krävs både att de tekniska möjligheterna finns men minst lika viktigt att skapa incitament för användande av tekniken och att kunskapen finns.

Inom fastighetsstyrning kartläggs användandet av moderna IT-hjälpmedel för styrning av el, värme och kyla och om t ex incitament finns för hyresgäster att minska energianvändningen.

Informationsflöden, internt och externt, går att digitalisera genom t ex e-tjänster, e-

fakturering, e-signering och används detta f u l l t ut finns stor potential att spara både när det gäller pappersförbrukning och posthantering/transporter.

Datorhallar är en stor energislukare och i kommunen är de flesta datorhallar outsourcade till externa leverantörer. Genom att ställa relevanta krav på dessa leverantörer kan

energianvändningen minska mycket.

(31)

Arbetsplatser innefattar både själva datorn men även telefon, skrivare och andra IT-

hjälpmedel. Några exempel är att effektiv utskriftshantering sker, att säkerställa att allt stängs av när det inte används och att energieffektiv utrustning köps in.

Sociala aspekter omfattar dels fysisk och psykosocial arbetsmiljö kopplat till IT-

användningen i kommunen och dels ansvarsfull upphandling som ställer krav på drägliga arbetsvillkor i leverantörsledet hos IT-leverantören, både när det gäller hårdvara och tjänster.

Hållbar IT-upphandling är ett viktigt verktyg för att säkerställa förbättringsarbetet inom alla ovan nämnda områden. Relevanta hållbarhetskrav som också följs upp är många gånger det viktigaste verktyget.

Analysen visar på ett lågt resultat inom följande områden: Logistik och transporter, sociala aspekter, upphandling. Däremot är följande områden betydligt över medel: Arbetsplatser, fastighetsstyrning, informationsflöden. Övriga områden ligger däremellan.

Förslag till handlingsplan

Som ett resultat av genomlysningen har ett förslag till handlingsplan med nio

förbättringsområden tagits fram. Områdena är listade i prioritetsordning av arbetsgruppen:

1. Policy/styrande dokument för Hållbar IT 2. Upphandling

3. Kommunikation

Här beskrivs mer ingående respektive förbättringsområde:

Handlingsplan 1: Policy/styrande dokument för Hållbar IT

Skapa ett fristående styrande dokument eller integrera Hållbar IT i andra styrande dokument där det beskrivs ambition och mål för arbetet runt Hållbar IT

Handlingsplan 2: Upphandling av I T

a) Säkerställ att hållbarhetskrav för I T finns med i Upphandlingspolicyn, att krav ställs på hårdvara, mjukvara, tjänster och leverantörer och att kraven är på en bra nivå.

b) Ta fram en plan för hur uppföljning av kraven ska ske,

c) Kartlägg miljöprestandan i de viktigaste datorhallarna Sollentuna använder (outsourcade eller där de ingår som en del av en tjänst) för att hitta relevanta krav vid framtida upphandling

(32)

Handlingsplan 3: Kommunikation

Utveckla en kommunikationsplan för intern och extern kommunikation av arbetet med Hållbar IT, för att skapa insikt och engagemang hos medarbetare och medborgare i Sollentuna.

Handlingsplan 4: Utbildning i Hållbar IT

Ta fram och genomför utbildning för medarbetare. Både generell utbildning för att skapa djupare förståelse för allas personliga ansvar för ett Hållbart I T - arbetssätt men även mer riktade utbildningar runt ett digitalt arbetssätt;

exempelvis utskriftshantering, mobilt arbete, datalagring/informations- överföring, video/webmöten.

Handlingsplan 5: Fastigheter

a) Se över hyresmodellen (kallhyra istället för varmhyra) för att möjliggöra detaljerad mätning och fakturering i moderna fastigheter med mätare installerade.

b) Kartlägg användande av rörelse- och tidsstyrd belysning i fastigheterna för att bedöma potentialen till energieffektivisering.

c) Genomför en förstudie tillsammans med IT-organisationen för att bedöma potentialen med ett gemensamt system för uppkoppling, mätning och effektivisering av IT-utrustning och fastighetssystem.

Handlingsplan 6: Utskriftshantering

a) Säkerställ att FoIIow-me print används överallt där tekniken är implementerad, gör dubbelsidig utskrift till standardinställning.

b) Skapa mer detaljerad uppföljning av utskrifter och kostnadsfördelning.

Handlingsplan 7: Digitala informationsflöden

a) Fortsätt arbetet med att utveckla e-tjänster internt och externt och ta med miljöperspektivet vid kartläggningen (kartlägg t ex postgången internt mellan olika enheter)

b) Se över möjligheten till elektronisk signering även internt.

c) Extra viktigt att kartlägga arbetssätt inom skolan för att möjliggöra minskade utskrifter och effektivare arbetssätt

d) Strukturera upp ärendehantering och dokumentlagring för att minska på utskrifts- och datalagringsbehov

Handlingsplan 8: IT-arbetspIatsen

a) Skaffa kontroll över vad som finns (asset management).

b) Policy/styrning av vad som köps in och vilken livslängd den ska ha.

(33)

c) Se över möjligheten till återanvändning internt och externt d) Ställ krav på ansvarsfull återtagning och återvinning.

Handlingsplan 9: Logistik och transporter

Se över möjligheten till övergripande krav på IT-hjälpmedel (ruttoptimering, samtransporter osv) vid upphandling av transporter samt tjänster där

transporter ingår, kartlägg transportbehoven i kommunen för att ta reda på om t ex samtransporter och ruttoptimering skulle ge stor effekt.

Slutsats

Sollentuna kommun ligger i jämförelse med andra kommuner väl till i arbetet med grön och hållbar IT och det betyder att i likhet med de flesta kommunerna finns det stor potential till förbättringar inom många områden som leder till minskad miljöbelastning och

kostnadsbesparingar. Nästa steg blir att vidareutveckla utkastet till handlingsplan till tydligare projektplaner med behov av resurser och målsättningar med arbetet med grön och hållbar IT.

Underlaget kommer att tas in i budgetberedningens arbete.

Arbetet med mål och handlingsplan inom ramen för grön och hållbar IT ska vidare vara en del i det miljöprogram som ska tas fram för kommunen under 2015.