• No results found

16.1. Revidering av bolagspolicy samt ägardirektiv för Sollentuna Stadshus AB, Sollentunahem AB, Sollentuna Energi och Miljö AB, AB SOLOM och Sollentuna Kommunfastigheter AB

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "16.1. Revidering av bolagspolicy samt ägardirektiv för Sollentuna Stadshus AB, Sollentunahem AB, Sollentuna Energi och Miljö AB, AB SOLOM och Sollentuna Kommunfastigheter AB"

Copied!
10
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet

Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna

Dnr 2019/0027 KS-9

Diariekod: 023 Kommunstyrelsen

Revidering av bolagspolicy samt ägardirektiv för Sollentuna Stadshus AB, Sollentunahem AB, Sollentuna Energi och Miljö AB, AB SOLOM och Sollentuna Kommunfastigheter AB

Förslag till beslut

Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen föreslå fullmäktige besluta följande:

1. Fullmäktige antar

- ny bolagspolicy för Sollentuna kommuns bolag, - nya ägardirektiv för Sollentuna Stadshus AB, - nya ägardirektiv för Sollentunahem AB,

- nya ägardirektiv för Sollentuna Energi och Miljö AB - nya ägardirektiv för AB SOLOM, samt

- nya ägardirektiv för Sollentuna Kommunfastigheter AB

i enlighet med bilagor 1-6 till kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2019-04-15.

2. Fullmäktige upphäver ägardirektivet till Sollentunahem AB, antaget av fullmäktige 2011-09-21, § 107, angående bostadsrättsombildning.

Sammanfattning

Sollentuna kommun bildade, efter beslut i fullmäktige den 15 december 2016, § 181, en bolagskoncern.

I samma beslut fastställdes en företagspolicy samt bolagsordningar och ägardirektiv, nya eller reviderade, för de bolag som ingår i bolagskoncernen.

Genom dessa dokument sker stora delar av ägarens styrning av bolagen och de bildar en grund för ägaren att samordna bolagen i en koncerngemenskap.

Styrdokumenten - företagspolicy samt ägardirektiv - har i detta ärende reviderats och i delar omstrukturerats.

Syftet med revideringarna är att uppdatera styrdokumenten samt att de på ett tydligare sätt ska visa hur ägaren utövar sin styrning, dvs. ägarstyrning.

(2)

Bakgrund

Bildandet av en bolagskoncern

Sollentuna kommun bildade, efter beslut i fullmäktige den 15 december 2016, § 181, en bolagskoncern.

I samma beslut fastställdes en företagspolicy samt bolagsordningar och ägardirektiv, nya eller reviderade, för de bolag som ingår i bolagskoncernen.

Genom dessa dokument sker stora delar av ägarens styrning av bolagen och de bildar en grund för ägaren att samordna bolagen i en koncerngemenskap.

Processen att ta fram förslag till reviderade styrdokument Metod

Kommunens bolagskoncern har nu funnits i cirka två år och bolagen har under denna tid haft möjlighet att lämna synpunkter på dels det

övergripande ägardirektivet – bolagspolicyn – och dels de grundläggande ägardirektiven.

Arbetet med att revidera styrdokumentens har skett i olika steg för att skapa delaktighet och förankra innehållet och föreslagna revideringar med

respektive bolag.

Kommunledningskontoret inledde under våren 2018 ett arbete med att mer systematiskt inhämta bolagens synpunkter.

Inledningsvis hämtades synpunkter på dokumentens innehåll in genom en workshop där bolagens ledningsgrupper deltog.

Synpunkterna återkopplades skriftligen till bolagens verkställande direktör (VD) som informerade respektive styrelse om det pågående arbetet och inhämtade styrelsens synpunkter på dokumenten. Styrelsens synpunkter samlades in av respektive VD och har utgjort underlag i arbetet med revideringar av dokumenten.

Efter arbetet med att revidera dokumenten har avstämningsmöten hållits med respektive bolags VD. Samtliga revideringar och justeringar i

respektive dokumenten har gåtts igenom och en dialog har ägt rum kring de förändringar som gjorts.

Under arbetets gång har omvärldsbevakning genomförts och

jämförelsematerial för avkastningsnivåer och finansieringskalkyler har använts.

Företagspolicy/Bolagspolicy

Den företagspolicy som antogs av fullmäktige den 15/12 2016, § 181 ligger i sin helhet till grund för den reviderade policyn.

Dispositionen i företagspolicyn är reviderad och tar nu sin utgångspunkt i att tydliggöra Sollentuna kommuns ägarroll och i att på ett tydligare sätt

(3)

förklara hur ägaren styr sina bolag, dvs. hur kommunens ägarstyrning av sina bolag ska genomföras.

Policyn anger även gemensamma principer för bolagen inom områdena styrelse och VD, ekonomi, information och revision.

Policyn föreslås byta namn från företagspolicy till bolagspolicy för att på ett tydligare sätt peka på att det är kommunens bolag (aktiebolag) som policyn avser.

I nya policys som beslutas av fullmäktige ska det anges i vilken utsträckning bolagen omfattas av en viss policy, därför har den reviderade versionen utlämnat avsnitt som hänvisar till annan policy.

Avsnitt om arkivreglemente och taxa för utlämnande av allmänna handlingar har med anledning enligt ovan utelämnats.

Vidare har avsnitt om brandskydd, mm utelämnats då samordningskraven mellan bolagen och kommunen ska framgå av respektive policy.

Den tidigare företagspolicyn beskriver hur en bolagsstyrningsrapport ska upprättas och vilket innehåll denna ska ha. I den reviderade versionen har kravet på denna rapport tagits bort mot bakgrund av att merparten av uppgifterna numera ska redovisas i respektive bolags hållbarhetsrapport enligt Årsredovisningslag (1995:1554) kapitel 6, §10.

För rapportering av ekonomi och verksamhetsutveckling har i den reviderade versionen tre tidpunkter föreslagits, tertial 1 (jan-apr),

delårsbokslut (jan-aug) och årsbokslut (jan-dec), från att enligt den tidigare rapporteras i delar per månad och i delar per år. Förändringen förväntas tydliggöra rapporteringsrutiner och medföra en bättre planeringsmöjlighet för det administrativa arbetet inom och mellan bolagen och kommunen.

I rapporteringen har ett krav på årlig rapport av en rullande tioårig resultat-, balans- och investeringsplan föreslagits. Detta för att på ett kontinuerligt sätt möjliggöra likviditetsplaneringen inom kommunkoncernen och för att i god tid kunna anpassa låneportföljen.

Nivåer på bolagens avkastningskrav bör ses över kontinuerligt. Därför har det under rubriken ”Ekonomiska mål och nyckeltal” i den reviderade

versionen av bolagspolicyn lagts in en skrivning om att en översyn av nivåer ska göras en gång per mandatperiod. Detta gäller samtliga bolag och därför har skrivningen lagts i bolagspolicyn istället för i de grundläggande

ägardirektiven.

Avkastningskravet bör anpassas efter rådande konjunkturläge och

verksamhetens förutsättningar i form av exempelvis lagregleringar och vid behov revideras genom beslut i fullmäktige.

(4)

Ägardirektiv

De grundläggande ägardirektiven fullmäktige beslutar om för respektive bolag ska i så hög utsträckning som möjligt innehålla uppdrag och direktiv av en löpande karaktär och inte vara tidsbestämda.

I de fall fullmäktige beslutar om ett direktiv som är av en löpande karaktär bör detta direkt läggas in i det grundläggande ägardirektivet för att

dokumentet ska ge en sammanhållen bild av de löpande uppdrag som tilldelats bolaget.

Fullmäktig kan besluta om kompletterade ägardirektiv vilka oftast är tidsbestämda, dvs. har en början och ett slut. Dessa ligger som separata uppdrag och läggs inte in i det grundläggande ägardirektivet.

För kompletterade direktiv, bör dessa läggas i bilaga till det grundläggande ägardirektivet för att en sammanhållen och överskådlig sammanställning av bolagets samtliga åtaganden skall uppnås.

Mot bakgrund av att förtydliga styrningen och för att undvika

sammanblandning av begrepp har ”Årliga uppdrag” strukits i samtliga ägardirektiv och för de fall behov av att ge ett eller flera bolag ett tidsbestämt uppdrag uppstår, föreslås benämningen ”kompletterande ägardirektiv” användas.

I ägardirektiven för Sollentunahem AB, Sollentuna Energi och Miljö AB, AB SOLOM och Sollentuna kommunfastigheter AB, har rubrikerna Social hänsyn och Miljö- och klimathänsyn bytts ut mot Socialt ansvar och Miljö- och klimatansvar för att tydliggöra att det är ett ansvar som åvilar bolagen snarare än att ta hänsyn.

Mindre språkliga korrigeringar har gjorts i direktiven och i vissa fall justering av ordval.

I direktiven för Sollentuna Stadshus AB:s dotterbolag har på vissa ställen

”ägaren” bytts ut till ”kommunen” eftersom det är ägaren i form av Sollentuna kommun som avses och inte den formelle ägaren av aktierna.

För att uppnå en likformighet i formuleringen av krav på soliditet har texten i respektive ägardirektiv justerats så den anger en lägsta soliditet bolaget ska upprätthålla.

Samtliga korrigeringar i direktiven är markerade med genomstruken text och gulmarkering.

Bolagens ägardirektiv har reviderats med beaktande av de synpunkter respektive VD lämnat under beredningstiden.

I det följande finns en genomgång av de väsentligaste justeringar som gjorts i de reviderade förslagen till ägardirektiv inför remissförfarandet.

Sollentunahem AB

Direktavkastningen på fastigheternas marknadsvärde ska vara minst 3,25 procent.

(5)

Marknadsvärdet för fastigheterna ska beräknas som ett genomsnitt av värdet för den senaste femårsperioden för de fastigheter som ägs vid

beräkningstidpunkten.

Sollentuna Energi och Miljö AB

VA-verksamheten ska exkluderas vid beräkning av bolagets avkastning.

Bolaget ska, över en femårscykel, i medeltal ha en avkastning på minst 7 procent på totalt kapital, exklusive vatten- och avfallsverksamheten.

AB SOLOM

Bolaget får sälja överkapacitet till andra än Sollentuna kommun.

Överkapacitet definieras som platser eller personella resurser. Överkapacitet uppstår då bolaget har fler platser eller personella resurser än vad Sollentuna kommun köper från bolaget.

Remiss

Eter det att kommunledningskontoret arbetat fram förslag på ny bolagspolicy och nya ägardirektiv beslutade kommunstyrelsens

arbetsutskott 2019-02-18, § 25 att sända förslagen på remiss till respektive bolag.

I kommunledningskontorets förslag till nya direktiv har hänsyn tagits till bolagens synpunkter under den beredningstid som föregått remissen.

Remissvar

Samtliga bolag har svarat på remissen inom den förelagda tiden.

Respektive remissvar framgår av bilagor 7-11.

Kommunledningskontorets synpunkter på inkomna remisser och förslag till beslut

Sollentuna Stadshus AB Remissvar

• Sollentuna Stadshus AB biträder kommunledningskontorets förslag till dels ny bolagspolicy och dels nya ägardirektiv för Sollentuna Stadshus AB.

Kommunledningskontorets synpunkter

Kommunledningskontoret har inga synpunkter på bolagets svar.

Sollentunahem AB Remissvar

Generellt

(6)

 Behåll ägardirektiven på en övergripande nivå, så att specifika initiativ istället överenskoms genom avtal eller dialog om aktuella mål och prioriteringar.

 Gör ett tillägg om att sträva efter samordning för effektiv byggnation inom koncernen.

Bolagspolicy

 Gör ett tillägg om att samtliga ägardirektiv till bolaget, vare sig de är grundläggande med uppdrag av löpande karaktär eller kompletterade med en början och ett slut, ska finnas sammanställda i ett och samma uppdaterade dokument.

 Gör ett tillägg om att effektivisera verksamheten ytterligare genom systematiskt kvalitets- och miljöarbete.

 Se över formuleringen i sista stycket under 4.1 (om information som ska ge allmänheten insyn i verksamheten).

Ägardirektiv

 Lägg till ett inledande stycke som konstaterar att detta dokument jämte kommunens Bolagspolicy utgör samtliga aktuella ägardirektiv, att de ersätter alla tidigare ägardirektiv och att dokumentet därmed ska hållas uppdaterat.

 Under rubrik 3.3 stryk meningen "Solceller ska installeras där det är ekonomiskt försvarbart." och ersätt den med "Sträva efter att

använda ny teknik och minska bolagets klimatpåverkan där det är ekonomiskt försvarbart".

Kommunledningskontorets synpunkter

Ett tillägg om att effektivisera verksamheten ytterligare genom systematiskt kvalitets- och miljöarbete föreslås läggas in i bolagets ägardirektiv.

Hanteringen av att få en sammanhållen bild av samtliga direktiv omhändertas i den föreslagna modellen för hur de grundläggande samt kompletterande direktiven bör hanteras. Dock upphäver inte denna hantering något beslutat direktiv utan utgör en endast en möjlighet till överskådlighet.

Kommunledningskontoret bedömer att ägardirektivet, antaget av fullmäktige 2011-09-21, § 107, om att den inledda

bostadsrättsombildningen inom bolaget ska fortsätta, kan upphävas.

Under rubrik 3.3 i ägardirektivet föreslås formuleringen att anpassas till bolagets förslag.

Då bolagen inom koncernen bedriver olika typ av verksamhet föreslås det att ett tillägg om att sträva efter samordning för effektiv byggnation inom koncernen inte läggs i bolagspolicyn. Detta bör beslutas i annan ordning.

(7)

Sollentuna Energi och Miljö AB Remissvar

Bolagspolicy

• Bra

• Policydokument. Inte för många! Detaljstyrning – anda, gemensam anda. Bör framgå att policydokumenten ska tas i tillämpliga delar för att skapa en styrande effekt men flexibilitet då det kan finnas lagkrav som gör att detaljer behöver göras på annat sätt.

Ägardirektiv

• Vi ställer oss positiva till att avkastning på totalt kapital beräknas exklusive VA- och avfall och att nivån läggs på 7%. Det kommer att vara utmanande i den expansiva fas vi befinner oss i nu och med den nya elnätsreglering som ger ett lagstadgat avkastningskrav som ligger betydligt lägre än det. Då en översyn föreslås att göras

respektive mandatperiod kan utvecklingen och eventuella justeringar genomföras vid dessa tillfällen vilket vi också ser som positivt.

• Även soliditetsmåttet bör beräknas exklusive VA och avfall.

Kommunledningskontorets synpunkter

Antalet policydokument regleras inte i bolagspolicyn.

En förnyad process för framtagande av policydokument tillämpas numera där det vid framtagandet av förslaget ska framgå i viken omfattning policyn ska gälla respektive bolag.

I ägardirektivet föreslås det inskrivas att soliditetsmåttet vid beräkning ska exkludera VA- och avfallsverksamheten.

AB SOLOM Remissvar

• Punkt 1 Inledning. I första stycket önskar AB SOLOM stryka ordet

”grundläggande” i formuleringen ”grundläggande ägardirektiv”.

• Punkt 3.1 Allmänt. I andra stycket vill AB SOLOM ändra formuleringen ”ombesörja boenden” till ”ombesörja drift av boenden”.

I sjunde stycket vill AB SOLOM förtydliga att det finns

begränsningar i avtalsform när det gäller möjlighet till försäljning vid överkapacitet. Rent juridiskt kan bolaget idag endast sälja platser till andra kommuner vid LOV-avtal. Bolaget önskar möjlighet att även kunna sälja platser vid överkapacitet till andra kommuner på verksamheter som drivs med direktavtal och entreprenadavtal. För att detta ska vara möjligt krävs en omförhandling av dessa avtal.

Skillnaden i avtalsform bör framgå i ägardirektiven då nuvarande

(8)

förslag på formulering kan leda till orealistiska förväntningar rörande bolagets möjlighet till merförsäljning.

• Punkt 3.2.2 Kommunalt alternativ. Under sista stycket önskar AB SOLOM ändra texten från ”bör delta i upphandlingar” till ”kunna delta i upphandlingar”.

• Punkt 3.2.3 Utvecklingsresurs. För att AB SOLOM ska ha möjlighet att fungera som utvecklingsresurs måste möjlighet ges för bolaget att ta del av statliga bidrag och stimulansmedel som står i proportion till företagets storlek och antal verksamheter.

Förslag till tillägg: Bolaget ska få ta del av statliga medel och stimulansbidrag i proportion till sin storlek. Prioritering av dessa medel ska ske i dialog med beställare.

• Punkt 3.2.4 Direktuppdrag. I första stycket önskar AB SOLOM ett förtydligande rörande ordet ”kommunen” och vad det innebär just i detta sammanhang.

Bolaget önskar att ägardirektiven kompletteras med ett förslag på definition för kommunen som beställarfunktion. (Ref till samtal mellan Jane Lundström och Patrick Skoglund den 27/3) AB SOLOM önskar även ett tillägg i texten angående möjlighet till förhandling rörande ersättning och avtalslängd vid direktuppdrag då detta i stor utsträckning påverkar både möjligheten till långsiktighet, kontinuitet och lönsamhet, se nedan.

Förslag till tillägg: Bolaget ska vid direktuppdrag ges möjlighet till förhandling rörande ersättning och avtalslängd.

• Punkt 3.3 Socialt ansvar. I andra stycket önskar AB SOLOM ändra formuleringen rörande sommarjobb från ” Bolaget ska erbjuda ungdomar i Sollentuna kommun sommarjobb till ”Bolaget bör om möjligt erbjuda ungdomar i Sollentuna kommun sommarjobb”.

Kommunledningskontorets synpunkter

• Punkt 1: Respektive bolags ägardirektiv kallas grundläggande eftersom fullmäktige eller kommunstyrelsen därutöver kan ge kompletterande direktiv.

• Punkt 3.1: Kommunledningskontoret föreslår att texten justeras så att båda begreppen används, dvs. både tillhandahålla boende och /eller tillhandahålla drift av boende.

• Punkt 3.2.2: Kommunledningskontoret föreslår att AB SOLOM även i fortsättningen ska delta i kommunens upphandlingar och utgöra referens till marknadens aktörer och för att bolagets anbud säkerställer konkurrens.

• Punkt 3.2.3: Den här typen av instruktioner regleras inte i ägardirektiv och föreslås beslutas i annan ordning.

(9)

• Punkt 3.2.4: Med ordet "kommunen" avses i direktiven antingen fullmäktige eller kommunstyrelsen. I vård- och omsorgsnämnden reglemente står dock att nämnden får ge direktuppdrag till AB SOLOM. Det kan inte styras eller begränsas i ägardirektivet mellan fullmäktige och bolaget (utan måste hanteras genom att reglementet för vård- och omsorgsnämndens reglemente justeras av fullmäktige)

• Punkt 3.3: Sommararbete gäller för alla bolag inom koncernen och förslaget är att inte göra undantag för något bolag. Däremot är det inte uttalat vilken typ av sommararbete eller antal sommararbetare bolagen ska tillhandahålla för att bolagen ska kunna anpassa arbetet och antalet till verksamhetens art, regler och bestämmelser som omgärdar denna.

Sollentuna Kommunfastigheter AB Remissvar

Ägardirektiv Punkt 3.1

Remitterad lydelse: "Bolaget ska, i den mån egna resurser för administrativa tjänster saknas, anlita kommunen."

Synpunkt: SKAB har inga synpunkter på att bolaget ska anlita kommunen om bolaget saknar egna resurser, dock med reservationen att det förutsätter att kommunen har lämplig resurs som kan anlitas av SKAB.

Förslag på ny lydelse: "Bolaget ska, i den mån egna resurser för

administrativa tjänster saknas, anlita kommunen om lämplig resurs finns tillgänglig"

Punkt 3.3

Remitterad lydelse: "Solceller ska installeras där det är ekonomiskt försvarbart. Bolaget ska som ett förstahandsalternativ använda fjärrvärme för uppvärmningsbehovet."

Synpunkt: Det är nog bra att inte begränsa sig till just solceller. Det finns även annan teknik som skulle kunna vara lämplig.

Förslag på ny lydelse: "Bolaget ska som ett förstahandsalternativ använda fjärrvärme för uppvärmningsbehovet men ska överväga alternativa lösningar där det är ekonomiskt försvarbart."

Punkt 3.3

Remitterad lydelse: "Bolaget ska i sin planering och i den dagliga förvaltningen verka för minskad energianvändning, sortering av avfall, hushållning med resurser samt skapa och utveckla välskötta och gröna miljöer."

(10)

Kommentar 1: SKAB ser gärna att bolagets roll för omkringliggande utemiljöer tydliggörs/förstärks.

Förslag på ny lydelse: "Bolaget ska i sin planering och i den dagliga förvaltningen verka för minskad energianvändning, sortering av avfall, hushållning med resurser samt skapa och utveckla välskötta, trivsamma och gröna miljöer i både direkt anslutning till fastigheterna samt i dess

närområde."

Kommentar 2: I hyresavtalen är oftast hyresgäst ansvarig för sophantering och sortering av avfall. Lydelsen under punkt 3.3 kan tolkas som att SKAB har ansvaret för avfallsrummen vilket då krockar med ansvaret som

hyresgästen har enligt hyresavtalen. Vi har inget konkret förslag på lydelse men vill observera kommunstyrelsen på detta.

Bolagspolicy

SKAB har inga synpunkter på bolagspolicyn.

Kommunledningskontorets synpunkter

Under punkt 3.1 föreslås meningen ”Bolaget ska, i den mån egna resurser för administrativa tjänster saknas, anlita kommunen.” strykas i sin helhet då bolaget nu har egen personal och har etablerat ett anpassat arbetssätt.

Kommunledningskontoret föreslår att texten i punkt 3.3 justeras enligt bolagets förslag.

Manfred Holmelin Inga-Lill Fritsch

T.f. Kommundirektör Ekonomichef

Patrick Skoglund Ingegärd Bornelind

Strategisk planering Kommunjurist

Bilagor

Bilaga 1 - Förslag till bolagspolicy

Bilaga 2 - Förslag till ägardirektiv Sollentuna Stadshus AB Bilaga 3 - Förslag till ägardirektiv Sollentunahem AB

Bilaga 4 - Förslag till ägardirektiv Sollentuna Energi Och Miljö AB Bilaga 5 - Förslag till ägardirektiv AB SOLOM

Bilaga 6 - Förslag till ägardirektiv Sollentuna Kommunfastigheter AB Bilaga 7 - Remissvar från Sollentuna Stadshus AB

Bilaga 8 - Remissvar från Sollentunahem AB

Bilaga 9 - Remissvar från Sollentuna Energi Och Miljö AB Bilaga 10 - Remissvar från AB SOLOM

Bilaga 11 - Remissvar från Sollentuna Kommunfastigheter AB Beslutsexpediering

References

Related documents

Fullmäktige ska se till att det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten anges i bolagsordningen.. De kommunala befogenheter

Inom ramen för vad tillämplig lagstiftning tillåter skall bolagets inriktning vara att lämna utdelning till ägaren i enlighet med fullmäktiges beslut.. 13

Revidering av bolagspolicy samt ägardirektiv för Sollentuna Stadshus AB, Sollentunahem AB, Sollentuna Energi och Miljö AB, AB SOLOM och Sollentuna Kommunfastigheter AB..

Entledigande av ledamöter och suppleanter i Sollentuna Stadshus AB, Sollentuna Kommunfastigheter AB, AB SOLOM, Sollentuna Energi och Miljö AB, Sollentuna Elhandel AB,

Entledigande av ledamöter och suppleanter i Sollentuna Stadshus AB, Sollentuna Kommunfastigheter AB, AB SOLOM, Sollentuna Energi och Miljö AB, Sollentuna Elhandel AB, Sollentunahem

Bedriver bolaget sin verksamhet utifrån de kommunalrättsliga principer som gäller för bolaget (med de undantag som anges i § 4 i bolagsordningen), dvs. miljöansvar i Sollentuna

- Reviderade regler för ersättning till förtroendevalda gällande bolagets styrelseledamöter, enligt fullmäktiges beslut 2015-09-17,.

- Ekonomisk prognos över bolagets verksamheter 2014 - Effekterna av de nya taxorna för renhållning och VA.