Styrelsens instruktion om principer för ersättning till personal och ledning
Godkänd av Aktia Bank Abp:s styrelse 18.3.2016 Ansvarig för uppdatering: HR
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
1. SYFTE OCH CENTRALA PRINCIPER
2. PRINCIPER FÖR GODKÄNNANDE AV ERSÄTTNINGAR
3. FAST ERSÄTTNING
a. GRUNDLÖN OCH FÖRMÅNER
b. TILLÄGGSPENSION
4. RÖRLIG ERSÄTTNING
a. ALLMÄNNA PRINCIPER AVSEENDE RÖRLIG ERSÄTTNING
b. KORTFRISTIG RÖRLIG ERSÄTTNING
c. PERSONALFOND
d. LÅNGFRISTIG RÖRLIG ERSÄTTNING
e. AKTIEÄGARPROGRAM
5. ÖVRIGA ANSTÄLLNINGSFÖRMÅNER
6. ERSÄTTNINGAR TILL OBEROENDE KONTROLLFUNKTIONER
7. INFORMATIONSGIVNING
1. SYFTEOCHCENTRALAPRINCIPER
I denna instruktion beskrivs de principer som tillämpas på ersättningar till ledning och övrig personal inom Aktiakoncernen. Instruktionen utgör Aktia Bank Abp:s (nedan koncernstyrelsen) riktlinjer till operativa ledningen och lönesättande chefer i koncernen, vilka dotterbolagen i tillämplig mån ska fastställa.
Till den del det finns reglering om rörlig ersättning som hänför sig till idkande av placeringsfondsverksamhet inklusive verksamhet som förvaltare av alternativa fonder, fastställer berört bolag separata regler i linje med koncernens motsvarande regler.
Med ersättning avses fast ersättning och rörlig ersättning enligt vad som närmare framgår i punkt 3 och 4.
De principer för ersättning som fastställts i denna instruktion ska utgå ifrån koncernens strategi, mål, värderingar och långsiktiga intressen. Instruktionen är ett centralt instrument för att uppnå organisationens strategiska mål på kort och lång sikt.
Aktias ersättningsprinciper ska stöda rekrytering av engagerade, kompetenta och målinriktade medarbetare samt stöda mångsidigt kunnande, samarbete och utveckling av arbetet utgående från koncernens strategi, mål, värderingar och långsiktiga intressen.
Ersättningsprinciperna ska stöda en god och effektiv riskhantering, stävja överdriven risktagning så att överdriven risktagning inte belönas samt motarbeta intressekonflikter i koncernen.
Aktias ersättningsprinciper grundar sig på följande två huvudprinciper:
Rättvisa
Rättvis avlöning betyder i praktiken att lika lön betalas för lika arbete. Rättvisa är också det att lönen som betalas för ett arbete ska stå i relation till hur krävande arbetet är och till övriga löner. Rättviseprincipen ska iakttas oberoende av vilken typ av arbetsförhållande det är fråga om (visstids- eller fast anställning). Arbetsuppgiftens krav bestämmer lönen för specifika befattningar enligt kollektivavtalen och de på Aktia allmänt godkända rollerna och befattningsbeskrivningarna.
Konkurrenskraft
För att säkerställa att Aktia kan rekrytera och behålla sakkunnig personal, speciellt avseende specialister, erbjuder Aktia konkurrenskraftig ersättning. Konkurrenselementet kan leda till att man för en befattning betalar högre lön än vad den egentliga bedömningen av svårighetsgrad skulle förutsätta eller högre än gällande medellön.
2. PRINCIPER FÖR GODKÄNNANDE AV ERSÄTTNINGAR
Denna instruktion fastställs av koncernstyrelsen på beredning av styrelsens kompensations- och corporate governanceutskott. Riskutskottet bistår kompensations- och corporate governanceutskottet i beredningen av koncernens ersättningsprinciper och bedömer hur principerna incentiverar att beakta koncernens riskhanteringskrav. Koncernens riskkontroll och compliancefunktion hörs vid utformingen och ändringar av ersättningsprinciperna.
Styrelsen ska regelbundet utvärdera att ersättningsprinciperna har önskad funktion och att den efterlevs. Koncernstyrelsens kompensations- och corporate governanceutskott tar årligen del av interna revisionens rapport avseende efterlevnaden av denna instruktion.
Koncernstyrelsen fastställer anställningsvillkor, däribland fast och rörlig ersättning, pensionsförmåner och eventuella övriga förmåner för verkställande direktören och övriga
personer i koncernledningen på beredning av koncernstyrelsens kompensations- och corporate governanceutskott.
Koncernens verkställande direktör fastställer på förslag av koncernledningsmedlem till koncernledningsmedlemmar rapporterande personers fasta och rörliga ersättning samt eventuella övriga förmåner. På motsvarande sätt rullas "en över en”-principen ned genom samtliga beslutsnivåer i koncernen och besluts om utfall och utbetalning av ersättningar.
Helhetskompensationens element samt dess nivåer uppföljs årligen.
Helhetskompensationen måste vara konkurrenskraftig och motiverande vilket innebär att kompensationen bör jämföras med belöningen i andra bolag i samma storlek och bolag inom finanssektorn.
Förmåner så som bil och mobiltelefon beviljas i enlighet med bolagets gällande interna regelverk.
3. FAST ERSÄTTNING
Med fast ersättning avses lön eller eventuell annan ersättning bunden till en viss tid eller någon annan faktor som inte är beroende av prestation eller resultat. För att en ersättning ska kunna anses som fast ersättning bör den enligt huvudregeln utgå för en del av anställningsförhållandet och inte vara av tillfällig natur.
A.GRUNDLÖN OCH FÖRMÅNER
Fasta grundlöner utgör en stabil utgångspunkt för verksamhetens basfunktioner och utvecklingen av dessa. Grundlönerna i Aktia bestäms utgående från kollektivavtal av rådande marknadsläge, arbetets kravnivå och den anställdas färdigheter och kunskaper.
Utgångspunkten är att alla bolag i Aktiakoncernen som arbetsgivare följer riksomfattande kollektivavtal och de beslut som gjorts inom dem. Likaså är utgångspunkten att lokala överenskommelser ingås vid behov och att avtal som ingåtts efterföljs.
För närvarande gäller två allmänt bindande kollektivavtal:
Det allmänt bindande kollektivavtalet för finansbranschen
Det allmänt bindande kollektivavtalet för försäkringsbranschen
Möjligheterna till lokala överenskommelser inom ramen för kollektivavtalen utnyttjas aktivt.
Årliga lönediskussioner förs enligt kollektivavtalens bestämmelser. Beslut gällande andra löneförhöjningar än kollektivavtalsenliga tas enligt principen "en över en".
Fastighetsförmedlarnas anställningsförhållande grundar sig på lagen om arbetsavtal.
I Aktiakoncernen har personer som inte omfattas av kollektivavtalen ett eget lönesystem, det sk. meritförhöjningssystemet.
För helhetslöntagare i Aktia – dvs. chefer utanför kollektivavtalen – förs en gång per år enligt fastslagna principer inom ramen för meritförhöjningssystem löneförhandlingar där lönerna granskas. Vid justering av löner för denna grupp tas i beaktande branschens löneutveckling, helhetskompensation och belöningens konkurrenskraft.
Grundlönen och personliga löneförhöjningar avtalas mellan den anställda och hennes/hans chef med godkännande av chefens chef enligt principen ”en över en”.
B.TILLÄGGSPENSION
Verkställande direktören och vissa andra nyckelpersoner i koncernledningen har tilläggspensionsavtal. Pensionsförmånens värde tas i beaktande vid fastställande av totalbelöningen. Verkställande direktören och övriga nyckelpersoner i koncernledningen har rätt till tilläggspension enligt särskilda villkor som utgör en del av respektive persons ordinarie anställningsavtal.
4. RÖRLIG ERSÄTTNING
A. ALLMÄNNA PRINCIPER AVSEENDE RÖRLIG ERSÄTTNING
Med rörlig ersättning avses ersättning som inte är fast utan är bunden till den anställdas prestation, ekonomiska eller andra faktorer. Kriterier för rörlig ersättning får inte uppmuntra till överdriven risktagning och uppmärksamhet ska fästas vid potentiella intressekonflikter.
Den rörliga ersättningen indelas i kortfristig och långfristig rörlig ersättning beroende på förtjänstperiodens längd. Förtjänstperioden för kortfristig rörlig ersättning, inkl.
personalfonden, omfattar ett kalenderår (räkenskapsår) medan långsiktig rörlig ersättning spänner över i regel två kalenderår (räkenskapsår).
Rörlig ersättning är särskilt reglerad i finansbranschen i syfte att stävja risktagande. Aktia beaktar vid var tidpunkt gällande regler och myndighetsföreskrifter avseende rörliga ersättningar. Således ska utbetalning av rörliga ersättningar följa tillämpliga regler om uppskovstider med rätt och skyldighet för bolaget att återta intjänad rörlig ersättning helt eller delvis på vissa grunder samt regler om väntetid.
Den fasta ersättningen ska vara tillräckligt stor för att det inte ska bli oskäligt för arbetstagaren om den rörliga ersättningen inte betalas ut.
Den rörliga ersättningen ska grunda sig på en helhetsbedömning av ersättningstagarens och affärsenhetens samt koncernens totala resultat och dess utveckling. Vid bedömningen ska beaktas ekonomiska och andra faktorer samt hur prestationen eller resultatet har
För personer delaktiga i aktiebelöningsprogrammet kan den rörliga ersättningen uppgå till högst 100 % av nyckelpersonens årliga fasta ersättning. För övriga personer kan den rörliga ersättningen uppgå till högst 6 månadslöner, dvs. ca 46 % av årlig fast ersättning. I de flesta fall är den rörliga ersättningen begränsad till 0,5-3 månadslöner, dvs. ca 4 % -23 % av årlig fast ersättning. Provisionslöner kan uppgå till högst 100 % av den fasta ersättningen (med undantag av fastighetsförmedlarna).
I enlighet med reglerna om rörlig ersättning i finansbranschen ska efter utgången av varje förtjänstperiod kort och lång rörlig ersättning sammanslås för en bedömning av hur stor andel som kan betalas ut genast respektive ska skjutas upp för utbetalning under en period av ungefär tre år.
Varje utbetalning av rörlig ersättning (utbetalningar av rörlig ersättning som totalt överstiger 50 000 euro, utbetalning till sk. risktagare) förutsätter att koncernens Riskkontrollfunktion bedömer att inget hinder för utbetalning föreligger med beaktande av koncernens kapitalbas, likviditetsläge samt hur nyckelpersonen utfört sina arbetsuppgifter med beaktande av tvingande reglering, koncernens strategi, regler och god praxis.
Koncernstyrelsen kan besluta att rörlig ersättning inte utbetalas, helt eller delvis, ifall:
• koncernens soliditet understiger de gränsvärden som definierats som koncernens miniminivå för kärnprimärkapitalrelation eller understiger minimimyndighetskrav för övriga kapitalposter (primärkapitalrelation eller kapitaltäckning)
• utbetalningen medför att koncernens likviditet understiger den målsättning som fastställts för koncernens likviditetsreserv.
Rörlig ersättning kan även återkrävas om bolaget fått kännedom om ersättningstagares klandervärda förfarande först efter att ersättningen har betalats ut om ersättningstagaren genom sitt handlande bidragit till att det uppkommit betydande ekonomiska förluster eller om ersättningstagarens handlande strider mot kraven på tillförlitlighet och kompetens.
Utbetalning av rörlig ersättning förutsätter i regel att den anställda inte sagt upp sig vid tidpunkten för utbetalning av rörlig ersättning.
B.KORTFRISTIG RÖRLIG ERSÄTTNING
Den kortfristiga rörliga ersättningen, bonus, är avsedd att stöda uppnående av målsättningar under verksamhetsåret/på kort sikt. De årliga ramarna för kortfristig rörlig ersättning fastställs årligen av Aktia Bank Abp:s verkställande direktör.
I Aktiakoncernen kan kortfristig rörlig ersättning användas på följande sätt enligt systemet för sporrande belöning:
För resultatansvariga chefer och specialistdirektörer på basis av enhetens totala resultat - även individuella mätare möjliga
På basis av enhetens totala resultat till alla anställda i enheten
Försäljarincentiv
Provisionslön till vissa kontakchefer med ansvar för nykundsanskaffning
Provisionslön till fastighetsförmedlare enligt fastighetsförmedlingsbolagets principer
Användningen förutsätter överenskommelse om gemensamma spelregler på koncernnivå, vilka årligen fastställs av verkställande direktören
Målen ska vara mätbara, transparenta och tydliga och får inte sporra till överdrivet risktagande.
Koncernens övergripande, totala målsättningar ska styra utformningen av kriterierna för enskilda enheters och individers kortfristiga belöningsprogram.
Särskild uppmärksamhet ska fästas vid utformningen av kriterier för rörlig ersättning till personer som tillhandahåller eller kan ha väsentlig påverkan på tjänster och/eller företagsbeteendet som avses i direktivet om marknader för finansiella instrument (MiFID- direktivet), däribland kontorspersonal som har direktkontakt med kunder, säljare och/eller annan personal som är indirekt delaktig i tillhandahållandet av investerings- och/eller sidotjänster och för vilka ersättning kan utgöra ett olämpligt incitament att handla på ett sätt som strider mot kundens bästa. Koncernens Compliancefunktion ska konsulteras i god tid innan kriterierna fastställs av koncernledningen.
Även verkställande direktören och övriga personer i koncernledningen omfattas av det kortfristiga belöningsprogrammet. Mål och mätare för verkställande direktören och övriga personer i koncernledningen fastställs av koncernstyrelsen på beredning av kompensations- och corporate governanceutskottet utgående från personernas ansvarsområden samt koncernens strategiska målsättningar. Koncernstyrelsens ordförande för årliga mål- och resultatsamtal med verkställande direktören. Verkställande direktören för årliga mål- och resultatsamtalen med övriga personer i koncernledningen.
Maximal kortfristig rörlig ersättning:
för verkställande direktören 3 månaders fast arpl lön
övriga personer i koncernledningen : 3 månaders fast arpl lön
andra personer berättigade till kortfristig rörlig ersättning: 0– 6 månaders fast arpl lön
Via prestationsledningen förs mål- och resultatsamtal 1–2 gånger per år med de personer som är med i kortfristiga belöningsprogram. Syftet med samtalen är att:
bedöma förutsättningarna för att uppnå de mål som berättigar till bonus samt att skapa sådana förutsättningar
få feedback och följa upp resultatrealiseringen
Aktiakoncernen har också i bruk ett så kallad motivationstillägg. Enligt Aktiakoncernens praxis kan premiering av engångsnatur användas i situationer där arbetsgivaren i efterskott vill belöna en enhet eller person för gott arbetsresultat eller en enskild prestation.
C. PERSONALFONDEN
Till Aktiakoncernens personalfond hör i regel koncernens personal med undantag av fastighetsförmedlarna samt dotterbolagen med personägare. Personer som omfattas av koncernens aktiebaserade belöningsprogram baserat på förtjänstkriterier (aktiebelöningsprogram) kan heller inte under pågående förtjänstperiod vara medlem i Aktias personalfond. Koncernstyrelsen fastställer årligen det mål som ligger till grund för utbetalning till personalfonden (vinstandelspremie) samt vilka koncernbolag som vid var tidpunkt bildar koncernens verksamhetshelhet som avses i fondens stadgar.
Koncernstyrelsen fastslår, efter att ha hört samarbetsdelegationen, både maximibelopp för vinstandelspremie och minimimålnivå för utbetalning, vid vars uppfyllande vinstandelspremiens minimibelopp utbetalas till personalfonden samt principer för utbetalning vid gradvis måluppfyllelse. Styrelsen fastställer årligen utfall av vinstandelspremie till personalfonden.
D. LÅNGFRISTIG RÖRLIG ERSÄTTNING - AKTIEBELÖNINGSPROGRAM
Aktia har för närvarande i bruk två aktiebaserade långsiktiga program för rörlig ersättning, Aktiebelöningsprogram 2011-2014 samt Aktiebelöningsprogram 2014-2017. Programmens syfte är att stödja Aktiakoncernens långsiktiga strategi, förena ägarnas och nyckelpersonernas målsättningar att höja bolagets värde samt knyta nyckelpersonerna till bolaget och erbjuda dem ett konkurrenskraftigt incentiv. Målgruppen för programmen är Aktias högsta operativa ledning samt vissa utvalda nyckelpersoner.
Aktiebelöningsprogrammen omfattar tre förtjänstperioder var. Varje förtjänstperiod spänner över två kalenderår. Belöningen består dels av Aktia A-aktier, dels av ett penningbelopp för de skatter och avgifter av skattenatur som belöningen medför för nyckelpersonerna.
Koncernstyrelsen fastställer förtjänstkriterier, målnivåer, nyckelpersoner och allokering före varje ny förtjänstperiod inleds.
Förtjänstkriterierna för förtjänstperioderna 2011-2012, 2012-2013, 2013-2014, 2014—2015 och 2015-2016 har utgjorts och utgörs av utvecklingen av Aktiakoncernens kumulativa justerade egna kapital (NAV) (50 % vikt) samt av koncernens sammanlagda provisions- och försäkringsnetto (50 % vikt) för respektive förtjänstperiod.
Belöningens bindande verkan ligger i att belöningen i regel inte utbetalas till en nyckelperson som vid tidpunkten för utbetalningen av belöningen inte längre står i arbets- eller anställningsförhållande till Aktiakoncernen.
Därtill beläggs erhållna aktier med en väntetid om ett år. Även därefter ska nyckelpersonen behålla hälften av aktierna tills personen äger ett belopp på Aktia A-aktier vars värde motsvarar den fasta årslönen.
Aktiebelöningsprogrammen har uppgjorts med stöd av Alexander Incentives. Mer information om aktiebelöningsprogrammen finns på Aktias web-sida:
http://www.aktia.fi/sv/johto_ja_hallinto/konserninjohdolle_maksettavat_korvaukset.
E. AKTIEÄGARPROGRAM (MRS)
Sk. aktieägarprogram har inrättats i syfte att stödja koncernens långsiktiga strategi, förena ägarnas och nyckelpersonernas målsättningar att höja bolagets värde samt för att knyta nyckelpersonerna till bolaget och erbjuda dem ett konkurrenskraftigt incitamentsprogram som bygger på innehav av aktier i bolaget. Koncernstyrelsen fastställer på basen av verkställande direktörens förslag programmens målgrupp samt allokeringen.
Programmen gör det möjligt för nyckelpersonen att få ersättning som baserar sig på innehav av bolagets serie A aktier. Ifall nyckelpersonen förvärvar aktier till marknadspris eller äger aktier som fritt kan överlåtas till ett antal som koncernstyrelsen fastställt, har han eller hon rätt att mot varje aktie han eller hon innehar genom programmet erhålla ett på förhand bestämt antal aktier (matching aktier) samt det penningbelopp som behövs för att täcka de skatter och avgifter av skattenatur som ersättningen medför för nyckelpersonen.
Ersättningen betalas enligt huvudregeln ut under förutsättning att nyckelpersonens arbets- eller anställningsavtal inte har uppsagts eller hävts innan utbetalningen av ersättningen och att aktierna på basis av vilka ersättningen betalas ut inte har överlåtits innan utbetalningen av ersättningen. Ifall nyckelpersonen överlåter sina aktier innan utbetalningen av ersättningen, minskar antalet matching aktier som nyckelpersonen har rätt till i samma proportion.
5. ERSÄTTNINGAR TILL OBEROENDE KONTROLLFUNKTIONER
Rörlig ersättning till personer i koncernens kontrollfunktioner (riskkontroll, compliance, intern revision) får inte vara beroende av resultatet för den affärsenhet som han/hon övervakar. Koncernstyrelsens kompensations- och corporate governanceutskott övervakar ersättningen till oberoende kontrollfunktioner.
Målsättningarna för koncernens riskkontrollfunktion fastställs årligen av koncernstyrelsen på beredning av styrelsens riskutskott som även övervakar måluppfyllelsen.
Målsättningarna för koncernens compliancefunktion samt intern revision fastställs årligen av koncernstyrelsen på beredning av styrelsens revisionsutskott som även övervakar måluppfyllelsen.
6. ÖVRIGA ANSTÄLLNINGSFÖRMÅNER
Övriga anställningsförmåner för Aktias anställda omfattar bland annat hälsa, välmående, god arbetsatmosfär och möjligheter till avancemang. Aktias målsättning är att alla Aktianer ska uppleva sig ha ett gott och välbalanserat liv och att man ska kunna njuta av arbetet och fritiden frisk och kry.
Anställda i Aktiakoncernen beviljas personalrabatter på Aktias egna produkter och tjänster, i enlighet med som årligen fastställs av koncernstyrelsen.
De anställda vid Aktia koncernen har rätt till företagshälsovård på minst allmänläkarnivå. Hela koncernen erbjuds utvidgad företagshälsovård på specialläkarnivå när företagsläkaren anser detta motiverat.
Koncernledningsmedlemmarna har en årlig så kallad större granskning.
Företaget uppmuntrar till och stöder motions- och kulturverksamhet som främjar de anställdas hälsa och arbetsförmåga. Lön för sjuktiden uppgår till tre månader för anställda på finansierings- och försäkringsbranschen.
I samband med företagets årliga chefsutvärdering och andra mätningar av välbefinnande på arbetsplatsen som genomförs regelbundet ger hela personalen feedback på:
o lednings- och chefsarbetet
o samarbetet och verksamheten inom arbetsgemenskapen
o de faktorer som inverkar på den individuella arbetsinsatsen och arbetsvälmående
De anställda vid Aktiakoncernen erbjuds möjlighet till bred kompetensutveckling till stöd för sina arbetsuppgifter.
Verksamheten och samarbetet utvecklas på basis av resultaten från dessa utvärderingar och mätningar.
7. INFORMATIONSGIVNING
Aktiakoncernen tillämpar lönesekretess med undantag för koncernchefen vars löneuppgifter och övriga anställningsvillkor är offentliga i enlighet med tillämplig reglering. Aktia beaktar därtill Finansinspektionens föreskrifter och anvisningar avseende offentliggörandet av information om ersättningar så att relevant information offentliggörs och uppdateras minst en gång per år via bolagets årsredovisning, nätsidor el.dyl.
