Bisyssla - tillämpningsanvisning
Inledning
Olofströms kommun skall av allmänheten uppfattas som rättssäkert och effektivt. Det är viktigt att medborgarna har förtroende för kommunen och dess opartiskhet vid utövandet av verksamhet och därför skall bisysslor förbjudas om det är risk för påverkan på
medarbetarnas prestationer. Att inneha en bisyssla kan vara utvecklande för medarbetaren och är tillåten om den inte påverkar kommunens och medarbetarens opartiskhet och förmåga att utföra sitt arbete.
Respektive chef har ett särskilt ansvar att informera sina medarbetare om denna policy, synen på bisyssla och vad som kan göra en bisyssla otillåten. Med bisyssla avses varje syssla eller verksamhet som en medarbetare har vid sidan av sin huvudanställning i
kommunen och som inte hör till privatlivet. Enligt lagen om offentlig anställning och gällande bestämmelser i det centrala avtalet är medarbetare i kommunen skyldiga att anmäla
bisysslor och lämna de uppgifter som behövs för att arbetsgivaren skall kunna bedöma detta.
Detta sker dels vid nyanställning där ansvarig chef tillfrågar medarbetaren angående bisyssla, nuvarande eller planerad, samt dokumenterar detta på enskilt dokument. Vid nyanställning informeras även om medarbetarens skyldighet att inkomma med uppgifter om bisyssla till arbetsgivaren utan uppmaning. Notera i sammanhanget att förändrat
tjänsteinnehåll, ansvar och organisatorisk tillhörighet är händelser som motiverar att inventeringar görs oftare än minst en gång per år.
Syfte
Syftet är att förklara vad en bisyssla är och vilka regler som gäller, samt säkerställa så att förkommande bisysslor är förenliga med gällande lagar och avtal, samt att upphandling från företag där anställda har ekonomiska intressen sker på ett korrekt sätt. Denna policy skall säkerställa att kommunen får en fullständig och detaljerad överblick av alla medarbetares bisysslor.
Mål
Målet med dessa riktlinjer är att förebygga och förhindra bisysslor som kan anses vara arbetshindrande, förtroendeskadliga eller konkurrerande med kommunens verksamheter.
Definition
Med bisyssla förstås Varje syssla, tillfällig eller stadigvarande, som utövas vid sidan av anställningen och som inte är hänförlig till privatlivet. Om arbetsgivaren anser att en bisyssla hindrar arbetsuppgifterna, kan påverka arbetstagarens handläggning av ärendet i sitt arbete eller konkurrerar med arbetsgivarens verksamhet, kan arbetsgivaren förbjuda arbetstagaren att utöva sådan bisyssla. Detta gäller inte bara bisyssla som faktiskt utövas utan också bisyssla som aldrig har utövats men där det finns anledning att anta att en arbetstagare står i begrepp att åta sig någon sådan. Hänsyn tas även till en potentiell effekt på arbetsgivarens hantering av upphandling, inköp och utbetalningar när bedömning av eventuell bisyssla görs.
Här i finns fastställda rutiner vad gäller kontroll av fakturabetalningar i förhållande till bisysselsättning. Dessa kontroller sker via ekonomiavdelningen. Följande bisysslor är de som enligt lag och avtal ska prövas:
Förtroendeskadliga bisysslor
En arbetstagare får inte ha någon anställning eller något uppdrag eller utöva någon
verksamhet som kan rubba förtroendet för hans eller någon annan arbetstagares opartiskhet i arbetet eller som kan skada myndighetens anseende. Risken för förtroendeskada skall bedömas som särskilt stor, om arbetstagaren eller myndigheten har uppgifter som innebär:
Exempel på ovanstående möjligheter till bisyssla kan vara arbetsgivarens förtroende
gentemot tredje man. Olika jävsfrågor kan också hänföras till denna grupp. Med bakgrund av att man i kommunal verksamhet ska iaktta saklighet och opartiskhet är det angeläget att medarbetare inte åtar sig andra uppdrag som kan rubba förtroendet eller på annat sätt skada anseendet för Olofströms kommun. Om exempelvis bisyssla bedrivs inom samma
verksamhetsområde som medarbetaren själv verkar inom finns det risk för att man gynnar sin egen rörelse före arbetsgivarens. Förtroendeskada kan även uppkomma om Olofströms kommuns namn används i syfte att legitimera verksamheten.
Arbetshindrande bisysslor
Till denna grupp av bisysslor hör de bisysslor som inverkar på den anställdes möjligheter att utföra sina arbetsuppgifter dvs:
- Ej kan utföra en fullgod arbetsinsats under arbetstid - Inte kan förskjuta arbetstid eller byta schema
- Ej kan ha normal jour eller beredskap - Inga möjligheter till övertidsarbete
Exempel på en sådan bisyssla är när en person bedriver egen rörelse och kontakter eller aktiviteter sker under en viss del av arbetstiden. Effekten av detta blir att arbetstagaren får lön för tid då arbetsinsatser utförs för andra ändamål. Ovanstående innebär att en
heltidsanställd endast kan ha en bisyssla i relativt liten omfattning. Gällande arbetstidslag och semesterlagstiftning förutsätter att tiden utöver heltidsanställning användes till vila och rekreation.
Konkurrerande bisyssla
Konkurrerande bisyssla föreligger om bisysslan sker i en verksamhet med samma utbud och kundkrets som kommunen har dvs:
- Den anställde har ägarintresse i konkurrerande verksamhet oavsett hur verksamheten drives
- Tar anställning hos någon som bedriver konkurrerande verksamhet eller avser att starta sådan verksamhet
- Innehar uppdrag åt någon som bedriver konkurrerande verksamhet. Sådana uppdrag kan vara styrelseuppdrag, revisor eller konsultuppdrag innebärande stöd och planering.
Ansvarsfördelning Kommunfullmäktige
Beslutar om policy för bisysslor.
Personalutskottet
Fattar beslut om att utöva/förbjuda bisyssla.
Förvaltningschef eller verkställande direktör
Ansvarar för att policyn är känd i företaget/förvaltningen, att den följs och att alla omfattas av den. Ansvarar också för att samtliga bisysslor dokumenteras och sammanställs årligen som skickas in till HR-chef. Vid de tillfällen som en sysselsättning är svårbedömd eller där parterna är oense, skall ärendet till KSPU för slutgiltigt beslut.
Enhetschef
Ansvarar för att policyn är känd i enheten och att alla som omfattas av policyn följer den.
Kartlägger, dokumenterar och prövar om bisysslan är tillåten eller inte. Kan inte enhetschef avgöra så skall ärendet till förvaltningschef/VD för beslut. Ansvarar för att informera om bisysslor under medarbetarsamtalet eller vid särskilt samtal. Samtal om bisyssla skall även genomföras vid anställningsintervju eller i samband med introduktion av nyanställd.
Personalenheten
Ansvarar för att ge stöd till chefer och arbetsledare vid tillämpning av policyn.
Medarbetare
Ska i samband med nyanställning samt när det uppstår eller planeras, omgående anmäla bisysselsättning till arbetsgivaren.
Medarbetarens skyldighet att lämna information
Alla medarbetare skall anmäla till arbetsgivaren om hen innehar har eller har för avsikt att skaffa sig en bisyssla. Vid nyanställning sker en direkt förfrågan om bisyssla till
medarbetaren samt information om att det är medarbetarens skyldighet att utan uppmaning från arbetsgivaren, Omgående informera om någon förändring sker avseende
bisysselsättning.
Dokumentera och kartlägga
Kartläggning av bisyssla och inhämtande av uppgifter från medarbetarna genomförs av ansvarig chef, och skall göras skriftligen. Denna kartläggning sker återkommande varje år, vid nyanställning och när medarbetare får ändrat ansvar eller tjänsteinnehåll. Denna kartläggning sker på separat dokument och undertecknas av medarbetare. Respektive förvaltning skall dokumentera och årligen kunna redovisa en sammanställning av vilka som tillfrågats ochom svar erhållits. Dokumenterade tillstyrkanden respektive avslag skall bevaras hos ansvarig i samma form som det meddelats bisyssleinnehavaren. Dokumenten skall inte sparas längre än fram till nästa inventeringstillfälle.
Beslut om att inte tillåta bisyssla
Det är arbetsgivaren/personalutskottet som ensidigt kan besluta om bisysslan är tillåten eller ej. Beslutet skall vara välgrundat och enligt gällande lagar (lagen om offentlig anställning) och riktlinjer (denna policy med tillhörande tillämpningsföreskrifter). Vid bedömningen skall inte bara den egna verksamheten utan hela kommunens intressen beaktas.
Innan personalutskottet fattar beslut om bisyssla, skall en dialog föras med medarbetaren där arbetsgivaren informerar och förklarar motiv till beslut. Arbetsgivarens beslut om att ålägga en arbetstagare att upphöra med eller att inte åta sig bisyssla skall vara skriftligt. Det skall också innehålla en motivering samt en upplysning om möjligheten att överpröva
beslutet.
Avveckling av bisyssla
Arbetsgivaren kan besluta att arbetstagaren skall upphöra med bisysslan inom en viss given tid. Enligt förarbetena till lagen kan denna tid uppgå till högst tre månader.
Dokumentation
Underlag från dem som har uppgett att de inte har någon bisyssla behöver inte sparas.
Däremot skall notering, om vilka som tillfrågats och om de svar som erhållits, sparas varje år.
Tillstyrkanden respektive avslag skall bevaras hos ansvarig chef. Dokumenten skall inte sparas längre än fram till nästa inventeringstillfälle.
Omprövning
Omprövning av bisysslor ska ske varje år i samband med det årliga Resultat- och
utvecklingssamtalet, RUS och omfatta alla medarbetare. Ett förändrat tjänsteinnehåll, ansvar och organisatorisk tillhörighet är händelser som motiverar att inventeringar görs oftare än minst en gång per år.
Tvist och överklagan
Tvister om beslutet handläggs enligt lagen om rättegång i arbetstvister med Arbetsdomstolen som slutinstans. Information om hur man överklagar beslut om bisyssla alltid skall anges på avslagsbeslut.
Påföljder
Den arbetstagare som bryter mot förbudet avseende förtroendeskadliga, arbetshindrande eller konkurrerande bisysslor kan drabbas av arbetsrättsliga påföljder såsom disciplinpåföljd enligt AB eller uppsägning på grund av personliga skäl. Detsamma gäller om arbetstagaren vägrar lämna uppgifter eller lämnar felaktiga eller ofullständiga uppgifter vid anmälan av bisyssla.
Checklista för bedömningen av bisysslors förtroendeskadlighet
Är bisysslan tillåten eller förbjuden?
Bestämmelsen i 7 § lagen om offentlig anställning (LOA) om förbud mot förtroendeskadliga bisysslor är allmänt hållen. En rad olika omständigheter spelar in när man skall bedöma om en bisyssla är förtroendeskadlig eller inte. Först bör man avgöra om det över huvud taget rör sig om en bisyssla i lagens mening eller om det är en sådan aktivitet som typiskt sett hör till privatlivet och som därmed i allmänhet faller utanför bisyssleregeln. Man bör sedan göra en samlad bedömning av de omständigheter som kan påverka allmänhetens förtroende för arbetstagarnas opartiskhet och myndigheternas anseende. Hur stor är risken för att förtroendet rubbas och vilken grad av risk kan man godta? Vid bedömningen bör man ta hänsyn till dels vilka arbetsuppgifter den anställde och myndigheten har, dels vad bisysslan går ut på. Syftet med denna checklista är att den skall vara ett stöd för arbetsgivaren vid en samlad bedömning om en bisyssla är förtroendeskadlig.
Är verksamheten en bisyssla i lagens mening?
1. Är det fråga om en anställning vid sidan av huvudanställningen?
2. Är det fråga om ett uppdrag som lämnas av någon annan än huvudarbetsgivaren?
3. Är det fråga om något annat slag av verksamhet än sådant som nämns i fråga 1 och 2 och som bedrivs vid sidan av huvudanställningen?
4. Är det fråga om enbart medlemskap och inte uppdrag, t.ex. som styrelseledamot, i en förening?
5. Är det fråga om en aktivitet som typiskt sett hör till privatlivet, t.ex. att utöva en hobby eller att sköta sin och familjens egendom och privata angelägenheter?
6. Innebär aktiviteten, t.ex förvaltning av den egna förmögenheten, att arbetstagaren är engagerad i företag eller branscher som är föremål för hans verksamhet i tjänsten?
Om svaret på någon av frågorna 1-3 och 6 är ja, talar det mesta för att det rör sig om en bisyssla i lagens mening.
Om svaret på någon av frågorna 4 och 5 är ja, talar det mesta för att det inte handlar om en bisyssla i lagens mening.
Ligger arbetsuppgifterna i huvudanställningen inom något av de områden där man bör vara särskilt försiktig med bisysslor som kan påverka
allmänhetens förtroende för arbetstagarna eller myndigheten/förvaltningen?
Har arbetstagaren eller den myndighet/förvaltning där han eller hon är anställd arbetsuppgifter som innebär
· rättskipning
· myndighetsutövning (beslut om förmåner, rättigheter och skyldigheter, tillstånd, bidrag m.m. för enskilda personer och företag
· upphandling (köp eller hyra av varor, tjänster eller byggentreprenader)
· tillsyn och kontroll över offentlig eller enskild verksamhet
· förvaltning av egendom
· ledning av myndigheter/förvaltningar eller verksamheter inom dessa
Om svaret på frågan är ja, ökar risken för att en bisyssla skadar allmänhetens förtroende för arbetstagaren eller myndigheten.
Är bisysslan av sådan beskaffenhet att risken för förtroendeskada ökar?
1. Finns det någon beröring mellan å ena sidan arbetsuppgifterna i bisysslan eller verksamheten i det företag hos vilket bisysslan utförs och å andra sidan
myndigheten/förvaltningens verksamhet?
2. Finns det någon beröring mellan arbetstagarens arbetsuppgifter i huvudanställningen och bisysslan?
3. Är arbetsuppgifterna i bisysslan av mera kvalificerat slag?
4. Är arbets- eller uppdragsgivaren för bisysslan ett privat företag?
5. Är bisysslan ett styrelseuppdrag i aktiebolag eller ekonomisk förening?
6. Gäller bisysslan egen kommersiellt inriktad verksamhet, t.ex. konsultverksamhet?
7. Är bisysslan ett politiskt, fackligt eller ideellt förtroendeuppdrag?
8. Är arbets- eller uppdragsgivaren för bisysslan en offentlig myndighet?
9. Är det ett allmänt intresse, t.ex. en myndighets behov av expertis, att arbetstagaren åtar sig bisysslan?
Om svaret på någon av frågorna 1 - 6 är ja, ökar risken för att bisysslan skadar allmänhetens förtroende för arbetstagaren eller myndigheten. Om svaret på fråga 7, 8 eller 9 är ja, minskar risken.
Kartläggning av eventuell bisysselsättning. Sker vid dels nyanställning och vid förändring avseende ansvar eller tjänsteinnehåll.
Nedanstående frågeställningar skall besvaras och dokumenteras:
• Identifikation av den anställde:
Namn, Personnummer, Anställningsform, sysselsättningsgrad, befattning och organisatorisk tillhörighet (verksamhet och funktion).
• Med utgångspunkt i ovan angiven tolkning av bisyssla, har den anställde bisysselsättning?
• Har den anställde ingen bisysselsättning och avser inte att skaffa sådan fram till och nästa RUS-samtal, Dokumentera detta. Därmed är kartläggningen över om det ej finns någon bisysselsättning att överväga/godkänna/Avslå.
• Om anställd har en eller flera bisysslor eller avser att åta sig en eller flera inom det närmaste året bör följande uppgifter inhämtas som underlag för bedömning:
• Hur många?
• Vilken/Vilka typer av bisyssla/bisysslor?
• Om det är i eget företag eller förening?
• Ange organisationsnummer på företag eller förening?
• Om det är som funktionär i en association (företag, förening. stiftelse) som är delägd.
• Ange organisationsnummer och namn på företag, förening eller stiftelse?
• Om det är en association (företag, förening, stiftelse) som helt eller delvis ägs av en närstående.
• Ange organisationsnummer och namn på företag, förening, stiftelse?.
• Om det är ett funktionärsuppdrag till följd av ett uppdrag från arbetsgivaren.
• Organisationsnummer och namn.
• Om det är ett funktionärsuppdrag till följd av ett engagemang som enligt AB och LOA inte betecknas som en bisyssla.
• Organisationsnummer och namn.
• Uppskattad tidsåtgång för bisysslorna mätt i timmar per år.
Rutiner avseende bisysslekontroll vid fakturabetalningar:
1) En gång per månad skickas en fil till Inyett där samtliga anställda och förtroendevalda som uppburit ersättning under månaden ingår.
2) Varje gång vi skickar en betalning så kontrollerar Inyett automatiskt ifall det är någon av ovanstående som är arbetstagarrepresentant, bolagsman, extern firmatecknare, extern verkställande direktör, kommanditdelägare, komplementär, ledamot,
lekmannarevisor, lekmannarevisorssuppleant, ordförande, revisor, suppleant, verkställande direktör eller vice verkställande direktör.
3) Skulle någon anställd/förtroendevald hos oss samtidigt ha ett engagemang hos våra leverantörer enligt punkt 2 så får vi genom ett mail veta detta omgående.
4) Kan inte anställd på ekonomiavdelningen avfärda varningen från Inyett så skickas mail till dennes chef eller om det gäller en politiker till kommunstyrelsens ordförande för dessa att hantera ärendet vidare.
5) Undantag från kontroll enligt punkt 2 är:
5.1) Olofströmhus AB – 5564156445 5.2) Olofströms Kraft AB – 5564152436 5.3) Olofströms Kraft Nät AB – 5564621125 5.4) Olofströms Näringsliv AB – 5561049940 5.5) Olofströms Kabeltv AB - 5563601037 5.6) Olofströms Energiservice AB -5562758341 5.7) Skåne Blekinge Vattentjänst AB -5569243180 5.8) Västblekinge Miljö AB -5561981480
5.9) Miljöförbundet Blekinge Väst -2220001644 5.10) Räddningstjänsten Västra Blekinge -2220000935
5.11) Kommunsamverkan Cura Individutveckling -2220000711 5.12) Blekinge Läns Landsting -2321000081
5.13) Region Blekinge -2220001321
5.14) Kommunalförbundet Sydarkivera -2220003103 5.15) Energikontor Sydost AB -5567130116
Notera att förtroende uppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer räknas inte som bisyssla enligt AB och LOA.
