Sida PAJALA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(17) Sammanträdesdatum

(1)

Plats och tid Kommunförvaltningen, 2015-03-23, kl 1300 - 1640

Beslutande Britta Tervaniemi, V

Laila Mäki, S, §§ 1 - 6 Anita Weinz, NS Eva Alldén, V, §§ 7-14

Övriga deltagande Eva Alldén, V

Lena Jatko, kommunchef

Gösta Lindmark, chef personal- och löneenheten

Elin Niemi, personalkonsult

Charlotta Erkheikki, personalkonsult

Utses att justera Justeringens

plats och tid Kommunförvaltningen 2015-03-26

Underskrifter Sekreterare ... Paragrafer 1 - 14 Gösta Lindmark

Ordförande ...

Britta Tervaniemi

Justerare ... ...

Laila Mäki §§ 1-6 Anita Weinz §§ 7-14 ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ Personalutskottet

Sammanträdesdatum 2015-03-23 Datum för anslags

uppsättande 2015-03-26 Datum för anslags

nedtagande 2015-04-17

Förvaringsplats

för protokollet Kommunkansliet

Underskrift ...

Inga-Lill Ängsund

(2)

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Ärenden

§ 1 Personal- och kompetensförsörjning

§ 2 Arbetsordning mellan politiker och tjänstemän i Personalutskottet

§ 3 Information om Lönepolicyns efterlevnad

§ 4 Avtal för chefer (80% löne efter upphörande av förordnande)

§ 5 Riktlinjer för kommunfesten

§ 6 Delegationsförändringarnas konsekvenser

§ 7 Feriearbeten

§ 8 Jämställdhets- och mångfaldsplan 2015 – 2017

§ 9 Nytt bilavtal, BIA

§ 10 Förfrågan om bruttolöneavdrag för ögonoperation

§ 11 Chefsrapport

§ 12 Meddelanden

§ 13 Anmälan av delegationsbeslut tiden 2014-12-01 – 2015-03-12

§ 14 Krav på Alkolås vid upphandling av leasingbilar

(3)

§1 Dnr KS 2014.289 023 Personal- och kompetensförsörjning

Förtroendevalda revisorer i Pajala kommun har granskat om

kommunstyrelsen vidtagit åtgärder mot bakgrund av revisorernas tidigare granskning gällande personal- och kompetensförsörjning (februari 2013) samt om socialnämnden följer kommunövergripande personalpolitiska riktlinjer gällande kompetensförsörjning.

Beslutsunderlag

Revisionsrapport november 2014 Revisionsskrivelse 2014-11-24

Kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll 2015-01-26, § 1.

Beslut

Personalutskottet uppdrar till förvaltningen att utarbeta förslag till mätbara mål utifrån vision 2015. Förslag på mätbara mål mot visionen för 2015 och framåt med inriktning mot personalförsörjning främst inom vården

överlämnas till kommunstyrelsen för antagande.

_____

Protokoll skickas till

Kommunstyrelsen

(4)

§ 2 Dnr KS 2015.80 025

Arbetsordning mellan politiker och tjänstemän i Personalutskottet

Personalutskottets roll jämfört med tjänstemännens. Genomgång av

delegationsordning från kommunstyrelsen till personalutskottet 1994-01-01 samt delegationsordning för beslutanderätt i personalärenden 2013-12-16, allmänna anvisningar och bilaga.

Beslut

Personalutskottet beslutar lägga informationen till handlingarna.

_____

(5)

§ 3 Dnr KS 2015.81 024 Information om Lönepolicyns efterlevnad

Chef för personal- och löneenheten Gösta Lindmark informerar om olika praktikfall där lönen förändrats mellan revisionstillfällena.

Mark/GIS-handläggare Bygglovshandläggare Miljöinspektör AFIS Checkin Beslut

Personalutskottet påtalar det viktiga i att lönepolicyn efterlevs för att undvika kostnadsökningar.

Informationen till handlingarna.

_____

Protokoll skickas till Samtliga ledare

(6)

§ 4 Dnr KS 2015.82 023

Avtal för chefer (80% lön efter upphörande av förordnande).

En följd av strukturförändringar kan bli en ändrad ledarorganisation.

Nämnderna behöver därför ha ett system för att hålla koll på när i tiden chefsförordnanden löper ut. Därför föreslås att förvaltningschefer

uppmärksammar sina nämnder på de förordnanden för chefer som går ut under verksamhetsåret två ggr per år.

Beslut

Personalutskottet beslutar att information till nämnderna ska ges två ggr per år via förvaltningscheferna som förslaget anger.

Beslut vid avvikelser i samband med kontraktsanställningar tas av Personalutskottet.

_____

Protokoll skickas till Kommunchef Lena Jatko Socialchef Maj-Lis Ejderlöf

Kultur- och utbildningschef Leif Rönnbäck

(7)

§ 5 Dnr KS 2014.292 026 Riktlinjer för kommunfesten

Kommunstyrelsen beslutade 2015-01-13, § 2, återremittera riktlinjerna för översyn i sin helhet till personalutskottet.

Beslut

Personalutskottet beslutar att kommunfesten genomförs enligt tidigare avseende anställda. Däremot kommer politiker inte att bjudas in år 2015.

Personalutskottet beslutar vidare att översyn av riktlinjerna görs inför kommunfesten 2016.

_____

Protokoll skickas till

Chef för personal och löneenheten

(8)

§ 6 Dnr KS 2015.80 025

Delegationsförändringarnas konsekvenser. a) hur fungerar anmälningar av delegationsbeslut. b) hur hanteras avvikelser.

Alla beslut som berör särskilda delegationer till chefen för personal- och löneavdelningen avseende hela kommunförvaltningen tas nu efter samråd med kommunstyrelsens ordförande.

Anmälningar av delegationsbeslut kan förbättras genom att de beslut som kommer in efter att annan part undertecknat dem synkroniseras i

registreringen och att kopia läggs till personalutskottets handlingar istället för orginal.

För att öka tillgängligheten för ledamöter kan beredningen ta ut t ex tre beslut som sedan redovisas särskilt vid sammanträdet.

Avvikelser är väldigt sällsynta men kan hanteras genom en diskussion med delegaten.

Beslut

Personalutskottet beslutar att förteckning över antalet beslut per chef ska finnas med i dagordningen.

Chef för personal- och löneenheten redogör för personalutskottet för de avvikelser som observerats.

_____

Protokoll skickas till

Chef för personal- och löneenheten

(9)

§ 7 Dnr KS 2015.79 020 Feriearbeten

Feriejobb är en insats som är ett led i arbetet med den framtida personal- och kompetensförsörjningen och ger oss möjlighet att visa ungdomar vilka yrkesvägar den kommunala sektorn har att erbjuda.

Pajala kommuns målsättning med feriejobben är bland annat att ge

ungdomarna en positiv arbetslivserfarenhet, öka kunskapen och intresset för välfärdsjobben samt marknadsföra kommunen som en attraktiv arbetsgivare.

Kommunen erbjuder idag feriejobb till samtliga ungdomar som avslutat årskurs 1 och 2 på gymnasiet. Förutom våra kommunala arbetsplatser har kommunen samarbetat med företag och föreningar för att få ihop tillräckligt med platser till ungdomarna. Vid dessa samarbeten har kommunen stått för halva personal- och lönekostnaden. Anledningen till att kommunen inte enbart kunnat erbjuda feriejobb på kommunala arbetsplatser beror på att vi haft fler ungdomar i förhållande till platser. De senaste åren har vi däremot haft svårigheter att fylla de kommunala verksamheternas önskemål om feriearbetande ungdomar.

Med dagens bestämmelser har samtliga ungdomar en arbetstid på 8 timmar/dag exkl. rast. Om arbetstiden skulle minskas till 6 timmar/dag skulle samtliga ungdomar kunna erbjudas tre veckors feriearbete utan en ökad kostnad. Enligt en enkätstudie beträffande feriejobb som Sveriges Kommuner och Landsting gjorde 2013 erbjöd majoriteten av de tillfrågade kommunerna tre veckors feriejobb med en arbetstid som låg mellan 4-7 timmar/dag. En kortare arbetsdag är dels rimligare med hänsyn till

ungdomarnas ålder men det ger också handledarna bättre förutsättningar att kunna avsätta tid till handledning. Målsättningen bör därmed vara att de feriejobb vi erbjuder också ska vara av god kvalitet. En kortare arbetstid skulle underlätta för handledarna att under arbetsdagen hinna ge ungdomen den introduktion och handledning som krävs för att uppnå målsättningen med feriejobben. Genom att sänka arbetstiden kan vi förutom att ge

handledning av bättre kvalitet även erbjuda samtliga i årskurs ett och två en ferieperiod som omfattar tre veckor.

Beslutsunderlag

Personalkonsult Elin Niemis tjänsteskrivelse, 2015-03-09 och 2015-03-18 .

(10)

§ 7 forts.

Beslut

Till feriearbete anvisas enbart platser vid kommunala verksamheter.

Samtliga ungdomar som erbjuds feriejobb erhåller en period som omfattar tre veckor.

Den totala arbetstiden som erbjuds omfattar totalt 90 timmar, det vill säga 6 timmar/dag, 30 timmar/vecka. Detta innebär en minskning av den totala arbetstiden för ungdomar i årskurs två med totalt 30 timmar och en ökning för ungdomar i årskurs ett med totalt 10 timmar.

_____

Paragrafen förklaras omedelbart justerad.

_____

Protokoll skickas till Elin Niemi, personalkonsult

(11)

§ 8 Dnr KS 2015.78 026 Jämställdhets- och mångfaldsplan 2015 – 2017

Arbetet med jämställdhets- och mångfaldsplan för 2015-2017 pågår. I förslaget föreslås en förtydligad arbetsordning och ansvarsfördelning. Målet är att systematiskt planera, genomföra och följa upp jämställdhets- och

mångfaldsarbetet i organisationen. Detta avser att förtydliga hur vi ska arbeta.

Själva målområdena följer diskrimineringslagens och CEMR-deklarationens

("den europeiska deklarationen för jämställdhet mellan kvinnor och män på lokal och regional nivå")

krav på aktiva åtgärder och svarar på vad vi ska arbeta med.

Beslutsunderlag

Jämställdhets- och mångfaldsplan 2015 – 2017.

Beslut

Personalutskottet beslutar uppdra till Personal- och löneenheten att före beslut i frågan samverka med de fackliga organisationerna:

- dels beträfffande förslag till riktlinjer för jämställdhets- mångfaldsarbete, - dels beträffande föslag till jämställdhets- och mångfaldsplan för åren

2015-2017.

_____

(12)

§ 9

Nytt bilavtal, BIA

Enligt Sveriges Kommuner och Landsting, SKL, så har Pajala kommun inte rätt att göra upp med anställda om att betala ut någon lägre ersättning än vad BIA avtalet anger dvs. 2:90 kr per kilometer. Detta innebär att man inte längre kan välja att enbart betala ut/erhålla den skattefria delen som f.n. är 1:85 kr av summan 2:90 kr per kilometer.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse 2015-03-12.

Riktlinjer – Val av fordon och färdmedel/transportmedel vid tjänsteförrättningar.

Beslut

Personalutskottet beslutar att Riktlinjer – Val av fordon och

färdmedel/transportmedel vid tjänsteförrättningar revideras så riktlinjerna följer BIA avtalet då lokalt kollektivavtal saknas vad gäller ersättningsnivå för användande av egen bil.

_____

Protokoll skickas till Kommunstyrelsen

(13)

§ 10

Förfrågan om bruttolöneavdrag för ögonoperation

Adelning Individ- och myndighet har önskemål om att arbetsgivaren ska besluta om att tillämpa bruttolöneavdrag för anställdas ögonoperation.

Personalutskottet diskuterar frågan.

Beslutsunderlag Skrivelse 2015-03-13 Beslut

Personalutskottet avslår möjligheten till att tillämpa bruttolöneavdrag p g a kommunens besvärliga ekonomiska situation.

_____

Protokoll skickas till Enhetschef Britt-Marie Veräjä

(14)

§ 11

Chefsrapport

Sjukfrånvaro – Skickas ut med protokoll

Aktivitetstävlingen ”Rörliga halvtimmar” är igång.

Kommunen har sökt anslag till utbildning i HBTQ-frågor.

Beslut

Informationen till handlingarna.

_____

(15)

§ 12

Meddelanden

Socialnämndens protokoll 2014-11-12, § 49, heltidsprojektet.

Kommunstyrelsens protokoll 2014-09-29, § 55, heltidsprojektet.

Kontrollrutiner av timlöner inom socialförvaltningen Beslut

Personalutskottet beslutar att socialnämndens och kommunsstyrelsens beslut får utgöra underlag i kommunstyrelsens arbete med framtagandet av mätbara mål i Heltid som norm .

_____

(16)

§ 13

Anmälan av delegationsbeslut tiden 2014-12-01 – 2015-03-12

Beslut tagna utifrån delegationsordning för beslutanderätt i personalärenden redovisas.

Beslut

Personalutskottet godkänner redovisning av delegationsbeslut som förtecknas i protokoll 2015-03-23, § 13.

_____

(17)

§ 14

Krav på Alkolås vid upphandling av leasingbilar Beslut

Personalutskottet föreslår kommunstyrelsen att alkolås som ett krav tas med vid nästa upphandling av leasingbilar.

_____