Habilitering och Hjälpmedel Ekonomiavdelningen

(1)

Habilitering och Hjälpmedel

Ekonomiavdelningen

Thomas Risberg

^Datum

2011-01-20 040-675 36 27

Dnr

0900352

1 ( 2 ) thomas.risberg@skane.se

Uppföljning av intern kontroll 2010

Nedan följer en sammanfattning av det internkontrollarbete som utförts 2010 inom habiliterings- och hjälpmedelsförvaltningen och områdena verksamhet och

ekonomi.

Verksamhet

Uppföljning av habiliteringsplaner.

Arbetet med uppföljning av habiliteringsplaner pågår inom förvaltningen. Under 2010 har arbetet fokuserat på att ta fram riktlinjer som är gemensam för

förvaltningens verksamheter samt en plan för att implementera dessa riktlinjer.

Ekonomi

Inköp/avtal – Att Region Skånes riktlinjer följs.

I förvaltningens ekonomihandbok på intranätet finns information om förvaltningens och regionens avtal. Information finns även på regionens avtalswebb som MA-Skåne/Koncerninköp ansvarar för.

Fakturahantering i fakturaportalerna.

Granskning görs löpande av ekonomienheten. I samband med att vissa konton används i fakturaportalerna finns ”Pop-up fönster” med påminnelse och information om t ex representation, hyra och leasing.

Personalkostnadsbudgetering

Ekonomienheten arbetar med att i anslutning till uppföljningen skapa

förutsättningar för personalbudgetering med hjälp av det regiongemensamma systemet PeKo. I budgetprocessen inför 2011 användes en QlikView-modell för att hantera materialet i budgetprocessen. Fortsatt utveckling kommer att ske i

budgetprocessen inför 20121.

Nyckeltal för hjälpmedelsverksamheten

Arbetet med att ta fram nyckeltal för hjälpmedelsområdet pågår. Under 2010 har förvaltningen arbetat med att ta fram en modell för verksamhetsuppföljning som bland annat behandlar hjälpmedelsverksamheten.

Postadress: 291 89 Kristianstad Organisationsnummer: 23 21 00-0255

Besöksadress: Skånehuset J A Hedlunds väg

Telefon (växel): 044-0771-22 23 40 Fax: 044-309 41 10

Internet: www.skane.se/habilitering

(2)

Datum

2011-01-20

Dnr

0900352 2 (2)

Regionstyrelsen (RS 080603 Ärende 5.4)

De punkter under granskningsområde ekonomi som Regionstyrelsen anvisat (RS 080603 Ärende 5.4) att införas i nämndernas och förvaltningarnas planer för god ekonomisk hushållning och intern kontroll presenteras i bilaga 10 ”Intern kontroll – rapportering enligt regionstyrelsens anvisningar 2008-06-03, ärende 5.4 ”.

Bilaga: Plan för god hushållning och intern kontroll 2010 för habiliterings- och hjälpmedelsförvaltningen med risk- och väsentlighetsbedömning

Thomas Risberg Ekonomichef

Habilitering & Hjälpmedel

(3)

ÅRR 2010 Bil 10 Intern kontroll komplement Plan för god hushållning och intern kontroll 2010 för habiliterings- och hjälpmedelsförvaltningen

Kontrollansvariga är förvaltningschef för verksamhet och ekonomichef för ekonomi.

Återrapportering till habiliterings- och hjälpmedelsnämnden i anslutning till delårsrapportena per 20100430 och 20100831.

Process/rutin/

system

Kontrollmoment Kontrollutför are

Kontrollmetod/

frekvens

Väsentlighets

och riskbedömning

Konse kvens

Sannol ikhet

Risk &

Väsent lighet

Granskningsområde ekonomi enligt regionstyrelsen 080603 1 Projektmedel Används externa

projektmedel enligt finansiärens anvisningar?

ekonomichef/

ekonomi

enhet

Kontroll av redovisning och extern revision.

Arbetet från 2009 behöver fortsätta.

3 2 6

2 Gåvor och donationer Sker utdelning från gåvor och donationer enligt föreskrifter för respektive gåva och donation?

ekonomichef/

ekonomi

enhet

Kontroll av redovisning och extern revision.

3 2 6

3 Manuella fakturor Kontroll av manuella fakturor, dvs fakturor som inte är i elektroniskt system

ekonomichef/

ekonomi

enhet

Information, utbildning och stickprov.

Arbetet från 2008 och 2009 behöver fortsätta.

4 2 8

4 Kontantkassor Hanteras kontantkassor enligt Region Skånes anvisningar?

ekonomichef/

ekonomi

enhet

Information, utbildning och stickprov.

Arbetet från 2008 och 2009 behöver fortsätta.

4 2 8

5 Skattelagstiftning a. Följs skattelagstiftningens krav?

b. Sker momsredovisning och finns momsunderlag på leverantörsfakturor på ett korrekt sätt?

ekonomichef/

ekonomi

enhet

Kontroll av redovisning, information, utbildning och stickprov.

4 2 8

Uppföljning

Ekonomienheten och projektledare kontrollerar och följer redovisningen. Arbetet sker kontinuerligt efter varje stängd redovisningsperiod.

Arbetet sker kontinuerligt efter varje stängd redovisningsperiod.

Antalet manuella

leverantörsfakturor minimeras eftersom förvaltningen fr o m 1 juni 2010 hanterar handkassor i fakturaportalerna. Återstår dock fakturor till Kronofogden som kräver sekretess vilka även dessa beräknas övergå till

faktuaportalerna efter vissa justeringar i

leverantörsreskontran.

De transaktioner som återstår är handkassor. Redovisningen sköts via Region Skånes fakturaportal.

Information, utbildning och stickprov/revision fortsätter kontinuerligt från år till år

Alla enheter är informerade om regler samt konton och blanketter som förekommer. I samband med att kontona används i

fakturaportalerna finns ”Pop-up fönster” med påminnelse och information om riktlinjer.

Sida 1 av 3

(4)

ÅRR 2010 Bil 10 Intern kontroll komplement Process/rutin/

system

Kontrollmetod/

frekvens

Väsentlighets

Konse kvens

Risk &

Väsent lighet Process/rutin/

system

Kontrollmetod/

frekvens

Väsentlighets

Konse kvens

Risk &

Väsent lighet

Granskningsområde verksamhet 6 Uppföljning av

habiliteringsplaner

Habiliteringsplaner förvaltningsch ef

Habiliteringsplaner. Arbetet med

handlingsplaner behöver fortsätta.

3 3 9

Granskningsområde ekonomi

7 Inköp/avtal Att Region Skånes riktlinjer följs. Arbetet från 2009 fortsätter.

ekonomichef/

ekonomi

enhet

Stickprov. Arbetet från 2009 behöver fortsätta.

3 3 9

8 Fakturahantering i fakturaportalerna

Säkerställande av rutiner för intern kontroll av bland annat representation och periodiseringar.

ekonomichef/

ekonomi

enhet

Stickprov. Arbetet från 2009 behöver fortsätta.

3 3 9

9 Personalkostnads

budgetering

2010 inför Region Skåne ett gemensamt system för personal-planering och personalkostnads

budgetering. I anslutning till detta utbildas arbetsledande personal i personalplanering och personal

kostnadsbudgetering av ekonomienheten.

ekonomichef/

ekonomi

enhet

Genomförd utbildning.

Behov av gemensam information kring personalkostnadsbudgeteri ng inom förvaltningen.

3 3 9

Uppföljning

Arbetet med uppföljning av habiliteringsplaner pågår inom förvaltningen. Under 2010 har arbetet fokuserat på att ta fram riktlinjer som är gemensam för förvaltningens verksamheter samt en plan för att implementera dessa riktlinjer.

På intranätet finns information om förvaltningens och regionens avtal. Information finns även på Koncerninköps avtalswebb.

Granskning görs löpande av ekonomienheten. I samband med att vissa konton används i fakturaportalerna finns ”Pop-up fönster” med påminnelse och information om t ex

representation, hyra och leasing.

Ekonomienheten arbetar med att i anslutning till uppföljningen skapa förutsättningar för personalbudgetering med hjälp av det regiongemensamma systemet PeKo. Information och utbildning för budgetansvariga kommer att ske under budgetprocessen inför 2011.

(5)

ÅRR 2010 Bil 10 Intern kontroll komplement Process/rutin/

system

Kontrollmetod/

frekvens

Väsentlighets

Konse kvens

Risk &

Väsent lighet 10 Nyckeltal för hjälpmedels

verksamheten

Framtagning av nyckeltal för uppföljning av hjälpmedels

verksamheten.

ekonomichef/

ekonomi

enhet

Nyckeltal kan presenteras.

Behov av nyckeltal för att uppnå tydligare ekonomisk uppföljning.

3 3 9

Total genomsnittlig risk 33 25 81

Uppföljning

Arbetet med att ta fram nyckeltal för hjälpmedelsområdet pågår. I arbetet deltar ekonomienheten, hjälpmedelsverksamheten och RS IT.

Sida 3 av 3

(6)

Förvaltning: Habiliterings- och hjälpmedelsförvaltningen

Rapporten avser år: 2010 Datum: 2011-01-20

Intern kontroll – rapportering enligt regionstyrelsens anvisningar 2008-06-03, ärende 5.4

Kontaktperson Gertrud Nylander-Lindsjö 044-3093312

Rutin/System: Projektmedel, Utdelning från gåvor och donationer, Manuella fakturor, Kontantkassor, Skattelagstiftningen Kontrollmoment: Regionstyrelsen anvisar följande punkter att införas i nämndernas

och förvaltningarnas planer för god ekonomisk hushållning och intern kontroll:

1. Projektmedel används enligt finansiärens anvisningar.

2. Utdelning från gåvor och donationer görs enligt föreskrifter.

3. Kontroll av manuella fakturor, d.v.s. fakturor som inte finns i leverantörsfakturaportal.

4. Kontantkassor hanteras enligt anvisningarna.

5. Kontroll att skattelagstiftningens krav följs.

Här lämnas en kort beskrivning av omfattning av utförd uppföljning, utfallet och eventuellt vidtagna åtgärder.

1. Projektmedel används enligt finansiärens anvisningar:

Ekonomienheten och projektledare kontrollerar och följer redovisningen. Arbetet sker kontinuerligt efter varje stängd redovisningsperiod.

2. Utdelning från gåvor och donationer görs enligt föreskrifter:

Arbetet sker kontinuerligt efter varje stängd redovisningsperiod.

3. Kontroll av manuella fakturor:

Antalet manuella leverantörsfakturor minimeras eftersom förvaltningen fr o m 1 juni 2010 hanterar handkassor i

fakturaportalerna. Det återstår dock fakturor till Kronofogden som kräver sekretess vilka även dessa beräknas övergå till

faktuaportalerna efter vissa justeringar i leverantörsreskontran.

4. Kontantkassor hanteras enligt anvisningarna:

De transaktioner som återstår är handkassor. Redovisningen sköts via Region Skånes fakturaportal. Information, utbildning och stickprov/revision fortsätter kontinuerligt från år till år 5. Kontroll att skattelagstiftningens krav följs:

Habilitering och Hjälpmedel Ekonomiavdelningen