Upphandling vid Linnéuniversitetet

Full text

(1)

Dnr: 2018/1661- 1.1.1

Upphandling vid Linnéuniversitetet

- En beskrivning av hur upphandlingar ska genomföras för att vara i enlighet med gällande lagstiftningar

Beslutat av Ekonomichefen

Joakim Karlsson

Gäller från

2018-05-23

(2)

Beslutat av: Ekonomichefen Joakim Karlsson

Beslutsdatum: 2018-05-23 Dnr: 2018/1661-1.1.1

Innehåll

1 Inledning ___________________________________________________ 4

1.1 Syfte _____________________________________________________ 4

1.2 Lagrum ___________________________________________________ 4

1.3 Grundläggande EU-rättsliga principer _________________________ 5

2. Upphandlingsförfarande _____________________________________ 5

2.1 Upphandlande myndighet ___________________________________ 5

2.2 Tröskelvärden _____________________________________________ 6

2.3 Upphandling över tröskelvärdet ______________________________ 6

2.4 Upphandling under tröskelvärdet _____________________________ 7

2.5 Ramavtal för myndigheter ___________________________________ 7

2.6 Upphandlingsprocessen ____________________________________ 8

2.7 Direktupphandling _________________________________________ 9

3. Genomförande av upphandling ________________________________ 9

3.1 Tillvägagångssätt ___________________________________________ 9

3.2 Beslut och genomförande av upphandling ______________________ 9

4. Kontroll __________________________________________________ 10

4.1 Kontroll av leverantör _____________________________________ 10

4.2 Uppföljning ______________________________________________ 10

4.3 Kvalitetssäkring __________________________________________ 10

5. Att beakta i samband med upphandling ________________________ 10

5.1 Offentlighet och sekretess ___________________________________ 10

5.2 Jäv ______________________________________________________ 11

5.3 Tagande och givande av muta _______________________________ 11

(3)

Beslutat av: Ekonomichefen Joakim Karlsson

Beslutsdatum: 2018-05-23 Dnr: 2018/1661-1.1.1

5.4 E-handel och e-fakturering _________________________________ 12

5.5 Miljöhänsyn och sociala krav _______________________________ 12

6. Övrigt ____________________________________________________ 12

6.1 Dokumentation och förvaring av handlingar ___________________ 12

6.2 Överprövning och skadestånd _______________________________ 12

6.3 Upphandlingsskadeavgift ___________________________________ 12

6.4 Ogiltigförklarande av ingångna avtal _________________________ 13

7. Roller och verktyg __________________________________________ 13

7.1 Upphandlingsorganisation __________________________________ 13

7.2 System __________________________________________________ 14

Ikraftträdande _______________________________________________ 14

Bilaga 1 ORDLISTA __________________________________________ 15

(4)

Beslutat av: Joakim Karlsson Beslutsdatum:

Dnr:

1 Inledning

1.1 Syfte

Upphandlingsdokumentet är ett informationsdokument som förklarar hur anskaffningar ska genomföras på ett korrekt sätt enligt gällande lagar och

förordningar som Linnéuniversitetet ska följa. Informationsdokumentet ska även ge en vägledning i vilket förfaringsätt som ska nyttjas vid olika typer av anskaffning.

Om benämningar och ord kopplade till upphandlingen inte känns bekväma, se bilaga 1, Ordlista. I bilaga Ordlista förklaras ord som är aktuella vid en

upphandlingsprocess.

1.2 Lagrum

Den offentliga upphandlingen regleras i tre lagar. Lagarna gäller för statliga myndigheter, landsting, kommuner samt offentligt ägda bolag.

• Lag (2016:1145) reglerar upphandling inom den klassiska sektorn

• Lag (2016:1146 ) reglerar upphandling inom försörjningssektorn

• Lag (2016:1147) reglerar upphandling av koncessioner

Universitet och högskolor hör till den klassiska sektorn och det är Lag 2016:1145, Lagen om offentlig upphandling (LOU), som ska tillämpas vid de upphandlingar Linnéuniversitetet genomför.

Annan lagstiftning som också måste beaktas i samband med upphandling är bl.a.

• Köplagen (1990:931)

• Lag (1915:218) om avtal och andra rättshandlingar på förmögenhetsrättens område

• Konkurrenslagen (2008:579)

• Förvaltningslagen (1986:223)

• Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)

• Dataskyddsförordningen (GDPR)

För ytterligare information om upphandlingslagar, se:

www.upphandlingsmyndigheten.se För information om övrig lagstiftning se:

www.lagrummet.se

Den Europeiska Unionens (EU) gemensamma upphandlingsdirektiv har införlivats i svensk lag genom LOU. Lagen gäller vid anskaffning av varor, tjänster, leasing och byggentreprenader.

Lagen om offentlig upphandling bestämmer inte vad som ska köpas, men däremot hur upphandling och anskaffningar av varor och tjänster ska ske. Ett viktigt syfte med det omfattande regelverk som styr offentlig upphandling är att leverantörerna ska tillförsäkras en rättvis och objektiv behandling vid all upphandling och att de konkurrensmöjligheter som finns på marknaden ska tas tillvara på bästa sätt.

(5)

1.3 Grundläggande EU-rättsliga principer

Följande principer gäller vid all offentlig upphandling:

• Principen om icke-diskriminering

Det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer främst p.g.a. nationalitet. Detta innebär bl.a. att en upphandlande myndighet inte får ge ett lokalt företag något företräde med anledning av dess geografiska läge.

• Likabehandlingsprincipen

Alla leverantörer ska behandlas lika, dvs. de ska ges lika förutsättningar. Alla måste t.ex. få samma information, vid samma tillfälle.

• Principen om transparens

Upphandlingsprocessen ska kännetecknas av förutsebarhet och öppenhet. För att anbudsgivarna ska ges samma förutsättningar måste upphandlingsdokumenten vara klara och tydliga och innehålla samtliga krav på det som ska upphandlas.

• Proportionalitetsprincipen

Kvalifikationskraven och kravspecifikationen ska ha ett naturligt samband med och stå i proportion till det som upphandlas.

• Principen om ömsesidigt erkännande

Intyg och certifikat som har utfärdats av behöriga myndigheter i något annat medlemsland inom EU måste godtas även i övriga medlemsländer.

Linnéuniversitetet ska alltid i enlighet med LOU sträva efter att upphandla varor, tjänster och entreprenader enligt principerna och i konkurrens på ett objektivt, effektivt och affärsmässigt sätt. Anbudsgivare, anbudssökande och anbud ska alltid behandlas utan några ovidkommande hänsyn.

2. Upphandlingsförfarande

2.1 Upphandlande myndighet

Den upphandlande myndigheten, Linnéuniversitetet, är en juridisk person.

Det är den upphandlande myndigheten som är rättssubjekt och därmed svarar i domstol i händelse av ansökan om överprövning eller talan om skadestånd.

(6)

2.2 Tröskelvärden

EU-direktiven reglerar enbart upphandlingar över fastställda tröskelvärden. I LOU har Sverige valt att tillämpa EU:s direktiv även vid upphandlingar under

tröskelvärdena.

Vilket upphandlingsförfarande som ska tillämpas avgörs av vilken typ av upphandling som är aktuell och beräknat värde på den vara eller tjänst som upphandlas. I förordningen om tröskelvärden vid offentlig upphandling fastställs gällande beloppsgränser.

Följande tröskelvärden gäller för statliga myndigheter: 1

• Varor och tjänster 1 365 782 kr

• Byggentreprenader 52 620 561 kr

Beräknat värde på den vara eller tjänst som ska upphandlas är avgörande för vilken typ av upphandlingsförfarande som ska tillämpas.

Vid beräkning av värdet måste hänsyn tas till ett kontrakts totala löptid. Vid återkommande upphandling av en viss vara eller tjänst under året ska det sammanlagda värdet användas för att beräkna värdet på upphandlingen.

2.3 Upphandling över tröskelvärdet

Om det beräknade värdet för upphandling av en vara eller tjänst överstiger tröskelvärdet ska öppet, selektivt eller förhandlat förfarande tillämpas. En upphandlande myndighet ska annonsera upphandlingen i EU:s officiella databas, Tenders Electronic Daily (TED). Upphandlingar får inte delas upp mellan

institutioner och avdelningar i syfte att underskrida tröskelvärdet för annonsering.

• Öppet förfarande

innebär att alla leverantörer som vill har rätt att lämna anbud.

• Selektivt förfarande

en tvåstegsmodell med annonsering av en ansökningsinbjudan och därefter en kvalificeringsprocess för att få ett visst antal leverantörer i nästa steg som innebär anbudslämnande.

• Förhandlat förfarande

används endast i vissa undantagsfall.

Öppet förfarande bör väljas i första hand. Huvudregeln är att förhandlingar inte är tillåten i samband med öppen eller selektiv upphandling. När upphandlingen är avslutad ska efterannonsering ske i TED.

En institution eller avdelning som har behov av att genomföra upphandling över tröskelvärdet ska enligt Linnéuniversitetets rutiner kontakta den gemensamma upphandlingsenheten, som i samarbete med institutionen/avdelningen genomför

1Tröskelvärdena revideras var tredje år och den nu gällande perioden är 1 januari 2018 t.o.m.

31 december 2019.

(7)

upphandlingen. Komplexiteten i det som ska upphandlas avgör tidsåtgången men en grundregel är att en upphandling tar omkring tre månader att genomföra. Detta förutsatt att inga legala hinder uppstår genom överprövning etc.

2.4 Upphandling under tröskelvärdet

Vid upphandling av en vara eller tjänst under tröskelvärdet kan förenklat förfarande, urvalsförfarande eller direktupphandling väljas.

• Förenklat förfarande

För att säkerställa affärsmässigheten annonserar den upphandlande myndigheten, upphandlingen i en elektronisk databas.

• Urvalsförfarande

Den upphandlande myndigheten publicerar en

ansökningsinbjudan i en elektronisk databas som är allmänt tillgänglig. Myndigheten väljer sedan ut ett antal leverantörer med hjälp av de urvalskriterier som myndigheten avser använda.

Antalet ska vara tillräckligt stort för att effektiv konkurrens ska uppnås.

• Direktupphandling

I undantagsfall kan direktupphandling tillämpas även om värdet på det som ska upphandlas överstiger lagstadgad beloppsgräns för direktupphandling, 586 907 SEK. Detta gäller om det finns synnerliga skäl såsom brådska orsakad av omständigheter som inte kunnat förutses och inte beror på den upphandlande

myndigheten. Även vid komplettering av en befintlig anläggning eller system där ett byte av system skulle medföra helt

oacceptabla kostnader och svårigheter i förhållande till värdet på den vara eller tjänst som ska upphandlas kan direktupphandling användas. Ett beslut om avsteg från normalt

upphandlingsförfarande ska motiveras skriftligt och diarieföras.

Samråd med upphandlingsenheten för bedömning om undantagsbestämmelser är tillämpliga i varje enskilt fall rekommenderas innan ett beslut om direktupphandling över tröskelvärdet fattas. Det är alltid den upphandlande myndigheten som har bevisbördan om tillämpning av en undantagsregel skulle ifrågasättas och prövas i domstol.

2.5 Ramavtal för myndigheter

Avrop på ramavtal kan göras utan anbudsförfarande och utan hänsyn till den beloppsgräns som gäller för direktupphandling. Enligt förordningen om statlig inköpssamverkan (1998:796) ska statliga myndigheter använda de ramavtal som finns vid upphandling av en vara eller tjänst om myndigheten inte finner att annan form av avtal sammantaget är bättre. Om Linnéuniversitetet avser att upphandla utan att använda ett befintligt ramavtal ska Kammarkollegiet,

(8)

www.upphandlingsmyndigheten.se, underrättas om skälen till detta genom en avstegsanmälan.

Egna ramavtal som upphandlats av Linnéuniversitetet ska användas på samma sätt som statliga ramavtal. Upphandlare besvarar frågor och lämnar information vad

• www.avropa.se

• www.sklkommentus.se/inkopscentral/ramavtal/

Linnéuniversitetets anställda är skyldiga i enlighet med gällande lagstiftning att kontrollera om det finns statliga ramavtal inför en anskaffning.

Upphandlingsenheten hjälper till att vägleda om det finns ramavtal som bör

användas vid inköp. Det bör även beaktas att användandet av ramavtal minskar den administrativa belastningen för Linnéuniversitetet.

Linnéuniversitetet har även möjlighet att samarbeta med andra upphandlande myndigheter såsom t ex andra lärosäten i enskilda upphandlingar. En upphandlare ska alltid konsulteras i samband med att beslutet ska fattas angående

upphandlingssamarbete med andra upphandlande myndigheter.

2.6 Upphandlingsprocessen

(9)

2.7 Direktupphandling

Direktupphandling kan göras vid enstaka inköp av en viss vara eller tjänst om den vara eller tjänst som ska upphandlas har ett värde som inte överstiger lagstadgad beloppsgräns 586 907 SEK.

Direktupphandling kan ske utan krav på anbud. Krav på affärsmässighet gäller dock vid all upphandling och innebär att prisjämförelse mellan olika leverantörer (minst 2-3) bör göras om värdet på det som ska upphandlas inte gäller ringa värde.

Vid beställningar som gäller större belopp ska en skriftlig beställning alltid upprättas. Universitetets betalnings- och leveransvillkor ska alltid åberopas oberoende av hur beställningen genomförs.

I de fall det kan bli fråga om upprepade direktupphandlingar av en viss vara eller tjänst, det vill säga om det finns ett kontinuerligt behov inom hela

Linnéuniversitetet, ska en större upphandling i stället genomföras med stöd av andra upphandlingsförfaranden enligt LOU.

Institutioner/avdelningar är ansvariga för att de direktupphandlingar som genomförs inom institutionen/avdelningen sker inom fastställda beloppsgränser.

Upphandlingsenheten finns alltid att tillgå för frågor och rådgivning.

För mer detaljerad information, se bilaga Regeldokument direktupphandling.pdf.

3. Genomförande av upphandling

3.1 Tillvägagångssätt

All anskaffning av varor och tjänster som genomförs av universitetet omfattas av upphandlingslagstiftningen.

3.2 Beslut och genomförande av upphandling

Linnéuniversitetets delegationsordningar är styrdokument för vilka som har mandat att fatta beslut om genomförande av upphandlingar. Delegationsordningarnas beloppsgränser styr även vilka belopp en upphandling får uppgå till, för respektive funktion/befattningshavare.

(10)

4. Kontroll

4.1 Kontroll av leverantör

Enligt LOU kan en leverantör uteslutas från en upphandling om denne:

• är i eller föremål för konkurs eller likvidation

• är dömd för brott i sin yrkesutövning

• har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen

• inte har fullgjort sina skyldigheter avseende

socialförsäkringsavgifter i det egna landet eller i Sverige

• i något väsentligt hänseende valt att inte lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga uppgifter

I samband med upphandling ska kontroll ske av att leverantören är registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret, är registrerad för redovisning och inbetalning av moms, innehåller preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter och fri från skulder för skatter och socialavgifter. Kontroll när det gäller skatter och avgifter görs av den upphandlande myndigheten. Kontroll behöver inte ske om det är

uppenbart obehövligt.

4.2 Uppföljning

När en upphandling är avslutad och avtal träffats ska upphandlingsfunktionen enligt fastställt system och rutiner följa upp att leverantören uppfyller avtalade villkor.

Erfarenheter som samlas in under avtalstiden är också av stor betydelse inför en ny upphandling. Avtalscontroller genomför under avtalstiden fortlöpande uppföljning av att leverantören följer gällande avtalsvillkor

4.3 Kvalitetssäkring

En effektiv uppföljning är av avgörande betydelse för kvalitetssäkring av Linnéuniversitetets upphandlingsverksamhet. Resultatet av uppföljningen ska redovisas till berörd part enligt plan eller när uppföljning erfordrats till följd av funna brister.

5. Att beakta i samband med upphandling

5.1 Offentlighet och sekretess

Huvudregeln är att absolut sekretess gäller under en pågående upphandling. Detta förhållande måste beaktas av de som deltar i upphandlingen och vid handläggning av ärendet.

Av sekretessreglerna följer att det inte är tillåtet att lämna några uppgifter om innehållet i ett annat anbud för en anbudsgivare. Även för uppgifter om antalet anbudsgivare som deltar i en upphandling gäller sekretess. Den absoluta sekretessen upphör först när tilldelningsbeslut meddelats. När en leverantör begär att få ta del av handlingar i ett upphandlingsärende med hänvisning till offentlighetsprincipen ska alltid en prövning göras om det är en allmän handling eller om sekretess gäller för begärda handlingar. Upphandlingsdokumentet är en offentlig handling när

(11)

upphandlingen har annonserats i en nationell elektronisk databas. Ett anbud är en offentlig handling när en upphandling är avslutad och ett avtal har undertecknats. En anbudsgivare har också rätt att i sitt anbud begära sekretess för delar av sitt anbud.

En upphandlande myndighet ska då pröva om det finns en tillräcklig grund för sekretess i det enskilda fallet. Anbudsgivaren bör i upphandlingsdokumentet upplysas om att ett beslut om sekretess kan upphävas genom en rättslig prövning i domstol.

5.2 Jäv

Förvaltningslagens (1986:223) bestämmelser om jäv gäller vid all ärendehantering inom en myndighet, således även upphandlingsärenden och riktar sig till den som på något sätt kan påverka beslutet i ett ärende.

I första hand gäller reglerna beslutande och föredragande, men även den som medverkat genom att upprätta ett förslag till beslut men sedan inte är med vid den slutliga handläggningen.

Du som ska handlägga ett ärende är jävig:

• om du eller någon närstående är sökande i ärendet eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för dig eller en närstående

• om ett ärende överklagats eller av andra skäl ska avgöras i en högre instans och du tidigare deltagit i den slutliga

handläggningen i den lägre instansen

Du kan också vara jävig om det finns någon annan särskild omständighet som skulle kunna rubba förtroendet för din opartiskhet, till exempel om du är:

• vän eller ovän med någon som är part eller intressent i ärendet

• ekonomiskt beroende av en part eller intressent

• engagerad i saken på ett sådant sätt att misstanke lätt kan uppkomma att det brister i förutsättningarna för en opartisk bedömning

En person som är jävig får inte delta i handläggningen av ärendet eller uppdraget eller normalt vidta någon åtgärd i ärendet över huvud taget. Vid kännedom om någon omständighet som kan antas utgöra jäv ska detta utan särskild uppmaning meddelas närmsta chef.

5.3 Tagande och givande av muta

Arbetstagare som tar emot, låter sig utlova eller begär muta eller annan otillbörlig belöning för sin tjänsteutövning kan enligt Brottsbalken (10 kap 5 § t.o.m. 5 e §) dömas för mutbrott. En leverantör som utlovar eller erbjuder en muta eller annan otillbörlig belöning kan dömas för givande av muta.

(12)

5.4 E-handel och e-fakturering

Linnéuniversitetet hanterar idag stora delar av avropen genom att använda elektronisk inköpsprocess. Syftet är att effektivisera inköpsrutinerna, sänka myndigheternas kostnader samt att öka kvaliteten och avtalstroheten.

E-handel innebär att hela inköpsprocessen, beställning, leveransgodkännande och fakturering sker elektroniskt. Linnéuniversitetet använder Wisum som elektroniskt beställningssystem.

Upphandlingsunderlag ska utformas så att e-handel kan tillämpas med vald leverantör, främst gäller detta vid frekventa avrop av varor och tjänster. E- fakturering bör tillämpas vid samtliga avrop.

5.5 Miljöhänsyn och sociala krav

Upphandling är en del i Linnéuniversitetets miljöledningssystem. Miljöaspekterna måste därför ingå som en naturlig del i allt upphandlingsarbete. Miljöfarliga produkter och tillverkningsprocesser ska så långt som möjligt med hänsyn till upphandlingsreglerna undvikas. Miljökrav, sociala krav samt arbetsrättsliga krav ska finnas med i alla typer av upphandlingar där det är möjligt och relevant att ställa sådana krav.

6. Övrigt

6.1 Dokumentation och förvaring av handlingar

I LOU finns krav på att en upphandling ska dokumenteras skriftligt. Allt material som rör upphandlingen ska samlas och förvaras, så att ingen obehörig kan ta del av handlingarna under pågående upphandling. Dokumentation av handlingar kopplat till en upphandling ska ske på ett systematiskt vis. Det är grundläggande för att kunna arbeta strategiskt med offentlig upphandling och få bättre nytta av de medel som används för att anskaffa varor och tjänster

Upphandlingar som överskrider 100 000 SEK ska alltid diarieföras, om kontrakt upprättas för upphandlingar som underskrider belopp 100 000 SEK. Ska även dessa diarieföras.

6.2 Överprövning och skadestånd

En leverantör har rätt att begära överprövning av beslut i ett upphandlingsärende.

Om domstolen (Förvaltningsrätten) finner att fel har begåtts kan den besluta om rättelse och att utvärderingen ska göras om alternativt att upphandlingen i sin helhet ska göras om.

En leverantör kan också vända sig till allmän domstol inom ett år från det att upphandlingen avslutats med en begäran om skadestånd. Regler för överprövning och skadestånd finns i 20 kap LOU.

6.3 Upphandlingsskadeavgift

Utöver vad som gäller för överprövning kan en upphandlande myndighet som inte följer upphandlingsreglerna, och exempelvis genomför en otillåten

direktupphandling, på initiativ av Konkurrensverket genom beslut i domstol dömas

(13)

att betala en upphandlingsskadeavgift. Denna avgift beräknas i förhållande till kontraktsvärdet och ska motsvara max 10 % av detta värde.

6.4 Ogiltigförklarande av ingångna avtal

En leverantör som upptäcker att en upphandling inte har annonserats i korrekt ordning kan vända sig till domstol och yrka på att ett ingånget avtal ska

ogiltigförklaras. Ett sådant yrkande ska lämnas senast inom sex månader från den tidpunkt då avtalet tecknades. Konkurrensverket kan därefter använda sig av reglerna om upphandlingsskadeavgift och vända sig till domstol.

7. Roller och verktyg

7.1 Upphandlingsorganisation

För samordning och ledning av upphandlingsverksamheten på Linnéuniversitetet finns inom ekonomiavdelningen en gemensam

upphandlingsenhet. Upphandlingsenheten tillhandahåller ett professionellt stöd för all form av anskaffning, så upphandlingsenheten rekommenderar med fördel att ni kontaktar upphandlingsenheten när anskaffningar av olika slag ska genomföras.

Institutioner och avdelningar bör i samband med upphandling kontakta upphandlare vid frågor om upphandling och anskaffning för att försäkra sig om att upphandlingar genomförs affärsmässigt och enligt gällande lagar och regler.

Upphandlarna svarar för Linnéuniversitetets gemensamma upphandlingar av ramavtal mm. Vid genomförande av upphandlingar är upphandlarnas huvuduppgift att medverka med råd och stöd samt skriva och granska upphandlingsdokument och beslut.

Upphandlingsansvarig hjälper bl.a. till med följande vid genomförandet av en upphandling.

• Förstudie

• Hjälpa till med att arbeta fram kravspecifikation

• Arbeta fram och utforma förfrågningsunderlaget i sin helhet

• Håller i kommunikationen med anbudsgivarna under upphandlingsprocessen

• Utvärdera och kvalificerar anbudsgivare

• Utvärdera anbuden (tillsammans med beställaren)

• Upprättar tilldelningsbeslut

• Efterannonserar

• Implementering av kontrakt

• Hjälpa till vid tvister

• Leverantörsavstämningar

• Avtalsuppföljningar med hjälp av avtalscontroller

(14)

Upphandlarna svarar vidare i förhållande till institutioner/ avdelningar för att utreda och besvara alla frågor som gäller upphandling. I uppgifterna ingår också att anordna utbildning och sprida information om upphandlingsfrågor på Linnéuniversitetet.

7.2 System

Linnéuniversitetet använder upphandlingsverktyget, Tendsign, och med hjälp av detta system genomförs upphandlingar, systemet kan även användas vid avrop från ramavtal och direktupphandlingar. För direktupphandlingar finns en

direktupphandlingsmodul som kan användas och underlättar upphandlingsprocessen för direktupphandlingar.

Ikraftträdande

Detta dokument träder i kraft 2018-05-23.

(15)

Bilaga 1 ORDLISTA

Allmänna villkor

Standardvillkor för leveranser vid avrop från ramavtal inom ett visst ramavtalsområde. Allmänna villkor utgör bilaga till av parterna (myndighet/ leverantör) träffat kontrakt. Kan även kompletteras av särskilda villkor.

Bindande svar från leverantör på förfrågningsunderlag från upphandlande myndighet/enhet.

Anbud

Bindande svar från leverantör på förfrågningsunderlag från upphandlande myndighet/enhet.

Anbudsgivare

En leverantör som lämnar anbud.

Anbudsutvärdering

Utvärdering av de kvalificerade leverantörernas anbud utifrån utvärderingskriterier i förfrågningsunderlaget.

En anskaffning av varor/tjänster som en leverantör gör genom en beställning från ett ramavtal.

Förnyad konkurrensutsättning

En avropsberättigad ska avropa en produkt och/eller tjänst från ett ramavtal som har ingåtts med flera leverantörer och om inte alla villkor är angivna i ramavtalet ska ramavtalsleverantörerna inbjudas att på nytt lämna anbud i enlighet med de villkor som anges i ramavtalet. Dessa villkor får om nödvändigt preciseras och vid

behov kompletteras.

Kontrakt

Med kontrakt avses ett avtal med ekonomiska villkor som upprättas mellan avropsberättigad och ramavtalsleverantören efter avrop och avser leverans av varor och/eller tjänster.

Kravspecifikation

Den del av förfrågningsunderlaget eller avropsförfrågan som beskriver krav på den upphandlade varan eller tjänste i termer av t.ex. funktion, prestanda och omfattning.

Kvalificeringskrav

De krav som ställs på leverantörens finansiella och ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet

LOU

Lag (2016:1145) om offentlig upphandling. Med offentlig upphandling avses de åtgärder som vidtas av en upphandlande myndighet i syfte att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal avseende varor, tjänster eller byggentreprenader.

Obligatoriska krav

De krav som måste uppfyllas i en upphandling.

Ramavtal

Ett avtal som ingås mellan Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt (avrop) under en given tidsperiod. Ett ramavtal består av ett huvuddokument med tillhörande bilagor.

(16)

Rangordning

Avropsordning för tilldelning av kontrakt i ramavtal med flera leverantörer där alla villkor för avrop är fastställda.

TED

EU:s databas för meddelande om upphandlingar (annonser) där värdet av upphandling överskrider tröskelvärdena. Förkortningen står för Tenders Electronic Daily.

Tilldelningsbeslut

Upphandlande myndighets/enhets beslut om att tilldela ett kontrakt eller sluta ramavtal och skälen för beslutet. Om det finns flera anbudsgivare ska samtliga underrättas om beslutet.

Utvärdering och Tilldelningsgrunder

Det finns tre grunder för tilldelning av kontrakt i LOU 16 kap.

• Bästa förhållandet mellan pris och kvalitet

• Kostnad eller

• Pris

Vid bedömningen ska myndigheten/enheten ta hänsyn till olika kriterier som är kopplade till föremålet för kontraktet, såsom pris, leverans- eller genomförandetid, miljöegenskaper, driftkostnader, kostnadseffektivitet, kvalitet, estetiska, funktionella och tekniska egenskaper, service och tekniskt stöd.

Tröskelvärden

Beloppsgräns som avgör om en upphandling ska ske enligt de direktivstyrda reglerna eller de nationella reglerna i LOU 5 kap.

Upphandlingsdokument

Samlingsbegrepp för allt underlag för anbud i en upphandling som tillhandahålls leverantörer, bl.a. teknisk specifikation/uppdragsbeskrivning, krav på leverantör, administrativa bestämmelser och kommersiella villkor m.m.

Upphandlingssekretess

Anbud och information som lämnas till en upphandlande myndighet vid en upphandling omfattas av sekretess. Sekretessen är absolut, innebärande att uppgifter om ett visst anbud inte i något fall får lämnas till någon annan än den som lämnat anbudet. Sekretessen gäller enligt huvudregeln till dess alla anbud eller erbjudanden offentliggörs eller beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts. Se även

Offentlighetsprincipen.

Överprövning

Prövning i förvaltningsdomstol enligt LOU efter ansökan av leverantör som anser sig ha lidit skada eller kan komma att lida skada i en upphandling p.g.a. överträdelse av

upphandlingsreglerna eller grundläggande principer. Överprövning kan resultera i att upphandling ska göras om, rättas eller att ett avtal förklaras ogiltigt.

Figur

Updating...

Relaterade ämnen :