Volontärbyråns redovisning till
Internetfonden för projektet “Internetbaserat volontärsamordningsverktyg.
1 Inledning
Volontärbyrån är en ideell verksamhet som förmedlar kontakt mellan volontärer och
frivilligorganisationer. Vår webbplats, www.volontarbyran.org, är ett välanvänt internetbaserat rekryteringsverktyg för ideella organisationer i Sverige.
Sedan starten 2002 har Volontärbyrån kommit att bli en av de viktigaste kanalerna för många frivilligorganisationer att få kontakt med potentiella volontärer. Vi har förmedlat över 28 000 volontärkontakter till drygt 1300 frivilligorganisationer över hela Sverige. Tjänsten är gratis för volontärer och frivilligorganisationer och finansieras genom bidrag från stiftelser, kommuner och företagssamarbeten.
Forum för Frivilligt Socialt Arbete är Volontärbyråns huvudman
Volontärbyråns huvudman är Forum för Frivilligt Socialt Arbete, en paraplyorganisation för socialt inriktade frivilligorganisationer. Forum för Frivilligt Socialt Arbete arbetar med att förbättra förutsättningarna för det frivilliga sociala arbetet i Sverige genom påverkansarbete och genom att erbjuda verksamhetsstöd till frivilligorganisationer, så som Volontärbyrån och TechSoup (IT-donationer till ideella verksamheter). Mer om Forum för Frivilligt Socialt Arbete går att läsa på deras hemsida www.socialforum.se och TechSoup på www.techsoup.se
Introducerar förstagångsvolontärer till ideellt arbete
Volontärbyrån är stolt över att introducera ideellt arbete till en ny generation, som
frivilligorganisationerna tidigare har haft svårt att nå, 70 % av volontärerna är mellan 15-35 år och 68 % tar sitt första volontäruppdrag i livet, genom Volontärbyrån. Vi ser dock ett ökat intresse från den äldre generationen och vill gärna hjälpa även dem att hitta passande volontäruppdrag som motsvarar deras intressen och önskemål. Uppdragen volontärerna tar varierar, allt från att hjälpa till med marknadsföring och ekonomi till att vara läxläsare, flyktingguider och besöka ensamma äldre och behövande.
Prisbelönt verksamhet
Volontärbyrån har blivit utvald till en av Sveriges bästa webbplatser av Internetworld och också tilldelats årets Initiativpris av stiftelsen Respekt, Katarinahissenpriset av Folksam,
”Årets samhällsentreprenör” på Veckans Affärers Social Capitalist Award samt hederspris i PWCs tävling Beautiful Business Award och nu senast SIME Nonprofit Award.
2 Syfte och mål
Syfte
Volontärbyrån har sett att frivilligorganisationerna har ett stort behov av ett gemensamt internetbaserat verktyg för att samordna volontärerna när de väl kommit till dem, inte bara ett rekryteringsverktyg utan ett HR-verktyg.
Teknikstödet för Sveriges frivilligorganisationer är av resursskäl mycket eftersatt och många organiserar sina volontärer som om internet inte funnits. De som skapat någon form av system använder Excel för att hålla koll på vilka volontärer de har i verksamheten, många organisationer använder inte ens datorer för det utan samlar papperslappar i en pärm.
På samma sätt som Volontärbyrån sparat organisationerna i Sverige massor med tid och pengar genom att gratis erbjuda dem ett effektivt volontärrekryteringsverktyg som vi driftar åt dem vill vi nu ta nästa steg och erbjuda dem ett volontärsamordningsverktyg för att hjälpa dem att bättre ta tillvara på volontärerna i sin verksamhet. Volontärsamordnarverktyget kommer dessutom göra att de kan hjälpa många fler.
Mål
Målet är att skapa ett användarvänligt internetbaserat volontärsamordningsverktyg, ett enkelt HR-verktyg, som hjälper frivilligorganisationerna att hålla koll på hur många volontärer de har i verksamheten, vad de heter och gör som volontärer, registrera deras insatser,
kommunicera med dem och också kunna sammanställa vad de gör med hjälp av volontärer i verksamheten under ett år, både kvantitativt och kvalitativt.
3 Projektbeskrivning
Funktionaliteten kravställdes tillsammans med volontärsamordnare från Volontärbyråns normala användare bland frivilligorganisationerna. Designskisser togs fram i samarbete med MonkeyMind och WebSearch, för att välja kostnadseffektiva lösningar. Webbskisserna testdes sedan på referensgruppen och volontärer för att säkerställa användarvänlighet. När designskisserna bedömdes vara klara överlämnades dessa till webbproduktionsföretaget.
Arbetet leddes av Volontärbyråns projektledare, MonkeyMind hade det dagliga projektledningsansvaret, Volontärbyrån det övergripande.
MonkeyMind ansvarade för tidplan och planering.Webbproduktionen leddes av
produktionsbolagets projektledare i nära kontakt med Volontärbyrån och testades sedan av såväl Volontärbyråns personal samt MonkeyMind som var ansvariga för skisser och användarvänlighet.
Informations- och utbildningsarbetet kommer att genomföras av Volontärbyråns befintliga informations- och utbildningsansvariga under 2012.
Förstudie/kravställningsfas
Denna fas bestod av förarbete som inkluderade en sammanställning av internationella exempel samt arbete med referensgrupper för att definiera behovet hos svenska frivilligorganisationer. Resultatet blev en funktionsbeskrivning som prioriterades utifrån referensgruppens behov, kravställningar och budget.
Visualisering och produktionsfas
Utifrån förstudiens funktionsbeskrivning skapade MonkeyMind tydligare
funktionsbeskrivningar och designskisser och godkändes av Volontärbyrån. Produktionsfas WebSearch utvecklade samordnaradmin enligt designskisser och funktionsbeskrivningar under sommaren och början av hösten. WebSearch levererade enligt tidplan för
produktionen, i olika etapper med delleveranser.
WebSearch och MonkeyMind utförde första testningen, sedan testades hela sajten av Volontärbyrån. Det nya administrationsgränssnittet är nu integrerat med med Volontärbyråns system och kommer att lanseras under våren 2012.
Marknadsföring och förvaltning
Volontärbyrån ansvarar för tidplan och planering. Lansering kommer att ske genom
kommunikation till Volontärbyråns befintliga användare, våra systerorganisationers kontakter och nätverk, PR-arbete framförallt riktat mot frivilligvärldens organisationstidningar och andra kommunikationskanaler för att nå ut till andra potentiella användare bland Sveriges alla volontärsamordnare. Volontärbyrån ansvarar för denna fas och arbetet kommer ledas av Vanja Höglund och Maria Alsander.
Det nya verktyget förvaltas på samma sätt som Volontärbyråns rekryteringsverktyg med, uppdatering av texter, daglig kontroll och rådgivning, telefon- och mailsupport. Detta ansvarar Volontärbyråns teknikansvariga för tillsammans med Björns Söderberg och WebSearch.
4 Leverabler
Uppföljning av mätbara mål utförs av Volontärbyrån. Vanja Höglund är ansvarig. I korthet är leverablerna som följer:
2011
• Färdigställa leverans av volontärsamordningsverktyget. Levererat i november 2011. Länk och inloggning till Volontärsamordnaradmin på testservern:
62.119.142.133/Volontarbyran/volontarbyran/organisationer_registering.aspx User: volontar
Pwd: 123456
• Integrera det med Volontärbyråns befintliga webbplats. KLART
2012
• Lansera det till 1600 befintliga användare av Volontärbyrån samt potentiella användare genom riksorganisationernas kommunikationskanaler.
• 60 % kännedom bland Volontärbyråns användare på frivilligorganisationssidan och minst 100 frivilligorganisationer som börjat använda det.
• Etablering av utbildning kopplad till verktyget.
• Integrering i Volontärbyråns befintliga förvaltningsplan av webbplatsen.
2013
• 80 % kännedom och minst 300 användare av verktyget.
• 90 % nöjda användare i enkätutvärderingen.
Detaljerad översikt av leverablerna under produktionsperioden 2011
Fas Beskrivning av förväntat
resultat
Leverans- ansvarig
Leveransdatum Förstudie/kravställnings-
fas
7 februari – 11 april
MonkeyMind ansvarar för att ta fram
funktionsbeskrivningar i samråd med Volontärbyrån.
Beskrivningar levereras till WebSearch på utsatt datum.
MonkeyMind 10 april
WebSearch - godkännande 11 april– 15 april
WebSearch går igenom och godkänner/reviderar funktionsbeskrivningar i samråd med MonkeyMind.
WebSearch 15 april
WebSearch säkerhetsställer att förslagna lösningar är kostnadseffektiva och att de ryms inom utsatt budget.
Visualiseringsfas – Designskisser och funktionsbeskrivningar 15 april – 15 maj
MonkeyMind levererar designskisser och funktionsbeskrivningar till WebSearch.
MonkeyMind 15 maj
Detaljerad tidplan från WebSearch
15 maj – 19 maj
WebSearch levererar egen tidplan för produktionen, den kan innebära olika etapper med delleveranser.
WebSearch 30 maj
Produktion 15 maj – 3 oktober
WebSearch utvecklar samordnaradmin enligt designskisser och funktionsbeskrivningar.
WebSearch levererar ett färdigt
volontärsamordningsverktyg till MonkeyMind.
WebSearch 15 oktober
Testfas 1
3 oktober – 10 oktober
Tester och revideringar utförs av MonkeyMind och WebSearch (ev. behövs även någon från VB).
WebSearch/
MonkeyMind
22 oktober
Integrering med befintligt system 10 oktober – 17 oktober
WebSearch integrerar det nya systemet med det befintliga.
WebSearch 1 november
Testfas 2
17 oktober – 31 oktober
Tester och revideringar utförs av MonkeyMind och WebSearch (ev. behövs även någon från VB).
WebSearch/
MonkeyMind
14 november
Slutleverans Ett färdigt
volontärsamordningsverktyg redo att tas i bruk av volontärsamordnarna levereras till Volontärbyrån.
WebSearch 20 november
Slutrapport till Internetfonden
Designskisser, fungerande volontärsamordningsportal och rapport som beskriver processen och resultatet.
MonkeyMind/
Volontärbyrån (Amelie)
15 december 2011
Marknadsföringsfas 15 januari – 15 mars
Mailutskick till 1600 användare,
nyhetsbrevsinformation och PR-arbete riktat till
riksorganisationerna för att nå ytterligare 2000
potentiella användare.
Volontärbyrån 15 mars
Utbildning 50-100 personer om året utbildade i systemet, beroende på behov.
Volontärbyrån 2012 och 2013
Förvaltningsfas Löpande uppdatering och integrering i VBs befintliga verksamhet och
supportfunktioner.
Volontärbyrån/
WebSearch
Från leverans av systemet.
Vi har givetvis listat Internetfonden som en av våra bidragsgivare på Volontärbyråns webbplats.
5 Resultat
Själva volontärsamordningsverktyget är färdigproducerat enligt plan. Vi fattade ett beslut om att inte lansera det i december 2011 som först planerat. Vi uppfattade att
frivilligorganisationer har mycket att stå i innan jul och att vi kommer att få bättre
uppmärksamhet om vi lanserar verktyget i januari/februari istället. Allt det tekniska är färdigt för att lanseras.
Kännedomsmätningar och nöjdhetsmätningar kommer att göras i slutet av 2012 då verktyget funnits tillgängligt under ett knappt år.
Projektet har anpassats efter budgetramarna och ej dragit över budget.
Nedan en bild på hur verktyget ser ut när användaren har loggat in:
6 Utvärdering, analys och resultat
Maria Bergmark på MonkeyMind och Volontärbyrån har testat igenom hela verktyget och är mycket nöjda med WebSearch arbete. Våra testgrupper har också gått igenom systemet och gett sin feedback under processens gång vilket varit till stor nytta ur ett användar-
vänlighetsperspektiv. Det kommer att bli intressant att se hur verktyget används i praktiken och utvärderingen kommer vi göra i slutet av 2012.
7 Förslag på förbättringar
Vi tycker ju såklart att vi har byggt ett bra system men förslag på förbättringar kommer alltid att komma upp när användarna sätter igång och använder systemet. Vi ber att få återkomma då.
8 Framtida arbeten
Under våren kommer vi att arbeta med att sprida kännedom om verktyget enligt den plan som finns i den ursprungliga projektbeskrivningen. Det inkluderar:
Utskick till de över 1600 volontärsamordnare som registrerat volontäruppdrag på Volontärbyrån. Information på Volontärbyråns webbplats.
Information i samband med evenemang/föreläsningar och seminarier där Volontärbyrån deltar eller är arrangör.
Pressmeddelande till 600 journalister i Volontärbyråns presslista. Personlig kontakt med journalister som är specialintresserade av denna typ av frågor.
Kontinuerlig information om verktyget och erbjudande om utbildning i verktyget till alla Volontärbyråns användare i våra nyhetsbrev och på webbplatsen.
Information till 3000 prenumeranter av Forum för Frivilligt Socialt Arbetes nyhetsbrev samt TechSoups alla användare.
Integrera utbildning i samordningsverktyget i Volontärbyråns volontärsamordnarutbildningar.
Amelie Silfverstolpe Stockholm 2011-12-14
9 Projektets totala kostnader
Leverans Beräknat
datum
Kostnad
Förstudie – lön 4 veckors arbete + OH 31-mar 50 660
Designskisser och wireframes – konsultarvode Monkeymind
15-maj 52 000
Produktionskostn – konsultarvode Websearch enl. offert 31-okt 214 800
Projektledning av konsulter och projektdeltagare utspritt över tid men sammanlagt 4 veckor – lön + OH
30-jun 50 660
Marknadsföringskostnader utspritt över tid men sammanlagt 2 veckor - lön
15-dec 23 475
Utbildningskostnader - lön 2012 och
2013
Egeninsats
Förvaltningskostnader 2012 och
framåt
Egeninsats
Slutrapport - göra enkät, skriva - 3 dagars arbete 15-dec-11 7 405
Summa (exkl. moms) 399 000
