Användningsdirektiv
DS styr ekonomin via resultatenheter och projekt. Bokföring sker även på konto. En utgift eller intäkt ska alltid redovisas på ett konto och en resultatenhet, och i nästan samtliga fall även på ett projekt. Kansliet sköter bokföringen och kontaktar någon i VU vid funderingar.
Alla utgifter ska attesteras enligt attest och utläggspolicyn, delegationsordningen, attesträttslistan och i tillämpliga fall övriga policyer innan utbetalning sker.
De konton som används ska beskriva vilken sorts intäkt eller utgift det handlar om (t. ex. mat, resor, medlamsavgifter). Kontona ska inte beskriva vilket arrangemang eller vilken grupp som använt pengarna (t. ex. BirkaBallt, distriktsstyrelsen), utan detta görs i stället genom en kombination av resultatenheter och projekt.
Den som attesterar ett inköp utgår inte från ett visst konto utan från vilka medel som finns tillgängliga inom budgettaket för relevant resultatenhet och projekt. Därför behöver kansliet ge en rekommendation till den som utläggsredovisar om vilket konto som bör användas, eller om ett nytt bör skapas. T. ex.: Om en person vill utläggsredovisa matinköp på
“Uppvaktning/presenter” behöver detta korrigeras till “Matkostnader”. Om en person vill utläggsredovisa ett rosa får på ett nytt konto vid namn “Rosa får”, och det skäligen kan antas att ingenting mer kommer redovisas på det kontot under året, bör det i stället göras ett nytt konto som är mer användbart “Arrangemangsinventarier” eller om det nog inte kommer fler saker på det heller, bara “inventarier”. Just nu så vill vi dock få en bättre överblick när det kommer till vilka utgifter vi faktiskt har, så nya konton ska alltid vara så precisa som det bara går höj inte abstraktionsnivån i onödan!
Exempel:
1. Till ett styrelsemöte köper Hampus mat och trädgårdstomtar till alla i styrelsen. Innan köper har han bett Patriq om attest. Eftersom vanliga styrelsemöten inte sker inom ramen för något projekt redovisas inköpen på resultatenheten Distriktsstyrelsen.
Matinköpet redovisas på kontot Matkostnader och trädgårdstomtarna, som var till för att tacka styrelsen för ett så bra jobb det här året, redovisas på kontot
Uppvaktning/presenter. Efter att Hampus utläggsredovisat (i rätt tid) kontrollattesterar kansliet eller mailar VU för att få kontrollattest (av Karin). Efter att köpet
kontrollattesterats betalas pengarna ut till Hampus.
2. Till DST beställer Hampus en pausföreläsning av en konsult från McKinsey.
Föreläsningen kostar 25 000. Karin attesterar glatt föreläsningen som verkar superhäftig. Hampus utläggsredovisar föreläsningen genom att skicka fakturan till kansliet två veckor innan den ska betalas med en instruktion om att den ska bokföras på det nya kontot Föreläsare, resultatenheten Organisationsutveckling och projektet DST. Hampus har tidigare pratat om att han tänkt ta in föreläsare till höstens
KOträffar och GrötDS, men det kanske vore bättre att skapa ett konto i stil med Externa tjänster, som kan användas lite bredare. Karin får visserligen attestera upp till 25 000 mellan varje möte, men det finns ett budgettak på 20 000 på både
resultatenheten Organisationsutveckling och projektet DST. Därför kan utlägget inte kontrollattesteras utan måste behandlas av VU. Eftersom VU kräver konsensusbeslut kan inte VU behandla frågan, utan skickar det hela vidare till DS. DS beslutar att höja budgettaket för DST, men inte för organisationsutveckling och godkänner
utbetalningen i övrigt. Efter att DSbeslutet trätt i kraft betalar distriktet ut 20 000 kronor och Hampus får stå för resterande 5000 kronor själv.
1 Tillgångar
1510 Kundfordringar 1516 Förskott
1700 Förutbetalda kostnader/Upplupna intäkter 1910 Kassa
1920 Plusgiro distrikt 3925005 1933 Riksgälden
1934 Riksgälden, Grims Fond 1935 Nordea sparkonto 1936 Bankkonto Ursviks fond
2 Eget kapital och skulder 2010 Eget kapital
2019 Redovisat resultat 2101 Grims Fond 2102 Ursviks fond 2103 Utjämningsreserv 2104 WSJ 2011
2440 Leverantörsskulder 2700 Upplupna kostnader
2890 Kortfristiga skulder
3 Rörelsens inkomster/intäkter 3010 Kursavgifter
3011 Utbildningspeng 3015 Försmak
3020 Sensus 3140 BirkaBallt
3170 Utmanar verksamhet 3610 Medlemsavgifter 3616 Utmanar AU Ting 3617 Lussevaka 3740 Öresavrundning 3985 Landstingsbidrag
3990 Övriga ersättningar och intäkter
4 Utgifter/kostnader för varor, material och vissa köpta tjänster 4010 Kursverksamheten
4011 Utbildningspeng 4012 kursteamsutbildning 4015 Försmak Utmanar AU 4017 Lussevakan
4020 Kretsträffar 4100 Distriktsläger 4110 Distriktsstyrelse
4120 Stämmor och förbundsarr 4130 Valberedning
4140 Rekrytering och Utveckling 4160 BirkaBallt
4170 USC verksamheten 4180 Medlemsavgifter 4190 Stipendier/Gåvor
4195 Bidrag till arrangeman åt scouter Kontorsmateriel m.m.
Matkostnader
56 Övriga externa rörelseutgifter/kostnader 5010 Kanslikostnad
5020 Husaröstiftelsen 6390 Övr kostnader 6420 Revision 6570 Bankkostnader
Resor med tåg eller långfärdsbuss Resor med flyg
Lokala resor (kollektivtrafik, taxi m.m.) Fordonshyra
Milersättning Deltagaravgifter Reklammateriel
Mässor/utställningar Uppvaktning/presenter Kompetensutveckling Ideellas telefonikostnader Arvoden
ITtjänster
8 Finansiella och andra inkomster/ intäkter och utgifter/kostnader 8300 Ränteintäkter
8999 Redovisat resultat
Resultatenheter Medlemsavgifter Landstingsbidrag Utbildningsintäkter Räntor
USCverksamheten Organisationsutveckling Värdeutveckling
Belöning av funktionärer Kommunikationsutveckling Regionssamarbete
Utbildning Rekrytering Arrangemang Distriktsläger Distriktstyrelsen Valberedningen Husarö
Revisorerna
Avtal med kansliet Bidrag/stipendier Husaröstiftelsen
Projekt Inför DST Distriktshajk
Birka förträff WSJ 2015 Enkäter
Kårprojekt
Arrangemang projektledare WAGGGS årsmål
Kommunikationsgrupp KOträff
Enklare förklaring hur Birka styrs Regionala UtbildningsGruppen Överlevnadshajk/kurs
Rekryteringsgrupp Rekrytering vid festivaler Äventyrarforum
DST Birkaballt Regarr
Uppmuntra THBy night Distriktsläger (USC fixar) Scouternas bal på slottet Kårtävlingar
Period 1 (bidrag/stipendier) Period 2 (bidrag/stipendier) USCAU
