BESLUT 1 (2)
2016-11-17 Dnr RA 231-2016/8316
Linköpings Universitet
581 83 Linköping
Postadress: Riksarkivet, Box 12541, 102 29 Stockholm · Besöksadress: Fyrverkarbacken 13, Stockholm · Telefon: 010-476 70 00 · Telefax: 010-476 71 20 · E-post: riksarkivet@riksarkivet.se · Internet: www.riksarkivet.se · Organisationsnr: 202100-1074
Beslut efter inspektion av arkivvården vid Linköpings universitet Riksarkivet inspekterade arkivvården vid Linköpings universitet den 27-28 oktober 2016. Med hänvisning till de brister som framkom vid inspektionen beslutar Riksarkivet att förelägga Linköpings universitet följande:
• Upprätta en strategi för bevarande av elektroniska handlingar i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar RA-FS 2009:1 3 kap 1-2 §§.
• Säkerställa bevarandet av analoga ljud- och bildupptagningar i form av
magnetband i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om analoga ljud- och videoupptagningar på magnetband, RA-FS 2013:2.
• Besluta om tillämpningen av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapsinformation RA-FS 2015:2.
• Besluta om tillämpningen av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling RA-FS 2013:1.
• Dokumentera tillämpningen av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet RA-FS 2006:5 ändrade genom RA-FS 2012:9.
• Besluta om tillämpningen av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse RA-FS 1991:6 ändrade genom RA-FS 1997:6 och 2012:2.
• Dokumentera tillämpningen av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor RA-FS 2007:1.
• Utvärdera tillämpningen av RA-FS 1999:1 avseende forskningens handlingar, och vid behov revidera tillämpningen så att den motsvarar kraven i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet RA-FS 1999:1, 5-8 §§.
• Avsluta arkivredovisningen enligt allmänna arkivschemat genom att slutförteckna arkiven i enlighet med övergångsbestämmelse i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om RA-FS 2008:4. Arkivförteckningarna ska redovisa handlingar oberoende av medium.
• Upprätta och fastställa en ny verksamhetsbaserad arkivredovisning i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter RA- FS 2008:4, 6 kap.
2 (2)
2016-11-17 Dnr RA 231-2016/8316
Vi bifogar de inspektionsrapporter som upprättades vid inspektionerna, där skälen för föreläggandena redovisas.
Anmärkningar
Dessutom ger vi följande anmärkning:
• Uppmärksamma att de handlingar som ingår i myndighetens arkiv, så snart som möjligt ska ges en skyddad förvaring i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om handlingar på papper, RA-FS 2006:1, ändrade genom RA-FS 2012:5, 6 kap. 3 §. Observeras bör att även handlingar som i föreskrifter är gallringsbara ska ges en skyddad förvaring under hela bevarandetiden.
Myndighetens återrapportering
Linköpings universitet ska redovisa vilka åtgärder som gjorts eller planeras med
anledning av ovan givna förelägganden. Redovisningen ska ha inkommit till Riksarkivet senast den 10 april 2017. Vi utgår från att ni även tar hänsyn till anmärkningarna. Ange Riksarkivets diarienummer i redovisningen.
De som deltagit i Riksarkivets beslut
Detta beslut har fattats av enhetschef Petra Dornbusch efter föredragning av arkivarie Sofia Särdquist. I handläggningen har också 1:e arkivarie Agneta Mann deltagit. Detta beslut kan i enlighet med 20 § arkivförordningen (SFS 1991:446) inte överklagas.
Petra Dornbusch Enhetschef
Sofia Särdquist
Arkivarie, föredragande
