• No results found

Granskning av inköp och upphandling

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "Granskning av inköp och upphandling"

Copied!
25
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

Revisionsrapport

Sofia Nylund Roger Burström Fredrik Birkeland April 2016

Granskning av

inköp och upphandling

Region Gotland

(2)

Innehållsförteckning

2.1. Avtalsuppföljning enligt kommunallagen och god redovisningssed ... 3

2.2. Revisionsfråga, revisionskriterier och kontrollmål ... 3

2.3. Metod och avgränsning ... 3

3.1. Region Gotlands upphandlingsorganisation ... 5

3.2. Översyn av upphandlingsverksamheten ... 5

3.2.1. Översynens slutsatser och nuläge ... 5

3.2.2. Genomlysning av teknikförvaltningsens ramavtalsprocess ... 6

4.1. Riktlinjer och rutiner ... 7

4.1.1. Iakttagelser ... 7

4.1.2. Bedömning ... 7

4.2. Följsamhet till lagstiftning och riktlinjer ... 8

4.2.1. Iakttagelser ... 8

4.2.2. Verifiering ... 11

4.2.2.1. Kontroll av följsamhet till LOU - direktupphandlingsgränser ... 11

4.2.2.2. Kontroll av följsamhet till LOU – dokumentationskrav ... 12

4.2.2.3. Kontroll av följsamhet till LOU – Avtalstider ... 12

4.2.3. Bedömning ... 12

4.3. Tecknade ramavtal uppfyller verksamheternas behov av varor och tjänster13 4.3.1. Iakttagelser ... 13

4.3.2. Bedömning ... 13

4.4. Inköpare/beställare ... 14

4.4.1. Iakttagelser ... 14

4.4.2. Bedömning ... 14

4.5. Utvärdering av inkomna offerter... 14

4.5.1. Iakttagelser ... 14

4.5.2. Bedömning ... 15

4.6. Uppföljning av köptrohet ... 15

4.6.1. Verifiering ... 15

4.6.1.1. Resebyråtjänster ... 15

4.6.1.2. Yrkeskläder ... 16

4.6.1.3. Kontorsmaterial ... 17

4.6.1.4. Annonsering ... 18

4.6.1.5. Telekommunikation ... 19

4.6.1.6. Livsmedel ... 20

4.6.1.7. Jurister ... 21

4.6.1.8. VA-konsulter ... 22

4.6.2. Bedömning ... 23

(3)

1. Sammanfattande bedömning

På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Region Gotland har PwC genomfört en granskning av inköp och upphandling. Följande revisionsfråga har varit ledande i granskningen:

Är regionstyrelsens och granskade nämnders interna kontroll i samband med upphandling tillräcklig samt är regionens inköps- och upphandlingsverksamhet ändamålsenligt organiserad?

Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att styrelsens och nämndernas kontroll och hantering av tecknade avtal inte i alla delar är tillräcklig.

Vidare gör vi bedömningen att regionens inköps- och upphandlingsverksamhet inte är helt ändamålsenligt organiserad. Det är dock viktigt att notera att det sedan 2014 pågår en översyn av upphandlingsverksamheten i regionen. Syftet med översynen är bland annat att få en mer sammanhållen upphandlingsverksamhet och begränsa inköpsbehörigheter och utbilda certifierade inköpare för att få en mer effektiv upp- handlingsverksamhet. Översynen har givit förslag till ny organisation av upphand- lings- och inköpsprocessen, både strategiskt och operativt.

Bedömningarna som ligger till grund för svaret på revisionsfrågan presenteras ne- dan per kontrollmål. Flera av kontrollmålen tangerar varandra.

Kontrollmål 1: Riktlinjer/policys finns inom området och är ändamålsenliga och aktuella.

Bedömningen är att kontrollmålet är uppfyllt. Bedömningen grundar sig på att det finns upprättade regler och rutiner i tillräcklig omfattning. Det finns dock ett behov av att se över riktlinjer och policys för upphandling utifrån den översyn som pågår i syfte att få en effektivare upphandlingsprocess.

Kontrollmål 2: Upphandling av leverantörer har skett i enlighet med lagstiftning och riktlinjer

Bedömningen är att kontrollmålet är inte är uppfyllt. Bedömningen grundar sig på att det görs avsteg från gällande lagstiftning och regionens egna riktlinjer när det gäller följsamhet till gällande direktupphandlingsgränser, s.k. otillåtna direkt upp- handlingar, samt att det finns brister gällande dokumentation av direktupphand- lingar. Vidare noteras att det finns ramavtal med löptid överstigande fyra år, vilket enligt LOU endast får ske om det finns särskilda skäl.

Kontrollmål 3: Tecknade ramavtal uppfyller verksamheternas behov av varor och tjänster

Utifrån genomförd granskning har vi svårt att bedöma huruvida tecknade ramavtal uppfyller verksamheternas behov av varor och tjänster. Att det görs många köp från leverantörer som saknar avtal (se kontrollmål 2) och att köptroheten är låg inom

(4)

vissa områden (se kontrollmål 6) skulle kunna vara en indikation på att tecknade ramavtal inte uppfyller verksamheternas behov av varor och tjänster. Dessa avsteg kan dock också förklaras av att inköpare/beställare inte har tillgång till relevant information och inte är rätt utbildade för att uppfylla sitt uppdrag (se kontrollmål 4).

Kontrollmål 4: Inköpare/beställare har tillgång till relevant information och är rätt utbildade för att uppfylla sitt uppdrag.

Bedömningen är att kontrollmålet inte är uppfyllt. Bedömningen grundar sig på att flertalet svarande i intervjuerna anger att de upplever att de inte har tillgång till relevant information och att de inte alltid är rätt utbildade för att uppfylla sitt upp- drag. Det genomförs dock fyra utbildningstillfällen per år riktade till beställare och inköpare som annonseras via regionens intranät. Svårigheten att hitta i ramavtals- databasen, brister i systemets användarvänlighet samt att databasen inte är full- ständig uppges även vara ett problem.

Att det görs avsteg från gällande lagstiftning och regionens egna riktlinjer (se kontrollmål 2) och att inköp inte alltid görs från upphandlade ramavtalsleverantö- rer (se kontrollmål 6) kan även vara en indikation på att inköpare/beställare inte har tillgång till relevant information och inte alltid är rätt utbildade för att uppfylla sitt uppdrag.

Det framkommer dock att den översyn som pågår bland annat syftar till att be- gränsa inköpsbehörigheter och utbilda certifierade inköpare.

Kontrollmål 5: Det finns dokumenterade rutiner och riktlinjer för utvärdering av inkomna offerter.

Bedömningen är att kontrollmålet delvis är uppfyllt. Bedömningen grundar sig på att det utöver den information och utvärderingsmall som finns i upphandlingssy- stemet TendSign saknas dokumenterade rutiner och riktlinjer för utvärdering av inkomna offerter. Enligt vår bedömning kan det finnas skäl att överväga behovet av ytterligare dokumenterade rutiner och riktlinjer för utvärdering av inkomna offer- ter. Det är också av stor vikt att uppföljning av tecknade avtal görs regelbundet vad gäller såväl avstämning av priser och leverans som att tecknade ramavtal fyller an- vändarnas behov.

Kontrollmål 6: Inköp görs från upphandlade ramavtalsleverantörer

Bedömningen är att kontrollmålet inte är uppfyllt. Bedömningen grundar sig på att inköp inte alltid görs från upphandlade ramavtalsleverantörer. Det finns variat- ioner avseende köptrohet mellan förvaltningar och mellan avtalsområden, men för flertalet avtalsområdena sker majoriteten av inköpen utanför aktuella ramavtal. Det noteras också att förvaltningarna gör många småinköp av icke upphandlade leve- rantörer, medan de större inköpen i större utsträckning sker från upphandlade leve- rantörer.

(5)

2. Bakgrund

I samband med genomförd väsentlighets- och riskanalys har revisorerna beslutat att granska upphandlingsverksamheten med avseende på om lag och riktlinjer tillämpas, om ramavtalen är effektiva samt i vilken utsträckning avrop sker från dessa. Vidare omfattas upphandlingsfunktionens organisation och kompetens.

2.1. Avtalsuppföljning enligt kommunallagen och god redovisningssed

Denna granskning berör flera olika lagar däribland Kommunallagen, Tryckfrihets- förordningen, Offentlighets- och sekretesslagen och Arkivlagen.

2.2. Revisionsfråga, revisionskriterier och kontrollmål

Följande revisionsfrågor ska besvaras:

Är Regionstyrelsens och nämndernas interna kontroll i samband med upphandling tillräcklig samt är kommunens inköps- och upphandlingsverksamhet ändamålsen- ligt organiserad?

Kontrollmål

• Riktlinjer/policys finns inom området och är ändamålsenliga och ak- tuella.

• Upphandling av leverantörer har skett i enlighet med lagstiftning och stadens regler.

• Tecknade ramavtal uppfyller verksamheternas behov av varor och tjänster.

• Inköpare/beställare har tillgång till relevant information och är rätt utbildade för att uppfylla sitt uppdrag.

• Det finns dokumenterade rutiner och riktlinjer för utvärdering av in- komna offerter.

• Inköp görs från upphandlade ramavtalsleverantörer.

Revisionskriterier utgörs av LOU samt regionens regler, policys och riktlinjer inom upphandlingsområdet.

2.3. Metod och avgränsning

Granskningen har genomförts enligt följande:

• Inventering och bedömning av styrdokument (reglementen, regler, riktlinjer m.m.) samt informationsdokument som kan sättas i samband med kommu- nens avtalshantering.

• Intervju har genomförts med företrädare för upphandlingsenheten.

(6)

• Registeranalyser har genomförts för att kontrollera följsamheten till LOU (direktupphandlingsgränser och dokumentationskrav) samt en kontroll av regionens avtalstrohet gällande köp från befintliga avtal.

Granskningen avgränsas till regionstyrelsen, tekniska nämnden, miljö- och hälso- skyddsnämnden, byggnadsnämnden samt kultur- och fritidsnämnden.

Rapporten har varit föremål för sakgranskning.

(7)

3. Organisation och pågående översyn

3.1. Region Gotlands upphandlingsorganisation

Inom Region Gotland finns en central upphandlingsfunktion - Upphandlarna. Upp- handlarna återfinns organisatoriskt under regionstyrelsen. Den centrala upphand- lingsfunktionen ansvarar för samordnade upphandlingar av varor och tjänster, samt utför specifika upphandlingar på uppdrag av de olika förvaltningarna.

I varje samordnad upphandling ska det finnas ett inköpsråd. Inköpsrådet utgörs av representanter från nämnderna och sätts samman inför varje upphandling. Nämn- derna ska utse kompetenta deltagare med mandat att ställa verksamhetskrav och tillvarata nämndens behov. Utöver ansvaret för att ta fram relevanta produktkrav ska inköpsrådet även beakta miljömässig, etisk och social hänsyn.

Varje nämnd kan göra egna upphandlingar. Nämnd som genomför upphandling som enbart berör nämndens eget verksamhetsområde fastställer krav på det som ska upphandlas och ansvarar för att upphandlingen genomförs enligt gällande lag- stiftning och regionens policy. Den ansvarar också för arkivering, implementering, underhåll och uppföljning av upphandlingen. Nämnden utser ansvarig för upp- handlingsfrågor inom sitt förvaltningsområde.

Det strategiska upphandlingsansvaret i Region Gotland ligger inom ledningskon- toret och ett strategiskt upphandlingsråd finns.

3.2. Översyn av upphandlingsverksamheten

Under 2014 initierade ledningskontoret en översyn av upphandlingsverksamheten.

Syftet med översynen är bl.a. att få en mer sammanhållen upphandlingsverksamhet och begränsa inköpsbehörigheter och utbilda certifierade inköpare för att få en mer effektiv upphandlingsverksamhet. Utredningen har givit förslag till ny organisation av upphandlings- och inköpsprocessen, både strategiskt och operativt.

3.2.1. Översynens slutsatser och nuläge

• Upphandlingsfunktionen ska arbeta utifrån scenario 2, d.v.s. den ska delta även i nämndspecifika upphandlingar. Detta är en resurs och bemannings- fråga som behöver utredas.

Nuläge: Serviceförvaltningen kartlägger befintliga resurser, återkommer med förslag på ev. förändringar.

• En tjänst som central avtalscontroller ska införas på Serviceförvaltningen.

Finansieringen ska ske gemensamt (motsvarar ca 1 mnkr inklusive omkost- nader). Förslaget föreslås kunna finansiera sig själv genom bättre följsamhet mot avtal.

(8)

Nuläge: Ledningskontoret ska ta fram förslag på hur inrättande av en sådan tjänst ska se ut.

• Varje nämnd/förvaltning ska utse en inköpssamordnare (enligt uppdrag i delår 2015). Ansvar för att samordna behov, inköpsmönster mm inom re- spektive nämnd och bidra till avtalstrohet i förhållande till upphandlade av- tal.

Nuläge: Inte genomfört, ligger i krisgruppens direktiv.

• Ett operativt upphandlingsråd ska inrättas. Rådet ska styra det operativa upphandlingsarbetet, samordna regionens inköpsbehov, följa inköpsmöns- ter, ge underlag till beslut i det strategiska upphandlingsrådet. Upphand- lingschefen ska vara sammankallande, övriga deltagare ska vara utsedda in- köpssamordnare från respektive förvaltning, utsedd representant från den centrala upphandlingsfunktionen och regionjurist.

Nuläge: Upphandlingschefen är sammankallande.

• Det strategiska upphandlingsrådet ska ändra inriktning mot mer strategiskt arbete. Det ska verka för en effektiv upphandling inom regionen och bevaka upphandlingsfrågor ur ett strategiskt perspektiv samt vara en länk mellan politik och det operativa upphandlingsarbetet. Ekonomidirektören ska vara sammankallande, övriga deltagare ska vara upphandlingschef, regionjurist samt förvaltningscheferna från HSF, SOF, UAF och TKF.

Nuläge: Första mötet kommer att bli maj 2016, ekonomidirektören är sam- mankallande.

• Regionen ska arbeta för att begränsa inköpsbehörigheter och utbilda certifi- erade inköpare.

Nuläge: Serviceförvaltningen tar fram plan på hur detta ska kunna genomfö- ras.

• Regionen ska fortsätta att utveckla e-handel.

Nuläge: projekt pågår och takten ska ökas.

3.2.2. Genomlysning av teknikförvaltningsens ramavtalsprocess

Till följd av bland annat brister i teknikförvaltningens fakturahantering och bris- tande tillämpning av ramavtalen har teknikförvaltningen låtit göra en genomlysning av förvaltningens upphandlingar med fokus på ramavtal och entreprenörer.

(9)

4. Granskningsresultat

4.1. Riktlinjer och rutiner

Kontrollmål 1. Riktlinjer/policys finns inom området och är ändamålsenliga och aktuella.

4.1.1. Iakttagelser

Upphandling i Region Gotland regleras i följande regionövergripande styrdoku- ment:

• Upphandlingspolicy för Region Gotland (antagen av fullmäktige 14 septem- ber 2014)

• Riktlinjer utifrån Region Gotlands upphandlingspolicy (antagna av region- styrelsen den 30 april 2013, reviderade 18 juni 2015)

• Tillämpningsanvisningar på kommunens intranät

Alla upphandlingar inom regionen ska genomföras i enlighet med Lagen om offent- lig upphandling (LOU) och den upphandlingspolicy som antagits av fullmäktige i Region Gotland. Region Gotland använder för vissa ramavtalsområden ramavtal som upphandlats av SKL Kommentus Inköpscentral.

Upphandlingsfunktionen ska bevaka behov av upphandling och verka för att teckna ramavtal för varor och tjänster som nyttjas regelbundet av verksamheter inom reg- ionen. Upphandlingsfunktionen ska också utveckla och tillhandahålla en effektiv upphandlingsprocess samt informera och utbilda internt och externt inom upp- handlingsområdet.

Den översyn av upphandlingsverksamheten som påbörjades under 2014 kommer att medföra behov av förändringar i de styrande dokumenten.

Vad gäller direktupphandlingar över 100 000 kronor anges i de interna riktlinjerna på intranätet att beslut och utvärdering ska dokumenteras och sparas. Vidare anges att diarieföring ska ske enligt respektive nämnds regler.

4.1.2. Bedömning

Bedömningen är att kontrollmålet är uppfyllt. Bedömningen grundar sig på att det finns upprättade regler och rutiner i tillräcklig omfattning. Det finns dock ett behov av att se över riktlinjer och policys för upphandling utifrån den översyn som pågår i syfte att få en effektivare upphandlingsprocess.

(10)

Respektive nämnd behöver säkerställa att direktupphandlingar över 100 000 kro- nor sparas och dokumenteras på en samlad plats. Att spara dokumentationen på enbart en enskild handläggares dator medför en stor risk och gör dokumentationen personbunden och försvårar kontroll av att dokumentation sparas enligt lagstift- ningen (se även kontrollmål 2).

4.2. Följsamhet till lagstiftning och riktlinjer

Kontrollmål 2: Upphandling av leverantörer har skett i enlighet med lagstiftning och riktlinjer

Syftet med upphandlingsreglerna i LOU är att de upphandlande myndigheterna och enheterna ska använda de offentliga medlen på bästa sätt genom att dra nytta av konkurrensen på aktuell marknad. Regelverket syftar också till att ge leverantörer en möjlighet att konkurrera på samma villkor i varje upphandling.

Sedan 1 juli 2014 gäller följande beloppsgränser för direktupphandling:

• Direktupphandling enligt LOU är möjlig att göra om värdet uppgår till högst 505 800 kronor, inklusive värdet av eventuella options- och förlängnings- klausuler.1

• Direktupphandling enligt LUF eller LUFS är möjlig att göra om värdet upp- går till högst 939 342 kronor, inklusive värdet av eventuella options- och för- längningsklausuler.

Beloppsgränsen beräknas genom att alla direktupphandlingar av samma slag inom den upphandlande myndigheten under räkenskapsåret summeras. Samma belopps- gräns gäller oavsett upphandling av varor, tjänster eller byggentreprenader.

Den 1 juli 2014 infördes även en utökad dokumentationsplikt som innebär att upp- handlande myndigheter och enheter ska dokumentera omständigheter av betydelse om upphandlingen överstiger 100 000 kr.2

4.2.1. Iakttagelser

Denna granskning omfattar fyra av Region Gotlands förvaltningar: regionfullmäk- tige/regionstyrelsen, samhällsbyggnadsförvaltningen, kultur- och fritidsförvalt- ningen samt teknikförvaltningen.

1 Direktupphandlingsgränsen är år 2016 534 890 kronor enligt LOU eller 993 368 kronor enligt LUF/LUFS.

2 Av lagtexten i 15 kap. 18 § LOU/ LUF samt 15 kap. 20 § LUFS framgår att en upphandlande myn- dighet ska anteckna skälen för sina beslut och annat av betydelse vid upphandlingen om upphand- lingens värde överstiger 100 000 kronor.

(11)

Tabell 1. Antal leverantörer och totala inköp per förvaltning

Förvaltning Inköp (tkr)

2015 Antal lev

Antal lev:

> 505,8 tkr

Antal lev:

100 - 505,8 tkr

Antal lev:

< 100 tkr Regionfullmäk-

tige/regionstyrelsen 5 456 73 1 6 66

Samhällsbyggnadsför-

valtningen 54 281 470 20 31 419

Kultur- och fritidsför-

valtningen 19 253 641 5 22 614

Teknikförvaltningen 836 717 1226 140 173 913

Som framgår av tabell 1 är teknikförvaltningen den av de fyra granskade förvalt- ningarna som har störts inköpsvolym under 2015 samt flest antal leverantörer. Vi- dare framgår av tabellen att över 95 procent av kultur- och fritidsförvaltningens leverantörer under 2015 har fakturerat för mindre än 100 000 kronor. Detta ger en indikation om att förvaltningen i stor utsträckning gör småinköp av icke upphand- lade leverantörer.

Tabell 2. Totala inköp uppdelat på direktupphandlingsgräns och gräns för krav på dokumentation

Förvaltning Inköpsvolym över 505,8 tkr (tkr)

Inköpsvolym mel- lan 100 tkr och 505,8 tkr (tkr)

Inköpsvolym un- der 100 tkr (tkr)

Regionfullmäk-

tige/regionstyrelsen 3 085 1 502 870 Samhällsbyggnads-

förvaltningen 41 679 5 998 6 604

Kultur- och fritids-

förvaltningen 6 649 5 299 7 305

Teknikförvaltningen 778 529 41 713 16 476

I tabell 2 redovisas respektive förvaltnings totala inköp från leverantörer fördelat i tre intervall: total inköpsvolym från leverantör överstiger direktupphandlingsgrän- sen, total inköpsvolym från leverantör ligger mellan gränsen för krav på doku- mentation och direktupphandling samt total inköpsvolym från leverantör understi- ger 100 000 kr. För regionstyrelsen, samhällsbyggnadsförvaltningen och teknikför- valtningen görs den största andelen av inköpen från leverantörer där den totala inköpsvolymen överstiger direktupphandlingsgränsen.

(12)

Tabell 3. Andel totala inköp uppdelat på direktupphandlinsgräns och gräns för krav på dokumentation

Förvaltning Andel värde över

505,8 tkr Andel värde mellan

100 tkr och 505,8 tkr Andel värde under 100 tkr Regionfullmäk-

tige/regionstyrelsen 57 % 28 % 16 %

Samhällsbyggnads-

förvaltningen 77 % 11 % 12 %

Kultur- och fritids-

förvaltningen 35 % 28 % 38 %

Teknikförvaltningen 93 % 5 % 2 %

I tabell 3 framgår fördelningen sett till andel av totala inköp. 38 procent av kultur- och fritidsförvaltningens totala inköp görs från leverantörer där förvaltningens to- tala inköpsvolym uppgår till mindre än 100 000 kronor. Noterbart är även att inkö- pen från 75 procent (se tabell 1) av teknikförvaltningens leverantörer enbart utgör för 2 procent av förvaltningens totala inköp. Detta är en indikation på att det görs många småinköp.

Avseende krav på dokumentation finns tillämpningsanvisningar på intranätet.

Bland annat anges vad en direktupphandling är, när direktupphandling ska göras samt vilka konsekvenser en felaktig direktupphandling kan få. I anvisningarna anges att det finns tre sätt att genomföra en direktupphandling, vilken metod som används beror på inköpssumman:

• Metod 1: Inköpssumma 0 – 10 000 kronor

• Metod 2: Inköpssumma 10 000 – 100 000 kronor

• Metod 3: Inköpssumma 100 000 – 534 000 kronor3 För metod 3 anges att:

”Om varan eller tjänsten är värd mellan 100 000 och 534 000 kronor så måste prisförfrågan genomföras skriftligt och skickas till minst tre leverantörer. Mallar för offertförfrågan finns till höger. Beslut och utvärdering ska dokumenteras och sparas. Diarieföring enligt respektive nämnds regler. Använd beställningsblan- ketten och betala via faktura.”

Det noteras att det finns anvisningar för krav på dokumentation av direktupphand- lingar överstigande 100 000 kronor. Regionstyrelsen meddelar dock att det inte finns krav på diarieföring hos dem, och menar att en del diarieförs medan annat finns hos handläggarna. Det finns således ingen samlad central funktion som har ett övergripande ansvar för dokumentationen, utan respektive handläggare måste till-

3 Direktupphandlingsgräns 2015: 505 800 kronor, direktupphandlingsgränsen har höjts 2016.

(13)

frågas. Denna bild delas av de övriga förvaltningarna som är aktuella i denna granskning.

4.2.2. Verifiering

4.2.2.1. Kontroll av följsamhet till LOU - direktupphandlingsgränser

Kontroll har gjorts av om respektive förvaltning har giltiga avtal med de leverantö- rer som under 2015 har fakturerat över direktupphandlingsgränsen. Se tabell 4.

Tabell 4. Avtal med leverantörer som 2015 fakturerat över upphandlingsgränsen

Förvaltning Antal leverantörer över

direktupphandlingsgränsen Antal med avtal

Andel med av-

tal

Regionfullmäktige/regionstyrelsen 1 1 100 %

Samhällsbyggnadsförvaltningen 20 13 65 %

Kultur- och fritidsförvaltningen 5 5 100 % *

Teknikförvaltningen 140 122 87 % **

*) Två av leverantörerna över direktupphandlingsgränsen är hänförliga till Almedalsbiblioteket som är ett integrerat folk- och högskolebibliotek. Biblioteket drivs gemensamt av Region Gotland och Uppsala universitetsbibliotek. Det finns ett avtal mellan Region Gotland och Uppsala universitet som reglerar kostnadsfördelning. En stor del av den summa som återfinns rör således vidarefakturering samt betal- ning till Uppsala universitet.

**) Flertalet av teknikförvaltningens inköp över direktupphandlingsgränsen är hyreskostnader kopplade till hyresavtal.

Verifieringen visar att regionfullmäktige/regionstyrelsen har avtal med den leveran- tör som fakturerat över direktupphandlingsgränsen. Även kultur- och fritidsförvalt- ningen har avtal med de leverantörer som fakturerat över direktupphandlingsgrän- sen. Samhällsbyggnadsförvaltningen har avtal med 65 procent av leverantörerna som fakturerat över direktupphandlingsgränsen och teknikförvaltningen har avtal med 87 procent av dessa leverantörer.

Det bör dock noteras att omorganisationer har skett under året som påverkat sam- hällsbyggnads- och teknikförvaltningen. Från och med 1 april 2015 har teknikför- valtningen en ny organisation med en ny avdelning (Planerings- och utvecklingsav- delningen). Tidigare var motsvarande avdelning organisatoriskt inordnat under samhällsbyggnadsförvaltningen. Enligt nämnsekreterare hos samhällsbyggnadsför- valtningen avser flera av samhällsbyggnadsförvaltningens inköp teknikförvaltning- ens ansvarsområde. Enligt denne har inga inköp från dessa leverantörer gjorts på samhällsbyggnadsnämndens ansvarskoder. I den inköpsdata revisionen har tagit del av för 2015 ligger dock dessa inköp på samhällsbyggnadsförvaltningens an- svarskoder.

Sammanfattningsvis noteras således att det finns en stor spridning vad gäller följ- samhet till LOU avseende direktupphandlingsgränsen. Vidare noteras att regionen hade svårt att tillhandahålla revisionen samtliga efterfrågade avtal, detta eftersom det inte finns en samling med samtliga avtal. Till exempel har teknikförvaltningen

(14)

ett eget avtalsregister vilket vi bedömer vara mycket svårtolkat. I granskningen framkom också att flera av regionens avtal finns lagrade lokalt i pärmar eller dato- rer. Vår bedömning är även att det finns en bristande kontroll avseende vilka avtal som finns och inte finns i avtalsdatabasen. Att avtal lagras på enskilda medarbeta- res datorer medför att det finns en stor risk att inköpsprocessen blir personbunden och att det blir svårt att få en helhetsbild över samtliga avtal.

4.2.2.2. Kontroll av följsamhet till LOU – dokumentationskrav

Av de leverantörer som fakturerat mellan gränsen för krav på dokumentation (100 000 kr) och direktupphandlingsgränsen (505 800 kronor) saknar en stor an- del giltiga avtal med Region Gotland, vilket framgår i tabellen nedan.

Tabell 5. Avtal med leverantörer som 2015 fakturerat mellan 100 – 505,8 tkr

Förvaltning Antal leverantö-

rer mellan 100 och 505,8 tkr

Antal med

avtal Andel med avtal

Regionfullmäktige/regionstyrelsen 6 4 67 %

Samhällsbyggnadsförvaltningen 31 16 52 %

Kultur- och fritidsförvaltningen 22 17 77 %

Teknikförvaltningen * 173 11 av 20* 55 %*

*) Ett urval gjordes på 20 av leverantörerna

För teknikförvaltningen gjordes ett urval på 20 leverantörer där endast 55 procent hade avtal med Region Gotland. På kultur- och fritidsförvaltningen har 77 procent av leverantörerna som under 2015 fakturerat mellan 100 – 505,8 tkr avtal med Reg- ion Gotland, motsvarande siffror är 67 % för regionstyrelsen och 52 % för samhälls- byggnadsförvaltningen. Det noteras dock att en av kultur- och fritidsförvaltningens leverantörer som saknar avtal endast avser vidarefakturering. Enligt de interna rikt- linjerna måste prisförfrågan genomföras skriftligt och skickas till minst tre leveran- törer om varan eller tjänsten är värd mellan 100 000 och 534 000 kronor. Vidare anges att beslut och utvärdering ska dokumenteras och sparas. I kontakt med för- valtningarna framkommer att det inte finns någon samlad dokumentation av di- rektupphandlingar över 100 000 kronor, utan att den dokumentation som finns lagras lokalt på handläggares datorer.

4.2.2.3. Kontroll av följsamhet till LOU – Avtalstider

I lagen om offentlig upphandling anges i 5 kap 3§ att ett ramavtal får löpa under längre tid än fyra år endast om det finns särskilda skäl. I Region Gotlands avtalsda- tabas finns 327 aktuella ramavtal och av dessa löper 29 stycken (9 %) över fyra år.

Bland de avtal som löper längre än fyra år finns till exempel ramavtal på skolbussar och renhållning (hushållsavfall).

4.2.3. Bedömning

Då två förvaltningar delvis saknar avtal för inköp från leverantörer som under året fakturerat över direktupphandlingsgränsen samtidigt som det finns brister i kravet

(15)

på dokumentation bedöms kontrollmålet inte vara uppfyllt. Genom granskning- en noterar vi att framförallt samhällsbyggnads- och teknikförvaltningen har en icke tillräcklig avtalskontroll. Teknikförvaltningens interna avtalsregister bedöms ej vara uppbyggd på sådant sätt att det går att säkerställa en god avtalskontroll. Det noteras också att flera förvaltningar har en mycket stor andel inköp av små belopp, vilket medför att många olika leverantörer anlitas. Detta ökar risken för att konkurrens åsidosätts och att det finns personliga kopplingar till leverantören. Vidare har runt nio procent av Region Gotlands ramavtal en löptid överstigande fyra år, vilket end- ast får ske om det finns särskilda skäl enligt LOU.

4.3. Tecknade ramavtal uppfyller verksamhet- ernas behov av varor och tjänster

Kontrollmål 3: Tecknade ramavtal uppfyller verksamheternas behov av varor och tjänster

4.3.1. Iakttagelser

Ett urval personer inom regionstyrelsen, tekniska nämnden, miljö- och hälso- skyddsnämnden, byggnadsnämnden samt kultur- och fritidsnämnden har besvarat frågor om hur de uppfattar ramavtalen. För tekniska nämnden har vi tagit del av syn- punkter från de intervjuer som gjorts i förvaltningens egen översyn.

Av intervjuerna framkommer att det framförallt är svårt att hitta i ramavtalsdataba- sen. Tekniska förvaltningen tecknar egna ramavtal på grund av deras specifika be- hov. Region Gotlands avtalsdatabas anges vara svår att använda både till innehåll och systemets uppbyggnad och användarvänlighet. Vissa ramavtal uppges inte vara inlagda i ramavtalsdatabasen.

4.3.2. Bedömning

Utifrån genomförd granskning har vi svårt att bedöma huruvida tecknade ramavtal uppfyller verksamheternas behov av varor och tjänster. Att det görs många köp från leverantörer som saknar avtal och att köptroheten är låg inom vissa områden (se kontrollmål 6) skulle kunna vara en indikation på att tecknade ramavtal inte upp- fyller verksamheternas behov av varor och tjänster. Dessa avsteg kan dock också delvis förklaras av att inköpare/beställare inte har tillgång till relevant information och inte alltid är rätt utbildade för att uppfylla sitt uppdrag (se kontrollmål 4).

Svårigheten att hitta i ramavtalsdatabasen, brister i systemets användarvänlighet samt att databasen inte är fullständig medför en betydande risk att tecknade ramav- tal inte utnyttjas optimalt – det behöver dock inte betyda att tecknade ramavtal inte uppfyller verksamheternas behov av varor och tjänster.

(16)

4.4. Inköpare/beställare

Kontrollmål 4: Inköpare/beställare har tillgång till relevant information och är rätt utbildade för att uppfylla sitt uppdrag.

4.4.1. Iakttagelser

Fyra gånger per år anordnas utbildningsinsatser för tjänstemän som agerar bestäl- lare eller inköpare. Utbildningen heter ”5B” (behov, beslut, beställa, betala och be- vaka) och är avgiftsfria för förvaltningarna. Inför varje kursstart annonseras kursen på regionens intranät. Flertalet svarande i intervjuerna anger dock att de upplever att de inte har tillgång till relevant information och att de inte är rätt utbildade för att uppfylla sitt uppdrag.

4.4.2. Bedömning

Bedömningen är att kontrollmålet inte är uppfyllt. Bedömningen grundar sig på att flertalet svarande i intervjuerna anger att de upplever att de inte har tillgång till relevant information och att de inte är rätt utbildade för att uppfylla sitt uppdrag.

Svårigheten att hitta i ramavtalsdatabasen, brister i systemets användarvänlighet samt att databasen inte är fullständig uppges även vara problem (se kontrollmål 3).

Att det görs avsteg från gällande lagstiftning och regionens egna riktlinjer (se

kontrollmål 1) och att inköp inte alltid görs från upphandlade ramavtalsleverantörer (se kontrollmål 6) kan även vara en indikation på att inköpare/beställare inte har tillgång till relevant information och inte är rätt utbildade för att uppfylla sitt upp- drag.

Det finns ett behov av bättre kunskap och mer utbildningsinsatser inom upphand- lingsområdet hos inköpare och beställare. Granskningen indikerar också att rele- vant information om avtal, upphandlingar och upphandlingsprocessen behöver för- bättras. Det framkommer dock att den översyn som pågår bland annat syftar till att begränsa inköpsbehörigheter och utbilda certifierade inköpare.

4.5. Utvärdering av inkomna offerter

Kontrollmål 5: Det finns dokumenterade rutiner och riktlinjer för utvärdering av inkomna offerter.

4.5.1. Iakttagelser

Regionen använder ett elektroniskt upphandlingssystem (Tendsign) som fungerar för alla former av upphandling. Annonsering, tillhandahållande av förfrågningsun- derlag, anbudsgivning, utvärdering och tilldelning genomförs med hjälp av detta system.

Utöver den information och utvärderingsmall som finns i upphandlingssystemet TendSign saknas dokumenterade rutiner och riktlinjer för utvärdering av inkomna offerter.

(17)

Det saknas också uppföljningar av tidigare upphandlingar. Av vad som framkom i intervjuerna beror detta på en upplevd resursbrist. I februari 2016 uppges ”kön”

uppgå till mellan 7-8 uppdrag vilket bedöms motsvara 4-5 månaders väntetid. Vid intervjuerna framkom att regionen, till följd av en ansträngd personalsituation, har tagit hjälp av konsulter för att kapa topparna. Enligt upphandlingschefen skulle enheten behöva förstärkas med ytterligare tjänster.

Ett nytt digitalt verktyg uppges ha anskaffats för att få en koppling till ekonomisy- stemet för att bland annat kunna kontrollera avtalade priser (vilket inte sker idag).

4.5.2. Bedömning

Bedömningen är att kontrollmålet delvis är uppfyllt. Bedömningen grundar sig på att det utöver den information och utvärderingsmall som finns i upphandlingssy- stemet TendSign saknas dokumenterade rutiner och riktlinjer för utvärdering av inkomna offerter. Enligt vår bedömning kan det finnas skäl att överväga behovet av ytterligare dokumenterade rutiner och riktlinjer för utvärdering av inkomna offer- ter. Det är också av stor vikt att uppföljning av tecknade avtal görs regelbundet vad gäller såväl avstämning av priser och leverans som att tecknade ramavtal fyller an- vändarnas behov

4.6. Uppföljning av köptrohet

Kontrollmål 6: Inköp görs från upphandlade ramavtalsleverantörer

Hög köptrohet (dvs. att regionen köper en vara/tjänst av en upphandlad leverantör och inte från någon annan) ger större intresse från leverantörernas sida att delta i regionens upphandlingar, större volymer och därmed bättre priser, vilket tillsam- mans bör minska totalkostnaden för regionen. Av bland annat den anledningen har vi undersökt köptroheten mot ramavtal.

4.6.1. Verifiering

Verifiering har gjorts av åtta olika avtalsområden:

• Resebyråtjänster

• Yrkeskläder

• Kontorsmaterial

• Annonsering

• Telekommunikation

• Livsmedel

• Jurister

• VA-konsulter

4.6.1.1. Resebyråtjänster

Region Gotland har ett ramavtal med en resebyrå som löper 2012-04-01 till och med 2016-03-01. I resebyråns uppdrag ingår att boka biljetter och att samfakturera flyg, flygtaxi, bussbiljetter, hotell, hyrbil etc. En viktig del av uppdraget anges också vara att föreslå varje resenär den billigaste biljetten med hänsyn tagen till rese- och arbetstid. Verifiering har gjorts av följsamheten till det upphandlade ramavtal som finns för resebyråtjänster för respektive förvaltning. Resultatet presenteras i tabel- lerna nedan.

(18)

Regionstyrelsen Värde Andel

värde Antal

Köp från ramavtal 303 190 82 % 115

Köp utanför ramavtal 66 635 18 % 3

Totala inköp resor (konto 7051) 369 825 100 % 118

Teknikförvaltningen Värde Andel

värde Antal

Köp från ramavtal 789 841 91 % 158

Köp utanför ramavtal 81 958 9 % 20

Totala inköp resor (konto 7051) 871 799 100 % 178

Samhällsbyggnadsförvaltningen Värde Andel

värde Antal

Köp från ramavtal 471 449 98 % 251

Köp utanför ramavtal 7 190 2 % 1

Totala inköp resor (konto 7051) 478 638 100 % 253

Kultur- och fritidsförvaltningen Värde Andel

värde Antal

Köp från ramavtal 320 067 90 % 111

Köp utanför ramavtal 37 258 10 % 30

Totala inköp resor (konto 7051) * 357 325 100 % 141

*) I sakgranskningen framkom att en faktura på 97 000 kronor är felkonterad. Revisionen har tagit del av fakturan och beloppet är nu exkluderat i tabellen ovan.

Verifieringen visar att varje förvaltning har gjort majoriteten av inköpen, både sett till antalet och till det beloppsmässiga värdet, genom den upphandlade leverantö- ren. Störst avvikelse visar regionstyrelsen som har gjort 18 procent av inköpen, sett till det beloppsmässiga värdet, utanför den upphandlade leverantören. Bäst utfall har samhällsbyggnadsförvaltningen med endast ett köp utanför ramavtal, vilket motsvarar 2 procent, utanför ramavtal. För teknikförvaltningen misstänks ett flertal av inköpen vara felkonterade då leverantörerna inte tillhandahåller resebyråtjäns- ter.

4.6.1.2. Yrkeskläder

Region Gotland har ett ramavtal för yrkeskläder och skor som är giltigt 2013-12-02 till och med 2017-06-02. Ramavtalet omfattar yrkeskläder och skor till samtliga och omfattar fem varugrupper:

• Varsel-/arbetskläder

• Vård-/omsorgskläder samt köks-/restaurangkläder

• Profilkläder

• Handskar

• Skor

(19)

Verifiering har gjorts av följsamheten till det upphandlade ramavtal som finns för yrkeskläder och skor för respektive förvaltning. Resultatet presenteras i tabellerna nedan. Regionstyrelsen hade under 2015 inga inköp konterade på konto 6481 Yr- keskläder och skor.

Teknikförvaltningen Värde Andel värde Antal

Köp från ramavtal 522 535 68 % 402

Köp utanför ramavtal 245 069 32 % 155

Totala inköp yrkeskläder och skor (Konto

6481) 767 605 100 % 557

Samhällsbyggnadsförvaltningen Värde Andel värde Antal

Köp från ramavtal 10 248 4 % 3

Köp utanför ramavtal 227 043 96 % 77

Totala inköp yrkeskläder och skor (Konto

6481) 237 291 100 % 80

Kultur- och fritidsförvaltningen Värde Andel värde Antal

Köp från ramavtal 2 788 5 % 4

Köp utanför ramavtal 50 511 95 % 41

Totala inköp yrkeskläder och skor (Konto

6481) 53 299 100 % 45

Verifieringen visar på stor variation i följsamheten till inköp av upphandlade leve- rantörer vad gäller yrkeskläder och skor. Teknikförvaltningen har högst andel med 68 procent av det beloppsmässiga värdet hänförligt till upphandlade ramavtalsleve- rantörer. För samhällsbyggnads- och kultur- och fritidsförvaltningen är motsva- rande siffra fyra procent respektive fem procent.

4.6.1.3. Kontorsmaterial

Region Gotland har ett ramavtal för kontorsmaterial som är giltigt 2014-05-01 till och med 2016-04-30. Ramavtalet omfattar kontorsmaterial som almanackor, an- teckningsböcker, post-IT-block, pennor, pärmar, plastmappar, register, häftappara- ter, hålslag med mera.

Verifiering har gjorts av följsamheten till det upphandlade ramavtal som finns för kontorsmaterial för respektive förvaltning. Resultatet presenteras i tabellerna ne- dan. Regionstyrelsen hade under 2015 inga inköp konterade på konto 6511 Kon- torsmaterial.

(20)

Teknikförvaltningen Värde Andel

värde Antal

Köp från ramavtal 8 889 15 % 15

Köp utanför ramavtal 51 423 85 % 52

Totala inköp kontorsmaterial

(konto 6511) 60 313 100 % 67

Samhällsbyggnadsförvaltningen Värde Andel

värde Antal

Köp från ramavtal 595 1 % 3

Köp utanför ramavtal 46 727 99 % 23

Totala inköp kontorsmaterial (konto

6511) 47 322 100 % 26

Kultur- och fritidsförvaltningen Värde Andel

värde Antal

Köp från ramavtal 2 324 2 % 12

Köp utanför ramavtal 140 116 * 98 % 84

Totala inköp kontorsmaterial

(konto 6511) 142 439 100 % 96

*) I sakgranskningen framkom att 42 624 kronor rör inköp av annonsering från leverantörer som man har giltiga avtal med. Dessa är exkluderade från tabellen ovan.

Resultatet visar att det är en mycket låg följsamhet till det ramavtal som finns för inköp av kontorsmaterial för samtliga av ovanstående förvaltningar.

4.6.1.4. Annonsering

Region Gotland har ramavtal med en leverantör för annonsering under avtalspe- rioden 2012-03-15 till och med 2016-12-31.

Verifiering har gjorts av följsamheten till det upphandlade ramavtal som finns för annonsering för respektive förvaltning. Resultatet presenteras i tabellerna nedan.

Regionstyrelsen Värde Andel

värde Antal

Köp från ramavtal 145 799 92 % 9

Köp utanför ramavtal 12 260 8 % 2

Totala inköp annonsering (konto

722) 158 059 100 % 11

(21)

Teknikförvaltningen Värde Andel

värde Antal

Köp från ramavtal 243 438 62 % 85

Köp utanför ramavtal 152 008 38 % 22

Totala inköp annonsering (konto

722) 395 445 100 % 107

Samhällsbyggnadsförvaltningen Värde Andel

värde Antal

Köp från ramavtal 216 866 82 % 66

Köp utanför ramavtal 47 701 18 % 18

Totala inköp annonsering (konto

722) 264 568 100 % 84

Kultur- och fritidsförvaltningen Värde Andel

värde Antal

Köp från ramavtal 326 349 87 % 82

Köp utanför ramavtal 47 641 13 % 13

Totala inköp annonsering (konto

722)4 373 990 100 % 95

Verifieringen visar att det är en relativt bra följsamhet till det ramavtal som finns för inköp av annonsering, men att teknikförvaltningens inköp hos ramavtalsleve- rantören endast uppgår till 62 procent. Det noteras också att både teknik-, sam- hällsbyggnads och kultur- och fritidsförvaltningen har många småinköp hos leve- rantörer utanför ramavtalet.

4.6.1.5. Telekommunikation

Region Gotland har ramavtal med en leverantör för telefoni under avtalsperioden 2013-11-01 till och med 2017-10-31. Ramavtalsleverantörer har fyra underleverantö- rer.

Verifiering har gjorts av följsamheten till det upphandlade ramavtal som finns för telefonitjänster för respektive förvaltning. Resultatet presenteras i tabellerna nedan.

Regionstyrelsen Värde Andel

värde Antal

Köp från ramavtal 7 958 100 % 18

Köp utanför ramavtal 0 0 % 0

Totala inköp telekommunikation

(konto 681) 7 958 100 % 18

(22)

Teknikförvaltningen Värde Andel

värde Antal

Köp från ramavtal 267 101 59 % 1 196

Köp utanför ramavtal 184 982 41 % 223

Totala inköp telekommunikation

(konto 681) 452 083 100 % 1 419

Samhällsbyggnadsförvaltningen Värde Andel

värde Antal

Köp från ramavtal 45 117 19 % 133

Köp utanför ramavtal 195 731 81 % 130

Totala inköp telekommunikation

(konto 681) 240 848 100 % 263

Kultur- och fritidsförvaltningen Värde Andel

värde Antal

Köp från ramavtal 31 226 69 % 185

Köp utanför ramavtal 13 951 31 % 21

Totala inköp telekommunikation

(konto 681) 45 177 * 100 % 206*

*) Kultur- och fritidsförvaltningen har ett belopp på 245 000 kronor som är hänförligt till Uppsala uni- versitet, vilket rör en vidarefakturering, som inte är inkluderat i detta belopp. I sakgranskningen fram- kom även att det misstänks finnas felkonteringar på detta konto.

Verifieringen visar att följsamhet till det ramavtal som finns för inköp av telefoni- tjänster varierar mellan förvaltningarna.

4.6.1.6. Livsmedel

Region Gotland har ramavtal med sex leverantör inom livsmedelsområdet indelat i kategorier och avtalsperioder enligt tabellen nedan:

Avtal Avtalstyp Avtalsperiod

Livsmedel - Insatsvaror kaffeautomat Ramavtal 2013-01-08 - 2016-09-30 Livsmedel - Ost och mejeri, ägg, färs, fågel,

blodpudding Ramavtal 2012-12-03 - 2016-09-30

Livsmedel - bröd, färskt Ramavtal 2013-01-08 - 2016-09-30

Livsmedel - Frukt, grönt, rotfrukter o potatis Ramavtal 2013-01-08 - 2016-09-30 Livsmedel - Kolonial/specerier, kött, chark Ramavtal 2012-12-03 - 2016-09-30

Livsmedel - Konfektyr Ramavtal 2013-01-15 - 2016-09-30

Verifiering har gjorts av följsamheten till de upphandlade ramavtal som finns för livsmedel för respektive förvaltning. Under året hade Regionstyrelsen inga inköp av livsmedel konterade på konto 644. Resultatet presenteras i tabellerna nedan.

(23)

Teknikförvaltningen Värde Andel

värde Antal

Köp från ramavtal 0 0 0

Köp utanför ramavtal 44 634 100 % 42

Totala inköp livsmedel (konto 644) 44 634 100 % 42

Samhällsbyggnadsförvaltningen Värde Andel

värde Antal

Köp från ramavtal 29 981 66 % 4

Köp utanför ramavtal 23 299 44 % 17

Totala inköp livsmedel (konto 644) 53 280 100 % 21

Kultur- och fritidsförvaltningen Värde Andel

värde Antal

Köp från ramavtal 163 525 32 % 168

Köp utanför ramavtal 346 177 68 % 566

Totala inköp livsmedel (konto 644) 509 702 100 % 734 Verifieringen visar att följsamheten till de ramavtal som finns för inköp av livsmedel varierar mellan förvaltningarna. Det noteras dock att de tre förvaltningarna gör många småinköp av livsmedel som ligger utanför avtal. Teknikförvaltningen gjorde inköp av livsmedel för 44 634 kronor år 2015, alla inköp var utanför de ramavtal Region Gotland har kring livsmedel.

4.6.1.7. Jurister

Region Gotland har ramavtal med en leverantör för juristtjänster som löper under avtalsperioden 2013-10-01 till 2015-09-30. Av avtalet framgår att två förlängningar à ett år kan göras. Förlängningsavtalet finns dock inte tillgängligt i Region Gotlands avtalsdatabas. Enligt uppgift är avtalet förlängt till 2016-09-30.

Verifiering har gjorts av följsamheten till det upphandlade ramavtal som finns för juristtjänster för respektive förvaltning. Under året hade inte regionstyrelsen och kultur- och fritidsförvaltningen gjort några inköp av juriststjänster konterade på konto 7455. Resultatet presenteras i tabellerna nedan.

Teknikförvaltningen Värde Andel

värde Antal

Köp från ramavtal 1 023 188 74 % 71

Köp utanför ramavtal 359 806 26 % 21

Totala inköp juristtjänster (konto

7455) 1 382 994 100 % 92

(24)

Samhällsbyggnadsförvaltningen Värde Andel

värde Antal

Köp från ramavtal 0 0 % 0

Köp utanför ramavtal 25 950 100 % 5

Totala inköp juristtjänster (konto

7455) 25 950 100 % 5

Verifieringen visar att följsamheten till ramavtalen är relativt god i förvaltningarna under förutsättning att ramavtalet som gick ut i september 2015 har förlängts. Har förlängning inte gjorts av avtalet är följaktligen samtliga inköp är utanför ramavtal.

Vidare noteras att det helt saknas ramavtal inom juristområdet om förlängning av avtalet inte gjorts.

4.6.1.8. VA-konsulter

Region Gotland har ramavtal med tre leverantör för VA-konsulttjänster indelat i kategorier och avtalsperioder enligt tabellen nedan:

Avtal Avtals-

typ Avtalsperiod Ramavtal VA-konsulttjänster, konsulter

inom vatten och avlopp Ramavtal 2015-03-01 – 2017-02-28

Ramavtal VA-konsulttjänster, konsulter

inom vatten och avlopp Ramavtal 2015-03-01 – 2017-02-28

Årsavtal 2014 Ramavtal 2014-07-01 – 2017-06-30

Verifiering har gjorts av följsamheten till det upphandlade ramavtal som finns för VA-konsulter för respektive förvaltning. Under året hade inte regionstyrelsen och kultur- och fritidsförvaltningen gjort några inköp konterade på konto 61796. Resul- tatet presenteras i tabellerna nedan.

Teknikförvaltningen Värde Andel

värde Antal

Köp från ramavtal 568 551 12 % 13

Köp utanför ramavtal 3 930 722 86 % 45

Felkonterat 86 237 2 % 13

Totala inköp VA-konsulter (konto

61796) 1 282 994 100 % 71

Samhällsbyggnadsförvaltningen Värde Andel

värde Antal

Köp från ramavtal 0 0 % 0

Köp utanför ramavtal 73 350 100 % 2

Totala inköp VA-konsulter (konto

61796) 73 350 100 % 2

(25)

Verifieringen visar att följsamheten till befintliga ramavtal är låg. Vidare framkom- mer tre uppenbara felkonteringar som avsåg juristtjänster och resebyråtjänster.

4.6.2. Bedömning

Bedömningen är att kontrollmålet inte är uppfyllt. Bedömningen grundar sig på att inköp inte alltid görs från upphandlade ramavtalsleverantörer. Det finns variat- ioner avseende köptrohet mellan förvaltningar och mellan avtalsområden, men för flertalet avtalsområdena sker majoriteten av inköpen utanför aktuella ramavtal. Det noteras också att förvaltningarna gör många småinköp av icke upphandlade leve- rantörer, medan de större inköpen i större utsträckning sker från upphandlade leve- rantörer.

2016-04-27

Carin Hultgren Roger Burström

Uppdragsledare Projektledare

References

Related documents

Revisionsfråga 3: Finns en ändamålsenlig avtalshantering, samt rutiner för att säkerställa att avtal finns för väsentliga inköpsområden.. Revisionsfrågan är

kommissionen definieras miljöanpassad upphandling som ”en process, där upphandlade myndigheter eftersträvar att upphandla varor, tjänster, och entreprenader med en

Från pappersfaktura till e-faktura Vid ökning av andelen e-fakturor till 70%, antagande om 2 min tidsbesparing vid kontering och kostnad om 3,6 kr per skannad faktura.

Observera att en upphandlande myndighet får varken i förfrågningsunderlaget eller i an- nat underlag för upphandlingen beskriva föremålet för upphandlingen på ett sådant sätt

Direktupphandling får endast användas om inköpen inom produktområdet för hela Högskolan uppgår till högst 28 procent av det tröskelvärde som gäller för kommuner och

I enlighet med Agenda 2030 ska kommunen vid inköp och upphandling arbeta för förändring mot ett hållbart samhälle, vilket syftar till att utrota fattigdom och hunger, förverkliga

För att främja hållbar utveckling ska kommunen i arbetet med upphandling och inköp, så långt det är möjligt, ställa relevanta sociala- (till exempel krav

upphandlas, upphandlingens komplexitet, värdet av upphandlingen och om det finns ramavtal eller inte.. Ofta kan värdets storlek avgöra vilken form av upphandling som