Stödmaterial - Förslag till Göteborgs Stads riktlinje för verksamhetsutveckling med hjälp av digitalisering

Hållbar Stad – öppen för världen

Stödmaterial - Förslag till Göteborgs Stads riktlinje för

verksamhetsutveckling med hjälp av digitalisering

Bakgrund, arbetsgång, förslag på vidare arbete samt illustrationer av hypoteser och koncept

Arbetsmaterial

2019-12-31

Sammanfattning

Styrmodellens syfte: Tydliggöra och sätta ramar för hur Göteborgs Stad ska styra, samordna och finansiera verksamhetsutveckling med hjälp av digitalisering, och därmed på bästa sätt skapa mest nytta för stadens digitala investeringar.

Baserat på … Styrmodellen

Bakgrund

Projektet har sitt ursprung i två uppdrag från kommunfullmäktige riktade till KoM¹och Intraservice

• Styr-, samordnings-, och finansieringsmodell för verksamhetsutveckling med hjälp av digitalisering samt leverans av intern och extern service.

• Driva Göteborgs Stads övergripande digitaliseringsarbete, inklusive revidera berörda styrande dokument.

Delprojektets tillvägagångssätt

Arbetet med styrmodellen har utgått från ett strukturerat arbetssätt med ett antal

principer för hur arbetet ska bedrivas t.ex.:

• Delprojektledarnas ägandeskap i arbetet.

• Brett deltagande och samskapande där deltagarna bygger upp modellen tillsammans.

• Etablerade arbetsgrupper bestående av representanter från berörda verksamheter.

• Regelbundna workshops där arbetsgrupper- nas resultat har diskuterats och tagits vidare.

• På så vis har en förankrad och väl utvärderad styrmodell kunnat tas fram.

Överlämning till KS & nästa steg

Överlämning till kommunstyrelsen:

• Då kommunstyrelsen tar över uppdraget att ta fram en ny styrmodell dokumenteras och paketeras material för överlämning till stadsledningskontoret.

Nästa steg:

• Som en del av överlämningen har en sammanställning av illustrationer och koncept tagits fram tillsammans med ett antal aktiviteter och utestående frågor som kan vara lämpliga att inkludera i det fortsatta arbetet med att ta fram en styrmodell.

14

Arbetsmöten

8

Workshop

+100

Styrdokument, rapporter, studier, etc.

+40

Deltagare

Områden Översikt av innehållet Sammanfattning av innehållet

Övergripande om kategorier, perspektiv

& finansiering

• Styrmodellen tydliggör och sätter ramarna för hur Göteborgs Stad ska styra, samordna och finansiera ändamålsenlig digital utveckling, som en del av verksamhetsutvecklingen, och därmed på bästa sätt skapa nytta från genomförda digitala investeringar.

• Övergripande styr- och finansieringsprinciper säkerställer och ligger till grund för en ändamålsenlig digitalisering i Göteborgs Stad.

• Styrmodellen delar upp behoven inom digitalisering i tre kategorier:

Gemensamma tjänster, Verksamhetsspecifika tjänster och Stadenövergripande strategiska initiativ.

• Finansieringen av utveckling samt drift och förvaltning av tjänster ser olika ut beroende på kategori samt vem som nyttjar dem.

Gemensamma tjänster

• Tjänster där det finns effektivitetsfördelar för staden som helhet av att ha en gemensam sammanhållen leverans.

• Utgår från beslut om tilldelning av medel och inriktning av kommun- fullmäktige, samt den strategiska planeringen av stadslednings- kontoret, med ett beredningsarbete vilket sker i en samlad beredning utgående från de berörda verksamheterna.

• Operativ hantering och prioritering av initiativ sker löpande under året.

Verksamhetsspecifika tjänster

• Tjänster vilka är specifika för enskilda verksamheter.

• Verksamheterna ska säkerställa att det finns resurser och kompetens i form av en digitaliseringssamordnare, för att samordning och effekthemtagningen av digitalisering ska fungera.

• Finansiering samt prioritering utgår från reglementen eller ägardirektiv för den berörda verksamheten, vilka även äger frågan att driva och bereda arbetet med verksamhetsspecifika tjänster.

Stadenövergripande strategiska initiativ

• Utvecklingsinitiativ som kan komma att påverka hela staden, eller är av sådan vikt att det ligger i stadens strategiska intresse att

utvecklingen fortgår.

• Beslut om inriktning och tilldelning av medel kring stadenövergripande strategiska initiativ, som ska drivas tvärfunktionellt, fattas av

kommunfullmäktige enligt ordinarie process.

Sammanfattning

Baserat på…

14

Arbetsmöten

8

Workshop

+100

Styrdokument, rapporter, studier, etc.

+40

Deltagare

Arbetsmaterial

Överlämningsmaterial

Om detta dokument

• Det är en sammanställning av illustrationer och

koncept som stödjer det utkast till styrmodell som tagits fram för riktlinjer inom Göteborgs Stad

• I kapitel ett och två finns översiktliga beskrivningar av arbetssätt, utestående frågor, tänkbara uppföljande aktiviteter m.m.

• I kapitel 3-7 finns illustrationer och fördjupningar av det övergripande tänk som presenteras i

riktlinjedokumentet (word, Stadens standardformat för riktlinjer). Tanken är att det ska stödja detaljeringar, t.ex. i regelformat, utrullning och tillämpning

Innehållsförteckning

1. Introduktion och bakgrund till modellarbetet 2. Arbetssätt och status för modellarbetet vid

överlämningstillfället

3. Övergripande om modellen 4. Gemensamma tjänster

5. Verksamhetsspecifika tjänster

6. Stadenövergripande strategiska initiativ 7. Finansiering

8. Appendix

Introduktion & bakgrund

till modellarbetet

Uppdraget från politikerna

• Styr-, samordnings-, och finansieringsmodell för

verksamhetsutveckling med hjälp av digitalisering samt leverans av intern och extern service

• Driva Göteborgs Stads övergripande digitaliseringsarbete, inklusive

revidera berörda styrande dokument

Vad vill vi uppnå med modellen?

• Bättre tjänster till nytta för medborgare och medarbetare

• Större positiv effekt av digitaliseringens möjligheter i stadens olika verksamheter

• Ökad takt i utveckling

• Ökad kostnadskontroll med tydligare koppling till nytta

• Ökad politisk styrning sett till prioritering mot politiska mål

Uppdraget

Förmåga

Målbild

Förutsättningar

Projekt Digitala Göteborg

Program

Revidera Program för Göteborgs Stads väg mot e-samhället

Modell

Ta fram styr-, samordnings- och finansieringsmodell för verksamhetsutveckling med hjälp av digitalisering

Etablera

Beskriva och tydliggöra Intraservices uppdrag att driva digitalisering samt identifiera de förmågor som krävs

Arbetsmaterial

- Aug:

Nulägesanalys och inledande hypotesarbete

Aug-Sep:

Etablera arbetsgrupper

Okt-Dec:

Workshopserie

Jan-Feb:

Stämma av och färdigställa

förslag 2

Aktivitets- och tidsplan för modellarbetet

1

Framtagning av styr-, samordnings- och finansieringsmodell för verksam- hetsutveckling med hjälp av

digitalisering som beskriver:

• Styrning och beslutsfattande

• Finansiering

• Organisation

• Roller och funktioner

• Samverkan

Förslag på reviderade regler och riktlinjer för modellen.

Aktivitetsplanen för arbetet med modellen togs fram i början av projektet och syftar till att åstadkomma två delar. Den första delen

kretsar kring utvecklingen av den faktiska modellen och den andra delen kretsar kring revision av regler och riktlinjer för modellen.

Förenklad struktur för styrande dokument

Göteborgs Stads riktlinjer för

verksamhetsutveckling med hjälp av digitalisering Dagens styrmodell för kommungemensamma interna tjänster är definierade i

nedanstående tre dokument. Riktlinjerna och reglerna ska ge vägledning och råd till aktörerna för ställningstagande kring de kommungemensamma interna tjänsterna.

De nya riktlinjerna utgör ramverket för styrningen, samordningen och finansieringen av Göteborgs stads verksamhetsutveckling med hjälp av digitalisering.

Riktlinjer för styrning av kommungemensamma

interna tjänster

Syfte att tydliggöra lednings- och

styrningsprinciper samt definiera ramar, ansvar och mandat.

Innehållsförteckning:

1. Roller & ansvar 2. Forum

3. Ledningsprocesser 4. Prioriterings- &

beslutsordning 5. Definitioner

Göteborgs Stads generella regler för kommungemensamma

interna tjänster

Syfte att förtydliga vissa delar i Riktlinjer för styrning av

kommungemensamma interna tjänster.

Innehållsförteckning:

1. Regler a) Generellt

b) Tjänstebeskrivning

& Tjänsteplan c) Forum

d) Bilaga –

behandling av personuppgifter

Göteborgs Stads regler för kommun- gemensamma interna

tjänster

Syfte att fastställa vilka tjänster som ska vara kommungemsamma interna tjänster och hur de ska grupperas (tjänstekatalog).

Innehållsförteckning:

1. Regler

2. Tjänsteområden a) Ledning & styrning

a) Tjänster

b) Ekonomistyrnings- principer

c) Prioriteringsforum

b) Vård & omsorg

• Modell-strömmen har utarbetat ett dispositionsdokument för de nya riktlinjerna.

• Dispositionen följer stadens grundstruktur för styrande dokument.

Preliminär innehållsförteckning:

1. Inledning

a) Syftet med riktlinjen b) Vem omfattas av riktlinjen

c) Bakgrund

d) Lagbestämmelser

e) Koppling till andra styrande dokument f) Vägledning och avsteg

2. Övergripande om styrmodellen a) Styrprinciper

b) Styrmodellens struktur c) Övergripande finansiering

d) Koppling till återkommande styrnings-

& planeringsaktiviteter e) Ramverk & styrande

dokument för digitalisering 3. Gemensamma tjänster

a) Inledning

b) Forum, roller & ansvar c) Prioriterings- & beslutsordning

4. Verksamhetsspecifika tjänster a) Inledning

b) Forum, roller & ansvar c) Prioriterings- & beslutsordning d) Utveckling & förvaltning e) Finansiering

5. Stadenövergripande strategiska initiativ

a) Inledning

b) Forum, roller & ansvar c) Prioriterings- & beslutsordning d) Utveckling & förvaltning e) Finansiering

6. Beskrivning av begrepp

Arbetsmaterial

Modell-strömmen fokuserar på att ta fram reviderade förslag på reglerande styrande dokument, specifikt regler och riktlinjer, som är kopplade till modellen för kommungemensamma tjänster.

Reglementen för nämnder med direkt påverkan av Modellen

• Reglemente för Göteborgs nämnd för Konsument- och medborgarservice

• Reglemente för Göteborgs nämnd för Intraservice

Påverkan styrande dokument

Program & rapporter inom Staden som indirekt berör Modellen

• Göteborgs Stads Innovationsprogram 2018-2023

• Göteborgs Stads program för attraktiv arbetsgivare

• Struktur och tidplan för budget- och uppföljningsprocessen Riktlinjer & regler i Staden som kan ha bäring på

Modellen

• Göteborgs Stads riktlinje för styrande dokument

• Göteborgs Stads riktlinjer för Nyttorealisering

• Riktlinjer för styrning, uppföljning och kontroll

• Regler för ekonomisk planering, budget och uppföljning Riktlinjer & regler för kommungemensamma tjänster

• Riktlinjer för styrning av kommungemensamma interna tjänster

• Göteborgs Stads generella regler för kommungemensamma interna tjänster

• Göteborgs stads regler för kommungemensamma interna tjänster

Modell för kommun- gemensamma

tjänster

Arbetssätt & status

för modellarbetet vid

överlämningstillfället

Arbetssätt

Arbetssätt för Modell-strömmen utgick bl.a. från följande utgångspunkter:

a) Samskapande där deltagarna, som representerar en stor del av Göteborgs Stad, gemensamt skapar en bild av nuläge, problem och bygger upp

styrmodellen gemensamt.

b) Stegvis förankring i gruppen med syfte att om möjligt nå konsensus kring föreslagna lösningar.

c) Utgångspunkt i genomförd nulägesanalys för att koppla problem till föreslagna lösningar.

d) Nära samverkan med pågående arbete för att utveckla Digitalt Program (strategi) för staden.

e) Ej uppfinna nya lösningar om det finns existerande lösningar/processer på plats utan snarare söka vägar att integrera dessa i föreslagen lösning.

f) Kontinuerligt testa modellen för att kunna få väl fungerande principer och processer

Tillvägagångssättet byggde på beprövade metoder och verktyg med iterativ utveckling cyklar som omfattande följande fyra steg:

1. Planering

Delprojektledare planerar områden och förbereder möte, mallar, m.m.

2. Förarbete i arbetsgrupp

Arbetsgrupp med utvalda deltagare tar fram material, underlag och förslag inför den gemensamma workshopen.

3. Workshop

Gemensam workshop för att förankra, fastställa, testa och stämma av material, underlag och förslag.

4. Uppföljningsarbete i arbetsgruppen

Arbetsgruppen kompletterar, detaljerar och

reviderar förslagen från workshops.

Föreslå Förbättra

Ursprunglig tidplan

Sep -19 Okt -19 Nov -19 Dec -19 Jan -20 Feb -20 Mar -20

35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Styrning & Finansiering

Nästa steg – Styrning & finansiering Avstämning & fördjupning

Beslutsunderlag – Modell Förberedelse & uppstart

Synkning av modellens delområden

Övergripande organisation

Roller &

ansvar Övergripande

principer

Styr- &

finansierings- principer Uppstarts-

möte

Nedbrytning i nyckelprocesser

inom utveckling

Första hypotes heltäckande modell

Avstämning färdigställd

modell Avstämning &

detaljering heltäckande

modell

Nedbrytning i nyckelprocesser

Workshop Arbetsmöten

Aktiviteter utförda enligt plan

Aktiviteter utgick p.g.a. överlämning

Arbetsmaterial

Projektorganisation

Styrgrupp & Operativ projektägare

• Peter Söderström, Styrgruppsordförande och projektägare, Intraservice

• Lotta Sjöberg, Styrgruppsmedlem, konsument- och medborgarservice

• Håkan Sundkvist, Styrgruppsmedlem, Intraservice

• Anders Söderberg, Styrgruppsmedlem, Stadshus AB

• Birgitte Caous, Styrgruppsmedlem, Östra Göteborgs Stadsdelsförvaltning

• Henrik Kant, Styrgruppsmedlem, Stadsbyggnadskontoret

• Bengt Randén, Styrgruppsmedlem, Grundskoleförvaltningen

• Dan Folkesson, Operativ projektägare, Intraservice

• Andrea Utbult, Operativ projektägare, konsument- och medborgarservice

• Christer Bogren, Operativ projektägare, konsument- och medborgarservice

Samverkansgrupp

• Eva Hessman, SLK

• Jonas Kinnander, SLK

• Sergio Garay Valderrama, SDF

• Rickard Vidlund Ernebäck, SDF

• Tomas Berndtsson, UBF

• Elisabet Nord, FF

• Anna Rosengren, Kultur

• Anders Ramsby, IoFF

• Michael Ivarsson, SR

• Anders Söderberg, Stadshus AB

Namn, roll och verksamhet för nyckeldeltagare i projektet

Projektorganisation

Delprojektledare

• Anders Axelson-Fisk, Delprojektledare Etablera, Intraservice

• Patrik Skog, Delprojektledare Stödtjänster & IT-infrastruktur, Intraservice

• Malin Lundqvist, Delprojektledare Stödtjänster & IT-infrastruktur, Intraservice

• Stefan Lydén, Delprojektledare Demokrati & delaktighet, konsument- och medborgarservice

• Robin Akbas, Delprojektledare Vård & omsorg, Västra Göteborgs Stadsdelsförvaltning

• Karin Eriksson, Delprojektledare Näringsliv & arbete, Business Region Göteborg

• Lars Hermansson, Delprojektledare Utbildning, Utbildningsförvaltningen

• Lars Samuelsson, Delprojektledare Samhällsbyggnad, Miljöförvaltningen

• Tobias Gröndahl, Delprojektledare Kultur & Fritid, Idrotts- och föreningsförvaltningen

• John Tengler, Delprojektledare Modell, CGI

Övriga deltagare i workshops, arbetsmöten och delarbetsgrupper

• Erik Sjöberg, Projektkommunikatör, Intraservice

• Björn Bergqvist, Deltagare Intraservice , Intraservice

• Bitte Tidemand, Deltagare Intraservice, Intraservice

• Fredrik Andersson, Deltagare Intraservice, Intraservice

• Per Kjellander, Deltagare Intraservice, Intraservice

• Marcus Storm, Deltagare Intraservice, Intraservice

• Martin Jansson, Deltagare konsument- och medborgarservice

• Stefan Osla, Deltagare Utbildning, Förskoleförvaltningen

• Per Wikström, Deltagare Utbildning, Grundskoleförvaltningen

• Thomas Berndtsson, Deltagare Utbildning, Utbildningsförvaltningen

• Martin Berndtsson, Deltagare Samhällsbyggnad, Stadsbyggnadskontoret

• Jonas Rönnqvist, Deltagare Samhällsbyggnad, Fastighetskontoret

• Kerstin Hansson, Deltagare Kultur & fritid, Majorna-Linné Stadsdelsförvaltning

• Anna Petrén Kihlström, Deltagare Kultur & fritid, Kulturförvaltningen

• Mahyar Salimi, Deltagare Kultur & fritid, Kulturförvaltningen

• Hans Nordstrand, Deltagare Vård & omsorg, Askim-Frölunda-Högsbo Stadsdelsförvaltning

• Peter Berggren, Deltagare Bolag, Stadshus AB

• Bernt Sundström, Deltagare Bolag, Stadshus AB

• Fredrik Setterberg, Deltagare Bolag, Higab AB

• David Jemdahl, Projektledare, CGI

• Björn Oeftiger, Delprojektledare Program, CGI

Namn, roll och verksamhet för nyckeldeltagare i projektet

Arbetsmaterial

Skillnader mellan dagens modell och förslaget

De nya riktlinjerna och reglerna för verksamhetsutveckling med hjälp av digitalisering ersätter:

• Riktlinjer för styrning av

kommungemensamma interna tjänster

• Göteborgs Stads gemensamma regler för kommungemensamma interna tjänster

• Göteborgs Stads regler för kommun- gemensamma interna tjänster

Nytt i förslaget är bl.a. att riktlinjerna och reglerna hänger ihop mer samt att

verksamhetsutvecklingen angrips med ett helhetsperspektiv med en tydligare

ansvarsfördelning mellan de ledande funktionerna och verksamheterna.

Exempel på skillnader mot tidigare modell

1. Övergripande principer för att säkerställa att alla tjänster tillför värde, är kostnadseffektiva och har identifierad nytta för stadens målgrupper (att tjänsterna är ändamålsenliga).

2. Tydligt målgruppsperspektiv säkras genom utpekade målgruppsansvariga.

3. Beslutsordning med färre nivåer, tydligare horisontell styrning och säkerställd kompetens och mandat inom adekvat område, vilket medför rätt beslut på rätt nivå.

4. Ökad möjlighet till högre digitaliseringstakt och kortare ledtider inom Göteborgs Stad genom delegerat mandat i stadens hierarki att fatta beslut inom satta finansiella ramar och satt strategisk riktning, vilka är beslutade på högre nivåer i hierarkin.

5. Större fokus på nytta och effekthemtagning genom att konkretisering av behov, kravställning, beredning, förändringsleding och realisering av effekter ska drivas utifrån nyttorealiseringsmodellen.

6. Gemensamma tjänster:

a) Initiativ och projekt kan kontinuerligt omprioriteras under året inom respektive område.

b) Operativ hantering och leverans säkerställs genom portföljstyrning med bemanning av både verksamheterna och leveransorganisationerna.

7. Interna tjänsteleverantörer:

a) Ansvarar för att tillhandahålla relevanta styrande dokument och vägledningar samt att stödja hela staden i detta.

b) Stödjer och vägleder med kompetens och verktyg inom t.ex. IT, arkitektur, digitalisering, förändringsledning, projektledning, etc.

c) Förtydligad och samlad instyrning av behov för gemensamma tjänster.

8. Tvärfunktionella initiativ och projekt inom Göteborgs Stad ingår i en specifik portfölj för stadenövergripande strategiska initiativ ägd av Stadsledningskontoret.

9. Verksamheternas ansvar och mandat har tydliggjorts och förstärkts, inkl. förtydligande om behov av digitaliseringsansvarig i samtliga verksamheter.

10. Varje verksamhet ska inrätta en roll som digitaliseringssamordnare för att säkra den digitala

Koppling mellan nulägesanalys och förslag

Arbetsmaterial

Under nulägesanalysen identifierades 100 problem fördelade på 7 grupper.

De problem som varit

relaterade till styrning har varit en del av underlaget för

framtagning av den nya styrmodellen.

9 av problemen klassificerades som primärt kopplade till spåren Etablera, Program eller andra områden.

Förslag för att adressera dessa problem har inte utarbetats inom Modell-strömmen.

73 av problemen klassificerades som primärt relaterade till styrmodellen.

Förslag

för att adressera dessa problem har utarbetats under framtagning av den nya styrmodellen.

18 av problemen klassificerades som delvis relaterade till styrmodellen med koppling till spåren Etablera, Program eller andra områden.

Förslag

för att adressera dessa problem har utarbetats, men

kan behöva kompletteras med andra lösningar i övriga spår.

Problemställning Modell X= stark koppling (X) = svagare koppling

Etablera Program Model Annat

Instyrning & beredning av behov

1

Beredning och beskrivning av behov från verksamheterna är av bristande kvalitet vilket försvårar prioriteringar och beslut i

forumen. X

Konkretisering av behov, kravställning och beredning ska drivas utifrån nyttorealiseringsmodellen vilket säkerställer rätt mängd information inför prioritering och beslut.

Instyrning & beredning av behov

2 Måste bli bättre på att påvisa vad projekten ska ge för reella

nyttor, vilket bör kunna börja påvisas redan i behovsstadiet. X

Konkretisering av behov, kravställning och beredning ska drivas utifrån nyttorealiseringsmodellen.

Därmed ska berdning i ett tidigit skede använda sig av tydliga idébeskrivningar enligt nyttorealiseringsmodellen.

Instyrning & beredning av behov

3 Det finns inte någon gemensam struktur för att göra

tjänstebeskrivningar. X

Tjänstebeskrivning ska beskrivas och förtydligas i ett styrande dokumentet i form av ett regeldokument. Styrmodellen har skapat förutsättningar för en gemensamm struktur genom att de ska jobba med samma instyrning, beredning och arbetssätt med portföljer som prioriterar och lyfter behov till digitaliseringsrådet.

Instyrning & beredning av behov

4

Varje tjänsteansvarig arbetar i hög grad med ”sin” tjänsteplan. X

Portföljansvarig kommer både att arbeta med den respektive portföljens digitaliseringsplan och budget samt delta i digitaliseringsrådets framtagning av den samlade portföljens behov på övergripande nivå inom staden.

Instyrning & beredning av behov

5 Trots att nuvarande modell funnits i ett antal år har inte alla

förvaltningarnas verksamheter hittat sina arbetsformer. X (X) X

Styrmodellen tydliggör kraven på att verksamheterna ska arbeta utefter definierade utvecklings- och förvaltningsmodeller och i linje med det som beslutats centralt inom gemensamma regelverk, principer, vägledningar, etc.

Instyrning & beredning av behov

6 Det finns ingen klar styrning från politiken om vad som ska

prioriteras. X

Ökad möjlighet till högre digitaliseringstakt, kortare ledtider och tydlig styrning från politiken genom delegerat mandat nedåt i stadens hierarki samt att beslut om finansiella ramar och strategisk inriktnings tas på högre nivåer i hierarkin.

Instyrning & beredning av behov

7 Nuvarande styrmodellen för digitalisering fungerar likt en tratt från verksamheterna, med alla behov, som sedan ska prioriteras

genom forumen. X

Styrningen av de gemensamma tjänsterna utgår från ett delegerat mandat där besluts ska tas nära den del av verksamheten där behoven uppstår. Genom en koordinerad instyrning och strukturerad portföljhantering hanteras prioritering av behoven nära verksamheterna samtidigt som beslut om finansiella ramar och strategisk inriktning tas på högre nivåer inom staden.

Instyrning & beredning av behov

8

Digitaliseringsbehoven kan lämnas in till Intraservice löpande under året, men bristande kommunikation gör att instyrningen

oftast sker när Intraservice efterfrågar behoven. X

Ett nytt forum kommer att skapas inom styrmodellen, instyrningsforum, som ansvarar för att löpande ta emot inkomna idébeskrivningar från verksamheten.

Koppling till delprojekt

Kategori Problem nr. Problem Koppling till nytt förslag i styrmodellen

Detaljerad analys och koppling till förslag ¹

Identifierat problem Koppling till delprojekt Adressering i nytt förslag

Gruppering av identifierade problem i följande grupper:

1. Instyrning & beredning av behov

2. Beslut & prioritering av behov, initiativ & projekt 3. Nyutveckla & Införa 4. Förvaltning,

Vidareutveckling &

Avveckling 5. Följa upp 6. Finansiering

7. Övriga problemställningar

Identifierade problem från befintlig styrmodell beskrivna i analysrapporter framtagna av CGI.

Styrkan i berörings-

koppling till olika delprojekt (strömmar).

Hur de identifierade problemen är adresserade i det nya förslaget på styrmodell.

Identifierat problemgrupper

Kvarstående arbete

Eftersom modellströmmen ej är färdigställd vid överlämningstillfället finns ett antal utestående frågor att hantera i kommande arbete med modellen.

Sammanställningen av utestående frågor bygger på frågor som identifierade under workshoparbetet med hela

projektgruppen, i arbetsgruppen och under sammanställningen av överlämningsmaterialet.

Frågorna är behandlade i olika omfattning i utkastet till styrmodell – en del frågor har förslag på lösningar medan andra kvarstår att diskutera huruvida de behöver hanteras och hur de ska hanteras.

En del av frågorna kommer troligen behöva hanteras inom andra spår och områden (t.ex. då de ej är primärt relaterade till styrning) eller i samband med implementationen (t.ex.

utbildning, detaljering och konkretiseringar).

Arbetsmaterial

Hantering av utestående frågeställningar

Sammanställning av kvarstående

arbete (s. 20-21)

Finansiering

1. Detaljera beskrivningen av finansiering inom styrmodellen, inkl.

koppling till budgetprocessen.

2. Testa och simulera finansieringsmetoderna, inkl. tänkbar fördelning mellan delar som finansieras av kommunbidrag resp. fakturering.

3. Definiera fasta och rörliga kostnader för tjänster samt dess beståndsdelar, förbered för tillämpning på alla tjänster.

4. Utvärdera om finansieringen (via resp. verksamhet) av lokalt driven digitalisering behöver utredas och/eller förändras givet övriga ändringar i styrmodellen (t.ex. ökat ansvar för verksamheterna).

5. Detaljera hur finansiering av fleråriga utvecklingsinitiativ ska säkerställas, inkl. hantering av ej använd utvecklingsram som bör kunna lämnas tillbaka och omfördelas till portföljerna.

6. Ompröva befintligt beslut kring att inte använda investeringsbudget till digital infrastruktur

Förberedelser lansering

1. Detaljera behovet av förändringsledning, kommunikation och utbildning för att skapa förståelse för den nya styrmodellen (samt ev. också det nya Programmet och andra relaterade förändringar).

2. Se över effekterna på Intraservice och stadens övriga organisationer och om resurser och personal ska flyttas som en konsekvens av ny modell styrning.

Styrning

1. Detaljera roller, ansvar, processer och förfarande som ska inkluderas i regeldokumentet (inkl. behov av följdändringar i styrande och stödjande dokument).

2. Validera att tillräcklig hastighet kan uppnås i förändrings- och utvecklingsarbetet.

3. Specificera vad som ska följas upp i varje forum.

4. Utred behov av och förutsättningar för att låta interna tjänste-leverantörer, t.ex.

Intraservice och konsument- och medborgarservice, arbeta aktivt med att stötta andra förvaltningar och bolag för digitalisering och innovation.

5. Validera modellen juridiskt, exempelvis beslutsprocessen.

6. Styrprincipen för att kunna se ”helhet” för stadens digitalisering behöver genomsyra alla delar i dokumentet.

7. Förtydliga beslutsprocessen för respektive del så att den kan läsas separat.

Kvarstående arbete

Kvarstående arbete

Arbetsmaterial

Verksamhetsspecifika tjänster

1. För att se helheten i stadens digitalisering behövs ett instyrningsforum för att inte suboptimera utvecklingsinitiativ.

2. För att få en effektiv och korrekt utveckling av nya tjänster behöver stadens målgruppsansvariga och internleverantörer kontinuerligt möta respektive verksamhetsområde. Forum och arbetssätt måste utvecklas.

3. Stycke 6.3 bör även gälla för verksamhetsspecifika tjänster eftersom det gäller generell livscykelhantering för tjänster.

Stadenövergripande strategiska initiativ

1. Detaljera/förtydliga relationen till olika beslutsnivåer – vilka typer av initiativ berörs i praktiken?

Målgruppsperspektiv

1. Förtydliga att medarbetarperspektivet hanterar hela medarbetarens behov och inte bara HR.

Gemensamma tjänster

1. Validera nuvarande hypotes kring vilka portföljer som ska finnas.

2. Definiera regler och processer för portföljer, inkl. kort- och långsiktiga digitaliseringsplaner.

3. Validera hypotes om att leveransrelaterade frågor, inkl. hantering av gemensamma ramverk och styrande dokument för digitalisering inom ramarna för interna tjänsteleverantörers existerande (och framtida) processer/ramverk och koppling till dem i samband med portföljarbetet samt livscykelhantering av tjänster. Koordinera med Etablera-spårets resultat.

1. Säkerställ en fullständig överlämning av arbetsmaterial.

2. Revidera föreslagen plan baserat på nya förutsättningar och mål.

3. Fördjupa utkastet styrmodell, inkl. hantering av utestående frågor.

a) Analysera och prioritera de utestående frågorna för att säkerställa att de som är kritiska för framtagning modell hanteras.

b) Utveckla förslaget med fokus på prioriterade utestående frågor.

c) Säkerställ att de färdiga modell-förslaget fungerar som en helhet (torrsimma ett antal exempel).

d) Genomför en konsekvensanalys med fokus på de större förändringarna jämfört med nuvarande modell.

4. Säkerställ ytterligare förankring och kvalitetsgranskning genom bredare involvering.

a) Förankra och få input till justeringar från en bredare grupp av individer inom Göteborgs Stad med hjälp av delprojektledare.

b) Om behov upplevs föreligga efter punkt 1-3 ovan:

I. Extern benchmark kring bl.a. internkonsulter inom privat näringsliv och/eller städer som framgångsrikt digitaliserat.

II. Genomför workshop i form av ”open space” för att skapa aktivt deltagande och engagemang inom Göteborgs Stad eller andra lämpliga metoder.

5. Uppdatera beroenden och behov av förändringar kopplat till modellen såsom:

a) Framtagning av och förändringar i regeldokument och reglementen.

b) Detaljera nödvändiga process- och rollbeskrivningar.

6. Färdigställ förslag samt tjänsteutlåtande och kommunikationsmaterial för att stödja remiss och beslut.

7. Utforma och kommunicera plan och aktiviteter för lansering (inkl. utbildning).

Förslag på aktiviteter efter överlämning

Övergripande

om modellen

Styrprinciper

1. Staden ska i sin digitalisering sträva efter att leverera hållbar, smart, enkel, sammanhållen service.

2. Alla tjänster

ska tillföra värde och ha identifierad nytta för boende, besökare, företagare och medarbetare.

3. Styrmodellen ska säkerställa:

a. Att styrning och finansiering av verksamhetsutveckling med hjälp av digitalisering utgår från behoven i verksamheterna och prioriteras utifrån nytta, kostnad, ledtider och risk.

b. Kostnadseffektiva lösningar som skapar synergieffekter för stadens verksamheter.

c. Tydlighet och transparens samt enkelhet och stabilitet över tid.

d. Stadens ansvarsstruktur och ledningsprocesser nyttjas och följs avseende bland annat planerings-, budget-, och uppföljningsprocessen, ärendeprocessen.

4. Oavsett beställare och leverantör ska digitala tjänster uppfylla relevanta gemensamma regler, riktlinjer och principer, till exempel säkerhet, IT, arkitektur, teknik- och infrastruktur.

5. Utgångspunkten är att beslut ska tas så nära berörd verksamhet som möjligt för att möjliggöra insikt i behov, koppling till verksamhetsledning

samt nyttohemtagning.

Styrmodell

Behov Nytta

Målbild

Förmåga

Modell för verksamhetsutveckling med hjälp av digitalisering

Arbetsmaterial

Näringsliv Besökare

Boende

Realisera effekter Konkretisera

behov &

kravställning

Stadenövergripande strategiska initiativ

Verksamhetsspecifika tjänster

Gemensamma tjänster

Styrmodell

Kravställning och realisering

• Konkretisering av behov, kravställning och att realisera effekterna av digitalisering ska drivas utifrån

nyttorealiseringsmodellen med startpunkt i uppdrag, verksamhetsmål, strategier, samt värderingar i

organisationen. Syftet är att på ett hållbart sätt realisera och uppfylla behoven hos boende, besökare, företagare och medarbetare.

• Det är verksamheten som äger behovsbilden. De kan bedöma vilka insatser som bäst bidrar till att utveckla och digitalisera verksamheten för att ge den bästa möjliga servicen till boende, besökare, företagare och medarbetare.

• Ansvaret för att realisera effekterna av utvecklade digitaliseringsinitiativ och tjänster ligger på varje enskild verksamhet.

• För att möjliggöra digitalisering stöttas verksamheterna från centralt håll, av bl.a. Intraservice, konsument- och medborgarservice och målgruppsansvariga, genom exempelvis gemensamma styrande principer för t.ex.

arkitektur, infrastruktur, säkerhet, etc., rutiner för att säkra nyttorealisering och kommunikation, samt kompetens inom t.ex. teknik, IT, förändringsledning, etc.

Arbetsmaterial

Hållbar stad – öppen för världen

Stadenövergripande Strategiska Initiativ

Verksamhetsspecifika Tjänster

• Yttersta beslut om medel & inriktning i kommunfullmäktige.

• Strategisk planering via stadsledningskontoret

• Yttersta beslut om medel & inriktning i kommunfullmäktige.

• Strategisk planering via stadsledningskontoret.

• Beredningsarbetet genom samlad beredning.

Gemensamma Tjänster

Beslutsordning (förenklat)

• Respektive verksamhet ansvarar själv för sina tjänster (inklusive finansiering) och beslutsordningen utgår från reglementen eller ägardirektiv för den berörda

verksamheten.

• Arbetet med verksamhetsspecifika tjänster drivs och ägs av respektive förvaltning/förvaltningar eller bolag.

• Beredningsarbetet leds av verksamheten själva.

• Mycket stora och/eller strategiskt viktiga program och projekt för staden.

• Fokus på tvärfunktionella frågeställningar.

• Kan över tid påverka krav på utvecklingen av verksamhetsspecifika och gemensamma tjänster.

• Tjänster som primärt skapar nytta i specifika verksamheter, förvaltningar eller bolag.

• Tjänster där en ökad effektivitet inte är beroende av en gemensam leverans för hela staden.

• Tjänster som utgör digitalisering av verksamheten.

Förklaring

• Tjänster som är gemensam infrastruktur eller övriga gemensamma tjänster.

• Tjänster där en ökad effektivitet är beroende av en

gemensam leverans för hela staden och primärt skapar nytta för hela staden, dvs en tjänst kan vara gemensam utan att samtliga förvaltningar använder den.

• Med nytta menas t.ex.:

‒ ökad effektivitet

‒ ger stordriftsfördelar

Beslut inom styrmodellen hanteras i en av tre kategorier

Samtliga tjänster & initiativ ska följa de övergripande principerna inklusive att de ska skapa värde för målgrupperna (boende, besökande och näringsliv).

28

Digitaliseringskategori

Styrmodellen och stadens styrande dokument

Förutsättningar för modellen

Modellen behöver ta hänsyn till redan existerande styrdokument och perspektiv.

I förekommande fall kommer modellen hänvisa till dessa snarare än att återupprepa eller gå i konflikt med dessa dokument.

Exempel är:

• Göteborgs Stads Innovationsprogram 2018-2023

• Göteborgs Stads program för attraktiv arbetsgivare

• Göteborgs Stads riktlinjer för styrande dokument

• Göteborgs Stads riktlinjer för Nyttorealisering

• Riktlinje för styrning, uppföljning och kontroll

• Regler för ekonomisk planering, budget, och uppföljning

Arbetsmaterial

Styrning

Kravställare Utförare

Principer för styrning och samverkan

Kravställare ansvarar för att krav, verksamhetsbehov och frågor

kanaliseras rätt väg.

Utförare ansvarar för utförandet och leverans av lösningarna till

beställare.

Utförarens kunskap inom IT och förändringsledning stöttar och skapar

förutsättningar för verksamhetsutveckling.

Gemensam styrning för att säkra att ändamålsenlig digitalisering uppnås i samråd med respektive aktör samt den samlade hanteringen av bland annat

beredning, prioritering, och beslut av initiativ.

• Verksamhetsmål och plan.

• Kort och långsiktiga behov och förfrågningar.

• Krav från verksamheten, lagar, riktlinjer, ägare, etc.

• Verksamhetsmässiga och tekniska perspektiv förenas i en dialog om funktionella krav som resulterar i ändamålsenlig digitalisering.

• Säkerställer förankring, synkning och samordning mellan alla parter.

• Tillhandahåller kompetens inom IT, teknik, infrastruktur och förändringsledning.

• Stöttar och skapar förutsättningar för digitalisering och verksamhetsutveckling.

• Utförare av tjänsteleveranser.

Ett delvis nytt lager med deltagande från såväl verksamhet som

Intraservice & KoM Förvaltningar och

bolag inom Göteborg Stad.

Existerande strukturer.

Intraservice & KoM (samt externa leverantörer använda

av t.ex. Intraservice)

Ex. aktiviteter i resp. dimension

Samverkan är en förutsättning för lyckad digitalisering och uppnås bland annat genom tydligt definierade

ansvarsområden och kontinuerlig dialog mellan samtliga aktörer.

Boende

(KoM)

Besökare

(Co)

Näringsliv

(BRG) Arbetsmaterial

Göteborgs Stads information och kommunikation ska utgå från målgruppernas behov och förutsättningar

Därför gäller följande:

• Inhämta kunskap om stadens målgruppers behov och önskemål

• Anpassa information och kommunikation utifrån detta

• Informera och kommunicera utifrån respektive förvaltnings/bolags mål och målgrupper

Göteborgs Stads information och kommunikation ska vara modern och effektiv

Därför gäller följande:

• Kommunicera effektivt och innovativt och ta tillvara den nya teknikens möjligheter

• Kontinuerligt utveckla stadens information och kommunikation för att möta målgruppernas behov

• Samordna stadens kommunikationsprocesser

Gemensamma Tjänster

Verksamhetsspecifika Tjänster Stadenövergripande Strategiska Initiativ

Målgruppsperspektiv med utsedda målgruppsansvariga

Målgruppsansvarig organisation ska samordna och stötta verksamheterna i förståelsen av en specifik målgrupps behov samt hur de kan möta målgruppen på ett, från stadens perspektiv, enhetligt sätt.

Målgrupperna och ansvarig organisation är:

1. Boende – Konsument- och medborgarservice 2. Besökare – Göteborg & Co

3. Näringsliv – Business Region Göteborg

4. Medarbetare – Ansvarig för HR-processen (internt perspektiv)

Rollen som målgruppsansvarig innebär bland annat:

1. Utarbeta strategiska målgruppsanalyser

2. Följa upp levererad kvalitet (kostnad) gentemot respektive målgrupp 3. Definiera kanalstrategi (t.ex. webb, e-tjänster, telefoni, etc.)

4. Ansvar för leveransstrukturen för respektive kanal

5. Ansvar för modeller och styrande dokument utifrån målgruppsperspektivet

Krav på kommunikation och samordning inom staden

Boende

(KoM)

Besökare

(Co)

Näringsliv

(BRG)

Medarbetare

(HR)

För att tjänster ska vara kompatibla med staden i övrigt behöver det finnas uppdaterade gemensamma ramverk och styrande dokument. Det ligger inom ansvaret för de interna tjänsteleverantörerna att säkerställa att så sker. Syftet är att stödja och vägleda, exempelvis de verksamhetsspecifika tjänsterna, för att samordna och bidra till stadens gemensamma digitalisering.

Gemensamma ramverk och styrande dokument

för digitalisering Ett samspel mellan digitaliseringskategorierna

och gemensamma ramverk för digitalisering

• De gemensamma ramverken och styrande

dokumenten består av regler, anvisningar, rutiner och instruktioner för hur IT- och digitaliseringslösningar ska konstrueras och användas inom Göteborgs Stad.

• Gemensamma regler, anvisningar, rutiner och instruktioner är levande dokument som behöver uppdateras och förklaras/kommuniceras/ges råd kring löpande för att de ska fungera och verksamheterna ska kunna jobba med/i enhetlighet med dem.

• Utveckling av teknik, behov, arbetssätt m.m. (inom bl.a. verksamhetsspecifika tjänster) skapar nya behov av gemensamma ramverk och styrande dokument.

Ofta manifesteras dessa genom nya behov riktade mot de gemensamma tjänsterna.

• Det finns ett behov av ett tydligt ansvar för att

upprätthålla aktualiteten av gemensamma ramverk och

Stadenövergripande Strategiska Initiativ

Verksamhetsspecifika Tjänster

Gemensamma Tjänster

Ramverk och styrande dokument för digitalisering

Arbetsmaterial

Gemensamma

tjänster

Arbetsmaterial

• Yttersta beslut om medel & inriktning i Kommunfullmäktige.

• Strategisk planering via Stadsledningskontoret.

• Yttersta beslut om medel & inriktning i kommunfullmäktige.

• Strategisk planering via stadsledningskontoret.

• Beredningsarbetet genom samlad beredning.

Beslutsordning (förenklat)

• Respektive verksamhet ansvarar själv för sina tjänster (inklusive finansiering) och beslutsordningen utgår från reglementen eller ägardirektiv för den berörda

verksamheten.

• Arbetet med verksamhetsspecifika tjänster drivs och ägs av respektive förvaltning/förvaltningar eller bolag.

• Beredningsarbetet leds av verksamheten själva.

• Mycket stora och/eller strategiskt viktiga program och projekt för staden.

• Fokus på tvärfunktionella frågeställningar.

• Kan över tid påverka krav på utvecklingen av verksamhetsspecifika och gemensamma tjänster.

• Tjänster som primärt skapar nytta i specifika verksamheter, förvaltningar eller bolag.

• Tjänster där en ökad effektivitet inte är beroende av en gemensam leverans för hela staden.

• Tjänster som utgör digitalisering av verksamheten.

Förklaring

• Tjänster som är gemensam infrastruktur eller övriga gemensamma tjänster.

• Tjänster där en ökad effektivitet är beroende av en

gemensam leverans för hela staden och primärt skapar nytta för hela staden, dvs en tjänst kan vara gemensam utan att samtliga förvaltningar använder den.

• Med nytta menas t.ex.:

Beslutsordning för kategorin gemensamma tjänster

Stadenövergripande Strategiska Initiativ

Verksamhetsspecifika Tjänster

Gemensamma Tjänster

Digitaliseringskategori

Beslutsgång och process från behov till slutligt beslut har utvecklats i arbetsgruppen

Behovs ber edning s k apar föruts ättn ing ar för s am lad e b es lut

Utefter diskussionerna i arbetsmöten och feedback från workshops har följande nivåer utarbetas för att representera beslutsgången och processen för gemensamma tjänster & infrastruktur. Nivåerna är utarbetade för att vara oberoende av vilken organisation som äger eller driver respektive nivå.

Strategi s k i nrik tni ng oc h fi nans iel la ramar s ätter s c enen

Strategisk planering med fokus på inriktning & prioritering Beslut om finansiella ramar & politisk inriktning

Samlad beredning

Verksamhetsbehov

Beslutsgången har kompletterats med en hypotes om organisationer som driver respektive nivå

Arbetsmaterial

Strategisk planering med fokus på inriktning och prioritering Digitaliseringsråd och portföljansvarig

Beslut om finansiella ramar och politisk inriktning Kommunfullmäktige

Samlad beredning

Instyrningsforum och portföljansvarig

Verksamhetsbehov Stadens verksamheter

Det ska ske ett samspel mellan de olika nivåerna som säkerställer balansering av behov i verksamheterna och den politiska viljan.

Strategi s k i nrik tni ng oc h fi nans iel la ramar s ätter s c enen

Behovs ber edning s k apar föruts ättn ing ar för s am lad e b es lut

Beslutsgången har kompletterats med en hypotes om organisationer som driver respektive nivå

Det ska ske ett samspel mellan de olika nivåerna som säkerställer balansering av behov i verksamheterna och den politiska viljan.

Strategisk planering med fokus på inriktning och prioritering Digitaliseringsråd och portföljansvarig

Beslut om finansiella ramar och politisk inriktning Kommunfullmäktige

Samlad beredning

Instyrningsforum och portföljansvarig

Verksamhetsbehov Stadens verksamheter

Strategisk inriktning och finansiella ramar

Behovs-

beredning

Strategi s k i nrik tni ng oc h fi nans iel la rama r s ätte r s c en en

B eh ov s be redn ing s k ap ar förutsä ttni ngar för s aml ade bes lut

Hypotes

Arbetsmaterial

Identifierar, fångar, aggregerar &

förmedlar behov Fastställer strategiska prioriteringar och inriktningar Beslutar om finansiella ramar och politiska ambitioner/inriktningar

Sammanställer, specificerar, bereder & prioriterar behov

Förtydligande av roll i beslutsordning

Strategisk planering med fokus på inriktning och prioritering Digitaliseringsråd och portföljansvarig

Beslut om finansiella ramar och politisk inriktning Kommunfullmäktige

Samlad beredning

Instyrningsforum och portföljansvarig

Verksamhetsbehov

Stadens verksamheter

Verksamheterna ansvarar för behovsinsamlingen från intressenterna och en första nyttoframtagning

Roll & ansvar:

• Verksamheterna i förvaltningar och bolag ansvarar för att beskriva sina behov utifrån intressent- och målgruppsperspektivet. Behov kan vara utveckling av ny tjänst eller utveckling av befintliga tjänst.

• Verksamheten gör en egen bedömning om behoven utgår från Göteborgs Stads gemensamma processer och/eller för fler än sin egen verksamhet.

• Verksamheten skickar löpande in sina behov i en idébeskrivning eller motsvarande dokument.

• Idébeskrivningen skickas till den gemensamma instyrningen för utveckling av gemensamma tjänster, instyrningsforum.

• Verksamhetens behov sammanställs utifrån kompetens inom

verksamhetsutveckling och kunskap om verksamhetens behovsinsamling.

• Saknar verksamheten denna typ av kompetens kan verksamheten efterfråga stöttning i att beskriva behoven genom att kontakta instyrningsforum.

Strategisk planering Digitaliseringsråd

Beslut om finansiella ramar & politisk inriktning Kommunfullmäktige

Samlad beredning

Instyrningsforum & Portföljansvarig

Verksamhetsbehov

Samlad beredning delas upp i instyrningsforum och i flera portföljer med olika fokusområden

Arbetsmaterial

Strategisk planering Digitaliseringsråd

Beslut om finansiella ramar & politisk inriktning Kommunfullmäktige

Samlad beredning

Instyrningsforum och portföljansvariga

Verksamhetsbehov Digitaliseringssamordnare Portfölj

Portfölj- ansvarig

Portfölj

Portfölj- ansvarig

…

Instyrningsforum

Instyrningsforum arbetar och ansvarar för en samlad instyrning för utvecklingsinitiativ. Portföljerna sammanställer och

utformar förslag för områdets översiktliga plan och finansiella behov.

Strategisk planering Digitaliseringsråd

Instyrningsforum arbetar och ansvarar för instyrningen av behov inom gemensamma tjänster

Roll & ansvar:

• Instyrningsforum ansvarar för att löpande ta emot inkomna idébeskrivningar.

• Forumet gör en första kvalitetskontroll av innehållet i idébeskrivningarna och skickar tillbaka behov som inte rör staden gemensamma processer och/eller tjänster.

• Forumet ska säkerställa en helhetssyn över samtliga inkomna behov och eventuellt paketera behov som rör flera portföljer.

• Forumet ska bereda behoven tillsammans med verksamheten för att möjliggöra prioritering utefter nytta, kostnad, risk och andra styrprinciper för staden.

• Beredning genomförs utifrån framtagna och standardiserade stöddokument enligt beredningsprocessen på Intraservice¹.

• Forumet ska arbeta med verksamheterna för att säkra att behov och tjänster vilka potentiellt är gemensamma kan identifieras.

• Forumet bemannas av kompetenser utifrån kunskap om beredning. Ansvarig för instyrningsforumet utses av direktören för Intraservice.

Beslut om finansiella ramar & politisk inriktning Kommunfullmäktige

Verksamhetsbehov Digitaliseringssamordnare Portfölj

Portföljansvarig

Portfölj

Portföljansvarig

…

Instyrningsforum

Portföljerna sammanställer och utformar förslag för områdets digitaliseringsplan och finansiella behov

Arbetsmaterial

Roll & ansvar:

• Respektive portfölj bereder, utformar och lyfter portföljens samlade

finansieringsbehov till digitaliseringsrådet för övergripande sammanställning och prioritering.

• Portföljen utvecklar, förvaltar och avvecklar kontinuerligt tjänster utifrån tilldelad finansiell ram och strategisk inriktning. Följaktligen ansvarar portföljerna för hantering av behov (som inkommer från instyrningsforum), budgetuppföljning, prioritering och genomförande av förbättringsinitiativ under hela livscykeln för samtliga tjänster inom respektive portfölj.

• Portföljerna arbetar enligt en definierad projektstyrningsmodell och Göteborgs Stads nyttorealiseringsmodell.

• En portföljansvarig ansvarar för respektive portfölj. Portföljansvarig definierar relevanta kompetenser inom portföljens område för att säkra verksamhets- och tjänsteleverantörsperspektivet i arbetet med att prioritera, styra och följa upp portföljen. Portföljansvarig tar beslut i samråd med berörda verksamheter.

Portföljansvarig utses av direktören för respektive ansvarig nämnds förvaltning.

Strategisk planering Digitaliseringsråd

Beslut om finansiella ramar & politisk inriktning Kommunfullmäktige

Verksamhetsbehov Digitaliseringssamordnare Portfölj

Portföljansvarig

Portfölj

Portföljansvarig

…

Instyrningsforum

Förslag på portföljer och ansvarig nämnd för gemensamma tjänster

Strategisk planering Digitaliseringsråd

Beslut om finansiella ramar & politisk inriktning Kommunfullmäktige

Verksamhetsbehov Digitaliseringssamordnare Portfölj

Portföljansvarig

Portfölj

Portföljansvarig

…

Instyrningsforum

Portfölj Ansvarig nämnd

Ekonomi Kommunstyrelsen

Ledning & Styrning Kommunstyrelsen

HR Kommunstyrelsen

Kommunikation Kommunstyrelsen

IT-infrastruktur Nämnden för Intraservice

Inköp & upphandling Nämnden för Inköp- & upphandling Externa gemensamma tjänster Nämnden för konsument- och

medborgarservice

Instyrningsforum Portfölj

Portföljansvarig

Portfölj

Portföljansvarig

…

Digitaliseringsrådet ansvarar för den samlade prioriteringen och beredningen

Arbetsmaterial

Roll & ansvar:

• Rådet utformar förslag på en samlad digitaliseringsportfölj för gemensamma tjänster. De säkerställer ett ”stadenperspektiv” och gör en strategisk balanserad bedömning på föreslagna finansiella ramar från portföljerna.

• Digitaliseringsrådet sammanställer de samlade behoven av gemensam utveckling, avveckling samt drift- och förvaltningskostnader för samtliga portföljer. Rådet fastställer därmed ram för den övergripande planeringen och per portfölj, men beslutar inte vilka specifika initiativ som ska utvecklas.

• Digitaliseringsrådet ansvarar för uppföljning av portföljerna ur ett helhetsperspektiv, och rapportera det vidare till kommunfullmäktige.

• Digitaliseringsrådet bemannas av portföljansvarig och relevanta direktörer.

Ordförande för digitaliseringsrådet utses av stadsledningskontoret.

Strategisk planering Digitaliseringsråd

Beslut om finansiella ramar & politisk inriktning Kommunfullmäktige

Verksamhetsbehov

Digitaliseringssamordnare

Instyrningsforum Portfölj

Portföljansvarig

Portfölj

Portföljansvarig

…

Kommunfullmäktige har det yttersta beslutet om finansiella ramar och politisk inriktning

Roll & ansvar:

• Kommunfullmäktige är Göteborgs Stads högsta beslutande organ gällande digitalisering och beslutar om övergripande mål och strategiska planer.

• Kommunfullmäktige har det yttersta beslutet om finansiella medel och inriktning

för gemensamma tjänster under kommande år.

Strategisk planering

Digitaliseringsråd

Beslut om finansiella ramar & politisk inriktning Kommunfullmäktige

Verksamhetsbehov

Digitaliseringssamordnare

1. Beslutsordning för strategisk planering och ramar för utveckling kopplat till budgetprocessen

2. Operativt beslutsfattande kring utvecklings- initiativ som sker löpande under året

Arbetsmaterial

Behovsinstyrning, prioriteringar och beslut behöver

kopplas till budgetprocessen och ske löpande under året