Kontrollrapport Internkontroll 2019

Kontrollrapport Internkontroll 2019

Nämnd/förvaltning/enhet Bygg- och miljönämnden Process/rutin/system Organisationsbeskrivning Resultat - Iakttagelser

[K]

D

D

Bifogad dokumentation: Organisationsschema samhällsbyggnadsförvaltningen 2019

Kontroll utförd 2019-05-02

•HÖRBY

� KOMMUN

---

"JDER MÅL"

Målti Kvalitetsu

(37 lschef 'tvecklare

åa)

'-' '---' ,._) ^---,_

J

Organisationsschema

Samhällsbyggnadsförvaltningen 2019

SAMHÄLL5BYGGNADSCHEF (låa)

Kommunikatör Upphandlare

(2åa)

I

BYGG&MIUÖ PLANERING & DEMOKRATI &

UTVECKLING LEDNINGSSTÖD

Bygg- och miljöchef (11.25 åa) Planering- och utvecklingschef (Gåa) Administrativt ansvarig (6,75 åa)

KOMMUNSERVICE

I I I

LOKALVÅRD FASTIGHET GATA/PARK

Lokalvårdschef Fastighetschef Gata/parkchef

Stf lokalvårdschef Enhetschef Enhetschef

(37 åa) (19 åa) (17 åa) 145 medarbetare.

....

www.hörby.se

Kontrollrapport internkontroll 2019

Nämnd/förvaltning/enhet Bygg- och miljönämnden Process/rutin/system Posthantering och diarieföring

Resultat - Iakttagelser

[Kl

D

D

Följande åtgärder har vidtagits/vidtas:

Kontroll utförd 2019-04-25 Kontrollansvarig: Mattias Hansson, administratör/handläggare

Kontrollrapport internkontroll 2019

Nämnd/förvaltning/enhet Bygg- och miljönämnden Process/rutin/system Arkivering

Resultat - Iakttagelser

D

[KJ

D

Comprima är installerat. Det finns dock vissa funktionalitetsproblem som vi och leverantören arbetar med att lösa. Vi behöver även ta fram rutin för flödet av handlingar mellan verksamhetssystemet EDP Vision och e-arkivet i Comprima.

Följande åtgärder har vidtagits:

Kontroll utförd 2019-04-25 Kontrollansvarig: Mattias Hansson, administratör/handläggare ^��

Kontrollrapport Internkontroll 2019

Nämnd/förvaltning/enhet Tekniska nämnden/Bygg- och miljönämnden/Samhällsbyggnadsförvaltningen Process/rutin/system Rutiner för ekonomisk kontroll och uppföljning

Resultat - Iakttagelser

D

[K]

D

F?utiner för ekonomisk kontroll och uppföljning i alla delar finns, men det behöver utvecklas kommungemensamma beställningsregler/system/E-handel Tydligare beställningsregler/system som styr mot upphandlade leverantörer behöver utarbetas, där delegationsordning är en grund för detta. Arbetet beställningsregler/system/E-handel fortsätter under 2019.

Bifogad dokumentation: ingen

Kontroll utförd 2019-05-06

,J

� p'�� __,

Kontrollansvarig: Åsa Ratcovich, samhällsbyg Ida Persson, bygg- och miljöchef

Kontrollrapport Internkontroll 2019

Nämnd/förvaltning/enhet Bygg- och miljönämnden

Process/rutin/system Kompetensförsörjning och rekryteringsprocess Resultat - Iakttagelser

0

D

D

Bifogad dokumentation: Ingen

Kontroll utförd 2019-05-02

Kontrollrapport Internkontroll 2019

Nämnd/förvaltning/enhet Bygg- och miljönämnden Process/rutin/system Befattningsbeskrivning

Resultat - Iakttagelser

[K]

D

D

Bifogad dokumentation: Ingen

Kontroll utförd 2019-05-02

¹

Ji�_.,,

Kontrollrapport Internkontroll 2019

Nämnd/förvaltning/enhet Bygg- och miljönämnden Process/rutin/system Upphandling och avtal Resultat - Iakttagelser

[Kl

D

D

Bifogad dokumentation: Ingen

Kontroll utförd 2019-05-02 Persson, Mikael Wallberg

- Ji�J?l

Kontrollrapport Internkontroll 2019

Nämnd/förvaltning/enhet Process/rutin/system Resultat - Iakttagelser

Bygg- och miljönämnden/Samhällsbyggnadsförvaltningen/ verksamhetsområde Bygg & Miljö Handläggningstider- Bygglov

D

0

D

Handläggningstiderna för bygglov var 2018 långa och klarade inte nämndens mål. Under vintern har ett nytt arbetssätt utifrån Lean påbörjats, och handläggningstiderna för perioden januari-april 2019 når nästan nämndens mål 78% av ärenden som inte behöver granhörande handläggs inom 2 veckor, nämndens mål är 80%. Den största belastningen för bygglov är dock under våren sommaren och vi fortsätter arbeta med det nya arbetssättet.

Bifogad dokumentation: Ingen

Kontroll utförd 2019-05-07 Kontrollansvarig Ida Persson, Bygg- och,niijöchef

Kontrollrapport Internkontroll 2019

Nämnd/förvaltning/enhet Bygg- och miljönämnden Process/ rutin/ system Hand läggn i ngstider detalj plan Resultat - Iakttagelser

D

[D

D

Arbetet med framtagande av rutiner och mallar för alla steg i hanteringen av detaljplaner fortlöper enligt plan. Målet är att rutiner och mallar ska användas för alla steg för att påskynda hanteringen och säkerställa kvaliteten.

Bifogad dokumentation: Ingen

Kontroll utförd 2019-05-02

Kontrollrapport Internkontroll 2019

Nämnd/förvaltning/enhet Process/rutin/system Resultat - Iakttagelser

Bygg- och miljönämnden/Samhällsbyggnadsförvaltningen/ verksamhetsområde Bygg & Miljö Handläggningstider- Miljö och livsmedels ärenden

GJ

D

0

Bifogad dokumentation: Ingen

Kontroll utförd 2019-05-02 Kontrollansvarig Ida Persson, Bygg- och miljöchef

V{_