Problem vid drift av interorganisatoriska informationssystem

(1)

2005:094 SHU

E X A M E N S A R B E T E

Problem vid drift av interorganisatoriska informationssystem

Johan Fredriksson Henrik Solming

Luleå tekniska universitet

Data- och systemvetenskapliga programmet D-nivå

(2)

Institutionen för Industriell ekonomi och samhällsvetenskap Avdelningen för Systemvetenskap

2005

Problem vid drift av inter-

organisatoriska informationssystem

Av:

Johan Fredriksson Henrik Solming

(3)

Sammanfattning

Sammanfattning

Interorganisatoriska informationssystem (IOS) är en teknik som finns att tillgå organisationer vilket gör det möjligt för dessa att på ett relativt enkelt sätt kommunicera direkt med deras affärspartner och utbyta data som är till nytta i deras affärsrelation. IOS minskar kostnaden för utbyte av information och ökar organisationernas informationstillgänglighet.

Vi kommer i denna studie undersöka vilka specifika problem de olika organisationerna upplever vid drift av IOS. Vi vill även uppmärksamma varför organisationer upplever dessa problem, samt även visa på förebyggande åtgärder. Under- sökningen genomfördes med hjälp av kvalitativa intervjuer med fyra organisationer. Studien visar att de organisationer vi har undersökt upplever problem med begreppshantering, problem med standardisering, problem med styrande affärs- parter och problem med att olika organisationer har olika mål med IOS.

(4)

Abstract

Abstract

Interorganizational information systems (IOS) is an accessible technique for organizations that makes it relatively easy to communicate directly with business partners and thereby exchange information that could give the organizations advantages in their business relation. IOS reduces cost for exchange of information and increases the organizations information availability.

The purpose of this essay is to investigate wich specific problems different organizations experience in the usage of IOS. We also want to detect why the different organizations experience this problems and also illustrate what preventive actions could be taken. The research was made through qualitative interviews which were conducted with four organizations. The study shows that organizations experience problems related to concept dealing, standardization, problems related to domi- nating business partners and problems regarding that organization have different goals with IOS.

(5)

Förord

Förord

Denna D-uppsats är ett 10-poängs examensarbete som skrivits vid institutionen för Industriell ekonomi och samhällsvetenskap, avdelningen för Data- och Systemvetenskap vid Luleå Tekniska Universitet.

Vi vill börja med att tacka vår handledare Lennart Ross för visat engagemang samt för hans vilja att hjälpa oss under arbetets gång. Även Svante Edzén skall ha ett stort tack för råd och tips.

Vi vill också tacka de respondenter vid Borås kommun, Malmö stad, Servera och Örebro läns landsting som har ställt upp i vår undersökning.

Luleå 2005-01-07

Henrik Solming Johan Fredriksson

(6)

Innehållsförteckning

1 INLEDNING ... 1

1.1BAKGRUND... 1

1.2PROBLEMOMRÅDE... 3

1.3FORSKNINGSFRÅGA... 4

1.4AVGRÄNSNINGAR... 4

2 METOD ... 5

2.1TILLVÄGAGÅNGSSÄTT... 5

2.2VETENSKAPLIGT SYNSÄTT... 6

2.2.1 Hermeneutiskt eller positivistiskt angreppssätt ... 6

2.2.2 Deduktiv eller induktiv ansats ... 7

2.2.3 Kvalitativ eller kvantitativ metod ... 8

2.3UNDERSÖKNINGSSTRATEGI... 8

2.4DATAINSAMLING... 9

2.4.1 Litteraturstudier ... 9

2.4.2 Intervjuer... 9

2.5RELIABILITET OCH VALIDITET... 10

2.6UNDERSÖKNINGENS URVAL OCH OMFATTNING... 11

2.7ANALYSMETOD... 12

3 TEORI ... 14

3.1INTERORGANISATORISKA SAMARBETEN... 14

3.2PROBLEM VID DRIFT AV INFORMATIONSSYSTEM... 16

3.2.1 Problem relaterade till teknologin ... 16

3.2.2 Problem relaterade till användargränssnittet ... 17

3.2.3 Problem relaterad till personalens kunskaper ... 17

3.2.4 Problem relaterade till affärsprocesser ... 18

3.3PROBLEM VID DRIFT AV INTERORGANISATORISKA INFORMATIONSSYSTEM... 18

3.3.1 Sociala perspektivet... 18

3.3.2 Ekonomiska perspektivet ... 20

3.3.3 Tekniska perspektivet ... 20

3.4SYSTEMUTVECKLING... 21

3.5FÖREBYGGANDE ÅTGÄRDER... 23

3.5.1 Förändringsarbete ... 23

3.5.2 Förändringsanalys ... 24

3.5.3 Verksamhetsanalys ... 25

3.5.4 Begreppsanalys ... 25

3.5.5 Implementeringsarbete... 26

4 EMPIRI ... 28

4.1MALMÖ STAD... 28

4.2SAMMANSTÄLLNING AV INTERVJU... 28

4.2.4 Övriga problem ... 32

4.3BORÅS KOMMUN... 33

4.5SERVERA... 37

(7)

Innehållsförteckning

4.7ÖREBRO LÄNS LANDSTING... 40

5 ANALYS... 45

5.1PROBLEM VID DRIFT AV IOS ... 45

6 SLUTSATSER & DISKUSSION... 53

6.1SLUTSATSER... 53

6.2DISKUSSION... 54

6.2.1 Förebyggande åtgärder... 57

6.3METODDISKUSSION... 58

6.4FÖRSLAG PÅ VIDARE FORSKNING... 59

7 LITTERATURFÖRTECKNING ... 61

Bilaga 1 - Intervjufrågor

(8)

Inledning

1 Inledning

Detta kapitel innehåller bakgrund till vår undersökning och en problemområdes- diskussion. Kapitlet innehåller även vår forskningsfråga samt en beskrivning av de avgränsningar vi valt att göra.

1.1 Bakgrund

Informationsflöden mellan organisationer har funnits ända sedan människan bör- jade bedriva handel med varor och tjänster. Men det som är unikt med den nu- varande miljön är möjligheten med infrastrukturen av elektronisk förmedling av information, med minimala resurser på kort tid, vilket resulterar i bra tillgänglig- het av information. (Premkumar, 2000).

Enligt Kumar (1996) existerar interorganisatoriska informationssystem (IOS) för att stödja och underlätta samarbete mellan två eller flera organisationer. Systemen kan ses som planerade och genomtänkta samarbeten mellan oberoende parter.

Kumar skriver vidare att IOS är informations- och kommunikations- teknologibaserade system som sträcker sig över den egna organisationens gränser.

IOS erbjuder möjligheter att kommunicera affärstransaktioner och dokument mellan datorer. IOS kan verka mellan två företag eller genom elektroniska nätverk innehållande flera parter. IOS minskar kostnaden för utbyte av information och ökar organisationernas informationstillgänglighet vilket ger bättre möjligheter för effektivare informationsbehandling, som även resulterar i bättre kontroll av för- värvad information (Premkumar, 2000).

Premkumar (2000) skriver vidare att samarbetet med IOS kan delas in i tre olika nivåer, kommunikation, koordination och kooperation. Nedan följer en kort beskrivning av Premkumars nivåer.

 Kommunikation; Elektronisk kommunikation av meddelanden mellan handelspartners är den första och lägsta nivån av samarbete mellan företag.

Meddelanden som skickas behöver inte, men kan vara integrerade med resterande informationssystem som finns i organisationen. Exempel på kommunikation som förekommer är att företag byter ut gamla kommunikationssätt som papper, telefon och fax mot dator till dator kommunikation.

 Koordination; Den andra samarbetsnivån av IOS är koordination, vilket innebär att dator till dator kommunikationen är integrerad med de befintliga informationssystemen. Exempel på detta är när ordrar från kunder automatiskt genereras och valideras in i orderhanteringssystemet i organisationen.

 Kooperation; Den sista och högsta graden av samarbete är kooperation och vid denna nivå delar affärspartners gemensamma mål och använder gemensamma mätmetoder för att utvärdera prestandan av deras inter-

(9)

Inledning

organisatoriska aktiviteter. I denna samarbetsfas kan organisationer även dela produktdesign, kundinformation och gemensam marknadsföring.

Enligt Magoulas och Pessi (1998) finns det fyra olika hållningssätt som beskriver hur informationssystem kan förhålla sig till varandra. Dessa är enhetliga system, samordnade system, sammankopplade system och oberoende system.

A=B B A B A B

A

Enhetliga system

Samordnade system

Sammankopplade system

Oberoende system

Figur 1. Grader av samverkan och integration.

Från: Strategisk IT-management, (sid. 359), av Magoulas, T., & Pessi, K., 1998.

Det som är intressant för vår undersökning och det vi skall undersöka närmare är sammankopplade system. Magoulas och Pessi (1998) skriver att sammankopplade system innebär två eller flera system som var och en förvaltar sin egen distinkta konceptuella modell. Systemen kan samverka med varandra genom kommunikation, till exempel via utbyten av meddelanden. Förändringar av ett system påver- kar inte de andra systemen, om det inte berör kommunikationen mellan systemen.

Magoulas och Pessi skriver att enbart de begrepp som är relevanta för meddelandeutbyte mellan informationssystem bör definieras gemensamt. Sedan kan det i varje enskilt system finnas andra begreppsdefinitioner.

Bengtsson och Skärvad (2001) skriver att förutsättningarna för samarbeten mellan företag är bättre än någonsin. Enligt författarna beror detta till stor del på förbätt- rade kommunikationsmöjligheter och den snabba utvecklingen inom IT.

Gadde och Håkansson (2001) skriver att samarbete inom leverantörskedjor samt i industriella nätverk blir allt viktigare på en allt mer global och konkurrensutsatt marknad. Samarbete över organisationsgränser blir allt vanligare och det kommer inte längre räcka med att endast vara internt effektiv. Interorganisatoriska samarbeten har skapats med hjälp av olika typer av IOS. Gadde och Håkansson skriver vidare att dessa samarbeten har inneburit ett informationsutbyte genom tekniker som t.ex. EDI (Electronic Data Interchange), EAI (Enterprise Application Integration) eller genom standardiserade affärssystem som gått steget längre än att bara fungera som samordnare inom en enda organisation, till att fungera som länken mellan flera organisationer.

Enligt Magoulas och Pessi (1998) pågår det inom offentlig sektor och näringslivet omfattande förändringar där verksamheter omprövas och förnyas. Ett snabbt växande område inom både den privata och den offentliga sektorn utgör interorganisatorisk samverkan med stöd av IS/IT.

(10)

Inledning

1.2 Problemområde

Interorganisatoriska informationssystem kan ställa till problem vid drift i den verksamhet det är tänkt att det skall verka i. Vanligtvis är interorganisatoriska informationssystem mera komplexa än traditionella informationssystem eftersom det är flera affärsparter inblandade och eftersom alla användare inte sitter på samma ställe, geografiskt sätt. Enligt Allen, Colligan, Finnie och Kern (2000).

finns det ett antal problem som måste övervinnas för att ett IOS skall fungera tillfredställande. Några av de problem som måste tas i beaktning är; kvalitén, strukturen och utformningen på de data som används i IOS, alla inblandade affärs- parter måste ha samma mål med IOS, affärsparterna som skall nyttja IOS och deras respektive företagskultur bör ses över så att de överensstämmer med varandra. Enligt Allen et al. kanske inte vissa företag har datorvana användare vilket också det kan ställa till problem vid drift av IOS.

Allen et al. (2000) skriver vidare att vid drift av IOS kan begreppsproblematiken mellan företagen efter en automatisering av informationsförmedling bli tydlig. I många fall är problemet att säljaren som var mellanhanden, ”filtret”, mellan före- tagen försvinner när processer automatiseras och därmed uppstår det begrepps- konflikter som annars telefonförsäljaren kunde förhindra.

Resultatet av den förstudie vi utfört genom intervjuer med fyra personer vid olika organisationer har visat att det föreligger problem vid drift av IOS. Organisa- tionerna som vi har undersökt tar upp att problem med begreppsanvändning före- kommer vilket innebär olika definitioner eller tolkningar av samma begrepp.

Organisationerna har svårt att komma överens om vad som gäller i olika situationer.

Respondenterna anser även att det finns problem med för generella standarder. De menar att det förekommer brister i standarder vilket innebär att företag har olika sätt att kommunicera med varandra. Exempelvis blir det problem när de skall ange antal enheter som skall beställas om det endast kan anges på ett sätt. Då blir frågan om det är en kartong eller en flaska? Respondenterna anser även att problemet med standarderna kan bero på att de skall vara tillämpningsbara för många skilda branscher.

Respondenterna upplever även användarproblematik, att få användarna att an- vända systemen eftersom det är vanligt att det finns en motvilja till förändringar.

Respondenterna tar även upp att det kan vara ett problem med att dokument som förmedlas inte har gemensam informationsstruktur. De olika parterna kan ha olika affärssystem i deras verksamhet och detta kan leda till att missvisande information kan plockas ut ur deras system, vilket innebär att informationen som förmedlas kan ha varierande kvalité.

(11)

Inledning

Utifrån ovanstående problem anser vi det intressant att undersöka vilka specifika problem de olika organisationerna upplever vid drift av IOS. Vi vill uppmärk- samma varför organisationer upplever dessa problem, samt vilka de efterföljande konsekvenserna kan bli för de olika organisationerna. Vi vill även belysa vilka förebyggande åtgärder som skulle kunna användas för att undvika dessa specifika problem. Vår avsikt med undersökningen är att det skall kunna underlätta arbetet för organisationer när de står inför ett införskaffande av ett interorganisatoriskt informationssystem.

Utifrån ovanstående problemområde har vår forskningsfråga med denna under- sökning vuxit fram.

1.3 Forskningsfråga

Vilka problem förekommer specifikt vid drift av interorganisatoriska informationssystem och vad är orsakerna till dessa?

1.4 Avgränsningar

Vi tänker inte undersöka implementeringsarbetet av IOS utan endast undersöka problemen som förekommer vid drift av IOS, och hur de olika organisationerna upplever dessa problem i sin egen verksamhet. Vi kommer även att avgränsa vår undersökning till elektronisk handel som interorganisatorisk samarbetsform. En annan avgränsning vi gör är att endast undersöka problemsituationen vid sammankopplade system.

(12)

Metod

2 Metod

Den metod vi kommer att använda oss av i denna undersökning presenteras i detta kapitel. Vi kommer att motivera, i de fall det är nödvändigt, de val vi gjort för att kunna få svar på vår forskningsfråga.

2.1 Tillvägagångssätt

Tillvägagångssättet för att få svar på vår forskningsfråga visas i Figur 2. Under- sökningen inleddes med att vi utförde en förstudie vid ett antal organisationer, utifrån förstudien samt studier i lämplig litteratur växte ett problemområde fram.

Utifrån problemområdet formulerade vi sedan forskningsfråga för under- sökningen, även nödvändiga avgränsningar bestämdes eftersom det ger klarare riktlinjer i vad som skall undersökas.

Genom studier av relevant litteratur skapas en teoretisk referensram som intervju- frågor kommer att skapas från. Det våra intervjufrågor kommer att belysa är vilka problem som våra respondenters organisationer upplever vid drift av deras interorganisatoriska informationssystem. Vi avser även att undersöka orsakerna till varför dessa problem har uppkommit samt vilka konsekvenser dessa problem medför hos de olika organisationerna. Vi kommer även att ta upp en del före- byggande åtgärder som företagen skulle kunna ha utfört. Genom dessa åtgärder skulle problemen kunna ha undvikits från början. Efter det kommer vi att sammanföra det empiriska resultatet, som kommer att inhämtas med hjälp av intervjuer, och koppla ihop det med den teoretiska referensramen. Utifrån detta material kommer vi att utföra en analys av det insamlade materialet. Analysen kommer att genomföras som en textanalys av den teoretiska referensramen och det empiriska underlaget. Vi kommer att undersöka kopplingar, samband och olikheter mellan teorierna och vad våra respondenter har svarat. Resultatet av analysen kommer att leda till slutsatser och diskussion av vår undersökning.

Syfte,mål och avgränsningar

Analys- resultat

Litteratur- studie Empiri / Intervjuer

Slutsatser Diskussion Förstudie

Problem

Analys

Figur 2. Beskrivning av tillvägagångssätt.

Från: Egen konstruerad bild.

(13)

Metod

2.2 Vetenskapligt synsätt

Det finns två skilda angreppssätt inom forskningen, den ena är positivism och den andra är hermeneutiskt angreppssätt. Vid bedrivande av forskning finns det två olika ansatser, deduktiv ansats och induktiv ansats. Det måste även göras val om undersökningen skall ha en kvantitativt eller kvalitativt metod. I följande avsnitt motiverar vi våra val av angreppssätt, ansats och metod.

2.2.1 Hermeneutiskt eller positivistiskt angreppssätt

Hermeneutik är en förståelseinriktad forskningsansats där tolkning utgör den huvudsakliga forskningsmetoden. Inom ramen för en hermeneutisk forsknings- tradition söks inga absoluta sanningar. Sådana finns nämligen inte, enligt den hermeneutiska kunskapsteorin. (Gunnarsson, 2004).

Hermeneutiken kan sägas vara positivismens raka motsats. En hermeneutiker menar att mänsklig verklighet är av språklig natur, att det genom språket går att skaffa sig kunskap om det mänskliga. De menar också att människor har intentioner, avsikter som kan yttra sig i språk eller handling som går att tolka och förstå innebörden av. Den hermeneutiske forskaren närmar sig det avsedda forskningsobjektet subjektivt utifrån sin egen förförståelse. Denna förförståelse och kunskap som forskaren besitter är en tillgång och inte ett hinder för att tolka och förstå forskningsobjektet. Forskaren ställer helheten i relation till delarna och pendlar mellan del och helhet för att på detta sätt komma fram till bästa möjliga förståelse. (Patel & Davidsson, 1994).

Enligt Thurén (2004) är hermeneutiken med dess betoning av igenkännande och förståelse något som öppnar möjligheter till kunskap som är stängd för positivis- men. Den hermeneutiska kunskapen blir visserligen osäkrare än den positivistiska men den blir dock rikare och mera nyanserad.

Ett kännetecken för positivisk forskning är tanken om reduktionism, helheten i ett problem kan alltid studeras genom att problemet delas upp i delar och studerar delarna var för sig (Patel & Davidsson, 1994). Vidare skriver Patel och Davidsson att forskarens personliga, politiska, religiösa och känslomässiga läggning inte får påverka forskningsresultatet. Forskaren skall kunna bytas ut och forskningens resultat skall fortfarande bli det samma i en undersökning som är utförd med ett positiviskt angreppssätt.

Det hermeneutiska angreppssättet ger oss möjligheten att se till helheten och inte till en specifik del som det positivistiska angreppssättet gör. Hermeneutiken är därför det angreppssätt som bäst stämmer överens med vår kunskapssyn och vi anser att vår empiriska undersökning tillsammans med genomförd litteraturstudie kommer att utveckla en förståelse som intresserade kan tolka och utveckla ny kunskap från. Vi anser att vår empiriska undersökning och vår litteraturstudie kommer ge oss en rimlig förståelse för att kunna dra de slutsatser som är relevanta med avseende på vår forskningsfråga. Vi är medvetna om att olika individer inte

(14)

Metod

har samma uppfattning om alla saker och därför kommer vi att söka fler källor till ny förståelse i till exempel böcker, intervjumaterial eller artiklar.

2.2.2 Deduktiv eller induktiv ansats

Den deduktiva ansatsen dominerar inom naturvetenskaperna och den induktiva ansatsen är lätt att finna inom de humanistiska vetenskaperna men båda ansatserna är vanliga inom samhällsvetenskapen. En deduktiv ansats kännetecknas av att forskaren utgår ifrån allmänna principer och befintliga teorier och drar slutsatser utifrån enskilda företeelser, genom logisk slutledning nås resultat och befintliga teorier utvecklas. En induktiv ansats kännetecknas av att forskaren utgår från empirisk fakta för att sedan koppla teorier till detta (Wiedersheim-Paul &

Eriksson, 1987). Skillnaden mellan dessa två ansatser visas i Figur 3.

Figur 3. Deduktiv och induktiv ansats.

Från: Att utreda och rapportera, (sid. 128), av Wiedersheim-Paul, F. & Eriksson, L, T., 1987.

Vi har valt att utgå ifrån en deduktiv ansats för vår undersökning eftersom vi be- handlar befintliga teorier inom vårt ämne innan vi gör vår empiriska under- sökning. När vi sedan skall komma fram till ett resultat kommer vi att göra jämfö- relser mellan teori och empiri, vi kommer alltså att utgå från teori och sedan undersöka om verkligheten stämmer överens med teorin. Beroende på utfallet av våra interjuver som skall innehålla öppna frågor kan problemområden uppkomma

TEORI

generalisering

observationer

hypoteser

observationer

VERKLIGHET

Induktiv ansats Deduktiv ansats

(15)

Metod

som inte behandlas i befintligt teoriavsnitt. Vi kommer då att utifrån dessa problem undersöka om det finns befintliga teorier runt dessa problem. Vi är dock inte ute efter att tillföra nya teorier i ämnet utan endast lyfta fram och klargöra problemen vid drift av ett IOS i ett förbättrande syfte. Därför anser vi att under- sökningen skall ha en deduktiv ansats.

2.2.3 Kvalitativ eller kvantitativ metod

Tillvägagångssättet för att införskaffa information varierar beroende på vad för slags information som eftersöks, vilken information som finns tillgänglig och i perspektiv till ansatsen. Ett visst tillvägagångssätt gynnar en viss ansats medan andra är olämpliga. Metoder för informationsinsamling kan indelas i två huvud- grupper, kvantitativa och kvalitativa. Om undersökningen kan kvantifieras med hjälp av matematik och statistik kan den metoden benämnas kvantitativ. En sådan metod mynnar ut i numeriska observationer eller låter sig transformeras i sådana.

Den kvalitativa metoden kännetecknas av att det inte använder sig av siffror och tal. Metoden omfattar eller resulterar i verbala formuleringar, skrivna eller sagda.

Detta sker verbalt och instrumentet består av det traditionella ordet (Backman, 1998).

Syftet med en kvalitativ undersökning är att skaffa djupare kunskap än den frag- mentiserade kunskap som ofta erhålls vid undersökningar med en kvantitativ in- ställning. Ambitionen med en kvalitativ undersökning är att förstå och analysera helheter (Patel & Davidsson, 1994).

I vår undersökning kommer vi att använda den kvalitativa metoden eftersom vi inte är ute efter att göra några numeriska observationer eller analysera det insamlade materialet med någon form av matematisk beräkningsformel. Vi tycker det är viktigt att få ett djup i vår undersökning eftersom vi skall studera problematiken kring driften av ett interorganisatoriskt informationssystem och därför anser vi att den kvalitativa metoden kommer att vara bäst lämpad för vår undersökning.

2.3 Undersökningsstrategi

Eftersom vi valt en kvalitativ metod på vår undersökning anser vi att fallstudie är ett lämpligt val av empirisk ansats. Med hjälp av en fallstudie undersöks ett fenomen i sin realistiska miljö eller sin kontext och det är det som gör att fallstudie passar det kvalitativa perspektivet. Fallstudien baseras på människors arbete och erfarenhet inom ett visst område och speglar därför verkligheten på ett naturligt sätt. Med hjälp av en fallstudie försöker forskaren förklara, förstå eller beskriva stora företeelser som inte enkelt låter sig undersökas med någon annan metodik. (Backman, 1998).

Backman (1998) skriver vidare att en fallstudie kan ha olika avsikter. Den kan vara beskrivande, förklarande eller undersökande. Vi kommer att genomföra vår undersökning med en förklarande avsikt eftersom vi vill se vilka problem som upplevs vid drift av ett interorganisatoriskt informationssystem. Vi vill se vad orsakerna till de funna problemen är vid de undersökta organisationerna, samt

(16)

Metod

även visa vilka konsekvenser problemen medför och lyfta fram några före- byggande åtgärder som kan vidtas.

2.4 Datainsamling

Det finns olika sätt att samla in information för att kunna få svar på en fråge- ställning. Vilken teknik som är den bästa och vilken som bör väljas beror på vad som verkar ge det bästa svaret på frågeställningen i förhållande till den tid och de resurser som står till förfogande (Patel & Davidsson, 1994). Vår datainsamling kommer att bestå av litteraturstudie och intervjuer.

Vår intervjuguide (bilaga 1) kommer att utformats med stöd av de teorier vi presenterar i rapporten med avseende att ge svar på om de problem som finns vid drift av IOS upplevs i de undersöka organisationerna. Frågeguiden kommer även att utformats med öppna frågor, vilka ger respondenterna möjlighet att ta upp sådana problem som de upplever men som inte teorierna tar upp. Intervjuguiden kommer att skapas utifrån uppsatsens problemområde för att ge svar på angiven forskningsfråga. Enligt beskrivningen ovan kommer vi att utgå ifrån forsknings- frågan vid utformningen av intervjufrågorna. Detta bidrar till att validiteten blir hög i vår undersökning.

2.4.1 Litteraturstudier

För att få svar på vår forskningsfråga kommer denna undersökning att inledas med litteraturstudier i artiklar och böcker för att samla in information om forskning inom området. Litteraturstudier tjänar ett flertal funktioner, bland annat hjälper de oss att formulera en meningsfull och ”forskningsbar” vetenskaplig problem- ställning. Det är viktigt att läsa på och att ta del av tidigare forskning. Litteratur- studie kan ge insikt i brister i kunskapsmassan och kan peka på relevansen i en tänkt problemställning. Den visar på hur begrepp inom det valda området tidigare har definierats, preciserats och använts i en empirisk kontakt. (Backman, 1998).

I vår undersökning kommer litteraturstudier ge oss en bra grund att utgå ifrån.

Utifrån litteraturstudierna kommer vi att bilda oss en uppfattning av vårt problem- område. Vi kommer kontinuerligt, under vår undersökning, studera litteratur både traditionell och elektroniskt. Detta för att kunna ta del av böcker och artiklar för att söka information i dessa som kan tillföra något till undersökningen. Stor del av vårt sökande av litteratur och artiklar kommer att ske via Luleå Tekniska Univer- sitets sökmotorer som finns att nå via universitetets biblioteks webbsida.

2.4.2 Intervjuer

Med intervjuer menas vanligtvis sådana som är personliga i den mening att inter- vjuaren träffar intervjupersonen och genomför intervjun, men intervjuer kan även genomföras via ett telefonsamtal. Det finns olika former av intervjuer där strukturen bakom påverkar respondentens svarsmöjligheter. Strukturerade inter-

(17)

Metod

vjuer genomförs med hjälp av enkäter där svarsalternativen är fördefinierade.

(Patel & Davidsson, 1994).

Semistrukturerade intervjuer består av en öppen frågemall som låter respondenten definiera svarsalternativen. En öppen intervju innebär att respondenten tillåts tala fritt kring problemområdet. (Patel & Davidsson, 1994).

Vid intervjuer påverkar miljön respondenten, detta bör forskaren ta hänsyn till då intervjun planeras. När intervjun planeras skall forskaren tänka på om den kan genomföras i grupp eller individuellt, vilka frågetyper som skall användas t ex strukturerade, öppna eller diskussionsfrågor. Det är bra att använda sig av olika hjälpmedel vid intervjuer, t ex bandspelare eller annan teknisk utrustning för att kunna återkoppla vad som framkommit i intervjun. (Backman, 1998).

Vi kommer som vi tidigare beskrivit förlita oss på en kvalitativ inriktad forskning med intervjuer som kommer att ligga till grund för det. Anledningen till att vi valt kvalitativa intervjuer beror på att vi inte vill styra våra respondenter för att få fram den information vi söker. Karaktären på frågeställningen gör att fokus kommer att ligga på kvalitativa metoder eftersom en tolkning av information skall göras. De intervjufrågor vi tar fram kommer vi att grunda i det teoriavsnitt som vi ska presentera senare i undersökningen. Vi kommer att ha flera intervjufrågor utan fasta svarsalternativ som vi ställer i samma ordning till respondenterna för att få ett bra material att analysera. Vi väljer att använda oss av en semistrukturerad intervju där vi kommer att följa vår intervjuguide vilken även kommer att kom- pletteras med följdfrågor där vi tycker att det krävs. Anledningen till att vi väljer en semistrukturerad form är för att en dialog skall skapas som kan ge klarhet i det som eftersöks. Det kan även skapas en dialog där vissa frågeformuleringar kan förklaras för respondenten och på detta sätt undvika onödiga missförstånd. Dess- utom kan de semistrukturerade intervjuerna medföra att svaren på intervju- frågorna inte begränsas av intervjuarens eventuella otillräckliga förkunskap inom området. Respondenterna kommer således ges möjlighet att noggrant berätta om det vi frågar efter.

Vi kommer även att kontakta våra respondenter i förväg via telefon och/eller e- mail. Vi skall även skicka över vår problemställning och vår intervjuguide innan genomförandet av intervjun till respondenterna för att de skall få en möjlighet att förbereda sig inför intervjutillfället. Vi har för avsikt att genomföra samtliga intervjuer över telefon eftersom ingen av våra respondenter bor i närheten av Luleå.

2.5 Reliabilitet och validitet

Begreppen validitet och reliabilitet används för att diskutera trovärdigheten i den forskning som bedrivits och i det resultat som framkommit. Dessa element är viktiga att belysa eftersom att det visar på en medvetenhet om studiens möjliga brister. Med reliabilitet menas att undersökningen är tillförlitlig, att under- sökningen och dess mätningar är korrekt gjorda. Reliabiliteten uttrycker ett mått på i vilken utsträckning ett tillvägagångssätt ger samma resultat vid olika

(18)

Metod

undersökningstillfällen under liknande förhållanden. Med validitet menas att det undersökta verkligen är det som skulle undersökas och inget annat. Validiteten i en undersökning säkerställs genom noggrann planering, tydliga problem- definitioner samt en klar bild av syfte och mål med undersökningen. (Thurén, 2004).

Reliabilitet och validitet bör värderas på ett delvis annorlunda sätt i studier med kvalitativ inriktning jämfört med studier med kvantitativ inriktning. När en kvalitativ forskning genomförs går det inte att uppskatta tillförlitligheten med siffror. Validitet och reliabilitet i studier med en kvalitativ inriktning handlar om att kunna beskriva att data har samlats in och bearbetats på ett systematiskt och hederligt sätt. (Gunnarsson, 2004).

Validitet och reliabilitet står i ett visst förhållande till varandra vilket gör att det inte går att koncentrera sig på det ena och inte bry sig om det andra (Patel &

Davidsson, 1994). Patel och Davidsson skriver vidare att det finns tre tumregler som bör tas i beaktning. Dessa är att hög reliabilitet inte är någon garanti för hög validitet, låg reliabilitet ger låg validitet och den sista tumregeln är att fullständig reliabilitet är en förutsättning för fullständig validitet.

För att uppnå hög reliabilitet i vår undersökning kommer vi att göra semistrukturerade intervjuer, det vill säga att vi ger respondenterna stort svarsutrymme för att det, i sin tur, kan leda till diskussioner kring frågorna som i sin tur kan leda till en del följdfrågor. Vi kommer även att spela in samtliga intervjuer på band för att försäkra oss om att vi inte missar något väsentligt i någon intervju samt att det ger oss en möjlighet att lyssna igenom intervjuerna flera gånger för att försäkra oss om att vi har uppfattat våra respondenter på ett riktigt sätt. Vi kommer även att erbjuda samtliga respondenter anonymitet i förhoppning att få ärliga och upp- riktiga svar av våra respondenter. Efter intervjutillfället när vi sammanställt intervjun kommer vi att skicka sammanställningen till respektive respondent för att denne skall få möjlighet att läsa igenom och komma med påpekanden om eventuella misstolkningar från vår sida.

För att öka validiteten i undersökningen kommer vi att utgå från forskningsfrågan när vi utformar vår intervjuguide. Forskningsfrågan bryts ner i delfrågor med syfte att genom svaren på delfrågorna tillsammans besvara forskningsfrågan. Frågorna i intervjuguiden kommer grunda sig i de teoriavsnitt vi tar upp senare i under- sökningen. Detta arbete kommer att utföras i ett sent skede av forsknings- processen, eftersom vi tycker att det är av största vikt att ha hunnit läsa in sig ordentligt på teoriområdet först.

2.6 Undersökningens urval och omfattning

Organisationerna som vi kommer att göra vår undersökning hos har alla imple- menterat och börjat använda sig av ett interorganisatoriskt informationssystem i verksamheten för ett antal år sedan. Vi anser att det är viktigt att de har haft deras informationssystem i drift ett antal år för att de skall ha hunnit se vilka problem

(19)

Metod

som förekommer. Vi anser det också viktigt att samtliga organisationerna är aktiva i sitt arbete att utveckla interorganisatoriska relationer med deras affärs- partners, vilket stämmer överens med våra respondenters organisationer.

Vi startade tidigt att kontakta tänkbara organisationer som kunde delta som respondenter i vår undersökning. Valet av organisationerna som vi kontaktade kommer utifrån ett tidigare samarbete med en person på ett av de i denna under- sökning medverkande organisationerna. Vi frågade honom om han hade förslag på organisationer som uppfyllde våra urvalskriterier. Han gav oss förslag på ett antal personer vi kunde kontakta. Vi följde upp några av dessa förslag vilket kommer att resultera i intervjuer vid fyra olika organisationer vilka samtliga upp- fyller ovanstående kriterier för användandet av interorganisatoriska informationssystem. Samtliga respondenter jobbar och har ansvar för deras organisations interorganisatoriska informationssystem och besitter därför erfarenhet i den fråge- ställning vi har. Vi har inte för avsikt att utföra jämförelser av en köp/sälj relation bland våra respondenter, utan endast undersöka hur de olika organisationerna upplever sin egen verksamhet och de problem som förekommer vid drift av deras interorganisatoriska informationssystem. Varför vi inte väljer att göra dessa jäm- förelser beror på att vi anser av vi då inte får de olika organisationernas totala bild över vad de tycker är problematiskt vid driften av deras interorganisatoriska informationssystem. Våra utvalda organisationer behöver därför inte ha några samarbetsmässiga samband mellan varandra, utan endast ovan nämnda urvalskriterier.

De vi kommer att intervjua hos de organisationer vi valt är personer som alla har samma ansvarsområden, det vill säga administrerar och ansvarar för implementering och drift av interorganisatoriska informationssystem i verksamheten. Vi har valt dem eftersom vi tror att de har en god uppfattning om vad som är det proble- matiska vid drift av ett interorganisatoriskt informationssystem och att de därför är väl införstådda i våra frågeställningar. Vi bedömer att vi kommer att få ett bättre underlag eftersom vi intervjuar personer med ansvar över de interorganisatoriska samarbetena och funktionaliteten av systemen.

2.7 Analysmetod

När datainsamlingen är gjord måste data organiseras och systematiseras. Syftet med det är att ge den insamlade informationen en överskådlighet och systematik.

Det innebär att data ges en ändamålsenlig och tolkningsbar form för att kunna relateras till den ursprungliga problemställningen. Analysen i sig innebär emellertid inte att problemet nu är besvarat. (Backman, 1998).

Vi kommer att utföra en textanalys där vi har för avsikt att hitta kopplingar och samband mellan teori och empiri. Analysarbetet kommer att bedrivas iterativt när vi analyserar vår teori och det empiriska materialet. Vi har för avsikt att dela upp det teoretiska avsnittet i delområden och vi kommer att utföra analysarbetet med hjälp av samma uppdelning för att enklare hitta likheter och skillnader mellan organisationerna inom respektive teoretiskt delområde. Detta för att vi anser att

(20)

Metod

det underlättar arbetet och ökar läsbarheten i undersökningen. Vi är intresserade av att hitta likheter och/eller olikheter mellan de olika organisationerna vi kommer att intervjua, vi kommer alltså att jämföra de olika respondenternas svar med varandra inom varje delområde. Till att börja med kommer vi att analysera varje respondents svar var för sig för att sedan analysera dem tillsammans. Vi kommer sedan utifrån resultatet av problemanalysen utgå ifrån dessa uppgifter och analysera vad de olika problemen har för bakomliggande orsaker. Vi kommer även att se vilka konsekvenser detta medför i respektive verksamhet och se om något är gemensamt för alla organisationer. Alla våra respondenter är verksamma i samma bransch och därför anser vi att det är lämpligt att analysera organisationerna tillsammans.

(21)

Teori

3 Teori

För att skapa förståelse över vårt problemområde kommer vi att beskriva och ta upp en del teoriavsnitt för att ge läsaren inblick och förståelse i ämnet. Teoridelen kommer således att ge en beskrivning av interorganisatoriska samarbeten och problem med interorganisatoriska informationssystem. För att kunna visa vilka problem som är specifika för ett interorganisatoriskt informationssystem väljer vi att ta upp vilka generella problem som kan förekomma vid drift av ett traditionellt informationssystem. Vi beskriver även kortfattat vad systemutveckling innebär och vilka faser det arbetet innehåller. Avslutningsvis tar vi upp några exempel på åt- gärder som en organisation kan genomföra för att undvika att problem upp- kommer vid drift av ett interorganisatoriskt informationssystem.

3.1 Interorganisatoriska samarbeten

I dag, med den teknik som finns att tillgå, är det möjligt för organisationer att på ett relativt enkelt sätt kommunicera direkt med deras kunder och utbyta data som är till nytta i deras affärsrelation. För att kunna göra detta krävs det att organisationerna integrerar hela eller delar av sin verksamhet med den aktuella affärs- partnern. (Cummins, 2002).

Enligt Nilsson och Pettersson (2000) innebär ett interorganisatoriskt samarbete att fokus utvidgas från att enbart ha utgångspunkt i den egna verksamheten till att även omfatta vad som sker mellan två eller flera affärspartners.

Gadde och Håkansson (2001) skriver att samarbete inom leverantörskedjor och i industriella nätverk blir allt viktigare på en allt mer global och konkurrentutsatt marknad och samarbete över organisationsgränser blir allt vanligare och det kommer inte längre räcka med att endast vara internt effektiv.

Nilsson och Pettersson (2000) skriver liknande när de tar upp att det är allt vanligare att verksamhetsutveckling bedrivs över organisatoriska gränser. En interorganisatorisk verksamhetsutveckling innebär att två eller flera parter utvecklas genom att identifiera, analysera och fastställa vilken part som bäst kan utföra och bidra med de aktiviteter och resurser som samarbetet kräver.

Enligt Bengtsson och Skärvad (2001) kan organisationer genom att samarbeta med andra organisationer som har kompletterande kompetens och/eller marknads- positioner skaffa sig fördelar av samarbetet.

Kumar (1996) skriver att det vanligaste motivet till dessa interorganisatoriska samarbeten är ekonomiska. Det han tar upp som anledningar till att interorganisatoriska samarbeten skapas är delande av kostnader, spridning av risker och tillgång till gemensamma resurser. Bengtsson och Skärvad (2001) nämner sex motiv till varför organisationer skapar interorganisatoriska samarbeten:

(22)

Teori

 Bättre resursutnyttjande: Kunna utnyttja existerande resurser på ett effektivt sätt har alltid varit viktigt. Samarbetet kan hjälpa till att uppnå stordriftsfördelar genom specialiserad produktion och bättre utnyttjande av befintliga distributionskanaler.

 Snabbhet: Med kortare produktlivscykler måste företag vara snabba att nå ut på marknaden med sina produkter.

 Flexibilitet: Flexibilitet krävs för att företagen ska kunna möta föränd- ringar på marknaden och i teknologin.

 Gemensam standard: I en allt mer sammankopplad och globaliserad värld blir sättet av standards för olika system allt viktigare. Företag kan inte på egen hand sätta globala standarder, men via samarbeten kan de tillsammans utöva ett större inflytande på omvärldens utveckling än vad de skulle klara på egen hand.

 Utestängningseffekter: Om de går samman med andra starka organisa- tioner utestängs konkurrenter från att samarbeta med just dessa företag.

Organisationerna blockerar således samarbetsmöjligheten för andra organisationer.

 Lärande och kompetensöverföring: Många samarbeten startas upp på grund av utvecklingsskäl. Organisationer med olika kompetenser kan genom att kombinera dessa tillsammans utveckla nya och konkurrenskraftiga kompetenser. Organisationerna vinner ofta i tid på detta eftersom kompetensutvecklingen går snabbare vilket leder till att teknologier och produkter kan utvecklas snabbare.

Som tidigare nämnts har vi avgränsat vår undersökning till elektronisk handel som interorganisatorisk samarbetsform, och därför ger vi en kort beskrivning av detta område. De informationssystem som används inom elektronisk handel kallas också för interorganisatoriska informationssystem. Elektronisk handel är ett vanligt sätt att göra affärer på. Användare och system kopplas upp mot varandra i nätverk för att förmedla och överföra information med ett mer eller mindre auto- matiserat tillvägagångssätt. Elektronisk handel är ett effektivare sätt att bedriva affärsverksamhet. (Fredholm, 2002).

Med följande definition förklarar Fredholm (2002) sin syn på elektronisk handel:

Elektroniska handel är alla aktiviteter som sker för att utbyta och förmedla informationen elektroniskt för att stödja och förenkla företagets affärs- processer med omvärlden. (Fredholm, 2002, s.11).

(23)

Teori

Enligt Vojdani (2003) är det ett måste för dagens företag att börja samarbeta elektroniskt med sina affärspartners för att fortsätta att var konkurrenskraftiga gentemot sina konkurrenter.

Successful companies efficiently integrate people, processes, and partners to achieve total business integration and superior business performance. They also integrate electronically with business partners to improve business-to- business transaction processing (Vojdani, 2003, s. 1).

3.2 Problem vid drift av informationssystem

I det här avsnittet tar vi upp de problem som förekommer vid användandet av ett traditionellt informationssystem. Enligt Jalonen, Kirveennummi och Torvinen (1999) kan problemen vid användandet av ett informationssystem delas in i fyra områden:

Problem relaterade till teknologin.

Problem relaterade till användargränssnittet.

Problem relaterade till personalens kunskaper.

Problem relaterade till de affärsprocesser systemet skall stödja.

Alter (1996) nämner liknande problem men har inte delat in dem i olika områden.

De problem som Alter tar upp går dock att kategorisera in under något av Jalonen et al. (1999) fyra områden.

3.2.1 Problem relaterade till teknologin

Enligt Jalonen et al. (1999) är de vanligaste problemen relaterade till teknologin.

De problem som kan relateras med teknologi kan både bara hårdvaruproblem eller mjukvaruproblem. Effektiviteten på systemen, det vill säga att systemen verkligen gör det de är tillför att göra, är en punkt som är viktigt att ta i beaktning. Som mjukvaruproblem tar Jalonen et al. upp som exempel att när det är väldigt många användare som jobbar med systemet samtidigt vilket då kan leda till att antingen systemet, i värsta fall, stängs av eller går långsammare än vanligt. Även

”ologiskt” beteende av system, det vill säga att systemet utför felaktiga åtgärder, är ett problem som tyvärr är vanligt förekommande. Det sistnämnda problemet kan förekomma ofta och eftersom det vanligtvis uppkommer oväntat och ofta är relaterad till en särskild arbetssituation är det ett problem som är viktigt att ta i beaktning. (Jalonen et al., 1999)

Alter (1996) nämner även att mjukvaruproblem är ett stort problem vid använd- ningen av informationssystem. Om informationssystemet skapar okorrekt eller felaktiga resultat kan detta ställa till stora problem för den organisation som an- vänder sig av informationssystemet.

(24)

Teori

Sammanfattningsvis skriver Jalonen et al. (1999) att de tekniska problemen vid användandet av ett informationssystem är:

...the system did not behave as expected or some information “disappeared.”

In addition, the technical shortcomings caused unnecessary work, and some tasks were put off or totally given up and in some situations, the necessary information was hard to find. (Jalonen et al., 1999, s. 5).

3.2.2 Problem relaterade till användargränssnittet

Problem som kan relateras till användargränssnittet är sådana problem som att personalen inte förstår logiken i hur systemet är uppbyggd. Exempelvis kan personalen trycka på fel knappar eller inte förstå de kortkommandon som finns i systemet. Ett annat problem som även det kan relateras till användargränssnittet är dåliga användarmanualer. Det har visat sig att om dessa inte är enkla att följa används de inte vilket det i sin tur kan leda till att systemet undviks av användarna och/eller används på ett felaktigt sätt. Svårigheter överlag med att förstå hur systemet är tänkt att användas är det största problemet relaterat till användar- gränssnittet. (Jalonen et al., 1999).

Om användargränssnittet är dåligt designat kan det uppstå frågetecken kring hur systemet skall hanteras. I ett sådant läge måste organisationerna räkna med att problem kan uppstå på grund av den mänskliga faktorn. Detta sista problem kan även ses som ett problem som har att göra med personalens kunskaper och kunnande. (Jalonen et al., 1999).

Alter (1996) skriver också att användargränssnittets design kan vara ett problem vid användandet av ett traditionellt informationssystem.

3.2.3 Problem relaterad till personalens kunskaper

Att användarnas kunskaper och kunnande kan vara till problem vid användandet av ett informationssystem är något som är relativt vanligt enligt Jalonen et al.

(1999). Det kan bli ett problem särskilt om det är många användare av systemet och/eller om det är många av användarna som inte använder systemet dagligen.

Speciellt den senare nämnda kategorin användare kan ställa till det i det här fallet enligt Jalonen et al.

Hemming, et al (1987) tar också upp problemet med att om användarna är dåligt utbildad borde det ses som ett av de allvarligaste problemen vid användning/drift av ett informationssystem. Alter (1996) tar även han upp användarnas kunskapers som ett problem vid användandet av ett informationssystem. Han tar upp utbildning av personal som en faktor att ta i beaktning för att komma tillrätta med problemet.

(25)

Teori

3.2.4 Problem relaterade till affärsprocesser

Problemet där informationssystemet inte riktigt ”passar” in i den egna dagliga driftmiljön är även det ett allvarligt problem. Informationssystemet kanske ändrar arbetsrutinerna på ett sådant allvarligt sätt att det kräver att verksamheten anpassar sig efter informationssystemets rutiner istället för att informationssystemet skall underlätta det dagliga arbetet för användarna. Detta är ett problem i den dagliga användningen eftersom det innebär att ett merarbete kan behöva utföras vilket leder till att verksamheten inte blir lika effektiv som den kunde vara. Jalonen et al.

(1999).

3.3 Problem vid drift av interorganisatoriska informations- system

Kumar (1996) nämner tre olika perspektiv på problem vid drift av ett interorganisatoriskt informationssystem. Dessa tre är det tekniska, det ekonomiska eller det sociala perspektivet. Vi har valt att sortera in samtliga problem vi har hittat i teorin under dessa tre problemområden.

3.3.1 Sociala perspektivet

Det sociala perspektivet innehar ett antal risker som kan uppstå i ett interorganisatoriskt samarbete. Dessa är de som följer:

Problem med begreppshanteringen

Enligt Astrakan Strategisk Utbildning AB (2003) är det ett problem att få olika företagskulturer med olika sätt att uttrycka sig att sammansmälta, de skall till exempel kunna hämta och använda data ur varandras databaser. Organisationer som tidigare kommunicerat via samtal människor emellan sänder numera uppgifter till varandra via datorer. Problem med begreppshanteringen är ett exempel på problem som kan leda till att missförstånd och förvirring angående hur begrepp behandlas. Fredholm (2002) tar också upp detta som ett problem och menar att det blir en minskad kontakt mellan köpare och säljare eftersom den mesta kommunikationen sker elektroniskt mellan organisationerna.

Det är viktigt att tänka på att samarbete med hjälp av interorganisatoriska informationssystem innebär att flera parter och aktörer är inblandade utanför den egna organisationen. Detta innebär det att det är många frågesällningar som ligger utanför organisationens kontroll. För att kunna hantera frågeställningar som ligger utanför organisationen bör de utveckla bättre relationer och partnerskap med handelspartners, eftersom en lyckad drift av interorganisatoriska informationssystem kräver samarbete med många olika partners. Premkumar (2000).

Problem med användarna

Anställdas motstånd till förändringar i verksamheten skapar stor osäkerhet bland de anställda om vem som kommer att få arbeta kvar och vilka arbetsuppgifter dessa kommer att erhålla i framtiden. Samtidigt kan arbetsbelastningen under integrationsarbetet öka eftersom att det dagliga arbetet skall skötas och dessutom

(26)

Teori

ska de även delta i integrationsarbetet. Anställda har därför ofta en skeptisk in- ställning till denna typ av arbete som handlar om förändringar. (Bruzelius &

Skärvad, 2004).

Förnekande

Motstånd Insikt

Acceptans

Figur 4. Kriskurvan.

Från: Integrerade organisationslära, (sid.420) av Bruzelius, L, H., & Skärvad, P, H,. 2004.

Vid ovannämnda problem med anställdas motstånd till förändringar beskriver Figur 4 hur individer tenderar att reagera. Individen reagerar inledningsvis ofta genom förnekande och undviker att se det som händer, först i nästa steg kommer motståndet. Det tredje stadiet kallas insiktsstadiet, där utvecklas konstruktiva åtgärder och individen börjar även se möjligheter. I bästa fall kommer det något positivt och berikande ur acceptansfasen. Problemet med användarna uppkommer vanligtvis när de anställda eller tänkta användarna inte har involverats i någon större utsträckning och därmed inte känner sig delaktiga eller rentav hotade av vad det nya arbetssättet eller systemet kommer att ha för konsekvenser för de olika individerna. Det kan även bero på bristande kunskap och utbildning, alltför strikta manualer samt alltför kortsiktigt uppställda mål. (Bruzelius & Skärvad, 2004).

Problem med styrande affärspartner

Den största risken är att en dominerande part i samarbetet stänger den andra parten att göra affärer med andra och även tvingar den mindre organisationen att ta efter dem. En del företag kan ha ekonomisk makt över sina affärspartners och kan därigenom bli en krävande och styrande part i samarbetet organisationer emellan. (Kumar, 1996).

Problem med olika affärsprocesser

Den andra risken är att det interorganisatoriska informationssystemet inte kan hantera alla de olikheter som finns beträffande affärsprocesser eller hantera de kulturella olikheterna som råder mellan de samarbetande parterna, detta kan vara olikheter i värderingar, tolkningar, regler eller kanske hur de olika parterna

(27)

Teori

handlar och agerar i vissa situationer. Eftersom mänsklig tolkning krävs i de interorganisatoriska informationssystemen finns möjligheten till missförstånd och den mänskliga faktorn kan därför inte bortses ifrån. (Kumar, 1996).

3.3.2 Ekonomiska perspektivet

Det ekonomiska perspektivet är det som enligt Kumar (1996) kan orsaka mest problem. Det kan kortfattat beskrivas i att det är kostnader som tillkommer för att underhålla samarbetet och se till att det samarbetet fungerar som det är avtalat att det skall göra.

Problem med gemensamma IT-investeringar

Vem av de inblandade parterna skall stå för kostnaderna vid en eventuell inve- stering av gemensamma IT-resurser? Detta är en fråga som kan ställa till problem vid ett interorganisatoriskt samarbete. Även kostnader som kan tillkomma om någon av de inblandade parterna tvingas kosta på sig att köpa hårdvara eller mjukvara som bara kan användas mot en affärspartner. (Kumar, 1996).

Problem med olika mål med samarbetet

Kumar (1996) skriver att de samarbetande parterna kan ha olika mål med samarbetet och att det i sin tur kan leda till problem vid användandet av det interorganisatoriska systemet. Om en av de inblandade organisationernas mål med samarbetet är att ”se och lära” medan den andra organisationens mål med samarbetet är mera verksamhetskritiskt kan de uppstå problem mellan de olika organisationerna.

Problem med informationsdelning

Premkumar (2000) anser även att interorganisatoriska informationssystem bygger på principer att organisationer skall dela information, och det som är viktigt att tänka på då är att någon av organisationerna kommer att tjäna mer än andra och att vissa organisationer kan känna detta som ett hot mot deras verksamhet.

Problem som uppstår är att organisationer vid ett samarbete kan uppleva att de tappar kontrollen över deras resurser. Dessa resurser är oftast värdefull information och ”know-how” som oftast är en del av själva samarbetet enligt Premkumar.

3.3.3 Tekniska perspektivet

Det tekniska perspektivet är idag, enligt Kumar (1996), den minsta risken om samarbetet förlitar sig på välutvecklade standarder och teknologier.

Problem med nätverksteknologin

Detta kan vara ett problem om nya och otestade nätverksteknologier används. I ett kortsiktigt perspektiv kan problem även uppkomma när en ny affärspartner kopplas upp. Problemet med nätverksteknologin är att det kan vara svårt att få den tekniska kommunikationen att fungera på ett tillfredsställande sätt mellan berörda affärsparter. (Kumar, 1996).

(28)

Teori

Enligt Bengtsson och Skärvad (2001) är faran att organisationer aldrig lärde sig, eller lär sig för sent, att kommunicera med den andra parten. Kommunikations- problem kan ofta äventyra ett samarbete där de olika parterna inte förstår varandra.

Problem med suboptimering

Kumar (1996) skriver också att suboptimering är ett tekniskt problem som kan uppkomma. Med suboptimering menas att alltför stor fokus läggs på den tekniska lösningen utan att sätta in dessa i det affärsmässiga sammanhanget.

Problem med säkerheten

Även säkerhetsproblem när känslig data överförs mellan olika parter kan vara viktiga problem att ta i beaktning, vissa företag kan se stora risker i att förmedla information som är kritisk för organisationens verksamhet. Det är viktigt att undvika att sådan information kommer i orätta händer, det vill säga konkurrerande företag eller någon annan person som vill skada verksamheten. (Premkumar, 2000).

Fredholm (2002) skriver också han att det är viktigt att beakta säkerhetsproblem eftersom fel skall upptäckas och åtgärdas i ett tidigt skede och att det bör undvikas att data som skickas mellan de berörda parterna skall hamna i orätta händer.

Problem med kompatibiliteten

Det är även viktigt att se över de egna befintliga systemen och eventuellt bygga om dessa system för att de skall passa de externa systemen. Detta problem blir mer synligt desto tätare integrationen blir mellan företagen och allt eftersom fler system blir inblandade blir kompatibilitetsproblemen tydligare. (Premkumar, 2000).

Fredholm (2002) skriver att de organisationer som använder sig av äldre affärs- system kan ha problem med att kunna anpassa dessa till de rådande standarderna och därför kan problem uppstå vid driften av det interorganisatoriska systemet.

3.4 Systemutveckling

För att ge en inblick i vart problemen vi beskrivit i avsnitten 3.2 och 3.3 före- kommer väljer vi att ge en övergripande beskrivning över ett informationssystems livscykel. Detta tycker vi är enklast att visa i en bild och visar därför figur 5 som beskriver vilka moment som kan ingå i en systemutvecklingsmodell och vilka åtgärder som kan vara lämpliga att genomföra vid respektive moment/fas.

Andersen (1994) kallar denna modell för livscykelmodellen och den visar ett informationssystems livscykel.

(29)

Teori

Förändrings- analys

Analys Utformning Realisering Implementering Förvaltning och drift

Avveckling

Verksam- hetens problem och möjligheter

Verksamhets- analys

Val av teknisk lösning, samt utformning av teknisk lösning

Uarbeta själva informations-

systemet.

Start av implementering

Underhålla systemet och

göra förbättringar

Avveckla systemet Åtgärder

Systemutveckling

Figur 5. Livscykelmodellen.

Från: Systemutveckling - principer, metoder och tekniker., (sid.41) av Andersen, S, E,. 1994.

Enligt Andersen (1994) finns det en rad olika åtgärder före och efter utvecklingsarbetet som har avgörande betydelse om systemet kommer att fungera tillfreds- ställande. Andersen skriver vidare att det är viktigt att inledningsvis diskutera vad som skall uppnås med utvecklingsarbetet för att sedan diskutera hur önskemålen skall förverkligas. En sådan diskussion kan visa att verksamheten har problem som inte avhjälps med systemutveckling.

Vi tar upp denna systemutvecklingsmodell eftersom problemen som uppkommer vid förvaltning och drift kan ha sin grund i någon eller några av systemutvecklingsmodellens faser som försiggår förvaltning och drift. Då syftar vi på faserna förändringsanalys, analys och implementering där det kan finnas in- tressanta problemområden och i dessa faser är de undersökta organisationerna inblandade i en stor utsträckning. Faserna utformning och realisering har vi valt att bortse ifrån eftersom de organisationerna som vi har undersökt inte själva ut- vecklat och utformat de aktuella interorganisatoriska informationssystemen. Dessa system har utformats och realiserats av externa systemleverantörer och därför är inte våra organisationer lika involverade i dessa faser.

Livscykelmodellen är en av många systemutvecklingsmodeller som finns repre- senterade i litteraturen. Vi har valt att visa livscykelmodellen på grund av den på ett enkelt och tydligt sätt visar vilka moment som ingår i systemutveckling.

Andersen (1994) beskriver livscykelmodellens olika faser enligt följande.

 Förändringsanalys: Innan systemutvecklingsarbetet påbörjas måste problem och möjligheter som verksamheten står inför noggrant kartläggas.

Förändringsanalysen avser att kartlägga dess problem och konstatera att verksamheten verkligen har dessa problem.

 Analys: Nästa fas som är analysfasen innebär att en verksamhetsanalys genomförs. Verksamhetsanalysens avsikt är att avgöra på vilket sätt ett informationssystem kan underlätta verksamhetens arbete. I denna fas fast- ställs vad informationssystemet skall uträtta.

 Utformning och Realisering: Syftet med nästa fas utformningen, är att utforma den tekniska lösningen och välja vilken teknisk utrusning och

(30)

Teori

programvara som kan användas som hjälpmedel. Realisering som är den fjärde fasen innebär själva utvecklingen av informationssystemet.

 Implementering: I implementerings fasen tas de nya systemen i bruk i verksamheten. Här finns både motivationsmässiga och praktiska problem, viktigt att både användare och experter deltar. I och med implementering av systemet är utvecklingsarbetet avslutat.

 Drift och förvaltning: Nästa steg i modellen är då drift och förvaltning.

Driftfunktionen ska se till att den dagliga användningen av informationssystemet sker på bästa möjliga sätt. Parallellt med användningen av systemet bör en fortlöpande kontroll av systemets kvalité, samt att beslut ibland måste fattas angående förbättringar, vilket även kallas förvaltning.

 Avveckling: Sista steget i modellen, avveckling är den fas av livscykel- modellen där informationssystemet upphör att existera. Ett informationssystem har inte ett evigt liv och vid en avveckling är det vikigt att informationssystemet behandlas på ett sätt att det inte kommer i orätta händer.

3.5 Förebyggande åtgärder

För att undvika problemen vi beskrivit i avsnitten 3.2 och 3.3 finns det en del åt- gärder som organisationerna kan utföra. Enligt Andersen (1994) bör en diskussion genomföras innan själva utvecklingsarbetet börjar för att diskutera vilka problem och möjligheter verksamheten står inför.

3.5.1 Förändringsarbete

När en organisation bestämmer sig för att ta ett interorganisatoriskt informationssystem i bruk förekommer det många förändringar inom verksamheten. Dessa förändringar kan medföra problem som bör behandlas på ett eller annat sätt. Dessa problem och möjliga åtgärder tar vi upp i stycket nedan. (Goldkuhl & Röstlinger, 1988).

Implementeringen av ett interorganisatoriskt informationssystem är ett förändringsarbete som skall leda till goda förändringar och ökad verksamhets- kvalité. Många gånger fattas beslut om förändringar i organisationer på relativt lösa grunder utan att en tillräcklig inledande analys har genomförts. Det finns många problem och svårigheter inom förändringsarbetet, ofta beroende på att arbetet inte är strukturerat på ett genomtänkt sätt. Detta kan vara ett skäl till varför problem finns vid drift av interorganisatoriska informationssystem. (Goldkuhl &

Röstlinger, 1988).

Goldkuhl och Röstlinger (1988) ger följande exempel på problem och svårigheter vid ett förändringsarbete:

Utredningsarbetet bedrivs isolerat utan tillräcklig verklighetsförankring.

Detta leder ofta till att utvecklingsarbetet blir fragmenterat, det vill säga att

(31)

Teori

det saknas en anknytning till en enhetlig bild över organisationers utvecklingsplaner. Det blir panikåtgärder av akutproblem.

Att alternativa lösningsförslag sällan arbetas fram, utan fokusering blir snabbt på en enda lösning. Oftast framställs en principlösning redan på ett förberedande stadium i utvecklingsarbetet.

Många gånger blir det en allt för snabb fokusering på de teniska lösning- arna istället för att förstå och bearbeta de verkliga problemen och bakomliggande orsaker. Allt för mycket tas förgivet i samband med problem- lösnings processen.

Utvecklingsarbetet är sällan tillräckligt kreativt och innovativt. Idé- utveckling och nytänkande är ingredienser som saknas när arbetet ofta tenderar att bli mekaniskt.

Bristfällande beslutsunderlag är också vanligt, det saknas ofta klargörande av syftet med förändringarna samt vilka prioriteringar som skall göras.

Överhuvudtaget är konsekvensbedömningar ofta mycket svaga om de ens förekommer. Olika förändringars inverkan på organisation och personal är sällan tillräckligt utredda.

Specialinriktat förändringsarbete gör att det blir kommunikations konflikter mellan brukare och utvecklare vid användning av fackspråk, detta leder även till dålig användning av brukarens kompetenser och kunskaper.

3.5.2 Förändringsanalys

Enligt Goldkuhl och Röstlinger (1988) kallas förändringsanalys det arbete som innebär att analysera problem och mål, att formulera förändringsbehov samt att bestämma förändringsåtgärder. Enligt dem är förändringsanalys ett inledande skede vid utveckling av verksamheter och organisationer. En förändringsanalys kan leda fram till olika typer av förändringsåtgärder. Det kan leda fram till utveckling av produkter/tjänster, personal, arbetsrutiner och datasystem. Det kan också leda fram till beslut att inte genomföra några förändringar. Beslutet från en förändringsanalys kan även bli att någon verksamhetsgren avvecklas. Ofta innebär beslut från en förändringsanalys att organisationerna satsar på en kombination av förändringsåtgärder. En förändringsanalys är alltså en inledande fas vid en organisations förändringsarbete och det väsentliga med en förändringsanalys är att i början inte ta några förändringsåtgärder för givna, till exempel starta ett system- utvecklingsprojekt utan tillräcklig problemanalys eller verksamhetsanalys. En förändringsanalys bör enligt Goldkuhl och Röstlinger (1988) bedrivas som ett separat inledande steg och därmed inte förgripa vissa förändringsåtgärder. En förändringsanalys bör alltså föregå alla utvecklingsarbeten inom organisationerna.

Goldkuhl och Röstlinger (1988) tar kortfattat upp exempel på hur en organisation kan gå tillväga för att underlätta utvecklings eller förändringsarbetet:

Starta upp utförliga utredningar på ett tidigt stadium, innan specifika lös- ningar har hunnits arbetats fram.