Digitala möten –
En kvalitativ studie om hur anställda upplever möten i
videokonferenstjänster
Kandidatuppsats 15 hp
Företagsekonomiska institutionen Uppsala universitet
VT 2020
Sofia Doversten
Caroline Ridderbjelke Handledare:
Datum för inlämning: 2020-06-05
Förord
Vi vill rikta ett stort tack till vår handledare Mikael Gidhagen som genom sin värdefulla återkoppling, tid och kunskap hjälpt oss att genomföra vår studie. Vi vill även tacka vår andra handledare Desirée Holm som var ett stort stöd vid starten av uppsatsskrivandet och för uppskattade kommentarer.
Tack även till de informanter som ställde upp på intervju och så generöst delade med sig av både personliga upplevelser och generella tankar.
Till sist vill vi även tacka er som korrekturläst vår uppsats.
Uppsala, 5 juni 2020
Sofia Doversten & Caroline Ridderbjelke
Sammanfattning
Som en följd av den rådande coronaviruspandemin har många organisationer tvingats anpassa sina arbetsprocesser till att ske på distans. Utvecklingen av digitala lösningar har snabbt expanderat och behovet av videokonferenstjänster har ökat drastiskt. Syftet med studien är att med hjälp av variablerna användarvänlighet, användbarhet och upplevd risk kartlägga hur anställda upplever digitala möten i videokonferenstjänster. En kvalitativ studie utfördes där intervjuer låg till grund för datainsamlingen. Studiens resultat visar att videokonferenstjänster anses vara användarvänliga vid interna och externa digitala möten. Studien visar ett varierande resultat när det gäller hur anställda upplever användbarheten vilket beror på typen av digitalt möte och mötesform. Studien identifierar även att anställda upplever risker med digitala avstämnings-, kundmöten och medarbetarsamtal vilket kan påverka hur anställda upplever digitala möten. Digitala möten upplevs överlag som positiva även om vissa utmaningar finns.
Nyckelord: Digitala möten, Technology Acceptance Model, Upplevd risk, Användarvänlighet, Användbarhet
Innehållsförteckning
1. Inledning ... 5
1.1 Problemformulering ... 7
1.2 Syfte och frågeställning ... 8
2. Teori ... 9
2.1 Technology Acceptance Model ... 9
2.1.1 Användarvänlighet ... 10
2.1.2 Användbarhet ... 10
2.2 Upplevd risk ... 11
2.3 Analysmodell ... 12
3. Metod ... 14
3.1 Forskningsmetod ... 14
3.2 Datainsamlingsmetod ... 14
3.3 Val av företag och intervjupersoner ... 15
3.4 Operationalisering ... 18
3.5 Etiskt förhållningssätt ... 20
3.6 Trovärdighet ... 20
4. Resultat ... 22
4.1 Användarvänlighet ... 22
4.2 Användbarhet ... 23
4.3 Upplevd risk ... 26
5. Analys ... 28
5.1 Användarvänlighet ... 28
5.2 Användbarhet ... 29
5.2 Upplevd risk ... 30
6. Slutsats ... 32
7. Begränsningar och framtida forskning ... 34
7.1 Begränsningar ... 34
7.2 Förslag till framtida forskning ... 35
9. Appendix ... 42 9.1 Intervjuguide ... 42 9.2 Intervjuuppgifter ... 44
1. Inledning
Kapitlet introducerar en bakgrund till studiens valda ämne. Därefter redogörs tidigare forskning inom området och varför studiens ämne är intressant att studera. Sedan presenteras syftet med studien och den valda frågeställningen.
Trots den växande globaliseringen och internationaliseringen av moderna företag har fysiska möten varit den dominerande mötesformen i de flesta företagen. Andelen digitala möten har däremot ökat under det senaste decenniet (Arnfalk, 2013). Den pågående världsomfattande coronaviruspandemin har dessutom påskyndat den digitala utvecklingen drastiskt och tvingat organisationer att anpassa sig för att överhuvudtaget överleva på marknaden. Detta har medfört en enorm ökning av digitala möten i organisationer världen över (Grahn, 2020).
I dagens moderna företag är möten inom organisationer centrala för samarbete och informationsöverföring. Digitala möten kan definieras som "en synkroniserad kommunikation medierad av informations- och kommunikationsteknik, vilket gör det möjligt för två eller flera geografiskt avlägsna personer att interagera" (Arnfalk, 2002). Med digitala möten menas vanligtvis ljudkonferens, videokonferens och datormedierad kommunikation (Wainfan & Davis, 2004). I denna studie definieras digitala möten som möten som sker digitalt med hjälp av videokamera, så kallade videokonferenser.
I företag behövs olika typer av möten beroende på vilken typ av arbetsuppgift som ska genomföras. Inom företag brukar det göras en särskiljning mellan interna och externa möten.
Denna uppdelning är inte lika självklar i den digitala världen eftersom det går att skifta mellan interna och externa möten (Lid Falkman & Lid Falkman, 2014 s. 33). Interna möten kan till exempel vara avstämningsmöten och medarbetarsamtal. Medan externa möten kan vara till exempel kundmöten och leverantörsmöten (ibid.).
Fysiska möten har länge erkänts vara det mest effektiva sättet att kommunicera i affärsverksamheter. Viktiga element är den höga kapaciteten att överföra information och att
ge omedelbar feedback (Denstadli, Julsrud & Hjorthol, 2012). Fysiska möten har också visats skapa en mer personlig och pålitlig atmosfär vid affärsbeslut (Nardi & Whittaker, 2002;
Nohria & Eccles, 1991). En fördel med att implementera videokonferenstjänster inom företag är en ökad effektivitet vilket minimerar kostnader och restider eftersom digitala möten låter deltagarna samtala utan att samlokaliseras (Denstadli, Gripsrud, Hjorthol & Julsrud, 2013).
De företag som tillhandahåller videokonferenstjänster erbjuder flexibla kommunikationstjänster för konferensrum, stationära datorer och mobila terminaler som kan rymma olika grupper och situationer. Fördelar med att använda sådana digitala medel är att det tillåter kunskapsdelning och samordning (ibid).
Det finns däremot vissa säkerhetsrisker med att använda videokonferenstjänster gällande intrång (Setera, 2020). Detta har lett till att säkerhetssystem skapats för att skydda diverse information om bland annat integritet, anonymitet och sekretessbelagd data. Trots att säkerhetssystem har utvecklats anses det svårt att förhindra all typ av intrång och spridning.
Dessutom blir världen allt mer sammankopplad av teknik vilket ytterligare ökar behovet av dessa säkerhetssystem (De Oliveira Albuquerque, Villalba, Orozco, Buiati & Kim, 2014).
Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) informerar om att det existerar risker med att använda informations- och kommunikationsteknik och specifikt videokonferenstjänster i organisationer. Myndigheten har givit ett flertal rekommendationer för att skydda användarna av videokonferenstjänster (Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, 2020). USA:s federala säkerhetspolis (FBI) har bland annat uppmärksammat landsomfattande risker för hackning av lösenord samt intrång under möten (Setera, 2020).
På en övergripande nivå finns det stora skillnader i tillgång och användning av videokonferenstjänster på affärsmarknaden. Förekomsten av tekniken har tidigare varit vanligast i större och globala företag inom branscherna teknik, bank och finans. Tidigare studier indikerar att videokonferens som alternativ framförallt utnyttjas i syfte att utbyta information, för ledningsmöten och utbildningar. Däremot finns studier som visar att fysiska möten är att föredra vid exempelvis förhandlingar, marknadsföringssammanhang och
har stor betydelse för den sociala konstruktionen av organisationer (Cottle & Beck, 1998).
Den möjliggör snabb överföring och utbyte av innehåll, bearbetning av data och kommunikation över lands- och tidsgränser (Watson-Manheim & Belanger, 2007).
Några av de vanligaste videokonferenstjänsterna som används i arbetet är Microsoft Teams, Zoom och Google Meet (Bayern, 2020a). Den ökade användningen av videokonferenstjänster har resulterat i att techbolag behöver utveckla och uppgradera programvaran de erbjuder (Olsson Jeffery, 2020). Detta med syftet att minska tekniska svårigheter, förbättra effektivitet och öka säkerheten (G Suite, 2020; Spataro, 2020; Yuan, 2020).
1.1 Problemformulering
Situationen världen befinner sig i på grund av coronaviruspandemin driver många företag till att digitalisera arbetsprocesser vilket i sin tur ökar behovet av digitala lösningar. Det finns skillnader mellan branscher där vissa branscher behöver genomgå större förändringar än andra till följd av rådande situation (Vertical IQ, 2020). Många organisationer står inför utmaningar i processen att strukturera distansarbete och tvingas förändra sina rutiner (Cohen, 2020). Detta påverkar organisationens anställda inklusive den verkställande direktören (VD) som styr många viktiga processer (Dearnell, 2020).
I rekryteringsbranschen är kommunikation viktigt för att skapa en uppfattning om kandidaten som intervjuas. Digitala möten försvårar denna typ av kommunikation och har lett till att flera rekryteringsprocesser stoppats (Bayern, 2020b). Tjänsteyrken som exempelvis konsulter har bland annat fått anpassa sig till att arbeta digitalt med kunder vilket kan bli problematiskt (Rehnberg, 2020). Även organisationer som sitter på sekretessbelagd information behöver hantera utmaningar i det dagliga arbetet i och med omställningen till arbete hemifrån. Arbete hemifrån leder till lägre kontroll över datadelning och ökar därmed säkerhetsrisken (Walker, 2020).
Det är viktigt för företag att förstå hur anställda upplever användningen av videokonferenstjänster för att kunna utveckla en effektiv strategi för hur företaget
introducerar ny teknik till medarbetarna. Användning av nya IT-innovationer och tjänster kan vara problematisk för vissa företag eftersom det kräver organisatoriska förändringar (Meier, Ben & Schuppan, 2013). Det finns därför behov av en ökad förståelse för hur de anställda upplever tekniken samt vilka risker som de upplever. Enligt ovan nämnda studier som visar att ökad digitalisering påverkar effektiviteten av till exempel samarbeten (Denstadli, 2004), finns ett behov av att undersöka eventuella utmaningar med produktivitetshöjande effektiviseringar som denna digitala förändring medför.
1.2 Syfte och frågeställning
Till följd av den rådande coronaviruspandemin har ett flertal organisationer implementerat ny informations- och kommunikationsteknik. Syftet med studien är att undersöka hur anställda upplever digitala möten i videokonferenstjänster efter omställningen från att tidigare primärt utfört fysiska möten. Denna utveckling mot digitala möten har skapat ett behov av att förstå hur tekniken och dess medföljande risker influerar anställdas attityd till att genomföra olika typer av möten och mötesformer digitalt. Utifrån bakgrunden som presenterats blir studiens frågeställning således:
● Hur upplever anställda digitala möten?
2. Teori
Teoriavsnittet avser att ge grundläggande information om studiens teoretiska ramverk. I kapitlet presenteras en tidigare välanvänd teori om acceptans av teknik. Dessutom ges en översikt av tidigare forskning inom området. Avsnittet avslutas med att presentera och beskriva den analysmodell som studien baseras på.
2.1 Technology Acceptance Model
Teknik är ett område i konstant utveckling vilket gör att organisationer och dess anställda ofta behöver använda ny teknik i arbetet. Individer måste således acceptera eller avvisa tekniken.
Technology Acceptance Model (TAM) introducerades av Davis (1989) för att förklara individers acceptans av ny teknik. Davis, Bagozzi och Warsharhaw (1989) introducerade sedan modellen för att förklara människors acceptans av datoranvändning. Modellen är en modifierad version av Theory of Reasoned Action (TRA) (Fishbein & Ajzen, 1975). TAM har under de senaste decennierna undersökts och analyserats aktivt av forskare inom olika områden (Park, Rhoads, Hou & Lee, 2014). TAM som analysverktyg förklarar individers attityd till att använda en viss teknik med hjälp av variablerna användbarhet och användarvänlighet vilket resulterar i faktisk användning. Användbarhet och användarvänlighet antas vara två viktiga variabler i kartläggningen av attityd till ny teknik (Davis, 1989). TAM har använts i ett flertal tidigare empiriska studier för att studera bland annat informations- och kommunikationsteknik (Park et al., 2014).
Tidigare studier har använt TAM för att bland annat undersöka elektroniska tjänster och informations- och kommunikationsteknik på arbetsplatsen (Featherman & Pavlou, 2003; Park et al., 2014). De flesta studier har använt en kvantitativ forskningsmetod. Istället för att använda en kvantitativ metod för att analysera relationen mellan variablerna och dess påverkan på attityden har vi i denna kvalitativa studie valt att fokusera på att förstå hur variablerna influerar anställdas attityd till teknikanvändning.
Figur 1: Översatt version av teorimodellen Technology Acceptance Model (Davis, Bagozzi &
Warshaw, 1989).
2.1.1 Användarvänlighet
Användarvänlighet beskrivs som den grad den potentiella användaren förväntar sig att tekniken ska vara fri från ansträngning (Davis, Bagozzi & Warshaw, 1989). Davis (1989) menar att det är mer sannolikt att en teknik kommer användas om den upplevs enkel att använda än en teknik som upplevs svår att använda. Venkatesh och Davis (2000) menar att användningen av tekniska innovationer kräver att individen har kunskap och blir bekväm med att använda tekniken baserat på den tillgängliga informationen. Variabeln användarvänlighet förklaras därför till vilken grad en individ behöver anstränga sig för att använda en ny videokonferenstjänst.
2.1.2 Användbarhet
Davis (1989) definierar användbarhet som ”graden till vilken en person tror att användning av ett visst system skulle förbättra hans eller hennes prestationsförmåga i arbetet”. Den upplevda nyttan är baserad på en individs uppfattning av fördelarna med att använda en teknik och om den kommer förbättra individens arbetsprestation. Människor som tror att användning av teknik kommer att leda till positiva resultat uppfattar tekniken som mer användbar (Davis, 1989). Till exempel tenderar människor att använda en videokonferenstjänst i högre grad om de upplever att verktyget kommer att förbättra deras prestationsförmåga. Vidare antas variabeln användarvänlighet påverka teknikens användbarhet (Davis, 1989).
2.2 Upplevd risk
Att implementera ny teknik i en organisation kan uppfattas som riskfyllt. Tidigare studier har utökat Technology Acceptance Model genom att undersöka användarens upplevda risk vid teknik (Featherman, 2001; Pavlou, 2001). Upplevd risk utifrån individens perspektiv anses ofta vara “en osäkerhet om möjliga negativa konsekvenser av att använda en produkt eller tjänst” (Featherman & Pavlou, 2003). Användning av videokonferenstjänster kan innebära en osäkerhet för användarna vilket innebär att användarnas upplevda risk kan påverka attityden till att använda tekniken (Wu & Wang, 2004). Om tekniken inte lyckas leverera sitt förväntade resultat kommer det leda till en förlust för användaren (Im, Kim & Han, 2008).
Tidigare studier har undersökt upplevd risk gällande kommunikation med frekvent användande av informations- och kommunikationsteknik i organisationer (Lee, Watson-Manheim & Chudoba, 2014). Möten med olika informations- och kommunikationstekniker anses mer riskfyllda än fysiska möten (Robert & Dennis, 2005).
En videokonferenstjänst är en teknik som vanligtvis behöver en internetuppkoppling. Detta behövs eftersom programvaran i många fall kräver en uppkoppling till internet för att möjliggöra informationsdelning och digital kommunikation mellan individer. I De Oliveira Albuquerque, Villalba, Orozco, Buiati och Kim (2014) artikel om hur organisationer kan hantera olika risker beskriver de att internetuppkoppling kan medföra negativa konsekvenser vid delning av information över internet. Eftersom internet är ett sammanslutet system vilket bland annat ökar risken för att okända aktörer avlyssnar eller tar del av informationen (De Oliveira et al., 2014). Eskola (2012) beskriver i sin studie om risker vid informations- och kommunikationsteknik att säkerhetsrisker kan vara utmaningar gällande integritet och anonymitet.
Eskola (2012) har även kartlagt att utöver säkerhetsrisker kan informations- och kommunikationstekniker medföra tekniska risker för användaren. Tekniska risker är bland annat konsekvenser av en dålig internetuppkoppling vilket kan vara en dålig kvalité av ljud, bild samt risker att internetuppkopplingen är överbelastad eller inte fungerar. Tekniska risker är alltså naturliga problem som kan uppstå till följd av internetanvändning, vilket även ger
effekter i användningen av programvarans funktioner (Eskola, 2012). Utifrån den presenterade litteraturen gällande TAM och risker vid användning av informations- och kommunikationsteknik finns ett intresse att inkludera riskerna i vår analysmodell. Upplevd risk i studiens analysmodell blir således en kombination av säkerhetsrisker och tekniska risker.
2.3 Analysmodell
I syfte att undersöka hur anställda upplever digitala möten och inte deras faktiska användning av teknik, blir TAM variabeln attityd till att använda central. Därmed beaktas inte intentionen eller den faktiska användningen av tekniken då dessa variabler inte är relevanta för studiens valda frågeställning. Studien tar hänsyn till ytterligare faktorer än de presenterade variablerna. De tidigare presenterade variablerna kan påverkas olika beroende på specifik situation samt beroende på specifika omständigheter. Exempelvis kan olika typer av möten påverka olika beroende på vilken typ av möte som genomförs (Lid Falkman & Lid Falkman, 2014). Detta kan definieras som olika specifika situationer och omständigheter.
Diverse bakomliggande faktorer kan påverka variablerna och således de anställdas attityd till användning. Bakomliggande faktorer som anses relevanta för studien är dels olika typer av effekter av social distansering samt olika organisatoriska förändringar beroende på vad organisationen har för typ av verksamhet. Av denna anledning adderas specifika omständigheter, specifik situation och bakomliggande faktorer eftersom de tillsammans påverkar variablerna som en övergripande helhet i vår analysmodell vilket även representeras av den gråmarkerade bakgrunden (se figur 2).
Tekniken som undersöks i denna studie är videokonferenstjänster som används i organisationer. Studiens valda analysmodell undersöker således anställdas attityd till att använda videokonferenstjänster med hjälp av variablerna användarvänlighet, användbarhet och upplevd risk. Attityd till att använda videokonferenstjänster antas sedan förklara hur anställda upplever digitala möten. Nedan illustreras studiens analysmodell (se figur 2).
Figur 2: Illustration av studiens analysmodell.
3. Metod
I detta kapitel presenteras studiens forskningsmetod, val av företag och informanter.
Följaktligen presenteras operationalisering utifrån teori samt hur det empiriska materialet kommer att bearbetas för att tolkas. Avsnittet avslutas med en diskussion om studiens etiska förhållningssätt och dess trovärdighet.
3.1 Forskningsmetod
För att besvara studiens frågeställning har en kvalitativ metod använts. Kvalitativ metod är att föredra för vår undersökning eftersom syftet med studien är att fördjupa sig i och få ökad förståelse för det identifierade och relevanta ämnet (Bryman & Bell, 2011) vilket i denna studie handlar om hur anställda upplever digitala möten. Studien utgår från informanternas subjektiva bedömning och vad informanterna uppfattar som viktigt och betydelsefullt vid användning av videokonferenstjänster.
3.2 Datainsamlingsmetod
Intervju är en vanlig metod för datainsamling vid kvalitativa undersökningar. Genom att interagera med informanter i intervjuer öppnas möjligheter att ta del av deras tankar, känslor samt upplevelser (Alvehus, 2013). Intervju är en effektiv metod för att undersöka subjektiva åsikter och upplevelser vilket ansågs vara användbart för studien (Alvehus, 2013). En kvantitativ metod hade varit att föredra utifrån ett representativt syfte däremot anser vi att en kvalitativ metod är mer passande utifrån vår frågeställning. Vald datainsamlingsmetod var intervju vilken kan genomföras i olika former beroende på hur frågorna ställs. Öppna intervjufrågor ger informanterna möjlighet att bidra med ytterligare insikter och motiv än de som ursprungligen undersöktes och frågades efter (Alvehus, 2013). För att undersöka anställdas attityder är intervjuer att föredra för att fånga både specifika frågor samt ge informanterna chans att inflika med relevant information (Bryman & Bell, 2011).
3.3 Val av företag och intervjupersoner
Strategiskt urval är en metod som kan användas för att strategiskt välja ut informanter med syftet att fånga relevant information till studien. I studien gjordes även ett heterogent urval vilket anses ha en betydande roll för att samla in relevant information till studiens kvalitativa frågeställning. Enligt Alvehus (2013) innebär ett heterogent urval olikheter för att öka nyansering och för att undersöka informanter utifrån fler perspektiv (Alvehus, 2013).
Informanter valdes därför från fyra företag inom fyra olika branscher. Informanterna från samma företag hade olika anställningsformer vilket bidrog till att fånga det heterogena urvalet. Således var informanterna inte identiska med varandra men hade en del likheter.
Valet att studera anställda fördelat på flera företag istället för att göra en fallstudie grundades på att vi inte ville att en viss typ av möteskultur skulle genomsyra hela analysen.
Studien undersökte företag i olika branscher utöver teknik, teknikutveckling, bank och finans.
Innan kontakt togs med informanterna satte vi två kriterier som deras företag behövde uppfylla. De valda företagen hade nyligen implementerat videokonferenstjänster, det vill säga inom de två senaste månaderna, eller börjat använda en videokonferenstjänst i mycket högre utsträckning till följd av coronaviruspandemin. Det andra kriteriet var att de anställda skulle ha haft digitala möten istället för fysiska möten vid åtminstone flera tillfällen per vecka.
Urval av företag bestod av ett konsultbolag, ett läkemedelsföretag, ett research och konsultbolag samt ett företag inom säkerhetsindustrin. Gemensamt för de valda företagen är att en stor del av dess dagliga arbete utförs via fysiska möten vilket ersattes med digitala möten. Eftersom tjänsteföretag i stor omfattning har påverkats till följd av påtvingat distansarbete (Rehnberg, 2020) finns ett intresse av att undersöka anställda från dessa arbetsplatser. Tre tjänsteföretag har strategiskt valts ut där två av företagen är konsultbolag.
Det ena konsultbolaget arbetar globalt och det andra arbetar endast inom Sverige med ett mindre antal anställda. Det tredje företaget är ett globalt läkemedelsföretag med en rekryteringsavdelning vilket innebär att anställda inom denna avdelning arbetar med tjänster.
Ett fjärde urval av företag gjordes för att undersöka perspektiv från anställda som dagligen arbetar i olika former av möten men som även arbetar med viss sekretessbelagd information.
Detta är av intresse då videokonferenstjänster har visats ha en del brister i informationssäkerhet (se avsnitt 2.2 upplevd risk). Detta kan antas ha stor effekt på företag inom försvars- och säkerhetsbranschen i genomförandet av vissa arbetsuppgifter med känslig information digitalt. Ett strategiskt val var därför att intervjua tre anställda från ett svenskt företag inom försvars- och säkerhetsbranschen. De valda företagen använder videokonferenstjänster för att genomföra arbetsuppgifter både externt och internt och deras anställda arbetar till största delen utanför kontoret vilket är stora förändringar jämfört med deras tidigare arbetsstruktur.
Tabell 1. Intervjupersonernas arbetsplats.
Företag Beskrivning
A Globalt konsultbolag med ca 1600 anställda i Sverige och över 210 000 globalt
B Svenskt research och konsultbolag med ca 50 anställda
C Svensk organisation inom försvars- och säkerhetsbranschen
D Globalt läkemedelsföretag med ca 1200 anställda i Sverige och över 130 000 globalt
De fyra valda företagen var fördelade på sex informanter. Intervjuobjektet var de anställda eftersom Alvehus (2013) förespråkar den metoden vid studier som utgår från de anställdas perspektiv. I linje med Alvehus (2013) gjordes urvalet av personer utifrån informanternas specifika erfarenheter. Utöver de tre anställda inom försvars- och säkerhetsbranschen valdes en anställd från de respektive tre andra strategiskt valda företagen. Studiens samtliga informanter innehar olika positioner på respektive arbetsplats. I detta fall utförde en
akademisk praktikant liknande arbetsuppgifter som en anställd och därför refereras personen som anställd i denna studie.
Det som till stor del skiljde sig åt mellan informanterna var vilka typer av möten som de genomförde under de senaste månaderna. Uppstartsmöten och avstämningsmöten är möten som handlar om att introducera nya projekt och för att rapportera status i pågående projekt.
Syftet med kundmöten är att skapa samarbeten och för att hålla regelbunden kundkommunikation (Lid Falkman & Lid Falkman, 2014).
De tre anställda som arbetar inom tjänstebranschen genomför ofta kundmöten. Kundmöten refereras även som möte mellan rekryterare och kandidat. Även den anställde konsulten inom försvars- och säkerhetsbranschen arbetar vanligtvis med kundmöten för att söka nya samarbeten. Däremot har informanten ett pågående samarbete med organisationen inom försvars- och säkerhetsbranschen och därav består informantens arbete för tillfället av endast interna avstämningsmöten. Den verkställande direktören (VD) som intervjuas inom denna bransch hade frekvent kundmöten och medarbetarsamtal utöver uppstarts- och avstämningsmöten.
Tabell 2. Intervjupersonerna
Informant Yrkestitel Företag Typ av digitalt möte Mötesform
1 Rekryterare A Uppstarts-, avstämnings-, kundmöte & medarbetarsamtal
Interna & externa
2 Retail
analytiker
B Uppstarts-, avstämnings- &
kundmöte
Interna & externa
3 Akademisk
praktikant
C Uppstarts- & avstämningsmöte Interna & externa
4 Konsult C Uppstarts- & avstämningsmöte Interna
5 VD C Uppstarts-, avstämnings-,
kundmöte & medarbetarsamtal
Interna & externa
6 Rekryterare D Uppstarts-, avstämnings- &
kundmöte
Interna & externa
3.4 Operationalisering
Två provintervjuer genomfördes med två anställda från två olika arbetsplatser innan intervjuerna. Det dokumenteras däremot inte i studiens resultat. Syftet med provintervjuerna var att testa intervjuguiden eftersom det är en stor fördel vid kvalitativa studier (Dalen, 2015).
Det var givande för att se vad som behövde förbättras gällande strukturen. Provintervjuerna gav oss indikationer på vilka frågor som behövde klargöras och om vi fick relevanta svar som kunde användas för att besvara vår frågeställning. Därefter hade vi möjlighet att omformulera och revidera frågorna för att kunna få mer relevanta svar (Dalen, 2015). Vi ansåg att sex intervjuer var tillräckligt många eftersom vi upplevde att informationen upprepades efter ett antal intervjuer. Vi ansåg i linje med Alvehus (2013) att det hade skapats en form av mättnad
(Alvehus, 2013).
Intervjuerna genomfördes per telefon och den kortaste intervjun pågick i cirka 15 minuter och den längsta intervjun varade cirka 30 minuter (se appendix 9.2 intervjuuppgifter). Före intervjuerna fick informanterna svara på ett antal bakgrundsfrågor via e-mail eftersom vi ville att informanterna skulle fokusera på de frågor som är relevanta för frågeställningen under själva intervjun. Bakgrundsfrågorna bidrog även till att vi fick ta del av viss bakgrundskunskap om bland annat vilka videokonferenstjänster informanterna använder i sitt arbete, tidigare erfarenheter och hur frekvent de använder tekniken. Ytterligare innehöll bakgrundsfrågorna frågor om informanternas anställningsform, vilka typer av möten som genomförs med videokonferenstjänsten och när tjänsten implementerats eller när användningen ökat. Dessa frågor syftade till att få en ökad förståelse för skillnader mellan informanterna som kan komma att påverka resultaten.
Syftet med intevjuguiden var att undersöka hur informanterna upplever digitala möten genom att studera deras attityder i relation till variablerna i den valda analysmodellen (se avsnitt 2.3 analysmodell). I operationaliseringen av frågor togs inspiration av tidigare presenterad litteratur i teoriavsnittet där författarna använt sig av ett antal olika intervjuguider. Varje intervju inleddes med öppna och breda frågor med utrymme för följdfrågor vilket gjorde att svaren blev ännu mer nyanserade (Bryman & Bell, 2011). De öppna frågorna uppmuntrade även informanterna att utforma svaren på sitt sätt. Även om det fanns utrymme för följdfrågor var intervjuerna överlag strukturerade på samma sätt och med samma ordning och formuleringar (Bryman & Bell, 2011).
De öppna frågorna i intervjuguiden handlade bland annat om erfarenheter, upplevelser samt vilka utmaningar informanterna ansåg att det fanns. Frågan kring utmaningar var en indikator på de risker som informanterna upplevde. De öppna frågorna gav alltså informanterna möjligheten att tala fritt utifrån sina egna perspektiv, istället för att variablerna var av mer direkt och ledande karaktär. Denna frågestruktur bidrog till att fånga relevant innehåll utifrån valda begrepp för att sedan omvandlas till variabler i analys. Svaren analyserades sedan utifrån variablerna i analysmodellen. I appendix (intervjuguide 9.1) presenteras den använda
intervjuguiden.
Det bör beaktas att det kan finnas många olika beskrivningar av verkligheten och därför har resultatet redovisats så utförligt som möjligt för att öka tillförligheten (Bryman & Bell, 2011 s. 403). Detta har säkerställts genom att till exempel utföra ordagranna transkriberingar av intervjuerna. Vi är medvetna om att det är informanternas subjektiva bedömning och därmed kan deras erfarenheter skilja sig åt. Vi är även medvetna om att det är en ny situation för företagen och de anställda och coronaviruspandemin kan även ha påverkat de anställdas syn på digitala möten. Däremot anses metoden relevant då studien är av kvalitativ karaktär och syftar till att skapa ökad förståelse för det valda ämnet.
3.5 Etiskt förhållningssätt
Innan respektive intervju fick den intervjuade information om undersökningens syfte. Detta då det finns krav på att uppge information om undersökningens upplägg och vilken metod som skulle användas (Dalen, 2015). Eftersom informanterna fick ta del av relevant information före intervjun ansågs det att studien uppfyllt kraven för en korrekt undersökning.
Av etiska skäl anonymiserade vi informanterna och deras arbetsplatser (Lindgren, 2017).
Intervjuerna spelades in efter ett godkännande från informanterna och inspelningen raderades efter transkriberingen.
3.6 Trovärdighet
Trovärdighet i kvalitativ forskning består av de fyra delkriterierna tillförlitlighet, överförbarhet, pålitlighet samt konfirmering eller bekräftelse (Bryman & Bell, 2011 s. 402).
Att skapa tillförlitlighet i resultaten innefattar hur trovärdig beskrivningen av verkligheten är.
Genom att redovisa hur vi gått tillväga och att vi använt metodböcker har vi ökat studiens tillförlitlighet. Studiens överförbarhet är ett kriterium som har mindre betydelse i kvalitativ forskning eftersom kvalitativa resultat tenderar att fokusera på det kontextuellt unika och skapa en bild av den sociala verkligheten (ibid). Eftersom intervjuerna undersökte
redovisat en fyllig beskrivning av deras subjektiva bedömning vilket har minskat överförbarheten (Bryman & Bell, 2011 s. 405).
Pålitlighet motsvarar reliabiliteten inom kvantitativ forskning (Guba & Lincoln, 1985). Guba och Lincoln (1985) menar att forskarna bör ha ett granskande förhållningssätt gällande diskussion och redogörelse för alla faser av forskningsprocessen. Dessutom anses provintervjuerna bidra till ökad pålitlighet av intervjumallen. Det sista kriteriet är konfirmering eller bekräftelse vilket innebär att forskarna inte medvetetet låtit sina personliga värderingar eller sin teoretiska inriktning påverka utförandet av och slutsatserna från undersökningen (Bryman & Bell, 2011, s. 405). Vi anser att studien genomsyrar en medvetenhet och att det inte går att få fullständig objektivitet och att vi agerat i god tro.
4. Resultat
I detta kapitel presenteras den insamlade datan som ligger till grund för studiens analys. Den insamlade primärdatan antas ge en övergripande bild av informanternas svar. Resultatet är strukturerat efter analysmodellens variabler.
4.1 Användarvänlighet
Videokonferenstjänsterna uppfattas generellt som enkla att förstå och använda enligt de flesta informanterna. Informanterna anser att det är en självklarhet att tekniken är användarvänlig och fungerar i arbetet. Flera av informanterna menar att de är nöjda med deras videokonferenstjänst och dess applikationer i sitt arbete. Informanterna anser överlag att det är enkelt att förstå hur de ska använda videokonferenstjänsten vid både externa och interna digitala möten och uttrycker inte några större svårigheter gällande tekniken. Bland annat berättar informant 4 följande:
"Jag tycker även det är lätt att förstå sig på, jag tycker det är tydligt och det gick lätt att förstå hur man kan dela skärm och dela vissa program [...] Jag är väl inte världens ‘teknikhaj’ men jag förstår väl liksom logiken."
En av informanterna uttrycker däremot att förhållningssättet till ny teknik kan variera beroende på hur erfaren individen är att använda teknik. Informanterna anser sig till viss del vara vana vid digitala möten men de flesta anser att de inte har tillräckligt mycket teknisk kunskap för att lösa de tekniska problem som kan uppstå. De anställda anser att de behärskar tekniken till viss del men däremot förlitar sig alla informanter på att företagets IT-avdelning kan hjälpa till vid tekniska problem. En av informanterna menar att det inte finns fler tekniska svårigheter med digitala möten i jämförelse till fysiska möten. Informant 2 beskriver: “Det händer ju även på fysiska möten [...] exempelvis att en sladd saknas eller så, så jag skulle inte säga att det är ett större problem digitalt”.
Under intervjuerna nämns några tekniska funktioner som finns i videokonferenstjänster. Det är inte mycket som tyder på att informanterna upplever att funktionerna i programvaran är svåra att förstå. Informanterna menar även att videokonferenstjänsterna de använder i arbetet anses vara professionellt konstruerade. Enligt flera informanter är även verktyget ett väldigt användarvänligt arbetsverktyg eftersom det finns flera smarta funktioner utöver videomötesfunktionen. Dessa inkluderar funktioner som kalender, chatt och delningsmöjlighet av dokument vilket framförallt är användarvänligt. Informanterna anser således att det finns vissa smarta funktioner som påverkar effektiviteten och användbarheten vid både interna och externa möten. Informant 6 beskriver:
“Jag tycker generellt sätt att om man är van vid tekniken, smartphone eller dator så tycker jag att det är väldigt användarvänligt. [...] Min uppfattning är att det känns som de flesta förstår hur man kommer in och jag tycker att programmen är rätt bra utformade i sig.”
De flesta informanterna var öppna för att lära sig den nya tekniken. Däremot fick ingen av informanterna någon större utbildning innan införandet av tjänsten men ett flertal fick en kort genomgång om hur tjänsten fungerar. Informant 5 menar att under de två första veckorna bjöd de anställda in varandra till digitala möten för att öva på att använda tekniken i arbetet.
4.2 Användbarhet
Under intervjuerna framkom att ett flertal av informanterna anser att digitala möten kan vara tidseffektiva. Informanterna menar att arbetet blir mer resultatorienterat delvis på grund av att den sociala interaktionen till stor del försvinner. Därutöver uttrycker informanterna att digitala möten gör det enklare för de anställda att närvara på uppstarts-, avstämnings- och kundmöten.
Flera informanter uppger att deltagarnas närvaro har ökat i både interna möten och externa möten. Informant 3 menar att digitala möten leder till mycket positivt såsom minskad restid, ökad motivation att delta i möten och ökad flexibilitet jämfört med fysiska möten. Tekniken
ger även ökade möjligheter för fler externa möten och därmed fler kunder. Informant 2 berättar:
“Vanligtvis om man ska träffa en extern kund är det inte jättemotiverat att komma dit och ha ett möte på tio minuter. Däremot att ringas och ha ett möte på tio minuter, det gör att det är helt okej [...] Det blir enklare att bygga fler relationer då man kan ha snabba möten.”
De flesta informanter menar att videokonferenstjänster ger möjlighet till att genomföra möten och dessutom effektivare möten. Däremot menar de att det kan bli svårare att skapa förtroende och bygga starka kundrelationer genom digitala möten. Trots att småprat kan anses tidskrävande kan det bidra till att bygga yrkesmässiga relationer. Informant 5 beskriver:
“Det finns ju en viss kultur det här att man har lite småprat, man frågar om väder, man försöker förstå lite vad är det för person, vad har du för intressen. För att sen också förstå vad är det de är ute efter, hur kan man hitta en win-win i den här situationen och hela den där resan man gör är så mycket lättare att göra fysiskt [...] De delarna tror jag teknologin har stor brist på.”
En avsaknad av fysiska möten medför mindre social interaktion vilket ökar risken för missförstånd i avstämningsmöten. Vidare tar flera informanter upp under intervjuerna att det kan uppstå missförstånd till följd av störningar eller fördröjningar, vilket i sin tur kan skapa frustration. Flera informanter tar också upp kommunikationssvårigheter som en konsekvens av digitala möten. Informanterna upplever ibland att flera personer pratar samtidigt, något som kan leda till att vissa personer har svårare att få tillfälle att uttrycka sig under digitala möten.
Flera informanter anser att det är det enklare att uppfatta kroppsspråk under fysiska möten.
Fysiska möten sker oftast runt ett konferensbord vilket gör det enklare att uppfatta när det är respektive deltagares tur att prata. Informant 5 beskriver en situation då det blev missförstånd:
“Jag kan uppleva att när man haft möten fysiskt så har man varit överens, vad jag upplevt de här 8 veckorna, att ibland kan jag tror att vi har varit överens och sen så får jag ett mail eller samtal att ‘du den där frågan, vad sa vi egentligen där? kan vi verkligen göra så?.”
Informant 2 anser däremot att digitala möten ökar möjligheten för individer att våga uttrycka sig och bidra i interna möten. Det förklaras vidare att andra deltagare antas bli mindre bekväma vid digitala möten och därmed uttrycka sig i mindre utsträckning. Det kan dock antas skilja sig mellan olika mötesformer. Informant 2 uttrycker även att det kan vara av betydelse om deltagarna känner varandra sedan innan eller inte: "Det skulle kunna bli ärligare i att man vågar ta för sig mer men andra kanske är mindre bekväma säger mindre [...] Jag tror det är kanske situationsbaserat beroende på om folk på mötena känner varandra eller inte." Informant 6 anser även att det påverkar koncentrationen att sitta framför en skärm och att det är en större utmaning för den som ska hålla i en presentation att fånga uppmärksamheten och upprätthålla intresset hos deltagarna vid avstämningsmöten.
Informant 1 och informant 3 menar att avsaknaden av den sociala interaktionen även minskar engagemanget hos vissa deltagare under möten vilket blir en utmaning i arbetet. Det är lättare för anställda att “gömma sig bakom skärmen” under möten vilket leder till ett minskat aktivt deltagande i samtalet. Informant 3 menar även att det är enklare att observera i interna uppstarts- och avstämningsmöten eftersom det går att stänga av sin mikrofon istället för att interagera och delta.
Informanter nämner i sina respektive intervjuer att digitala möten har svårt att ersätta fysiska mötena till viss del. Detta då flertalet av informanterna anser att mötena generellt upplevs mindre naturliga och mindre avslappnade. Informant 1 berättar: "Det blir lite konstigt samtal, det blir inte lika genuint som det hade varit i vanliga fall men det påverkar inte ens faktiska arbetsuppgifter". Dessutom förklarar informant 3 att på grund av den rådande situationen har företag och anställda inom vissa branscher inget annat val än att använda videokonferenstjänster till digitala möten. Informant 3 uttrycker det: “Vi har inget annat val just nu”.
4.3 Upplevd risk
Det finns vissa skillnader i de risker som informanterna upplever med videokonferenstjänster.
En av informanterna nämner inget om varken tekniska risker eller säkerhetsrisker i användningen av videokonferenstjänsten. Flera upplever flera risker med digitala möten.
Informanter berättar att internetuppkopplingen tidigare medfört problem.
Samtliga informanter förutom informant 5 menar att de generellt litar på videokonferenstjänsten, däremot upplever de vissa tekniska risker. Det förklaras att det kan bli fördröjningar i videoupplösningen och att deltagare blir utslängda ur möten. Vidare menar informanterna att problem med tekniken ofta går att lösa. Informant 3 uttrycker: “Så ja absolut, skulle tekniken strula så är det ju så, men ofta så fungerar det.” De nämnda tekniska problemen grundar sig bland annat i uppkopplingen. Informant 1 beskriver problemen:
“Ett möte blir inte bra om en deltagare bara hör varannat ord, det blir fördröjningar eller (man) blir utslängd [...] Det blir väldigt konkret att verktyget inte fungerar som det är önskat, folk har kanske inte lika bra uppkoppling hemma som man har på kontoret.”
Fortsatta diskussioner gällande utmaningar med tjänsten tas upp i respektive intervju där andra aspekter än tekniken framförs. Begreppet säkerhet är inget som någon nämner vid första frågan om tidigare erfarenheter med användandet av tjänsten. Informant 1 berättar att hen litar på att företaget har valt en säker videokonferenstjänst: " Hos oss är det viktigt att allting har hög säkerhet och allt möjligt, det ska inte gå att hacka sig in i samtal och så. Jag antar att det har klarat våra tester, att det är säkert och går att lita på."
Informant 5 tar upp liknande utmaningar i ett tidigt skede av intervjun. Bland annat berättas att det finns en osäkerhet vid avstämnings- och kundmöten samt vid medarbetarsamtal.
Osäkerheten beror på att det inte alltid går att lita på samtliga individer i digitala möten eftersom de exempelvis kan spela in samtalet eller ha andra individer närvarande som inte bör närvara. Osäkerheten påverkar arbetsprocesser eftersom en del information inte förmedlas
och vissa möten inte kan genomföras. Informant 4 och informant 5 menar att det finns utmaningar gällande säkerhet och integritet. Informant 5 förklarar:
"Jag pratar utvecklingsfrågor men inte fullt ut medarbetarsamtal på grund av att jag inte vet kopplat till säkerheten, integritet och möjligheten att spela in samtalet [...]
Det finns hela tiden olika typer av ytor för den här typen av aktörer som vill komma åt (information).”
Informant 5 fortsätter att berätta att vanligtvis genomförs säkerhetsuppdateringar på arbetsplatsen men i och med att anställda arbetar hemifrån har de inte samma tillgång till uppdateringarna. Detta får till följd att säkerhetsrisker ökar på grund av att uppdateringar inte kan ske kontinuerligt. Framförallt är detta problematiskt eftersom användningen av videokonferenstjänster ökar just nu menar informanten.
5. Analys
Följande kapitel ämnar att diskutera och analysera resultatet av det empiriska materialet med hjälp av teori, begrepp och litteratur som tidigare presenterats i studien.
5.1 Användarvänlighet
Davis (1989) beskriver användarvänligheten som en viktig aspekt för att individen ska acceptera ny teknik. Venkatesh och Davis (2000) menar att de tidigare erfarenheterna individen besitter har betydelse för om individen uppfattar tekniken som användarvänlig. I denna studie har informanterna vissa tidigare erfarenheter gällande videokonferenstjänster.
Deras tidigare erfarenheter och kunskap präglar deras uppfattning gällande hur användarvänlig de anser verktyget är. Flera av de anställda upplever att verktyget är enkelt att lära sig och att det är enkelt att förstå hur funktionerna fungerar. De flesta informanterna anser att kvalitetsnivån är hög gällande ljud och bild. Detta går i linje med Davis (1989) som menar att det inte verkar krävas någon större ansträngning för de anställda att förstå hur videokonferenstjänster fungerar.
Ett användarvänligt verktyg skapar även en känsla av förtroende vilket är viktigt vid viktig informationsöverföring. Informanterna upplever att det är extra viktigt att tekniken är användarvänlig vid externa möten som till exempel kundmöten. Den insamlade datan visar att informanterna anser att det finns smarta funktioner som påverkar effektiviteten och således användbarheten. Detta går i linje med forskningen av Denstadli (2004) som bland annat förklarat att videokonferenser ökar effektiviteten i samarbeten. Informanterna upplever tekniken som användarvänlig i både interna och externa möten vilket påverkar hur de anställda upplever det digitala mötet.
5.2 Användbarhet
Individer anser att tekniken är användbar om den förbättrar prestationen för deras arbete (Venkatesh & Davis, 2000). Flertalet av informanterna uttrycker att verktyget är relevant för deras arbete och användbart för att kunna utföra arbetsuppgifter på distans. De flesta av informanterna anser att digitala möten som kundmöten och avstämningsmöten ofta är tidseffektiva och att det många gånger är lätt att optimera mötets innehåll. Verktyget uppges också bidra till att uppnå affärsmål inom organisationer. Det finns således flera indikatorer på att de anställda anser att videokonferenstjänster har användbara funktioner.
Både anställda och eventuella kunder är mer tillgängliga för att delta i möten till följd av omställningen till digitala möten. Det beror på att det är enklare att samordna bland annat ett kundmöte på distans vilket tyder på att videokonferenstjänster är användbara då dessa i likhet med studier av Davis (1989) medför fördelar i arbetet. Däremot har tidigare litteratur förklarat att digitala möten inte är lika optimalt som fysiska möten om deltagarna inte känner varandra (Denstadli, Julsrud, & Hjorthol, 2012).
Vidare kan videokonferenstjänster anses vara användbart i den aspekten att anställda inte har något annat val än att genomföra mötena digitalt på grund av den rådande sociala distanseringen som förklaras vara en påverkande faktor i analysmodellens del om specifik situation och specifika omständigheter. Den insamlade datan visar att informanterna upplever svårigheter med att bygga starka relationer digitalt. Detta får en negativ effekt för de anställda när de genomför kundmöten eftersom kommunikationen försämras, framförallt vid möten med nya deltagare. Ytterligare antas den försvårade kommunikationen leda till fler missförstånd. Detta är något som informanterna upplever främst i uppstarts- och avstämningsmöten.
Informanter upplever att vissa deltagare visar på ett minskat engagemang under digitala möten vilket kan antas bero på minskad social interaktion. Som en följd påverkas det aktiva deltagandet i framförallt interna uppstarts- och avstämningsmöten. Det får till följd att individer kan uppfatta tekniken som mindre användbar vilket stöds av Davis (1989) som
menar att individer kan uppleva negativa konsekvenser av tekniken. Dessutom kan ett minskat engagemang bero på att vissa individer antas bli obekväma bakom skärmen. Tidigare studier har även visat att mötesform och typ av uppgift kan påverka i vilken grad individer använder en videokonferenstjänst (Denstadli et al., 2012). Detta överensstämmer med studiens resultat där de anställda förklarar att viss information inte förmedlas via videokonferenstjänster vilket hindrar att vissa möten beroende på innehåll genomförs.
Anställdas attityd till användning kan enligt studiens analysmodell påverkas olika beroende på specifik situation samt beroende på specifika omständigheter. Informanterna nämner i intervjuerna att digitala möten har svårt att ersätta fysiska möten. Utifrån resultatet antas däremot att vissa typer av möten upplevs som mer positiva att genomföra digitalt än andra.
Detta stöds av Lid Falkman & Lid Falkman (2014) som förklarar att olika typer av möten kan påverkas olika.
5.3 Upplevd risk
Enligt Robert och Dennis (2005) antas möten i videokonferenstjänster vara mer riskfyllda än fysiska möten. Vi ser indikationer på att det finns olika typer av upplevda risker i digitala möten vilket kan delas in i tekniska risker och säkerhetsrisker. Ett antal anställda förklarar att det kan vara dålig bildkvalitet och ljudkvalitet. Det uppstår till exempel fördröjningar i videoupplösningen samt att deltagare kan bli utslängda ur möten vilket visar på att tekniken medför utmaningar. Im, Kim och Han (2008) menar att när teknik inte lyckas leverera som förväntat kommer det att leda till en förlust för användaren. Däremot menar en anställd att det kan uppstå tekniska utmaningar även i fysiska möten vilket kan tyda på att anställda upplever risker med tekniken både vid fysiska och digitala möten. Vidare förklarar en annan anställd att det finns en tillit till tekniken på grund av att organisationen har implementerat den.
Tidigare litteratur förklarar att videokonferenstjänster kan innebära en osäkerhet för användare (Wu & Wang, 2004). Det finns en medvetenhet hos vissa informanter gällande säkerhetsrisker med digitala möten men inget som de upplever som ett problem i deras
säkerhet. Detta går i linje med forskning av Eskola (2012) vilket i studiens resultat framförallt påverkar avstämnings-, kundmöten och medarbetarsamtal vid överföring av känslig och privat information. Studiens insamlade data visar således på ett aningen skiftande resultat gällande den upplevda risken hos de anställda. Wu och Wang (2004) menar att användares upplevda risk påverkar attityden till att använda teknik. Den verkar däremot inte ha lika stor betydelse för anställda som ingår i denna studie.
Användbarheten antas även påverkas av variabeln upplevd risk. Detta eftersom medarbetarsamtal och avstämningsmöten med känslig information inte genomförs digitalt.
Känslig information undviks helst att förmedlas digitalt eftersom det ökar tillgängligheten för okända aktörer att nå denna typ av känslig information, vilket anses vara en risk som vissa anställda upplever.
6. Slutsats
I detta kapitel presenteras en övergripande slutsats av studiens analys samt svar på studiens frågeställning.
Som svar på vår frågeställning visar det sig att anställda har en generellt optimistisk och positiv inställning till digitala möten. De anställda anser att tekniken är ett användarvänligt verktyg för att genomföra digitala möten. Den anställdes acceptans av tekniken kan bero på att det är ett enkelt och nödvändigt verktyg för distansarbete. Informanterna är dessutom eniga om att tekniken är väl utformad och användbar för både interna och externa digitala möten. Användarvänligheten är en viktig aspekt gällande hur anställda upplever digitala möten.
Trots att ett flertal anställda anser att det kan uppstå tekniska problem med videokonferenstjänster medför verktyget primärt positiva upplevelser gällande användandet.
Detta kan bero på att individerna blir alltmer erfarna när det gäller att lära sig att använda en ny teknik. Digitala möten är ett smidigt sätt att digitalt genomföra arbetsuppgifter på distans oberoende om det är ett internt och externt möte.
Att videokonferenstjänster anses vara användbara i arbetet tyder på att anställda upplever digitala möten positivt. Digitala möten bidrar ofta till att arbetet blir tidseffektivt vilket gör att anställda kan lägga extra tid på viktigare arbete. Dessutom är digitala möten mer tillgängliga för individer än fysiska möten vilket ökar flexibiliteten i både interna och externa möten.
Flexibiliteten med digitala möten skapar fler samarbetsmöjligheter vilket är positivt vid kundmöten. Det finns däremot utmaningar gällande brist på social interaktion vilket kan påverka arbetsprocesser och affärsbeslut vid avstämnings- och kundmöten. Digitala möten kan därför upplevas mindre produktiva eftersom engagemang och kommunikation delvis försämras.
Tidigare studier har undersökt upplevda risker med teknik och hur de påverkar individens attityd. I denna studie finns en viss medvetenhet gällande risker hos de anställda vid digitala möten som sker både internt och externt. Det finns indikationer på att det finns en medvetenhet gällande riskerna med digitala avstämnings- och kundmöten samt vid medarbetarsamtal vilket kan påverka användbarheten eftersom överföring av känslig och privat information ofta krävs.
Det finns indikationer på att anställda inte reflekterar över möjliga risker vilket kan bero på att tekniken har blivit en stor del av individernas liv. Individer kan således antas vara vana vid att använda teknik i vardagen och på arbetsplatsen, vilket medför att de förlitar sig på den.
De anställda upplever en trygghet i teknikanvändningen som organisationen har implementerat trots att det finns utmaningar med tekniken.
Avslutningsvis finns det skillnader i upplevelsen av digitala möten beroende på vad det är för mötesform eller typ av möte. Det kan således konstateras att digitala möten kan anses vara mer användbara och att anställda upplever fler risker beroende på specifik situation och specifika omständigheter. Digitala möten antas ha svårt att helt ersätta fysiska möten.
Däremot tyder resultatet på att digitala möten möjligtvis kan komplettera fysiska möten.
7. Begränsningar och framtida forskning
Detta kapitel presenterar en diskussion av resultatet samt några teoretiska och praktiska begränsningar. Slutligen presenteras förslag till vidare framtida forskning.
7.1 Begränsningar
Den upplevda användarvänligheten och upplevda användbarheten är något som hela tiden förändras eftersom tekniken kontinuerligt utvecklas i snabb takt. Om studien replikeras i framtiden kan resultat troligtvis skilja sig åt. Studien fokuserar inte på vilken specifik videokonferenstjänst de anställda använder i arbetet. En jämförelse mellan olika videokonferenstjänster skulle därför kunna vara något som skulle kunna undersökas.
Det bör beaktas att digitala möten i organisationer kan undersökas utifrån ytterligare perspektiv. Digitala möten kan till exempel också undersökas utifrån IT-avdelningens, kundens eller leverantörens perspektiv. Denna studie undersöker endast utifrån hur anställda upplever digitala möten. Ytterligare faktorer som kan antas påverka individens acceptans av tekniken kan undersökas eftersom studien undersöker endast ett begränsat antal variabler.
Nya variabler kan undersökas med hjälp av en utökad modell av TAM. Det finns även vissa begränsningar gällande vilka olika mötesformer och typer av möten som undersöks i studien.
Vidare är endast svenska anställda med i denna undersökning vilket talar för att undersöka om det finns liknande uppfattningar hos anställda i andra länder.
7.2 Förslag till framtida forskning
Denna studien är en kvalitativ studie som bygger på individers subjektiva bedömningar och upplevelser. Det vore därför intressant för framtida forskning att undersöka detta som en kvantitativ studie i större skala med fler informanter. Med en kvantitativ metod kan man mäta hur mycket de olika variablerna påverkar attityden. Ett förslag för framtida forskning är även att undersöka och jämföra skillnader mellan olika branscher samt storleken på företagen. Det kan även finnas ett intresse i att jämföra perspektiv utifrån anställningsform eller position. En frågeställning som kan studeras är om till exempel faktorer som möteskultur bidrar till hur anställda upplever digitala möten.
Det kan vara intressant att studera företagens strategi gällande implementering av ny videokonferenstjänst utifrån ledningens perspektiv. En faktor som även kan undersökas är hur långt fram företaget har kommit i dess digitaliseringsprocess samt den tekniska mognaden hos de anställda. Vidare forskning kan jämföra företag som nyligen implementerat videokonferenstjänster där graden av utbildning i tekniken till anställda skiljer sig åt. Det kan även vara intressant att studera hur anställda påverkas av att arbeta med digitala möten i hemmiljö i jämförelse med på kontoret. En jämförelse kan även göras mellan anställda som har kontakt med svenska kunder och anställda som har kontakt med internationella kunder.
8. Referenser
Alvehus, J. (2013). Skriva uppsats med kvalitativ metod: en handbok, 1. uppl. edn, Liber, Stockholm.
Arnfalk, P. (2002). Virtual Mobility and Pollution Prevention - The Emerging Role of ICT Based Communication in Organisations and its Impact on Travel. Doctor, The International Institute for Industrial Environmental Economics.
Arnfalk, P. (2013). Arbete, studier och möten på distans: hur påverkas resandet? Delrapport 2: Resfria Möten.
Bayern, M. (2020a). Top 10 Zoom alternatives for video conferencing.
https://www.techrepublic.com/article/top-10-zoom-alternatives-for-video-conferencing/?fbcli d=IwAR1u0Uy3jwZuPdN72smMlcUZPPt__7ktPmp6FZnE826_dStyDDzH6H5jYks
[2020-05-11].
Bayern, M. (2020b). 86% of companies are conducting job interviews via video conference.
https://www.techrepublic.com/article/86-of-companies-are-conducting-job-interviews-via-vid eo-conference/ [2020-05-16].
Bryman, A. & Bell, E. (2011). Business Research Methods. Glasgow: Bell & Bain LTD
Cohen, L. (2020). The coronavirus is changing how we work — possibly permanently.
https://theconversation.com/the-coronavirus-is-changing-how-we-work-possibly-permanently -134344 [2020-05-16].
Cottle, S. (1998). Ulrich Beck, `Risk Society' and the Media: A Catastrophic View?, European Journal of Communication, 13(1), ss. 5-32.
Davis, F.D., Bagozzi, R.P. & Warshaw, P.R. (1989). User Acceptance of Computer Technology: A Comparison of Two Theoretical Models. Management Science, 35(8), ss.
982-1003.
Davis, F.D. (1989). Perceived Usefulness, Perceived Ease of Use, and User Acceptance of Information Technology, MIS Quarterly, 13(3), ss. 319-340.
De Oliveira Albuquerque, R., Villalba, L.J.G., Orozco, A.L.S., Buiati, F. & Kim, T. (2014). A layered trust information security architecture. Sensors (Basel, Switzerland), 14(12), ss.
22754-22772.
Denstadli, J. M. (2004). Impacts of videoconferencing on business travel: The Norwegian experience. Journal of Air Transport Management. 10, ss. 371–376.
Denstadli, J.M., Julsrud, T.E. & Hjorthol, R.J. (2012). Videoconferencing as a Mode of Communication: A Comparative Study of the Use of Videoconferencing and Face-to-Face Meetings. Journal of Business and Technical Communication, 26(1), ss. 65-91
Dearnell, A. (2020). Covid-19: Lessons On Leadership Communications In An Uncertain World.
https://www.forbes.com/sites/adriandearnell/2020/04/30/covid-19-lessons-on-leadership-com munications-in-an-uncertain-world/#48a2f736ad5d. [2020-05-16].
Denstadli, J.M., Gripsrud, M., Hjorthol, R. & Julsrud, T.E. (2013). Videoconferencing and business air travel: Do new technologies produce new interaction patterns? Transportation Research Part C, 29, ss. 1-13.
Eskola, M. (2012). From Risk Society to Network Society: Preventing Cybercrimes in the 21st Century. Journal of Applied Security Research, 7(1), ss. 122-150.
Featherman, M. (2001). Is perceived risk germane to technology acceptance research?, AMCIS Proceedings, Boston, MA
Featherman, M.S. & Pavlou, P.A. (2003). Predicting e-services adoption: a perceived risk facets perspective. International Journal of Human - Computer Studies, 59(4), ss. 451-474.
Fishbein, M. & Ajzen, I. (1975). Belief, attitude, intention and behavior: an introduction to theory and research. Addison-Wesley, Reading, Mass.
G Suite. (2020). Säkerhet och pålitlighet i G Suite. Vår högsta prioritet är att skydda din data. https://gsuite.google.se/intl/sv/security/?secure-by-design_activeEl=data-centers [2020-05-05]
Grahn, B. (2020). Digitala möten ökar - videokonferenser ersätter resor.
http://www.mynewsdesk.com/se/compodium/pressreleases/digitala-moeten-oekar-videokonf renser-ersaetter-resor-2980641 [2020-05-22].
Guba, E.G. & Lincoln, Y.S. (1985). The context of emergent paradigm research.
Organizational theory and inquiry: The paradigm revolution. Beverly Hills, CA: Sage.
Im, I., Kim, Y. & Han, H. (2008). The effects of perceived risk and technology type on users’
acceptance of technologies. Information & Management, 45(1), ss. 1-9.
Julsrud, T.E., Hjorthol, R. & Denstadli, J.M. (2012). Business meetings: do new videoconferencing technologies change communication patterns? Journal of Transport Geography, 24, ss. 396-403.
Lee, C.S., Watson-Manheim, M.B. & Chudoba, K.M. (2014). Investigating the relationship between perceived risks in communication and ICT-enabled communicative behaviors.
Information & Management, 51(6), ss. 688-699.
Lid Falkman, L. & Lid Falkman, T. (2014). Virtuella möten: effektiv gränslös kommunikation, 1. [uppl.] edn, Liber, Stockholm.
Lindgren, S. (2017). Digital media & society, SAGE Publications, Thousand Oaks, CA.
Meier, R., Ben, E, R. & Schuppan, T. (2013). ICT-enabled public sector organisational transformation: Factors constituting resistance to change. Information Polity, 18, ss.
315-329.
Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB. (2020). Arbeta säkert på distans.
https://www.msb.se/sv/amnesomraden/informationssakerhet-cybersakerhet-och-sakra-komm unikationer/arbeta-sakert-pa-distans/?fbclid=IwAR33mE8KovVti92MYiUWkE0UK1xogzr3 ZfkrdkfYSQos5NUnPzS3x80IgUQ [2020-05-04].
Nardi, B. & Whittaker, S. (2002). The place of face-to-face communication in distributed work.
Nohria, N. & Eccles, R. G. (1991). Face-to-face: Making network organizations work. In N.
Olsson Jeffery, M. (2020). Coronarusning för Slack och Zoom på börsen – uppsving för Microsoft.
https://digital.di.se/artikel/coronarusning-for-slack-och-zoom-pa-borsen-uppsving-for-micros oft?fbclid=IwAR3PfpJLT1oSHPAdyk8_cQU2flenGSrhNPK0ERRJ42xTNquXwFn40ernzjM [2020-05-06].
Park, N., Rhoads, M., Hou, J. & Lee, K.M. (2014). Understanding the acceptance of teleconferencing systems among employees: An extension of the technology acceptance model, Computers in Human Behavior, 39, ss. 118-127.
Pavlou, P. A. (2001) Integrating trust in electronic commerce with the technology acceptance model: model development and validation, AMCIS Proceedings, Boston, MA
Pavlou, P.A. (2003). Consumer Acceptance of Electronic Commerce: Integrating Trust and Risk with the Technology Acceptance Model. International Journal of Electronic Commerce 7(3), ss. 101–134.
Rehnberg, Y. (2020). Coronaviruset slår hårt mot konsultbranschen.
https://www.unionen.se/medlemskapet/bransch/konsult-finans/coronaviruset-slar-hart-mot-ko nsultbranschen [2020-05-16].
Robert, L.P. & Dennis, A.R. (2005). Paradox of richness: a cognitive model of media choice.
IEEE Transactions on Professional Communication, 48(1), ss. 10-21
Setera, K. (2020). FBI Warns of Teleconferencing and Online Classroom Hijacking During COVID-19 Pandemic.
https://www.fbi.gov/contact-us/field-offices/boston/news/press-releases/fbi-warns-of-teleconf erencing-and-online-classroom-hijacking-during-covid-19-pandemic [2020-05-04].
Spataro, J. (2020). Microsoft Teams at 3: Everything you need to connect with your teammates and be more productive.
https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/03/19/microsoft-teams-3-everythi ng-you-need-connect-teammates-be-more-productive/ [2020-05-05].
Taylor, S. & Todd, P. (1995). Assessing IT Usage: The Role of Prior Experience. MIS Quarterly, 19(4), ss. 561-570
Venkatesh, V. & Bala, H. (2008). Technology Acceptance Model 3 and a Research Agenda on Interventions. Decision Sciences, 39(2), ss. 273-315.
Venkatesh, V. & Davis, F.D. (2000). A Theoretical Extension of the Technology Acceptance Model: Four Longitudinal Field Studies. Management Science, 46(2), ss. 186-204.
Vertical IQ. (2020). Industries Affected by Coronavirus (COVID-19).
https://verticaliq.com/covid-19/. [2020-05-20].
Wainfan, L., Davis, P.K. & ebrary, I. (2004). Challenges in virtual collaboration:
videoconferencing, audioconferencing, and computer-mediated communications, 1st edn, Rand, Santa Monica, CA.
Walker, J. (2020). Protecting Trade Secrets and Confidential Information from the Side Effects of the Coronavirus.
https://www.natlawreview.com/article/protecting-trade-secrets-and-confidential-information- side-effects-coronavirus [2020-05-16].
Watson-Manheim, M. & Bélanger, F. (2007). Communication Media Repertoires: Dealing with the Multiplicity of Media Choices. MIS Quarterly, 31(2), ss. 267-293.
Wu, J-H. & Wang, S-C. (2004) What drives mobile commerce? An empirical evaluation of the revised technology acceptance model. Information & Management
Yuan, E. (2020). Message to users.
https://blog.zoom.us/wordpress/2020/04/01/a-message-to-our-users/ [2020-05-05].
