• No results found

• 2 mil norr om Stockholm

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Share "• 2 mil norr om Stockholm"

Copied!
18
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

Sollentuna - en plats för

möten, utveckling och aktivitet

(2)

• 2 mil norr om Stockholm

• Drygt 68 000 invånare i jan.

2014

• Organisation

– 11 nämnder – 9 förvaltningar

– Överförmyndarnämnd och familjerättsnämnd är

gemensamma med Upplands Väsby och Sigtuna

Sollentuna kommun

(3)

Bakgrund

• En ökande digitalisering av dokument- och ärendehantering inom kommunen

• 2010/2011 fick kommunen nytt dokument- och ärendehanteringssystem: Public 360

– Tidigare traditionell ärenderegistrering (diarium) – Nämndadministration som process

– Bygga ut dokumenthanteringen

• Arkivering i elektronisk form

– Kartläggning 2007 – Omvärldsbevakning

(4)

Syfte

• Dokument- och ärendehantering

– Skapa underlag för hur kommunen ska få en så enhetlig och effektiv dokumenthantering som möjligt

• E-Arkiv

– Analysera insatser vid implementering av E-arkiv

• Regelverk

– Kartlägga behovet av nytt, uppdaterat regelverk för kommunen

(5)

Vad vill vi åstadkomma?

• Kontroll över dokumentens/informationens hela livscykel

• Hantering av mer eller mindre strukturerad information

• Verksamheternas behov av korrekt information för sitt arbete

• Säkring av att man kan lita på informationen

• Allmänhetens rätt till insyn i kommunens verksamhet

Skapa Hantera Distribuera Arkivera/

gallra

(6)

Aktiviteter

• Dokument- och ärendehantering

– Åtta workshops med utvalda personer

– Genomgång av styrdokument

• E-arkiv

– Djupintervjuer med systemförvaltare

– Dokumenthanteringsplaner – Manualer, handböcker

(7)

Resultat från workshops I

Behov av regelverk

– Tydliga, enkla och lätt åtkomliga – Inte stanna vid myndighetsgränsen,

kommunövergripande – Ny modell för

dokumenthanteringsplan

Behov av åtkomst till informationen – Arkivet ska vara närvarande

– Standardiserad namnsättning

Basala hjälpmedel – Mallar

– Distributionslistor

Vad ska registreras och var?

(8)

Resultat från workshops II

Behov av utbildning och kunskap

Tydliggöra vem i kommunen som har ansvaret för dokument- och ärendehanteringen

– Strategiskt, styrdokument – Juridiskt

– Praktiskt hos respektive myndighet

Dokumentation av hur man arbetar – Processer och arbetssätt

Förvaltningarna diskuterar

arbetssätt över myndighetsgränser

(9)

Resultat från djupintervjuer

• Förvaltningarna har kommit olika långt i digitaliseringen

• Flertalet IT-stöd fokuserar på ett punktbehov

– En/fåtal handlingar/information hanteras

– Koppling till andra system/e-arkiv ej undersökt

• Information på papper

– ”Det är tryggt med papper”

• Osäkert vad som ska arkiveras

• Tekniska faktorer

• Elektroniska signaturer

(10)

Exempel: personaladministration

P360

• Rehab

• Disciplinärenden

• Uppsägningar

Aditro

Löpande registrering av sjukdom, arbetstid, etc.

EasyCruit KPAI/LPS

Historiska löneuppgifter 1996-2010 Pappershandlingar t.ex.

anställningsavtal

(11)

Exempel: handläggning - nämndbeslut

Special-

system Public 360

Nämndprocessen hanteras i Public 360

TJUT/delegationsbeslut Process/hantering fram till beslut

av nämnd

H-/I-

disken Outlook Saknas

-TJUT med bilagor -Delegationsbeslut -Protokollsutdrag

Arkiv

-TJUT med bilagor -Delegationsbeslut -Protokollsutdrag Diarium

(12)

Exempel - namnsättning

(13)

Förslag på åtgärder - administration

• Perspektiv på hela kommunen!

– Utarbeta en tydlig målbild för utveckling av digital ärende- och dokumenthantering.

– Ta fram kommunövergripande plan.

– Implementera/förstärka ett ”koncerntänkande” i kommunen

• Samordnad kartläggning av processer och arbetssätt

– Ansvaret hos kommunledningen

• Konsolidering av IT-systemen

• Att pappershanteringen upphör eller minskar

– Tydligt att original/arkivexemplar är digitalt

– Digitala diarieakter hos kommunstyrelsen fr o m 2014-01-01

• Checklistor vid införskaffande och avvecklande av IT-system

(14)

Digitala akter

• Kartläggning av verksamheten

– Lagkrav på egenhändig namnteckning

• Särskilda handlingstyper

– Avtal, beställningar, avrop – MBL-protokoll, kollektivavtal

• Beslut om startdatum

• Publicering och tillgängliggörande

– Undertecknat eller ej?

(15)

E-Arkiv

• E-Arkivet en del i kommunens e-förvaltningsstrategi

• Planerat införande 2015

– Samarbete med grannkommuner vid inköp

• Finansieringsmodell

– Kommunstyrelsen ansvarar för budget för inköp och anslutning – C:a 20 IT-system är presumtiva leverantörer

• Varje anslutning blir ett särskilt projekt

• Kommunstyrelsen ansvarar för budget och anslutningsplan

• Ansvarig förvaltning skyldig att ställa resurser till förfogande

(16)

Organisation i kommunen

• E-förvaltningsstyrgrupp

– Förvaltningschefer

• E-förvaltningsforum med ansvariga för:

– E-tjänster – IT

– Dokument- och ärendehantering – Processer och flöden

– Arkiv – Juridik

(17)

Reflexioner

• Aktivt stöd från kommunledningen

• Visar behovet av en kommunövergripande dokumenthantering

– Skapar medvetenhet hos både kommunledning och förvaltning – Underlättar arbete över myndighetsgränserna

• En modern e-förvaltning kräver en aktiv arkivfunktion

• E-förvaltningen kräver en tydligare styrning

• Få med också skolor, daghem, äldre- och omsorgsboenden etc.

– Är en del av kommunen

• E-förvaltningen kräver ett aktivt samarbete mellan

kommun/stat/landsting

(18)

Kontroll över dokumentens/informationens hela livscykel!

Se helheten!

References

Related documents

Leverantören skall äga rätt att utan ersättning till Kunden utföra manuella eller automatiska omkopplingar i Leverantörens nät även om detta orsakar avbrott

Koppla en nätverkskabel från det nätverksuttag där ert bredband överlämnas (vägguttag, uttaget FE3 i en router för ProLane, ProLane Light eller Telia Bredband Plus, uttag med

Svenska kraftnäts Tekniska riktlinjer definierar de tekniska krav, säkerhetskrav samt driftkrav som Svenska kraftnät ställer på komponenter i Stamnätet eller Anläggningar som

Denna funktion kan användas för att sortera de lagrade kanalerna i önskad ordning eller för att radera kanaler som inte önskas eller för vilka mottagningen är dålig.. Använd

Klass 2- områden har betydande naturvärden som bör beaktas t ex vid utarbetandet av gröna skogsbruksplaner eller vid certifieringar (för skogsmarker) och noga övervägas vid alla

Enskild som vistas på korttidsboende i avvaktan på permanent plats på särskilt boende kan välja mellan att antingen acceptera erbjuden plats i eller utanför kommunen eller

inf stöd 1177 vårdguiden, Inera, testledare, teknisk koordinator. Förstudie godkänns

Detta dokument beskriver hur man handgripligen anv¨ ander programmet X-Win32 i institutionens datorlab med windowsdatorer (salarna A15xx) f¨ or att ansluta till studenternas