Uppföljning intern kontroll 2018

(1)

Uppföljning intern kontroll 2018

Miljönämnden

(2)

Innehållsförteckning

Inledning... 3

Ansvar ... 4

Arbetsgång vid internkontrollgranskning... 5

Kommungemensamma granskningsområden ... 6

Direktåtgärder ... 7

Granskningar ... 8

Projekt genomförs inte enligt projektbeslut ... 8

Tidplaner... 8

Risk för att beslut om projektstart inte redovisas i ledningsgrupp. ... 8

Granskning av att startade projekt beslutats i ledningsgrupp ... 9

Ej avslutade ärenden i ärendehanteringssystemet (Miljöreda)... 9

Avsluta ärenden ...10

Risk för mutor ... 11

Mutor ...11

Avsaknad av inventarieregister för elektronisk utrustning ... 13

Elektronisk utrustning ...13

Fel pris fakturerat jämfört med avtal... 14

Fakturerade prisers överensstämmelse med avtal ...14

Felaktiga kontaktuppgifter ... 15

Kontaktuppgifter ...15

Hög arbetsbelastning för chefer och medarbetare ... 16

Beskrivning av dialog kring arbetsbelastning ...16

Risk för hot, trakasserier och våld ... 18

Hot- och våldssituationer ...18

Självskattning utifrån kommungemensamma kriterier för utvärdering av intern kontroll ... 19

Bilagor

Bilaga 1: Gemensamma kriterier för god intern kontroll Bilaga 2: Granskning kontaktuppgifter - Miljönämnden Bilaga 3: Granskning fakturapriser 2018 miljönämnden

(3)

Inledning

I denna rapport beskrivs resultatet av granskningarna enligt den antagna internkontrollplanen för 2018.

Under 2018 har återrapportering av granskningar även gjorts till nämnden i samband med delårsrapport januari-april samt delårsrapport januari-augusti.

(4)

Ansvar

Enligt Malmö stads reglemente för intern kontroll har nämnder och bolagsstyrelser det yttersta ansvaret för att den interna kontrollen är tillräcklig inom dess ansvarsområden och ska se till att det finns en orga- nisering och ett systematiskt arbetssätt som säkerställer en god intern kontroll.

Enligt reglementet skall nämnden varje år anta en särskild plan för den interna kontrollen. Nämndens verksamheter upprättar en gemensam plan för intern kontroll samt ansvarar för rapportering, uppföljning och utvärdering av denna.

Förvaltningsdirektören ska sedan rapportera till nämnden huruvida granskningar och åtgärder genomförts i enlighet med antagen internkontrollplan samt redogöra för resultatet av genomförda kontroller. Resulta- ten rapporteras löpande till nämnden. Nämnden fattar beslut om rapport från föregående års internkon- troll samt beslutar om årets internkontrollplan senast i februari månad. Nämnden ska senast i samband med årsanalysens upprättande, rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen

(5)

Arbetsgång vid internkontrollgranskning

Granskare som utses ska ha relevant kunskap inom granskningsområdet men inte stå i jävsförhållande till det som ska granskas. Efter genomförd granskning ska eventuellt konstaterade fel och brister leda till åt- gärdsförslag från den som utför granskningen. Granskare ska efter genomförd kontroll rapportera resultatet av granskningen till granskad verksamhet, respektive avdelningschef samt vid behov till förvaltningsdi- rektör. Avdelningschef beslutar om förbättringsåtgärder i tillämpliga fall.

(6)

Kommungemensamma granskningsområden

Kommunstyrelsen beslutade vid sitt sammanträde 2017-09-13 om tre gemensamma granskningsområden för Malmö stads nämnder:

· kontaktuppgifter

· elektronisk utrustning

· fakturerade prisers överensstämmelse med avtal

Dessa ingår som obligatoriska granskningar i samtliga nämnders internkontrollplaner för 2018 och har granskats på sätt som beskrivs i kommunstyrelsens ärende och stadskontorets anvisningar.

(7)

Direktåtgärder

Miljönämnden har inga direktåtgärder att följa upp 2018.

(8)

Granskningar

Risk:

Projekt genomförs inte enligt projektbeslut

Beskrivning av risk

Risk för att projekt inte kan genomföras enligt projektbeslut på grund av brist på personella och finansiella resurser vilket kan leda till minskat förtroende hos samarbetspartners och bidragsgivare.

Granskning:

Tidplaner

Områden och tillhörande rutiner som ska granskas:

Externfinansierade projekt Syfte med granskningen:

Kontroll att tidplaner hålls och att projekten genomförs enligt plan.

Omfattning/avgränsning:

Kontroll av tio beviljade projektansökningar.

Granskningsmetod:

Kontroll av underlag och intervjuer med projektledare.

Resultat

Tio slumpmässigt valda projekt har granskats med följande frågeställningar:

i) Följer projektet tidplanen?

ii) Vad beror eventuell avvikelse på?

ii) Är bidragsgivaren informerad om avvikelsen?

Granskningen visade att nio projekt följer tidplanen varav två projekt avslutats inom utsatt tid. Ett projekt följde inte tidplanen på grund av att Eon som är ansvarig partner i projektet saknar projektledare efter att den förra projektledaren slutat. Osäkert om Eon informerat bidragsgivaren.

Risk:

Risk för att beslut om projektstart inte redovisas i ledningsgrupp.

Risk för att beslut om projektstart inte redovisas i ledningsgrupp på grund av bristande kommunikation vilket kan leda till dålig resursplanering i organisationen.

(9)

Granskning:

Granskning av att startade projekt beslutats i ledningsgrupp Områden och tillhörande rutiner som ska granskas:

Att det finns information om projekt som startas.

Syfte med granskningen:

att rätt resurser kan tilldelas för arbetet med projekten samt att projektrutinen ses över avseende besluts- gången för nya projekt.

Totalundersökning två gånger under 2018 Granskningsmetod:

Nyupplagda projekt jämförs mot ledningsgruppens protokoll Resultat

Enligt beslut i ledningsgruppen ska samtliga nyupplagda projekt tas upp i ledningsgruppen för att rätt personella- och ekonomiska resurser ska kunna tilldelas projektet. En annan anledning är att ledningsgruppen får förutsättningar för att bedömma om det finns synergieffekter genom att andra avdelningar på miljöför- valtningen blir berörda i projekten.

I förvaltningens projektrutin som finns i förvaltningens rutinbank på Komin framgår att:

"Avdelningschefen ansvarar för att löpande föra dialog med förvaltningsdirektören, ledningsgruppen samt enhetscheferna om pågående ansökningar."

Granskningen har genomförts genom att samtliga projekt som har startats under perioden januari -april 2018 har jämförts med ledningsgruppens protokoll under samma period. Totalt har fyra projekt startats under första tertialet 2018 och inget av projekten har tagits upp i ledningsgruppen för dialog.

Granskningen av förvaltningens projektrutin visar att rutinen inte följs. För att nystartade projekt ska tas upp i ledningsgruppen beslutade ledningsgruppen den 14 maj 2018 att redovisning av nya projekt ska vara en stående punkt på ledningsgruppens agenda.

Granskning har genomförts av åtta projekt som startat 180501-080831 och av dessa projekt har inget tagits upp i ledningsgruppen. En till granskning kommer att genomföras per 181231.

Granskningen som genomfördes 181231 visade att ledningsgruppen har infört en stående punkt på age- nan som benämns aktuella projektansökningar.

Totalt åtta projektansökningar har redovisats i ledningsgruppen under hösten 2018 vilket överensstämmer med antalet ansökningar som gjorts på förvaltningen under hösten 2018.

Resultatet innebär att genomförd åtgärd fungerar för att minimera risken för detta kontrollområde.

Risk:

Ej avslutade ärenden i ärendehanteringssystemet (Miljöreda)

Risk för att ärenden ej blir avslutade i Miljöreda på grund av att t ex handläggare slutar vilket kan leda till att handläggningen inte slutförs.

(10)

Granskning:

Avsluta ärenden

Pågående ärenden i Miljöreda Syfte med granskningen:

Kontroll att ärenden avslutas i tid eller överförs till annan handläggare vid bland annat avslut av tjänst.

Kontroll av ärenden äldre än två år samt pågående ärenden med handläggare som slutat sin anställning.

Utdata från Miljöreda Resultat

Granskningsmetod och resultat

Granskningen genomfördes i juli månad av medarbetare på Enheten för kansli och juridik. Registret för handläggare i Miljöreda har gåtts igenom för att kontrollera att medarbetare som har slutat på förvalt- ningen inte står som handläggare på några pågående ärenden, samt att medarbetare som är på längre ledig- het (såsom föräldraledighet och tjänsteledighet) inte har några pågående ärenden i systemet. Även ”fiktiva”

handläggare, som utgörs av en t ex avdelnings- eller enhetskod har kontrollerats. Slutligen har antalet på- gående ärenden som äldre än två år (d v s skapade år 2015 eller tidigare) kontrollerats. Granskningen syftar till att ärenden riskerar att ligga obevakade i systemet, vilket kan leda till att handläggningen inte slutförs, samt att det blir svårare att upprätthålla ordning i ärendehanteringssystemet (så kallad registervård) när det belastas med en så stor mängd pågående ärenden som egentligen borde vara avslutade. Dessutom ställer den nya förvaltningslagen högre krav på att bland annat underrätta parten om ett avgörande i ett ärende blir försenat (§ 11). En löpande genomgång av pågående ärenden är därför viktigt med tanke på rättssäker- heten.

Resultat från utsökningar i Miljöreda (totalt för förvaltningen):

Handläggare som har slutat och som har pågående ärenden:

• Antal handläggare: 21 stycken

• Antal pågående ärenden: 179 stycken

Handläggare som har som är långtidslediga och som har pågående ärenden:

• Antal handläggare: 8 stycken

Fiktiva handläggare i systemet som inte är en fysisk medarbetare (motsvarar ofta en enhet på en avdelning):

• Antal ”handläggare”: 8 stycken

Pågående ärenden i systemet som är äldre än ca 2 år (ärenden skapade mellan år 2003 och 2015):

• Totalt antal: 1268 stycken

(11)

Vid kontrollen har ingen individuell bedömning av de öppna ärendena gjorts, då denna bör göras av respektive avdelning som handlägger ärendena. Det har dock konstaterats att i majoriteten av ärenden har ingen handling registrerats på flera år och att dessa ärenden därmed bör kunna avslutas.

Miljöförvaltningen har rutiner för detta i form av avgångschecklistor vid upphörande av tjänst och längre ledigheter, samt genom löpande kvalitetskontroll. Enheten för kansli och juridik har vid tidigare tillfällen skickat ut listor till chefer med uppmaning att avsluta ärenden alt. byta handläggare på ärenden som fortfa- rande handläggs, vilket inte alltid har prioriterats. Det är av yttersta vikt att denna översyn och registervård utförs och prioriteras av berörda avdelningar för att skapa förutsättningar för att uppfylla förvaltningsla- gens hårdare krav, samt med tanke på införandeprojektet för det nya ärendehanteringssystemet. Vid kon- vertering och driftsättning är det viktigt att förvaltningen strävar efter att ha så få pågående ärenden som möjligt, för att underlätta för en smidig övergång till det nya systemet och ett mer renodlat digitalt arbets- sätt.

Risk:

Risk för mutor

Risk för mutor på grund av att rutinen för mutor inte följs vilket kan leda till att förtroendet skadas.

Granskning:

Mutor

Mutpolicy

Kontroll att mutpolicyn är känd hos de anställda Omfattning/avgränsning:

Stickprov

Enkät till slumpmässigt utsedda Resultat

En enkät till 20 slumpvist utvalda medarbetare skickades ut med frågor kring vad som gäller för mutor på förvaltningen. 16 svarade på enkäten. Utfallet av enkätsvaren visas i diagram nedan.

15 av 16 kände till rutinen och de flesta hade fått kännedom om rutinen via förvaltningens rutinbank eller via en kollega. På specifika frågor om innehållet i rutinen känner endast ett fåtal inte så väl till vad som gäl- ler.

På frågan om man tagit emot något som skulle kunna uppfattas som muta svarade 1 av 16 att den blivit erbjuden men tackat nej och värdet var enligt den svarande "Väldigt varierande. Ofta runt 10-15 kr men även större summor som 100 kr tillexempel att någon har velat bjuda på lunch."

(12)

Av svaren ovan kan det konstateras att det hela tiden är angeläget att påminna om rutinen för mutor. Un- der 2019 kommer rutinen vara en av förvaltningens "månadens rutin". Information om rutinen ingår också i förvaltningens introduktion för nyanställda.

(13)

Risk:

Avsaknad av inventarieregister för elektronisk utrustning

Risk för att elektronisk utrustning hamnar på villovägar på grund av avsaknad av eller brister i register eller bristande rutiner, vilket kan leda till ekonomisk skada och förtroendeskada.

Granskning:

Elektronisk utrustning

Respektive nämnd och helägt bolag ska svara på följande frågor:

•Finns rutin för att hämta ut utrustningen?

•Finns rutin för återlämning av utrustningen?

•Finns register där det framgår vem som har vilken utrustning?

•Vilka uppgifter innehåller registret?

Om rutin finns ska självskattning göras huruvida den följs enligt följande:

•Tillfredsställande

•Förbättringsområde

•Behöver ses över omgående Syfte med granskningen:

Syftet med granskningen är att undersöka om och säkerställa att det finns register och rutiner för att hålla reda på elektronisk utrustning.

Granskningen ska genomföras av samtliga nämnder och helägda bolag och omfatta surfplattor, mobiltele- foner, datorer och skärmar.

Granskning av förekomst av rutiner och register för kontroll över elektronisk utrustning.

Resultat

Detta är en kommungemensam granskning vilken består i att svara på nedanstående frågor samt i de fall det finns en rutin ska en självskattning göras.

Finns rutin för att hämta ut utrustningen?

Nej det finns ingen rutin.

Finns rutin för återlämning av utrustningen?

Nej men "checklista" för återlämnande av dator och mobil finns Finns register där det framgår vem som har vilken utrustning?

Ja.

(14)

Produktnamn, användare, serienummer, stöldskyddsnummer, inköpsdatum, ordernummer, inköpspris samt rumsnummer

Hur gick det?

Nämnden anser att hanteringen av register upprätthålls på ett tillfredsställande sätt.

Finns det något som skulle kunna göras på en kommunövergripande nivå för att förenkla eller förbättra kvaliteten?

Nämnden anser att det borde finnas centralt framtagna rutiner för uthämtning av utrustning där det bland annat kan finnas information om hur utrustningen får användas med avseende på säkerhet, kostnader för datatrafik med mera. Varje förvaltning måste i dagsläget skapa sina egna rutiner och produkterna är upp- handlade och borde användas på samma sätt av alla.

Risk:

Fel pris fakturerat jämfört med avtal

Risk för att kommunen betalar felaktigt pris på grund av bristande kontroll vilket kan leda till ekonomiska konsekvenser.

Granskning:

Fakturerade prisers överensstämmelse med avtal Områden och tillhörande rutiner som ska granskas:

Granskning att fakturerat pris överensstämmer med avtal/order/prislista eller motsvarande (enligt 8§ i Malmö stads attestreglemente). Granskningen avser fakturerat pris (per enhet), inte huruvida rätt mängd fakturerats.

Stadskontoret tar, senast i början av 2018, fram urval av fakturor att kontrollera och anvisningar hur doku- mentation av granskningen ska göras.

Syftet med granskningen är att undersöka om den kontroll som ska göras enligt attestreglementet i reali- teten genomförs och om det finns typer av fakturor som är särskilt svårkontrollerade.

Granskningen omfattar samtliga nämnder, men inte bolagen, eftersom attestreglementet inte gäller bolagen. Bolagen avgör själva om motsvarande granskning ska göras och svarar då själva för urval av fakturor.

Granskning genom jämförelse mellan urval av fakturor och avtal/order/prislista.

(15)

Resultat

Detta är en kommungemensam granskning. Utfallet av granskningen finns i bilaga till denna rapport.

10 fakturor med ett totalt belopp på 333 tusen kronor har granskats och ingen faktura innehöll felaktigt pris.

• Vilka svårigheter fanns eventuellt med att kontrollera huruvida rätt pris debiterats, exempelvis svårt (eller omöjligt) att hitta avtal/prislista eller svårighet att göra jämförelsen av annan anledning?

För att kunna granska en faktura var man tvungen att läsa igenom avtalen och de överenskommelser som gjorts med leverantören vilket stundom var tidskrävande. Det saknades också gamla prislistor vilket för- svårade granskningen. Man fick då anta att priset stämde vid den tidpunkten. Vi får ställa oss frågande till hur attestanter säkerställer att leverantörer fakturerar korrekta priser.

• Vilka övriga iakttagelser har gjorts under granskningen, utöver prisernas överenstämmelse med avtal/prislista, som kan ha relevans för utvärderingen?

En annan iakttagelse är dock att dokumentationen avseende syfte och deltagare vid exempelvis resor, ut- betalningar av dubbelinbetalning behöver förbättras men framförallt tydliggöra ändamålet/syftesbeskriv- ningen för att klargöra representationen.

Utfallet av granskningen visar på att riskerna för att fel pris och/eller kvantitet betalas är liten. Miljöför- valtningen har en central funktion för kontering av fakturor som också ser till att korrekta underlag finns till fakturan. På detta sätt minskas riskerna för felaktiga fakturor.

Vad som kan göras på kommunövergripande nivå är att fortsätta utveckla avtalskatalogen så att den inne- håller både aktuella avtal och prislistor och även historik .

Risk:

Felaktiga kontaktuppgifter

Risk för att kontaktuppgifter till medarbetarna inte uppdateras vid omorganisationen på grund av tidsbrist och bristfällig information vilket kan leda till att medborgarna inte kan nå rätt person

Granskning:

Kontaktuppgifter

Utifrån urval som tillhandahålls av stadskontoret granskas kontaktuppgifter i intranätet Komin inklusive katalogtjänsten CMG Office Web. Utöver detta ska respektive nämnd svara på om det finns rutin för att lägga upp och uppdatera kontaktuppgifter. Stadskontoret återkommer senast i början av 2018 med detalje- rad anvisning hur granskningen ska genomföras och hur granskningsresultaten ska dokumenteras.

Syftet med granskningen är dels att undersöka förekomsten av rutiner för att lägga upp och uppdatera kontaktuppgifter i Malmö stads intranät, dels undersöka förekomst och omfattning av eventuella brister.

Upptäckta brister i kontaktuppgifter ska åtgärdas direkt. Med granskningsresultatet som grund bedömer respektive nämnd om det finns behov av att upprätta eller förbättra befintliga rutiner för att ajourhålla kontaktuppgifterna.

(16)

Granskningen gäller samtliga nämnder, men inte bolagen.

Granskning av kontaktuppgifter genom kontroll i Komin och CMG Office Web huruvida uppgifter finns och är korrekta samt förekomst av rutin som säkerställer att kontaktuppgifter läggs upp, ändras och tas bort när förändringar sker.

Resultat

Finns riktlinjer, rutiner eller instruktion för granskat område?

Det finns information och ett formulär för ändring av kontaktuppgifterna i katalogtjänsten, CMG. För Komin gäller att kommunikatör kontaktar de som inte har fullständiga uppgifter.

I introduktionen för nyanställda finns att kommunikatör visar nyanställda hur informationen på Komin uppdateras.

Bedöms befintlig rutin, om sådan finns, vara tillräcklig?

Rutinen med att nyanställda träffar kommunikationsenheten fungerar bra.

När det gäller den kontinuerliga uppdateringen av medarbetarnas kontaktuppgifter händer det att medarbetarna ibland glömmer och risk uppstår därför för att dessa inte är korrekta när man t.ex. ändrat arbetsuppgifter.

Sammanfattande resultat av granskningen – har avvikelse konstaterats?

Två arbetsplatser har granskats. Granskningen har visat att uppdatering har gjorts i katalogtjänsten (CMG) och på Intranätet, Komin. Endast en avvikelse kunde konstateras och det var en anställd som var tjänstle- dig och det framgick inte av informationen i katalogtjänsten.

Hur påverkar utfallet nämndens fortsatta arbete?

Utfallet av granskningen medför att inga särskilda åtgärder behöver sättas in.

Risk:

Hög arbetsbelastning för chefer och medarbetare

Risk för hög arbetsbelastning för chefer och medarbetare på grund av dålig chef-chef-dialog alternativt chef-medarbetar-dialog vilket kan leda till sjukskrivningar.

Granskning:

Beskrivning av dialog kring arbetsbelastning Områden och tillhörande rutiner som ska granskas:

Systematiskt arbetsmiljöarbete Syfte med granskningen:

Kontroll att regelbunden dialog förs kring arbetsbelastningen på miljöförvaltningen Omfattning/avgränsning:

(17)

medarbetarenkät 2018 Resultat

Medarbetarenkäten 2017 visade att medarbetarna uppfattade sin arbetsbelastning som hög med lite möjlig- heter till återhämtningar efter intensiva perioder och att balansen mellan arbete och fritid inte är bra.

2018 genomfördes medarbetarenkäten med följande resultat:

2017 genomfördes medarbetarenkäten med följande resultat.

Resultatet 2018 jämfört med 2017 är något bättre men hög arbetsbelastning och stress förekommer ändå i hög grad. Utfallet av frågan "Möjlighet till återhämtning" visar att de som hade stämmer ganska dåligt och mycket dåligt sjönk från 22 till 18 procent. Utfallet av frågorna om balans mellan arbete och fritid och möjlighet att prioritera visar inga större skillnader.

Som en åtgärd för att minska hög arbetsbelastning och stress införde förvaltningen rutinen "kort avstäm- ning i ditt arbete" under hösten 2017. Syftet med samtalet ”Kort avstämning i ditt arbete” är att chef och medarbetare gör täta, strukturerade avstämningar i syfte att ge varandra återkoppling på arbetsbelastning, arbetsuppgifter och arbetstid.

(18)

Risk:

Risk för hot, trakasserier och våld

Risk för hot, trakasserier och våld på grund av tillsynsinsatser mot kriminella verksamheter vilket kan leda till fysisk och psykisk skada.

Granskning:

Hot- och våldssituationer

Rutin för hot- och våldssituationer Syfte med granskningen:

Kontroll att rutinen för hot- och våldssituationer är känd och efterlevs.

Stickprov

enkät till 20 slumpmässigt utvalda medarbetare Resultat

En enkät som skickats ut till 20 slumpmässigt utvalda medarbetare har genomförts. 16 svar inkom och det var 12 som svarade att de känner till rutinen för hot- och våldssituationer. Kännedom om rutinen har man fått via chef, APT, rutinbanken eller av en kollega. Anställningstiden påverkade inte om man känner till rutinen eller inte.

På frågor om man känner till hur man ska agera vid situationer som bland annat bombhot eller möte med okända besökare i förvaltningens lokaler ansåg även någon som inte kände till rutinen att de ändå hade en viss kunskap om hur man ska agera.

Åtta av 16 ansåg att förvaltningen inte har tillräckligt med information, utbildningar med mera kring hot- och våldssituationer. Några svarande tyckte att det bör tas upp regelbundet på APT och att även Intranä- tet Komin kan användas mer för komihåg avseende hot- och våldssituationer.

Sammanfattningsvis behövs mer information både om att rutinen finns och om hur man ska agera vid hot- och våldssituationer.

(19)

Självskattning utifrån kommungemensamma kriterier för utvärdering av intern kontroll

Miljönämndens självskattning utifrån kommungemensamma kriterier för intern kontroll finns som bilaga till denna rapport.

(20)

BILAGA: GEMENSAMMA KRITERIER FÖR UTVÄRDERING AV INTERN KONTROLL I MALMÖ STAD

Tillfredsställande Förbättringsområde

Behöver ses över omgående

Kontrollmiljö Riskanalys Kontrollaktiviteter Kommunikation/Information Uppföljning/utvärdering Ansvar och

befogenheter tydliggjorda

Risker bedöms utifrån sannolikhet och konsekvens och dokumenteras

Det finns en relevant och konsekvent genomförd granskningsmetodik

Ledningsgrupperna

kommunicerar kontinuerligt internkontrollfrågor

Åtgärder vidtas vid konstaterade avvikelser

Anvisningar antagna för intern kontroll

Riskanalysen innehåller risker av varierande art

Granskningar och åtgärder är

dokumenterade och kända

Informationstillgången är tillräcklig

Återkoppling görs till förvaltnings-

/bolagsledningen Effektiv arbetsstruktur

för arbetet med intern kontroll

Riskanalysen är underlag för åtgärder och

granskningar

Granskningar och åtgärder är anpassade och utvärderade i förhållande till riskanalys

Nya chefer får introduktion om intern kontroll

Återkoppling görs till nämnden/styrelsen

Ledningsgrupperna tar ansvar för fungerande kontrollmiljö

Riskanalysen kommuniceras med nämnden/styrelsen

Oberoende i förhållande till processen som granskas

Bilaga 1

(21)

KONTROLLMILJÖ

Ansvar och befogenheter tydliggjorda

 Finns det nedskrivet vem/vilken funktion som har vilket ansvar avseende arbetet med intern kontroll, d.v.s. vem gör vad på olika nivåer?

Antagna anvisningar för intern kontroll

 Finns det antagna anvisningar för arbetet med intern kontroll inom nämnden/bolaget?

Effektiv arbetsstruktur för arbetet med intern kontroll

 Finns det en dokumenterad tidsplanering över året för arbetet med intern kontroll?

 Sker utvärdering, uppföljning och förbättring av kontrollmiljön årligen?

 Sker genomförande och uppföljning enligt uppgjord plan och beslutad struktur?

Ledningsgrupperna tar ansvar för fungerande kontrollmiljö

 Tas frågor om intern kontroll kontinuerligt upp på ledningsgrupper på olika nivåer?

 Behandlas riskanalyser, planering och resultat av åtgärder/granskningar regelbundet av ledningsgruppen?

RISKANALYS

Risker bedöms utifrån sannolikhet och konsekvens och dokumenteras

 Finns det en dokumenterad riskanalys där riskerna är bedömda utifrån sannolikhet och konsekvens?

Riskanalysen innehåller risker av varierande art

 Innehåller riskanalysen risker av varierande art, t.ex. verksamhet, ekonomi, förtroende? Har dessa risker övervägts och dokumenterats?

 Omfattar riskanalysen risker inom såväl verksamhet som stödprocesser?

 Omfattar riskanalysen risker av såväl strategisk som operativ karaktär?

Riskanalysen är underlag för åtgärder och granskningar

 Utgör riskanalysen underlag för planering av vad som är viktigast att kontrollera/granska samt planering för vad som är viktigast att åtgärda?

Riskanalysen kommuniceras med nämnden/styrelsen

 Får nämnden/styrelsen information om förvaltningens/bolagets riskanalysarbete?

 Bedöms informationen leda till att nämnden/styrelsen blir involverad?

Bilaga 1

(22)

KONTROLLAKTIVITETER

Det finns en relevant och konsekvent genomförd granskningsmetodik

 Finns det definierade relevanta metoder för respektive granskning i kontrollplanen (granskningssätt, urval, omfattning, frekvens etc.)?

 Genomförs kontrollaktiviteterna metodiskt och i passande omfattning i förhållande till risk?

 Genomförs kontrollerna konsekvent och utan undantag?

Granskningar och åtgärder är dokumenterade och kända

 Dokumenteras metod för och resultat av genomförda granskningar i granskningsrapport?

 Är åtgärder tydligt beskrivna så att det framgår vad som ska göras och varför?

Granskningar och åtgärder är anpassade och utvärderade i förhållande till riskanalys

 Har granskningsområden i kontrollplanen en grund i en dokumenterad riskanalys?

 Har åtgärderna bedömts utifrån effektivitet?

 Bedöms kontrollkostnader mot kontrollnytta?

Oberoende i förhållande till processen som granskas

 Har eventuell jävsproblematik och oberoende övervägts i valet av granskare och metod för granskningar och inbyggda kontroller?

KOMMUNIKATION/INFORMATION

Ledningsgrupperna kommunicerar kontinuerligt internkontrollfrågor

 Kommuniceras planering och uppföljning av internkontrollarbetet kontinuerligt av ledningsgrupper på övergripande nivå (avdelningsnivå eller motsvarande)?

Informationstillgången är tillräcklig

 Finns information om förvaltningens/bolagets internkontrollarbete tillgängligt på intranätet?

 Har medarbetarna tillräcklig tillgång till relevant information för att en god intern kontroll ska uppnås?

Nya chefer får introduktion om intern kontroll

 Får nyanställda chefer, som en del i introduktionen, information och utbildning om internkontrollarbete och sitt eget ansvar?

Bilaga 1

(23)

UPPFÖLJNING/UTVÄRDERING

Åtgärder vidtas vid konstaterade avvikelser

 Föreslås och genomförs åtgärder/förbättringar utifrån konstaterade avvikelser vid granskningar?

 Används informationen i rapportering från granskningar i det reguljära kvalitetsarbetet?

 Finns exempel under året där arbetet med intern kontroll (riskanalyser, åtgärder och granskningar) lett till bättre verksamhet och minskad risk?

Återkoppling görs till förvaltnings-/bolagsledningen

 Görs återkoppling till förvaltnings-/bolagsledningen av resultatet av internkontrollarbetet?

Återkoppling görs till nämnden/styrelsen

 Görs återkoppling till nämnden/styrelsen av resultatet av internkontrollarbetet?

Bilaga 1

(24)

Granskning kontaktuppgifter i CMG Office Web 2018

Tid/tidsperiod för granskning:

Granskad arbetsplats Ska finnas Finns Saknas Inaktuella Namn Titel Besöks-

adress Fast telefon

Mobil- telefon

E-post- adress

Sökord Kommentar

Avd miljö- och hälsoskydd/Kemi och industri 16 16 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 pers saknar hänvisning (tjänstledig)

Avd stadsutveckling o strategi/Klimat och naturresurs 15 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Sökord finns, men skulle kunna utökas på 7 personer.

Antal kontaktuppgifter

Miljönämnden

Antal brister (uppgiften saknas eller är fel/inaktuell) Nämnd:

Bilaga 2

(25)

Granskning kontaktuppgifter i Komin 2018

Tid/tidsperiod för granskning:

Granskad arbetsplats Ska finnas Finns Saknas Inaktuella Namn Titel Besöks-

adress Fast

telefon Mobil-

telefon E-post-

adress Arbets- uppgifter

Kommentar

Avd miljö- och hälsoskydd/Kemi och industri 16 16 0 0 0 0 0 0 0 0 5 Alla har bild på sig.

Avd stadsutveckling o strategi/Klimat och naturresurs 15 15 0 0 0 0 0 0 0 0 1 Alla har bild på sig.

Miljönämnden

Antal kontaktuppgifter Antal brister (uppgiften saknas eller är fel/inaktuell) Nämnd:

Bilaga 2

(26)

Granskning fakturapriser 2018

Leverantör (inkl. leverantörs-ID) Fakturanummer Fakturerat (exkl. moms) Avvikelse mellan fakturerat och avtal/prislista

Fakturan avser Ungefärlig tidsåtgång granskning (minuter)

Kommentar

1000531 Atea Sverige AB 38002537 1 096 0

Sladd till våra medarbetares tv, omvandlare till HDMI mm.

rengöringsartiklar till skärm, tangentbord mm.

15

Fakturan är ok. Notis "priserna på vissa produker har fördubblats på bara några månader". Ex. rengöringsduk har den 180314 kostat 14 kr/st och idag 181108 kostar samma rengöringsduk 27,91 kr/st.

1001012 Kinnarps AB 38001040 56 268 0

2st fåtöljer som finns i

kontorslandskapet på 1:a våningen

vid röda rummet. 30 Fakturan är ok. Fåtöljerna finns inte längre tillgängliga för beställning i Ekot.

1000801 ÅF-Infrastructure AB 38001282 130 751 0

ÅF har anlitat Prosper Impact Consulting AB som underkonsult för att ta fram en

värdeberäkningsmodell till projektet MIA, ett fast arvode om 230 000 kr + moms

45 Ingen anmärkning.

1000185 Va Syd 38002384 128 464 0Utbetalning av förskott i projekt

4047 Delad energi till våra partners.

Pengarna kommer från Vinnova. 15 Ingen anmärkning.

1076194 Dannys Transport 38003097 2 590 0Återbetalning till kund pga

dubbelinbetalning. 5 Ingen anmärkning.

1000016 Länsstyrelsen i Skåne län 38002361 1 920 0Tillsynsvägledningsdag om

schaktmassor, tre kursdeltagare 640 kr/deltagare ex moms.

5 Ingen anmärkning.

1001347 Diners Club Nordic AB 38002046 2 412 0Övernattning på hotell i Sthlm pga

tvådagarskurs om buller för en av

våra medarbetare. 15 Ingen anmärkning.

1001347 Diners Club Nordic AB 38002052 3 464 ? Övernattning i Oslo för en av våra

enhetschefer. 5 Saknas dock resebeslut, program och syfte på fakturan.

1068393 Dagens Samhälle 38002427 1 845 0 Prenumeration av Dagens Samhälle 5 Ingen anmärkning.

1000428 Tryckeri AB C.A. Andersson & Co 38001949 4 175 0 Beställning av delad affisch 10

1 affisch i både Eurosize och fullsize till en kostnad av 4175kr den 180222. Kostnaden idag för Eurosize är 4725 kr och för Fullsize 2625 kr, den 181108.