Protokoll KS 2012-02-08 §§ 1-30

(1)

Plats och tid Kommunhuset, Vara kl. 15.00-17.00

Beslutande Fredrik Nelander (S), ordf.

Bengt-Åke Svensson (S) Alexandra Gustafsson (S) Yvonne Breman (S) Heidi Hansen (S) Elof Jonsson (C) Ingemar Gruvaeus (C)

Jan-Erik Wallin (M) ej kl. 16.30-16.43 § 22-25

Onni Vehviläinen (M)

Herman Bynke (M) Marie Pehrsson (M) Adam Alfredsson (FP) Johan Olsson (KD)

Övriga deltagande Carl-Uno Olsson (S) ej tjg ers.

Carl-Magnus Bengtegård (V) -”- Sten Sundvall (MP) -”- Gert Norell, kommundirektör Emma Hevelius, friskvårdssam. § 1 Dan Jonasson, ekonomichef § 15-19 Lars Henström, SHB-chef § 23-25 Birgit Wedén, sekreterare

Justerare Johan Olsson

Justeringens plats och tid Kommunstyrelsen kansli 2012-02-14 kl. 10.00

Under-

skrifter Sekreterare Paragrafer 1-30

Birgit Wedén

Ordförande

Fredrik Nelander

Justerare

Johan Olsson

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ Vara kommun, Kommunstyrelsen

Sammanträdesdatum 2012-02-08

Datum för anslagets upp-

sättande 2012-02-14

Datum för anslagets

nedtagande 2012-03-07

Förvaringsplats för proto-

kollet Kommunstyrelsens kansli

(2)

Innehållsförteckning

Verksamhetsplan 2012 för Folkhälsorådet i Vara kommun - redovisning 2

Målbild centrum i Vara – Lyskraft VARA ... 4

Krisledningsplan 2012-2015... 6

Granskning av interna kontrollrutiner - konserthuset ... 8

Detaljplan för kv. Ritaren 11 i Vara tätort – antagande ... 9

Förändring av infrastruktur i kv. Ritaren för att anpassas till planerad byggnation... 11

Försäljning av del av fastigheten Vara Ritaren 11 till Götenehus AB... 13

Köp av fastigheten Vara Halvås 3:5... 14

Försäljning av fastigheten Vara Onsjö 1:84... 15

Försäljning av del av fastigheten Vedum 9:15 (Åselid) ... 16

Försäljning av del av fastigheten Vara Vara 25:1 till Vara Konstgräs AB 17 Inomhusbad, utseende av politisk styrgrupp... 18

Revisionsrapport – utlämnande av handlingar... 20

Godkännande av borgensavtal med Vara Konstgräs AB ... 22

Tidplan för budget 2013, plan 2014-2016 och ekonomiska läget... 23

Policy för internbanken ... 24

Intern kontrollplan 2012... 27

Utökad låneram år 2012 för vidareutlåning till Vara Bostäder AB ... 29

Revidering av bolagsordningen för Vara Koncern AB... 31

Turismstrategi Skaraborg handlingsplan 2012... 32

Arbetsutskottets beslut ... 33

Revidering av krisledningsnämndens reglemente ... 34

Fritidskort ... 35

Genomförandeavtal gång- och cykelväg Arentorp - Vara... 36

Slutredovisning Södergård... 37

Ombyggnad av läkarmottagning, vårdcentralen, Vara ... 38

(3)

KS § 1

AU § 229 Dnr 173/2011 Dpl 773

Verksamhetsplan 2012 för Folkhälsorådet i Vara kommun - redovisning

Bakgrund

Kommunstyrelsen noterade vid anmälan av folkhälsorådets verksamhetsberät- telse 2009 att alkohol- och drogfrågorna får diskuteras i samband med nästa verksamhetsplan för folkhälsorådet.

Beskrivning

Folkhälsorådet i Vara kommun har den 6 oktober 2011 antagit verksamhetsplan för 2012.

Det finns elva nationella målområden för folkhälsoarbetet, varav Vara folkhäl- soråd har valt att prioritera följande tre områden:

• Goda livsvillkor

• Hälsofrämjande livsmiljöer och levnadsvanor

• Alkohol, narkotika, dopning, tobak och spel.

Visionen ”Det goda livet” är framtagen i samverkan mellan Västra Götalands- regionen och kommunerna genom de fyra kommunalförbunden.

Kommunens sektorsprogram

I kommunens sektorsprogram, som gäller för alla nämnders verksamhet, ingår folkhälsa och under dess rubrik finns följande effektmål:

• Öka kunskaperna hos unga om drogers inverkan på hälsan

• Arbeta för en positiv sjukförsäkringsutveckling

• Stärka äldresäkerhetstänkandet bland befolkningen.

Arbetsutskottets beslut

Arbetsutskottet redovisar verksamhetsplan 2012 för Folkhälsorådet i Vara kommun för kommunstyrelsen.

_________

Kommunstyrelsens behandling

Folkhälsoplanerare Emma Hevelius informerar om kommunens folkhälso- arbete.

Folkhälsorådet, som är ett råd under kommunstyrelsen, består av:

Politiker från Vara kommun (4)

(4)

Folkhälsoplanerare Adjungerande tjänsteman

Uppdraget

• Följa och analysera hälsoutvecklingen

• Lämna förslag till mål och inriktning

• Medverka till att utveckla arbetsmetoder

• Följa upp och utvärdera

Folkhälsoplanerarens roll

• Samordning av lokalt folkhälsoarbete

• Medverka i planering och genomförandet av ett långsiktigt strategiskt och tvärsektoriellt folkhälsoarbete

• Följa och analysera hälsoutvecklingen bland kommunens invånare

• Verksamhetsplan och verksamhetsberättelse

• Uppföljning, utvärdering och dokumentation av insatser

• Samverka med berörda aktörer

• Arbeta Skaraborgsövergripande

Budgeten för folkhälsorådet är på 320 000 kronor, varav Västra Götalands- regionen finansierar hälften. Det innebär ca 10 kronor per invånare och hu- vudman.

Den nationella folkhälsoenkäten ”Hälsa på lika villkor” redovisades vecka 5, där Vara ligger i snitt med både Västra Götalandsregionen och hela Sverige.

_________

(5)

KS § 2

AU § 223 Dnr 9/2011 Dpl 216

Målbild centrum i Vara – Lyskraft VARA

Beslut

1. Kommunstyrelsen utser kommunstyrelsens arbetsutskott och sammankallande i respektive temagrupp till styrgrupp.

2. Dokumentet Målbild för Lyskraft VARA ska remitteras till partigrupperna för synpunkter till den 8 mars 2012, varefter ärendet kommer tillbaka till kommunstyrelsen för antagande.

_________

Bakgrund

TUA-avdelningen har sedan december 2010 i uppdrag att redovisa en vision och målbild av Vara centrum.

Arbetsutskottet beslutade den 16 mars 2011, § 54, uppdra till näringslivschefen att tillsammans med arbetsgruppen för centrumutvecklingen under våren bjuda in till en träff med företrädare för Föreningen Vara Småstad, Vara Köpmanna- förening, fastighetsägare samt berörda politiker. Denna diskussion hölls den 3 maj.

Näringslivschef Johanna Forslund Kullander och planarkitekt Linnéa Hedlund har vid arbetsutskottets sammanträde den 15 juni 2011, § 118, informerat om att en rapport kommer att lämnas in i december. Rapporten ska innehålla dels en målbild som ska innehålla ytterligare visualisering, dels och framförallt en konkretisering framtagen tillsammans med köpmän och fastighetsägare. Moti- vet är att först samverka och sedan få ett politiskt uppdrag för att hitta en prio- riteringsordning vad kommunen ska göra och inte. Därefter blir det en budget- fråga.

Därefter har avstämning skett vid diskussionsmötena med arbetsutskottet.

Arbetsutskottets behandling

Till dagens sammanträde har planarkitekt Linnea Hedin sänt ut en rapport Mål- bild för Lyskraft VARA. Under året har samarbetet mellan fastighetsägare, handel och kommunen vuxit fram. Samarbetet kallas Lyskraft Vara och håller på att organiseras med en styrgrupp och följande temagrupper: Offentlig miljö, Tillgänglighet & skyltning och Evenemang & aktiviteter. Styrgruppens uppdrag kommer att bli att prioritera åtgärder.

I 2012 års budget finns avsatt 5 miljoner kronor för åtgärder inom ramen för Lyskraft VARA.

(6)

Arbetsutskottets förslag till beslut

1. Kommunstyrelsen godkänner den presenterade målbilden för Lyskraft VARA.

2. Kommunstyrelsen utser kommunstyrelsens arbetsutskott och ordföranden i respektive temagrupp till styrgrupp.

_________

Kommunstyrelsens behandling Sammankallande i de olika styrgrupperna är:

Offentlig miljö – Mikael Lidén

Tillgänglighet och skyltning – Ove Hermansson Evenemang & aktiviteter – Linnéa Hedin Yrkande

Marie Pehrsson föreslår med instämmande av Jan-Erik Wallin och Adam Al- fredsson att dokumentet remitteras till samtliga partigrupper innan antagande.

Ingemar Gruvaeus yrkar att punkt 1 utgår men att styrgruppen utses för fortsatt arbete för att inte tappa tempo. Parallellt ska dokumentet skickas ut på remiss till partigrupperna.

Proposition

Ordföranden ställer arbetsutskottets förslag mot Ingemar Gruvaeus yrkande och finner att kommunstyrelsen antar yrkandet.

_________

(7)

KS § 3

AU § 227 Dnr 191/2011 Dpl 160

Krisledningsplan 2012-2015

Kommunstyrelsens förslag till beslut

1. Kommunfullmäktige antar krisledningsplan för Vara kommun 2012-2015.

Separat bilaga

2. Kommunstyrelsens arbetsutskott får i uppdrag att se över krisledningens inkallelseordning.

_________

Bakgrund

Kommunen är skyldig ha ett handlingsprogram för förebyggande verksamhet.

I programmet ska kommunen redovisa de risker för olyckor som finns i kommunen och som kan leda till räddningsinsatser.

Kommunen är också skyldig att analysera vika extraordinära händelser i freds- tid som kan inträffa och hur dessa händelser kan påverka den egna verksamheten. Med utgångspunkt i denna risk- och sårbarhetsanalys ska kommunen vid varje ny mandatperiod fastställa en plan för hur sådana händelser ska han- teras.

Krisledningsplanen redovisar hur kommunen organiserar sitt arbete samt hur arbetet leds och styrs vid kriser eller extraordinära händelser som inte kan han- teras inom den befintliga kommunorganisationen.

Den nuvarande planen gäller till och med år 2011.

Beredning

Kanslichef Katrin Siverby har i sin roll som säkerhetschef tillsammans med säkerhetssamordnare Yvonne Lennerskog utarbetat ett förslag till krisledningsplan för perioden 2012-2015.

Arbetsutskottets behandling

Arbetsutskottet gör en förändring när det gäller krisledningsnämnden. Enligt krisledningsnämndens reglemente ska hela kommunstyrelsen vara tillika kris- ledningsnämnd. I det framtagna förslaget utgörs den av kommunstyrelsens arbetsutskott. Ersättare är i första hand arbetsutskottets ersättare, varefter övri- ga ledamöter i kommunstyrelsen bör träda in. Dessutom ska planen kompletteras med olika myndigheter som extra resurser.

(8)

Kommunstyrelsens behandling Yrkande

Onni Vehviläinen yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott leder varsin grupp för att kunna arbeta dygnet runt och över tid, d.v.s. tre grupper med 8-tim- marspass.

Jan-Erik Wallin anser att det går snabbast att först kalla in kommunstyrelsens arbetsutskott som sätter sig in i situationen och styr upp organisationen.

_________

(9)

KS § 4

AU § 230 Dnr 170/2011 Dpl 007

Granskning av interna kontrollrutiner - konserthuset

Beslut

1. Kommunstyrelsen tar del av revisionsrapport Verifikationsgranskning Konserthuset 2011.

2. Kommunstyrelsen uppmanar den nya styrelsen att fortsätta arbetet enligt de nya rutinerna.

_________

Beskrivning

Kommunens revisorer har med biträde av PwC genomfört en granskning av ett urval av konserthusets verifikationer. Syftet med granskningen har varit att pröva den interna kontrollen samt att följa upp motsvarande granskning som genomfördes under hösten 2010. Vid detta tillfälle noterades betydande brister i hantering av enskilda verifikationer, oklarheter vad gäller intern och extern representation samt brister i underlag vid utbetalning till enskilda personer.

Mot bakgrund av resultatet av den verifikationsgranskning som gjordes för ett år sedan har en klar förbättring skett.

En ny rutin har införts, vilken innebär en månatlig kontroll av konserthusets fakturor i Inköp och faktura. Detta har gjort att man idag har bra kontroll och att man hela tiden förbättrar resultaten av kontrollerna.

De noteringar som gjort vid denna granskning framgår av en rapport, vilken har översänts till kommunstyrelsen för beaktande. Revisorerna emotser protokoll över rapportens redovisning i kommunstyrelsen.

Beredning

Förvaltningsekonomen har med anledning av den positiva rapporten inte fun- nit anledning till någon ytterligare kommentar.

_________

(10)

KS § 5

AU § 1 Dnr 51/2010 Dpl 214

Detaljplan för kv. Ritaren 11 i Vara tätort – antagande

Beslut

Kommunstyrelsen godkänner redovisade kostnader för utbyggnad av gata och VA samt upprättad tidsplan. (Se vidare § 6)

Kommunstyrelsens förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige antar detaljplanen.

2. Kommunfullmäktige uppdrar åt miljö- och byggnadsnämnden att företräda kommunen i den fortsatta handläggningen.

_________

Bakgrund

Planområdet kv. Ritaren 11 är beläget mellan Lagmansgymnasiet och Tors- gårdsskolan i Vara. För Vara tätort finns en antagen fördjupning av den kom- munomfattande översiktsplanen antagen år 1997. Denna anger att det är viktigt för helhetsmiljön i Ritaren att området bebyggs med bostäder så snart behov finns. För området finns en detaljplan från 1991 för byggande av en- och två- våningshus med max. area 1 600 kvm. I Vara kommuns riktlinjer för bostads- försörjning från 2009 finns Ritaren med som ett lämpligt område för byggande.

Handläggning

Detaljplaneförslaget har varit föremål för samråd under tiden den 29 mars till den 26 april 2010. De synpunkter som då lämnades finns sammanställda och behandlade i samrådsredogörelsen. Samrådet resulterade inte i några komplet- teringar eller ändringar av planförslaget.

Detaljplanen har i enlighet med beslut i miljö- och byggnadsnämnden § 42/10 varit utställd från den 26 maj till 23 juni 2010.

Planförslaget handläggs med normalt förfarande.

Fullständiga yttranden finns tillgängliga hos planenheten.

(11)

Kommunstyrelsens tidigare behandling

Kommunstyrelsen beslutade vid sitt sammanträde den 6 oktober 2010 att ett avtal om markförsäljning jämte kostnader och tidsplan för infrastrukturen ska med handlingarna till kommunfullmäktiges sammanträde.

Arbetsutskottets förnyade behandling

Ett köpeavtal har nu upprättats med Götenehus AB för försäljning av mark för uppförande av sex parhus sex parhus. Tidsplanen är klar och tomten beräknas bli byggklar till augusti 2012.

_________

(12)

KS § 6 Dnr 49/2012 Dpl 251

Förändring av infrastruktur i kv. Ritaren

Kommunfullmäktige anvisar 1 315 000 kronor till infrastruktur i kv. Ritaren, Vara, för att anpassas till planerad byggnation .

Medelsanvisning: Kommunstyrelsens rörelsekapital _________

Bakgrund

Kommunstyrelsen kommer vid dagens sammanträde (§ 7) ta ställning till för- säljning av fastigheten Vara Ritaren 11 till Götenehus AB för byggnation av seniorbostäder

Gata och VA behöver anpassas vid markområdet för att Götenehus byggnation ska bli möjlig. Då företaget har kunder och vill komma igång med hus- byggnationen senast till midsommar 2012, måste anpassningen av infrastrukturen utföras omgående.

Beredning

Ärendet har beretts av samhällsbyggnadsförvaltningen.

I planärendet för kv. Ritaren 11, som behandlats av kommunstyrelsens arbetsutskott den 24 januari 2012, § 1, finns kostnaderna för ombyggnationen redovisade. Dessa uppgår till 1 315 000 kronor enligt följande:

Kostnader Kronor

VA-ledningar inkl. 12 serviser 645 000

Gatubyggnad 390 000

Asfaltering 70 000

Gatubelysning 40 000

Projektering, kontroll och byggledning 170 000

Totalt 1 315 000

(13)

I nuvarande investeringsbudget finns inget anslag till denna byggnation anvisat, varför kommunstyrelsen (teknisk verksamhet) bör erhålla ett tilläggsanslag på motsvarande belopp. Driftbudgeten för 2013 förutsätts öka motsvarande drift- budgetsökningen.

_________

(14)

KS § 7

AU § 2 Dnr 115/2009 Dpl 253

Försäljning av del av fastigheten Vara Ritaren 11 till Götenehus AB

Beslut

Kommunstyrelsen godkänner upprättat köpeavtal med Götenehus AB för för- säljning av del av fastigheten Vara Ritaren 11. Bilaga Götenehus

_________

Beskrivning

Ett köpeavtal har upprättats med Götenehus AB för försäljning av del av fastigheten Vara Ritaren 11. Företaget planerar att uppföra sex parhus för senior- boende. En marknadsundersökning har genomförts.

Areal: ca 6 885 m²

Köpeskilling: 42 850 kronor per fastighet + 36 kronor/m² Tillträde: När lantmäteriförrättningen vunnit laga kraft _________

Jan-Erik Wallin uppmärksammar kommunstyrelsen på att köpeskillingen ska vara 42 850 kronor per fastighet och inte per hus, varför en redigering kommer att göras i köpeavtalet.

_________

(15)

KS § 8

AU § 3 Dnr 1/2012 Dpl 252

Köp av fastigheten Vara Halvås 3:5

Beslut

Kommunstyrelsen godkänner upprättat köpeavtal för köp av fastigheten Vara Halvås 3:5. Bilaga Halvås

_________

Beskrivning

Ett köpeavtal har upprättats för köp av fastigheten Vara Halvås 3:5. Fastig- heten är ett saneringsobjekt.

Säljare: Christer och Mariamu Mohamedi Nyberg Areal: 2 628 m²

Köpeskilling: 1 krona Tillträde: 2012-03-12 _________

(16)

KS § 9

AU § 4 Dnr 73/2010 Dpl 253

Försäljning av fastigheten Vara Onsjö 1:84

Beslut

Kommunstyrelsen godkänner upprättat köpekontrakt för försäljning av fastigheten Vara Onsjö 1:84. Bilaga Onsjö

_________

Bakgrund

Arbetsutskottet uppdrog den 20 april 2010, § 81, åt förvaltningsekonomen att ansöka om avstyckning av parhuset på fastigheten Vara Onsjö 1:22 i Larv samt därefter bjuda ut det till försäljning. Fastigheten har tidigare varit lärarbostad.

Beskrivning

Fastigheten har bjudits ut till försäljning genom mäklare och ett köpekontrakt har upprättats.

Köpare: Kent och Magdalena Öhman, Höjeshall, Larv Areal: 1 489 m²

Köpeskilling: 455 000 kronor

Tillträde: Enligt överenskommelse, dock senast 2012-03-15.

_________

(17)

KS § 10

AU § 5 Dnr 27/2012 Dpl 253

Försäljning av del av fastigheten Vedum 9:15 (Åselid)

Beslut

Kommunstyrelsen godkänner upprättat köpekontrakt för försäljning av fastigheten Vedum 9:15. Bilaga

_________

Beskrivning

Stamfastigheten på Åselid i Vedum har bjudits ut till försäljning genom mäk- lare och ett köpekontrakt har upprättats. Det avstyckade området är i överens- kommelse med den antagna detaljplanen.

Köpare: Neal och Carita Dring, Elingsvägen 4, 534 60 Vedum Areal: ca 4 200 m²

Köpeskilling: 616 000 kronor

Tillträde: Senast sju dagar efter det att pågående fastighetsbildning vunnit laga kraft.

_________

(18)

KS § 11

AU § 6 Dnr 76/2011 Dpl 253

Försäljning av del av fastigheten Vara Vara 25:1 till Vara Konstgräs AB

Beslut

Kommunstyrelsen godkänner upprättat köpeavtal för försäljning av del av fastigheten Vara Vara 25:1. Bilaga Konstgräs

_________

Bakgrund

Kommunstyrelsen beslutade den 7 september 2011, § 107, bl.a. godkänna upp- rättat avtal med Vara Konstgräs AB under bildande. Av avtalet framgår att bolaget på kommunens fastighet Vara Vara 25:1 kommer att anlägga en konst- gräsplan och att separat köpeavtal ska upprättas.

Beskrivning

Detaljplanen för området styr vad som får byggas och anläggas. Ny gata, vänd- slinga och parkeringsytor bör anläggas så att tillträde kan ske till konstgräspla- nen. I den förstudie som utförts vid samhällsbyggnadsförvaltningen föreslås att vändslinga och parkeringsytor ska kunna samutnyttjas.

Tekniska utskottet hanterar beställning och byggnation av parkeringsyta och väg till planen.

Ett köpeavtal har upprättats.

Köpare: Vara Konstgräs AB Areal: ca 25 464 m² Köpeskilling: 5 kronor/m²

Tillträde: När lantmäteriförrättningen vunnit laga kraft, dock äger köparen rätt att disponera området från detta avtals undertecknande.

_________

(19)

KS § 12

AU § 7 Dnr 25/2009 Dpl 822

Inomhusbad, utseende av politisk styrgrupp

Beslut

Kommunstyrelsen utser kommunstyrelsens och bildningsnämndens arbetsutskott samt ordföranden i tekniska utskottet till politisk styrgrupp för inomhusbad med kommunstyrelsens ordförande som ordförande.

_________

Bakgrund

Kommunfullmäktige beslutade den 31 oktober 2011, § 63, följande:

1. Kommunfullmäktige avsätter 150 miljoner kronor i kommunens investeringsbudget för inomhusbaden. Beräknad kostnad (20 miljoner kro- nor) till renovering av Nästegårdsbadet och resterande medel till nybygg- nation i Vara, i första hand på befintlig plats. Inriktning och målsättning som beskrivs i framlagd badutredning alternativ 2 och 3. Finansiering redovisas i 2012 års budget.

2. Kommunfullmäktige uppdrar till kommunstyrelsen

• att genomföra upphandling av byggnation i Vara och renovering i Kvänum samt söka tekniklösningar som minskar investeringsnivån och de löpande driftskostnaderna

• att pröva olika upphandlingsformer av exempelvis bad, gym, bowling m.m.

• att i övrigt fatta erforderliga beslut för verkställande enligt ovan.

Beredning

En politisk styrgrupp behöver tillsättas som parallellt med en av kommun- direktören utsedd tjänstemannagrupp arbetar vidare med uppdraget. I tjänste- mannagruppen ingår kommundirektör Gert Norell, samhällsbyggnadschef Lars Henström, kommunarkitekt Rune Winsnes, planarkitekt Linnéa Hedin och badmästare Thomas Karlsson.

Kommunstyrelsen utser kommunstyrelsens och bildningsnämndens arbetsutskott samt ordföranden i tekniska utskottet till politisk styrgrupp för inomhusbad med kommunstyrelsens ordförande som ordförande.

_________

(20)

Kommunstyrelsens behandling Yrkande

Adam Alfredsson yrkar att styrgruppen utses genom proportionellt val för att ge möjlighet för personer som är särskilt intresserade av frågan ingå i styrgruppen. I detta yrkande instämmer Marie Pehrsson och Jan-Erik Wallin.

Elof Jonsson tillstyrker arbetsutskottets förslag.

Ajournering

Mötet ajourneras mellan kl. 15.55-16.00.

Propositioner

Ordföranden ställer arbetsutskottets förslag mot Adam Alfredssons yrkande och finner att kommunstyrelsen antar arbetsutskottets förslag.

_________

(21)

KS § 13

AU § 8 Dnr 200/2011 Dpl 007

Revisionsrapport – utlämnande av handlingar

Beslut

Kommunstyrelsen avger yttrande enligt nedanstående förslag.

__________

Bakgrund

Kommunens revisorer har gjort en översiktlig kontroll av utlämnande av handlingar och noterat vissa brister när begäran riktas direkt till handläggare; bl.a.

avsaknad av svar och lång handläggningstid. Revisorerna har begärt synpunkter samt svar på två frågor från kommunstyrelsen och samtliga nämnder.

Beredning

Ärendet har beretts av kanslichefen tillsammans med sekreterargruppen. Re- sultatet av granskningen har studerats utifrån gällande lagstiftning kring utläm- nande av handlingar samt genom runtfrågningar bland handläggare. Viss upp- följning har också gjorts med berörda handläggare utifrån revisorernas arbets- material. Kommundirektören har sedan ställt sig bakom förslag till yttrande.

Förvaltningens ståndpunkt

Kansliavdelningens uppfattning är att resultatet av rapporten ändå får bedömas som förhållandevis gott. Det faktum att ingen handläggare ifrågasatt vem som begärt handlingarna eller varför är ett gott betyg på kunskapen om regelverket kring utlämnande av handlingar. Att det lämnats olika besked rörande huruvida handlingar lämnas ut via e-post eller inte bedöms inte som en brist utifrån gäl- lande regelverk. Nuvarande lagstiftning ställer inga krav på att handlingar ska kunna lämnas ut via e-post. Det framstår också som naturligt att olika hand- läggare gör olika bedömningar av vilken servicenivå, utöver lagstadgad minimi- nivå, man har möjlighet att tillhandahålla vid tillfället. Handlingarnas natur kan också ha viss betydelse för bedömningen av huruvida det är lämpligt att de lämnas ut via e-post eller inte.

Vissa brister konstateras dock ändå och dessa behöver åtgärdas. Kansliavdel- ningen gör bedömningen att dessa brister handlar dels om okunskap kring lagstiftningen om utlämnande av handlingar och dels om bristande hantering av e- post. När det gäller regelverket kring utlämnande av handlingar tycks bristerna främst ligga i att handläggarna inte är medvetna om att handlingarna måste lämnas ut omgående. Angående hanteringen av e-post finns interna regler från 2003, men det har konstaterats att dessa är dåligt förankrade i verksamheten och dessutom inte finns tillgängliga på intranätet.

(22)

verket kring hantering av e-post samt av att hålla en intern utbildning för hand- läggare och resultatenhetschefer rörande såväl lagstiftningen kring utlämnande av handlingar som det interna regelverket angående hanteringen av e-post. I arbetet med att uppdatera de interna reglerna om e-post bör det också sättas upp kommungemensamma riktlinjer för i vilka fall handlingar alltid bör lämnas ut via e-post och i vilka fall handlingar inte bör lämnas ut via e-post. Sådana riktlinjer bör medföra att handläggarnas svar blir mer enhetliga. Det är därför kansliavdelningens förslag att dessa insatser genomförs under 2012.

Förslag till yttrande

På revisorernas fråga om hur in- och utgående e-post registreras är svaret att all e-post registreras i respektive handläggares e-postlogg som inkommen respektive skickad. Det är sedan upp till handläggaren att avgöra om informationen i e-posten är av sådant slag att det ska vidarebefordras till registrator för diarie- föring eller inte.

På revisorernas fråga om hur nämnden/förvaltningen försäkrar sig om att e- post riktad direkt till eller från enskild handläggare fångas upp är svaret att det i dagsläget saknas ett sådant system där alla handläggares e-post granskas. Det bedöms inte heller finnas något behov av ett sådant system, då handläggarna förutsätts ha kompetens att sköta sin e-post enligt gällande regler. Nytt för 2011 är dock att nämndssekreterarna i sin internkontroll kommer att göra stickprov i olika handläggares e-postlogg för att se så att handlingar som bör diarieföras också har vidarebefordrats till berörd registrator.

Kommunstyrelsen anser att rapporten visar på en förhållandevis god kunskap hos kommunens handläggare om lagstiftningen kring utlämnande av handlingar. Vissa brister har dock konstaterats - till viss del hänförliga till handlägga- res hantering av inkommen e-post - och kommunstyrelsen är angelägen om att dessa åtgärdas. Kansliavdelningen har föreslagit en översyn av det interna regelverket för hanteringen av e-post inklusive kommunövergripande riktlinjer för utlämnande av handlingar via e-post samt en kommunövergripande utbild- ningsinsats för handläggare och chefer rörande hanteringen av e-post och lagstiftningen kring utlämnande av handlingar. Kommunstyrelsen bedömer att dessa insatser bör vara tillräckliga för att åtgärda de brister som framkommit i revisionsrapporten och uppdrar åt kansliavdelningen att tillse att dessa insatser genomförs.

_________

(23)

KS § 14

AU § 12 Dnr 76/2011 Dpl 821

Godkännande av borgensavtal med Vara Konstgräs AB

Beslut

Kommunstyrelsen godkänner upprättat borgensavtal med Vara Konstgräs AB.

Bilaga Borgensavtal _________

Bakgrund

Kommunfullmäktige beslutade den 31 oktober 2011, § 61, följande:

1. Kommunfullmäktige beslutar, att såsom för egen skuld, ingå borgen om 1 miljon kronor för Vara Konstgräs AB avseende lån till anläggning av konstgräsplan i Vara kommun. Borgensåtagande gäller under tidsperioden 2011-11-01 – 2026-10-31.

2. Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att fastställa borgensavgift.

3. Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att upprätta borgensavtal med Vara Konstgräs AB.

4. Bolaget ska ombesörja att det i framtiden finns medel för reinvestering.

Beredning

Av borgenspolicyn framgår att ett borgensavtal ska upprättas, vilket chefs- ekonom Dan Jonasson har gjort.

_________

(24)

KS § 15

AU § 13 Dnr 22/2012 Dpl 041

Tidplan för budget 2013, plan 2014-2016 och ekonomiska läget

Beslut

1. Kommunstyrelsen antar budgetprocessen 2012 för budget 2013, plan 2014-2016. Separat bilaga

2. Budgetprocessen 2013, budget 2014, plan 2015-2017 ska starta redan under oktober månad 2012.

_________

Beskrivning

Ekonomichef Dan Jonsson har tagit fram följande handlingar, vilka han pre- senterar för arbetsutskottet.

• Schema för budgetprocessen 2012, budget 2013, plan 2014-2016.

• Ekonomiska läget – sammanfattning från Sveriges Kommuner och Lands- ting.

_________

Ekonomichef Dan Jonasson informerar om det aktuella ekonomiska läget samt lämnar ett preliminärt resultat av det förestående bokslutet.

_________

(25)

KS § 16

AU § 14 Dnr 24/2012 Dpl 045

Policy för internbanken

Kommunstyrelsens förslag till beslut Kommunfullmäktige antar policy för koncernbanken.

_________

Beskrivning

Ekonomichef Dan Jonasson har tagit fram följande förslag till policy för koncernbanken:

Inledande bestämmelser

Enligt reglemente för kommunstyrelsen är styrelsen ansvarig för kommunens medelsförvaltning. Därutöver har kommunfullmäktige beslutat om Policy för koncernens finansförvaltning samt Närmare anvisningar för finansiell verksamhet.

Nedanstående policy för internbanken omfattar kommunens likviditetsförvalt- ning, förvaltning av låneskulden samt övergripande borgensfrågor. I rikt- linjerna anges rollfördelningen mellan kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och de kommunala bolagen med avseende på finansiella frågor.

Kommunstyrelsen får i särskild ordning delegera beslutanderätten avseende bl.a. förvaltning av låneskulden, nyupplåning, borgen och placering av likviditet till enskild tjänsteman.

Övergripande riktlinjer

Denna policy gäller för kommunen och dess helägda kommunala bolag.

Kommunfullmäktige beslutar om en årlig låneram för koncernen i samband med att beslut om årsbudgeten tas.

Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för att kommunens och bolagens medelsförvaltning bedrivs effektivt, under kontrollerat risktagande och med god intern kontroll. Ekonomiavdelningen, som är en avdelning under Förvaltningen för ledning och administration, ska särskilt tillse att kommunens kommersiella betalningsflöden bedrivs effektivt.

Koncernbanken ska svara för bolagens korta och långa finansieringsbehov och därvid tillse att tillräckliga lånelöften finns för bolagens behov. För att uppnå en för koncernen rimlig finansieringsrisk ska bolagen i sin tur sträva efter att uppnå en jämn förfallostruktur för den långa upplåningen.

Kommunstyrelsen ska i särskilda riktlinjer ange ramar för olika finansiella ris-

(26)

Likviditetsförsörjningen ska tryggas genom bindande avtal med banker och kreditinstitut.

Rapportering av koncernens finansiella positioner ska ske i anslutning till kommunstyrelsens ordinarie rapporteringstillfällen. Bolagen ska därutöver lämna finansiella rapporter i enlighet med kommunstyrelsens anvisningar.

Bolagen ska ha en av respektive bolagsstyrelse beslutad finanspolicy baserad på kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens riktlinjer. Finanspolicyn ska be- handlas i bolagsstyrelsen minst en gång per år.

Bolag ska i sin finanspolicy ange längsta löptid vid lång upplåning samt hur stor andel av den långa låneskulden som får förfalla till betalning under ett enskilt kalenderår.

Som övergripande riktlinje för bolagens agerande inom det finansiella området ska gälla att dessa inte får utsätta kommunen (=ägaren) för finansiella risker som ligger utanför de riktlinjer som kommunfullmäktige och kommunstyrelsen fastställer.

Riskexponering

Övergripande riktlinjer för all upplåning är att den ska avspegla det långsiktiga upplåningsbehovet med beaktande av behovet av flexibilitet. Finansierings- risken ska spridas genom en jämn förfallostruktur samt diversifiering med avseende på investerarbas, kreditinstitut och geografisk marknad.

Såväl kommunen som bolagen ska eftersträva en ränteexponering som svarar mot verksamhetens förutsättningar. I kommunstyrelsens riktlinjer samt i respektive bolags finanspolicy ska en lägsta respektive högsta acceptabel genom- snittlig räntebindning fastställas samt hur stor del av låneskulden som får vara ränteexponerad inom en viss tidsperiod.

Kommunens och bolagens finansiella tillgångar och skulder får inte vara expo- nerade i utländsk valuta. I samband med försäljning eller köp av varor och tjänster i utländsk valuta ska valutasäkring ske när bindande avtal föreligger.

Derivatinstrument får användas för att undvika valutarisk.

Motparter i olika slag av finansiella avtal och transaktioner ska ha hög kredit- värdighet. Vid placering av likviditet ska riskspridning ske.

Koncernbanken

Hos kommunstyrelsen ska finnas en koncernbank som ombesörjer medelsför- valtningen och tillgodoser kommunens och bolagens behov av finansiella tjäns-

(27)

För att nå upp till kraven om en effektivare fullmakts- och limitkontroll samt likviditetshantering, bör banktransaktionerna - när så är möjligt - koncentreras till en bank.

Koncernbanken ska biträda bolagen i samband med upprättande av lånedoku- mentation i syfte att tillse att lånevillkoren är acceptabla ur ett koncernperspek- tiv.

Koncernbanken ska i övrigt biträda nämnder och bolag inom det finansiella området samt aktivt arbeta med Cash-management och därvid utgöra en sam- lad resurs för bolag och nämnder.

Finansiella tjänster ska i största möjliga utsträckning upphandlas i konkurrens.

Ramavtalen ska tillämpas av kommunen och de helägda kommunala bolagen.

Villkoren för Koncernbankens tjänster ska regleras genom skriftligt avtal mellan Koncernbanken och respektive bolag.

Helägda kommunala bolag

• Koncernbanken har ansvar för placering av hela koncernens likviditet.

• Bolagenas upplåning ska samordnas av Koncernbanken som ansvarar för att ta upp lån för hela koncernen. Koncernbanken ansvarar för genom- förandet av vidareutlåning till bolagena.

• Lånereverser ska upprättas när vidareutlåning sker till bolagena.

• Koncernbanken genomför ingen kreditprövning i samband med vidareutlå- ning till de helägda kommunala bolagen. Det åligger respektive bolag att ha betryggande säkerhet för den fordran som Koncernbanken har på bolaget.

• I samband med lång vidareutlåning (mer än ett år) till bolagen ska ränte- risken bäras fullt ut av respektive bolag. Koncernbankens derivatavtal med bolag ska alltid ”speglas” i avtal mot marknaden.

_________

(28)

KS § 17

AU § 15 Dnr 23/2012 Dpl 055

Intern kontrollplan 2012

Beslut

Kommunstyrelsen beslutar att anta föreslagen intern kontrollplan för år 2012.

Bilaga Internkontroll _________

Bakgrund

Kommunfullmäktige antog den 10 maj 1999, § 26, reglemente för intern kontroll. Av § 6 framgår följande:

Intern kontrollplan och uppföljning av intern kontroll

Kommunstyrelsen skall varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen gällande samtliga verksamheter med uppdrag till respektive nämnd att följa antagen plan. Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen skall rapporteras till kommunstyrelsen.

Av § 7 framgår följande

Nämndens rapporteringsskyldighet

Respektive nämnd skall, i samband med årsredovisningens upprättande, rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen.

Ekonomiavdelningen har arbetat fram en plan för uppföljning av internkontroll som omfattar gemensamma avstämningsmoment för styrelser och nämn- der. Planen fastställs av kommunstyrelsen och ska gälla under ett år. Planen ska förutom de gemensamma uppföljningsmomenten även kompletteras med nämndsspecifika moment.

Styrelser och nämnder ska som grund för internkontrollen göra en riskbedöm- ning enligt den skala som anges nedan. Riskbedömningen ska grundas på den skada en avvikelse kan ge i form av bristande service, anseende, ekonomisk förlust etc. I huvudsak ska internkontrollen koncentreras till områden och ruti- ner som har en riskbedömning inom intervallet 3 –5. Övriga områden kan självfallet kontrolleras men ges en lägre tonvikt och regelbundenhet i kontroll-

(29)

• Genom att kommunstyrelsen har ansvaret för all verkställighet ska nämn- dernas interna kontrollarbete inriktas på uppföljning av mål i delårs- bokslutet och årsbokslutet.

• Kommunstyrelsen upprättar en central intern kontrollplan som gäller för samtliga styrelser och nämnder. Den centrala interna kontrollplanen ska omfatta både redovisningskontroller och administrativa kontroller.

• Nämnderna har, enligt kommunallagen, ansvaret för den interna kontrollen inom respektive ansvarsområde.

• Förvaltningscheferna ansvarar, var och en inom sin nämnd, för att en central intern kontrollplan följs samt att avrapportering sker till kommunstyrelsen.

• Avrapportering över varje nämnds interna kontroll ska ske skriftligt till kommunstyrelsen i samband med årsredovisningen.

• Ekonomiavdelningen lämnar förslag på central intern kontrollplan till kommunstyrelsen för styrelsen och samtliga nämnder. Ekonom på ekonomiavdelningen ska löpande under året följa upp att den interna kontrollplanen följs. Ekonomen kan även själv utföra valda kontrollmoment.

• Alla upptäckta felaktigheter ska påpekas för den berörda befattningshava- ren snarast möjligt samt rapporteras till förvaltningschefen.

_________

Ekonomichef Dan Jonasson deltar vid handläggningen.

Kommunstyrelsen godkänner att punkt 1.17 ”Badvattenprov” utgår som kontrollmoment.

_________

(30)

KS § 18

AU § 16 Dnr 25/2012 Dpl 294

Utökad låneram år 2012 för vidareutlåning till Vara Bostäder AB

1. Kommunfullmäktige utökar kommunens låneram för långfristiga lån under år 2012 med 200 miljoner kronor för vidareutlåning till Vara Bostäder AB.

Vidareutlåningen avser finansiering av Vara Bostäder AB:s byggnation av hus nr 1 och 2 på kv. Lärkträdet, ombyggnation av kv. Ärlan 10 (bibliotekshuset) samt byggnation av lägenheter och lokaler i kv. Svalan 6 och 8, Vara.

2. Kommunstyrelsen har under år 2012 rätt att nyupplåna 115 miljoner kro- nor, besluta om lånevillkoren och teckna avtal med Vara Bostäder AB.

3. Kommunstyrelsen delegerar till ekonomichefen att besluta om lånevillko- ren.

_________

Bakgrund

Kommunfullmäktige beslutade den 20 juni 2011, § 42, om utökad låneram under 2011 för vidareutlåning till Vara Bostäder AB. Enligt beslutet utökades låneramen till totalt 115 miljoner kronor för byggnation av hus nr 1 och 2 på kv. Lärkträdet, ombyggnation av kv. Ärlan 10 (bibliotekshuset) samt byggnation av lägenheter och lokaler i kv. Svalan 6 och 8, Vara.

Vidareutlåningen i form av långfristig utlåning till Vara Bostäder AB har inte genomförts under år 2011. För finansiering av byggnation av hus nr 1 och 2 på kv. Lärkträdet, ombyggnation av kv. Ärlan 10 (bibliotekshuset) lånar för närva- rande Vara Bostäder kortfristigt av Vara kommun inom koncernkontot. Bygg- nationen är slutförd och behovet av långfristig upplåning, som ersätter den kortfristiga finansieringen, uppgår till 53 miljoner kronor.

För byggnation av lägenheter och lokaler i kv. Svalan 6 och 8 i Vara är inve- steringsutgiften kalkylerad till 50,7 miljoner kronor. Byggstarten är planerad till mars/april 2012 med en byggtid på cirka 1 år.

(31)

1. Kommunfullmäktige utökar kommunens låneram för långfristiga lån under år 2012 med 115 miljoner kronor för vidareutlåning till Vara Bostäder AB.

Vidareutlåningen avser finansiering av Vara Bostäder AB:s byggnation av hus nr 1 och 2 på kv. Lärkträdet, ombyggnation av kv. Ärlan 10 (bibliotekshuset) samt byggnation av lägenheter och lokaler i kv. Svalan 6 och 8, Vara.

2. Kommunstyrelsen har under år 2012 rätt att nyupplåna 115 miljoner kro- nor, besluta om lånevillkoren och teckna avtal med Vara Bostäder AB.

3. Kommunstyrelsen delegerar till ekonomichefen att besluta om lånevillko- ren.

_________

Kommunstyrelsens behandling Ekonomichef Dan Jonasson redovisar ärendet.

Kommunstyrelsen föreslår att kommunens låneram för långfristiga lån under år 2012 utökas till totalt 200 miljoner kronor.

_________

(32)

KS § 19

AU § 17 Dnr 162/2011 Dpl 040

Revidering av bolagsordningen för Vara Kon- cern AB

Kommunfullmäktige ändrar bolagsordningen för Vara Koncern AB i § 8 till följande text:

Styrelsen ska bestå av lägst tre (3) och högst sju (7) ledamöter.

_________

Beskrivning

Kommunfullmäktige beslutade den 28 november 2011, § 73, anta bolags- ordning för Vara Koncern AB. I dess § 8 står följande: Styrelsen ska bestå av lägst tre (3) och högst sju (7) ledamöter samt lägst tre (3) och högst sju (7) ersättare.

Kommunfullmäktige beslutade sedan på sitt sammanträde den 19 december 2011, § 19, att det ska vara tre (3) ledamöter i styrelsen för Vara Koncern AB utan ersättare och val förrättades.

Några ersättare har alltså inte utsetts, varför bolagsordningen behöver ändras så val av styrelse är i överensstämmelse med bolagsordningen.

_________

(33)

KS § 20

AU § 18 Dnr 195/2011 Dpl 841

Turismstrategi Skaraborg handlingsplan 2012

Beslut

Ordföranden får i uppdrag att avge yttrande efter samråd med arbetsutskottet.

_________

Bakgrund

Styrelsen i Skaraborgs Kommunalförbund beslutade vid sitt senaste samman- träde

• att som inriktning ställa sig bakom förslag till handlingsplan 2012 för Desti- nation Skaraborg,

• att ge turismutskottet fortsatt uppdrag att bereda ärendet för att slutligen fastställas vid styrelsemötet den 9 mars 2012 samt

• att rekommendera kommunerna att lokalt diskutera innehållet med inriktning på att styrelsen slutligt ska fastställa planen den 9 mars 2012.

I enlighet med ovanstående beslut har Skaraborgs Kommunalförbund sänt över förslag till handlingsplan 2012 för yttrande till den 17 februari.

Som stöd för kommunens diskussioner har följande frågeställningar adresse- rats:

1. Stöder planen arbetet ”på fältet” i tillräcklig omfattning?

2. Tillgodoses kommunernas inflytande på insatserna i planen genom den organisering som föreslås?

3. Vilka generella synpunkter har kommunen på arbetet med Turismstrategin?

Beredning

Ärendet har beretts av tillväxt- och utvecklingsavdelningen främst av kom- mundirektören med bistånd av handläggare Helena Torsell. Avstämning har även gjorts bl.a. med näringslivschefen, som är turismansvarig.

Förvaltningens ståndpunkt

Turismnäringen är en viktig näring och har en allt större betydelse för Sveriges välstånd. Det är en växande näring med många små och medelstora företag och skapar förutsättning till utveckling och tillväxt.

Ska Skaraborg nå upp till den turismomsättning på 4 miljarder som satts upp som mål 2020 så bör arbetet intensifieras.

Turismstrategi Skaraborg Handlingsplan 2012 har sin grund i Skaraborgsmani-

(34)

Målet med arbetet kring turism- och besöksnäring i Skaraborg är klart definie- rat, dock är turismstrategin mer oprecis. Handlingsplanen bör t.ex. innehålla vilken/vilka målgrupper man vänder sig till. Mycket av innehållet handlar om organisation och inte så mycket kring verksamhet för 2012.

Vi föreslår att en egen ”Skaraborgsk” organisation tonas ned till förmån för ett utvecklat samarbete med Västsvenska Turistrådet.

Vi är också tveksamma till namnet ”Destination Skaraborg” med tanke på att kännedom om Skaraborg utanför Skaraborg är ytterst liten. Som varumärke är enskilda besöksmål starkare än Skaraborg t.ex. Skara Sommarland, Läckö- Kinnekulle, Varnhem, Göta Kanal m.fl.

Arbetsutskottets beslut

Arbetsutskottet avvaktar den diskussion som kommer att föras i styrelsemötet för Skaraborgs Kommunalförbund den 27 januari 2012, varför kommunstyrelsen får avge yttrandet på sitt sammanträde den 8 februari.

_________

Jan-Erik Wallin föreslår att kommunstyrelsen ger ordföranden i uppdrag att i samråd med arbetsutskottet avge yttrande. Kommunstyrelsen godkänner för- slaget.

_________

(35)

KS § 21

AU § 22 Dnr 144/2010 Dpl 003

Revidering av krisledningsnämndens regle- mente

Kommunfullmäktige antar reviderat reglemente för krisledningsnämnden att gälla fr.o.m. den 1 april 2012. Bilaga Krisledningsnämnden

_________

Bakgrund

Arbetsutskottet beslutade den 14 december 2011, § 227, föreslå kommunfull- mäktige anta krisledningsplan för Vara kommun 2012-2015. Enligt krisled- ningsnämndens tidigare reglemente skulle hela kommunstyrelsen vara tillika krisledningsnämnd. I det framtagna förslaget utgörs den av kommunstyrelsens arbetsutskott. Ersättare är i första hand arbetsutskottets ersättare, varefter öv- riga ledamöter i kommunstyrelsen bör träda in.

I och med denna förändring av krisledningsplanen behöver en ändring göras i krisledningsnämndens reglemente.

_________

(36)

KS § 22

AU § 28 Dnr 50/2012 Dpl 530

Fritidskort

Beslut

1. Fritidskorten subventioneras med 50 % även i fortsättningen, vilket inne- bär en kostnad för ungdomarna på 300 kronor per kort.

2. Korten ska erbjudas till årsklasserna 8-9 samt årskurs 1 och 2 på gymnasieskolan. Kostnaden ska redovisas efter årets slut.

_________

Bakgrund

Kommunfullmäktige beslutade den 30 maj 2005, § 34, i samband med behand- lingen av en motion låta ungdomar i årsklasserna 8-9 samt årskurs 1 på gymna- siet bosatta i Vara kommun får mot en egenavgift av 100 kr erhålla ett fritidskort per år.

Kommunstyrelsen beslutade sedan den 8 oktober 2008, § 101, subventionera fritidskorten med 50 % mot tidigare egenavgift på 100 kronor.

Beskrivning

Subventionerade fritidskort utnyttjades år 2011 av ca 300 ungdomar. Priset för korten har år 2011 legat på 585 kronor, vilket har inneburit en kostnad för kommunen med ca 88 000 kronor. Priset för korten kommer för år 2012 att höjas till 625 kronor.

Fritidskorten subventioneras med 50 % även i fortsättningen, vilket innebär en kostnad för ungdomarna på 300 kronor per kort.

_________

Kommunstyrelsens behandling Yrkanden

Adam Alfredsson yrkar att även årskurs 2 på gymnasieskolan ska få möjlighet

(37)

KS § 23

TU § 106 Dnr 24/2011 Dpl 312

Genomförandeavtal gång- och cykelväg Arentorp - Vara

Beslut

Kommunstyrelsen tecknar genomförandeavtal med Trafikverket för gång- och cykelväg Arentorp – Vara samt önskar en tidigare byggstart, helst första kvar- talet år 2013. Bilaga

_________

Bakgrund

Vara kommun har tidigare anmält intresse till Trafikverket om att bygga ett antal gång- och cykelvägar i kommunen, vilket även innebar att kommunen finansierar hälften av kostnaden. Eftersom intresset var stort från alla kommuner räckte de budgeterande medlen till en vägsträckning i varje kommun. I Vara kommun blev sträckningen Arentorp – Vara godkänd för byggnad.

Beskrivning

Genomförandeavtal har upprättats mellan Trafikverket och kommunerna. I avtalet framgår att projekteringen kan påbörjas i februari 2012 och tidigast möjliga byggstart är september 2013. Trafikverket ansvarar för drift och skötsel av vägen efter att den är färdigbyggd.

_________

(38)

KS § 24

TU § 114 Dnr 55/2009 Dpl 287

Slutredovisning Södergård

1. Kommunfullmäktige godkänner slutredovisningen.

2. Underskottet på 786 000 kronor går ut som underskott i 2011 års bokslut.

__________

Bakgrund

Södergård har byggts om till en modern demensavdelning med två avdelningar om vardera nio lägenheter. Byggnationen som utfördes som en samordnad generalentreprenad med Tommy Alingsås Byggare som entreprenör var färdig för slutbesiktning 26 maj 2011.

Övriga entreprenörer var Kjellners Rör AB Vara, NEA El-installationer Vara, NEA Teknik Skara och Fyrkantens ventilation från Lidköping.

Entreprenaden har kostat 16 995 000 kronor. I investeringsbudgeten är avsatt 16 209 000 kronor varför ett överskridande motsvarande 786 000 kronor är redovisat.

Överskridandet beror på en överbelastning i elsystemet med efterföljande sepa- rering av el till övriga delar av vårdcentralen. Byte av nya takarmaturer i ”Ron- dellen”, installation av provisoriskt larm för Östergård samt att vatten inträng- ningar med röta upptäcktes i vissa ytterväggspartier. En ombyggnad har utförts så att regnvatten fortsättningsvis inte kan tränga ner i väggkonstruktionen.

Det provisoriska larmet kommer att installeras permanent vid den pågående ombyggnaden av Östergård.

Tekniska utskottets beslut

Tekniska utskottet godkänner slutredovisningen och lämnar över tillhörande underskott på 786 000 kronor.

__________

(39)

KS § 25 Dnr 48/2011 Dpl 293

Ombyggnad av läkarmottagning, vård- centralen, Vara

1. Kommunfullmäktige beviljar tilläggsanslag motsvarande 3,5 miljoner kro- nor för att kunna verkställa byggnationen.

2. Medelsanvisning: Kommunstyrelsens rörelsekapital __________

Beskrivning

Anbud har infordrats för ombyggnation av läkarmottagningen i Vara vård- central.

Vid anbudstidens utgång har tre bygg-, två el-, tre ventilation, ett styr och ett röranbud inkommit för ombyggnadsarbeten. Ombyggnaden är projekterad som en delad entreprenad där samhällsbyggnadsförvaltningen tillsammans med representanter från Västra Götalandsregionen har öppnat inkomna anbud.

Tekniska utskottet har den 16 december 2011, § 118, antagit entreprenörer.

Arbetena beräknas kunna påbörjas omedelbart efter jul- och nyårshelgerna 2011 och bedrivs etappvis för att läkarmottagningen ska kunna vara öppen under byggnationen. Byggarbetena beräknas ta 15 månader.

Kostnaden, som inkluderar projektering, bygg- och installationsentreprenad- verksamhet samt tillgänglighetsanpassning, beräknas bli 18 447 000 kronor.

Kommunstyrelsen har tidigare den 11 maj 2011, § 73, godkänt en preliminär investeringskostnad motsvarande 14,2 miljoner kronor. I investeringsbudgeten finns avsatt 3 miljoner kronor för 2011 och 12 miljoner kronor i plan för 2012. Ett tilläggsanslag motsvarande 3,5 miljoner kronor behöver anslås för att planerad entreprenad ska kunna genomföras. Kostnaden tas ut i form av hyra av Västra Götalandsregionen varför denna inte belastar den kommunala eko- nomin.

_________

(40)

KS § 26

PU § 3 Dnr 42/2010 Dpl 024

Arvodesregler – arvoden till bolagsstyrelser- na för Vara Konserthus AB, VaraNet AB och Vara Koncern AB

Kommunfullmäktige rekommenderar följande arvoden: (Procentsatsen räknas på kommunalrådets heltidsarvode)

• Ordföranden i styrelsen för Vara Konserthus AB: 12,5 % månadsarvode

• Ordföranden i styrelsen för VaraNet AB: 12,5 % månadsarvode.

• Ordförandeskapet i Vara Koncern AB ska anses ingå i kommunstyrelsens arbetsutskotts arbetsuppgifter och arvoderas därmed inte extra.

• Övriga ledamöter i bolagen ska arvoderas i enlighet med arvodesreglerna för förtroendevalda utom för ledamöterna i koncernbolaget som ingår i kommunstyrelsen arbetsutskott. Dessa uppdrag anses ingå i kommunstyrelsens arbetsutskotts arbetsuppgifter.

__________

Bakgrund

Kommunfullmäktige har den 28 november 2011 fattat beslut att bilda tre bolag i Vara: Vara Konserthus AB, VaraNet AB och Vara Koncern AB. Den 19 december valde kommunfullmäktige en styrelse till dessa tre bolag.

Personalutskottet har fått i uppdrag att komma med förslag till arvode för sty- relserna i bolagen.

__________

(41)

KS § 27

Undertecknande av handlingar

Beslut

1. Kommunstyrelsen ger följande personer rätt att inom respektive ansvars- område kontrasignera avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av kommunstyrelsen:

Kommundirektör Gert Norell

Samhällsbyggnadschef Lars Henström Kanslichef Maria Westh

Ekonomichef Dan Jonasson Personalchef Berit Hallersbo IT-chef Mia Forsäng

Kvalitets-/säkerhetschef Maria Viidas Upphandlingschef Christer Johansson Förvaltningsekonom Ing-Gun Odin Förvaltningssekreterare Birgit Wedén

2. I övrigt undertecknas handlingar av den tjänsteman som har rätt att fatta delegeringsbeslut.

3. Beslutet gäller fr.o.m. den 1 januari 2012. Om någon av dessa slutar sin tjänst eller beviljas tjänstledighet, upphör rätten för vederbörande att kontrasignera så snart anställningen upphör eller tjänstledigheten börjar. När tjänstledigheten upphört har vederbörande åter rätt att kontrasignera.

_________

Beskrivning

I kommunstyrelsens reglemente § 26 anges att avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av kommunstyrelsen ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av en vice ordförande och kontrasigneras av kommun- direktören eller någon anställd som styrelsen beslutar. Firmatecknare för Vara kommun som helhet är kommunstyrelsens ordförande i förening med kom- mundirektören. I övrigt bestämmer kommunstyrelsen vem som ska under- teckna handlingar.

Ett nytt beslut behöver fattas med anledning att kanslichef Katrin Siverby slu- tade sin anställning vid årsskiftet.

_________

(42)

KS § 28

Delegeringsbeslut

Beslut

Kommunstyrelsen godkänner redovisningen av nedan förtecknade delegeringsbeslut.

_________

Beskrivning

Följande delegeringsbeslut redovisas vid dagens sammanträde:

Område Delegat

AU 2011-12-19 § 222, 225, 231 och 235 Kommunstyrelsens arbetsutskott

AU 2012-01-24 § 23 -”-

TU 2011-12-09 § 107, 111 och 115 Tekniska utskottet

PU 2012-01-18 § 2 Personalutskottet

Representation och uppvaktningar utöver vad som följer av fastställda regler (1.4)

Ordföranden Utseende av personer som har rätt att kvit-

tera rekommendera postförsändelser och liknande 2011-12-01 (1.7)

Kommundirektör Gert Norell

Placering av likvida medel; 30 mnkr Spar- banken Skaraborg 2011-12-27 (2.1)

Ekonomichef Dan Jonasson Avskrivningar december 2011 (2.5):

Kommunstyrelsen: 54 583 kr

Miljö- och byggnadsnämnden: 14 565 Socialnämnden: 47 451 kr

Bildningsnämnden 132 435 kr

Ekonomichef Dan Jonasson

Förhandla på kommunens vägnar enligt gäl- Personalchef Berit Hallersbo

(43)

Beslut om löneplaceringar - övriga nr 5-199 (3.5.3)

Gunnel Emanuelsson (vidaredele- gerat från personalchefen)

Upplåtelse av allmän platsmark år 2011 (9.2.1)

2011-10-21 Longboardåkare, St. Torget 2011-10-21 Skördemarknad

2011-05 Affischering Regionvalet 2011-08 Affischering Cirkus Brazil Jack 2011-07-08 Restaurang Kronan, Tors- dagsklubben, Stora Torget

2011-09 Oktoberfest, Stora Torget 2011-10-02 Bilrally, Södra Torget, Vedum 2011-11-27 Julmarknad, Stora Torget,

Vara

2011-03-13 Upplåtelse av Storgatan utan- för Fagerbergs

Gatuchef Ingemar Olsson

Utarrendering av kommunal mark såvitt gäller upplåtelse för tid om högst 2 år i sän- der år 2011 (9.2.2)

Enligt lista - summa 179 ha

Samhällsbyggnadschef Lars Henström

Godkännande av servitutsavtal och lednings- rättsavtal för framdragning av VA-ledningar år 2011(9.3.1)

Servitut, VA, Vara Halvås 5:56

Intrångsersättningar i samband med anlägg- ningsarbeten och servitutsavtal samt led- ningsrättsöverenskommelse/-förrättningar år 2011(9.3.2)

2011-10-24 Intrångsersättning Vara Halvås 5:56

Tillfälliga lokala trafikföreskrifter (10.2) 2011-03-13 Avstängning Torggatan, Fa-

gerbergs

2011-05-11 Avstängning Badhusgatan NCC

2011-06-16 Avstängningar och p-förbud p.g.a. studentexamen.

2011-06-29 Avstängning, Jordgubbens dag 2011-10-07 Avstängning, Skördemarknad 2011-09-26 Avstängning Allégatan VA

(44)

gatuarbete

2011-11-16 Avstängning Hotellgatan p.g.a.

gatuarbete

2011-11-16 Anstängning Storgatan-. Torg- gatan p.g.a. uppsättning julde- korationer

2011-11-27 Avstängning Drottninggatan p.g.a. julmarknad.

Transporttillstånd för bred last (10.5) 2011-05-31 Transport av oljepanna till

Lagerhuset, Vara Värme AB 2011-10-12 Transport av oljepanna från Lagerhuset, Vara Värme AB 2011-11-24 Lång transport

Ranaverken-Kvänum kök

Flyttning av fordon i vissa fall med stöd av lag under år 2011(10.6)

PEW050 FCK 458 AWZ 382 GMP 952 AKM 838 NCF 851 PLR 199 KEX 452

Arbetsledare Roger Immerstrand

Uthyrning av bostäder och andra lokaler i kommunens fastigheter för en tid av högst 5 år 2011 (9.1.1)

Uthyrning

Torsgården 2:3 – Torgny Wiberg

Håkantorp 1:8 – Conny Andersson Bonden 11 – Gabriella Vilhelmsson-Wahl-

(45)

märvården Skaraborg

Aspen 8, fys-/arbetsterapi – VGR Primär- vården Skaraborg

Inhyrning (9.1.1)

Ärlan 10 (IRMA) - Vara Bostäder AB Ärlan 10 (Bibliotek) - Vara Bostäder AB Del av Vara 34:2 - Vara Entreprenad Bonden 4 - Vara Industrifastigheter AB Gårda 28:13 - Hantverks- och Industrihus i Göteborg AB

Lärkträdet 2 - Vara Bostäder AB _________

(46)

AU § 29

Anmälningsärenden

Meddelas och läggs till handlingarna:

AU 2011-12-19 § 221 Invånarenkät 2011 – uppföljning (Dnr 127/11) AU § 224 Försäljning av mark till Vara Konstgräs AB

(Dnr 224/11)

AU § 226 Kommunens lokalbehov (Dnr 153/09)

AU § 228 Webbsända kommunfullmäktigesammanträden (Dnr 161/11)

AU § 233 Förändringar inom kansliavdelningen m.m.

(Dnr 171/11)

AU § 234 Anmälningsärenden

AU § 236 Övriga frågor

AU 2012-01-24 § 9 Årets nyföretagarkommun i Sverige 2011 (Dnr 159/11)

AU § 10 Utbyggnad av E20 (Dnr 46/10) AU § 11 Nytt inom TUA-avdelningen

AU § 19 Översyn av bygdepeng (Dnr 187/11) AU § 20 Skate- och aktivitetspark (Dnr 26/12)

AU § 21 Invånarenkät 2011 – uppföljning (Dnr 127/11)

AU § 24 Anmälningsärenden

AU § 25 DiskussionsAU

AU § 26 Upphävande av lokala ordningsföreskrifter (Dnr 58/08)

AU § 27 Övriga frågor

TU 2011-12-09 § 108 Kompletterande plantering vid stationområdets södra del (Dnr 64/09 TSN)

(47)

KS § 30

Övriga frågor

Digitaliserat nämndsarbete (Dnr 150/2010)

Innan sammanträdet delade IT-avdelningen ut läsplattor till de ledamöter som hade anmält intresse och IT-tekniker Matthias Kristensson gav samtidigt en kort information. Uppföljning ska ske före nästa sammanträde.

Det är ännu inte klart på vilket sätt som kallelser och handlingar slutligen ska tillställas ledamöterna. Förvaltningen håller på att undersöka olika alternativ.

Sekreteraren får i uppdrag att tillsvidare fortsätta skicka ut kallelserna via e- post.

---

Utbildning i bolagsfrågor

Kommundirektören meddelar att det blir heldagsutbildning i bolagsfrågor den 6 mars 2012. Kallade blir samtliga styrelseledamöter i bolagen, kommunstyrelsens ledamöter och ersättare samt berörda tjänstemän.

---

Ägarförhållandet av stamnätet för bredband (Dnr 97/10) Paraplyorganisationen för bredbandsutbyggnaden har diskuterat osäkerheten med framtida ägarförhållanden av stamnätet. Ett avtal håller på att upprättas mellan det nybildade bolaget VaraNet AB och bredbandsföreningarna.

Ledamöterna diskuterar förslagsvis ett avtal med någon typ av hembudsrätt.

Beslut

Kommunstyrelsen uttalar att kommunen inte har någon ambition att sälja stamnätet.

_________

(48)

Köpeavtal

Mellan Vara kommun, 212000-2924, 534 81 Vara, nedan kallad kommunen och Götenehus AB, 556229-5138, Box 17, 53321 Götene, nedan kallad köpa- ren, har följande avtal träffats:

1. Kommunen överlåter del av fastigheten Vara Ritaren 11, cirka 6 885 kvm, på bifogade kartkopia utmärkt med grön färg. Området ska av- styckas till 12 småhustomter.

2. Området överlåts i befintligt skicka.

3. Tillträde sker när lantmäteriförrättningen vunnit laga kraft.

4. Köpeskilling ska utgå med den av kommunfullmäktige varje år fast- ställda taxan för tomtmark till friliggande småhus, för närvarande 42 850 kr per fastighet plus 36 kr per kvm.

5. Köpeskillingen erläggs genom att köparen:

a) betalar handpenning, 76 200 kronor, motsvarande 10% av beräknad köpeskilling kontant vid detta avtals undertecknande och

b) betalar resterande del av köpeskillingen på tillträdesdagen varvid kö- pebrev upprättas.

6. Köparen är medveten om att anslutningsavgift för vatten och avlopp, enligt av kommunfullmäktige i Vara kommun varje år fastställd taxa, ska erläggas.

7. Kommunen ansöker om och bekostar fastighetsbildningen.

8. Köparen betalar samtliga lagfarts- och övriga stämpelkostnader i samband med detta köp.

9. Kommunen garanterar att fastigheten på tillträdesdagen inte besväras av några penninginteckningar.

10. Betalningsskyldigheten för kommunal fastighetsavgift/fastighetsskatt åvilar den som är ägare av fastigheten den 1 januari respektive år.

Kommunen och köparen har enats om att avräkning och fördelning av fastighetsavgiften ska ske parterna emellan per tillträdesdagen.

11. I övrigt gäller vad i 4:e kap jordabalken eller eljest i lag stadgas om köp av fast egendom.

12. Detta avtal gäller för kommunens del under förutsättning av detaljpla-

(49)

Säljare

För Vara kommun

... ...

Fredrik Nelander Gert Norell

Ovanstående egenhändiga namnteckningar bevittnas:

... ...

Köpare

För Götenehus AB

... ...

Clas Hansson Roger Johansson

Handpenning 76 200 kronor kvitteras härmed

Vara 2012-

...

(50)

Köpeavtal

Mellan Vara kommun, 212000-2924, 534 81 Vara, nedan kallad kommunen och Christer Nyberg, 501215-4877, c/o Rut Nyberg, Rosenvingegatan 15, 431 63 Mölndal och Mariamu Mohamedi Nyberg, 640825-2689, Fotbollsvägen 38, 424 33 Angered, nedan kallade säljarna, har följande avtal träffats:

1. Säljarna överlåter fastigheten Vara Halvås 3:5 till kommunen.

2. Säljarna överlåter fastigheten Vara Halvås 3:5 till kommunen.

3. Fastigheten överlåts i befintligt skick.

4. Tillträde sker den 12 mars 2012.

5. Köpeskillingen är bestämd till 1 krona.

6. Köpeskillingen erläggs kontant på tillträdesdagen.

7. Säljarna garanterar att fastigheten inte besväras av beviljade inteckningar för högre belopp än 148 000 kronor samt att ansökan om inteckning inte har gjorts eller kommer att göras.

8. Säljarna är medvetna om att innehavaren, Iduna Pertoft, av pantbrev nr 1638 på 130 000 kronor överlämnar det till kommunen på tillträdesdagen mot en ersättning av 10 000 kronor.

9. Säljarna garanterar att pantbrev om 18 000 kronor är förkommet och att ansökan om dödning ska ske.

10. Kommunen svarar för samtliga lagfarts- och stämpelkostnader i samband med köpet.

12. Detta avtal gäller för kommunens del under förutsättning att kommunstyrelsen godkänner detsamma samt att styrelsens beslut vinner laga kraft.

Detta avtal är upprättat i två likalydande exemplar varav parterna tagit var sitt.

(51)

Säljare

... ...

Christer Nyberg Mariamu Mohamedi Nyberg

Ovanstående egenhändiga namnteckningar bevittnas:

... ...

Köpare

För Vara kommun

... ...

Fredrik Nelander Gert Norell

(52)

Köpeavtal

Mellan Vara kommun, 212000-2924, 534 81 Vara, nedan kallad kommunen och Vara Konstgräs AB, 556868-2909, c/o Mats Sundberg, Smedjegatan 14, 534 31 Vara, nedan kallad köparen, har följande avtal träffats:

1. Kommunen överlåter till köparen del av fastigheten Vara Vara 25:1, cirka 25 464 kvm, på bifogade karta utmärkt med grön färg.

2. Fastigheten överlåts i befintligt skick.

3. Tillträde sker när lantmäteriförrättningen vunnit laga kraft, dock äger köpa- ren rätt att disponera området från detta avtals undertecknande.

4. Köpeskillingen är bestämd till 5 kr per kvm.

5. Köpeskillingen erläggs kontant så snart exakt areal är känd och innan lant- mäteriför-rättningen avslutas.

6. Köparn är medveten om att anslutningsavgift för vatten och avlopp ska erläggas.

7. Kommunen ansöker om lantmäteriförrättningen och svarar för förrätt- ningskostnaden.

8. Köparen svarar för samtliga lagfarts- och stämpelkostnader i samband med köpet.

9. Vid anläggandet av konstgräsplanen ska tillses att befintliga dräneringsled- ningar i anslutning till planen inte skadas. Eventuellt måste vissa befintliga ledningar kopplas in på det nya dräneringssystemet.

11. Detta avtal gäller för kommunens del under förutsättning att kommunstyrelsen godkänner detsamma samt att styrelsens beslut vinner laga kraft.

Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar av vilka parterna tagit var sitt.

(53)

Fredrik Nelander Gert Norell Ovanstående egenhändiga namnteckning bevittnas:

... ...

Köpare

För Vara Konstgräs AB

... ...

Mats Sundberg Mats Jakobsson

(54)

BORGENSAVTAL

Mellan

Vara kommun med adress: Vara kommun, 534 81 VARA

Organisationsnummer: 21 20 00 – 2924 och

Vara Konstgräs AB Organisationsnummer: 55 68 68 - 2909

§ 1 Kommunfullmäktige har den 31 oktober 2011 § 61 beviljat Vara Konstgräs AB kommunal borgen, såsom för egen skuld, på 1 miljon kronor för anlägg- ning av konstgräsplan i Vara kommun. Borgensåtagandet gäller under tidsperioden 2011-11-01 – 2026-10-31.

§ 2 Kommunstyrelsen beslutar att ta ut en årlig borgensavgift på 0,25 % på borgensbeloppet.

§ 3 Den årliga borgensavgiften tas ut på det återstående lånebelopp som Vara kommun är i borgen för.

§ 4 Vara Konstgräs AB ska senast 30 dagar efter borgensförbindelsens undertecknande betala den första årliga borgensavgiften till Vara kommun. Därpå följande år, som borgensförbindelsen är gällande, ska borgensavgiften betalas senast den sista vardagen i samma månad som betalningen av den första borgensavgiften.

§ 5 Ändringar eller tillägg till avtalet skall ske skriftligen och godkännas av respektive styrelse.

Avtalet har upprättats i två original varav parterna har tagit var sitt exemplar.

Vara 2012-01-23 Vara 2012-01-23 Vara kommun Vara Konstgräs AB