Kultur- och fritidsnämnden

(1)

Adam Rydstedt (M), 1:e vice ordförande Sven Bergström-Trolin (C), 2:e vice ordförande Roland Olsson (S)

Lotta Beiersdorf (S) Stefan Bäckström (S) John-Olov Eriksson (S) Kristina Träff (M) Emelie Gustafsson (M) Jesse Ljung (C)

Lisa Östberg (C) Per Helander (C) Marita Haals Skoog (V) Joel Nordkvist (V) Lasse Lilja (SD)

Ersättare Monica Björkman (S) Torsten Myrgren (M) Ilona Gill (M) Louise Jonsson (M) Tibor Balazsi (C) Peter Åkerström (KD)

Övriga närvarande Förvaltningschef Anna Lindqvist, sekreterare Helena Löfgren, ekonom Erik Andersson § 58, bibliotekschef Johan Anderung § 59

Justerare Joel Nordkvist Justeringens plats och

tid Kommunledningsförvaltningen 22 december 2020 klockan 13:00.

Underskrifter

Sekreterare Paragrafer §§ 52-59, 61-66

Helena Löfgren

Ordförande

Gerd Olsson

Justerare

Joel Nordkvist

(2)

Protokollet är justerat. Justeringen tillkännagiven genom anslag.

Instans Kultur- och fritidsnämnden

Sammanträdesdatum 2020-12-14

Datum då anslaget

publiceras 2020-12-23

Datum då anslaget

tas bort 2020-01-13

Förvaringsplats för

protokollet Kommunledningsförvaltningen

Underskrift

Helena Löfgren

(3)

Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

Innehållsförteckning

§ 52 Dnr 2020-000007 - 800

Anmälan av tillkommande ärenden och övriga frågor ... 4

§ 53 Dnr 2020-000112 - 006

Sammanträdesplan 2021 ... 6

§ 54 Dnr 2019-000001 - 102

Nämndsammanträden med anledning av risk för smittspridning ... 7

§ 55 Dnr 2020-000121 - 806

Taxor 2021 ... 8

§ 56 Dnr 2020-000005 - 036

Rapport av synpunkter till 2020 ... 10

§ 57 Dnr 2020-000099 - 004

Dokumenthanteringsplan 2021 Kultur- och fritidsnämnden ... 11

§ 58 Dnr 2019-000045 - 042

Ekonomisk rapport november ... 12

§ 59 Dnr 2019-000127 - 889

Biblioteksplan Hudiksvalls kommun ... 13

§ 61 Dnr 2020-000001 - 039

Återrapport Internkontroll 2020 ... 14

§ 62 Dnr 2020-000006 - 800

Förvaltningen informerar ... 16

§ 63 Dnr 2020-000010 - 800

Nämnden informerar ... 17

§ 64 Dnr 2020-000003 - 002

Återrapport delegationsbeslut 2020 ... 18

§ 65 Dnr 2020-000002 - 800

Meddelanden för kännedom 2020 ... 20

§ 66 Dnr 2020-000011 - 800

Eventuellt tillkommande ärenden och övriga frågor ... 21

(4)

§ 52 Dnr 2020-000007 - 800

Anmälan av tillkommande ärenden och övriga frågor

Kultur- och fritidsnämnden beslutar

att avsluta ärendet gällande rättvisa bidrag till samlingslokalerna i kommunen utan vidare hantering.

Reservationer

Sven Bergström Trolin (C), Per Helander (C), Jesse Ljung (C), och Lisa Östberg (C) reserverar sig mot beslutet.

Sammanfattning

Sven Bergström Trolin (C) har initierat ett ärende gällande rättvisa bidrag till samlingslokaler.

Ordförande tar upp ärendet under dagens sammanträde för vidare hantering.

Beslutsgång

Förslag till beslut från Sven Bergström Trolin (C), Per Helander (C), Jesse

Ljung (C), och Lisa Östberg (C).

- att bidragen till samtliga kommunens 23 prioriterade samlingslokaler skall fördelas enligt den befintliga modellen baserat på lokalens storlek och antal aktiviteter.

Ordförande ställer frågan till nämnden om ärendet ska hanteras idag eller inte och finner att ärendet ska hanteras idag.

Ordförande ställer fråga till nämnden om centerpartiets förslag till beslut ska bifallas eller inte och finner att nämnden avslår Sven Bergström Trolin (C), Anette Spjutsvik (C), Jesse Ljung (C), och Lisa Östberg (C) förslag till beslut.

Sven Bergström Trolin (C) begär votering.

Ja – röst för avslag till förslaget.

Nej-röst för bifall till förslaget.

(5)

Omröstningsresultat

Ledamot Ja Nej Avstår

Roland Olsson (S) X Lotta Beiersdorf (S) X Stefan Bäckström (S) X John-Olof Erickson (S) X Adam Rydstedt (M) v

ordf. X

Kristina Träff (M) X Emelie Gustafsson (M) X Sven Bergström Trolin

(C) 2:v X

Jesse Jung (C) X

Lisa Östberg (C) X

Anette Spjutsvik (C) X

Marita Haals Skoog (V) X

Joel Nordkvist (V) X

Lasse Lilja (SD) X

Gerd Olsson (S) X

SUMMA: 8 5 2

Med 8 Ja-röster och 5 Nej-röster beslutar kultur- och fritidsnämnden att avslå förslaget.

Beslutsunderlag

Förslag enligt kommunallagens paragraf 20 om initiativrätt, Rättvisa bidrag till samlingslokalerna i kommunen

(6)

§ 53 Dnr 2020-000112 - 006

Sammanträdesplan 2021

att fastställa följande sammanträdesdagar för kultur- och fritidsnämnden 2021:

3 feb, 24 mars, 28 april, 9 juni, 15 sep, 20 okt, 24 nov, 20 dec

att fastställa följande sammanträdesdagar för kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott 2021:

13 jan, 3 mars, 14 april, 26 maj, 1 sep, 6 okt, 10 nov, 8 dec, samt att sammanträdena normalt börjar klockan 09:00.

Sammanfattning

Kultur- och fritidsnämnden har tagit fram ett förslag till sammanträdesplan för 2021. Sammanträdena hålls i princip på onsdagar. Nämnden minskar antalet sammanträden jämfört med tidigare år som en del i förvaltningens

besparingsåtgärder.

Under dagens sammanträde ändras förslaget för årets sista nämnd från 22 december till den 20 december.

Beslutsgång

Nämnden beslutar enligt arbetsutskottets förslag.

Beslutsunderlag

Protokoll kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott 2020-11-04, § 94 Tjänsteutlåtande sammanträdesplan kultur- och fritidsnämnden 2021.

(7)

§ 54 Dnr 2019-000001 - 102

Nämndsammanträden med anledning av risk för smittspridning

att nämndens och arbetsutskottets sammanträden, under perioden med skärpta restriktioner enligt folkhälsomyndigheten, ska ha följande funktioner på plats i sammanträdeslokalen:

- Ordförande - Nämndsekreterare - Justerare

att övriga ledamöter, ersättare och föredragande uppmanas att delta på distans.

Sammanfattning

Med anledning av skärpta restriktioner från folkhälsomyndigheten förtydligar kultur- och fritidsnämnden vad som ska gälla vid närvaro under sammanträden.

Det är möjligt att delta på distans då fullmäktige har fattat beslut om detta.

Distansdeltagande ska ske genom ljud- och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor. Viktiga funktioner som behöver finnas på plats i lokalen är ordförande, nämndsekreterare och utsedd justerare. Ersättare som deltar ombes att stänga av sitt ljud och sin bild under sammanträdet.

Beslutsgång

Beslutsunderlag

Protokoll kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott 2020-11-30, § 103 Skrivelse Nämndsammanträden med anledning av risk för smittspridning

(8)

§ 55 Dnr 2020-000121 - 806

Taxor 2021

Kultur- och fritidsnämndens förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar

att anta de nya taxorna: Hållbart kalas på Mulle Meck 2500 kronor. Plastkort och taggar för exempelvis entrébiljetter taxa; 45 kronor för ett nytt kort/tagg, 100 kronor för ett borttappat plastkort/tagg. Befintliga kunder som förnyar sitt giltiga kort betalar ingen avgift för plastkortet.

Kultur- och fritidsnämnden beslutar att anta nämndens uppräknade taxor enligt bilaga.

Sammanfattning

Förvaltningschef Anna Lindqvist redogör för ärendet.

Kultur- och fritidsnämnden har behov av att införa två nya taxor.

Som ett led i Mulle Mecks arbete med hållbarhetsfrågor och kretsloppstänkande har det uppkommit ett behov av att utveckla verksamheten med kalas med ett hållbarhetsperspektiv, det vill säga ekologiska och lokalproducerade produkter.

Då dessa som regel är dyrare i inköp behöver taxan för dessa kalas vara högre.

Taxan föreslås vara 2500 kronor, att jämföra med övriga kalas som enligt föreliggande förslag kommer att osta 1 990 kronor. Namnet på det hållbara kalaset är Viola Wallmans tårtkalas. Övriga teman på kalasen är Mulle Mecks korvkalas och Bagar Birgits glasskalas.

Badhusens biljettsystem uppdateras inte längre. I det nya system som

upphandlats går man från pappersbiljetter till plastkort, undantaget för enstaka bad. Plastkorten är dyrare i inköp, därför behövs en ny taxa för plastkort.

Dessutom föreslås en högre taxa för ersättning av borttappat kort. Förslaget är att befintliga kunder som ska förnya sina kort undantas från den nya taxan.

Förslaget har formulerats så att eventuella framtida plastkort och taggar i förvaltningen, som kan fylla andra funktioner, ska följa den nya taxan.

Enligt kommunfullmäktiges beslut räknas befintliga taxor upp med Sveriges kommuner och Regioners index, PKV. I år innebär indexet cirkla två procents höjning. Då förslaget inte är exakt, utan har avrundats till jämna femkronor behöver kultur- och fritidsnämnden anta de uppräknade taxorna. Bibliotekets taxor är undantagna då de ingår i de Gävleborgsövergripande HelGe-

samarbetet och därför hanteras i särskild ordning.

(9)

Beslutsgång

Beslutsunderlag

Protokoll kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott 2020-11-04, § 93 Tjänsteutlåtande kultur- och fritidsnämndens taxor 2021

Dokument Taxor Kfn 2021 Beslutet skickas till

Kommunstyrelsen

(10)

§ 56 Dnr 2020-000005 - 036

Rapport av synpunkter till 2020

att godkänna förvaltningens återrapport av synpunkter för perioden 2019-11-29 till 2020-11-27.

Sammanfattning

Kultur- och fritidsförvaltningen presenterar inkomna synpunkter och klagomål under perioden 2019-11-29 till 2020-11-27.

Hudiksvalls kommun vill ta tillvara på kommuninvånares och kunders upplevelser av de tjänster som finns inom kommunen. De synpunkter som kommer in är en viktig informationskälla för att förbättra, utveckla och

förstärka de verksamheter som bedrivs inom kommunen. Det är en viktig del i att kunna leverera samhällstjänster av högsta kvalitet till medborgare, brukare, kunder, besökare och företag. För Hudiksvalls kommun och kultur- och fritidsförvaltningen, är en välfungerande synpunktshantering, där medborgares och kunders synpunkter tas tillvara, en viktig del i kommunens och

förvaltningens utvecklingsarbete för att uppnå visionen att vara ”Sveriges bästa kommun att leva och verka i”.

Badhusen är den verksamhet som får ta emot flest synpunkter vilket i år handlar mycket om de åtgärder som införts med anledning av

Coronapandemin. Även biblioteket får ta emot en hel del synpunkter gällande tillgänglighet, information och lokaler. Fritidsgårdarna, Mulle Meck/ KomTek och Kulturskolan har inte fått några synpunkter på sina verksamheter i år.

Beslutsgång

Beslutsunderlag

Protokoll kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott 2020-11-30, § 107 Rapport av inkomna synpunkter 2020

(11)

§ 57 Dnr 2020-000099 - 004

Dokumenthanteringsplan 2021 Kultur- och fritidsnämnden

att anta den reviderade dokumenthanteringsplanen.

Sammanfattning

Dokumenthanteringsplanen är ett hjälpmedel som visar på vilket sätt verksamheten dokumenteras och hur dokumenten ska tas om hand och bevaras. Planen innehåller en förteckning över de dokument och handlingar som används inom verksamheten. Den har uppgifter om hur dokumenten ska hanteras, vilka handlingar som ska bevaras, vad som ska gallras och vad som ska levereras till centralarkiv. Planen är ett stöd för hur förvaltningen ska tillvarata allmänhetens rätt till insyn, behov av att kunna söka information och forskningens framtida behov. I den reviderade dokumenthanteringsplanen har följande förändringar gjorts:

o Digitala handlingar ska enbart förvaras digitalt och inte skrivas ut på papper som idag.

o Handlingar som inkommer på papper scannas och förvaras digitalt, undantag för avtal.

o Gallringsfristen för handlingar som kommer in på papper föreslås vara

"vid inaktualitet". Det innebär att gallring kan ske när en kontroll är genomförd och den visar att innehållet i den skannade handlingen stämmer överens med pappersoriginalet.

Förslaget bidrar till att uppfylla kommunfullmäktiges verksamhetsmål

”effektivisering genom behovsstyrd digitalisering”.

Beslutsgång

Beslutsunderlag

Protokoll kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott 2020-11-30, § 106 Tjänsteutlåtande Dokumenthanteringsplan 2021 Kultur- och fritidsnämnden Handling Dokumenthanteringsplan Kultur- och fritidsnämnden

(12)

§ 58 Dnr 2019-000045 - 042

Ekonomisk rapport november

Sammanfattning

Ekonom Erik Andersson informerar om hur nämndens ekonomi förhåller sig till budget.

Utfallet för nämnden januari till november visar ett överskott på 1,173 miljoner kronor. Förvaltningen har fått in mer stadsbidrag än budgeterat, nytt avtal med Glysisvallen samt sänkta personalkostnader är några anledningar till att

förvaltningen just nu ligger över budget. Men många av de intäkter som brukar komma in vid årets slut kommer inte faktureras vilket kan leda till ett

underskott på cirka en miljon kronor vid årets slut.

Ordförande tackar för informationen.

(13)

§ 59 Dnr 2019-000127 - 889

Biblioteksplan Hudiksvalls kommun

att anta ”Biblioteksplan 2021-2024.

Sammanfattning

Bibliotekschef Johan Anderung redogör för ärendet.

Förslag till ny biblioteksplan för Hudiksvalls kommun har utarbetats av bibliotekets chef i samarbete med bibliotekets personal och i vissa delar grundskolechef, Lärandeförvaltningen. De delar som enbart berör lärandeförvaltningen är inte helt klara ännu.

Varje kommun i landet ska i enlighet med bibliotekslagen (2013:801) ha en biblioteksplan som ska fungera som ett strategiskt styrdokument för

biblioteksverksamhetens utveckling i kommunen. Den plan som nu utarbetats gäller för åren 2021-2024 och ersätter den som gällt 2016-2020 (förlängd med ett år). Ansvaret för biblioteksplanens genomförande åvilar de nämnder under vilka biblioteksverksamheten är organiserad. Kultur och Fritidsnämnden och Lärandenämnden.

Beslutsgång

Stefan Bäckström (S) yrkar bifall till arbetsutskottets förslag.

Beslutsunderlag

Protokoll kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott 2020-11-30, § 111 Tjänsteutlåtande Biblioteksplan Hudiksvalls kommun, 2020-11-20 Dokument Biblioteksplan Hudiksvalls kommun 2021-2024 Beslutet skickas till

Bibliotekschef Lärandenämnden

(14)

§ 61 Dnr 2020-000001 - 039

Återrapport Internkontroll 2020

att godkänna förvaltningens uppföljning av den interna kontrollen 2020.

Sammanfattning

Kultur- och fritidsförvaltningen redovisar uppföljning av den interna

kontrollplanen som antogs 2020-02-19, § 11. Fyra rutiner/processer valdes ut för granskning:

Nya bidragsregler för allmänna samlingslokaler

Bedömning: Ansvarig handläggare har på grund av coronautbrottet inte besökt föreningarna. Istället har man haft kontakt per telefon samt att handlingar har begärts in.

Åtgärd: Handläggningsrutinerna har reviderats och upplevs idag som mycket tydligare för föreningarna. Bedömningarna av bidragen är mer likvärdiga.

Kultur- och fritidsnämndens reglemente

Bedömning: Av reglementet framgår att kultur- och fritidsnämnden har ansvar för kommunens konsumentpolitik. Detta ansvar flyttades över till

kommunstyrelseförvaltningen vid årsskiftet 2019-2020. Övriga uppgifter i reglementet utförs enligt uppdraget.

Åtgärd: Dokumentet uppdateras.

GDPR: rutin för personuppgiftsbiträdesavtal

Bedömning: Ett av de system som kultur- och fritidsförvaltningen använder saknar personuppgiftsbiträdesavtal, Kulturbiljetter.

Åtgärd: Nytt biljettsystem är under upphandling.

(15)

Arbetsmiljö: Kraftkartan används som modell för att förbättra arbetsmiljön och öka frisknärvaron

Bedömning: Samtliga enheter i förvaltningen arbetar med Kraftkartan. Under året har arbetet periodvis pausats på grund av coronan. Samtliga

handlingsplaner och medskick har genomförts eller så har medarbetarna fått återkoppling.

Åtgärd: Arbetet med Kraftkartan som modell fortsätter under 2021.

Beslutsgång

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande återrapport internkontroll 2020, 2020-11-23 Uppföljningsrapport till kommunstyrelsen år 2020

(16)

§ 62 Dnr 2020-000006 - 800

Förvaltningen informerar

Förvaltningschef Anna Lindqvist informerar om aktuella händelser:

 Fördelning av medel i förvaltningen

 Scens:se

 Fritidsgård för motorintresserade unga

 Corona – nya stängningar

 Corona – återgång till normalläge Ordförande tackar för informationen.

(17)

§ 63 Dnr 2020-000010 - 800

Nämnden informerar

Nämnden informerar om aktuella händelser:

 Ordförande informerar om en utbildning gällande barnkonventionen som alla i nämnden ska genomföra.

 Ordförande informerar om att krisledningsnämnd är aktiverad. Det är beslutat om att krisledningsnämndens arbetsutskott ska hantera alla ärenden i kommunen utom myndighetsutövning.

 Sven Bergström Trolin (C) tipsar om Karin Lundholms utställning på museet.

(18)

§ 64 Dnr 2020-000003 - 002

Återrapport delegationsbeslut 2020

att godkänna redovisningen.

Sammanfattning

Kultur- och fritidsnämnden har överlåtit sin beslutanderätt till utskott, ordförande samt till förvaltningschef enligt fastställd delegeringsordning.

Förvaltningschef har vidaredelegerat beslutanderätten i vissa ärenden till

enhetschefer och arbetsledare som i sin tur har vidaredelegerat rätten att besluta i vissa ärenden. Dessa beslut ska redovisas till kultur- och fritidsnämnden.

Redovisningen innebär inte att nämnden får ompröva eller fastställa delegeringsbesluten. Däremot får nämnden återkalla beslutanderätt.

Nr* Ärende Summa kr: Beslutsdatum

År-mån-dag Bilaga/or Dnr:

63 Tillfällig stängning av Mulle Meck 2020-11-17 2020-128- 189

64 Tillfällig stängning av de små

filialbiblioteken 2020-11-17 2020-128- 189

65 Tillfällig stängning av idrottshallar och gymnastiksalar

2020-11-17 2020-128- 189

66 Tillfällig stängning av

omklädningsrum 2020-11-17 2020-128-

189

67 Förtydligande av villkor för verksamhet på badhusen

2020-11-18 2020-128- 189

68 Stängning av badhusen 2020-11-13 2020-054- 822

69 Tillfällig stängning av bibliotek i Delsbo

2020-11-24 2020-128- 189

(19)

70 Tillfälliga begränsningar på

fritidsgårdarna 2020-11-26 2020-128-

189

(20)

§ 65 Dnr 2020-000002 - 800

Meddelanden för kännedom 2020

Meddelas nämnden och läggs till handlingarna.

 Byggnadsnämnden 2020-11-09, § 86

Detaljplan för Idenors-Åkre m.fl i Idenor, Hudiksvalls kommun, Gävleborgs län.

 Kommunstyrelsen 2020-11-10, § 127

Förslag på överföring av verksamhet, Glada Hudik Teatern

 Byggnadsnämnden 2020-11-09, § 87

Detaljplan för fastigheten KÖPMANBERGET 5:7 i Hudiksvalls kommun

 Kommunstyrelsen 2020-10-13, § 112

Redovisning av besvarade och obesvarade medborgarförslag - 2020

(21)

§ 66 Dnr 2020-000011 - 800

Eventuellt tillkommande ärenden och övriga frågor

Sven Bergström Trolin (C) ställer fråga om vilket ansvar kultur och fritid har för friluftsliv och friskvård? Många är ute i skog och mark och söker sig till de grillplatser som finns i kommunen där det kan bli trångt. Går det att ordna fler cementringar runt om i kommunen och kanske några bänkar?

Förvaltningschef Anna Lindqvist svarar att hon tar med detta till fritidsutvecklaren som planerar dessa åtgärder tillsammans med tekniska förvaltningen.

Stefan Bäckström (S) ställer fråga om vandringsleder och skogsbruk. Där det framkommit att vandringsleder förstörs vid skogsbruk. Hur gör vi för att inte vandringsleder förstörs?

Förvaltningschef Anna Lindqvist svarar att tekniska förvaltningen ansvarar för skötsel av vandringsleder.