IT-stödet vid Uppsala universitet: En fallstudie vid institutioner tillhörande samhällsvetenskapliga fakulteten

Uppsala universitet

Inst. för informationsvetenskap/Data- och systemvetenskap

IT-stödet vid Uppsala universitet

En fallstudie vid institutioner tillhörande samhällsvetenskapliga fakulteten

Max Fiske, Michael Eklund

Handledare: Owen Eriksson Examensarbete 15hp

Nivå: C

Informationssystem (2AD335) VT 2013

Sammanfattning

Syftet med studien är att kartlägga och utvärdera IT-stödet inom institutioner tillhörande den samhällsvetenskapliga fakulteten vid Uppsala universitet. En fallstudie har genomförts som resulterat i en verksamhetsdiagnos som utgör en summativ utvärdering av IT-stödet för grundutbildningen. I denna utvärdering beskrivs problem och styrkor med IT stödet ur ett verksamhetsperspektiv.Studien visar att IT-stödet (e-infrastrukturen) på lokal nivå inom Uppsala universitet är komplex, problematisk och att den har en skiftande kvalitet. Undersökta institutioner har olika behov och krav på IT-stöd. Det finns också skillnader i de olika

verksamheternas arbetsmetoder, uppbyggnad av kurser, budgetering och administrativa sysslor, vilket gör att vissa institutioner har mer problem med IT stödet än andra. Resultatet och de rekommendationer som ges i uppsatsen kan ses som en input i den strategiska planeringen för IT-stödet vid Uppsala universitet. Ur ett generellt perspektiv visar den djupa fallstudien på problem som finns i många organisationer när det gäller e-infrastrukturens och verksamhetens ömsesidiga anpassning till varandra. Studien visar på ett detaljerat sätt hur generella problem med e-infrastrukturer inom organisationer som beskrivs i litteraturen i form av att systemen är

isolerade öar, redundans och dubbelinmatning av information leder till problem i verksamheten.

Abstract

The purpose of this study is to describe and review the IT systems that are currently in use within the Faculty of Social Sciences at Uppsala University. A case study has been conducted resulting in an operation diagnosis of the current situation and a summative evaluation of the IT systems available to undergraduate studies within the faculties. In this evaluation the strengths and weaknesses of the IT support are assessed in relation to the business processes of the faculties.

The case study shows that e-infrastructure at a local level within Uppsala University is complex, problematical and of varying quality. The institutions investigated have differing needs and demands of IT-support. Work methods vary from institution to institution particularly in the structure, budgeting and administration of courses and this variation means that some institutions manage their IT-support better than others. The results and recommendations presented in this study can be seen as a contribution to the strategic planning of IT-support in the university. From a wider perspective the detailed case study illuminates problems that exist in many organizations where e-infrastructure and administration need constantly to adapt to each other. The study confirms in a detailed manner that organizations that have segregated e-infrastructure systems, often described in literature as isolated islands, are prone to both redundant and duplicate inputting of information resulting in administrative problems in the running of the organization.

Nyckelord: Uppsala universitet, IT-stöd, E-infrastruktur, informatikinfrastruktur, fallstudie

Begreppslista

Activity infrastructure: Är kärnprocesserna och hur de hänger ihop i en verksamhet.

Bottom Up: Är sammansättning av system för att forma ett större system.

Fem steg i design science: Är fem steg som genomförs i utvecklingsmetoden design Science.

Dessa steg är: Awareness, Suggestion, Development, Evaluation, Conclusion.

Information and communications technology (ICT): Är en mer specifik term av informationsteknik som betonar rollen av enhetlig kommunikation.

LMS(Learning management system): Är en webbaserad kursmiljö som tidigare främst användes för distansutbildningar men numera även används frekvent under traditionell undervisning.( K. Ellis, Ryan, Learning management Systems)

Portfolio av system: En grupp av IT-system

Top Down: Är nedbrytning av ett system för att få insikt i dess undersystem.

Innehållsförteckning

1. Inledning ... 1

1.1 Bakgrund ... 1

1.2 Forsknings problem ... 1

1.3 Syfte ... 3

1.4 Avgränsningar ... 4

1.5 Kunskapsintressenter ... 4

2. Metod ... 5

2.1 Forskningsmetodik ... 5

2.2 Summativ ansats ... 6

2.3 Förändringsanalys ... 7

2.3.1 Verksamhetsdiagnos ... 8

2.4 Fallstudie ...10

2.5 Datainsamlingsmetodik ...12

2.6 Kvalitativ dataanalys ...12

2.7 Tillvägagångssätt ...13

3. E-infrastruktur ...17

3.1 Definition av e-infrastruktur ...17

3.1.2 Vertikal indelning av e-infrastruktur ...18

3.1.3 Informatik planering ...19

4. Institutionella förutsättningar ...21

4.1 Samhällsvetenskapliga fakulteten ...21

4.2 Förordningar ...22

4.3 Program för kvalitetsarbete, IT-utveckling och användning vid Uppsala universitet ...23

5. E-infrastruktur vid Uppsala universitet ...25

5.1 IT-stödet ...25

5.1.1 Studentportalen ...25

5.1.2 Pingpong ...25

5.1.3 Selma ...25

5.1.4 Uppdok/Ladok ...26

5.1.5 UU-plus ...27

5.1.6 GLIS ...27

5.1.7 Raindance ...27

5.1.8 Antagning.se ...28

5.1.9 UHR databas ...28

5.1.10 NyA ...28

5.1.11 TimeEdit ...28

5.2 Informationssysteminfrastrukturen och kopplingen till olika verksamhetsprocesser ...28

5.2.1 Verksamhetsprocesser ...28

5.3 Informationssysteminfrastrukturen på lokal nivå ...30

5.4 Informationssysteminfrastrukturen på Nationell nivå ...33

6. Verksamhetsdiagnos – Del 1. Verksamheten ...34

6.1 Verksamhetsdefinition ...34

6.2 Handlings och process analys ...35

6.3 Begreppsanalys ...39

7. Verksamhetsdiagnos – Del 2. Identifierade problem och styrkor vid institutioner ...41

7.1 Statsvetenskapliga institutionen ...41

7.2 Institutionen för Informatik och media ...44

7.3 Institutionen för psykologi ...46

7.4 Företagsekonomiska institutionen ...47

7.5 Samhällsvetenskapliga fakulteten ...49

8. Verksamhetsdiagnos – Del 3. Problem, styrkor och målanalys ...51

8.1 Problemlista ...51

8.2 Problemgraf ...54

8.3 Styrkeanalys ...57

8.4 Målanalys ...58

9. Diskussion och resultat ...60

9.1 Diskussion ...60

9.2 Rekommendationer till kvalitetsgruppen ...63

9.3 Slutsats ...64

10. Källförteckning ...66

11. Bilagor ...70

1

1. Inledning 1.1 Bakgrund

I takt med att antalet informationssystem ökar vid Sveriges universitet/högskolor så ökar även kravet på kommunikation mellan dessa informationssystem fungerar och att dessa system stödjer verksamheten på ett effektivt sätt. En sådan samling av informationssystem kallas för e-

infrastruktur i denna uppsats. Informationssystem som på ett bra sätt stödjer verksamheten och som kan samverka med varandra har blivit en necessitet för att högskolorna i Sverige ska kunna bedriva och erbjuda utbildning till studenterna. Därför används gemensamma statliga system som tillsammans bildar en nationell e-infrastruktur som måste samverka med den lokala e- infrastrukturen som finns inom varje universitet. Dessa två olika e-infrastrukturer av system utgör grunden för lärosätenas IT-stöd och dess förmåga att kommunicera och erbjuda utbildning.

1.2 Forsknings problem

Utformningen av den nationella och lokala e-infrastrukturen och på det sätt som den stödjer verksamheten är inte oproblematisk.

Detta utdrag finns i en rapport från internrevisionen vid Uppsala universitet:

Under de senaste åren har flera IT-relaterade risker vid universitetet identifierats, bl.a. att det saknas miniminivåer för institutionernas IT-stöd samt att universitetets samordning av IT-stödet brister. Om verksamheten inte erhåller IT-stöd av tillfredsställande kvalitet på ett effektivt sätt finns risk för negativ påverkan[...] (Andersson & Davidsson, 2011, s. 3)

Att det existerar problem inom verksamheten kopplade till e-infrastrukturen och hur den stödjer verksamhetens kärnprocesser är inget som är unikt för Uppsala universitet. Detta är ett generellt problem som kan återfinnas inom andra universitet och verksamheter. Frågor som berör den här problematiken har rönt ett allt större intresse och kan kopplas till begrepp som

informationssystemsinfrastruktur, systeminfrastruktur eller e-infrastruktur vilket är det begrepp som används i uppsatsen.

En e-infrastruktur utgör en delad heterogen installerad bas av informationssystem och dess samverkan inom ett företag och dess omgivning.(Hanseth och Lyytinen, 2010). Generella problem som beskrivs när det gäller e-infrastrukturer är att de inte stödjer verksamhetens processer på ett bra sätt och att systemen är fragmenterade vilket innebär att

informationssystemen ligger som isolerade öar utan elektronisk samverkan vilket leder till onödigt dubbelarbete och dubbellagring av information.

2 E-infrastrukturen vid Uppsala universitet kan beskrivas på två olika nivåer. En nationell nivå som beskriver hur universitets egna system interagerar med nationella till exempel när det gäller antagningsprocesser och utbildningserbjudanden. En annan lokal nivå beskriver hur Uppsala Universitets egna system kommunicerar med varandra och hur dessa stödjer kärnprocesser som behandlar budgetering, kursplanering och bokning av lokaler. Båda nivåer av system har en komplex inre struktur där samverkan inte sker helt utan problematik. Problem på både

nationellnivå och lokalnivå existerar både i kommunikation mellan de två nivåerna men även i den inre strukturen av dem.

Den nationella nivån innefattar hur universitets system generellt interagerar med andra system gällande antagningsprocesser och utbildningserbjudanden men även när det gäller rapportering av studieresultat. Det här inkluderar även kommunikation mellan olika myndighetssystem på nationell nivå och deras databaser. Samverkan mellan de olika systemen på denna nivå är komplex och förutsättningarna för kommunikation förändras kontinuerligt.

Ett exempel på detta är de tre myndigheterna Högskoleverket, Internationella programkontoret och verket för högskoleservice som avvecklades 2012-12-31. Dessa har ersatts av två nya myndigheter Universitetskanslersämbetet (UK-ämbetet) och Universitets- och högskolerådet.

Anledningen till detta är enligt myndigheten HSV:

[..]regeringen vill renodla den verksamhet som idag bedrivs inom myndigheterna. Genom att separera den granskande verksamheten från den främjande och serviceinriktade kommer ansvarsfördelningen mellan de nya myndigheterna att bli tydligare — både för den enskilde medborgaren och för andra institutioner.(hsv.se, två nya myndigheter, 2013)

Ett generellt problem med e-infrastrukturen på nationell nivå är att utformningen av

kommunikationen och samverkan mellan de olika systemen inte stödjer till fullo de aktiviteter som kärnprocesserna på lokal nivå kräver. Ett exempel på detta är Ladok som är det

informationssystem som används för att registrera studenter och att registrera studieresultat och dess samverkan med lokala lärplattformar, så kallade LMS-system (learning management system).

Ett exempel på brister på den lokal nivå är den brist på kursplaneringsverktyg för att stödja grundutbildningen på Uppsala Universitet. Det finns ett tydligt behov av att underlätta kursplaneringen för att säkerställa och effektivisera arbetet. Framförallt saknas det stöd för studierektorer och kursansvariga att planera och följa upp den undervisning som bedrivs.

Kursplaneringen tar mycket tid för studierektorerna och kursbudgeterna som utgör ett viktigt styrinstrument är svåra att göra tillgängliga och uppdatera.

Kursansvariga lärare saknar ett bra IT-stöd för att följa upp undervisningen. Ett annat problem är integrationen med sal bokningssystemet TimeEdit, som idag sker på ett ineffektivt sätt. Idag sker detta igenom att kursadministratörerna skickar Excel-ark om begäran om lokalresurser till

3 bokningsansvarig bifogat i ett e-mail som registreras av bokningsansvarig. Kursadministratören baserar denna begäran på Excel-ark som i sin tur inhämtats från kursansvariga lärare via e-mail, eller baserar sig på föregående års schema.

Dessa problem innebär att det finns behov av att studera hur e-infrastrukturen stödjer

grundutbildningsprocessen vid Uppsala universitet på grund av att alla dessa problem påverkar effektiviteteten och kvaliteten på grundutbildningen. På uppdrag av kvalitetsgruppen inom samhällsvetenskapliga fakulteten vid Uppsala universitet har vi därför fått i uppdrag att genomföra en kartläggning och utvärdering av IT-stödet som används vid grundutbildningen.

Utvärderingen av IT-stödet belyser problem kopplade verksamhetsprocesser som har att göra med grundutbildningen och dess ekonomi. Skälet till genomförandet av studien är att IT-stödet inte stödjer verksamhetens krav på ett tillfredsställande sätt och att det finns problem med hur IT-system kommunicerar med varandra.

1.3 Syfte

Studien genomförs som en djup fallstudie vid den samhällsvetenskapliga fakulteten vid Uppsala universitet för att undersöka det befintliga IT-stödet i relation till grundprocesserna i

verksamheten. Syftet är att undersöka hur grundprocesser i verksamheten används för att stödja utbildning och undervisning. Kartläggningen involverar ett antal informationssystem som tillsammans utformar en informationsinfrastruktur som skall stödja verksamheten som idag inte fungerar optimalt. Granskningen av institutionernas IT-stöd ska resultera i en nulägesrapport som beskriver verksamheten och dess IT-stöd.

En förståelsekunskap ska utvecklas för hur kommunikation sker och var problem uppstår och kan tänkas uppstå som är direkt kopplade till IT-stödet inom verksamheten. Detta innebär att identifiera problem som sker vid verksamhetsstyrning och dess bedrivande. Vi kommer att utveckla förklaringskunskap som bedriver orsakerna till dessa problem. En sådan kunskap kan användas för att skapa välgrundade rekommendationer för hur verksamhet och

informationsinfrastrukturen skall kunna förändras. Detta har en koppling till vägledande kunskap.

Kunskapsbidraget ligger i att fallstudien ger en djup insikt i det komplexa förhållandet mellan verksamhetsprocesser och e-infrastrukturer ur ett organisatoriskt perspektiv. De problem som beskrivs i uppsatsen är typiska för de problem som man kan finna när det gäller hur e-

infrastrukturen stödjer verksamhetens processer inom en organisation. Den litteratur som finns om e-infrastrukturer behandlar främst utveckling av universella e-infrastrukturer (Hanseth och Lyytinen, 2010) eller utveckling av e-infrastrukturer inom en sektor (Marcus, Steinfield,

Wigand, Minton 2006). Denna studie belyser problem som finns med en e-infrastruktur inom en

4 organisation. Axelsson och Goldkuhl (1998) är ett exempel på en sådan studie men ingen

liknande studie har tidigare genomförts vid landets universitet.

1.4 Avgränsningar

Studien ämnar kartlägga befintlig struktur av informationssystem vid Uppsala universitet som är relaterade till grundutbildningsprocessen. Det här innefattar även informationssystem som är involverade på en nationell nivå men som möjliggör antagningsprocessen på lokal nivå vid Uppsala universitet. Studien fokuserar på den e-infrastrukturen som existerar inom Uppsala universitet, dock krävs en redogörelse för system på nationellnivå för att skapa en förståelse för utbytet av information mellan de olika nivåerna.Studien behandlar ej de tekniska egenskaperna som möjliggör kommunikation mellan systemen eller gå in i djupare detalj kring tekniska strukturer. Begreppen informationsinfrastruktur och ICT-infrastruktur kommer ej att behandlas i denna studie. Det är viktigt att tydliggöra att varje universitet har en unik e-

informationsinfrastruktur och hur den stödjer kärnprocesser i verksamheten varierar vid olika lärosäten. Fallstudien är avgränsad till att undersöka hur IT-stödet fungerar vid fyra institutioner inom den samhällsvetenskapliga fakulteten. Studien har avgränsats ytterligare genom att inte undersöka användandet av IT-stöd kopplat till forskning som sker inom verksamheten utan fokuserar enbart på den grundutbildning som erbjuds inom institutionerna.

1.5 Kunskapsintressenter

Studien är primärt ämnad att användas av kvalitetsgruppen vid samhällsvetenskaplig fakultet men även andra fakulteter kan ses som kunskapsklienter. Även andra universitet i Sverige bör kunna nyttja denna kunskap eftersom en liknande e-infrastruktur även finns vid andra universitet.

Andra myndigheter och organisationer kan även räknas som kunskapsintressenter eftersom studien påvisar styrkor och svagheter av IT-stödet i den undersökta verksamheten och ämnar ta fram en generaliserbar kunskap.

Kunskapen ska användas för att skapa värde för användarna av IT-stödet men även för verksamheter som har ett intresse för hur informationssystem och informationsinfrastrukturer påverkar kärnprocesser i en verksamhet.

5

2. Metod

I det här avsnittet presenteras vald metodik och tillvägagångssätt som använts i

forskningsprocessen för att ge insikt i hur studien har bedrivits. Först introduceras vald

forsknings metodik och forskningsansats för att sedan behandla förändringsanalys och fallstudie.

2.1 Forskningsmetodik

För att beskriva vald forskningsmetodik använder sig studien av Oates(2006) modell som beskriver forskningsmetodiken i samband med design science (design and creation). Vi har valt denna modell (se figur 1) därför att vår studie motsvarar det första steget Awereness i samband med design science. Det finns därmed en likhet med vår studie och Design Science men det finns också en olikhet som gör att vår studie inte kan betraktas som Design Science. Vi utvecklar inte en IT artefakt, modell eller metod i samband med vår studie. Det vill säga vi genomför inte faserna suggestion och development som är de andra faserna som beskrivs i Design Science. Vi presenterar därför en modell som är anpassad till vår studie men skälet till att vi valt modellen trots att vår studie inte kan beskrivas som Design Science är att den utgör ett bra verktyg för konceptualisera den valda forskningsmetodiken.

Utvecklingsmetodiken i figur 1 beskriver och utvärderar verksamhetens och dess

informationssystem utifrån en summativ ansats. En summativ ansats syftar till att beskriva och utvärdera ett undersökt område. Vi har valt att använda oss av en förändringsanalys som utvärderingsmetodik eftersom detta är en metodik som kan användas för utvärdering av IT baserade verksamheter och verksamhetsförändring. Att utvärdera en verksamhet och dess IT- stöd som vi gör resulterar i en verksamhetsdiagnos som är en nuläges beskrivning av

verksamheten och dess IT-stöd. Detta kan ses som en del i att förbättra IT-stödet genom att bedriva ‖Informatic Management‖(IM). IM som syftar till att utvärdera och förändra verksamhetens processer och dess IT-stöd ur ett strategiskt perspektiv.

Skillnaden mellan förändringsanalysen och IM ligger i perspektiv, förändringsanalys görs bottom-up medan IM bedrivs top-down och ur ett mer strategiskt perspektiv. Dessa båda perspektiv kan kombineras på det sätt som gjorts i denna studie.

Verksamhetsdiagnosen och IM ligger till grund för den summativa ansatsen, som används för att genomföra en förklarande och beskrivande fallstudie. Fallstudien utförs med underlag från inhämtad dokumentation om informationsinfrastrukturen och intervjuer med intressenter samt kartläggning i den summativa ansatsen vilket resulterar i den slutgiltiga forskningsmetodiken.

Verksamhetsdiagnosen kan användas för vad Beynon-Davies(2009) kallar för ‖Informatics Planning‖ (IP, se figur 1). Syftet med IP är att utforma en förändringsplan där verksamheten och IT-stödet skall förändras på integrerat sätt vilket förutsätter att en summativ utvärdering har

6 genomförts innan en strategi utvecklas för hur IT-stödet och verksamheten kan förändras på ett integrerat sätt.

Figur 1. Forskningsmetodik

2.2 Summativ ansats

Utvärderingsmetodiken i denna studie bygger på en utvärderande ansats inom informatics planning av Beynon-Davies(2009). En summativ analys inom området för informatik planering används för att beskriva processerna och kartläggningen av informationssystem. Enligt Beynon- Davies(2009) används en summativ ansats för att utvärdera värdet av ett eller flera system efter att de har implementerats i verksamheten. Normalt resulterar utvärdering i ett resultat bestående av fördelar och nackdelar som beskrivs i den strategiska utvärderingen.

Skälet till att en summativ ansats har valts motiveras utifrån den valda forskningsstrategin. För att fallstudien ska kunna utvärdera hur det befintliga IT-stödet fungerar i verksamheten behövs en summativ utvärdering genomföras. Den summativa ansatsen resulterar i en

verksamhetsdiagnos som är en nuläges-analys av verksamheten och hur den stödjer verksamheten beskrivet med hjälp av en förändringsanalysmetodik. Kartläggningen av

7 informationssystem inom verksamheten kommer att fokusera på den utvärderande ansatsen av informationssystem och dess styrkor och svagheter som är implementerade i verksamheten.

Enligt Beynon-Davies(2009) innebär informatik planering en iterativ process för att definiera det optimala IT-stödet för en organisation. Planeringen involverar förändringsplaner för att förändra informationssystemsinfrastrukturen så att den innehåller en portfolio av system för

vidareutveckling som realiseras i en informatik strategi. Informatik strategi kan beskrivas som strukturer av information, informationssystem och IT-komponenter som ska implementeras i verksamheten och som måste utvecklas och anpassa till verksamhetens processer. Syftet med informatic planeringen ska vara att utnyttja IT till att utveckla verksamheten ur ett strategiskt perspektiv. (Beynon-Davies 2009)

Figur 2. Process of informatics service (Beynon-Davies 2009, sid. 294)

2.3 Förändringsanalys

Studien använder sig av en förändringsanalys för att beskriva verksamheten och göra en nuläges analys av verksamheten och dess IT-stöd. En förändringsanalys består av en verktyglåda av ett antal metodkomponenter, se figur 3. Enligt Goldkuhl, G. & Röstlinger, A.(2012) är inte avsikten att alla delar i verktygslådan ska användas i varje förändringsanalys oavsett storlek på analysen.

Utifrån verktygslådan har metodkomponenten verksamhetsdiagnos använts för att göra en nulägesanalys som en del i den summativa analysen. Förändringsanalysen grundar sig i Goldkuhl, G. & Röstlinger, A.(2012): Förändringsarbete och förändringsanalys enlig SIMMetoden.

8 Figur 3. Förändringsanalys - metodstruktur.(Goldkuhl, G. & Röstlinger, A. 2012)

En förändringsanalys utgör en viktig inledande fas i ett förändringsarbete och syftar till att diagnostisera befintlig verksamhet och utforma förslag som kan implementeras i framtida verksamhet. Det innebär att innan man tar beslut om förändringsåtgärder inom en verksamhet bör en förutsättningslös diagnos av verksamheten genomföras. Diagnosen ska undersöka problem, styrkor och mål och kan ses som ett separat steg före åtgärdsutveckling.(Goldkuhl, G.

& Röstlinger, A. 2012).

2.3.1 Verksamhetsdiagnos

Ofta bedrivs förändringsarbete inom en verksamhet på tidigt förutfattade lösningförslag utan att problematisera processen vilket kan resultera i att utredningsarbete och lösningförslag anpassas så att det passar en given lösning.(Goldkuhl, G. & Röstlinger, A. 2012). Genom en kartläggning av verksamheten och dess IT-stöd utifrån en verksamhetsdiagnos ska studien problematisera processen av utredningen och undvika att lösningar söker problem.

Begreppet diagnos kommer från grekiskan och betyder undersökning, bedömande och

avgränsande beskrivning.(Rössner, S. Nationalencyklopedin, 2013). I den undersökta kontexten är diagnosen en beskrivande bedömning av IT-stödet för grundutbildning vi den

samhällsvetenskapliga fakulteten vid Uppsala universitet och dess tillstånd.

Verksamhetsdiagnosen består av en kartläggning och analys av nuläge samt sammanfattande nulägesvärdering av IT-stödet och de verksamhetsprocesser som de skall stödja vid den samhällsvetenskapliga fakulteten. Figur 4 beskriver ett antal fokalområden inom

verksamhetsdiagnos. Goldkuhl och Röstlinger beskriver en verksamhetsdiagnos på följande vis:

―En sådan utvärdering (verksamhetsdiagnos) bör därmed klargöra olika problem och brister i verksamheten för att ställning till vad som behövs åtgärdas.‖ (Goldkuhl, G. & Röstlinger, A.

2012, s. 9)

9 Figur 4. Verksamhetsdiagnos - metodstruktur .(Goldkuhl, G. & Röstlinger, A. 2012)

Studien har valt att använda följande begrepp att fokusera på inom verksamhetsdiagnosen för att ta fram en sammanfattande nulägesvärdering:

● verksamhetsdefinition

● begreppsanalys

● målanalys

● styrkeanalys

● problemanalys

● process och handlings analys

Verksamhetsdefinition syftar till att identifiera kategorier inom en verksamhet som kan anses speciellt viktiga med avseende på förutsättningar och resultat. När en verksamhetsdefinition görs kan man antingen utgå ifrån ett specifikt verksamhetsområde, organisatorisk enhet eller flera organisationer. Syftet är att definiera viktiga kategorier inom en verksamhet och skapa en sammanhängande referens till övriga områden inom förändringsanalysen.

Verksamhetsdefinering - metodbeskrivning (Goldkuhl, G. & Röstlinger, A. 2012)

Begreppsanalys ämnar ge kunskap om grundläggande kategorier i verksamheten och befintliga relationer mellan kategorier samt klargöra för det använda verksamhetsspråket. Utifrån

begreppsanalysen kan man definiera begrepp som sedan används inom andra områden inom förändringsanalysen. En begreppsgraf ska visa relationer mellan begrepp.

Begreppsanalys - metodbeskrivning (Goldkuhl, G. & Röstlinger, A. 2012)

En målanalys används för att klargöra de viktigaste målen som en verksamhet har. Genom att utföra en målanalys kan man problematisera och vidareutveckla mål för värdering av

verksamheten och styrning av åtgärder. Målanalysen ska innehålla verksamhetsmål,

målsamband, huvudmål, delmål, målbidrag och målkonflikter och kan beskrivas i en mål graf som visar målsamband (positiva, negativa).

Målanalys - metodbeskrivning (Goldkuhl, G. & Röstlinger, A. 2012)

10 Målet med en styrkeanalys är att påvisa viktiga styreffekter och styrkeorsaker i verksamheten och hur dessa är relaterade till varandra. Ett underlag skapas utav kunskap om styrkesituationer och positiva effekter för att ge underlag och skapa åtgärder som använder de identifierade styrkorna i verksamheten. Styrkorna i verksamheten sammanställs i en styrkegraf för att påvisa styrkesamband på detaljerad nivå.

Styrkeanalys - metodbeskrivning.(Goldkuhl, G. & Röstlinger, A. 2012)

Problem analys innebär att identifiera viktiga problemorsaker i verksamheten och hur dessa är relaterade. Kunskap inom det givna problemet och risker för oacceptabla effekter ger underlag för att gå vidare och skapa problemreducerade åtgärder. Problemen inom en verksamhet sammanställs i en problemgraf.

Problemanalys - metodbeskrivning(Goldkuhl, G. & Röstlinger, A. 2012)

Process och handlingsanalys utförs i en verksamhet för att identifiera vilka handlingar som utförs och hur dessa kan kategoriseras i verksamhetsprocesser. Fokus i analysen ligger på handlingar och förutsättningar för att utföra handlingar. För att beskriva processer och vem som gör vad inom en verksamhet används processgrafer och handlingsgrafer. Processgrafer påvisar processer samt vilken koppling det finns till aktörer i verksamheten(initierare, utövare och mottagare).

Handlingsgrafen beskriver verksamhetens handlingslogik och sammanfattar hur saker görs, vem som gör(utförare) och de villkor som existerar för att något ska göras.

Process - och handlingsanalys - metodbeskrivning.(Goldkuhl, G. & Röstlinger, A. 2012)

Utvalda områden inom verksamhetsdiagnosen ska aktualiseras i en modelldriven diagnos vilket innebär att det kommer representeras utifrån grafiska modeller som ska beskriva

verksamhetsprocesser, mål, problem och styrkor. Utformingen av modellerna sker i form av data flödes diagram (DFD), grafer, tabeller samt text baserad beskrivning av modellerna.

2.4 Fallstudie

Den valda forskningsstrategin är en fallstudie som innebär en detaljerad undersökning av ett särskilt fenomen i ett större forskningssammanhang och används för att nyansera, fördjupa och utveckla begrepp och teorier.(Nationalencyklopedin, Fallstudie, 2013). Syftet med en fallstudie, enligt Oates(2006), är att få detaljrik insyn i kontexten man undersöker och dess komplexa relationer och processer.

Insynen i relationer och processer som Oates beskriver i tidigare stycke är vad fallstudien ämnar fastställa inom ramen för institutioner tillhörande samhällsvetenskaplig inriktning. Komplexa relationer och processer motsvaras i undersökt kontext av aktörer och verksamhetsprocesser kopplade till IT-stödet.

11 Syftet med denna studie är att kartlägga IT-stödet och presentera en verksamhetsdiagnos som beskriver de grundprocesser som möjliggör utbildning och utbildningserbjudande inom verksamheten. Målet är att ta fram en kvalitativ förståelsekunskap och förklaringskunskap genom att undersöka det befintliga IT-stödet och hur det stödjer verksamheten.

Yin (2003b) identifierar tre olika typer av fallstudier, explorativ, beskrivande och förklarande.

Forskningsstrategin kommer i denna studie att utgå från vad Yin identifierar som en beskrivande fallstudie:―A descriptive study leads to a rich , detailed analysis of a particular phenomenon and its context. The analysis tells a story, including discussion of what occurred and how different people perceive what occured.‖(Oates, 2006, s.143)

En förklarande studie går längre än en beskrivande fallstudie i att förklara varför något hände och resultatet av detta. Analysen av en förklarande fallstudie söker att identifiera multipla och sammankopplade effekter och hur de hade effekt på resultatet samt jämföra detta med befintliga teorier.(Oates 2006)

Den genomförda summativa utvärderingen kan både beskrivas som en beskrivande och förklarande fallstudie. Studien ska reflektera verkligheten, vad som sker i den undersökta kontexten för tillfället genom att ha en dialog med intressenter inom den samhällsvetenskapliga fakulteten och förklara och diskutera vad som sker inom verksamheten, vilket Oates(2006) benämner som ―short-term, contemporary study‖. Målet med fallstudien är att ge läsaren in rik insyn den undersökta kontexten, en förståelse för hur kärnprocesser inom verksamheten stöds av informationssystem.

Förutsättningarna för fallstudien är det Oates identifierar som convenience, intressenter som deltar i fallstudien har valt att aktivt delta och ge forskaren tillgång till den kunskap de besitter och detta sker under bekväma förhållanden i form av tid och resurser. För en definition av intressenter i fallstudien se 2.7 tillvägagångssätt.

Enligt Oates(2006) har forskning som baseras på en fallstudie ett tillhörande underliggande filosofisk paradigm bestående av antingen en positivistisk, interpretavistisk eller kritisk forskning. Denna studie anammar det interpretivistiska paradigmet som till skillnad från positivismen studerar verkliga situationer i dess kontext och inte försöker falsifiera och bevisa hypoteser för att nå en objektiv sanning.

Även Heinz K & D Myers påpekar vikten av det interpretavistiska ansatsen vid IS forskning:

―Interpretive research can help IS researchers to understand human thought and action in social and organizational contexts; it has the potential to produce deep insights into information systems phenomena including the management of information systems and information systems development.‖ (Heinz K & D Myers 1999, s. 67)

12 Eftersom forskningsansatsen strävar efter att undersöka komplexa relationer i Uppsala

universitetets e-infrastruktur och hur dessa understödjer kärnprocesser i verksamheten finns det giltiga skäl till att applicera en interpretivistisk ansats. Black påpekar styrkan i det

interpretavistiska ansatsen i sin avhandling The presentation of interpretivist research : ―The strength and power of the interpretivist approach lies in its ability to address the complexity and meaning of (consumption) situations.‖ (Black 2006, s. 319)

Enligt Oates(2006) kan implikationer uppstå i en fallstudie. Oates syftar till det kunskap bidrag som studien resulterar i, är kunskapsbidraget enbart intressant i den undersökta kontexten eller finns det en generaliserbarhet i resultatet som är relevant utanför fallstudien. Kunskapsbidraget kan öka i relevans om rekommendationer går att applicera på exempelvis andra verksamheter i andra kontexter. Fallstudien syftar således till att bidra med ett kunskapsbidrag i vilket det finns en relevant generaliserbarhet.

2.5 Datainsamlingsmetodik

Data insamlingsmetodiken i denna studie har utförts utifrån en summativ ansats. Eftersom det finns mycket dokumenterat kring informationssystemen inom den undersökta kontexten har en selektiv process använts att granska relevant data som används i studien. Datainsamlingen baserats på dokumentation som beskriver informationssystemen (e-infrastrukturen) på lokalnivå vilka är kopplade till institutioner inom Uppsala universitet.

Intervjuer har genomförts med anställda inom den samhällsvetenskapliga fakulteten.

Intervjuerna har genomförts i en semi-strukturerad form och syftar till att ta fram kvalitativ data som innefattar information om hur systemen stödjer verksamhetens grundprocesser. Fokus vid insamlingen av data vid intervjuer har varit att ställa frågor som berör brister och fördelar med IT-stödet.

Genom att använda två typer av datainsamlingsmetoder undersöks fenomen på två olika sätt.

Användingen av mer än en datainsamlingsmetod utgör en bättre grund för undersökningen men tillåter även att data insamlat med en metod kan användas för att ifrågasätta resultatet från en annan metod. Skälet till användingen av två datainsamlingsmetoder är att styrka resultaten och öka dess validitet, detta kallas för method traingulation. (Oates 2006)

2.6 Kvalitativ dataanalys

En kvalitativ dataanalys har genomförts. Analysen används för att kunna urskilja återkommande mönster av data. En fördel med kvalitativ dataanalys är att det finns utrymme för alternativa förklaringar till ett genererat resultat, vilket betyder att forskare kan nå alternativa resultat utifrån samma data.(Oates 2006)

13 En nackdel med kvalitativ dataanalys vid intervjuer är att det ofta kan generera mycket data som leder till en dålig överskådlighet där mönster av data är svåra att urskilja. Dessutom finns det en större risk att forskarens identitet, bakgrund, och antaganden påverka analysen av data till skillnad från en kvantitativanalys. (Oates 2006)

I den kvalitativa dataanalysen första skede ska en första kodning genomföras av irrelevant och relevant data insamlad från utförda intervjuer. Därefter ska en ny kodning av relevant data kategoriseras in i undergrupper för att hitta eventuella samband av problem och styrkor kopplat till verksamhetsprocesser och IT-stöd. Analysen utförs i en iterativ process vilket innebär att data som har bedömts som irrelevant i den första kodningen kan bedömas som relevant vid en eventuellt ny kodning.

2.7 Tillvägagångssätt

Planeringsstadiet av intervjuutförandet involverade stratifierat urval av intressenterinom institutionerna. Problematiken vid urvalet var att hitta en fördelad spridning av anställda vid institutionerna som hade en djup kunskap kring IT-stödet. Utifrån rekommendationer och

tidigare gjorda intervjuer av studiens handledare identifierade vi ett antal viktiga intressenter och därefter gjordes ett selektivt urval. En viktig aspekt vid urvalet var att få en bred variation av data från personer med olika befattningar och ansvarsområden från olika institutioner. Följande befattningar identifierades som viktiga för kunskapsområdet:

● Studierektorer

● Kursansvariga

● Lärare

● Administratörer

● Prefekter

● Studenter

● Utbildningsledare

Slutliga urvalet baserade sig på en spridning inom fyra institutioner inom samhällsvetenskapliga fakulteten:

● Företagsekonomiska institutionen

● Institutionen för Informatik och media

● Statsvetenskapliga institutionen

● Institutionen för Psykologi

Urvalet av intervjupersoner skedde utifrån ett bekvämlighetsurval, på rekommendation valdes intressenter ut inom fyra olika institutioner som har kunskap om och arbetar med de olika

14 systemen. Bekvämlighetsurvalet motiverades med en snäv tidsram för genomförandet och analys av data. Metoden för urvalet kan anses resultera i icke generaliserbar data eftersom antalet intervjuade inom undersökt område skulle kunna anses som bristfällig och icke representativt för IT-stödet inom alla institutioner vid Uppsala universitet.

Urvalet av intressenter avgränsades till:

● 1 Studierektor

● 3 Lärare/kursansvariga

● 1 Prefekt

● 1 Utbildningsledare

● 1 Studievägledare

● 1 Administratör

● 1 Chefsadministratör

Följande informationssystem identifierades som viktiga att behandla i intervjuerna:

● Studentportalen

● Selma

● Ladok/Uppdok

● GLIS

● NYA

● Raindance

● TimeEdit

● PingPong

● UUplus

Vid framtagandet av intervjufrågor betonades vikten av att anpassa frågorna dels till den

intervjuades befattning och institution men även till den kunskap som intressenten ansågs besitta inom användning av specifika informationssystem. Vid frågor till intressenter med ett mer övergripande ansvar för verksamheten som studierektor, prefekt och utbildningsledare var målet att samla in en bredare kunskap kring vilken roll IT-stödet hade i verksamheten.

När intressenter som administratörer, lärare och kursansvariga intervjuades var målet att studera vilka problem och styrkor i användandet av IT-stödet som förmedlades från deras perspektiv.

Kursansvariga lärare använder IT-stödet för att administrera och skapa kurser och kurstillfällen.

Därför ansågs det viktigt att ställa frågor kring processen av skapandet av en kurs till framtagandet av ett färdigt utbildningserbjudande och eventuell problematik kring detta.

Lärare som inte är kursansvariga men ändå undervisar inom en kurs ansågs viktiga eftersom de använder sig av informationssystem som studentportalen för att genomföra kurstillfällen.

Dessutom var det av intresse att ta reda på hur de upplevde att arbeta med verktyget utan att ha insyn i andra system som påverkar informationen som visas i studentportalen.

15 Vid intervjutillfällena har två personer medverkat även om en har varit mer drivande genom intervjuerna. Vid alla tillfällen bortsett från ett har det funnits tillåtelse att spela in samtalet vilket har underlättat datainsamlingen avsevärt. Dessutom har ett antal mindre observationer gjorts av system när den intervjuade har demonstrerat användning och problematik kring specifika IT- stöd. Intervjuerna har varat mellan 40 minuter och en timme.

Efter varje intervju genomfördes en analys av data som samlats in. Två transkriberingar av varje intervju genomfördes och jämfördes sedan med varandra för att kunna säkerställa urvalet av relevant data vilket resulterade i en sammanfattande transkribering. Den slutgiltiga

transkriberingen användes i sin tur för att kategorisera data utifrån befattning och institution.

Utifrån sammanställd data från intervjuer och dokumentation genomfördes sedan dataanalysen.

Den första fasen i dataanalysen innebar en beskrivning av samtliga informationssystem som är relevanta för undersökningen. I samband med detta gjordes också en kategorisering av fyra verksamhetsprocesser samt deras underprocesser. En kategorisering gjordes också av vilka verksamhetsprocesser som använder olika informationssystem. Detta dokumenterades i en matris som beskriver verksamhetsprocessernas relation till informationssystemen, samt vilka

underprocesser som ingår i varje verksamhetsprocess. Detta är dokumentationsformer som används i samband med Informatic Management (IM). (Beynon-Davies, 2009).

Informationssystemen och dess samverkan, e-infrastrukturen på lokal och nationell nivå, beskrevs också med utgångspunkt från denna inledande dataanalys. Detta inledande steg är viktig som bakgrund till den genomförda verksamhetsdiagnosen.

Nästa steg i dataanalysen var att genomföra själva verksamhetsdiagnosen och denna analys har delats in i tre steg.

I det första steget av verksamhetsdiagnosen använde vi oss av data för att göra en verksamhetdefinition, process och handlingsanalys och en begreppsanalys.

I det andra steget beskrevs användningen av IT-stödet ur institutionernas perspektiv. Detta gjordes för att få en förståelse för hur man upplever IT stödet inifrån ur ett

verksamhetsperspektiv.

I det tredje steget analyserades styrkor, problem och mål utifrån bearbetad data som bygger på en metodik av Goldkuhl, G. & Röstlinger, A. (2012). Först kategoriserades data i en iterativ process där problem och styrkor selektivt valdes utifrån relevans. En problemlista skapades där problem delades in i undergrupper tillhörande system och en övergrupp av identifierade

verksamhetsprocesser. Därefter skapades problemgrafer för att påvisa problemens relation.

Styrkorna valdes att redovisas i en löpande text genom att beskriva data som behandlade fördelar

16 av IT-stödet. Denna analys utgör en viktig del av förklaringen till de problem som beskrevs i det andra steget av dataanalysen.

Slutligen är våra resultat och rekommendationer grundade i en diskussion som bygger på den genomförda dataanalysen.

17

3. E-infrastruktur

I det här kapitlet definieras vad en e-infrastruktur innebär. I kapitlet beskriv e-infrastrukturer med utgångspunkt från vertikal och horisontell indelning.

3.1 Definition av e-infrastruktur

För att förstå vad en e-infrastruktur innebär måste begreppet informationssystem först definieras Nationalencyklopedin beskriver informationssystem på följande sätt: ―Exempel på

informationssystem är system som ger stöd för att planera, övervaka eller styra en verksamhet i en organisation[...].‖(Nationalencyklopedin, Informationssystem, 2013). Vilket indikerar att informationssystem implicit existerar inom en organisation ramar.

En traditionell definition av Information system i linje med nationalencyklopedin görs i en rapport skriven av International Federation for Information Processing: ―Informations systems exist exclusively within organisations, to support their work, and to fulfil their information and communication requirements.‖ (Falkenberg, Lindgren, Nilsson, Han Oei, Rolland, Stamper, Van Assche, Verrijn-Stuart, Voss 1998, s. 19)

Problematiken med en sådan definition av informationssystem är att det inte tar i aktning eventuell kommunikation över intraorganisatoriska gränser. Vilket även Selvén uttrycker:

Det som på senare tid blivit allt vanligare är att processerna även omfattar företag och

organisationer utanför den egna verksamheten, med interorganisatoriska datautbyten som följd.

Det räcker därmed inte längre att tala om systemarkitekturer inom en organisation, utan ett allt viktigare begrepp i det sammanhanget blir e-infrastrukturer.(Selvén, 2007, s. 12)

Beynon-Davies (2009) presenterar också ett traditionellt intra-organisatoriskt synsätt på informationssystem. Beynon-Davies använder dock inte termen informationssystem utan

informatikinfrastruktur som beskrivs på följande sätt ―The sum of total information, information systems and information technology resources available to the organisation at any one time.‖

Beynon-Davies(2009, s. 107). Detta betyder att man inom en organisation måste analysera det totala antalet informationssystem, dvs den installerade basen av informationssystem som används och hur de samverkar och stödjer verksamhetens processer.

I likhet med Beynon-Davies anser Hanseth och Lyytinen (2004) att det är den installerade basen som är viktig att analysera ur ett infrastruktur perspektiv. De definierar begreppet

informationsinfrastruktur på följande sätt ‖We define an information infrastructure as a shared, evolving, heterogeneous installed base of IT capabilities among a set of user communities based on and/or standardized interfaces.‖(Hanseth och Lyytinen 2010, s. 208)

18 I kontrast till Beynon-Davies intraorganisatoriska perspektiv menar Hanseth och Lyytinen(2004) att en informationsinfrastruktur inte har något explicit mål eller mening annat än att erbjuda informations relaterade tjänster i samhället. Detta skiljer sig ifrån det mer traditionella synen på informationssystem primärt betraktar informationssystem och strukturer av samverkande informationssystem ur ett intra-organisatoriskt perspektiv.

I uppsatsen kommer vi att använda oss av begreppet e-infrastruktur för att beskriva ett antal samverkande informationssystem. Denna e-infrastruktur kan existera både inom en organisation och mellan organisationer. Skälet till varför vi väljer begreppet och termen e-infrastruktur är att denna struktur av informationssystem utgör en viktig del av samhällets och organisationernas infrastruktur i det moderna informationssamhället. Denna e-infrastruktur kan både analyseras inom en organisation enligt Beynon-Davies eller ur ett inter-organisatoriskt perspektiv enligt Hanset och Lyytinen (2010). Hanseth och Lyytinen(2004) menar att för att man ska kunna förstå en så komplex företeelse som en e-infrastruktur så måste man dela in den på olika sätt. De

föreslår en vertikal indelning av e-infrastrukturen på följande sätt.

3.1.2 Vertikal indelning av e-infrastruktur

En vertikal indelning av e-infrastrukturen innebär att den indelas efter olika generaliserade verksamhetsområden.(Hanseth och Lyytinen 2004). De identifierar tre olika typer av vertikala verksamhetsområden: Universal service, business och corporate information infrastructure.

Tabell 1, Three classes of information infrastructures (Hanseth & Lyytinen, 2004, sid. 216)

Hanseth & Lyytinen (2004) identifierar en Corporate infrastructure som ett socio-tekniskt system som innehåller användare, anställda, leverantörer och partners med en installerad bas av

applikationer som används för att stödja verksamheter. Strukturen består av ett antal heterogena applikationer med sub-infrastrukturer, användare och tjänster som expanderar i och med

integration av nya applikationer införs.

19 Business sector består primärt av verksamheter inom en sektor, samt deras anställda, men även kunder och leverantörer. Expansionen av infrastrukturen växer i och med att ny information delas mellan användare och att fler organisationer involveras. Det existerar en multiplicitet mellan konkurrerande verksamheter, sub-infrastrukturer, standarder och leverantörer.(Hanseth och Lyytinen, 2004)

Studien har ett fokus på det Hanseth och Lyytinen kallar för Corporate Infrastructure för detta är en e-infrastruktur som fokuserar på en enskild organisations e-infrastruktur och som vi betraktar som en lokal e-infrastruktur. Studien undersöker dock även det som de kallar för Business Sector Infrastructure vilket är den nationella nivån i vår studie.

3.1.3 Informatik planering

Att kategorisera e-infrastrukturer utifrån organisation och användningsområde kan vara problematiskt. I många organisationer existerar det oavsett storlek implicita e-infrastrukturer.

Underförstådda strukturer av system som understödjer hanteringen av information inom en verksamhet. Systemens existens inom verksamheten är kända men allt för ofta finns det en bristfällig dokumentation om vilken slags information de hanterar dagligen och hur den är kopplad till organisatoriska aktiviteter. (Beynon-Davies, 2009)

Enligt Beynon-Davies(2009) kan det bero på bristfällig informatikplanering (Informatic Planning) vid införandet av informationssystem. Utveckling och implementation av

informationssystem sker ofta utan man beaktar hela e-infrastrukturen och hur den är relaterade till olika verksamhetsprocesser. Detta leder till följande problem. Systemen är isolerade öar genom att de inte kan samverka med varandra och detta kallas för systemfragmentering. Detta leder i sin tur till problem med informationskvalitet, redundans och att systemen inte stödjer verksamhetsprocesserna.

Enligt Beynon-Davies kan detta problem bara lösas genom Informatics Management (IM) vilket innebär att e-infrastrukturen måste utvärderas och förändras och detta kan bara ske genom en medveten planering som kallas för informatikplanering. I samband med IM är det viktigt att beskriva nuläget genom att beskriva relationen mellan IT-stödet och verksamhetsprocesserna.

Detta kan ske genom att ta fram en process och informations matris (Beynon-Davies 2009). Det är en sådan som vi använts oss av i studien (se figur 6).

En sådan beskrivning tillsammans med en utvärdering av hur informationssystemen används i verksamhetsprocesserna, som vi genomfört i vår verksamhetsdiagnos, utgör en viktig grund för informatikplaneringen som skall resultera i en informatikstrategi. En informatikstrategi kan omfatta följande nivåer (se figur 5).

20 Figur 5. Levels of infrastructure (Beynon-Davies 2009, sid 108)

Activity infrastructure är de kärnprocesser som utförs inom ramen för verksamheten. Human activity systems är sociala system inom infrastrukturen bestående av en mängd aktiviteter utförda av en grupp människor för uppnå ett specifikt mål. Activity infrastructure ingår inte som en del av informatikinfrastrukturen utan är en de verksamhetsprocesser som skall stödjas av

informatikinfrastrukturen.

Kärnprocesserna understödjs av information som existerar i en informationsinfrastruktur och som används för att koordinera kärnprocesserna. Information görs tillgänglig via

informationssysteminfrastrukturen som i sin tur använder sig av ICT infrastrukturen.

Vid informatik planering är ett av målen att utveckla en informatikstrategi för verksamheten. En informatik strategi ska redogöra för hur processer inom en verksamhet behandlar, inhämtar och producerar information. Ur ett praktiskt perspektiv kan vår studie därför fungera som ett underlag vid informatikplaneringen vid Uppsala universitet.

21

4. Institutionella förutsättningar

I det här kapitlet beskrivs de institutionella förutsättningar som gäller för denna studie i form av organisatoriska strukturer och regelverk som är relevanta för att förstå verksamheten och informationsinfrastrukturen. I avsnitt 4.1 beskrivs den organisatoriska strukturen vid samhällsvetenskapliga fakulteten. Uppsala universitet är en myndighet vilket gör att dess

verksamhet och informationsbehandling styrs av lagar och förordningar som myndigheten måste följa och som bestäms på nationell nivå vilket är beskrivet i avsnitt 4.2. I avsnitt 4.3 beskrivs riktlinjer för vad som avses med kvalitet i verksamhetsprocesser samt utveckling och användning av IT system vid Uppsala universitet.

4.1 Samhällsvetenskapliga fakulteten

Samhällsvetenskapliga fakulteten tillhör vetenskapsområdet humaniora och samhällsvetenskap och består av 13 olika institutioner vilka styrs av samhällsvetenskapliga fakultetsnämnden.

Fakultetsnämnden är huvudansvarig för de olika verksamheterna inom institutionerna vilket innefattar utbildning på grund- och avancerad nivå samt forskning. Inom samhällsvetenskapliga fakulteten finns det 12 stycken utbildningsprogram på grundnivå. (samfak.uu.se, Om fakulteten, 2013)

Institutioner tillhörande samhällsvetenskapliga fakulteten:

 Institutet för bostads- och urbanforskning (IBF)

 Ekonomisk-historiska institutionen

 Institutionen för freds- och konfliktforskning

 Företagsekonomiska institutionen

 Institutionen för informatik och media

 Institutionen för kostvetenskap

 Kulturgeografiska institutionen

 Nationalekonomiska institutionen

 Institutionen för psykologi

 Sociologiska institutionen

 Statistiska institutionen

 Statsvetenskapliga institutionen

 Centrum för rysslandsstudier

Fakultetsnämnden ansvarar även för hur verksamheterna ska vetenskapligt ska prioritera vid utvecklande av kvalité inom utbildning och forskning. Nämnden består av ett antal underorgan

22 där kvalitetsgruppen ingår som har ett ansvar att arbeta mot kvalitativt verksamhetsstöd och utbildning. (samfak.uu.se, Hur leds fakulteten, 2013)

4.2 Förordningar

Både informationssystem på lokal och nationell nivå är reglerade av lagar och förordningar som styr hur information i dessa strukturer får hanteras. En förordning är en form av lag, dock med en väsentlig skillnad. Förordningar beslutas av regeringen och innehåller ofta mer detaljrik

beskrivning av bestämmelser till skillnad från lagar som stiftas av riksdagen och är ofta mer övergripande.(Nationalencyklopedin, Förordning, 2013).

Förordningar och lagar som styr verksamheten Uppsala universitet: (Mål och regler, Uppsala universitet. Lagar och förordningar.)

● Högskolelagen (1992:1 434)

● Högskoleförordningen (1993:100)

● Förvaltningslagen (1986:223)

● Myndighetsförordningen (2007:515)

● Tryckfrihetsförordningen (1949:105)

● Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)

Förordningar existerar på lokalnivå både inom verksamheten och dess e-infrastruktur. Varje institution och dess system har därför ett antal förutsättningar som de måste leva upp till enligt lagen. De legala förutsättningarna styr kravet på informationsflödet och kravspecifikationerna inom och mellan systemen som institutionerna använder sig av.

Det system som direkt påverkas av förordningar är Ladok. Detta eftersom förordningarna främst reglerar vilken information som får lagras om en student. Till exempel reglerar

personuppgiftslagen vilken information som får visas och hanteras. Förordningarna slår även fast vilken information som måste finnas med för att det ska uppfylla kraven för ett studentregister.

Detta är viktigt då informationen ska användas för budgetering och som underlag för intäkter.

Informationen ligger även till grund för antagningsstatistiken för utbildningar i Sverige.

Förordningar som styr informationssystemen som institutionerna använder (uadm.uu.se, Om Ladok, 2013):

● Varje högskoleenhet skall enligt förordningen (1993:1 153) om redovisning av studier m.m. föra ett lokalt register över de studerande och deras studieresultat.

● Högskoleförordningen (1993:100) (Behandlar bland annat bestämmelser om hur urval efter betyg med mera ska ske)

23

● Högskolelagen (1992:1 434) (Behandlar bestämmelser om vilken typ av verksamhet som ska bedrivas på högskolor och universitet samt hur den ska bedrivas. Till exempel att det ska vara ett nära samband mellan forskning och utbildning)

● Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring (Behandlar bestämmelser när det gäller bokföring)

● Tryckfrihetsförordningen (1949:105) (Man har inte rätt att publicera personliga uppgifter som finns i registret)

● Avgiftsförordningen (1992:191) (Behandlar rätten att ta ut avgifter)

● Personuppgiftslagen (1998:204) (PUL) (Skyddar människors personliga integritet.)

● Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) (Behandlar bestämmelser om utlämning av bland annat allmänna handlingar)

Inom Uppsala universitet finns det även ett antal regeldokument som behandlar riktlinjer, styrdokument och delegationsordningar som utgår från lagar och förordningar.

Styrdokumenten upprättade vid Uppsala universitet beslutas av rektor eller konsistorium och delas in i måldokument samt regeldokument. Måldokumenten består av strategier och mål som kan delas upp i två typer, program och handlingsplaner. Program är ett måldokument som innefattar målområden som anges i högskoleförordningen. Handlingsplaner är de mål och strategier som formuleras för att nå uppsatta mål.

Regeldokumenten kan delas in tre olika typer föreskrifter , riktlinjer och delegationsordningar.

Föreskrifterna beslutas av universitet efter bemyndigande av regering i en förordning. Riktlinjer är de regeldokument som inte är interna förskrifter eller delegationsordningar och består av regler och rekommendationer som styr detaljer i verksamheten. Delegationsordningar är dokument som enligt lag eller författning specificerar vilken myndighet som har

beslutsbefogenheter. (Mål och regler, Uppsala universitet. Definition av styrdokument)

4.3 Program för kvalitetsarbete, IT-utveckling och användning vid Uppsala universitet

Uppsala universitet bedriver aktivt program för kvalitetsarbete fastställt av konsistoriet för att bidra till att universitet uppnår sina mål och för att redovisa kvalitetsarbete till statsmakterna och det omgivande samhället.(regler.uu.se, Program för kvalitetsarbete vid Uppsala universitet, 2013).

Trots ett tydligt gemensamt utformat program för ökad kvalité inom Uppsala universitet fann en rapport från internrevisonen att kvaliteten på IT-stöd varierar. Rapporten fastställer att det saknas lokala styrdokument för IT-frågor och intendentstyrelser och prefekter inte alltid är goda

24 kravställare. (Andersson och Davidsson, 2011-12-15. Rapport från internrevisionen, Uppsala universitet).

Universitet har ett antal strategier och riktlinjer för att nå uppnå målen för kvalité inom verksamheten. En riktlinje för kvalité behandlar ledningssystem, administration , extern och intern kommunikation och infrastruktur och att de ska stödja kvalitets arbete inom Uppsala universitet. Systemstöd beskrivs även som viktigt för verksamhetens planering och utveckling.

Dessutom anger riktlinjerna att stödfunktionerna ska vara av hög kvalité och utvecklas efter verksamhetens behov och krav.(Konsostoriet, Program för kvalitetsarbete vid Uppsala universitet 2008-04-02)

Enligt högskolelagen (1 kap. 4 §) är kvalitetsarbete en gemensam angelägenhet för högskolans personal och studenter.(Högskolelag 1992:1 434). Universitetsledningen bestående av rektor, vicerektor, universitetsdirektören och dekanen för utbildningsvetenskapliga fakulteten har det yttersta ansvaret för utvecklandet av kvalité av utbildning inom Uppsala universitet. Vilket innebär att det är universitetsledningen som ska initiera och koordinera arbetet för kvalité.

(Konsostoriet, Program för kvalitetsarbete vid Uppsala universitet 2008-04-02)

Högskolelagen (2 kap. 5a §) säger att fakultetsnämnden har ansvaret för att säkerställandet och utvecklandet av kvalitén av utbildning inom sitt område.(Högskolelag 1992:1 434) Därför krävs det att fakultetsnämnden har välutformade och systematiska rutiner för att förbättra och

säkerställa kvalitén inom verksamheten.(regler.uu.se , Program för kvalitetsarbete vid Uppsala universitet, 2013).

Uppsala universitet bedriver även ett program för utveckling och användning av IT inom verksamheten. I programmet för användning och utveckling av IT vid Uppsala universitet betonas de positiva effekter kan ske inom hela organisationen vid införandet av nya

gemensamma system men även att kostnader för systemen oftast uppstår centralt vid ett sådant införande. Riktlinjerna i programmet lägger stor vikt vid att arbetet med att skapa ett starkt IT- stöd inom universitet måste motiveras utifrån värdet det skapar i verksamheten i förhållande till kostnader.

En av de strategiska punkterna i programmet för utveckling av IT säger att universitetet ska tillhandahålla kvalitativt IT-stöd för utbildning och forskning genom att erbjuda studenter, lärare och forskare ett väl fungerande och anpassad IT-infrastruktur.

Dessutom ska det vara en balans mellan lokala lösningar och gemensamma lösningar inom universitetet med goda förutsättningar för samverkan. Genom att utveckla befintligt stöd och användingen av IT-stöd ska det frigöra tid och resurser inom kärnverksamheten. Verksamheten ska på så sätt ständigt arbete mot ett mer fördelaktigt IT-stöd utan att för stora kostnader uppstår.(Program för användning och utveckling av IT vid Uppsala universitet)

25

5. E-infrastruktur vid Uppsala universitet

I det här kapitlet presenteras e-infrastrukturen vid Uppsala universitet. I avsnitt 5.1 beskrivs IT- stödet för fyra viktiga grundprocesser ekonomistyrning, administration av utbildning,

studentrekrytering, och genomförande av utbildning, vilka är de verksamhetsprocesser som studien har fokuserat på. I avsnitt 5.2 beskrivs verksamhetsprocesserna. IT stödet för dessa verksamhetsprocesser utgör en mix av lokala och nationella system. I avsnitt 5.3 beskrivs e- infrastrukturen på lokal nivå och i avsnitt 5.4 e-infrastrukturen på nationell nivå. Den beskrivning som görs i detta kapitel utgör en bakgrund till verksamhetsdiagnosen som presenteras i kapitel 7, 8 och 9.

5.1 IT-stödet

5.1.1 Studentportalen

Studentportalen är en studentplattform och en webbaserad undervisningsmiljö för lärare och används av stora delar av institutionerna vid Uppsala Universitet. Innan kursstart ska ett schema för kursen och kurslitteratur läggas ut i Studentportalen. Vissa kurser har även en

kursregistrering som sker på Studentportalen en tid innan kursstart. Exempel på funktioner i Studentportalen är: Studentmail, Fil area, Tentamensanmälning och gruppindelning. (Ezdri , M., Garellick Lindborg, J., 2013)

5.1.2 Pingpong

Pingpong är ett LMS-system (learning management system) som används vid distansutbildning och handledning på distans. Men även för undervisning på plats. Ett LMS-system är en

webbaserad miljö avsedd för att användas vid nätbaserade distanskurser och används som ett komplement till traditionell undervisning.(Wikipedia, Lärplattform, 2013). I PingPong kan du skapa och publicera webbsidor samt kommunicera med studenter. Exempel på funktioner är:

inlämningsuppgifter, automaträttade texter och kalender. Systemägare för lärarplattformen är Uppsala Learning Lab. (ull.uu.se, Ping Pong webbaserad undervisningsmiljö, 2013)

5.1.3 Selma

Selma är utbildningsdatabasen för Uppsala universitet för utbildning på grund och avancerad nivå. Den hanterar kursplaner och utbildningsplaner hela vägen från förslag till beslut. Även utbildningserbjudanden och kurstillfällen skapas här samt listor över kurslitteratur. Selma samverkar med ett antal andra system. Uppgifter som läggs in i Selma skickas vidare till

26 antagning.se, Studentportalen och Uppdok. Selma är uppbyggt av fyra stormoduler: Kursplan, Utbildningsplan, Kurstillfälle och Programtillfälle. Dessa stormoduler består av mindre moduler.

Kursplan

Är uppdelad i tre undermoduler den första är grunden till hela systemet och innehåller

information som kursbenämning, utbildningsnivå, betygsskala och poängtal. När dessa uppgifter är färdigifyllda bokas en kurs kod. Den andra modulen är en mer fri beskrivning av kursen som till exempel kursens mål och kursinnehåll samt beslutsdatum för kursplanen. När allt är ifyllt exporteras kurskoden och informationen till Uppdok och kursplanen publiceras. I den tredje och sista modulen finns kursens litteraturlista.

Utbildningsplan

Den första undermodulen består av programmets benämning, kod och motsvarande uppgifter för inriktningar inom programmet. Den andra modulen innehåller programmets behörighet och mål samt andra föreskrifter. Dessa uppgifter kan ändras vid revidering av utbildningsplanen. I modul 3 finns studieplanen som innehåller de kurser som ingår i programmet.

Kurstillfälle

Först hämtas benämning och kod med mera från första modulen i kursplan. I den andra modulen läggs det till information om finansiering, starttermin, studietakt, studieform och även från vilken ort kursen har sin bas. För kurstillfällen som är sökbara läggs det även till information om

utbildningsnivå och urval.

Modul 2b innehåller beskrivning av kurstillfället samt studieavgifter med mera. När allt obligatoriskt är med och har godkänts i 2 instanser (institution och fakultet) kan en anmälningskod exporteras till Uppdok

Programtillfälle

Först hämtas uppgifter om programmets eller inriktningens benämning och poängtal. Detta görs från utbildningsplanens modul 1. Sedan läggs det till information om finansieringsform,

studietakt, starttermin och undervisningsform, behörighet etc. När alla dessa har godkänts kan en programtillfälleskod bokas. Modul 2b innehåller beskrivning av programtillfället, studieavgifter, kontaktinformation etc. När obligatoriska uppgifter fyllts i och godkänts kan en

programtillfälleskod exporteras till Uppdok. (uadm.uu.se, Om Selma, 2013) 5.1.4 Uppdok/Ladok

Uppdok är Uppsala universitets studieregister och är en lokal variant av det nationella systemet Ladok. Anledningen till att det finns ett studieregister är för att se till att uppgifter om studenter och deras prestationer bevaras. Det som ska finnas med i registret är uppgifter om sökande till utbildning, genomgångna studier, betyg och examina. Detta ska sedan kunna vara grund för

27 antagning av studenter. En annan viktig del som denna information ska ligga som grund för är den officiella statistiken.

Ladok ägs av Ladokkonsortiet och består av representanter från de flesta universiteten i Sverige.

Umeå universitet ansvarar dock för underhållet. Ladok består av en gemensam kärna som består av program och struktur för studiedokumentation.

Varje Högskola har ett eget register som inte har någon förbindelse med andra universitet. Denna databas omfattar endast uppgifter om en enskild students studier vid högskolan.

Registret innehåller uppgifter om namn och personnummer, grundläggande och särskild behörighet, antagningar till, kursregistreringar, antagningar till program och kurser, resultat på kurser och prov samt tillgodoräknad utbildning och examina. För doktorander innehåller registret liknande uppgifter men då på doktorandnivå.

Under 2010 startades ett projekt för att utveckla nästa generation av studieadministrativt systemstöd för universitet och högskolor i Sverige. Det nya systemet, som fått namnet Ladok3, ska ersätta det Ladok-system som idag är i drift. (uadm.uu.se, Om Ladok, 2013)

5.1.5 UU-plus

Är Uppsala universitets planerings och uppföljningssystem. Används för att planera

personalbudgetering och tillgängligheten av lärare. Systemet ska avvecklas inom obestämd framtid och därför läggs inga resurser på att vidareutveckla UUplus. (Ezdri , M., Garellick Lindborg, J., 2013)

5.1.6 GLIS

Är ett webbaserat beslutsstödsystem (system som tillhandahåller rådgivning) som innehåller data från universitetets bassystem vad gäller ekonomi, personal, lokaler, studenter och publikationer.

(Ezdri , M., Garellick Lindborg, J., 2013) 5.1.7 Raindance

Raindance är Uppsala universitets ekonomisystem som tillhandahålls av ett externt företag. Det ska tillgodose universitetets behov av ekonomisk redovisning för planering, styrning och

uppföljning på ett sätt som är kostnadseffektivt. Det är ekonomiavdelningen som har ansvaret för förvaltningen av Raindance och användarstöd, utbildning, behörighet, användardokumentation, systemdokumentation. Det ska även finnas en handbok och ett lokalt användarforum. (Ezdri, M., Lindborg, J. 2013)