KANDIDATUPPSATS VID INSTITUTIONEN BIBLIOTEKS- OCH INFORMATIONSVETENSKAP/BIBLIOTEKSHÖGSKOLAN
Nr 2010:8
Huvudområde: BIBLIOTEKS- OCH INFORMATIONSVETENSKAP Inriktning: INFORMATIONSSPECIALIST
Omvärldsbevakning i tre organisationer med fokus på hållbar stadsutveckling
LINN FORSBERG FLOOD
© Författaren
Mångfaldigande och spridande av innehållet i denna uppsats – helt eller delvis – är förbjudet utan medgivande.
Svensk titel: Omvärldsbevakning i tre organisationer med fokus på hållbar stadsutveckling
Engelsk titel: Environmental Scanning in Three Organizations Focusing on Sustainable Development
Författare: Linn Forsberg Flood Färdigställt: 2010
Handledare: Gunnel Hessler och Rolf Hasslöw
Abstract: The subject field studied in this essay is environmental scanning. The aim of this study is to analyse how three public organizations within the subject field sustainable development work with their environmental scanning. Most organizations have to relate to their surroundings such as clients and competitors. Environmental scanning is another very important field that organizations have to relate to in their work. This essay has three questions in focus which are the following;
How is the work with environmental scanning in the three organizations arranged?
How does the work with environmental scanning differ in the three organizations?
How important is environmental scanning for the subject field sustainable development?
The study was carried out through four conducted interviews with key persons within the three organizations. The result of the interviews were compiled and analysed with two different models, one of them was altered and only parts of the model were used, within the subject field environmental scanning.
This thesis shows that national as well as local organisations invest a large effort in their environmental scanning within the subject field sustainable development. They work actively to achieve different goals for ecologically, socially and economically sustainable cities. Cooperation within the subject field sustainable development does not really seem to exist and finding research which is general within the field is very difficult.
Nyckelord: omvärldsbevakning, hållbar stadsutveckling,
informationshantering, Sjustegsmodellen, Rumsdimensionen
Innehållsförteckning
1 INLEDNING ... 1
1.1PROBLEMBESKRIVNING ... 1
1.2SYFTE ... 1
1.2.1 Frågeställningar ... 1
2 BAKGRUND ... 2
2.1BEGREPP ... 2
2.1.1 Hållbar utveckling ... 2
2.1.2 Urbanisering ... 3
2.1.3 Omvärldsbevakning ... 3
2.2TRE ORGANISATIONER ... 4
2.2.1 Delegationen för hållbara städer... 4
2.2.2 Stadskansliet, Enheten för Stadsutveckling och Samhällsanalys ... 5
2.2.3 Stadsbyggnadskontoret - Översiktsplanegruppen ... 5
3 LITTERATURSTUDIER ... 6
3.1TEORETISK LITTERATUR OM OMVÄRLDSBEVAKNING ... 6
3.1.1 Informationsinsamling och informationsbearbetning ... 8
3.2TIDIGARE FORSKNING ... 9
4 METOD ...11
4.1KVALITATIVA OCH KVANTITATIVA METODER ... 11
4.2STANDARDISERING, STRUKTURERING OCH RELIABILITET ... 12
4.3UNDERSÖKNINGEN... 12
4.4KRITISKA REFLEKTIONER ... 13
5 TEORI ...13
5.1SJUSTEGSMODELLEN ... 14
5.2FYRA DIMENSIONER I OMVÄRLDSORIENTERING OCH KARTLÄGGNING ... 16
6 RESULTAT ...17
7 ANALYS ...20
7.1INTERVJUERNA STÄLLDA MOT SJUSTEGSMODELLEN ... 20
Steg 1 ... 20
Steg 2 ... 21
Steg 3 ... 22
Steg 4 ... 22
Steg 5 ... 23
Steg 7 ... 23
7.2INTERVJUERNA STÄLLDA MOT RUMSDIMENSIONEN ... 24
Omvärldsbilder ... 24
Behovsbilder ... 24
Framtidsbilder ... 25
Samhällsbilder ... 25
Självbilder ... 27
8 SLUTSATS ...28
1 Inledning
Information finns överallt, oavsett var vi är eller vad vi gör. Mycket av det enorma informationsflöde som finns runt oss idag är inte viktigt för oss. Omvärldsbevakning handlar om att kunna sålla information och att hitta det som är viktigt för just oss och vårt arbete eller intresseområde.
Allt fler organisationer och företag arbetar idag internationellt och har delar av sin verksamhet förlagd i utlandet eller har konkurrenter där att förhålla sig till. Därför har omvärldsbevakning blivit en viktig del i många organisationers verksamhet. Det faktum att fler och fler människor flyttar in till städerna och att världens befolkning ökar, har lett till att människan tar mer av jorden än den klarar av. Hållbar stadsutveckling har blivit ett viktigt begrepp att arbeta med för såväl företag som organisationer och människor som lever runt om i världen.
Vi lever i en global värld där hållbar utveckling har blivit ett väldigt uppmärksammat ämne på senare år. Idag måste de flesta organisationer förhålla sig till hållbar utveckling på ett eller annat sätt. Både omvärldsbevakning och hållbar stadsutveckling är två mycket aktuella ämnen i en allt mer globaliserad värld.
1.1 Problembeskrivning
Det problemområde jag studerat är hur omvärldsbevakning fungerar i organisationer som arbetar med hållbar stadsutveckling. Min avsikt var att inrikta mig på tre olika verksamheter och undersöka hur de arbetar med omvärldsbevakning. Jag hittade tre organisationer som arbetar med hållbar stadsutveckling på olika nivåer och tyckte att det vore intressant att genomföra min undersökning utifrån dessa organisationer.
Jag tog kontakt med flera olika personer och organisationer och frågade om de ville delta i min intervjuundersökning om omvärldsbevakningsarbete. Det var tre organisationer som svarade och var villiga att delta i min undersökning. Det är dessa tre organisationer som deltar i undersökningen.
1.2 Syfte
Syftet med studien var att undersöka hur tre olika organisationer som arbetar med hållbar stadsutveckling ser på omvärldsbevakning. Jag valde att studera deras arbete med omvärldsbevakning. De tre organisationerna är Delegationen för hållbara städer, Enheten för Stadsutveckling och Samhällsanalys på Stadskansliet i Göteborg och den tredje är Översiktsplanegruppen på Stadsbyggnadskontoret i Göteborg. De tre verksamheter som studerats i uppsatsen verkar på kommunal respektive statlig nivå.
1.2.1 Frågeställningar
Studiens tre frågeställningar är följande:
Hur ser arbetet med omvärldsbevakning ut i de tre organisationerna?
Hur skiljer sig omvärldsbevakningen mellan organisationerna?
Hur viktigt är omvärldsbevakning för hållbar stadsutveckling?
2 Bakgrund
I det här avsnittet ges en kort beskrivning av de centrala begrepp jag använder mig av i min uppsats. Det finns naturligtvis många definitioner, men jag kommer här att redogöra för hur dessa begrepp används i min undersökning samt ge en bredare definition av begreppen. Vidare kommer jag här att ge en beskrivning av de tre organisationer jag utgått från i min undersökning.
2.1 Begrepp
I det här avsnittet ger jag min definition av de tre mest väsentliga begreppen i min uppsats, nämligen hållbar utveckling, urbanisering och omvärldsbevakning.
2.1.1 Hållbar utveckling
Det finns flera olika definitioner av begreppet hållbar utveckling. Jag har valt att använda följande definition: att de människor som lever idag ska kunna tillgodose sina behov och önskningar utan att det inkräktar på framtida generationers möjligheter att uppfylla sina behov (Marten 2001. s 9). Hållbar stadsutveckling har samma innebörd som begreppet hållbar utveckling, men det är specificerat till stadsmiljö.
FN har ett miljöprogram som heter UNEP, United Nations Environment Programme.
Miljöprogrammets huvudsyfte är att uppmuntra länder att samarbeta i sitt miljöarbete genom att inspirera och informera människor och länder att förbättra sin egen livskvalitet utan att påverka framtida generationers livskvalitet negativt (Hughes 2005, s 326). Människan är en del av livet på jorden och människan och naturen lever i ett samspel. Det mänskliga samhället i form av ekonomi, handel och världspolitik påverkas av naturen och den begränsning och kvantitet av naturtillgångar som finns (ibid. 29).
Människor som lever i städer ingår i ekosystem och när städerna befolkas mer påverkas också andra ekosystem eftersom människorna i städerna behöver mat och andra förnödenheter. Det ställer högre krav på ekosystemen och kraven blir ibland orimliga (ibid. 60). Ekologiskt hållbar utveckling handlar om att ekosystemen ska hållas vid liv och må bra (Marten 2001, s 9).
År 1987 publicerades en rapport som haft stor betydelse för arbetet med hållbar utveckling, Our Common Future, även kallad Brundtlandrapporten. Rapporten skrevs av Världskommissionen för miljö och utveckling på uppdrag av FN (Kates et al 2005, s.
10). Den definition som Brundtlandrapporten ger av hållbar utveckling handlar om social, ekonomisk och ekologisk hållbarhet, där världens länder samarbetar. Martens definition av hållbar utveckling som jag inledde med är densamma som den som beskrivs i Brundtlandrapporten. Enligt rapporten kräver en globalt hållbar utveckling att de människor som lever i den rika delen av världen antar en livsstil där de anpassar sig efter jordens ekologiska resurser. Hållbar utveckling kan dock bara bedrivas om befolkningsökningen sker i harmoni med de förutsättningar ekosystemen har (Brundtlandrapporten 1987, 1.3).
Ekonomisk utveckling, ekologisk hållbarhet och social rättvisa är inte möjliga var för sig utan de måste fungera tillsammans i ett välmående samhälle (Marten 2001, s 9).
Målen för ekonomisk och social hållbarhet måste enligt Brundtlandrapporten definieras utifrån hållbarhet i alla länder, oavsett om det är utvecklade länder eller
utvecklingsländer. Även om länder tolkar begreppen på olika sätt måste det finnas en grundläggande begreppsuppfattning som delas av alla länder (Brundtlandrapporten 1987, kap 2.I). Hållbar utveckling är en förändringsprocess som handlar om att exploatering av naturresurser, investeringar och teknisk utveckling är i harmoni med varandra och att de förstärker såväl samtida som framtida människors behov. Socialt hållbar utveckling handlar om att människor ska ha mat på bordet, ett arbete att gå till, tak över huvudet och kläder, vilket inte är fallet i många av världens fattigaste länder.
(ibid. 2.1). Socialt hållbar utveckling handlar om att människor ska ha en hög livskvalitet och att samhället har olika typer av invånare samt att samhället är balanserat. Socialt hållbar utveckling i samhället innebär också att invånarna har respekt för varandra och att människor känner samhörighet oavsett etnisk bakgrund.
Ekonomiskt hållbar utveckling handlar om att ha en blomstrande ekonomisk bas som bygger på ett engagemang som sträcker sig över lång tid. (Kreuger och Gibbs 2007, s 217f.).
2.1.2 Urbanisering
Urbanisering innebär att allt fler människor lever i städer och att allt fler människor väljer att bo i tätbefolkade områden (Starke, Linda, ed., 2007, s 6). Att städerna växer sig större har dels att göra med att befolkningen som redan finns i staden blir fler och dels att fler människor från andra delar av landet bosätter sig i städer. Urbanisering är nära sammankopplat till hållbar utveckling eftersom bland annat luft- och vattenföroreningar ökar i städerna liksom utsläpp från industrier. Därför är det viktigt att städerna blir mer miljövänliga så att natur och människor i städer kan leva i harmoni (ibid. 6f.).
2.1.3 Omvärldsbevakning
Omvärldsbevakning är ett begrepp med många olika betydelser, inriktningar och modeller. I grunden handlar omvärldsbevakning om att bevaka omvärlden, som begreppet antyder. Genom att bevaka omvärlden kan verksamheten förbättra sina möjligheter att utvecklas. Omvärldsbevakningens syfte är att bevaka och analysera omvärlden för att ha en chans att påverka den framtida utvecklingen (Nelke 2006, s 5f.).
Omvärldsbevakning och analys av insamlat material genom omvärldsbevakning används mycket ofta som beslutsunderlag för verksamheternas ledning. Genom att studera omvärlden kan en verksamhet skapa sig en förståelse för sina konkurrenter och kunder etc. (Andersson 2005, s 11).
Omvärldsbevakning kan ske på flera olika sätt, bland annat genom scenarioplanering, Business Intelligence och trendbevakning (Wahlström 2004 s 15). Scenarioplanering syftar till att studera framtiden och utgångspunkten är vanligtvis en förändring som skapar osäkerhet i organisationen. Det är den egna verksamheten, regionen eller organisationen som står i fokus i arbetet med scenarioplanering. I scenarioplanering kommer ofta flera olika framtida scenarior fram, vilket kan ge verksamheten en färdriktning och förberedelse för framtida förändringar och händelser. Det finns olika tillvägagångssätt för scenarioplanering, en vanlig indelning är mediebaserade metoder, intervjubaserade metoder, tidslinjebaserade metoder och kaosinspirerade förlopp. I den mediebaserade metoden används mediescanning för att följa upp frågeställningars eller trenders utveckling i medierna. Den intervjubaserade metoden kan genomföras i olika varianter, bland annat fokusgrupper vilket innebär att ett antal personer sitter i grupp och öppet diskuterar ett antal frågor eller ett tema. I den tidslinjebaserade metoden beskrivs förändring och hur den utvecklas under tid, en variant av det är det
evolutionära förloppet vilket innebär att förändringen är kontinuerlig och sker i samma riktning (ibid. 30f.). Det finns olika modeller för scenarioplanering, bland annat de svenska modellerna TAIDA och World Mapping Method (ibid. 37).
Business Intelligence syftar till att ge chefer bättre förutsättningar att fatta beslut genom trovärdigare information och har grunder inom underrättelseverksamhet. Business Intelligence handlar om att ta ut det bästa ur verksamhetens affärssystem i kombination med omvärldsstudier (Wahlström 2004, s 62f.). Det finns olika modeller i Business Intelligence, så som Sjustegsmodellen och The Intelligence Pyramid, den senare består av delarna uppbyggnadsfas, analysfas och beslutsfas (ibid. s 69).
Trendbevakning är ett tredje sätt att analysera sin omvärld. Omvärlden är oväntad och okänd i trendbevakning och syftet med metoden är att hitta trender och intressanta händelser där man vanligtvis inte letar. Arbetet är ostrukturerat och målet är att ge den egna organisationen ett försprång (ibid. s 94f.)
2.2 Tre organisationer
I min studie valde jag att undersöka tre olika organisationer. De tre organisationerna verkar på ett offentligt plan och arbetar på nationell och kommunal nivå med hållbar stadsutveckling. De verksamheter jag använt i min undersökning är Delegationen för hållbara städer, Enheten för Stadsutveckling och Samhällsanalys på Stadskansliet i Göteborg och Översiktsplanegruppen på Stadsbyggnadskontoret.
2.2.1 Delegationen för hållbara städer
Hösten 2008 tillsattes Delegationen för hållbara städer av regeringen för att under två års tid arbeta med hållbar stadsutveckling, både nationellt och internationellt. Uppdraget pågår under åren 2008-2010. Delegationen för hållbara städer befinner sig i Stockholm och har en ordförande, ett antal ledamöter och ett kansli. Ledamöterna kommer från olika städer och organisationer. Det är Miljödepartementet som är det departement som ansvarar för den här verksamheten (Delegationen för hållbara städer, Informationsfolder, s 2ff.). Fortsättningsvis kommer jag att referera till Delegationen för hållbara städer som Delegationen i den löpande texten.
Delegationen arbetar för en hållbar utveckling av städer, tätorter och bostadsområden och för att människor ska kunna ha en hög livskvalitet i kombination med bland annat en förbättrad miljö och minimerad påverkan på klimatet. I uppdraget ska Delegationen arbeta med att förbättra förutsättningarna för en hållbar stadsutveckling och deras arbete ska fungera som en nationell arena för hållbar stadsutveckling. En del av uppdraget är att främja kunskapsutvecklingen i ämnet och att gynna samarbetet kring hållbar stadsutveckling internationellt. Delegationen har också i uppgift att ansvara för det ekonomiska stöd som delas ut till olika projekt som handlar om hållbar stadsutveckling.
En gång per år lämnar Delegationen in en rapport över sitt arbete under det gångna året och efter 2010 ska Delegationen skriva en slutrapport om sitt uppdrag (Delegationen för hållbara städer, Uppdraget, s 3). En hållbar stadsutveckling är enligt Delegationen nödvändig för att människor ska kunna leva ett gott och värdigt liv utan att göra allt för stor påverkan på miljön (Delegationen för hållbara städer, Uppdraget, s 2).
Arbetet med hållbar stadsutveckling har många aktörer, kommunerna har en nyckelroll och tillsammans med myndigheter och andra aktörer kan de utveckla arbetet med hållbar stadsutveckling. Det är också viktigt att ta tillvara den kunskap som finns i
området och att samordna de olika delar som är inblandade för att kunna skapa helhetslösningar. Det är Delegationens uppgift att samla in den kunskap som finns runt om i Sverige och världen om hållbar stadsutveckling. En av Delegationens viktigaste uppgifter är att bidra till att växthuseffekten minskas, genom en minskning av växthusgaser i tätorter och städer. Därför är transporter en viktig fråga för Delegationen och att de arbetar för en förbättrad samordning vad gäller infrastrukturen (Delegationen för hållbara städer, Uppdraget, s 3).
2.2.2 Stadskansliet, Enheten för Stadsutveckling och Samhällsanalys
Stadskansliet arbetar för kommunstyrelsen och har i uppgift att stödja kommunstyrelsen i ekonomisk- och samhällsrelaterade frågor, uppföljningsarbete och arbete med organisationsstruktur och personalpolitik. Stadskansliet arbetar också med att biträda kommunledningen och andra kommunala verksamheter i bland annat juridiska frågor.
Enheten för Stadsutveckling och Samhällsanalys är en del av Stadskansliet och har till uppgift att stödja kommunstyrelsen och kommunens olika förvaltningar och bolag i deras ledningsprocesser samt att utföra tilläggsuppdrag från kommunstyrelsen. I enhetens uppdrag ingår att hjälpa kommunstyrelsen att samordna och leda staden samt att följa upp och analysera de olika stadsdelsnämnderna och bolagens verksamhet och ekonomi. Enheten har också i uppgift att följa upp stadens utveckling med hänsyn till de mål som finns om hållbar utveckling. Enheten är indelad i två grupper, Stadsutveckling och Samhällsanalys & Statistik (Stadsutveckling och Samhällsanalys).
Gruppen Stadsutveckling ansvarar för nämnder och bolag inom områdena trafik, infrastruktur, stadsbyggnad, boende, näringsliv, integration, kultur, miljö och fritid.
Uppföljningsarbetet utgår ifrån de fyra perspektiven verksamhet, medborgare, personal och ekonomi. Kommunen har direktiv för hur uppföljningsarbete ska ske och dessa följs av den grupp som arbetar med stadsutveckling. Uppföljningsarbetet sker löpande under året samt i stadens årsrapporter. I gruppens ansvarsområde finns 45 rapporterande enheter som har kontaktpersoner, dessa rapporterar inom de olika områden som ingår i gruppens områden. Göteborgs Hamn AB, fastighetsnämnden, kulturnämnden, Göteborg Energi AB och park- och naturnämnden är exempel på bolag och nämnder som arbetar med gruppen Stadsutveckling. Gruppen Stadsutveckling behandlar bland annat statliga remisser och motioner från kommunfullmäktige. Arbetet med den urbana utvecklingen sker i enlighet med de direktiv som finns på kommunal-, nationell- och EU-nivå. De miljöfrågor som gruppen arbetar med sker genom uppföljning av det miljöarbete som pågår i staden samt behandling av ärenden inom miljöområdet (Stadsutveckling och Samhällsanalys).
2.2.3 Stadsbyggnadskontoret - Översiktsplanegruppen
Stadsbyggnadskontoret ansvarar för bygglov och kartor och de gör översiktsplaner över var nya hus och anläggningar får byggas. Stadsbyggnadskontoret är en fackförvaltning i Göteborgs stad och de ansvarar för detalj- och översiktplanering, bygglov och kartförsörjning. De olika verksamheter som ingår i Stadsbyggnadskontoret är bland annat översiktlig planering, kartor och flygbilder, byggarkiv, lantmäteritjänster och bygglov och tillstånd (Stadsbyggnadskontoret).
På Översiktsplanegruppen arbetar de med att ta fram övergripande utredningar, inventeringar och studier om Göteborgs stad tillsammans med kommunen, regionen och myndigheter. I februari 2009 antogs en översiktsplan för Göteborgs stad av kommunfullmäktige, planen är en långsiktig vision för Göteborg och hur staden ska förbättras på olika plan (Översiktsplanegruppen).
I översiktsplanen finns 13 strategiska frågor som Göteborgs stad ska arbeta för. En av frågorna i planen handlar om att transporterna i Göteborg ska förenklas och knyta samman de olika delarna av staden bättre än de gör idag. En annan fråga handlar om att göra centrala Göteborg mer attraktiv, där utgångspunkten är att människor ska kunna röra sig i centrum och att det ska finnas grönområden att vistas i. Det nya som byggs i centrum, exempelvis bostäder och andra fastigheter, ska också göra så liten miljöpåverkan som möjligt. Det är också ett prioriterat mål att göra Göteborg till en stad som kan klara klimatförändringar, större olyckor och oförutsedda händelser. I översiktsplanen står också att kollektivtrafiken ska ökas och förbättras för att minska transporter med bil i kommunen. Även naturområden ska lyftas fram och bevaras och de natur- och kulturområden som är särskilt viktiga ska bland annat göras mer tillgängliga för stadens invånare. I översiktsplanen framgår att Göteborg ska växa på ett sätt som är långsiktigt hållbart, bland annat genom att bygga staden tätare för att uppmuntra människor att gå och cykla samt att bygga ut strategiska knutpunkter.
Göteborgs centrum ska förtätas och arbete, boende och besökande ska locka till sig nya företag av olika slag. De största knutpunkterna i Göteborg ska också förtätas på liknande sätt som centrum (Översiktsplanegruppen, Översiktsplan för Göteborg, s 5f).
Stadsbyggnadskontoret har tagit fram en konsekvensbeskrivning av översiktsplanen för Göteborg. Det är Översiktsplanegruppen som är ansvariga för översiktsplanen som antagits av kommunfullmäktige i Göteborg. I översiktsplanen har Översiktsplanegruppen tagit fram alternativ som de anser att Göteborgs stad kan klara av och leva upp till samtidigt som den kan uppfylla krav på hållbar stadsutveckling. I konsekvensbeskrivningen föreslås att Göteborg förtätas eftersom dagens utbredning gör det svårt att bygga ut en bra kollektivtrafik som når stadens invånare samtidigt som invånarna ska uppmuntra att gå eller cykla (Översiktsplanegruppen, Konsekvensbeskrivning, s 6f.). Förtätning av staden kan också vara bra ur mångfaldssynpunkt eftersom det uppmuntrar till möten mellan människor. Genom att förtäta staden kan servicen och tryggheten i staden bli bättre vilket leder till att människor är ute mer. En viktig del i arbetet med att göra staden bättre är förbättring av kollektivtrafiken som leder till att avstånd och resor för invånarna förkortas vilket är viktigt för människor i vardagen (ibid. 7f.).
3 Litteraturstudier
I det här avsnittet ger jag först en litteraturgenomgång av relevant litteratur om omvärldsbevakning samt om informationshantering och organisationsstruktur. Därefter kommer jag att ta upp några exempel på tidigare forskning där liknande undersökningar gjorts.
3.1 Teoretisk litteratur om omvärldsbevakning
Alla organisationer ingår i ett större sammanhang och har en omvärld runt sig som de måste förhålla sig till på olika sätt (Jacobsen och Thorsvik 2002, s, 238).
Organisationens omvärld kan delas in i flera olika nivåer, den som ligger närmast den egna verksamheten kallas domän och där finns andra organisationer som verkar inom samma bransch. Därefter följer en nationell omvärld i vilken de olika domänerna ingår, domänerna och den nationella omvärlden ingår också i den internationella omvärlden
(Jacobsen och Thorsvik 2002, s 239). Den nationella omvärlden består bland annat av politiska, tekniska och ekonomiska förhållanden som påverkar verksamheten (ibid.
241f.). En organisations omvärld kan vara mer eller mindre osäker beroende på vilken miljö organisationen befinner sig i. Osäkerheten påverkar verksamhetens arbete med att inhämta och bearbeta information (ibid. 245).
Omvärldsbevakning är en process där organisationer samlar in och analyserar information om sin omvärld. Det handlar ofta om att ta fram beslutsunderlag genom att förstå sin omvärld och de olika relationer verksamheten har i omvärlden, exempelvis till kunder och konkurrenter (Andersson 2005, s 11). Både människor och organisationer bevakar sin omvärld även om det inte alltid sker medvetet. Omvärldsbevakning kallas ibland samhällsanalys eller framtidsforskning och de som arbetar med omvärldsbevakning kallar sig ofta statistiker, opinionsundersökare eller samhällsforskare. Det är vanligt att använda olika teorier och metoder för att analysera och bearbeta den information som samlats in om omvärlden (ibid. 136).
Omvärldsanalys är ett sammanfattande begrepp för den process organisationer, myndigheter och företag bedriver för att förstå sin omvärld på ett bättre sätt och se vilka potentiella förändringar som kan ske (NE 2008, s 669). Omvärldsbevakning har blivit ett allt viktigare område för organisationer att förhålla sig till de senaste åren. Under 2000-talet har framtiden blivit allt mer osäker och därför krävs kunskap om omvärlden för att få en bild av vilken väg verksamheten ska ta (Wahlström 2004, s 13).
Omvärldsanalys, Trendbevakning, Business Intelligence och Scenarioplanering är exempel på begrepp som används för att studera omvärlden. Ett av de mest använda begreppen är omvärldsanalys och det finns flera olika definitioner av vad det är (ibid.
13f.). Omvärldsbevakning sker ofta omedvetet, exempelvis genom att en person läser tidningar eller pratar med andra människor i den egna verksamheten eller andra branscher. Den omedvetna omvärldsbevakningen ägnar sig alla människor åt i olika grad och på olika sätt (Nelke 2006, s 5). Förändringar sker konstant omkring oss och så har det alltid varit, förändringar är det enda som med säkerhet kommer att ske i omvärlden. Arbetet med omvärldsbevakning kan delas in i tre olika delar, målinriktade undersökningar, målinriktad löpande bevakning och ospecificerad löpande bevakning.
Målinriktade undersökningar har ett väl definierat syfte och är tidsbegränsade.
Målinriktad löpande bevakning innebär att organisationen bevakar på förhand bekräftade kritiska faktorer i omvärlden. Den ospecificerade löpande bevakningen, även kallad spaning, innebär att hålla allmän uppsikt över oväntade saker som sker i omvärlden (ibid. 7f.).
Enligt Frankelius är de mest väsentliga frågorna i omvärldsanalys följande:
Vilken informations är relevant för just vårt företag?
Hur bör man stimulera inflödet av den?
Hur omsätter man den till fruktbara handlingar?
Att kunna definiera vad som ska analyseras är lika viktigt som själva analyserandet och informationssökningen. Det är också avgörande att kunna omvandla analysens resultat till handlingar som leder till konkreta följder för den egna verksamheten (Frankelius 2001, s 25). Frankelius har arbetat fram en metod som kallas World Mapping Method, den är tänkt som en gruppaktivitet för olika aktörer och kan göras internt i olika företag (ibid. 27). Genom metoden ska gruppen kunna få en grundlig sammanställning av olika kritiska faktorer, ett ordentligt avgränsat informationsbehov, en ny affärskarta samt nya
förslag till handlingar (Frankelius 2001, s 27). Metoden består av åtta olika steg, omprövning av perspektiv vilket är en övning i att tänka i nya banor, kreativ urladdning som går ut på att olika faktorer som kan påverka verksamheten arbetas fram och diskuteras, därefter följer en analys i två steg, betydelse och kunskap, efter analys följer sammansmältning, därefter informationssökning, ny affärskarta och handling (ibid.
28ff.).
Business Intelligence är en annan metod för omvärldsbevakning, i denna metod är omvärlden både känd och väntad (Wahlström 2004, s 62). Business Intelligence går ut på att verksamheten vet vad det är som eftersöks i omvärlden och därmed i arbetet med omvärldsbevakning. Sökorden är avgörande i Business Intelligence, produkter, konkurrenter, kunder och annat kan göras sökbara i olika system efter att de namngivits (ibid. 69f.). Trendbevakning är ytterligare en metod som kan användas i omvärldsbevakning, denna metod syftar till att finna det okända och oväntade i omvärlden (94). Metoden används för att försöka förbereda den egna verksamheten på oförutsedda händelser som kan påverka verksamheten. I arbetet med att hitta de oförutsedda händelserna används inte sökord (ibid. 128). Om trendbevakning sker på rätt sätt kan det ge verksamheten ett stort försprång. De som arbetar med trendbevakning gör unika sökningar och associationer, vilka inte kan kopieras eftersom de är en följd av den oväntade trenden och beslutsfattarens egen kunskap (Wahlström 2004, 127f.).
Organisationsstruktur handlar om hur organisationer är uppbyggda, det vill säga hur avdelningar, enheter, funktioner och positioner är indelade i organisationen (Jacobsen och Thorsvik 2002, s 82). I organisationsstrukturen tydliggörs de formella relationerna och den övergripande styrningen och kontrollen i verksamheten (ibid. 82).
Organisationsstrukturen ger stabilitet till de anställda som har en specifik plats i verksamheten med relativt fasta arbetsuppgifter. Den anställde har ett antal bestämda uppgifter att göra och har ansvar just för sina specifika uppgifter (ibid. 83f.). Den organisationsstruktur som passar in på de tre verksamheter som studerats i denna uppsats är den innovativa organisationen. I den innovativa organisationen har de anställda själva möjlighet att definiera sina arbetsuppgifter och hitta sin plats i verksamheten och makten är decentraliserad. Arbetsuppgifterna i denna typ av organisationsstruktur förändras ständigt och anpassas efter de behov som uppstår. Den enskilde anställdes roll är generellt definierad och kommunikationen sker både vertikalt och horisontellt (Jacobsen och Thorsvik 2002, s 132).
3.1.1 Informationsinsamling och informationsbearbetning
En del i arbetet med omvärldsbevakning är att ta reda på vilket informationsbehov verksamheten har för att kunna anpassa den egna affärsidén till omvärlden och dess förändringar. En annan relevant faktor är att bestämma hur informationsinsamlingen om omvärlden ska ske (Frankelius 1991, s 16). Omvärlden kan delas in i olika mer eller mindre relevanta delar, även om det ibland kan vara svårt att avgöra vad som är relevant. Ett sätt att avgöra relevans kan vara att titta på tidigare omvärldsbevakningsarbete i organisationen och se på vad som var relevant då (ibid.
81). Omvärldsbevakning består till största delen av att inhämta, behandla, analysera och använda information (ibid. 88).
En viktig del i informationsbearbetningen är hur informationen kommuniceras till de personer som berörs av den. För att föra fram budskapet är det viktigt att kunna anpassa informationen till sammanhanget, vilket handlar om vilka personer som är involverade
och var i verksamheten de befinner sig. Det kan vara svårt att förstå information om den inte anpassas efter den som tar emot den och ska göra något konkret av informationen (Nilsson och Waldemarsson 2007, s 13f.). De personer som informationen riktas till är en målgrupp, det vill säga den grupp människor som ska ha informationen (NE 2008, s 570).
Det finns olika sätt att söka och samla in information, internet, böcker och tidningar är olika instrument att använda för informationsinsamling. Det finns väldigt mycket information att tillgå på internet till exempel genom de olika sökmotorerna som finns där. Sökmotorer är söktjänster som indexerar webbsidor och annat material som finns på internet (Fransson 2007, s 18). Sökmotorn kan delas in i tre delar, spindeln som finner och samlar in webbsidor, indexeraren som indexerar och förvarar webbsidor och frågebehandlaren som ger resultat på sökningen som gjorts (ibid. 9). En sökmotor är bra att söka i om sökområdet är smalt eller udda, om det är en speciell webbplats som söks och när det är relevant att få fram många dokument i ämnet (ibid. 29). Ett annat sätt att samla in information på internet är genom katalogsökning. Katalogerna är skapade av människor och de är selektiva i sina områden. Katalogsökning är bra för sökningar i ett brett ämne (ibid. 34f.). I arbetet med att välja vilket område som ska bevakas och vilka sökord som ska användas är det viktigt att ringa in problemet och att uttrycka det i text för att få fram en bra söksträng (ibid. 66).
3.2 Tidigare forskning
Jag har valt att rikta in mig på forskningsartiklar som handlar om omvärldsbevakning i mindre organisationer samt i statliga organisationer. I det här avsnittet kommer jag inte att ta upp forskning som handlar om hållbar stadsutveckling, vilket var min avsikt från början. Den forskning jag hittat som handlar om hållbar stadsutveckling tar upp delar av ämnet, som exempelvis energiförbrukning, och därför blir det inte relevant för min uppsats. Samtliga artiklar har tagits fram genom Högskolan i Borås databaser. Likheten med min egen undersökning är att det är studier som har gjorts inom omvärldsbevakning och det rör sig om mindre organisationer och projekt, även om hållbar stadsutveckling inte är en del av dem.
Den första artikeln jag har valt att ta upp här är Omvärldsbevakning – ett Värmlandsprojekt med fortsättning av Katarina Kristoffersson. Studien Omvärldsbevakning på Länsbiblioteket i Värmland genomfördes under åren 2002-2005.
Syftet med projektet var att öka förståelsen för att det finns ett behov av omvärldsbevakning hos Region Värmland, som är Länsbibliotekets huvudman. I studien påvisas vikten av omvärldsbevakningsarbete för de olika biblioteken i Värmland. Projektet finansierades av Länsbiblioteket i Värmland tillsammans med Statens Kulturråd. En bibliotekarie arbetade med projektet och fungerade som stöd för de bibliotek i länet som ville starta upp ett omvärldsbevakningsarbete. Det är framför allt fyra delar som haft stor betydelse för projektets utveckling:
en kurs i omvärldsbevakning på 5 poäng på högskolenivå,
omvärldsbevakning i Säffle kommun, som genomfördes i ett samarbete mellan Säffle bibliotek och kommunledningen i Säffle,
en grupp med representanter från bibliotek i regionen som arbetade med omvärldsanalys under 2004,
en förstudie som gjordes för Region Värmlands framtida omvärldsbevakning.
(Kristoffersson, Katarina 2005).
Den andra artikeln är Research as Part of the Web Site Development Process: The Case of School Libraries Online av Laurel A Clyde. I artikeln diskuteras vilken roll forskning har haft under den pågående utvecklingen av IASLs webbplats School Libraries Online.
Webbplatsen startade 1995 och hade därmed funnits i tio år då artikeln skrevs. När webbplatsen startade fanns där tolv webbsidor som Islands universitet i Reykjavik ansvarade för. Tio år senare, 2005, fanns det omkring tusen sidor på webbplatsen med information och ett antal informationstjänster för användarna. Webbplatsens syfte var från början att tillhandahålla en tjänst som var användbar för sina medlemmar och som stämde överens med det dåvarande webbanvändandet. Webbplatsen har utvecklats löpande dels för att anpassa den till utvecklingen av webbstandarder och dels för att kunna uppfylla de behov skolbibliotekarier har världen över. Omvärldsbevakning har varit en viktig del i arbetet med webbplatsen. I förberedelserna identifierades nya artiklar och forskning som innehöll relevant information för hur webbplatsen skulle se ut. Det var också viktigt att kartlägga vilka som var de potentiella användarna av webbplatsen samt vilka behov de hade (Clyde, Laurel A. 2005).
Den tredje artikeln är Strategic Destination Planning: Analyzing the Future of Tourism av Sandro Formica och Tanvi H Kothari. Syftet med den här studien var att kartlägga framtida krafter som kan komma att påverka turistnäringen i Pennsylvania, New Jersey och Delaware från 2006 till 2010. Turism är en växande näring och därför är det viktigt för organisationer som arbetar inom turistnäringen att följa utveckling och trender inom området. För att ta reda på vilka framtida krafter som skulle kunna påverka turistnäringen i de aktuella städerna gjordes en workshop år 2005. Deltagarna bjöds in som experter på olika områden och samtliga hade minst tio års erfarenhet inom sina respektive områden. Under workshopen användes omvärldsbevakning i diskussionerna om framtida krafter och händelser som skulle kunna påverka turistnäringen. De framtida krafter som identifierades i workshopen var bland annat ekonomiska, politiska och ekologiska krafter. Studiens resultat syftar till att ge riktlinjer för framtida scenarior som kan komma att påverka turistnäringen i de amerikanska städerna ifråga (Formica och Kothari 2008).
Den fjärde artikeln är Environmental Scanning and Information Source Utilization:
Exploring the Behavior of Hong Kong Hotel and Tourism Executives av Giri Jogaratnam och Rob Law. I den här studien skickades en enkät ut till chefer inom hotell- och turismbranschen i Hongkong. Studiens syfte var att kartlägga chefernas uppfattning av omvärldsbevakning. Studien visade att kunder, chefer och utomstående affärskollegor var de viktigaste källorna till information. Den Hongkongbaserade turist- och hotellbranschens chefer lägger mest tid på omvärldsbevakning inom områdena kunder, konkurrenter och leverantörer. Vidare visar studien att personliga källor är av mycket större vikt än de opersonliga. Interna informationskällor används också mer. För att kunna stå sig i konkurrensen krävs att chefer inom turism- och hotellnäringen kan se möjligheter innan konkurrenterna gör det. Cheferna måste kunna se eventuella förändringar och trender inom området genom arbetet med omvärldsbevakning (Jogaratnam, Giri och Law, Rob 2006).
4 Metod
I det här avsnittet kommer jag att redogöra för kvalitativa och kvantitativa metoder, med fokus på de kvalitativa eftersom det är vad min egen undersökning är. Därefter ges en kortfattad beskrivning av standardisering, strukturering och reliabilitet. Vidare beskrivs hur den här undersökningen genomförts och därefter följer kritiska reflektioner kring arbetet.
4.1 Kvalitativa och kvantitativa metoder
Undersökningar kan genomföras med kvalitativ eller kvantitativ ansats beroende på vad det är som ska undersökas. Kvantitativa studier handlar om mängder och att klassificera det som ska undersökas och frågorna handlar om hur många eller hur mycket det är av någonting (Hartman 2004, s 205ff.).
I kvalitativa undersökningar delas värdena in i olika kategorier, exempelvis blir inte den exakta åldern intressant vilket den är i kvantitativa undersökningar, utan intervjuaren uppskattar en ungefärlig ålder på den som intervjuas. Kvalitativa studier handlar om att hitta mönster och att förstå genom att studera det (Trost 2005, s 10ff.). I kvalitativa studier vill forskaren förstå andra människor och deras sätt att se på världen genom att tolka deras tankar och åsikter (Hartman 2004, s 272f.).
Det finns olika former för att genomföra kvalitativa och kvantitativa undersökningar, enkäter är ett frågeformulär som respondenten själv fyller i, telefonintervjuer är ett annat sätt att genomföra en undersökning och de är oftast standardiserade eftersom de inte riktigt passar för mer djupgående frågor och svar. Kvalitativa intervjuer är en intervjuform vilken går ut på att skapa en förståelse för hur den intervjuade känner och tänker (Trost 2005, s 22f.). En viktig aspekt i både kvalitativa och kvantitativa undersökningar är urval, vilket handlar om vilka och hur många respondenter som ska väljas ut i undersökningen. Det är viktigt att de personer som deltar i undersökningen är representativa för den grupp de företräder. Urval brukar delas in i icke-slumpmässiga och slumpmässiga urval. Icke-slumpmässiga urval är bekvämlighetsurval, kvoturval och strategiska urval. Kvoturval är urval där forskaren söker representativitet i en specifik population i bestämda avseenden såsom ålder och kön. Bekvämlighetsurval innebär att forskaren tar det som finns tillgängligt. Strategiska urval är vanliga i kvalitativa undersökningar då forskaren söker variation i svaren (Trost 2007, s 29ff.).
Slumpmässiga urval delas in i olika urvalsmetoder, däribland obundna slumpmässiga urval och bundna slumpmässiga urval. Obundna slumpmässiga urval betyder att slumpen avgör urvalet genom att nummer dras slumpvis i exempelvis en slumptalsgenerator. Bundna slumpmässiga urval innebär att forskaren har en population och väljer ut vilka som ska delta genom att lotta fram ett startnummer, exempelvis tio, därefter dras var tionde person i populationen (ibid. s 34f.).
Urvallsmodeller kan ske på olika sätt och i min undersökning tog jag kontakt med de organisationerna och frågade om de ville delta i min intervjuundersökning om
omvärldsbevakningsarbete. De personer som besvarade min förfrågan är de personer som har medverkat i undersökningen.
4.2 Standardisering, strukturering och reliabilitet
Standardisering har att göra med hur mycket intervjuaren bestämmer över intervjufrågornas form innan intervjun. En hög grad av standardisering innebär att intervjuaren bestämmer allt som har med intervjuerna att göra medan en låg grad av standardisering innebär att intervjufrågorna inte är bestämda i förväg och att den som blir intervjuad har möjlighet att påverka den diskussion som förs i intervjun. Hög standardisering kan vara bra om intervjuerna ska vara så lika som möjligt eftersom svaren kan påverkas om den ordning frågorna ställs eller hur det ställs ser olika ut i intervjuerna. Strukturering handlar om hur mycket svarsalternativen begränsas av frågorna. Frågor som är helt strukturerade är frågor där det finns fasta svarsalternativ och det är intervjuaren som bestämmer vilka svarsalternativ som ska finnas med (Hartman 2004, s 232f.).
Reliabilitet eller trovärdighet är ett viktigt begrepp i kvalitativa och kvantitativa studier.
Det har att göra med trovärdighet i resultatet som forskaren kommer fram till och att data som insamlats är trovärdig. Reliabilitet handlar om att mäta trovärdigheten i den studie som har gjorts och det är ett begrepp som ursprungligen kommer från kvantitativa metoder. I kvalitativa undersökningar handlar reliabilitet om att läsa av respondentens kroppsspråk, ordval etc. och att resultatet visar att den information som samlats in är relevant för den problemställning forskaren arbetat med i sin studie (Trost 2005, s 112f.). De personer som deltar i en intervju har rätt att vara anonyma och deras integritet ska skyddas genom hela studiens process i den mån det är möjligt. Det är viktigt att andra personer inte ska kunna koppla uttalanden till personer som deltagit i undersökningen (ibid., s 103ff.).
4.3 Undersökningen
Syftet med undersökningen var att få svar på mina inledande frågeställningar. I min undersökning var jag intresserad av att studera vilka mönster som fanns inom organisationerna i deras omvärldsbevakningsarbete samt att få en fördjupad kunskap om hur det arbetet fungerar. Jag valde att göra en intervjuundersökning med öppna frågor där utrymme ges för en följsamhet för att anpassa följdfrågor till den enskilda respondentens svar. Jag har genomfört tre stycken telefonintervjuer samt en intervju där jag träffade respondenten personligen. Eftersom mitt forskningsintresse innebar att få information från ett fåtal personer fanns det ingen anledning att göra en enkät. I mina intervjuer har jag inte använt mig av bandspelare utan jag har fört anteckningar under intervjuerna för att sedan renskriva dem när de avslutats.
De frågor jag ställt till respondenterna har sett likadana ut och ställts i samma ordningsföljd i samtliga fyra intervjuer. Frågorna har varit standardiserade eftersom alla fyra fått samma frågor och följdfrågor där det har varit aktuellt, därför bör standardiseringen ha varit relativt hög sett till hur frågorna var formulerade och i vilken ordning de ställdes . (Trost 2005, 19ff.). I den sista intervjun jag genomförde träffade jag respondenten ifråga, men eftersom jag ville att intervjuerna skulle vara så lika som möjligt ställde jag samma frågor till den fjärde respondenten. Trots att en intervju genomfördes genom att jag träffade respondenten personligen och tre intervjuer gjordes per telefon följde jag samma struktur på mina frågor i båda fallen och därför hade respondenterna samma förutsättningar eftersom de fick samma frågor i samma ordning.
Jag valde att genomföra två intervjuer på en av organisationerna eftersom jag efter min
första intervju ansåg att jag behövde komplettera den information jag fått, samtidigt som ytterligare en person hörde av sig och kunde ställa upp på en intervju.
4.4 Kritiska reflektioner
I undersökningen genomfördes tre stycken telefonintervjuer, två av dem på grund av att respondenterna befann sig i en annan stad än jag och en av dem för att respondenten föredrog det. Telefonintervjuerna gick relativt bra, men det blev bättre med den där jag träffade respondenten personligen. Det var bättre för mig som intervjuare att se respondenten under intervjun än att bara höra rösten per telefon även om det också gick bra. När jag träffade respondenten satt vi ner och jag hade hennes fulla uppmärksamhet, vilket inte går att garantera vid telefonintervjuer. Det skapade viss osäkerhet vid telefonintervjuerna, i synnerhet i en av intervjuerna då respondenten satt vid datorn och skrev. Intervjuerna genomfördes utan bandspelare, istället skrevs intervjuerna ner allt eftersom under intervjuernas gång. Det kan innebära en negativ effekt för återgivningen av intervjuerna, dock gör möjligheten till uppföljning att svaren ändå kan anses vara tillförlitliga.
Om jag skulle göra om mina intervjuer skulle samtliga organisationer befunnit sig i samma stad som jag så att det gick att genomföra intervjuer där jag träffade respondenterna personligen. Om respondenterna befann sig på samma position i organisationen hade frågorna förmodligen blivit bättre också. I undersökningen blev några av följdfrågorna utan svar i vissa organisationer medan andra respondenter kunde svara på alla frågor inklusive följdfrågor.
Efter att ha genomfört intervjuerna och sammanställt svaren anser jag att frågorna och svaren stämmer överens med min undersöknings övergripande syfte. Några av frågorna är mindre relevanta i förhållande till syftet, men det är i huvudsak de två första frågorna som var mer en bakgrund till undersökningens syfte. De fyra personer som deltagit i studien har varit hjälpsamma och gett ett seriöst intryck. De tre organisationerna är offentliga organisationer och det finns mycket information att hämta på deras respektive webbplatser. Jag anser att respondenterna är trovärdiga och att deras svar är sanningsenliga, även om det inte finns några garantier för det.
Efter att jag genomfört analysen anser jag att de analysverktyg jag valde inte var helt och hållet kompatibla med min undersökning. De olika delarna i modellerna gick bra att applicera på intervjuerna, men jag anser inte att de tillförde så mycket som jag hade förväntat mig. Jag anser att analysen blev bra i förhållande till ananlysverktygen, men den kunde ha blivit bättre. Vidare har jag kommit fram till att jag kunde ha haft lite fler frågor än jag hade och frågor som var öppnare eller gav möjlighet till diskussion och mer ingående svar, men det var svårt eftersom majoriteten av mina intervjuer var telefonintervjuer.
5 Teori
Jag har valt att använda två modeller i min analys, den ena använder jag i sin helhet och den andra har jag valt delar ur till analysen. Den första modellen är Sjustegsmodellen (Wahlström 2004, s 69) som beskrivs nedan och den andra som jag använt delar av är
Fyra dimensioner av omvärldsorientering och kartläggning (Andersson 2005, s 141), som beskrivs efter Sjustegsmodellen.
5.1 Sjustegsmodellen
Den första modell jag har valt att använda som analysverktyg är Sjustegsmodellen som är en modell utarbetad av författaren Bengt Wahlström (Wahlström 2004, s 69).
Sjustegsmodellen, se Figur 1, är en del av omvärldsbevakningsmetoden Business Intelligence. De sju stegen är Val av bevakningsområde och sökord, Materialinsamling, Sortering och komprimering, Analys och tolkning, Presentation och distribution, Beslut, och Utvärdering och återkoppling (Wahlström 2004, s 70).
Figur 1 Sjustegsmodellen, Wahlström s 70
Business Intelligence går ut på att omvärlden är väntad, vilket innebär att den som bevakar sin omvärld vet vad han eller hon söker. Omvärlden är alltså känd. Det första steget, Val av bevakningsområde och sökord, handlar om att identifiera den kända omvärlden och dess aktörer. Kunder är ett exempel på aktörer som finns i omvärlden.
Det är viktigt att ha kunskap om kunder, både potentiella och nuvarande, för att kunna göra ett så bra arbete för dem som möjligt. Hela branscher kan vara en del av omvärldsbevakningen för en verksamhet, då är det viktigt att välja ut vilken bransch som i så fall ska vara en del av omvärldsbevakningen. En annan viktig del som kan bevakas är så kallade omvärldsföreteelser, vilka är händelser som kan tänkas kunna påverka den egna verksamheten (ibid., s 70f.).
Det andra steget i Sjustegsmodellen är Materialinsamling och det steget handlar om hur och var den information finns som behövs för omvärldsbevakningsarbetet. Insamling av material sker ständigt i verksamheter och det finns väldigt många olika sätt att samla in information på (Wahlström 2004, s 72). Ett sätt att samla in information på är genom digitala källor, där det finns oändligt mycket information att samla in på internet. Det finns stora möjligheter att få fram information på olika sätt genom internet, då det finns flera olika sökmotorer att använda och det går att söka på många olika sätt för att få fram den information som söks. Att söka information på internet via de olika
1) Val av bevakningsom- råde och sökord
2) Material- insamling
3) Sortering och komprimering
4) Analys och tolkning 5) Presentation
och distribution 6) Beslut
7) Utvärdering och återkoppling
sökmotorerna handlar om att söka information på rätt sätt för att hitta det som är väsentligt (ibid., s 73).
Det finns också en rad olika nyhets- och forskningsdatabaser att ta hjälp av och söka i för att hitta relevant information, dock är de ofta avgiftsbelagda och därför krävs att verksamheten betalar för dessa (Wahlström 2004, s 74). Det finns också mycket information att inhämta i form av pappersbaserade källor, såsom böcker, tidningar och rapporter. Det är lätt att få en snabb överblick över innehållet i en rapport, bok eller tidning i pappersform genom att till exempel bläddra igenom den och läsa rubriker eller innehållsförteckningen. Händelser i form av branschspecifika mässor, seminarier etc. är också viktiga delar i informationsinsamlingen för den som arbetar med omvärldsbevakning (Wahlström 2004, s 74f.).
Kontakten med andra människor inom den egna organisationen och i dess omvärld är också viktiga delar i arbetet med omvärldsbevakning. Det kan vara forskare, experter på det specifika området eller andra nyckelpersoner som har kunskap om det som eftersöks (Wahlström 2004, s 76). I materialinsamlingen ingår också till viss del hanteringen av det material som samlas in. Det handlar om att samla in så mycket relevant information som möjligt för verksamheten inom de områden som bevakas.
Den information som samlats in ska sedan hanteras praktiskt i någon form, vilket kan genomföras på olika sätt, dock är digital hantering i princip ofrånkomligt idag (ibid., s 76f.).
Det tredje steget i Wahlströms Sjustegsmodell är Sortering och komprimering, vilket går ut på att gå igenom det insamlade materialet för att sortera bort sådant material som inte är tillräckligt relevant för analysen (Wahlström 2004, s 79). Svårigheten i det här steget ligger i att inte sortera bort material som kan vara intressant, vilket kan undvikas om den som sorterar tänker utanför ramen av det förväntade. I sorteringsarbetet är det därför viktigt att behålla det förväntade och relevanta materialet, men också att kunna se och behålla material som är relevant trots att det faller utanför ramen av det förväntade (ibid., s 80).
Steg fyra i Sjustegsmodellen är Analys och tolkning och den kan se olika ut beroende på vad det är som ska analyseras. I det här steget ska det material som samlats in utvärderas och bearbetas ytterligare (Wahlström 2004, s 80). Källkritik är ett viktigt moment i det här steget och att skilja mellan vad det är som samlats in och varifrån informationen kommer. Om den insamlade information kommer från olika typer av källor, som exempelvis dagstidningar, facktidningar och forskning så påverkar det källans trovärdighet. Dessa olika källor förhåller sig också till varandra i tid, dagstidningar får ut information snabbt och den kan också uppdateras och ändras snabbt om det är en dagstidning som finns på webben. Facktidningar kommer inte ut så ofta och är därför inte lika snabba med att förmedla information som dagstidningarna, samtidigt kan de vara mer pålitliga i sin information jämfört med dagstidningarna.
Forskningen däremot har en betydligt högre trovärdighet än både dagstidningar och facktidningar, men den är mycket långsammare i processen att förmedla information (ibid., s 80f.).
En annan viktigt aspekt av analysen är att följa lagar, förordningar och andra offentliga texter som kan ha inverkan på verksamheten och dess arbete (Wahlström 2004, s 81).
En del av analysen är också att hitta eventuella faror för den egna verksamheten, såsom
bojkotter av olika slag, forskningsrapporter och debattartiklar. Verksamheten måste förhålla sig till sådant som kan påverka den egna organisationen och dess arbete negativt och därför måste information som berör den egna verksamheten och dess förehavanden också insamlas och analyseras (ibid., s 82).
Steg fem i Sjustegsmodellen är Presentation och distribution, vilket går ut på att få ut den kunskap som samlats in och bearbetats i de tidigare fyra stegen till resten av verksamheten. De olika faktorer som är avgörande i den här processen, enligt Wahlström, är presentationssammanhanget, presentationsformerna och distributionsformerna (Wahlström 2004, s 82-83) Presentationssammanhanget handlar om i vilket syfte informationen insamlats och bearbetats och vem den ska presenteras för, oavsett om den som får ta del av analysen efterfrågat det eller inte (ibid., s 82).
Presentationsformerna är avgörande för hur materialet tas emot av de som är berörda.
Det material som presenteras för de som berörs av det ska vara kort och kärnfullt för att så många som möjligt ska ta del av informationen (ibid., s 83). Det är också väsentligt att fånga läsarens uppmärksamhet så fort som möjligt för att så många som möjligt ska läsa det. Vidare är det också mycket viktigt att layout och språk i texten anpassas efter läsaren. Materialet kan också spridas på olika sätt till de berörda läsarna, idag är det vanligast att informationen läggs ut på intranätet. Genom intranätet kan läsaren få tillgång till så mycket material han eller hon vill eftersom materialet kan göras läsbart i flera olika stadier genom länkar etc. (ibid., s 83).
Det sjätte steget i Sjustegsmodellen är Beslut, där målsättningen är att verksamheten ska kunna fatta bättre beslut på tre olika nivåer, övergripande beslut som rör hela organisationen, strategiska delbeslut som rör vissa delar av organisationen och beslut om att mer information behövs (Wahlström 2004, s 84).
I min analys kommer jag inte att diskutera det sjätte steget eftersom jag inte undersökt just beslutsfattarprocessen. Endast en av respondenterna befann sig på en chefsposition, men beslutsprocessen var inget som diskuterades då det inte var relevant för min studie.
Det sjunde momentet i Sjustegsmodellen är Utvärdering och återkoppling, vilket syftar till att hitta väsentliga former för att utvärdera den egna verksamheten genom att analysera de olika delarna som finns inom organisationen. När en utvärdering skett kan återkoppling ta vid och där kan sådant som identifierats under arbetets gång göra att till exempel den lista med sökord som finns revideras (ibid., s 84f.).
5.2 Fyra dimensioner i omvärldsorientering och kartläggning
Anderssons modell Fyra dimensioner i omvärldsorientering och kartläggning, Figur 2, består av fyra olika dimensioner, Rumsdimensionen, Aktörsdimensionen, Tidsdimensionen och Systemdimensionen. De fyra olika dimensionerna sammanfattar organisationers arbete med omvärldsbevakning och kartläggning (Andersson 2005, s 141). Jag har valt att använda en av dimensionerna i den här modellen till min analys, nämligen Rumsdimensionen. Rumsdimensionen är indelad i olika delar, omvärldsbilder, behovsbilder, framtidsbilder, samhällsbilder och självbilder. Nedan är en bild av hur Rumsdimensionen kan se ut, jag har gjort om den utifrån Anderssons modell (Andersson 2005, s 141), men har bara tagit med de delar som är relevanta för min analys.
Figur 2 Andersson Rumsdimensionen
De olika delarna är i sin tur avgränsade, omvärldsbilder är utredningar och studier av organisationer och verksamheter, behovsbilder är verksamhets- och affärsplaner.
Framtidsbilderna är avgränsade till prognoser och visioner, samhällsbilder är samhällsstudier och självbilder är avgränsade till företagspresentationer och attitydundersökningar. Rumsdimensionen handlar om att se vilken värld det handlar om, om det är en yttre, objektiv värld eller en inre, subjektiv värld. Genom att undersöka hur andra verksamheters värderingar och attityder ser ut kan den egna organisationen anpassa den information och kommunikation som sprids till olika målgrupper (Andersson 2005, s 141f.).
6 Resultat
Jag har valt att sammanställa intervjusvaren efter respektive fråga, se Bilaga Intervjufrågor. I den första frågan som är en bakgrund till de organisationer jag undersökt skriver jag ut vilken organisation den svarande arbetar på. I de efterföljande frågorna har jag valt att inte skriva ut vilket svar som kommer från vilken organisation eftersom det skulle kunna röja respondenternas identiteter. Fortsättningsvis kommer jag att kalla organisationerna för organisation ett, organisation två och organisation tre.
Vad arbetar ni med på Delegationen för hållbara städer/ Enheten för Stadsutveckling och Samhällsanalys (Stadskansliet)/Översiktsplanegruppen (Stadsbyggnadskontoret)?
Jag har valt att namnge organisationerna i den här frågan därför att det inte tillkommer något ny information här och därför anser jag att organisationerna inte behöver anonymiseras. Den här frågan ställde jag dels för att få en bakgrund och dels för att börja med grundläggande frågor innan vi kom in på intervjuernas syfte, nämligen omvärldsbevakningsarbetet. Eftersom jag redan beskrivit vad de olika organisationerna gör i bakgrunden i avsnitt två kommer jag här att ge en mycket kortfattad beskrivning av de tre organisationerna.
På Delegationen för hållbara städer har det två huvudområden dels att vara en nationell arena som verkar för att gagna hållbar stadsutveckling samt att ge ekonomiskt stöd till kommuner och stadsdelar som arbetar inom området hållbar stadsutveckling. Arbetet med den nationella arenan innebär att Delegationen för hållbara städer ska förmedla kunskap till olika aktörer genom bland annat seminarier, möten och konferenser.
Rumsdimensionen
Omvärldsbilder Behovsbilder Framtidsbilder Samhällsbilder Självbilder
På Enheten för Stadsutveckling och Samhällsanalys arbetar de med att bereda remisser samt med uppsiktsplikten. . Arbetet med att bereda remisser går ut på att enheten får in remisser som de kan skicka vidare till berörda parter i Göteborg, när enheten får tillbaka svar från de olika inblandade parterna gör de en sammanställning som skickas till Kommunledningen. Uppsiktsplikten går ut på att enheten följer upp och håller uppsikt över de nämnder och bolag som finns i kommunen
Den tredje och sista verksamheten jag haft med i min undersökning är Översiktsplanegruppen som är en del av avdelningen Plan på Stadsbyggnadskontoret i Göteborg. Översiktsplanegruppen har ett par olika specialister som arbetar inom olika områden, som exempelvis nationalekonomi, kulturgeografi samt väg- och vatten. På Översiktsplanegruppen arbetar de med remisser, liksom de gör på föregående organisation, samt har diskussioner för att kunna se hur utvecklingen ser ut inom hållbar stadsutveckling. De arbetar också med att ta fram planerings- och strategiska kunskapstexter inom sina olika ämnen.
Vad är hållbar stadsutveckling för dig?
Enligt respondenterna handlar hållbar stadsutveckling om hållbarhet på ett ekonomiskt, ekologiskt och socialt plan. Om dessa tre aspekter fungerar tillsammans är stadsutvecklingen hållbar. Det handlar om att tänka ett steg längre vad gäller förbrukning av naturresurser samt att vara flexibel för förändringar.
Vad är omvärldsbevakning för dig?
Omvärldsbevakning är enligt respondenterna att hålla sig uppdaterad inom de områden som är aktuella inom respondenternas respektive områden. Omvärldsbevakning handlar om att ha stor kunskap inom sitt område och att kunna sätta in saker i ett sammanhang.
Det handlar om att kunna ta ut de viktigaste delarna för just den egna verksamheten i det enorma informationsflöde som finns idag. Omvärldsbevakning innebär att kunna fånga in avgörande händelser i omvärlden.
På vilket sätt arbetar ni med omvärldsbevakning? (Vilka olika nivåer kan du identifiera i ert arbete? På vilken nivå arbetar du?)
Vem/Vilka är det som arbetar med omvärldsbevakning hos er? (Är det beroende av nivån (kommunal, nationell etc.)? Beror det arbetet på om det är omvärldsbevakning på lång- eller kort sikt?)
Samtliga tre verksamheter har ett uttalat omvärldsbevakningsarbete och det finns tydliga ramar för hur arbetet går till. Nyhetsbevakning uppges vara en viktig del i omvärldsbevakningsarbetet inom de olika organisationerna, bland annat genom prenumerationer på branschtidningar och nyhetsbrev inom aktuella områden.
Omvärldsbevakning är en del av den dagliga verksamheten i samtliga tre organisationer.
Det viktigaste är att de är uppdaterade inom de ämnen och frågor som är aktuella för det de arbetar med. Det handlar också om att delta i olika sammanhang exempelvis möten och seminarier som berör ämnet hållbar stadsutveckling vilket är ett ämne alla tre organisationer arbetar med. Respondenterna arbetar på lite olika nivåer, respondenten i organisation ett arbetar inte personligen med omvärldsbevakning utan följer upp sina
