TVE - LKF 20 019
Examensarbete 15 hp Juni 2020
Digital utveckling av Folkuniversitetets uppdrag Stöd och Matchning
En kvalitativ studie om Folkuniversitetets uppdrag Stöd och Matchning inför
Arbetsförmedlingens reform
Jack Gilberg
Teknisk- naturvetenskaplig fakultet UTH-enheten
Besöksadress:
Ångströmlaboratoriet Lägerhyddsvägen 1 Hus 4, Plan 0
Postadress:
Box 536 751 21 Uppsala
Telefon:
018 – 471 30 03
Telefax:
018 – 471 30 00
Hemsida:
http://www.teknat.uu.se/student
Abstract
Digital Development over the Process of Support and Matching at Folkuniversitetet
Jack Gilberg
The study was conducted on Folkuniversitetets assignment Support and Matching (in short STOM) in the regions of Stockholm and Soermland. The purpose of the study was to provide suggestions on supporting processes and practical tools for the staff of STOM in handling applicants to Folkuniversitetet. To achieve the purpose, the purpose has been divided into the following questions:
- What processes are applicable of STOM?
- What skills are needed for staff in the future?
- How to create awareness among applicants?
In order to answer these questions, a number of semi-structured interviews have been conducted, both with supervisors at Folkuniversitetet but also from other actors who have insight into the labor market. The analysis also showed the results through a cause-effect diagram with ”five why” as a basis, a tree diagram and SMARTa target were used. The results show that a change is taking place in the labor market due to the reform of Employment Services and due to hand over the assignment of Support and Matching to external actors. The handover of Support and Matching will end upp with actors outside the Employment Service. The analysis showed that open data is the future of the labor market, the skills needed for it are in open data management and AI and can be aquired through external training. Furthermore, the analysis also showed that Folkuniversitetet can use the strategy ”pull” and its strong brand in social media and news sites to increase knowledge about Support and Matching.
Key words: change, competence development, digitization, folkuniversitetet, process improvement
TVE - LKF 20 019
Examinator: Maria Fredriksson Ämnesgranskare: Anette Oxenswärdh Handledare: Thomas Lindblad
Sammanfattning
Den här studien är intressant eftersom den belyser ett stundande problem för arbetsmarknaden och hur Folkuniversitetets uppdrag Stöd och Matchning kan förbereda sig för framtidens arbetsmarknad.
Studien har genomförts på Folkuniversitetets uppdrag Stöd och Matchning (förkortas STOM) i regionerna Stockholm och Sörmland. Bakgrunden till studien är att Arbetsförmedlingen genomför en reform som kommer resultera i att externa aktörer kommer behöva identifiera och attrahera sitt eget klientel. Det är en ny framtida arbetsmarknad som lutar mer och mer åt digitalisering. Syftet med studien är därmed att lämna förslag på stödjande processer och praktiska verktyg för personalen för STOM i hantering av sökande till Folkuniversitetet. För att nå syftet har syftet delats upp i följande frågor:
- Vilka processer är tillämpliga för digitalisering av STOM?
- Vilka kompetenser behövs det för personalen i framtiden?
- Hur ska man skapa kännedom hos sökande?
För att kunna besvara dessa frågor har ett antal semi-strukturerade intervjuer gjorts, både med handledare på Folkuniversitetet men även från andra aktörer som har inblick i arbetsmarknaden.
Analysen visade att Folkuniversitetet har en förändring framför sig som bygger på öppen data, kompetens behövs för att börja arbeta mot öppen datahantering. Resultaten redovisas genom en egentolkad orsaks-verkan-diagram med ”fem varför” som grund, vidare användes även ett träddiagram och SMARTa-mål.
Analysen visade även att öppen data är framtiden för arbetsmarknaden, den kompetens som behövs inom öppen datahantering och AI kan införskaffas genom extern utbildning. Vidare visade analysen även att Folkuniversitetet kan använda sig av strategin ”pull” och sitt starka varumärke i sociala medier och nyhetssidor för att öka kännedomen om Stöd och Matchning.
Nyckelord: digitalisering, förändring, folkuniversitetet, kompetensutveckling, marknadsföring, processförbättring
Förord
Den här studien hade inte varit möjlig utan Folkuniversitetet där studien utförts. Tack till Thomas Lindblad, handledare från Folkuniversitetet, som gav författaren den information som behövdes för att förstå hur verksamheten ser ut. Ett stort tack skall även Anette Oxenswärdh ha för all hjälp genom hela arbetet, allt från struktur av uppsatsen, som bollplank och all feedback som hon bidragit med genom hela studien.
_________ ___ ___________
Stockholm Juni Jack Gilberg
Innehållsförteckning
1. Introduktion ... 5
1.1 Inledning ... 5
1.2 Problembeskrivning ... 6
1.3 Syfte och frågeställningar ... 6
1.4 Avgränsningar ... 6
2. Teori ... 6
2.1 Teoretisk bakgrund ... 6
2.1.1 Hörnstensmodellen ... 6
2.1.2 Processförbättring ... 8
2.1.3 Etablera processen ... 9
2.1.4 Flödesinriktning ... 9
2.1.5 Kompetensutveckling ... 9
2.1.6 Måldelning och målstyrning ... 10
2.1.7 Marknadsföring ... 11
2.2 Tidigare forskning/arbeten ... 11
3. Metod ... 13
3.1 Design av studien ... 13
3.2 Datainsamlingsmetod ... 14
3.2.1 Primärdata ... 14
3.2.2 Sekundärdata ... 15
3.3 Dataanalys ... 15
3.3.1 Orsaks-verkan-diagram ... 15
3.3.2 Träddiagram ... 16
3.3.3 Fem varför ... 16
3.4 Validitet, reliabilitet och generaliserbart ... 16
3.5 Etiska ställningstaganden ... 16
3.6 Metoddiskussion ... 16
3.6.1 Metodval ... 16
3.6.2 Studiens tidplan ... 17
4. Empiri ... 18
4.1 Resultatredovisning ... 18
4.2 Respondent X, styrelsemedlem verksamhet A ... 19
4.3 Respondent Y, initiativtagare verksamhet A ... 20
4.4 Respondent Z, Strateg Arbetsförmedlingen ... 22
5. Analys ... 25
5.1 Processer som är tillämpliga för digitalisering av STOM? ... 25
5.2 Kompetenser för personalen i framtiden ... 28
5.3 Kännedom hos sökande ... 32
6. Diskussion ... 34
6.1 Reflektion ... 35
7. Slutsatser ... 38
7.1 Slutsatser ... 38
7.2 Implementeringsförslag ... 39
7.3 Avslutande reflektion och förslag på fortsatt undersökning/arbete... 39
8. Referenser ... 40
8.1 Artiklar ... 40
8.2 Internet ... 40
8.3 Litteratur ... 40
8.4 Muntliga källor ... 41
9. Bilagor ... 42
9.1 Bilaga 1. Intervjuguide, Folkuniversitetet 1 ... 42
9.2 Bilaga 2. Intervjuguide, Folkuniversitetet 2 ... 42
9.3 Bilaga 3. Intervjuguide, intervjuperson X, verksamhet A ... 42
9.4 Bilaga 4. Intervjuguide, intervjuperson Y, verksamhet A ... 43
9.5 Bilaga 5. Intervjuguide, intervjuperson Z, Arbetsförmedlingen ... 43
9.6 Bilaga 6. Tilläggsfrågor intervjuperson X och Y ... 43
9.8 Bilaga 8. Tilläggsfrågor intervjuperson Z ... 44
9.9 Bilaga 9. Riskanalys inför examensarbetet ... 44
Figurförteckning
Figur 1. Hörnstensmodellen, tolkning av Bergman och Klefsjös modell s, 7 Figur 2. Processer, egen tolkning på Bergman och Klefsjös processkartläggning s, 7 Figur 3. SMARTa mål, kopia av Bergman och Klefsjös SMARTa-mål s, 10 Figur 4. Orsaks-verkan-diagram, egen tolkning av Bergman och Klefsjös-
orsaks-verkan-diagram s, 27
Figur 5. Träddiagram, baseras på Bergman och Klefsjös träddiagram s, 30 Figur 6. SMARTa mål, kopia av Bergman och Klefsjös SMARTa-mål s, 31
Tabellförteckning
Tabell 1. Målstyrning och Måldelning s, 10
Tabell 2. Projektplan för examensarbetet s, 18
Tabell 3. Jämförelse mellan processer idag med framtiden för Folkuniversitetet s, 26
Tabell 4. Målstyrning och Måldelning s, 28
Tabell 5. Förbättringsförslag till Folkuniversitetet s, 38
1. Introduktion
Det inledande kapitlet beskriver Folkuniversitetets uppdrag Stöd och Matchning och vad som förväntas hända när Arbetsförmedlingen lämnar över sitt uppdrag till externa aktörer. Även problembeskrivning, syfte/frågeställningar och avgränsningar tas upp.
1.1 Inledning
Dagens samhälle kräver att alla verksamheter arbetar med förändring. Dagens verksamheter förändras snabbt i och med ny teknik. Idag räcker det inte bara med standardiserat och automatiserat arbete, det finns en stor efterfrågan på kvalitet också.
Folkuniversitetet bedriver idag folkbildning och vuxenutbildning i över 100 orter i Sverige.
Deras vision är att kunskap och skapande ska ge förutsättningar för ett rikare liv. På deras hemsida beskriver de sig själva som en ”mötesplats för människors fria kunskapssökande – för lärande, kulturupplevelser och möjlighet till reflektion”. Varumärket ”Folkuniversitetet”
är starkt anknutet till utbildning i Sverige (Folkuniversitetet.se, 2020).
Folkuniversitetets uppdrag stöd och matchning är idag beroende av att Arbetsförmedlingen får in arbetssökande där det identifieras vad som behövs för att få ut personen i arbete eller studier. (Lindblad, 2020-01-25). Folkuniversitetet behöver därför inte, i dagsläget, identifiera arbetssökande själva. Uppdraget STOM har Arbetsförmedlingen som uppdragsgivare. Externa verksamheter utanför Arbetsförmedlingen blir rankade i en skala som är mätt i stjärnor, ju fler stjärnor en verksamhet får av Arbetsförmedlingen desto bättre är de på att få ut arbetssökande i arbete eller studier (Lindblad, 2020-02-11). Ju bättre en verksamhet lyckas med ett uppdrag desto mer betalt får dem. Tidigare undersökningar som gjorts visar att arbetssökande/deltagare oftast väljer det alternativ som geografiskt finns närmare deras hem.
Viktigt att känna till är att Lagen om offentlig upphandling (LOU) är en del av vardagen för STOM, det är Folkuniversitetet väl införstådda i hur det fungerar och det är inget de behöver utvecklas/utbildas inom (Lindblad, 2020-02-11). STOM har idag 8 anställda i region Stockholm och Sörmland, dessa arbetar mellan 20 – 100 % med stöd och matchning (Lindblad, 2020-02-11).
Arbetsförmedlingen är mitt i en omorganisation där de kommer lämna över STOM till externa aktörer, däribland är Folkuniversitetet en del av de externa aktörerna (Lindblad, 2020-02-11).
Arbetsförmedlingen förväntas vara omorganiserade/reformerade år 2022 (Arbetsformedlingen.se, 2020).
Eftersom Arbetsförmedlingen omorganiseras/reformeras så är det väldigt relevant för Folkuniversitetet att fokusera på att identifiera processer för att kunna attrahera arbetssökande. Omorganisationen påverkar hela samhället eftersom Arbetsförmedlingen är statens hjälp till människor att förberedas och beredas väg till arbetsmarknaden.
Omorganisationen ska successivt implementeras för att fortsätta ha en fungerande verksamhet för arbetssökande och arbetsgivare i hela landet (Arbetsformedlingen.se, 2020). Det är viktigt för Folkuniversitet, arbetssökande och, till viss del, samhället att övergången fungerar och att verksamheter som Folkuniversitetets uppdrag, STOM, är väl förberedda på övertagandet (Lindblad, 2020-02-11).
På årsöversikten om Folkuniversitetet står det att ett starkt fokus på kvalitet och en ständig utveckling av undervisningens form och innehåll är det som kännetecknar dem (Folkuniversitet.se, 2020).
1.2 Problembeskrivning
Det specifika problem Folkuniversitetet står inför i en snar framtid är att de idag inte är förberedda för att kunna identifiera och attrahera arbetssökande. Processer saknas för att kunna göra detta. Detta är ett problem som många verksamheter inom stöd och matchning för arbetssökande och studenter står inför när Arbetsförmedlingen omorganiseras. Det är alltså inte bara ett problem för Folkuniversitetet, det är ett problem för alla inom branschen för stöd och matchning utan även hos andra verksamheter. När processer saknas, saknas även kompetenser. För att implementera denna process behövs kompetensutveckling för personalen.
1.3 Syfte och frågeställningar
Syftet med studien är att lämna förslag på stödjande processer och praktiska verktyg för personalen för STOM i hantering av sökande till Folkuniversitetet. För att nå syftet har syftet delats upp i följande frågor:
- Vilka processer är tillämpliga för digitalisering av STOM?
- Vilka kompetenser behövs det för personalen i framtiden?
- Hur ska man skapa kännedom hos sökande?
1.4 Avgränsningar
Examensarbetet kommer endast röra Folkuniversitetets uppdrag och process inom stöd och matchning i region Stockholm och Sörmland.
2. Teori
Under det teoretiska kapitlet beskrivs de teorier som författaren anser behövs för att stärka upp analysen av den empiriska datan, även med den tidigare forskning som presenteras.
Teorin är alltså grunden som arbetet vilar på, utanför empirin. All teori har övervägts och jämfört med analysen för att få ett så starkt och relevant arbete som möjligt. Syftet med studien är att lämna en förbättringsplan till Folkuniversitetet utifrån de tre frågeställningar som identifierades i en förstudie till studien. Teorin som valts har haft fokus på processer, måldelning/målstyrning, kompetensutveckling och marknadsföring.
2.1 Teoretisk bakgrund
2.1.1 Hörnstensmodellen
Som figuren nedan visar så handlar hörnstensmodellen om att sätta kunden i centrum, det är själva innebörden av modellen. Arbeta med processer, arbeta med förbättringar, basera beslut på fakta och skapa delaktighet är de fyra stödprocesser som används för att kunna sätta kunden i centrum (Bergman och Klefsjö, 2012, s, 40). Ljungberg och Larsson (2013) förklarar att processorientering och kundorientering kan till viss del sägas vara olika sidor av samma mynt (s, 85). Varje process börjar med att ett behov har identifierats och ska sluta med att behovet är tillfredsställt. Vidare fortsätter Ljungberg och Larsson (2013) med att förklara hur intresset för processer och deras utveckling förutsätter att ett intresse som är genuint och av att värde för kunden kan skapas (s, 85).
Figur 1. Författarens egen tolkning av hörnstensmodellen (Bergman och Klefsjö, 2012, s, 40).
Sätt kunden i centrum:
I en modern syn på kvalitet så är det centralt att sätta kunden i centrum. Kvalitet värderas av kunderna och ska ställas i relation till deras behov och förväntningar (Bergman och Klefsjö, 2012, s, 40).
Basera beslut på fakta:
En otroligt viktig hörnsten i offensiv kvalitetsutveckling är att basera beslut på fakta. Fakta ska vara väl underbyggt och ska inte låta slumpfaktorer ha en avgörande betydelse.
Verksamheter behöver samla in fakta att analysera och inte låta ”brus” komma i vägen för verkliga orsaker (Bergman och Klefsjö, 2012, s, 42).
Arbeta med processer:
Bergman och Klefsjö (2012) skriver följande ”En process är ett nätverk av sammanhängande aktiviteter, som upprepas i tiden. Den transformerar vissa resurser till resultat som ska tillfredsställa processens kunder med så liten resursåtgång som möjligt” (s, 44). Det innebär att ständig informationsåterföring mellan en leverantör, process och kund ska ske. Processen ska alltså knyta ihop historiken med framtiden (Bergman och Klefsjö, 2012, s, 44).
Figur 2. En egen tolkning från Bergman och Klefsjö (2012) som illustrerar en organisations olika typer av processer (s, 45).
Huvudprocessen har i uppgift att uppfylla de externa kundernas behov. Stödprocessen har i uppgift att tillhandahålla resurser till huvudprocessen. Ledningsprocessen har i uppgift att besluta om organisationens mål och strategier och genomföra förbättringar till organisationens övriga processer (Bergman och Klefsjö, 2012, s, 45).
Arbeta med förbättringar:
Att arbeta med ständiga förbättringar är kanske den viktigaste hörnstenen inom offensiv kvalitetsutveckling. En verksamhet som slutar att förändras/förbättras slutar också vara bra.
En stark symbol för ständig förbättring är PDCA (förtydligas mer under punkt 2.1.5) (Bergman och Klefsjö, 2012, s, 46).
Skapa delaktighet:
Det viktigaste för en människa är att veta och känna att hon behövs (Carlzon, 1985);
(Bergman och Klefsjö, 2012, s, 48). Det är viktigt för en verksamhet att få alla medarbetare att känna sig delaktiga och aktivt kunna påverka beslut och delta i förbättringsarbetet. För att kunna utföra ett bra arbete krävs engagemang, delaktighet och ansvar för medarbetarna (Bergman och Klefsjö, 2012, s, 48).
Hörnstensmodellen är en modell och innehåller flera teoretiska perspektiv. För att kunna identifiera verksamhetens processer måste kunderna inkluderas i processerna. Genom att hitta ett samspel mellan organisation och kund kan värdebildningar främja hur uppbyggnaden av processen ska se ut. Syftet blir då att skapa ett värdeskapande som riktar sig till både organisation och kund (Ljungberg och Larsson, 2013, s, 91).
Enligt Ljungberg och Larsson (2013) finns fem punkter som kännetecknar värdeskapande och servicelogik:
- Erbjudandets art - Perspektiv - Affärslogik - Kundens roll
- Företagets roll (s, 91)
Erbjudandets art handlar om att syftet ska värdefrämja processen. Perspektivet innefattar en uppsättning av resurser som ska integreras med kunders önskemål och syftet blir då att stödja deras process på ett sätt som skapar värde för kund och verksamhet. Affärslogik ska underlätta de processer som ska främja kundens värdeskapande. Kundens roll är att vara en medproducent och medskapare av värdet. Företagets roll är att, på ett serviceinriktat sätt för kunden, producera och därmed skapa värde i konsumtionsprocessen (Ljungberg & Larsson, 2013, s, 91). Bergman och Klefsjö (2012) beskriver hörnstensmodellen genom att sätta kunden i fokus och tar beslut baserat på fakta och därmed skapar förutsättningar för verksamheten genom att låta de anställda känna sig delaktiga i processen (s, 40).
2.1.2 Processförbättring
Ljungberg och Larsson (2013) förklarar att en beskrivning av ett processynsätt är det några typer av frågeställningar som ger begreppet en karaktär, exempel på det är för centrala värderingar, kundfokus, positiv människosyn, proaktivitet och en helhetssyn (s, 87).
Förenklade förklaringar på det är att verksamheten bör ses utifrån och in, människan bör vilja bidra till arbetets resultat på skilda sätt. Genom förebyggande och förutseende arbetar verksamheten proaktivt och därför säkras resultatet. En helhetssyn är viktigt för att kunna arbeta med processer, varje enskild del är viktig men en övergripande bild av processen är viktig för att helheten är större än summan av delarna (Ljungberg och Larsson, 2013, s, 87).
Senior och Swailes (2013) beskriver processförbättring som något alla parter måste vara överens om, både ledning för verksamheten och intressenter (s, 348). Senior och Swailes (2013) beskriver vidare att det är viktigt att ha följande karaktärsdragen inför en processförbättring/ny process, relevans, specificitet, integration, kronologi och
anpassningsförmåga, den sista punkten är extra viktig (s, 348). Alla förbättringar av processers anpassningsförmåga skriver Swailes och Senior (2013, s, 348). Verksamheten som implementerar en ny process eller förändrar en process måste se till att den är anpassningsbar för att passa alla intressenter som innefattas av processen/processerna (Senior & Swailes, 2013, s, 348-349).
2.1.3 Etablera processen
Ljungberg och Larsson (2013) beskriver själva etableringen av processen är det som avgör om de ansträngningar som gjorts tidigare, exempelvis att kartlägga och implementera processer, är en vinst eller i själva verket ett slöseri (s, 273). En process är av föga värde om den inte används på avsett sätt. Att använda processen är dessutom det enda sättet för att få den helt relevant. Vidare skriver Ljungberg och Larsson (2013) att en process som är etablerad innebär att alla intressenter, oavsett plats och av skilda slag måste leva med och använda processen på det sätt som är tänkt (s, 273). Liker (2015) skriver att vi ska sätta störst värde på faktisk implementering, att man vidtar åtgärder och går till handling (s, 20). Vid implementering av en process kan det vara en hel del man inte förstår, men varför inte prova sig fram? Genom misslyckanden och rättelser i processer skapas lärdomar och genom ständiga förbättringar kan verksamheter lyfta till sig en högre utövande- och kunskapsnivå (Liker, 2015, s, 20).
2.1.4 Flödesinriktning
Det är viktigt att organisationen/verksamheten förstår sina processer innan ett förbättringsarbete kan inledas. Om processerna är otydliga eller innehåller felaktiga/otillräckliga uppgifter så blir det även svårt att se var i processen det finns missvisningar. För att skapa en tydligare bild för hur en verksamhet/organisations processer är uppbyggda så kan arbetet inledas med att tillämpa en övergripande processkarta med tydlighet för vad som innefattas av processens “input” till själva verksamheten som omfattas av ledningsprocess, huvudprocess, stödprocesser och resurser (Axelsson och Agndal, 2013, ss, 47-48).
Flödesinriktning kan enklast beskrivas genom att vi identifierar en verksamhets huvudprocess, vad är det verksamheten ska göra för sina intressenter och av vilken orsak vänder sig intressenten till just det företaget? För att skapa den nyttan till kunderna behöver verksamheten utföra vissa aktiviteter. En del av de aktiviteterna är primära och måste äga rum för att huvudprocessen ska fungera. Andra processer är stödjande för att de primära processerna ska fungera (Axelsson och Agndal, 2013, ss, 47-48). Alla beslut i en process ska fattas baserat på fakta, annars är processen osäker (Bergman och Klefsjö, 2012, s 40).
2.1.5 Kompetensutveckling
Tonnquist (2014) beskriver kompetensutveckling som ledningens ansvar, men som ofta sker på individnivå (s, 352). Genom att sätta rätt krav på kompetens hos individer och grupper skapar det en kunskapshantering som är ovärderlig. För att kunna öka kompetens och kunskap krävs det att processer kan styras och återkopplas, både så att verksamhet och individ når målen (Tonnquist, 2014, s, 352). Ljungberg och Larsson (2013) skriver att processer och organisationer måste harmonisera med kompetensen hos de personer som utför arbetet i processerna (s, 387). Vidare nämner de att viktiga frågeställningar är vilken kompetens som finns tillgänglig och hur de på bästa sätt ska ta tillvara på det i verksamheten och hur kan kompetensen utvecklas och vidmakthållas (Ljungberg och Larsson, 2013, s, 387). Själva ordet kompetens beskriver Ljungberg och Larsson (2013) att det är förmågan att tillämpa en kunskap d.v.s. att kunna omsätta kunskaper i handling (s, 414).
Tonnquist (2014) skriver följande ”Oavsett om kompetensutveckling sker genom utbildning eller rekrytering, är det viktigt att dokumentera behov och ta fram en plan som visar hur gapet ska fyllas. Kunskapshantering är ett sätt att både ställa rätt krav på och mäta såväl individen som gruppen” (s, 355). Sätts det i relation till att Ljungberg och Larsson (2013) skriver om den kompetens som krävs för att möta framtidens marknad måste ofta börja innan den marknaden ens existerar (s, 415). Dessa två synsätt går ihop genom att alla människor sitter på kompetens men behöver kompetensutvecklas kontinuerligt för att möta framtidens marknader.
2.1.6 Måldelning och målstyrning
Måldelning och målstyrning kan låta snarlika men har skillnader som är av stor vikt.
Tabell 1: En exakt avbild av Bergman och Klefsjö (2012) figur på skillnaden mellan begreppen Målstyrning och Måldelning (s, 449).
Målstyrning Måldelning
Fokus på människan Fokus på processer
Fokus på vinst Fokus på kundtillfredsställelse
Uppifrån-ner Uppifrån-ner och nerifrån-upp
Fokus på ”vem”? Fokus på ”hur”?
Arbeta hårdare Arbeta smartare
Leta efter syndabockar Leta efter förbättringsmöjligheter
Den största skillnaden mellan dessa enligt Bergman och Klefsjö (2012) är att i målstyrning läggs vikten på resultaten medan måldelning också fokuserar på hur målen ska uppnås, alltså även handlingsplaner (s, 449). Måldelning beskrivs som ett sätt att sprida och bryta ner ett företags mål inom organisationen och då tydliggöra företagets processer. Måldelning ska inte bara innebära att övergripande mål bryts ner i mer specifika mål, det ska också innebära att göra alla delaktiga i målen. Det ska även fokusera på att bli färdigt inom en tidsram som är uppsatt och det skriver Tonnquist (2014) om SMARTa mål som kan lyftas fram som riktlinjer för ett bra mål (se figur 4) (s, 46).
Figur 3. Egen tolkning av Bergman och Klefsjös (2012) SMARTa mål (s 439).
Bergman och Klefsjö (2012) förklarar SMARTa mål som följande:
S: Specifika – Använd ord som innehåller en riktning som öka, minska, förbättra, utveckla m.m.
M: Mätbara – Viktigt att ägna tid åt att komma överens om lämpliga mått i enheter, pengar eller tid.
A: Accepterade – Personerna som ska uppfylla målen måste vara delaktiga när de tas fram.
R: Realistiska – Tillräckligt med realistiska förutsättningar för att nå målen. Exempelvis trygghetsmål, realistiska mål och barriärbrytande mål.
T: Tidsatta – De som är involverade är de som ska sätta tidpunkten för det som ska göras för att säkerställa att det är en rimlig tidsättning (s, 439).
2.1.7 Marknadsföring
Det finns många olika typer av marknadsföring, Axelsson och Agndal (2013) beskriver marknadsföring och externa aktörer som ett sätt att marknadsföra sig själv eller sin verksamhet genom kunder och andra intressenter (s, 32). När en kund pratar om en upplevelse de var nöjda med till fler människor och/eller andra verksamheter så skapas en kedja av positivitet. Genom den typ av marknadsföring, där kunden för vidare budskapet, har ett gap överbryggats (Axelsson och Agndal, 2013, s, 32). Kotler et. al (2011) beskriver marknadsföringens information i sig själv som en del med låg betydelse, de poängterar istället att det som verkligen betyder något är kundernas insyn om informationen och hur de tolkar den, som är viktigt (s, 104). De beskriver även att dagens marknadsföring av verksamheter inte längre handlar om mängden information som produceras utan snarare hur bra och mottaglig den är (Kotler et. al, 2011, s, 105).
2.2 Tidigare forskning/arbeten
Heracleous (2000) beskriver att många verksamheter som tappar greppet om sin omgivning men fortsätter att sträva efter effektivitet genom en specifik strategi ofta får en temporär framgång. Vidare förklarar han att risken med en verksamhet som inte längre ser sin omgivning och förstår marknaden kommer att bli självdestruktiv (Heracleous, 2000, s, 78).
Studien börjar med att diskutera hur förändring i en konkurrenskraftig verksamhet kan påverka hur framgångsrik den fortsätter att vara i en marknad som förändras kontinuerligt (Heracleous, 2000, s, 75). Döös (2004); Bennich (2012) skriver i sin diskussion att kompetens finns hos en individ men fokus på handlingsförmåga ligger inom organisation, samverkan och ledarskap (s, 79). Bennichs (2012) syn på kompetens (s, 80) kan direkt kopplas till det Heracleous (2000) skriver om en verksamhet som inte längre kan se och ta till sig av sin omgivning (s, 78), hur viktigt det är för en verksamhet att ha rätt kompetens och rätt ledning för att fortsätta utvecklas och fortsätta vara konkurrenskraftiga.
Kotler et. al (2011) beskriver ”pull” och ”push”-strategier som två grundläggande och användbara marknadsföringsstrategier beroende på vilken bransch och hur verksamheten vill få kunder. Pull-strategin går ut på att marknadsföra direkt till slutkunden och få dem att vilja ha produkten eller tjänsten som erbjuds. Marknadsföringsstrategin Pull är även bra på det sätt att kunderna i slutändan kommer sätta krav på produceringen av produkten och/eller tjänsten som i sin tur behöver börja leverera produkten/tjänsten. Strategin för Push är att trycka på genom marknadsföringskanalerna till slutkund. De som producerar och/eller tillhandahåller tjänsten marknadsför sig själv genom hela processen, från första mottagare av produkten till slutkunden. Skillnaden mellan de båda kan sägas att ”Pull” drar till sig kunder genom egen marknadsföring som blir ett sorts krav hos exempelvis återförsäljaren medan ”Push” använder sig av alla mellanhänder för att nå ut till slutkund (s, 390).
Heracleous (2000), Bennich (2012) och Kotler et. al (2011) kan tillsammans bilda en viktig kedja till hur beslut för en ny tjänst, där processer för att skapa tjänsten, vikten av rätt kompetens för tjänsten och hur viktigt det är att marknadsföra tjänsten, finns. Genom att förstå processen som ska implementeras minimerar verksamheten risken för att kompetens saknas. Genom rätt kompetens på rätt plats kommer verksamheten gynnas snabbare av den implementerade processen. Bennich (2012) skriver i sin analys och diskussion att resultatet av hennes forskning visar att kompetensutvecklingen av medarbetarna var i vissa fall meningslösa eftersom medarbetarna inte ansåg att det var kopplat till deras dagliga arbete (s, 80). Det är viktigt för ledare, verksamhet och medarbetare att identifiera vilken typ av kompetens som är viktig för det vardagliga arbetet. Det är även viktigt att de personer inom verksamheten som har expertkompetens inom sitt område att kunna dela med sig av den kompetens de besitter till andra medarbetare. Genom att bredda kunskapen hos medarbetarna, både de som jobbar med standardiserade arbeten men även de med mer dynamiska arbeten, skapar verksamheten en trygghet ifall de förlorar någon typ av kompetens av olika anledningar.
Trygghetsrådet (förkortas TRR) (2019) skriver i sin sammanfattning att det råder en bred enighet om att det är nödvändigt att anpassa sina tjänster som organisation, digitala möjligheterna skapar möjligheter och beteendeförändringar. Vidare förklarar dem att vi rör oss snabbt mot en situation där information om lediga jobb och utbildningar som matchar en individs behov eller drivkrafter kommer vara mer tillgängliga. Om den svenska omställningsmodellen ska fortsätta bidra med både trygghet och rörlighet på arbetsmarknaden krävs det att aktörerna ligger i framkant. Arbetsförmedlingen satsar idag, både med egna digitala utvecklare och även externa utvecklare på att bygga en digital infrastruktur för matchning av jobb och talanger. TRR ser idag en ökad efterfrågan på en mer proaktiv omställning.
De beskriver att ingen tjänar på att vänta med kompetensutveckling när nya utmaningar inom den digitala rekryteringen framkommer (s, 1). TRR skriver i sin omvärldsanalys att tjänsteutbudet inom jobbmatchning utvecklas snabbare och snabbare. De som är arbetssökande har ökade förväntningar på att kunna leta och söka jobb snabbt, enkelt, användarvänligt och transparent. Vidare skriver TRR ”Den generella trenden går dock åt samma håll: som konsumenter blir vi i snabb takt allt mer vana vid att kunna
”fönstershoppa” allt från hushållstjänster till bostäder med mobilen och denna förväntan spiller över även på jobbmatchning” (Trygghetsrådet, 2019, s, 15). Trygghetsrådet skriver att idag drivs jobbsökande till stor del av digitala verktyg. Dock är dessa verktyg fortfarande enkla och har potential för utveckling. De trycker på att jobbsökandeverktyg fortfarande är passiva och det finns en stor utvecklingsmöjlighet för hur arbetstagare och arbetsgivare matchas. Istället för att arbetstagaren ska få förslag baserade på ens beteenden, intressen, kompetens mm så krävs det att arbetstagaren aktivt måste identifiera jobb (Trygghetsrådet 2019, s, 24).
TRR redovisar att det idag finns öppna jobbannonsdatabaser i Sverige och att det finns ett stort antal sådana. De beskriver även att de flesta av dessa databaser riktar in sig mot den stora massan (Trygghetsrådet, 2019, s, 26). Det finns även andra växande bolag som specialiserar sig inom vissa nischer och har därför en mindre volym sökande men kan ta bättre betalt eftersom de attraherar just den specifika nischen som arbetsgivaren söker. Vidare beskriver TRR att de nischade aktörerna ofta riktar sig mot tech-branchen som är en talanggrupp det råder stor efterfrågan på. Oberoende av bredden på jobbannonsdatabasernas målgrupp så är integrationen av tech-jättarna påtaglig även här. Flera av jobbannonsdatabaserna erbjuder
även vidare spridning genom exempelvis Facebook och LinkedIn (Trygghetsrådet, 2019, s, 27). TRR hänvisar till en idé som först togs upp som en debattartikel i SvD som Erik Sandström, chef digital officer inom AF, övertygade generaldirektören Mikael Sjöberg om.
Debattartikeln handlade om digital infrastruktur och hur viktigt det är att en statlig aktör som tillhandahåller den digitala infrastrukturen. Anledningen till att de anser att en statlig aktör bör ansvara för det är av två anledningar, 1) det går då att lita på att det alltid kommer vara öppet och tillgängligt och 2) vi kan säkerställa icke-diskriminering och se till att allas lika rätt (Trygghetsrådet, 2019, s, 37).
3. Metod
I avsnittet metod tas punkter upp som design av studien, alltså hur författaren valt att bygga upp studien. Datainsamlingsmetod tar upp hur författaren har samlat in de data som behövts, exempelvis genom primär/sekundärdata. Det är även en underrubrik som beskriver hur datan har analyserats, genom olika modeller. Slutet på metodavsnittet beskrivs det hur tankarna har gått hos författaren under arbetets gång, varför vissa metoder har valts medan andra metoder inte har använts.
3.1 Design av studien
Utifrån problemställning, syfte och frågeställningar kan studien klassas som en kvalitativ fallstudie. I en kvalitativ studie samlas information in som beskriver ett ämne, det kan vara i form av intryck, åsikter eller synpunkter (Denscombe, 2018, s, 24). De intervjuer som genomförts i studien har varit semi-strukturerade och kvalitativa, inriktningen har varit att få personernas synsätt och perspektiv på det ämne intervjun/intervjuerna varit inriktade på (se bilagor 3-5). Målet har varit att göra en sorts djupdykning i personernas tankesätt och motivation för att kunna skapa en uppfattning om området. Genom dessa kvalitativa intervjuer och Folkuniversitetets och Arbetsförmedlingens hemsidor har tre frågeställningar utarbetats. Fallstudien har valts för att skapa stödjande resurser och praktiska verktyg för personalen inom stöd och matchning av sökande till Folkuniversitetet. Inom fallstudien har olika datainsamlingsmetoder använts. Primärdata som insamlats har skett genom semi- strukturerade och kvalitativa intervjuer som byggdes på en intervjuguide som skapades inför intervjun (se bilagor 3-5). Vidare skickades även personliga tilläggsfrågor till de som intervjuats för att kunna fortsätta examensarbetet (se bilagor 6 och 7). Sekundärdata insamlades genom Arbetsförmedlingens och Folkuniversitetets hemsida. Dessa valdes för att skapa en djupare förståelse för projektet och förbättringsområdet.
Denscombe (2018) skriver att några kännetecken för fallstudier är:
- En inramning istället för flera enheter - Studiens djup istället för studiens bredd - Relationer/processer istället för resultat
- Helhetssyn istället för vissa isolerade faktorer (s, 86).
För att kunna göra ett examensarbete valdes det att avgränsa sig till en specifik verksamhet, Folkuniversitetet och inom Folkuniversitetet valdes en specifik del, stöd och matchning. För att kunna uppfylla arbetets syfte valdes det att genomföra en kvalitativ fallstudie där författaren var projektledare. Genom studiens gång skedde intervjuer med en person från verksamheten och intervjuer med personer från andra verksamheter och myndigheter. Vidare gjordes även dokumentstudier av Folkuniversitetet och Arbetsförmedlingens hemsidor och de dokument som fanns där, det går hand i hand med Denscombes (2018) förklaring på
undersökningsmetod, som påvisas i de fyra punkterna ovan (s, 86). Dessa punkter kännetecknar en typisk fallstudie, vilket gjorde att arbetet blev en fallstudie.
Genom en förstudie identifierades förbättringsområden och det var tydligt att Folkuniversitetets uppdrag stöd och matchning behövde förbättras inför Arbetsförmedlingens reform. Intervjuer, dokument från hemsidor och teori har använts för att identifiera vilken förbättring som behöver genomföras.
3.2 Datainsamlingsmetod
Datainsamlingsmetoderna som använts i den här studien (se punkterna 3.2.1 - 3.2.2) har sin grund i kandidatuppsattsens syfte samt besvara de frågeställningar (se punkt 1.3). För att säkerställa att arbetet skulle ske inom ramen för den tid som utsatts så skapades en projektplan. Den projektplan som skapades definierades det även hur och vad de olika parterna, författaren, handledaren på verksamheten och ämnesgranskaren skulle kommunicera om. Viktiga delar som avgränsningar, syfte/mål och frågeställningar presenterades i projektplanen.
Inom fallstudien har olika datainsamlingsmetoder använts. Primärdata som insamlats har skett genom semi-strukturerade och kvalitativa intervjuer som byggdes på en intervjuguide som skapades inför varje intervju (se bilagorna 3-5). För att få ytterligare information från de personer som intervjuats, skickades ytterligare frågeformulär med tilläggsfrågor som dök upp lite senare under arbetet. Sekundärdata insamlades genom Arbetsförmedlingens och Folkuniversitetets hemsida. Dessa hemsidor valdes för att skapa en djupare förståelse för projektet och förbättringsområdet.
3.2.1 Primärdata
3.2.1.1 Kvalitativa Intervjuer
Samtliga intervjuer genomförda studien har skett på ett kvalitativt och semi-strukturerat sätt.
Bryman (2018) skriver att kvalitativ forskning ofta har betydligt mindre strukturerat tillvägagångssätt än kvantitativ forskning (s, 300). I kvalitativ forskning finns betoning av det generella när det gäller formuleringar av de inledande frågeställningarna och därför läggs en tyngd på intervju respondenternas egna uppfattningar och synsätt. Intresset under en kvalitativ intervju ligger hos den intervjuade och dess ståndpunkter och att intervjun rör sig i olika riktningar eftersom det kan bidra till mer kunskap om vad intervjupersonen upplever vara relevant och viktigt. Forskaren som intervjuar vill i en kvalitativ studie ha fylliga och detaljerade svar och kvalitativa intervjuer är därför utmärkta i och med att de tenderar i att byta riktning alltefter intervjun pågår (Bryman, 2018, s, 300).
3.2.1.2 Semi-strukturerade intervjuer
En semistrukturerad intervju kan forskaren ha en lista över vissa specifika teman som ska beröras, respondenten har då stor frihet att utforma svaren på sitt eget sätt. Det som talar starkt för att en kvalitativ forskning bör använda sig av semi-strukturerade intervjuer är att frågorna inte behöver komma i den följd som intervjuguiden är upplagd efter. Frågor som inte ingår i den kan uppkomma eventuellt om intervjuaren anknyter till något som den intervjuade nämnt (Bryman, 2018, s, 301). Samtliga intervjuer som genomfördes startade med att författaren presenterade sig själv och det arbete denne arbetar med. Frågor som ställdes till de personer som intervjuades hittas i bilagor 3-5.
3.2.1.3 Intervjuguide
Bryman (2018) beskriver att innebörden med en intervjuguide är att använda den som en minneslista över vilka områden som ska beröras i en ostrukturerad (s, 304). En semi- strukturerad intervju har en något mer strukturerad lista över frågeställningar än den ostrukturerade och bör innehålla mer specifika frågor om vad som ska beröras och besvaras under intervjun. Det mest avgörande för forskare under en semi-strukturerad intervju är att få information om hur de som intervjuas upplever sin egen värld och sitt liv, samt att intervjun rymmer flexibilitet (Bryman, 2018, ss, 304-305). En intervjuguide bör utformas genom att forskaren/intervjuaren tänker ”vad måste jag veta för att kunna besvara mina olika frågeställningar?”. Det är viktigt att skaffa sig en bild av vad intervjupersonen upplever som viktigt och av betydelse till de frågeställningar som undersökningen ska besvara (Bryman, 2018, s, 305).
3.2.1.4 Inkät
Oxenswärdh (2011) beskriver inkät som en hybrid mellan en intervju och enkät. Det kan vara en liten utvald målgrupp som ett frågeformulär skickas via e-mail med ett begränsat antal öppna frågor (s, 72). Vidare skriver Oxenswärdh att formuläret besvaras och returneras till undersökaren, men datainsamlingen behöver inte nödvändigtvis vara klar där. Beroende på svar från informanternas svar på frågeformuläret så kan följdfrågor uppstå för att gradvis utöka och fördjupa sina tidigare frågor (Berg, 2007b); (Oxenswärdh 2011, s, 72). De informanter som deltagit i inkätstudien ska behandlas som vilka informanter som helst.
Informanterna numreras för att ge dem anonymitet samt för att visa att ingen enstaka respondents information är överrepresenterade (Oxenswärdh, 2011, s 72).
3.2.2 Sekundärdata
På Folkuniversitetets hemsida har studien kunnat identifiera deras syfte, mål och visioner inom verksamheten. Information som inhämtats på hemsidan har även den legat till grund för de intervjufrågor som ställts till representant från Folkuniversitetet. Vidare har de ett PDF- dokument som kunnat användas för information om årsredovisningen för Folkuniversitetet som även beskrivit vad de gör och vad deras syfte, vision och mål är (Folkuniversitetet.se, 2020). Arbetsförmedlingens hemsida (Arbetsförmedlingen.se, 2020) har studien kunnat identifiera omorganisation/reformation som är pågående och kan därifrån dra slutsatser till hur och när det kommer påverka Folkuniversitetet.
3.3 Dataanalys
Metoden som använts i studien är en abduktiv ansats där teori och empiri på verksamheten har kombinerats (Patel och Davidsson, 2011, s, 24). De teorier som framförts i avsnitt två och det resultat som har funnits har dessa använts för att redogöra antaganden. För att stärka och tydliggöra dataanalysen redovisas analysverktygen under punkterna nedan.
3.3.1 Orsaks-verkan-diagram
När ett kvalitetsproblem har valts ut så måste man gå vidare med att bena ut orsakerna till problemet (Bergman och Klefsjö, 2012, s, 243). Genom en tolkning av ”fem varför” och en ytterligare tolkning av orsaks-verkan-diagram, illustrerad i figur 6, tagits fram som en orsaks- verkan-analys. För att ytterligare precisera förbättringsområdena ställdes frågan ”Varför”, för att hitta orsaker till det område som arbetet syftar på. Huvudproblemet som identifierats var att Arbetsförmedlingen omorganiseras och att Folkuniversitetets uppdrag, stöd och matchning, inte är redo för att ta över efter dem. Det användes också för att tydligare visa att de idag inte är redo att ta över efter Arbetsförmedlingen och även varför de inte är det.
3.3.2 Träddiagram
Bergman och Klefsjö (2012) skriver att ett träddiagram är ett sätt att systematiskt bryta ner ett centralt problem, idé eller kundönskemål i dess beståndsdelar på olika nivåer. Till skillnad från relationsdiagram och släktskapsdiagram så är träddiagrammet mer målinriktat (s, 490).
Vidare skriver Bergman och Klefsjö (2012) att träddiagrammet är lämpligt att undersöka vilka delmål som behöver nås innan ett övergripande mål uppnås och när man vill strukturera lämpliga åtgärdsförslag. De skriver även att ett träddiagram rekommenderas att upprätta i en grupp för att få synvinklar som en ensam person kan missa (s, 491). I examensarbetet har träddiagrammet använts för att undersöka och visualisera vad som är lämpligt att börja med för att nå slutmålet.
3.3.3 Fem varför
Klefsjö et al. (1999); Bergman och Klefsjö (2012) beskriver fem varför som en frågeteknik för att komma ner till problemets grundorsak (s, 243). Metoden fem varför användes i den här studien genom en egen tolkning och är sammankopplad med orsaks-verkan-diagrammet (se avsnitt 5.1). De hjälpte även till att visualisera vad några grundproblem är hos verksamheten.
3.4 Validitet, reliabilitet och generaliserbart
Författaren har använt sig av semistrukturerade intervjuer, Folkuniversitetets hemsida, tidigare forskningar och relevant teori för att validiteten och reliabiliteten ska öka.. Alla beslut baserades på fakta genom de olika inhämtningsalternativ som nämndes ovan. Det som framkommit i studien är i sig inte generaliserbart för andra verksamheter eftersom de har andra förutsättningar men kan användas till viss del om verksamheten har liknande förutsättningar som Folkuniversitetet.
3.5 Etiska ställningstaganden
Ställningstagande för det etiska perspektivet har kontinuerligt värderats så att ingen inom ramen för examensarbetet kommit till fysisk eller psykisk skada. Författaren har även säkerställt att de uppgiftslämnare som intervjuats via telefon, personliga möten, mail eller på annat sätt, är väl informerade i vad som kommer ingå i studien. Författare, handledare och ämnesgranskare har även skrivit på ett samtyckesavtal (codex.vr.se, 2020, s, 9). Samtliga personer som berörs av examensarbetet informerades om vad syftet med studien var (codex.vr.se, 2020, s, 7). Författaren såg till att samtliga personer som deltar i examensarbetet har största möjliga konfidentialitet och obehöriga kommer inte kunna ta del av deras personuppgifter eller andra känsliga uppgifter (codex.vr.se, 2020, s, 12). Uppgifter som samlats in från personer inom ramen för examensarbetet får endast användas inom forskningen (codex.vr.se, 2020, s, 14).
3.6 Metoddiskussion
Studien kan endast jämföras med likvärdiga verksamheter och kan inte generaliseras inom andra verksamheter, vare sig inom privat eller offentlig sektor.
3.6.1 Metodval
De intervjuer som gjordes hölls via telefonintervjuer som var semi-strukturerade med en intervjuguide. Intervjuguiderna byggde på de frågor som behövde besvaras för att kunna genomföra studien. De semi-strukturerade intervjuerna gav respondenterna möjlighet att besriva deras syn på området och gav en bredare inblick i deras synsätt och tankar. Frågor som inte ingick i intervjuguderna uppstod som gav en större inblick om området (Bryman, 2018, s, 300). Syftet med intervjuerna var att låta respondenterna svara så fritt som möjligt och därmed kunde intervjuaren ge följdfrågor som på ett dynamiskt sätt ger ett bredare perspektiv (Denscombe, 2018, s, 26). Alla intervjuer skedde enskilt med respondenten över
telefon för att denne inte skulle känna press från andra deltagande och då kunna tala fritt. Ett annat alternativ hade varit att ha en intervju med två eller fler (gruppintervju) för att på så sätt få igång en diskussion. Det valdes bort eftersom det då kan vara svårt att dokumentera det som sägs och blir därför även svårare att analysera. Intervjuformen upplevdes av respondenterna som ett tryggt och enkelt sätt att svara på de frågor som ställdes. Det upplevda syftet med att få deras syn på arbetsmarknaden idag och inom en nära framtid, både för Folkuniversitetet men även för samhället i stort. Intervjuarens huvudsyfte med intervjuerna var att få information om hur Folkuniversitetet skulle kunna förbereda sig för när AF har genomgått reformen. Många intressanta svar uppkom och de fria svaren gjorde att syftet kunde uppnås.
Till intervjupersonerna användes en kommunikation som var öppen och neutral som möjligt.
Intervjuaren försökte styra samtalet så lite som möjligt och fokuserade på dokumentation, öppna frågor och det upplevdes som att intervjupersonerna kände sig bekräftade. Genom att få intervjupersonerna att känna sig bekräftade minskade risken att de skulle känna mindre trygghet och det i sin tur skulle knna leda till sämre utgång av svaren. Anteckningar skedde fortlöpande där det var stort fokus för intervjuaren att anteckna exakta formuleringar för att minska feltolkningar och eventuell risk att glömma svaret.
Studien var tänkt att ha en observationsfas för att se hur chefer och medarbetare arbetar idag, detta kunde inte göras på grund av den pågående pandemin, Covid-19. Det hade kunnat ge en större förståelse och ett annat fortsatt metodval. Det hade kunnat ge studien ett annat utgångsläge och författaren hade då kunnat få med ännu mer ingående frågor till respondenterna.
Det sista stadiet i metovalet var att tilläggsfrågor skickades ut per e-mail och dessa har tillsammans med intervjuerna (kallas inkät, se avsnitt 3.2.1.4) givit studien den empiri som behövdes för att påbörja analys, diskussion och resultat.
En djupare förståelse om Folkuniversitetets kompetens och kompetensutveckling hade kunnat ge ett annat resultat än det som presenteras under den andra frågeställningen i analysen.
3.6.2 Studiens tidplan
Innan studien startade gjordes en tidplan utformad från ett Gantt-schema (Tonnquist, 2014, s, 158). Det är en grov skildring till vad som skulle göras under studien. Aktiviteterna illustreras som band och milstolparna som punkter.
Tabell 2: Författarens egen tolkning av Gantt-schema (Tonnquist, 2014, s, 158) för hur examensarbetet skulle fortskrida.
Den studie och metod som skulle genomföras följdes till stora drag som tidplanen visar.
Studien har dock ändrats från att vara tänkt att implementera det förbättringsförslag som identifierats till att lämna förslag till förbättring och hur de ska arbeta vidare med förslaget.
Av skäl som författaren inte hade räknat med i den riskanalys som skapats (se bilaga 9) så kunde inte observationer på plats genomföras. De teorier som valts i arbetet valdes innan intervjuer genomfördes, det var ett bra val och gav en djupare bild och förståelse.
Tanken var att genomföra intervjuer med personer utanför Folkuniversitetet efter att observationer skett på verksamheten. Det gick inte att genomföra eftersom observationerna eftersom den allmänna rekommendationen från Folkhälsomyndigheten var att om det går att arbeta hemifrån så ska det göras, p.g.a. Covid-19. Det resulterade i att det var svårare att få tag i den information som behövdes. Det hade varit en bra idé att skicka ut enkäter till medarbetare på Folkuniversitetet för att få information från fler personer nom verksamheten.
Det gjordes inga enkäter på grund av tidsfrist. Arbetet fortskred istället med information från handledare, hemsidor och dokument som är en del av grunden till intervjufrågorna som skapades i intervjuguiderna.
Val av teori följde tidsschemat men teoriavsnittet uppdaterades vidare under hela studiens gång, viss teori togs bort, justerades och teori lades även till allteftersom analysen utformades.
4. Empiri
Avsnittet empiri framför den data som insamlats från tre respondenter. Det kursiva är frågorna som ställts och texten under är svaren.
4.1 Resultatredovisning
Genom kvalitativa, semi-strukturerade intervjuer med representant från Folkuniversitetet (se bilaga 1 och 2) och med representant (här kallad X) från verksamhet A (se bilaga 3) samt representant (här kallad Y) från verksamhet A (se bilaga 4) har information om hur marknaden ser ut idag framkommit. Vidare har en intervju med Arbetsförmedlingen skett med person Z (se bilaga 5) för att få deras perspektiv på arbetsmarknaden idag och i nära framtid. Till sist skickades tilläggsfrågor ut via mail till respondenterna X, Y och Z för att säkerställa tidigare information och få ny information om frågor som uppkommit på vägen.
4.2 Respondent X, styrelsemedlem verksamhet A
Respondent X är styrelsemedlem i verksamhet A och har varit så under en större del av verksamhetens levnadstid. Hen jobbar på en annan arbetsplats också, även den arbetsplatsen har hen stor insyn i arbetsmarknaden.
- Berätta lite om dig själv och vad du gör på verksamheten
Respondent X arbetar med att digitalisera och underlätta på arbetsmarknaden, hen jobbar ideellt i verksamhet A där hen har en roll i styrelsen. Hen beskriver att det de gör i den ideella verksamheten är att hjälpa till med digitaliseringen för företag, privatpersoner och myndigheter.
- Arbetsförmedlingen håller just nu på att genomgå en reformering/omorganisation, är det här ni kommer in när det gäller jobbmatchning?
Respondent X förklarar att den ideella verksamhet hen arbetar med är en del av ett projekt för att skapa förståelse och vilja att digitaliseras, både hos myndigheter och privata aktörer.
- På er hemsida står det att ni arbetar för att digitalisera svensk jobbmatchning, inkluderar det alla som arbetar inom den branschen eller är det inriktat enbart på statliga myndigheter?
Respondent X beskriver att de arbetar mot att fler myndigheter behöver digitaliseras, inte bara Arbetsförmedlingen utan också andra myndigheter som skolverket och de olika universitet vi har i Sverige. De vill kunna ha öppnare data mellan olika aktörer, det krävs att myndigheter och privata aktörer kan arbeta tillsammans med öppna kanaler mellan varandra. Hen anser att Sverige i dagsläget ligger långt bak inom digitalisering hos våra myndigheter i jämförelse med utländska myndigheter.
- När tror ni att ni kommer vara redo att lansera digitaliseringen av jobbmatchning eller är den redan lanserad?
Respondent X känner i dagsläget inte till någon portal inom digitalisering av jobbmatchning varken idag eller i framtiden, hen hänvisar till Arbetsförmedlingen för att få information.
- Kommer ni att skapa ett öppet nätverk där även externa aktörer, utanför myndigheter, kommer ha tillgång till att marknadsföra sig själva och kunna söka arbetssökande med specifika färdigheter?
Nej, deras mål och vision är att skapa förståelse hos myndigheter och privata aktörer. De vill få de olika aktörerna att samverka och prata med varandra för att exempelvis kunna förenkla för arbetssökande och deras processer.
- Hur ser du på er framtid när Arbetsförmedlingen omorganiseras/reformeras?
Framtiden för respondent X och den ideella verksamheten kommer inte påverkas av omorganiseringen/reformen. De som blir mest påverkade är de arbetslösa som vill söka jobb. I dagsläget är de med i många system, A-kassa, facket, försörjningsstöd etc.
förklarar hen. Hen beskriver vidare att det är viktigt att det förenklas för de arbetssökande, genom att automatisera flödet för individen skulle det göra arbetssökandet enklare. Det skulle resultera i att den arbetssökande har mer tid på sig att faktiskt söka jobb istället för att skriva in sig i många olika system. Istället för att skriva om sin ansökan till jobb varje gång de söker ett jobb så tycker respondent X att det skulle vara mycket smidigare att ha alla aktörer på arbetsmarknaden under ett och samma ställe. Genom att sammanställa alla
aktörer inom arbetsmarknaden på en digital plats, där den arbetssökande har sin profil med cv och andra relevanta fakta. Det tror respondent X skulle underlätta och uppmuntra arbetssökande till att söka fler jobb och inte känna att det är otroligt långt till det steg där ett jobb faktiskt har sökts.
- Hur ser du på arbetsmarknadens framtid?
Respondent X säger i intervjun att arbetsmarknadens framtid ser ljusare ut nu när Arbetsförmedlingen reformeras. Hen tror att Arbetsförmedlingen fortfarande måste äga vissa data. Datan hen syftar på är exempelvis utbildningsväsendet, hur många som blir arbetslösa, hur arbetsmarknaden ser ut. Den datan behöver externa aktörer som kommer få ett större ansvar i jobbmatchningen, den datan är omöjlig för privata aktörer att göra idag.
Genom att Arbetsförmedlingen behåller den datan så kan de privata aktörerna planera hur de ska arbeta och kan då fokusera på att matcha deltagarna till ett arbete. Respondent X lägger en extra stor vikt på att oavsett om Arbetsförmedlingen kommer reformeras eller inte, så behöver de digitaliseras för att på bästa sätt kunna hjälpa arbetssökande och för att fortsätta göra ett bra jobb. Hen upplever att myndigheter i dagsläget har en sorts ”rädsla”
att digitaliseras, det är viktigt att det övervinns
- Vilka andra investeringar tror du kommer behövas i så fall? Nya datorer, plattor, utrustning generellt?
Det har hänt otroligt mycket de senaste månaderna. I januari var vi tvungna att ha fysiska möten. Numera kör vi allt digitalt. Många arbetssökande saknar verktyg, bredband etc.
Det finns inte bredband på landsbygden och dem som har tuff ekonomi sparar kanske in på bredbandskostnaden. På något sätt måste samhället investera i detta och ge alla samma förutsättningar att söka jobb – oavsett om det är datorer eller bredband.
- Vilka fördelar/nackdelar ser du med en sådan portal?
Vi använder redan idag webbstödet som är ett verktyg mellan oss leverantörer och AF.
Det är segt och ofta blir det fel i systemet. Här finns förbättringspotential. Vet inte vad du lägger i begreppet portal, men det låter som att även individerna/arbetssökande ska vara inne i detta? Det viktigaste är att systemet inte laggar och att det blir rätt. Hellre ett funktionellt system än något som är så avancerat att det bara blir tekniska utmaningar.
- Tror du på digitalisering av jobbmatchning? Om ja:
Ja
- Vad är det som gör att du tror på det?
Många människor har lättare att kommunicera via telefon och Facetime. Yngre generationer är mer vana vid det än vid fysiska samtal.
- Vad ser du för utmaningar på marknaden?
Många människor saknar rätt förutsättningar både vad gäller teknisk utrustning och kunnande (intervju med X, 2020-04-01).
4.3 Respondent Y, initiativtagare verksamhet A
Respondent Y är initiativtagare till verksamhet A och har arbetat flera år inom
Arbetsförmedlingen tidigare men på senare år har hen arbetat med digitala innovationer.
- Berätta lite om dig själv och vad du gör på verksamheten
Respondent Y är initiativtagare till den ideella verksamhet som nämndes under 4.2. Hen har tidigare arbetet inom Arbetsförmedlingen i flera år och de sista åren där arbetade hen med digitalt innovationscenter. Vidare berättar hen om att de jobbar som ett informationsnätverk och lyfter frågor till verksamheter och myndigheter angående digitalisering. Respondent Y beskriver verksamheten som hen jobbar för som en liten förlängning av Arbetsförmedlingen, men är fristående. De arbetar för att få privata och offentliga verksamheter att bli medvetna om hur viktigt det är att arbeta med innovation och digitalisering.
- Hur ser du på Arbetsförmedlingen och deras reformation/omorganisering?
Respondent Y ser positivt på reformationen och framhäver att det är ett steg mot förändring och därmed även ett steg närmre digitalisering inom AF. Hen berättar även att AF är ministerstyrt och att de själva inte kan bestämma vad som ska prioriteras på arbetsmarknaden. Framtiden efter att AF har reformerats tror hen att de privata aktörerna kommer kunna mer fritt välja hur de ska prioritera sina resurser beroende på de data AF presenterar för dem, det är en klar förbättring om så sker. Respondent Y förklarade, precis som representant X, att myndigheter idag inte är digitaliserade eller innovativa.
- Vad tror du framtiden har att erbjuda inom digital rekrytering?
Respondent Y berättar att framtiden inom arbetsmarknaden kommer och måste digitaliseras för att Sverige ska kunna fortsätta utvecklas i rätt riktning.
- Tror du arbetsmarknaden är redo för digitaliserad rekrytering?
Den måste och kommer att digitaliseras, så ja, den är redo.
Verksamheten som X och Y arbetar för har inga ambitioner på att vara med och bygga upp infrastrukturen för hur framtidens arbetsmarknad kommer se ut. De fungerar som ett informationsnätverk och lyfter frågor så att fler kan förstå hur de kan gå tillväga samt hur de som är intresserade kan promota de idéer som framkommer (intervju med Y, 2020-04- 14).
- Tror du många verksamheter kommer behöva kompetensutveckla sina medarbetare för att arbeta i en sådan portal som Arbetsförmedlingen pratar om?
Nej någon kompetensutveckling för att nyttja en ny portal behövs inte i sig. Samma sätt att söka som idag.
- Vilka fördelar/nackdelar ser du med en sådan portal?
Om majoriteten av annonserade jobb kan nås via ett öppet API öppnar det möjligheterna för nya aktörer att erbjuda mer intelligenta och innovativa kundlösningar utan att de behöver lägga kraft på att hitta efterfrågan av jobb.
- Tror du på digitalisering av jobbmatchning? Om ja:
Ja
- Vad är det som gör att du tror på det?
Begreppet digitalisering blir lite för stort och urvattnat idag. Allt vi gör idag är ju digitaliserat så fort vi skickar ett mail eller skriver ett dokument. Dessutom har vi ju snabbt ställt om till digitala möten. I min värld handlar det mera om att utnyttja de
datamängder som finns runt arbetsmarknaden på liknande sätt som vi använder datadriven AI-teknik inom all konsumentmarknadsföring.
- Vad ser du för utmaningar på marknaden?
Aktörer som inte tillämpar och utnyttjar en datadriven verksamhet kommer att försvinna eller marginaliseras.
- Vad ser du för utmaningar för externa aktörer utanför Arbetsförmedlingen/andra myndigheter?
Det är en ganska splittrad bransch som tvingas navigera i en högst politiserad verksamhet där spelreglerna och långsiktigheten är otydlig. Från vår verksamhets sida arbetar vi med att påverka politiker och andra aktörer till att förstå möjligheterna med att skapa ett digitalt ekosystem för arbetsmarknaden (Intervju med Y, 2020-04-14).
4.4 Respondent Z, Strateg Arbetsförmedlingen
Respondent Z arbetar som strateg på Arbetsförmedlingen, det egentliga namnet på rollen är digital policysamordnare, som är inriktad mer åt affärsmässigt håll.
Berätta lite om vad det är du gör på Arbetsförmedlingen
Respondent Z berättar att hen arbetar med digital policysamordning, en mer affärsmässig snarare än teknisk roll.
- Vad är målet med er reform enligt dig?
Respondent Z berättar att AF har två syften
1. Arbetsförmedlingens roll handlar om att kunna göra bättre analyser av marknaden till politiker
2. Guida sökande till jobb, samla in metadata etc.
Vidare poängterar Z att de vill tillgängliggöra deras data så att andra får tillgång till det.
Framförallt gäller det annonser, kompetenser, språk och yrken, det är den typen av data de vill att andra externa aktörer ska kunna ta del av och kunna dela med sig av.
- Att digitalisera Arbetsförmedlingen låter väldigt svårt, vad är det slutgiltiga syftet med ditt uppdrag?
Enligt Z så är det tre olika saker som AF och andra myndigheter jobbar mot under reformen. De vill kunna möta kunden där de befinner sig och många är online idag, så istället för att ha lokala kontor så vill de finnas online via mobil, dator, surfplatta etc.
Kundtjänst och självservice istället för fysiska träffar där arbetssökande behöver ta sig till platser som kan komplicera det för denne, exempelvis kan den arbetssökande inte ha pengar att ta sig till ett kontor. Vidare nämner Z att de inte vill ha kvar de långa processerna som idag finns, de vill automatisera dessa processer. De jobbar även mot att få öppen data och därmed en högre innovationsgrad, det skulle resultera i bättre självflöde av datan.
- Finns det något planerat system eller ett program för att matcha arbetsgivare och arbetssökande? Exempelvis om en arbetsgivare söker specifika egenskaper hos en framtida medarbetare så kan ett eventuellt system hjälpa till att finna det?
Portalen finns redan idag. Arbetsförmedlingens portal eller plattform för öppna data, jobtechdev.se. Redan idag får vem som helst tillgång till alla annonser som visas upp via
