En handledning för dig som ska planera och
genomföra
distriktsårskonferens 2021
Årskonferensen i ditt distrikt 2021 är efterlängtad av
flera skäl. Det är ett viktigt demokratiskt tillfälle där
människor ska väljas till uppdrag, andra ska tackas av och
medlemmarna ges chans att utforma kommande årets
arbete. Just detta år är det också första gången på länge
som medlemmar i ditt distrikt samlas, kanske inte fysiskt,
men ändå gör de något tillsammans. Du som har i uppgift
att planera denna samling har en ovanligt tacksam sits!
Vad är en
distriktsårskonferens?
Ett möte där ett av Vänster- partiets 25 distrikt fattar beslut om kommande års verksamhet och annat, som vilka som ska sitta i distriktsstyrelsen.
Vad är skillnaden på ett årsmöte och en
distriktsårskonferens?
På årsmötet har alla medlemmar i en partiförening rösträtt, med- an det på distriktsårskonferensen är ombud eller representanter från ett distrikts olika parti- föreningar som har rösträtt.
Varför hålls distriktsårs- konferenser?
För att diskutera och
demokratiskt behandla frågor om distriktets gemensamma arbete framåt.
Vad innehåller en distriktsårskonferens?
Förutom besluten innehåller en årskonferens också inslag såsom hälsningar från andra
föreningar, kultur och kanske en föreläsning eller workshop.
Innehåll
Om att träffas i Vänsterpartiet Sid. 3 Ett socialt tillfälle Sid. 3
Att hålla ambitiösa videomöten Sid. 4
Att skapa delaktighet med digitala verktyg Sid. 5 Förberedelser Sid. 6
Att rösta, yrka och begära ordet digitalt Sid. 7 Tidsplan för förberedelser Sid. 8
Mall för körschema för distriktsårskonferens Sid. 9 Om dagordningspunkterna Sid. 11
Länksamling Sid. 13
Om att träffas i Vänsterpartiet
Att vara medlem hos oss är att vara del av en gemenskap som vill och gör saker, och på samma sätt som vi vill bemöta människor utanför organisationen öppet och inkluderande ska vi göra det med varandra. Alla har gått med i Vänsterpartiet för att de vill bli delaktiga och göra saker, och det ska alla våra aktiviteter möjliggöra. Det gäller också för årskonferenser och möten där vi fattar formella beslut.
Se det som ett särskilt ansvar som arrangör att varje person ska ha blivit välkomnad, också när vi möts digitalt
Uttryck tydligt att alla har rätt att bli delaktiga oavsett hur länge de varit aktiva, om de har uppdrag eller inte, och så vidare
Avsluta alltid aktiviteter och möten med information om vem man kan kontakta för att få information om eller ta initiativ till aktiviteter
Gör videomötet till ett socialt tillfälle
Många längtar efter sociala sammanhang och saknar att träffa an- dra medlemmar, se till att distriktsårskonferensen handlar om mer än att fatta besluten.
Be alla ha på kameran under mötet så blir det trevligare för alla, särskilt för den som pratar
Dela upp deltagarna i mindre grupper (om det är tekniskt
möjligt) under pausen så att de kan dricka kaffe tillsammans
Istället för applåder kan deltagarna vifta med händerna
Om att hålla ambitiösa och demokratiska
videomöten
Varför ska års- konferensen vara digital om vi är väldigt få?
Eftersom alla medlemmar, även de i riskgrupper eller de med förkylningssymtom, ska kunna delta på samma villkor som andra. Erfarenheten visar att det kan bli svårt för den som sitter vid skärm att bli lika delaktig som de som är på plats vid de tillfällen som det prövats med kombinerade video- och fysiska möten.
Vad gör vi om
restriktionerna lyfts före årskonferensen, och det blir möjligt att träffas fysiskt?
Det beror på hur lång tid ni har kvar att ändra planerna, men utgångspunkten är att det i vilket fall inte kommer att vara “fritt fram” för riskgrupper eller helt tryggt att träffas fysiskt. Därför är det allra bäst om alla för- bereder sig på ett videomöte.
Pandemin gör att vi i Vänsterpartiet behöver lära oss nya saker och att digitalisera möten har blivit allt viktigare - interndemokratin ska inte sättas på undantag när det finns tid att förbereda bra
digitala möten, även om vissa beslut kan vänta en begränsad tid.
Distriktsårskonferenserna 2021 ska så långt det går hållas som ordinarie årskonferens, även om formerna blir något annorlunda.
Den centrala rekommendationen är att hålla digitala årsmöten och -konferenser utan fysiska inslag, det vill säga att alla deltar via länk på varsin dator.
Läs igenom och undersök de olika möjligheterna i handledningen
Snabba tips för att mötas smart och digitalt, se särskilt till att få koll
på beslutsverktygen i slutet. Titta också i Lathund för digitala möten
och studier för grundläggande tekniska frågor.
Att skapa delaktighet med digitala verktyg
Det finns positiva sidor av digitala möten som att fler kan delta, stämningen blir lugn i hemmiljö och verktyg som film och chatt blir mer lättillgängliga. Det dåliga är att det kan bli svårare att hålla koncentrationen och inte minst att vissa beslut sker på ett ovant och ibland krångligt sätt. Men det spelar stor roll hur ett digitalt möte läggs upp för hur upplevelsen blir.
Be deltagarna “pynta” väggen bakom sig med en utskrift med en Vänsterpartiet-logotyp eller annan politisk dekoration
Skicka ut ”paket” med exempelvis snacks eller godis, tepåsar, kaffe, en kopp eller mössa med logotypen och annat som kan komma till användning under mötet
Använd chatten för att skapa gemenskap genom att ställa frågor som “Vad var 2020 års bästa politiska händelse?”, “Vad ger dig hopp?” eller “Mitt favorit-slagord”
Använd verktyg såsom menti.com och gör omröstningar eller samla ord-moln
Boka in hälsningsanföranden
Förberedelser gör mötet mer effektivt och tryggt
= demokratiskt
Om upplägget är genomtänkt och alla har rätt information och förväntningar inför mötet kommer både diskussioner, beslut och andra delar av mötet gå lättare. När alla är trygga med upplägget förstår de också hur de kan använda sina demokratiska rättigheter som att begära ordet och rösta.
Skicka ut information i enlighet med mallarna i denna handbok Du som förbereder detta bör ha minst en person till som gör det tillsammans med dig och som har koll på genomförandet, så att ni båda kan svara på frågor innan och under årskonferensen
Förvänta dig av hela distriktsstyrelsen att de ska förstå upplägget så att de kan hjälpa andra att förstå
Lägg extra vikt vid att ha en noggrann tidsplanering och tänk på att ett videomöte inte kan ta lika lång tid som ett vanligt möte Tänk på att start- och sluttider är en demokratifråga - många behöver planera sina helger noggrant pga familj eller jobb och det är inte schysst att ändra tider när mötet redan börjat
Utgångspunkten är att allt ska gå till på ett sätt som är så likt som möjligt hur det normalt sett görs. Precis som alltid ska yrkanden och begäran om ordet vara skriftliga. Hur mycket instruktioner som krävs för olika delar beror på hur stor årskonferensen är och hur många beslutsalternativ som finns.
Exempelvis kan talarlistan föras genom att man skriver upp sig i chatten, medan yrkanden (om de blir många eller långa) mejlas in.
Omröstningar kan tas med handuppräckning i normalfallet, men kommer kräva speciella lösningar när det gäller personval eller kontrapropositionsvotering. En bra lösning för personval till listor är ADoodle som möjliggör anonym röstning.
Se även Snabba tips för att mötas smart och digitalt och Lathund för digitala möten och studier. En ny handledning med tips, introduktion och råd kring tekniska plattformar och verktyg kommer att skickas ut från partikansliet före årsskiftet.
Om att begära ordet,
rösta och yrka digitalt
Tre månader innan
Kallelse med information om nomineringar, ombudsval m m ska ha skickats ut. Se mall för detta i resursbanken
Sex veckor innan
Motioner ska ha skickats in till distriktsstyrelsen
Tre veckor innan
Motionerna med motionssvar skickas till partiföreningar och ombud
Information om tekniska förutsättningar, erbjud stöd genom mejl och telefon
En vecka innan
Distriktsstyrelsens berättelser m m skickas till partiföreningar och ombud Påminnelse om tekniska förutsättningar, erbjud stöd genom mejl och telefon Ordna 1-2 tillfällen med utbildning i teknik och upplägg
Ordna internfeministiska förmöten*
Utse en person som deltagare kan ringa till vid tekniska problem under själva mötet
Läs även §53-72 i stadgarna.
* Viktiga och stora aktiviteter ska föregås av förmöten. Råd och
Tidsplan för förberedelser
x x x x
x x
xx x
9
Dag 1
10:00-11:00 Testkörning av teknik
med distriktsstyrelsens ledamöter
11:00-11:10 Uppvärmning genom att någon välkomnar alla, skapar trivsam stämning, uppmanar till att ha på kameran, be folk testa att skriva i chatten m m 11:10-11:20 §1-4 a, b, c - Öppnande av årskonferensen, tal av
distriktsordförande och mötestekniska val 11:20-11:50 Mötesteknisk genomgång
11:50-12:00 §4 d, e - Fastställande mötes-, dag- och arbets- ordning, nomineringsstopp
12:00-12:05 Hälsningsanförande eller kulturinslag 12:05-12:50 Lunchpaus
12:50-13:30 §5-9 Berättelser och rapporter, ansvarsfrihet 13:30-13:40 Hälsningsanförande eller kulturinslag
13:40-14:00 Fikapaus
14:00-15:00 §10 Motioner, §11 Verksamhetsplan (diskussion) 15:00-15:15 Avslutande för dagen, genomgång av
morgondagen Dag 2
10:30-11:00 Testkörning av teknik med distriktsstyrelsens ledamöter
11:00-11:10 Hälsningsanförande eller kulturinslag 11:10-12:00 Beslut verksamhetsplan och motioner
Nomineringarnas avslutande 12:00-12:10 Kaffepaus
12:10-12:40 §12 a) fastställande av distriktsstyrelsens storlek, b) val av distriktsordförande
12:40-13:25 Lunchpaus
13:25-13:35 Hälsningsanförande eller kulturinslag 13:35-14:20 §12 c) distriktsstyrelseledamöter
och d) suppleanter 14:20-14:30 Kaffepaus
14:30-15:00 §13-14 övriga val
Mall för
körschema
Hur mycket tid krävs för olika delar av årskonferensen?
Det är väldigt olika beroende på hur mycket ombuden pratar, hur många motioner eller nomineringar som kommit in och hur bra det fungerar med tekniken.
Mallen ovan är beräknad på ett normalläge med extra marginaler pga tekniska risker.
Behövs verkligen två dagar?
Kanske inte alla gånger, men bättre att avsluta tidigare än beräknat än att inte hinna med besluten.
Varför så många pauser och avbrott?
Det är svårare att koncentrera sig under videomöten och det är aldrig dåligt att resa sig en stund.
Ta hellre korta bensträckare än att stryka pauser helt.
Vad gör vi om vi drar över?
Försök beräkna vad som måste få ta tid och vad som är okej att korta ned.
Exempelvis är det viktigt att motioner diskuteras, men kanske inte lika viktigt att diskutera val av revisorer.
Ung Vänster Granndistrikt Partistyrelsen Riksdagsgruppen LO-förbund
Hyresgästföreningen
Asylrörelsen
Antirasistiska föreningar Kvinno- och tjejjourer Klimatrörelsen
Etniska föreningar ABF
Tips på hälsningsanföranden
§1 Distriktsårskonferensens öppnande
Denna punkt håller distrikts- ordföranden i, den brukar hålla ett kortare tal med både politiska poänger och reflek- tioner om distriktets utveck- ling.
§2 Distriktsårskonferensens behöriga utlysande
Här brukar någon, förslagsvis ombudsmannen, berätta hur kallelse och annat gått ut i förhållande till vad stadgarna säger. Ombuden röstar sedan bifall eller avslag till att anse årskonferensen behörigt utlyst enligt stadgarna.
§3 Fastställande av röst- längd
Här brukar någon läsa upp ombudslängden, det vill säga vilka som är anmälda och på plats med rösträtt.
§4 Mötesformalia
a) val av mötesordförande b) val av mötessekreterare c) val av två justerare tillika rösträknare
Här ska det så kallade presidiet väljas, alltså en eller två personer som leder mötet och en eller två personer som för protokoll. Dessutom ska två justerare och rösträknare väljas, de ska räkna röster och se till att protokollet
stämmer överens med hur mötet beslutade. Distrikts- styrelsen ska ha förslag på alla dessa punkter.
d) fastställande av mötes-, dag- och arbetsordning e) fastställande av tidpunkt för avslutande av nomine- ringar
Här brukar distriktsordföran- den lämna över till presidiet.
Distriktsstyrelsens förslag på mötes-, dag- och arbets- ordning ska ha skickats ut.
Valberedningen föreslår tidpunkt för nomineringarnas avslutande vilket brukar läggas strax före en paus innan valpunkterna.
§5 Distriktsstyrelsens verk- samhetsberättelse
Här ska verksamhets-
berättelsen föredras kort och ombuden rösta om att lägga den till handlingarna. Det går inte att ändra i berättelsen men det är möjligt att begära ordet för frågor och
diskussion.
§6 Regiongruppens rapport Här ska rapporten föredras kort och ombuden rösta om att lägga den till handlingarna.
Det går inte att ändra i rapporten men det är möjligt att begära ordet för frågor och diskussion.
Om dagordnings-
punkterna
§7 Distriktsstyrelsens eko- nomiska berättelse
Här ska den ekonomiska berättelsen föredras kort och ombuden rösta om att lägga den till handlingarna. Det går inte att ändra i berättelsen men det är möjligt att begära ordet för frågor och diskus- sion.
§8 Revisionsberättelse Här ska revisionsberättelsen föredras kort och ombuden rösta om att lägga den till handlingarna. Det går inte att ändra i berättelsen men det är möjligt att begära ordet för frågor och diskussion.
Revisorerna ska föreslå hur ombuden bör rösta i frågan om ansvarsfrihet.
§9 Frågan om den avgående distriktsstyrelsens ansvars- frihet
Här ska ombuden rösta om att ge den avgående distrikts- styrelsen ansvarsfrihet. Om de inte vill ge det, till exempel om bokslutet inte är fullstän- digt eller om revisorerna har allvarliga synpunkter, kommer frågan upp på nästa extrain- satta eller ordinarie årskon- ferens.
§10 Inkomna motioner Här tas eventuella motioner upp till diskussion och beslut.
Distriktsstyrelsen har skickat ut motionssvar med besluts- förslag på förhand. Motioner tas enbart upp till beslut om distriktsstyrelsen föreslagit bifall/besvarande eller om ombud lyfter dem genom att föreslå något annat än mo- tionssvaren.
§11 Verksamhetsplan Här har distriktsstyrelsen ett förslag som föredras kort.
Här tas eventuella motioner upp till diskussion och beslut.
Distriktsstyrelsen har skickat ut motionssvar med besluts- förslag på förhand. Motioner tas enbart upp till beslut om distriktsstyrelsen föreslagit bifall/besvarande eller om ombud lyfter dem genom att föreslå något annat än mo- tionssvaren.
§12 Val av distriktsstyrelse a) fastställande av distrikts- styrelsens storlek
Här har valberedningen föreslagit ett antal ordinarie ledamöter och ett antal supp- leanter. Ombuden kan lägga egna förslag och röstar efter eventuell diskussion om hur många det ska vara.
b) val av distriktsordförande Här presenterar valbered- ningen sitt förslag och even- tuella andra nominerade som tackat ja. Följs av eventuella pläderingar som av princip är till förmån för nominerade och aldrig emot. Efter att valet är genomfört brukar distriktsordföranden ta ordet och tacka för förtroendet.
c) val av ordinarie ledamöter till distriktsstyrelsen
Här presenterar valbered- ningen sitt förslag och even- tuella andra nominerade som tackat ja. Följs av eventuella pläderingar som av princip är till förmån för nominerade och aldrig emot.
d) val av suppleanter till di- striktsstyrelsen
Här presenterar valbered- ningen sitt förslag och even- tuella andra nominerade som tackat ja. Följs av eventuella pläderingar som av princip är till förmån för nominerade och aldrig emot.
§13 Val av revisorer a) val av ordinarie revisorer b) val av revisorssuppleanter Här presenterar valbered- ningen sitt förslag och even- tuella andra nominerade som tackat ja. Följs av eventuella pläderingar som av princip är till förmån för nominerade och aldrig emot.
§14 Val av valberedning a) fastställande av valbered- ningens storlek
b) val av valberedning Här presenterar distriktssty- relsen sitt förslag och even- tuella andra nominerade som tackat ja. Följs av eventuella
pläderingar som av princip är till förmån för nominerade och aldrig emot.
§15 Övriga frågor
Här ska i regel inget hända eftersom allt som kan komma upp ska rymmas i ovanstå- ende punkter alternativt ska tas upp i andra sammanhang såsom den nya distriktsstyrel- sen eller via mejl till distrikts- ombudsmannen.
§16 Mötets avslutande Här ska distriktsordföranden hålla ett tal och tacka för ett bra möte.
