Malmö stad
Revisionskontoret
Telefon (exp): 040 - 34 19 55 Hemsida: www.malmo.se/stadsrevisionen Email: malmostadsrevision@malmo.se
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stads- revisionen i Malmö granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen om- fattar både de förtroendevalda revisorerna i revisorskollegiet och de sak- kunniga revisorerna på revisionskontoret.
I Kommunallag (1991:900) 6 kap 7 § anges att nämndernas ansvar för verk- samheten är att nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.
I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 § anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig.
I revisionskontorets årsrapport sammanfattar den sakkunniga revisorn det gångna årets granskning av respektive nämnd vilket ger de förtroendevalda revisorerna underlag för sin prövning utifrån kommunallagen. Fördjupade granskningar som görs under året rapporteras i sin helhet i enskilda rappor- ter. Alla publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida
1
Sammanfattning 2
Årets granskning 3
Intern kontroll 4
Verksamheten 6
Ekonomi 7
Räkenskaper 10
Bilaga 1 - Bedömningskriterier 11
Bilaga 2 - Fördjupade granskningar 12
Bilaga 4 – Nyckeltal 16
2 Sammanfattningsvis bedöms nämndens interna kontroll inte vara helt till- räcklig.
Nämnden bedöms under 2016 inte ha haft en tillräcklig uppföljningsstruk- tur avseende ekonomin då nämnden inte vidtagit korrigerade åtgärder som varit tillräckliga för att möta de prognostiserade underskotten under året.
Intern kontrollplan finns upprättad och beslutad. I intern kontrollplanen sker en riskbedömning av ett stort antal områden och utifrån riskbedöm- ningen beskrivs hur och vilka kontroller som ska ske under året och när de ska vara genomförda. En avrapportering till nämnden av genomförd intern kontroll skedde i september och i februari.
Nämnden bedöms vidare ha en tillräcklig process för att hantera risker i verksamheten. Kontrollaktiviteterna i den interna kontrollplanen är tydligt kopplade till genomförd riskanalys.
Sammanfattningsvis bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt.
Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten i enlighet med nämndens reg- lemente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag samt nämndens mål.
Nämnden har följt upp kommunfullmäktigemålen och nämndsmålen samt analyserat uppfyllesegraden i delårsrapporter samt i årsanalysen. Nämnden bedömer att sex av tio nämndsmål uppnåtts vid årets slut, att fyra mål end- ast delvis uppnåtts. Uppföljning av nämndsmål visar att fyra utfall avviker så negativt mot målvärdet att dom fått röd färg.
Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomiskt syn- punkt inte helt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden för 2016 redovisar ett underskott på -35,6 mnkr exkl hemlöshet och -10,5 mnkr för hemlösheten samt att nämnden inte vidtagit korrigerade åtgärder som varit tillräckliga för att möta de prognostiserade underskotten under året.
Sammanfattningsvis bedöms räkenskaperna i allt väsentligt som rättvisande.
3 Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom föl- jande områden:
Intern kontroll
Verksamhet
Ekonomi
Räkenskaper
Revisionen sker i enlighet med kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt i enlighet med reglementet för stadsrevisionen. Revisionsarbetet bed- rivs enligt god revisionssed för yrkesrevisorer som den uttrycks i SKYREV:s vägledningar och rekommendationer.
Granskningen utgår från en riskanalys och genomförs med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning av nämnden. Revisionskontorets bedömningskriterier re- dovisas i bilaga 1.
I årsrapporten redovisas översiktligt resultatet av årets granskningar av nämnden. De fördjupade granskningar som genomförts under året redovi- sas närmare i bilaga 2.
En uppföljning av i vilken mån nämnden har beaktat rekommendationer från tidigare års granskning redovisas översiktligt i rapporten och mer detal- jerat i bilaga 3. För nämnden relevanta nyckeltal finns redovisade i bilaga 4.
Nämndernas arbete med jämställdhetsintegrering beaktas i granskningen.
De förtroendevalda revisorerna i styrgrupp stadsområden träffar stadsom- råde Innerstadens presidium och förvaltningsledning i samband med delårs- rapport januari - augusti och årsbokslut 2016.
Sakkunnig revisor är Olof Hammar vid revisionskontoret. Sakkunnig revi- sor har prövat sitt oberoende med mera i enlighet med SKYREV:s rekom- mendation R2 och inte funnit något hinder mot att utföra granskningen.
Årsrapporten har delgivits förvaltningen för faktakontroll.
Årsrapporten är ett utkast och inte en offentlig handling fram till dess att revisorskollegiet beslutar om revisionsberättelsen 2016.
4 Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens interna kontroll är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Vidare bedöms om den interna kontrollen säkerställer att verksamheten bedrivs effektivt och i enlighet med beslutade mål, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapporte- ring om verksamheten lämnas.
Sammanfattningsvis bedöms nämndens interna kontroll 2016 som inte helt tillräcklig. Bedömningen grundas på nedanstående redogörelse.
Nämndsbudget
En del i nämndens interna kontroll är att säkerställa en ändamålsenlig styr- ning och kontroll av ekonomi och verksamhet. Nämnden har beslutat om en budget i balans. Utifrån nämndens budget för 2016 är bedömningen att nämndens 11 egna mål delvis konkretiserar kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. En stor del av målen är generellt formulerade och riktar sig inte specifikt till nämndens kärnverksamheter vård och omsorg samt individ och familj.
Till nämndsmålen har nämnden kopplat uppföljning nämndsmål (tidigare indikatorer) som beskriver vad som ska mätas i form av huvudsakligen re- sultat, antal och andel. Nämnden har upprättat och beslutat om målvärden som ska uppnås.
Styrdokument
Nämndens kontrollmiljö avseende styrdokument för verksamheten och ekonomin har granskats och bedömts översiktligt. Fördelningen av ansvar och befogenheter är tydligt angivet i nämndens delegationsordning. Nämn- den har rutiner för planering och rapportering av det interna kontrollarbe- tet. Nämndens kontrollmiljö avseende styrdokument bedöms med hänsyn till ovanstående utgöra en tillräcklig intern kontroll.
Riskhantering
En del i nämndens interna kontroll är att identifiera och löpande analysera organisationens risker. Riskanalysen syftar till ändamålsenlig verksamhets- styrning, tillförlitlig finansiell rapportering och efterlevnad av tillämpliga la- gar och föreskrifter. Nämndens riskhantering har granskats och bedömts.
Nämnden bedöms ha en tillräcklig process för att hantera risker. Nämndens riskhantering innefattar en dokumenterad och av nämnden antagen me- tod/arbetssätt för riskhantering. Nämndens riskanalys identifierar risker som dokumenteras, genomförs, följs upp och tydliggör vad riskerna består av och vilka risker som är prioriterade enligt en bedömning utifrån sanno-
5 likhet och konsekvens. Risker kopplade till kommunfullmäktiges och nämndens egna mål saknas huvudsakligen i nämndens riskanalys. Riskana- lysen och kontrollaktiviteterna bör så långt som möjligt integreras i ordina- rie verksamhet och ingå som integrerade delar i de processer som behövs för att nå de politiskt beslutade målen.
Systematisk kontroll
Granskningen av nämndens systematiska kontroller visar att dessa innefat- tar kontrollplan och kontrollaktiviteter enligt reglemente med tillämpnings- anvisningar samt är kopplad till nämndens riskanalys. Nämnden utför sys- tematisk kontroll utifrån riskanalysen.
Nämnden följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi och verksam- het, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov.
Uppföljningsstruktur
Nämndens uppföljningsstruktur avseende verksamhet, intern kontrollplan och ekonomi har granskats och bedömts. Nämnden bedöms ha en tillräck- lig uppföljningsstruktur avseende intern kontrollplan och verksamheten.
Nämnden bedöms dock inte ha en helt tillräcklig uppföljningsstruktur avse- ende ekonomin.
Intern kontrollplan
Nämnden har följt upp den interna kontrollplanen i samband med delårs- rapport jan-aug och i februari i samband mer årsanalysen. Genomförandet av intern kontrollplanen har granskats vid båda tillfällena. Kontrollplanen anger vilka rutiner som ska följas upp, omfattningen, ansvar och tidplan för rapportering till nämnden löpande under året.
Verksamheten
Nämnden har följt upp nämndsmålen i delårsrapporterna per jan-apr, jan- aug samt i årsanalysen. Flera nämndsmål följdes upp först i årsanalysen.
Måluppfyllelsen redovisas med grön, gul och röd färg för varje nämndsmål.
Ekonomi
Nämnden har följt upp ekonomin i samband med utfallsprognos 1, delårs- rapport jan-april, delårsrapport jan-aug, utfallsprognos 2 samt i årsanalysen.
I delårsrapport jan-aug prognostiserades för helåret ett underskott på -22,1 mnkr exklusive hemlöshetet och -9 mnkr för hemlösheten. Utfallet blev - 35,6 mnkr exklusive hemlöshet och -10,5 mnkr för hemlösheten. Nämnden har inte vidtagit korrigerade åtgärder som varit tillräckliga för att möta de prognostiserade underskotten under året.
6 Tabell 1 – prognosjämförelse, Mnkr
Prognos UP1 Prognos
DR1 Prognos
DR2 Prognos UP2 Utfall
2016
Totala intäkter 3 9 14 18 40
Totala personalkostnader 0 -8 -9 -5 -23
Totala övriga kostnader -9 -24 -37 -42 -62
Kommunbidrag 0 0 0 0 0
Finansiella intäkter 0 0 0 0 0
Finansiella kostnader 0 0 0 0 0
Resultat -6 -23 -31 -29 -46
Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens verksamhet bedrivits i enlighet med reglementet för nämnden, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt lagar och riktlinjer som gäller för nämnden.
Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamåls- enligt sätt. Bedömningen grundar sig på att verksamheten har bedrivits i en- lighet med kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt ak- tuella lagar och riktlinjer.
Mål och uppdrag
Verksamheten bedöms ha bedrivits i enlighet med reglementet för nämn- den. Nämnden har följt upp samtliga av kommunfullmäktige beslutade mål i årsanalysen. Det framgår hur nämnden anser sig ha bidragit till uppfyllel- sen samt vilka åtgärder nämnden kommer att vidta för att bättre bidra till uppfyllelsen av kommunfullmäktigemålen. Nämnden bedöms delvis ha bi- dragit till uppfyllelse av kommunfullmäktigemålen.
Nämnden har även följt upp nämndsmålen. Måluppfyllelsen redovisas med grön, gul och röd färg för varje nämndsmål. I de fall utfallet avviker negativt mot målvärdet har en röd färgmarkering gjorts.
Röd färg, det vill säga att nämndsmålen inte var uppfyllda redovisades i de- lårsrapport jan-aug vad gäller andelen hushåll med försörjningsstöd som blivit självförsörjande, fallolyckorna inom vård och omsorg, andel timmar som utförs av timavlönade och sjukfrånvaron. I årsanalysen har andelen
7 hushåll med försörjningsstöd som blivit självförsörjande ändrats till gul färg, det vill säga att nämndsmålet delvis är uppfyllt. I årsanalysen redovisas att 26 procent av hushållen blivit självförsörjande mot 19 procent i delårs- rapport jan-aug. Målvärdet var minst 30 procent.
Fallolyckorna har också ändrats till gul färg i åranalysen då utfallet på 16,5 procent ligger nära målvärdet på 16,1 procent.
I årsanalysen redovisas röd färg när det gäller Andel flickor respektive poj- kar som varit dokumenterat delaktiga i utredningar som berör dem, antal kvinnor respektive män som är hemlösa av strukturella orsaker (174 st). An- tal barn i hushåll som är hemlösa av sociala orsaker (33 st), Andel timmar som utförs av timavlönade kvinnor respektive män (6,5 procent) samt sjuk- frånvaro för kvinnor respektive män (8,41 procent).
Granskning och tillsyn
Under första halvåret 2016 har två domar och beslut av väsentlig betydelse gått emot nämnden. Båda handlade om försörjningsstöd där förvaltnings- rätten efter överklagande gick emot stadsområdesnämndens beslut.
Under andra halvåret fanns två domar från Förvaltningsrätten som gick emot nämnden. Det ana handlade om beredande av LVU vård och det andra avslag på försörjningsstöd.
Nyckeltal
Väsentliga nyckeltal för nämnden redovisas i bilaga 4. Tabell 4.1 visar att sjukfrånvaron ökat under 2016 till 8,4 % mot 8,0 % 2015. Sjukfrånvaron är fortsatt hög i samtliga stadsområden.
Under denna rubrik görs bedömning av nämndens ekonomiska resultat uti- från de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna.
Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomiskt syn- punkt inte helt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden för 2016 redovisar ett underskott på -35,6 mnkr exkl hemlöshet och -10,5 mnkr för hemlösheten samt att nämnden inte vidtagit korrigerade åtgärder som varit tillräckliga för att möta de prognostiserade underskotten under året.
Åtgärdsplan för ekonomi i balans togs fram efter delårsrapport jan-april och behandlades i nämnden den 21 juni 2016. Nämnden kom då fram till att en rad resultatförbättrande händelser inträffat som gjorde att inga åtgärder då
8 behövde vidtas. Nämnden beslutade vid sitt sammanträde den 31 augusti, att baserat på presenterad ekonomisk månadsrapport per juli månad ge för- valtningen i uppdrag att ta fram ett förslag till en ny ekonomisk åtgärdplan för att åtgärda prognostiserat negativt helårsutfall.
Vid nämndens nästkommande sammanträde den 28 september kunde nämnden konstatera att det inte fanns framtaget något förslag till ekono- misk åtgärdsplan. Orsaken till detta var att förvaltningen ville avvakta de- lårsrapport 2 och de mer genomarbetade prognoser som då tas fram så att dessa kunde ligga till grund för det förslag till ekonomisk åtgärdsplan som skulle tas fram.
I samband med delårsrapport 2 kunde nämnden konstatera att prognostise- rat helårsutfall skulle bli - 22 119 tkr.
Nämnden gav då förvaltningen i uppdrag att till nästkommande nämnds- sammanträde ta fram ett förslag på ekonomisk åtgärdsplan.
Nämnden beslutade med anledning av den negativa resultatprognosen i de- lårsrapport jan-aug om en ny ekonomisk åtgärdsplan 2016-10-24.
Nämnden beslutade på sitt sammanträde den 28 september att ansöka om ytterligare 6,3 mkr ur Kommunstyrelsens fond för stimulansmedel. Nämn- den avsåg att inkludera denna åtgärd som en del av den ekonomiska åt- gärdsplanen. Totalt hade nämnden ansökt om 9 150 tkr ur Kommunstyrel- sens avsatta medel för tilläggsbudget. Hela beloppet avsåg Individ och fa- miljeomsorgsverksamhetens verksamhet men endast 2 950 tkr betalades ut ut i enlighet med Kommunstyrelsens beslut. Det innebar att 6 250 tkr inte erhölls.
Den andra besparingsåtgärden som redovisades i åtgärdsplanen avsåg för lite pengar enligt resursfördelningsmodellen/befolkningsprognoser.
Dessutom redovisades som besparingsåtgärd ansökan om 1 mkr avseende flyttkostnader.
Totalt redovisades besparingsåtgärder enligt ovan uppgående till 10,9 mkr i åtgärdsplanen.
Följande prognostiserade utfall samt avvikelse i förhållande till budget re- dovisas för nämnden för 2016:
9 Tabell 2 – resultaträkning, mnkr
Budget helår
2016 Utfall 2016 Avvikelse
Intäkter 1 116 1156 40
Totala intäkter 1 116 1156 40
Personalkostnader -753 -776 -23
Övriga kostnader -1 345 -1 408 -63
Avskrivningar -3 -2 0
Totala kostnader -2 101 -2 186 -85
Nettokostnad -985 -1 030 -45
Kommunbidrag 985 985 0
Övriga finansiella intäkter 0
Övriga finansiella kostnader -1 0 -1
Resultat efter KB & fin poster
Resultat 0 -46 -46
Av ovanstående tabell framgår att nämndens utfall 2016 avviker med -45 mnkr från budget. Utfallet inkluderar kostnader för hemlösheten. Då nämnden inte har resultatansvar för hemlöshetskostnaderna redovisar nämnden ett underskott på -35,6 mnkr för helåret 2016.
Nämnden kommenterar i detalj de prognostiserade avvikelserna i årsana- lysen. Sammanfattningsvis består dom av följande:
Vård och omsorgsverksamheten har till följd av för högt utnyttjande av särskilt boende platser men också korttidsplatser i förhållande till budget redovisat ett kraftigt underskott. Avvikelse mellan resursför- delade medel baserade på stadskontorets befolkningsprognos och verkligt befolkningsansvar är en annan anledning till underskottet..
Sammantaget redovias ett underskott på -29,8 mnkr. I delårsrapport jan-aug prognostiserade verksamheten ett underskott på -17,8 mnkr.
Ytterligare orsak till prognostiserat underskott återfinns inom individ och familjeomsorgsverksamheten. Årets resultat visar ett negativt ut- fall på – 8,6 mnkr. Det orsakas av att kostnaderna för i stort sett all verksamhet avdelningen bedriver överskridit budget. Avvikelserna kommenteras utförligt i årsanalysen.
Hemlösheten som nämnden inte har resultatansvar för redovisar ett underskott på -10-5 mnkr.
Övrig gemensam verksamhet och områdesutveckling redovisar överskott för helåret.
10 Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens räkenskaper är rätt- visande och upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Balans- och resultaträkning ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat och förmögenhetsställning.
Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räken- skaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande.
Balansposterna kommenteras endast i de fall väsentliga avvikelser noterats i förhållande till god redovisningssed.
11 I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 § anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsstäl- lande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig.
För revisorernas granskning av verksamhet, ekonomi, intern kontroll samt räkenskaper används följande bedömningar och bedömningskriterier:
Ändamålsenlig verksamhet
Tillfredsstäl- lande ekonomi Rättvisande räkenskaper Tillräcklig in- tern kontroll
Nämndens verksamhet har bedrivits i enlighet med nämndens regle- mente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt aktuella lagar och riktlinjer.
Nämndens verksamhet har bedrivits inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna.
Nämndens bokslut är rättvisande och upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed.
Nämndens mål, uppdrag och ekonomiska ramar överensstämmer med fullmäktiges beslut. Nämnden har fastställt mätbara och upp- följningsbara mål i enlighet med fullmäktiges beslut.
I enlighet med reglementet för intern kontroll samt tillhörande till- lämpningsanvisningar har nämnden:
säkerställt att verksamheten styrs i enlighet med beslutade mål, lagar, förordningar och andra regler samt har en tillförlitlig fi- nansiell rapportering
kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt säkerstäl- ler att fattade beslut verkställs och följs upp.
som grund för den årliga planeringen, prioriteringen och upp- följningen av det interna kontrollarbetet genomfört en risk- och väsentlighetsanalys.
löpande följt upp det interna kontrollsystemet och antagit en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen.
löpande erhållit rapportering av resultatet från uppföljningen samt vid upptäckta brister förslagit åtgärder.
Om granskningen utifrån bedömningskriterierna påvisar väsentliga avvikelser bedöms ovanstående områden som inte helt, alternativt inte, ändamålsenlig/ tillfredsställande/
rättvisande/ tillräcklig.
12 Trygghet i Malmö
Syftet med granskningsprojektet har varit att granska om Malmö stad har en ändamålsen- lig verksamhet avseende Malmö som trygg stad.
Det råder ingen tvekan om att Malmö stad har en mängd olika åtgärder och insatser för att öka tryggheten i Malmö, bla. har den praktiska samverkan med polisen ökat sedan po- lisens omorganisation 2015.
I de uppföljningar som finns i delårsrapporter och årsanalys redovisas ofta olika aktivite- ter som har genomförts men mindre av utvärdering av resultat. För att kunna utveckla och utforma det fortsatta arbetet är det väsentligt att få analyser såväl om goda resultat som det som inte har lyckats. Revisionen genomförde en granskning redan 2011 där kommunstyrelsen rekommenderades att utvärdera insatserna inom SSP med flera brottfö- rebyggande insatser mer frekvent och strukturerat. Vid revisionens granskning april-maj 2016 har det framkommit att det saknas utvärdering av resultaten av de insatser som ut- förs både inom samverkansavtalet och SSP.
Med utgångspunkt från revisionsfrågorna bedömer revisionskontoret sammantaget att Malmö stad inte har en helt ändamålsenligt verksamhet avseende Malmö stad som trygg stad främst beroende på brister i utvärdering av resultat av insatta åtgärder.
Mot bakgrund av slutsatserna lämnar revisionskontoret följande rekommendation till Stadsområdesnämnderna: Öka förmågan att redan under 2016 bättre kunna bidra till att utvärdera om kommunfullmäktiges mål är uppfyllda.
Sjukfrånvaro
Granskningen har inte direkt berört SON Innerstaden. Den sammanfattande bedömning- en utifrån granskningens syfte och revisionsfrågor är att det arbetsmiljöarbete som bedri- vits 2016 av stadsområdesnämnd Söder och Öster och den uppsikt som skett av kom- munstyrelsen, avseende att förebygga och minska sjukfrånvaro, i huvudsak varit ända- målsenligt. Samtidigt är det ett faktum att sjukfrånvaron ligger kvar på en fortsatt hög nivå för de granskade nämnderna.
De brister som lyftes i Arbetsmiljöverkets inspektionsmeddelande från 2015 får vidare anses vara av den karaktären att de kräver långsiktigt och uthålligt arbete för att komma tillrätta med. Nämnderna har under 2016 fått information om sjukfrånvaroutvecklingen samt fattat beslut om och följt upp mål, åtaganden och uppdrag på området. Den inform- ation som nämnderna tagit del av består av såväl kvalitativa bedömningar av arbetsmiljön som sammanställningar av statistik. Det saknades dock ännu mål specifikt för den organi- satoriska och sociala arbetsmiljön i enlighet med Arbetsmiljöverkets föreskrift 2015:4, vilken trädde i kraft i april 2016. Det noteras att det när rapporten skrevs ännu inte for-
13 mulerats specifika riktlinjer och rutiner för hur sådana mål kan formuleras. Planen är att sådana rutiner ska kommuniceras under hösten 2016.
Nämnderna formulerar strategier och arbetar med handlingsplaner på området. Arbetet sker aktivt och har följts upp under året. Tillbudsrapportering är dock ett område där de granskade nämnderna ser förbättringspotential. Det finns rutiner för och en medvetenhet om vikten av riskbedömningar, inte minst inför större ändringar i verksamheten. Rutiner- na och efterlevnaden av dessa kommer att vara av vikt under 2016 och 2017 inför den planerade organisationsförändringen i kommunen som bland annat innebär att nämnder- na kommer att avvecklas. Granskningen visar att planeringen inför riskbedömningar kopplat till omorganisationen är igång. Beslut om ny organisation fattas av kommunfull- mäktige den 23 november.
Bedömningen är att kommunstyrelsen genomför en ändmålsenlig uppföljning och utvär- dering av arbetsmiljöarbetet avseende att förebygga och minska sjukfrånvaron. Samtidigt visar granskningen att många prioriterade åtgärder ännu är på planeringsstadiet och stads- kontoret konstaterar själva i personalredovisning 2015 att arbetsmiljöprocessen som star- tades 2013 ännu inte fått fullt genomslag i alla verksamheter. Det finns en målsättning att den ska vara fullt implementerad senast 2016-12-31.
Flyktingsituationen
Malmö stads hantering av flyktingsituationen har granskats utifrån tre områden; anpass- ning av nämndernas verksamheter, integration av nyanlända samt mottagande och integ- ration av ensamkommande flyktingbarn.
Den sammanfattande bedömningen är att granskade nämnder har hanterat flyktingsituat- ionen väl utifrån de förutsättningar som varit. Nämnderna bedöms ha gjort erforderliga anpassningar av sina verksamheter för att hantera mottagandet utifrån förändrade voly- mer.
Det finns en samsyn inom granskade nämnder kring vilka utvecklingsområden som är viktiga för att stärka stadens mottagnings- och integrationsarbete. Granskningen visar dock på att nuvarande insatser behöver förstärkas och vidgas. Kommunstyrelsen bör i samverkan med berörda nämnder säkerställa att det finns en tydlighet och samsyn kring vem som ansvarar för vad. Detta är inte minst av vikt med anledning av pågående omor- ganisation av stadsområdena och införandet av nya facknämnder. Kommunstyrelsen bör utifrån sin ledande och samordnade roll bör ta ett ökat helhetsgrepp kring frågan för att säkerställa att det finns en samsyn bland alla nämnder kring hur staden gemensamt ska arbeta för att stärka mottagnings- och integrationsarbetet.
14 Förbättringsområden/rekommendationer som berör stadsområdesnämnderna är följande:
• Sociala resursnämnden, stadsområdesnämnderna Söder och Öster, arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden samt grundskolenämnden behöver stärka sitt förebyggande arbete i syfte att möta identifierade stödbehov för såväl nyanlända som en- samkommande barn och ungdomar. Detta gäller såväl hälsofrämjande insatser som insat- ser för att öka egenförsörjning och inkludering i samhällslivet.
• Sociala resursnämnden och berörda stadsområden bör tillse att det finns en handlings- plan för att möta förändringarna i det nya statsbidragssystemet för ensamkommande barn.
Detta i syfte att finna kostnadseffektiva lösningar.
Försörjningsstöd
Granskningen har inte direkt berört SON Innerstaden. Malmö stad har sedan 2014 ge- nomfört extra ekonomiska satsningar för att utveckla arbetet med försörjningsstödet. Syf- tet med granskningen var att bedöma Malmö stads åtgärder för att säkerställa kvalitet och kompetens kring handläggningen av försörjningsstödet samt bedöma om den interna kontrollen avseende utbetalningar av försörjningsstöd var tillräcklig på stadsområdena Norr, Väster och Söder.
Arbetsmiljöverket inspekterade under 2015 individ- och familjeomsorgen på samtliga stadsområden enligt arbetsmiljölagen och framförde en rad anmärkningar gällande social- sekreterarnas arbetsförhållanden. Allvarlig kritik framfördes bland annat vad gällde intro- duktionen av nyanställda socialsekreterare. Vi har i denna granskning avgränsat uppfölj- ningen av kritiken från Arbetsmiljöverket till just introduktionen. Vår slutsats var att flera förbättringar skett sedan Arbetsmiljöverkets granskning men att det fanns förbättringsåt- gärder att genomföra på Stadsområde Väster och Söder för att nyanställdas introduktion ska upplevas som fullt tillfredsställande av de nyanställda socialsekreterarna.
45 ärenden avseende ekonomiskt bistånd till boendekostnader granskades. Bedömningen är att kvalitén på dokumentationen i enskilda ärenden och på de underlag som låg till grund för bedömningarna om rätten till bistånd varierade kraftigt. I 19 av 45 granskade ärenden framkom brister av varierande omfattning. Bristfällig dokumentation gjorde det svårt att följa enskilda ärenden kronologiskt och det saknades eller gick inte att hitta un- derlag och dokumentation som styrker rätten till försörjningsstöd. Bristfällig handläggning har medfört att för högt försörjningsstöd utgått i flera granskade fall. Bedömningen är att bristerna kan ha samband med de brister som Arbetsmiljöverket lyfte fram vid sin granskning 2015. Bedömningen är också att det behövs förbättringsåtgärder kring hand- läggningen av enskilda ärenden. Det gäller såväl dokumentationen som kontrollerna vad gäller rätten till ekonomiskt bistånd.
15 Nämndernas interna kontroll behövde enligt vår bedömning utökas. Storleken på försörj- ningsstödet (823 mnkr under årets första tio månader 2016), antalet ärenden och det stora antalet enskilda handläggare är faktorer som vid en riskanalys borde ställa högre krav på en mer omfattande intern kontroll.
16 Tabell 4.1: Personalstatistik
Utfall 2015 Utfall 2016
Antal anställda omräknade till heltid 1652 1 714
Kvinnor, andel i % 85 83
Personal med utländsk bakgrund, andel i % 38 38
Total sjukfrånvaro i % 8,0 8,4
Källa: Stadskontoret.
Tabell 4.2 Sjukfrånvaro i % stadsområdesnämnderna
Utfall 2015 Utfall 2016
Norr 7,6 %
6,9%
Öster 8,2 %
8,2%
Söder 8,3 %
7,9%
Väster 8,1 %
7,9%
Innerstaden 8,0 %
8,4%
Källa: Stadskontoret.
Tabell 4.2: Antal brukare och år
Utfall 2015
Utfall 2016
Ordinärt boende 1741 1895
Särskilt boende 520 535
Samtliga brukare 2261 2430
Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått VoO.
17 Tabell 4.2.1: Kostnad per brukare och år (kr)
Utfall 2015
Utfall 2016
Ordinärt boende -188 972 -185 077
Särskilt boende -618 475 -626 635
Kostnad per brukare -287 800 -282 287
Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått VoO.
Tabell 4.2.2: Jämförelse brukare/kostnad stadsområden
Norr Öster Söder Väster Innerstaden TOTAL
Genomsnittskostnad
vårdtagare -274 601 -280 760 -262 788 -250 502 -282 287 -267 163 varav i ordinärt boende -173 618 -204 517 -174 797 -155 874 -185 077 -174 469 varav i särskilt boende -638 377 -682 756 -670 620 -616 933 -626 635 -637 358
Antal med hemtjänst 1187 1003 1462 2651 1834 8137
Antal platser i korttids-
vård 45 36 49 79 61 270
Antal platser i särskilt
boende 342 197 326 705 535 2105
Tabell 4.3: Individ- och familjeomsorg
Institutionsplaceringar Utfall
2013 Utfall
2014 Utfall 2015
Utfall 2016
Antal externa HVB-årsplatser, vuxna 20 13 10 13
Antal externa HVB-årsplatser, unga 23 25 14 23
Nettokostnad externa HVB-platser, vuxna,
tkr 14 351 11 031 9 365 12 186
Nettokostnad externa HVB-platser, unga,
tkr 26 269 32 912 20 652 30 145
Totalkostnad externa HVB-platser, tkr 40 620 43 943 30 017 42 331 Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått.
18 Tabell 4.3.1: Individ- och familjeomsorg
Hemlöshet Utfall
2013 Utfall
2014 Utfall 2015
Utfall 2016
Antal hemlösa 231 286 239 276
Antal hotellnätter (boendedygn) 11 653 9 769 9 643 14 373 Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått samt statistik över antal hemlösa.
Tabell 4.2.2 Jämförelse brukare/ kostnad stadsområden
Tabell 4.3.1: Jämförelse stadsområden antal boendedygn på hotell
2 015 Budget 2016 Utfall 2016
SoNN 40 713 23 725 109 449
SoNÖ 71 988 16 470 94 044
SoNS 65 251 65 251 113 969
SoNV 22 279 9 882 33 185
SoNI 9 643 9600 14 373
Malmö 209 874 124 928 365 020
SO-snitt 41 975 73 004 24 986
