E-tjänster Kommunikationsplan
2016-05-11 version 1.1
Nulägesbeskrivning
Kommunfullmäktige har tagit beslut om att Landskrona stad ska erbjuda medborgarna e-tjänster.
Hösten 2015 reviderades avtalet med ABOU-Automaten och avtalsperioden sträcker sig fram till 20180930.
Kommunerna i Familjen Helsingborg (Bjuv, Båstad, Helsingborg, Höganäs, Klippan, Landskrona, Perstorp, Svalöv, Åstorp, Ängelholm och Örkelljunga) har skapat ett e-tjänstforum för samarbete och erfarenhetsutbyte. Några av kommunerna använder samma server vilket bland annat bidrar till lägre kostnader.
E-tjänster är en service för medborgarna och företag att året runt 24 timmar om dygnet uträtta olika kommunala ärenden direkt via dator, mobiltelefon eller liknande. E- tjänsteplattform är därmed en webbplats där vi utvecklar och tillgängliggör e-tjänster.
Webbplatsen exponeras via landskrona.se och ska så långt som möjligt ha samma layout som landskrona.se. För medborgarna ska det vara en väg in och alla Landskrona stads e-tjänster och blanketter ska finnas samlat på ett och samma ställe.
E-tjänsterna ska utgå från medborgarans behov där fokus ligger på användbarhet och tillgänglighet. Som stöd i detta arbete har rutiner tagits fram för att säkerställa att vi inom Landskrona stad får en enhetlig utformning av e-tjänsterna.
Att införa e-legitimation med e-signatur har inneburit ytterligare upphandling. Likväl som ett särskilt avtal slutits med Skatteverket gällande Navet. Detta innebär att e-legitimation och e-signatur införs hösten 2016.
Inför uppstart av e-tjänster gjordes en analys där följande faktorer belystes:
Organisation för e-tjänster.
E-tjänsterna skapas av förvaltningarna.
Nära samarbete med förvaltningar, IT och kommunikation.
Utvecklingen av e-tjänster kommer att ske i olika steg och det är betydelsefullt att kommunikationsaktiviteterna speglar utvecklingen.
För att öka användbarheten och tillgängligheten bör struktur på landskrona.se och e-tjänsternas ämnesindelning överensstämma.
Många kommuner utgår från en snarlik ämnesindelning och fördelaktigt är att använda denna, likväl som att samarbeta kring ämnesindelning med
kommunerna i Familjen Helsingborg.
För att ”hitta” på internet använder många Google eller webbplatsens sökfunktion. Automaten har inte någon sökfunktion eller möjlighet till sökordsoptimering. Det är därför viktigt att sökfunktionen på landskrona.se, Google och andra sökwebbplatser hittar e-tjänsterna.
Internetstatistik (källa Svenskarna och internet - 2015 års undersökning av svenska folkets internetvanor - iis.se):
År 2015 var det 93 procent av befolkningen som hade tillgång till internet och 91 procent som använder internet.
I åldern 8-55 år var det över 95 procent som använder internet.
77 procent av befolkningen har en smartmobil, 76 procent använder internet i mobilen och 62 procent gör det dagligen. Mer än hälften av svenskarna upp till 55 års ålder använder internet i mobilen dagligen.
47 procent av befolkningen använder Mobilt BankID.
Oavsett användning av internet är tillgänglighet för alla utgångspunkt. De som inte vill använda e-tjänster bör därför erbjudas den blankett som automatiskt genereras i Automaten. Förutom att tillgängligheten blir ännu bättre medför den blankett som automatiskt genereras också effektivitetsvinster samtidigt som kostnader för vissa licenser kan minska.
Kommunikationsplanen tar avstamp från nuvarande syfte och mål med e-tjänster.
Kommunikationsmål
Externa målgrupper ska ha kännedom om att Landskrona stad erbjuder e-tjänster och att man når dem via landskrona.se.
Interna målgrupper ska ha god kännedom om att Landskrona stad erbjuder e-tjänster och om sin förvaltnings e-tjänster. Att möjligheter finns att utveckla fler e-tjänster och att e-tjänster underlättar interna processer.
Interna målgrupper
Chefer – förvaltningschefer, övriga chefer
Medarbetare
Nyckelpersoner – systemägare/IT-ansvariga/IT-samordnare, verksamhetssystemsansvariga, kvalitetsansvariga,
front- och receptionspersonal/telefonister, kommunikatörer med mera.
e-samordnare i respektive förvaltning
Kommunikatörer
Samarbetspartner
Politiker
Externa målgrupper
Medborgare
Företagare
Föreningar
Kommunikationsstrategi
Kommunikationen kring e-tjänster ska utgå från medborgarnas behov och att erbjuda
bättre tillgänglighet. Ytterligare en betydelsefull utgångspunkt i kommunikationen är den interna kunskapen om e-tjänsters möjligheter och effekter.
Arbetsgruppen med e-samordnare och nyckelpersoner har ett ambassadörskap och är betydelsefulla bärare av kommunikationen. Därför har aktiviteter med dessa
nyckelpersoner en framgångsfaktor.
Kommunikationen sker genom:
Möten - interpersonell kommunikation:
Chefers möten med medarbetare.
Nyckelpersoner och e-samordnares möten med kollegor.
Medarbetares möten med medborgare.
Digital - bred kommunikation:
Interna kanaler.
Egna externa kanaler.
Massmedia.
Budskap
Ännu bättre tillgänglighet – e-tjänster på landskrona.se.
Aktivitetsplan
Kommunikation är en färskvara och aktiviteterna anpassas kontinuerligt allt efter att nya e-tjänster och teknik utvecklas.
Exempel på kanaler och aktiviteter:
Möten
Landskrona.se – övergripande, förvaltningsnivå, nyheter
Massmedia – pressmeddelande, Magasinet, Tidningen Nyinflyttade
Reportage och/eller instruktionsfilm
Sociala medier – Instagram, Twitter, Facebook med mera
Trycksaker – informationskort, flyers, affischer
Nyhetsbrev och/eller e-brev
Erbjudande
Arbetsnätet – e-tjänster och blanketter, skapa e-tjänster, administrera e- tjänster, nyheter och utveckling
Interna aktiviteter:
Vem/Målgrupp Vad/Innehåll Hur/Kanal När Ansvarig
Politiker Övergripande – utveckling, möjligheter nya e-tjänster
Möten Mars
Därefter kontinuerligt
Systemägare
Förvaltningschefer Om e-tjänster. Möten Hösten 2015 IT-strateg Förvaltningschefer Uppstart av nya e-
tjänster, samlingssida med e-tjänster och blanketter.
e-brev Mars Systemägare
Förvaltningschefer Utveckling, möjligheter med e-tjänster.
Kostnader och positiva effekter.
Möten e-brev
Kontinuerligt Systemägare
Förvaltningsledningar Utveckling, möjligheter med e-tjänster.
Provrummet, visa exempel.
E-leg o e-sign.
Blankettgeneratorn.
Utse e-samordnare.
Ledningsgrupps möten
Hösten 2016 Systemägare Övergripande e- samordnare.
Eventuellt nyckelpersoner i förvaltningen.
Övriga chefer Om e-tjänster. Möten Hösten 2015 Förvaltningschefer
Chefer E-tjänster i den digitala
utvecklingen. Chefsforum 2 gånger om året Systemägare Nya chefer E-tjänster i den digitala
utvecklingen.
Introduktion nya chefer.
Kontinuerligt. Systemägare
Chefer
Medarbetare Nyhet - uppstart av nya e-tjänster, samlingssida med e-tjänster och blanketter.
Arbetsnätet Mars Övergripande
e-samordnare
Chefer
Medarbetare Utveckling, möjligheter
och nya e-tjänster. Arbetsnätet Kontinuerligt Övergripande e-samordnare
Kommunikatörer Reception/telefonister Kontaktpersoner blanketter Arbetsgruppen
Uppstart av nya e- tjänster, samlingssida med e-tjänster och blanketter.
e-brev Mars Övergripande e-
samordnare
Nyckelpersoner Utveckling, möjligheter
och nya e-tjänster. Möten
e-brev Kontinuerligt Systemägare Övergripande e-samordnare e-samordnare Erfarenhetsutbyte och
utvecklingsmöjligheter.
Kunskapsinsamling till arbetsnätet.
ABOU:s
kundkommunikation.
Familjen Helsingborg.
Arbetsmöten Arbetsnätet e-brev
Kontinuerligt Övergripande e-samordnare
Externa aktiviteter:
Vem/Målgrupp Vad/Innehåll Hur/Kanal När Ansvarig
Medborgare Ny e-tjänsteportal med nya e-tjänster, nuvarande e-tjänster och blanketter.
landskrona.se social medier
Mars Övergripande
e-samordnare, kommunikation Medborgare Medborgares synpunkter
och förbättringsförslag. Webben via synpunkts- hanteraren.
Kvalitativ och kvantitativ undersökning.
Mars (synpunkts- hanteraren)
Undersökning behovsprövas.
Övergripande e-samordnare, kommunikation
Medborgare Puff för e-tjänster i samband med att nya landskrona.se lanseras.
landskrona.se Maj – när nya landskrona.se lanseras.
Övergripande e-samordnare, kommunikation Medborgare Övergripande - nya
e-tjänster landskrona.se
sociala medier Vid behov:
pressmeddelande, instruktionsfilm, med mera.
Kontinuerligt Övergripande e-samordnare, kommunikation
Medborgare Genomföra e-tjänster Besöksdator i
receptionen. Hösten 2016 Övergripande e-samordnare Medborgare Marknadsföringskoncept
för nya e-tjänster
Webben, sociala medier och trycksaker (affisch,
informationskort)
Hösten 2016 Övergripande e-samordnare och kommunikation
Medborgare Förvaltingsnivå - nya
e-tjänster Möten
Webben Trycksaker Egna sociala medier
Kontinuerligt Förvaltningens e- samordnare, kommunikatör och medarbetare
Föreningar Förvaltningsnivå - nya
e-tjänster Möten
Webb Nyhetsbrev E-brev Egna sociala medier
Kontinuerligt Förvaltningens e-samordnare, kommunikatör och medarbetare
Företagare Förvaltningsnivå - nya
e-tjänster Möten
Webb Nyhetsbrev E-brev Egna sociala medier
Kontinuerligt Förvaltningens e-samordnare, kommunikatör och medarbetare
Politiker Övergripande - nya
e-tjänster Möten Mars
Därefter kontinuerligt
Systemägare
Budget
Dator i receptionen - tillgänglighet för alla medborgare 300:-/månad Koncept för marknadsföring – generella mallar 10 000:- Mallarna kan användas av förvaltningarna och kommunikation
kan vid mån av tid uppdatera innehållet.
Tryckkostnad för marknadsföring på övergripande nivå 5 000:-
Massmedia
Respektive förvaltningschef svarar för sina e-tjänster och presstalesperson vid övergripande frågor är systemägare.
Kommunikationsavdelningen informeras när så är aktuellt.
Utvärdering
Utvärdering sker efter varje aktivitet och aktiviteterna revideras vid behov.
Rapportering sker i samband med årsanalys och delårbokslut.
