Kongress Så fungerar det

Kongress –

”Så fungerar det”

2

Kongress – ”Så fungerar det”

Här vill vi ge dig kunskap om vad en kongress är, hur du kan påverka, vilka som deltar, hur det fungerar på en kongress och varför. Oavsett om du deltagit på en kongress tidigare, är ombud för första gången, eller om du är medverkar på något annat sätt, till exempel som observatör, kan det vara bra att läsa detta så du är väl förberedd och har möjlighet till en ännu mer givande kongressupplevelse. Självklart kan du som helt enkelt bara är allmänt intresserad av Riksförbundet HjärtLungs förbundskongresser även ta del av informationen.

Alla kan påverka

 Motioner - Medlemmarnas och föreningarnas förslag till kongressen för förbättrad verksamhet

 Nomineringar till förtroendeuppdrag i förbundet från medlemmar och föreningar

 Kongressombud och ersättare väljs av lokalföreningarna på länsföreningens årsmöte

 Förbundsstyrelsens egna förslag till kongressen för förbättrad verksamhet

Deltagare och arrangemang

 Förbundsstyrelsen kallar länsföreningarna till kongress

 Kongresshandlingar och förberedande information

 Observatörer, hedersledamöter och gäster

 Arrangemang och gemenskap

Kongressförhandlingar och beslut

 Kongressförhandlingar utifrån dag- och arbetsordningen

 Diskutera och debattera på kongressen

 Rösträtt och rättigheter inför beslutsfattande

 Kongressens beslut – Ledande för hela organisationen inför kommande kongressperiod

Kongressordlista och begreppsförtydligande

I samband med en kongress används många olika begrepp och ord som inte vanligtvis används i vardagligt tal vilket. För att underlätta för ombud och andra intresserade har vi samlat några utav dessa i ett dokument som en ”kongressordlista och begreppsförtydligande”, som kan vara bra att ha kunskap om för en ännu mer givande och trevlig kongressupplevelse för alla.

Se bifogad fil

3

Alla kan påverka

Här kan du läsa om hur du som medlem eller förening kan påverka förbundets verksamhet och hur det går till.

Motioner – medlemmarnas och föreningarnas förslag till kongressen för förbättrad verksamhet

Påverka Riksförbundet HjärtLungs verksamhet genom att skriva en motion till kongressen. Varje medlem i förening, samt direktmedlem, lokal- eller länsförening och medlemsorganisation har möjlighet att påverka och besluta om inriktningen på förbundsstyrelsens uppdrag till nästa kongress. En motion är ett förslag till beslut.

Här kan alltså föreningen framföra önskat uppdrag åt förbundet. Alla enskilda medlemmar och medlemsorganisationer har motionsrätt. En motion kan handla om till exempel förändringar av inriktningen av verksamheten, intressepolitik, kurser och utbildning, det formella regelverket i förbundet, förändring av medlemsavgift etc.

Bra att veta

 En motion ska vara skriftlig och ha inkommit till förbundskansliet senast det datum som förbundsstyrelsen meddelat via aktuell informationskanal så som medlemstidning och nyhetsbrev

 Motion från enskild medlem kan åtföljas av yttrande från lokalförening

 Motion från lokalförening kan åtföljas av yttrande från länsförening

 Förbundsstyrelsen avger yttrande (svarar) på alla inkomna motioner skriftligt.

Svaren bifogas handlingarna till kongressen och föredras på kongressen för beslut.

Tips för att skriva en motion

 Ta endast upp ett ämne per motion. Skriv istället flera motioner om du har fler än ett ämne som du vill ha behandlat

 Börja med en rubrik som talar om vad motionen handlar om

 Beskriv anledningen till att motionen behöver ställas. Ange relevant

bakgrundsfakta, dels för att tydliggöra frågan men också för att underlätta för dem som senare läser motionen och som ska fatta beslut i ärendet

 Beskriv ditt förslag på lösning och hur det svarar på din bakgrundsbeskrivning

 Försök att använda enkla ord och formuleringar som inte kan missuppfattas

 Tänk på att skriva kortfattat, vad vill du ha förändrat eller tillfört och varför

 Skriv ditt yrkande med korta och begränsat antal att-satser, det ska vara tydligt vad du vill få igenom för beslut

 Avsluta alltid din motion med att skriva avsändare, ort, datum och namn samt underskrift, telefonnummer förening- eller medlemsorganisationens namn

 Om motionen bestyrks från din lokalförening eller länsförening ska detta också anges.

 På förbundets webb finns en motionsmall som stöd för att skriva din motion.

Se; hjart-lung.se/ foreningsstod/information-och-dokument/mallar-och- manualer/

4

Nomineringar till förtroendeuppdrag i förbundet från medlemmar och föreningar

Påverka vilka som leder Riksförbundet HjärtLungs arbete mellan kongressperioderna. Alla medlemmar och föreningar kan nominera till förtroendeuppdrag i förbundet.

Den som kan nomineras kan vara både personer som är aktiva i Riksförbundet HjärtLungs förbundsstyrelse, valberedning eller revision idag, eller en person som är aktiv i en länsförening, eller aktiv i en lokalförening eller medlemsorganisation. Det kan också vara en medlem som inte har uppdrag i varken förbundet, någon läns-, lokal-, eller riksförening idag alternativt inte ens är medlem idag. Om denne däremot väljs på kongressen måste han/hon bli medlem.

Det finns vissa regler för hur länge en person kan ha ett och samma uppdrag inom Riksförbundet HjärtLung, detta kallas för mandatperioder. En kongressperiod, dvs tre år, är en mandatperiod. Antal mandatperioder som en person kan väljas om regleras i Riksförbundet HjärtLungs stadgar. Om man är osäker på en person som har uppdrag idag kan väljas om kan man kontakta valberedningen för svar.

Riksförbundet HjärtLungs förtroendevalda valberedning tar in nomineringarna och förbereder sedan ett förslag till kongressen som sedan väljer vilka som ska leda förbundet under kommande kongressperiod. Valberedningen förbereder inte val av valberedning utan detta genomförs på kongressen. Hur detta genomförs rent

praktiskt beskriver kongressordförande efter förslag från förbundsstyrelsen för att programmet under dagarna ska hanteras på lämpligast sätt.

Läs mer om mandatperioder och uppdrag för förbundsstyrelsen, revisionen och valberedningen i Riksförbundet HjärtLungs stadgar (§7, §8 samt §9).

Kongressombud och ersättare väljs på länsföreningens årsmöte

De som främst deltar på en kongress kallas ombud och utger ett varsitt mandat. För varje ombud ska också en ersättare väljas som kan delta istället för ombudet vid behov. Dessa väljs på länsföreningarnas årsmöten som består av representanter från lokalföreningarna. Dessa har i sin tur valts på lokalföreningarnas årsmöten som består av lokalföreningens medlemmar.

Antal ombud (mandat), alltså personer som länsföreningarna kan finnas

representerade med på förbundskongresserna, regleras i fördelningen av mandat Riksförbundets stadgar (§ 6, Mom. 2 Representation).

Kongressen består av 63 ombud. Utöver dessa mandat tillkommer två mandat från varje medlemsorganisation under förutsättning att de kan redovisa en verksamhet överensstämmande med §2. Varje länsförening disponerar två grundmandat. Övriga mandat baseras på antalet medlemmar inom länen per den 31 december året före kongressens sammanträde. Uppgift om antal medlemmar baseras på riksförbundets medlemsregister den 31 december. Fördelning sker enligt den s.k. ”jämkade

uddatalsmetoden.” Detta kan du läsa mer om i nästa avsnitt.

5 Länsföreningarna ombes att snarast efter genomfört årsmöte i februari, rapportera till förbundskansliet vilka medlemmar som valts till kongressombud samt till ersättare för kongressombuden i turordning.

Att vara ombud på en kongress är ett mycket ärofyllt uppdrag från din länsförening som också innebär en del ansvar. Varje valt ombud kan med fördel diskutera de olika frågorna med sin styrelse, men väl på kongressen måste ombudet vara beredd att kunna ta till sig ny information utifrån andras inlägg och åsikter som kan ge en annan inriktning inför den slutliga omröstningen. Detta kan kännas lite utmanande men här är det viktigt att komma ihåg att föreningen valt en person att representera

föreningen och därmed litar på dennes goda omdöme.

Mandatfördelning utifrån den jämkade uddatalsmetoden

 Den jämkade uddatalsmetoden är en väletablerad metod som syftar till proportionalitet vid mandatfördelningen

 Den har sedan 1954 använts i Sverige vid allmänna val

 Metoden presenteras på riksdagens hemsida www.riksdagen.se på faktablad nr 1 ”Val till riksdagen”.

Kongressens fördelningsmandat (21 st) fördelas på följande sätt: Först räknar man fram så kallade jämförelsetal för alla län och medlemsorganisationer. Det första jämförelsetalet räknas ut genom att länens medlemsantal divideras med 1,4.

Det län som har högst jämförelsetal får det första fördelningsmandatet. Därefter delas det länets medlemsantal med 3. Nästa gång länet tilldelats ett mandat delas medlemsantalet med 5, gångerna därpå med 7, 9 osv. Varje gång ett nytt

jämförelsetal räknats fram ser man efter vilket län som ligger högst och ger det aktuella mandatet till det länet. Processen fortsätter tills samtliga fördelningsmandat fördelats.

Förbundsstyrelsens förslag till kongressen för förbättrad verksamhet

Förbundsstyrelsen har också rätt att lägga egna förslag till kongressen om förbundets inriktning och verksamhet. Kongressen behandlar dessa på samma sätt som

motioner, dvs. att de föredras, debatteras och beslutas om av kongressombuden.

När det gäller motionerna från föreningar och medlemmar har förbundsstyrelsen antingen föreslagit bifall, avslag eller ansett motionen besvarad. I varje motionssvar finns även en motivering till förslag till beslut. Kongressen kan välja att gå emot förbundsstyrelsens svar på en motion eller rösta enligt förslaget.

6

Deltagare och arrangemang

Här kan du läsa om vilka som deltar på förbundskongresser och hur det går till.

Förbundsstyrelsen kallar länsföreningarna till kongress

Riksförbundet HjärtLungs förbundsstyrelse bjuder vart tredje år in till ordinarie kongress genom att skicka en skriftlig kallelse till länsföreningar och övriga medlemsorganisationer. När och hur detta genomförs regleras i Riksförbundet HjärtLung stadgar. Det är skillnad på om det är en ordinarie kongress eller en extra kongress. Både innehåll på kongressen samt när kallelse ska skickas ut. Detta går också att läsa om mer om i stadgarna.

Kongresshandlingar och förberedande information

Kongresshandlingarna består av alla ärenden som ska behandlas på kongressen.

Dessa skickas ut i god tid före kongressen som ett förberedande material för ombuden tillsammans med annan praktisk information inför arrangemanget. Då förhandlingarna genomförs utifrån kongresshandlingarna är det viktigt att ombudet tar del av materialet noggrant för att kunna delta i debatten och vid omröstning.

Riksförbundet HjärtLungs stadgar reglerar när dessa ska vara utsedda

kongressombud, läns- och lokalföreningar samt för kännedom till ersättare senast 30 dagar före ordinarie kongress.

Handlingar vid ordinarie förbundskongress innehåller;

 Förslag till dag- och arbetsordning

 Verksamhets-, förvaltnings- och ekonomisk berättelse samt revisionsberättelse för den gångna kongressperioden

 Motioner som behandlats av förbundsstyrelsen

 Förbundsstyrelsens förslag

 Valberedningens förslag

 Övriga handlingar.

Vid extra kongress kan innehållet se annorlunda ut beroende på vad som föranlett att en extra kongress ska hållas. Förbundets stadgar reglerar att inför en extra kongress ska kongresshandlingarna sändas till ombud, läns- och lokalföreningar samt för kännedom till ersättare senast 14 dagar före extra kongressen.

7

Observatörer, hedersledamöter och gäster

Observatör

Förbundsstyrelsen kan välja att öppna kongressen för observatörer. Föreningar inom Riksförbundet HjärtLung har då, utöver ordinarie ombud, möjligheten att anmäla observatörer, i mån av plats och på egen bekostnad tillgodoses med hotellrum och måltidspaket. Dessa har inte några mandat under kongressförhandlingarna utan kan endast medverka för att få information och se hur det går till på en kongress. Detta informeras om i aktuell informationskanal så som medlemstidning och nyhetsbrev.

Hedersledamöter

Vid varje kongress utses hedersledamöter i förbundet efter nominering från

organisationen eller förslag från förbundsstyrelsen. Inom hela organisationen finns det många personer som bidragit till utveckling och haft ett starkt engagemang för att förbättra för människor med hjärt- eller lungsjukdom, vilket är mycket positivt. För att hedra detta utser förbundsstyrelsen vid varje kongress en eller flera

hedersledamöter i förbundet. För detta finns några framtagna riktlinjer för en så rättvis bedömning som möjligt. Sista datum som nomineringen ska ha inkommit meddelas via aktuell informationskanal så som medlemstidning och nyhetsbrev inför varje kongress. Läs mer om kriterierna för att nominera till hedersledamöter på Riksförbundet HjärtLungs hemsida.

Gäster

Gäster bjuds in av förbundsstyrelsen och brukar vara personer från andra

organisationer eller samarbetspartners, nationellt såväl som internationellt. Dessa brukar vanligtvis hålla ett tal i samband med kongressförhandlingarna om de önskar.

Arrangemang och gemenskap

Riksförbundet HjärtLungs förbundskongresser genomförs utifrån organisationens värderingar och inriktning. Vid förbundskongresserna deltar kongressombuden på bekostnad av Riksförbundet HjärtLung enligt informationen som anges i samband med kallelse och anmälan.

Gåvor till i samband med att förtroendevalda avgår, regleras enligt Riksförbundet HjärtLungs policy för “Gåvor och uppvaktning”.

Utöver stadgeenliga kongressförhandlingar, som du kan läsa mer om i nästa avsnitt, är ambitionen att dagarna ska ge inspiration, kunskapsutveckling, gemenskap och trevliga kulturinslag.

8

Kongressförhandlingar och beslut

Här kan du läsa om hur förhandlingarna på kongressen går till och vad som beslutas och som sedan är vägledande för hela organisationen fram tills nästa kongress.

Förhandlingar och innehåll på dag- och arbetsordningen

Det som diskuteras och beslutas om på en kongress kallas för kongressförhandlingar.

Dessa består av de punkter som anges på dagordningen, alltså agendan för kongressen. Det finns några fasta punkter som en ordinarie kongress alltid ska behandla som regleras i Riksförbundet HjärtLungs stadgar. Arbetsordningen bestämmer utifrån vilka regler mötet ska hållas, t.ex. vad som gäller vid till exempel omröstning. Det är med andra ord en mötesordning för plenum och övrigt

ramprogram. Förslag på båda dessa skickas ut i kongresshandlingarna som du kan läsa mer om i nästa stycke. Vid inledningen av kongressen fastställs båda dessa om kongressen så tycker.

Detta betyder inte att punkterna måste behandlas i den ordningen som står på dagordningen. Förbundsstyrelsen kan i samband med fastställande av dagordning och arbetsordning föreslå kongressen att besluta att tillåta presidiet att vid behov ändra ärendeordning på dagordningen så att förhandlingarna fortlöper smidigt.

Diskutera och debattera kring förslagen på kongressen

I varje förslag och fråga på dagordningen finns möjlighet till diskussion och debatt innan beslut ska fattas.

För att kunna göra inlägg i debatten anmäls detta i förväg på det som kallas “Begära- ordet-lappar". Detta är en liten lapp som fylls i av ombudet och lämnas till

mötespresidiet när ombudet vill prata i plenum i talarstolen. Mötesordförande kallar sedan upp den som begärt ordet under den punkt som angetts på lappen, och i den ordning som lapparna inkommit. Begära ordet-lappar delas vid ankomst till

kongressen och finns även tillgängliga i kongresslokalen.

När ett ombud talar i talarstolen brukar det fungera såhär;

 Ombudet presenterar sig och anger sitt ombudsnummer så hela kongressen vet vem som talar

 Ombudet tackar för ordet till både kongressen och mötespresidiet

 Talar i mikrofonen så alla har möjlighet att höra ordentligt

 Ombudet redogör för sitt inlägg i debatten

 Slutligen lämnar denne ett yrkande till beslut, alltså; bifall, avslag eller enligt förbunds-styrelsens förslag till svar på motionen om det skulle gälla en

motion. Gäller det förbunds-styrelsens egna förslag kan man som ombud yrka bifall eller avslag. Kongressen kan komma fram till en lösning i frågan som kommer fram under debatten men inga nya förslag kan tas upp.

9 När ombud blivit apostroferad, det vill säga blivit tilltalad med namn i sakdebatt i plenum kan denne begära replik. Replik ges direkt och bryter talarlistan men ges ofta sparsamt och ska hållas mycket kort. Replik ska inte öppna debatt utan bara

förtydliga eller svara på tilltalet eller påhopp.

Ordningsfråga som kan väckas av ombud och kan handla om frågor kring

arbetsordningen eller då denne tycker att debatten har dragit ut på tiden och börjar gå i cirklar. Då kan streck i debatten göras och yrkandena kan då justeras och de som vill får sätta upp sig på talarlistan. När strecket är satt i debatten kan inga fler sätta upp sig på talarlistan.

Rösträtt och rättigheter inför beslut

Kongressombuden har yttrande-, förslags- och rösträtt och varje ombud avser en röst som kan användas vid varje fråga på dagordningen inför att beslut ska tas. För att mötespresidiet ska kunna veta vem som har rösträtt fastställs en s.k. “röstlängd” i samband med kongressens inledning. Röstlängden är en fullständig förteckning över de ombud som registrerats in sig på plats för deltagande på kongressen och som lämnats till presidiet. Antalet röster/mandat är ojämnt för att kunna genomföra en omröstning med en utslagsröst om rösterna i övrigt skulle vara jämt fördelade.

Röstlängden kan justeras under kongressens genomförande vid behov.

Fullmaktsröstning, dvs. att genom fullmakter representera flera ombud och rösta för någon annan, län eller medlemsorganisationer är ej tillåten.

När en fråga behandlas på dagordningen och debatten går mot sitt slut kan det gå till såhär;

 Mötesordföranden börjar med att fråga kongressen om kongressen är redo att gå mot sitt slut

 Ombuden svarar då ja eller nej, och om svaret är nej fortsätter debatten

 Om ombuden svarar ja, kan då mötesordförande börja med att genomföra omröstning med acklamation, vilket innebär att mötesordförande ställer de olika förslagen mot varandra

 Ombuden svarar då i plenum ja på det förslag som ombudet vill lägga sin röst på

 Kongressordföranden gör då en bedömning på vilket förslag man anser fått flest röster

 Anser ett ombud att detta är felaktigt kan votering begäras. Då röstar alla ombud med hjälp av röstkort

 Mötesordförande uppskattar vilket förslag som har vunnit utifrån det.

 Anser ett ombud att mötesordförandes bedömning av den omröstningen inte stämmer kan sluten omröstning begäras och genomförs

 Om sluten omröstning uppstår använder man sig av röstlängden och ropar upp ombuden i nummerordning

 Ombudet prickas av och lägger sedan sin röstsedel i en valurna i samma ordning som de ropats upp

 Därefter räknas rösterna av rösträknarna då kongressen slutligen har ett resultat och ett beslut som sedan klubbas i plenum av mötesordförande

10

 Om ett ombud är missnöjd med ett beslut kan denne visa detta genom att reservera sig i frågan, detta måste också inkomma till presidiet skriftligt innan kongressens avslut och biläggs sedan i protokollet.

Förbundsstyrelsens ledamöter, ersättare, revisorer och valberedning liksom riksförbundets chefstjänsteman samt ledamöter av styrelsen utsedda organ har yttrande- och förslagsrätt. Övrig anställd kanslipersonal har yttranderätt.

Kongressens beslut – Ledande för hela organisationen inför kommande kongressperiod

När kongressen slutligen har fattat ett beslut i olika frågor och mötesordförande har klubbat med ordförandeklubban i bordet och kongressen har avslutats är detta ledande för hela organisationen. D.v.s. både förbundet, läns-, lokal-, och

riksföreningar. Kongressen kan besluta från och med när ett beslut ska infalla beroende på olika praktiska anledningar, men då ska detta anges i

kongressprotokollet.

Eftersom medlemmarna i hela landet är det som bygger organisationen

Riksförbundet HjärtLung är det av stor vikt att värna om den demokratiska process som står bakom kongressens genomförande. D.v.s. från att medlemmarna i

lokalföreningarna väljer representant till länsföreningens årsmöte, och att dessa, på länsföreningens årsmöte, väljer representant till kongressen. Processen vilar alltså på den enskilde medlemmens engagemang som sammansluts via förbundskongressen.

Efter kongressen kommuniceras besluten i aktuella informationskanaler så som medlemstidning och nyhetsbrev, samt vid andra sammankomster efter att kongressen ägt rum. Kongressprotokollet skickas ut till samtliga ombud och föreningar i tryckt form, samt publiceras på Riksförbundet HjärtLungs hemsida.

Förbundsstyrelsen har nu tre år framåt, d.v.s. en kongressperiod, på sig att

genomföra de olika uppdrag som de fått från kongressen som de sedan ska redovisa på nästkommande kongress.