1
Samverkans- och institutionsrådet inom institutionen för kvinnors och barns hälsa (SIR KBH)
Protokoll 2021:01
Sammanträde 2021-02-23
NÄRVARANDE
Ledamöter Klas Blomgren Prefekt, ordförande
Sandra Brogårde Administrativ chef
Jennifer Frithiof Arbetsmiljö, miljö och hållbar utveckling Cecilia Dominguez Skyddsombud, lika villkor
Thomas Sejersen GUA
Ninib Baryawno Junior faculty
Bodil Moberg ST-OFR, facklig representant
Ylva Vladic-Stjernholm Anknuten, SLL Tema BK-sjukvård (kvinna)
Pernilla Pergert Forskare
Emelie Ahlin Sekreterare
Studentrepresentant Vakant
FÖRHINDER Aida Wahlgren Lärarrepresentant
Ewa Andersson Biträdande lektor, lärarrepresentant John Inge Johnsen SACO-S, facklig representant Henry Wölling SEKO, facklig representant
Kristina Tedroff Anknuten, SLL Tema BK-sjukvård (barn) Angelica Lindén Hirschberg Studierektor forskarutbildning
ÄRENDE BESLUT / ÅTGÄRD
§ 1
Mötet öppnas Ordföranden Klas Blomgren öppnar mötet och hälsar samtliga närvarande välkomna. Till justeringspersoner väljs Cecilia Dominguez och Jennifer Frithiof.
§ 2
Godkännande av senaste mötesprotokollet
Protokollet från föregående möte 2020-11-24 godkändes och lades till handlingarna.
§ 3
Övergripande information KI/BH • Anna Nilsson är av prefekt utsedd till ny
avdelningschef för avdelningen Barnonkologi och Barnkirurgi med tillträde från och med den 1 september 2021. Anna Nilsson ersätter Jan-Inge Henter i samband med att han uppnår pensionsålder.
• KBH ledningsgrupp kommer att ha ett strategi- och verksamhetsplaneringsmöte med diskussion kring frågorna *Var vill KBH vara om 5 år respektive 10 år inom forskning, utbildning, samverkan,
kommunikation och organisation. * Hur ska det framtida arbetet med karriärstegen utvecklas, så som övergångar från biträdande lektor till lektor,
framtida docenturer och Junior Faculty.
• Det är nu dags för lönerevision, där ny lön sätts, inte en löneökning. Avtalet sträcker sig från den 1 oktober 2020 till den 30 september 2023. De två första revisionstidpunkterna i det treåriga avtalet slås ihop vilket gör att revisionstidpunkt 1 gäller från den 1 april 2021 och revisionstidpunkt 2 gäller från den 1 oktober 2022. OFR och Seko förhandlas centralt av HRA och övriga medarbetare revideras genom lönesamtal som kallas för medarbetarsamtal 2.
Dokumenterandet av överenskommelse om ny lön mellan chef och medarbetare sker digitalt via mail.
Målsättningen är att nya lönerna från revisionspunkt 1 ska betalas ut med aprillönen 2021.
• KBH har en ny delegationsordning från 2021, där institutionsuppdragen blivit tidsbegränsade i
enlighet med KI uppdrag. Prefekt beslutas om 5 + 3 år, Vice prefekt: 5 + 3 år, Grundutbildningsansvarig:
2 + 2 år, Studierektor för forskarutbildning: 2 + 2 år, Programdirektor: 2 + 2 + 2 år och Avdelningschefer:
4 + 2 år med start från 2021. Forskargruppsledare, enhetsansvariga samt ledamöter i ledningsgruppen har en årlig avstämning.
• KBH har nu fått återkoppling från internrevisionen som genomfördes i slutet av 2020. Nio
rekommendationer som KBH bör genomföra samt
3
fem punkter för vad universitetsförvaltningen tillsammans med KBH ska genomföra. Nästa steg är att KBH är ålagda att göra en åtgärdsplan, som kommer att följs upp årligen av dekan. KBH:s åtgärdsplan kommer att diskuteras i ett möte med internrevisionen, prefekt, AC och dekan för KI Nord.
• Nu finns intervjuer med våra nyaste professorer och nydisputerade doktorander. Läs dem på ki.se/kbh.
§ 4
Akademiska tjänsteärenden KBH • Marie Klingberg Allvin har blivit professor i reproduktiv hälsa med tillträdesdag 1 juli 2021.
Marie Klingberg Allvin har en bakgrund som prorektor och vikarierande rektor vid Dalarnas högskola och kommer att tillhöra avdelningen reproduktiv hälsa.
• Tjänsteärenden där rekryteringsprocessen pågår är en professor i pediatrisk immunologi, en lektor i experimentell reproduktionsbiologi- och medicin samt en biträdande lektor i obstetrik och gynekologi med inriktning reproduktiv hälsa.
§ 5
Ekonomi KBH • Prefekt har beslutat att KBH INDI (indirekta kostnader) kommer även under 2021 vara 50% för grundutbildningen och 22% för forskning (samma nivå som 2020).
• Vid årsbokslutet 2020 var KBH:s myndighetskapital uppe i 36,5%, vilket blev högre än förväntat och vi arbetar för att komma ner under 20%.
• Kapitalförändringen blev 7,3 tkr och ackumulerad kapitalförändring är nu 84,1 tkr.
• Kostnadsmassan har minskats vilket beror bl.a. på minskade resekostnader under 2020.
• Rektor fattade beslut om att minska tilldelningen för 2021 för både grundutbildning och forskning vid för mycket sparat myndighetskapital.
Grundutbildningen på KBH påverkas inte av detta beslut men eftersom vi har ett högt
myndighetskapital för forskning förväntas vår tilldelning att reduceras med 691 tkr under 2021.
§ 6
Verksamhetsstöd • KI projektet framtidens arbetsplats har skapats för ökad flexibilitet, effektivitet och sammanhållning.
Syfte att tillvarata våra erfarenheter från 2020 samt inhämta aktuell forskning.
4
• Utlägg och reseräkningar har nu ett nästan helt digitalt flöde. Ett informationsmail har skickats ut med instruktioner. Vid frågor hänvisas medarbetarna till HR eller sin avdelningsadministratör.
• HR och ekonomifunktionen har nu en
ansvarsfördelning avdelningsvis. Under våren kommer alla forskargruppsledare bjudas in till avstämningsmöten med sina kontaktpersoner.
• Som ett första steg i det sammanhållna
verksamhetsstödet kommer funktionerna inköp och upphandling att samordnas och centraliseras till en KI central funktion under kvartal 3, 2021.
Registraturfunktionen kommer att samordnas och centraliseras redan från den 1 april 2021.
• Gällande datalagring vid KI, så kommer en
avveckling av KI Box och KI Cloud (ownCloud) att genomföras och gå över till OneDrive. All KI-data ska ligga på KI:s lagringslösningar.
• Alla medarbetare ska installera MFA – Multifaktorsautentisering för säker VPN
uppkoppling. Det finns bra guide för konfigurering på medarbetarportalen att följa.
• FixIT har ett högt tryck just nu. Vid nyanställningar är det bra att ta kontakt så tidigt som möjligt för att hinna få leveranser då de fortfarande är lite extra långa leveranstider.
• KI-licenser får enbart installeras på KI:s datorer som har ett inventarienummer på KI. Det fungerar inte att installera KI:s program på privata datorer eller K- datorer.
§ 7
Forskarutbildning • Elektronisk ISP införs nu successivt över hela KI.
Målet är att samtliga doktorander ska vara införda i december 2021 med undantag för doktorander som räknar med att disputera senast VT 2022.
• KIB har digitala workshops som alternativ till seminarier och journal clubs.
• Deadline att söka kliniska forskarskolor i
epidemiologi och klinisk psykiatri är den 9 mars.
KID-ansökan som görs i två steg har deadline för skissansökan den 15 mars. Nytt för i år är att fem av anslagen ska gå till juniora forskare som har
disputerat inom de senaste 10 åren, och som kommer att få ett dubbelt anslag som täcker 100%
av doktorandlönen under 4 år (i annat fall täcks 50%).
• Ansökan till forskar-ST har deadline 16 mars.
5
§ 8
Grundutbildning • Årets återrapportering av utbildningsuppdraget 2020 skickades in till Kommittén för utbildning på
grundnivå och avancerad nivå den 14 februari 2021.
Återrapporteringen av institutionens utbildningsuppdrag 2020 består av ett antal
identifierade områden, där vi i detalj beskriver hur utbildningarna vid institutionen har bedrivits. Som bilagor skickas även med en uppföljning av forskningsmedel för ledningsuppdrag, uppföljning av HÅP-fördelade forskningsanknytningsmedel samt en kvalitetsplan för hur institutionen ska utveckla utbildningen. En separat kvalitetsplan för barnmorskeprogrammet och det kompletterande barnmorskeprogrammet som KBH har
programansvar för finns också som bilaga.
• Utbildningsnämnden vid KBH har haft en workshop gällande kursplaners utformning tillsammans med Juha Nieminen, från enheten för Undervisning och Lärande (UoL), den 2/2.
• Webbinarier inom digitalt lärande ges av enheten för Undervisning och Lärande (UoL).
• Huvuddelen av den teoretiska utbildningen hålls fortfarande på distans. Endast utbildningsaktiviteter så som praktiska moment, färdighetsträning och praktisk examination sker på campus. Även examinationer som inte bedöms möjliga på distans samt examinationer på kurser som ligger på programmens avslutande läsår ska prioriteras att kunna genomföras på campus.
• Studenter på VFU i patientnära vård kommer inkluderas i planeringen av personalvaccinationer och gravida studenter på VFU ska inte arbeta med behandling eller omvårdnad av patienter som är bekräftat eller misstänkt smittade av covid-19.
§ 9
Arbetsmiljö • Under slutet av föregående år skickades det ut en HR-puls enkät gällande arbetsmiljö under pandemin till anställda samt alla doktorander. Vi fick 176 respondenter med en svarsfrekvens om 54%.
Resultatet visar att både den psykiska och det fysiska välbefinnandet har försämrats något under pandemin och närmare 70% har arbetat hemma under mer än 60% av arbetstiden. Flera fritextsvar
6
visar önskemål om en bättre och mer ergonomisk utrustning hemma.
• I november 2020 hade KBH en miljörevision där resultatet har nu delgivits. Ett utdrag ur
revisionstexten: ”Ett stort miljöengagemang genomsyrar institutionen där miljöombudet tillsammans med kemikalieombudet driver det operativa miljöarbetet ute i organisationen.
Kännedomen om miljöpolicyn, vilka miljöaspekter institutionen berörs av samt miljömål med
tillhörande handlingsplaner är god. Miljöarbetet på institutionen följer tydligt (PDCA) systematiken från ISO 14001 och en ”röd tråd” från institutionens miljöarbete till FN:s internationella hållbarhetsmål finns tydligt illustrerat i institutionens
miljöpresentationer.”
§ 10
Lika villkor • Ingen ny information att delge från nätverket lika villkor.
§ 11
Information från samverkans- och institutionsrådets ledamöter
• Ingen information från övriga ledamöter i SIR KBH.
§ 12
Nästa samverkans- och institutionsråd
Nästa sammanträde hålls tisdagen den 11 maj 2021 kl.15:00-16:00.
§ 15
Övriga frågor Inga övriga frågor vid dagens möte.
SIR=Samverkans- och institutionsråd
Vid protokollet: Justeras:
--- ---
Emelie Ahlin, handläggare SIR Klas Blomgren,
Vice prefekt och ordförande SIR
7
Justeras: Justeras:
--- --- Cecilia Dominguez, ledamot SIR Jennifer Frithiof, ledamot SIR
This document has been electronically signed using eduSign.
Validate signed documents at: https://validator.edusign.sunet.se
