• No results found

hur introducerar man nya medarbetare på distans?

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "hur introducerar man nya medarbetare på distans?"

Copied!
12
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

distans?

human forward.

(2)

Att börja på ett nytt jobb är spännande och väcker förväntningar. På en typisk arbetsplats välkomnar cheferna den nya medarbetaren med en presentationsrunda och några vägledande ord som förbereder honom eller henne för den nya rollen.

På många arbetsplatser har den traditionen utvecklats och förändrats. Fler av oss har börjat jobba på distans, särskilt på senare tid till följd av covid-19-pandemin.

Chefer som aldrig har introducerat en ny medarbetare på distans är ofta osäkra på var de ska börja. Vilka verktyg och resurser behövs? Hur ser man till att nya

medarbetare känner stöd från arbetsgivaren när de arbetar ensamma? Att introducera nya medarbetare på distans kräver en unik strategi. Vi har

sammanställt en guide som hjälper dig att få en bra start på relationen till nya medarbetare, även om du inte kan vara på plats fysiskt vid introduktionen.

hur introducerar man

nya medarbetare på

distans?

(3)

Skapa förutsättningar för framgång genom att se till att nya medarbetare är väl förberedda att dyka ned i arbetet redan första dagen på jobbet. Ta kontakt med HR-avdelningen, och ta fram ett introduktionspaket som nya medarbetare får ta del av redan några dagar innan de ska börja, så att de hinner smälta all

information.

Följande bör finnas med:

• handlingar, formulär och information som har signerats vid anställningen, såsom erbjudande, digitala kopior av ID-handlingar, konkurrensklausuler,

förmånsformulär etc.

• medarbetarhandbok, databehandlings- och integritetspolicy, uppgifter om hjälpcentral

• tillgång till verktyg, programvara och medarbetarens eget e-postkonto

Om du tillhandahåller teknik, som en bärbar dator eller telefon, bör du beställa den i god tid så att den nya medarbetaren har allt han eller hon behöver redan från start.

Det är också en bra idé att boka in ett möte – virtuellt eller på telefon – med HR-avdelningen veckan innan medarbetaren börjar, så att han eller hon kan ställa eventuella frågor om introduktionspaketet.

skapa ett digitalt

introduktionspaket.

(4)

De flesta medarbetare känner större självförtroende och presterar bättre när de upplever att de är förberedda och vet vad de kan förvänta sig. Ta därför fram en utbildningsplan som medarbetaren kan börja följa redan första dagen.

I bästa praxis ingår

• att planera och schemalägga utbildningstillfällen

Identifiera de personer som ska utbilda den nyanställda, och fastställ ett schema som börjar under hans eller hennes första vecka.

• att skapa mötesinbjudningar i den nya medarbetarens kalender

En förifylld kalender med smidig tillgång till all viktig information kan bidra till att skapa en omedelbar känsla av målmedvetenhet hos den nya medarbetaren.

• att se till att utbildarna informeras

Om det finns personer som ska utbilda den nya medarbetaren försäkrar du dig om att de vet vad de ska lära ut och har sitt material redo.

• att förbereda utbildningsdokument och lathundar

Se till att viktig information som den nya medarbetaren kan ta hjälp av när han eller hon börjar arbeta på egen hand finns med i paketet.

• att dela upp utbildningstillfällen på flera dagar

För mycket information på en gång är överväldigande.

• att använda ett säkert videokonferensprogram

Se till att ni använder ett program där utbildaren kan dela sin skärm och skriva på en virtuell whiteboard om det behövs. Programmet ska också fungera för tvåvägskommunikation.

ta fram en utbildningsplan

och ett schema.

(5)

De allra flesta är nog både förväntansfulla men också lite nervösa inför sin första tid på ett nytt jobb. Att känna sig välkommen, lära känna sina nya kollegor och att bli en del av ett nytt team är avgörande för den nya medarbetarens

engagemang och prestation, och för hur han eller hon kommer att trivas hos dig.

Därför behöver du ha en plan för att säkerställa att dina nya medarbetare får ett bra välkomnande, något som är extra viktigt när introduktionen sker på distans.

Tänk på att

• uppmana medlemmar i teamet att välkomna den nya medarbetaren

Säkerställ att alla teammedlemmar bokar in individuella möten med sin nya kollega. Under mötena kan teammedlemmarna bl.a. berätta om sig själva, vad de gör i sin yrkesroll och hur de kommer att jobba tillsammans med den nya medarbetaren.

• utse en fadder

Faddern blir den person som den nya medarbetaren alltid kan vända sig till om han eller hon har några frågor eller behöver hjälp. Faddern kan också ansvara för att ha regelbundna avstämningar för att kunna fånga upp eventuella funderingar eller tankar.

• lägg extra fokus på teamaktiviteter och gemensamma möten

Under den första tiden med nya personer i teamet kan det vara bra att samla hela teamet i högre utsträckning än vanligt för att alla ska träffas samtidigt. Det kan handla om dagliga avstämningar, gemensam fika eller att ha en rolig

teamaktivitet tillsammans någon gång i veckan.

säkerställ ett varmt och

inkluderande välkomnande.

(6)

använd verktyg som

effektiviserar utbildningen.

Rationalisera utbildningen genom att på förhand spela in videofilmer som visar några av de enklare processer eller kompetenser som de flesta medarbetare behöver lära sig. På så sätt får den nya medarbetaren lite andrum från den intensitet som präglar individuella videokonferenssamtal eller utbildning via telefon. Här kan han eller hon gå fram i sin egen takt, och pausa vid behov. Hör av dig efteråt och ta reda på om medarbetaren har några frågor.

Förinspelade filmer sparar tid, men bör aldrig vara det enda formatet för

utbildning av nya medarbetare. Det är praktiskt med inspelat material, men det kan också uppfattas som en opersonlig metod som skapar en känsla av isolering.

Det bästa är att göra en avvägning mellan inspelat utbildningsmaterial och utbildning i interaktivt videokonferensformat.

se till att mötas ansikte mot ansikte.

Det är svårt att känna att man verkligen har börjat på ett nytt jobb när man inte kommer till en ny lokal eller börjar lära sig nya namn och ansikten. Chefer kan försöka skapa en motsvarighet till den här upplevelsen genom boka in ett möte ansikte mot ansikte via videolänk på medarbetarens första arbetsdag.

Ett enskilt möte mellan medarbetaren och hans eller hennes närmaste chef, där medarbetaren välkomnas och får information om utbildnings- och

introduktionsplanerna är en bra start. Följ upp detta med ett videomöte med teamet, så att medarbetaren får träffa sina kollegor under avslappnade former innan arbetet börjar på allvar. Att kunna se varandra underlättar processen att lära känna varandra, så ha som tumregel att alltid ha kameran på i digitala möten.

(7)

prova utbildning i grupp eller ett kompissystem.

Anställer du ett helt team distansarbetare samtidigt? Då kan du skapa en känsla av gemenskap genom att utbilda medarbetarna i grupp eller dela in dem i par.

Utbildning i små grupper i videokonferensformat ger möjlighet till djupare inlärning, eftersom deltagarna kan utbyta iakttagelser och diskutera innehållet.

Ett annat sätt att se till att nya medarbetare känner sig välkomna och upplever att de har stöd är att para ihop var och en av dem med en erfaren kollega som kan fungera som referenspunkt och regelbundet stämma av med den nyanställda hur det går. Att se uppgifter utföras via skärmdelning underlättar för nya medarbetare att lära sig använda företagets system. Det hjälper dem också att lära känna sina kollegor och bygga upp relationer i teamet.

förbered aktiviteter som stärker inlärningen.

Ibland behöver nya medarbetare en övergång mellan teori och praktik, särskilt om de arbetar på distans och inte har förmånen att se andra utföra liknande

arbetsuppgifter. Ta fram övningar med de kompetenser och processer som medarbetaren lärt sig, så fäster kunskaperna bättre.

Det är viktigt att du tydligt kommunicerar dina förväntningar och mål med uppgifterna, och att du ser till att det finns kollegor tillgängliga som kan ge stöd och svara på frågor. Om övningarna är komplexa kan du till och med låta den nya medarbetaren göra de första uppgifterna tillsammans med en kollega via

videolänk.

(8)

När det gäller distansintroduktioner är det omöjligt att kommunicera för mycket.

Hur praktiskt och användbart det än må vara med telefon, e-post,

videokonferenser och appar, kan sådana kanaler aldrig ersätta samtal ansikte mot ansikte eller kroppsspråk.

Om du vill att nya distansarbetare ska känna sig välkomna och som en del av teamet måste du visa det – och visa det ofta! Det kan du göra t.ex. genom att:

• be chefer och kollegor göra allt de kan för att vara vänliga, hjälpsamma och stödjande

• planera in regelbundna chattar, både enskilda och med hela teamet

• uppmuntra nya medarbetare att ställa frågor och lägga fram idéer

• sammanställa en kontaktlista över personer som kan svara på frågor

• stämma av ofta

kommunicera mera.

(9)

Att vårda sammanhållningen i teamet och se till att medarbetarna är

involverade och engagerade i organisationen kräver en ny sorts ledarskap. I ett läge där det spontana småpratet vid kaffemaskinen inte längre är möjligt är det viktigt att skapa de förutsättningar som krävs för att goda arbetsrelationer ska kunna växa fram.

Ni bör fortsätta att hålla regelbundna videokonferensmöten även efter det att den nya medarbetaren har integrerats i teamet. Uppmuntra teammedlemmarna att boka in veckomöten där de kan diskutera pågående projekt, men också knyta mer personliga kontakter. Du kan anordna virtuella sociala

sammankomster, klubbar och utbyten där medarbetarna kan prata om saker som intresserar dem, men som inte har med deras yrkesroller att göra.

Du bör ägna särskild uppmärksamhet åt att stärka medarbetarnas koppling till organisationens värderingar och mål. Med e-postbaserade nyhetsbrev, kanaler för nätverksbyggande, videoklipp eller till och med poddsändningar kan du lägga grunden till en känsla av delaktighet även hos den personal som arbetar på distans.

prioritera teambuilding och

medarbetarengagemang

(10)

Det är naturligt att processen för digital onboarding förfinas över tid. Det bästa sättet att se till att du träffar rätt i dina ansträngningar är att be om återkoppling från medarbetare som gått igenom introduktionsprogrammet. Berätta ärligt för dem om din inlärningskurva, och be dem att vara uppriktiga i sina svar, så att du kan förbättra processen inför framtida nyrekryteringar.

Och framförallt: var beredd att agera snabbt på det du lär dig! Utforma den digitala onboardingen på ett sätt som underlättar kontinuerlig utveckling. Med

samarbetsprogram som Google Docs blir det lättare att smidigt göra ändringar och tillägg eller ta bort delar av utbildningsdokumenten.

be om återkoppling

och utveckla dina metoder.

Behöver du hjälp att utveckla din digitala

onboarding-process? Vårt HR-konsultteam ger dig

det stöd du behöver för att skapa en anpassad

digital onboarding som fungerar för just ert team.

(11)

första dagen

välkomna den nya medarbetaren

• hälsa den nya medarbetaren

välkommen via ett videomöte i början av hans eller hennes första arbetspass

• förklara utbildningsplanen och svara på eventuella frågor

• boka in ett teammöte så att den nya medarbetaren kan börja koppla ihop namn och ansikten

förbered aktiviteter som stärker inlärningen

• ge den nya medarbetaren uppgifter där de kompetenser och processer han eller hon just lärt sig ingår

• se till att kollegor finns tillgängliga för att svara på frågor

• överväg grupparbete via videokonferens

• para ihop nya medarbetare med erfarna kollegor som kan ge stöd

kontinuerligt engagemang

håll kontakten

• använd telefon, e-post,

chattmeddelanden och videomöten för att hålla kontakten

• stäm av med nya medarbetare genom regelbundna videosamtal, både enskilt och med teamet

• ge nya medarbetare en lista över personer de kan vända sig till vid frågor

• boka in veckomöten där ni kan diskutera pågående projekt

• organisera virtuella sociala

sammankomster där medarbetarna kan lära känna varandra

be om återkoppling och utveckla processerna

• förbered ett återkopplingsformulär eller boka in en intervju efter introduktionen

• uppmuntra nya medarbetare att dela med sig av sina idéer och ge

återkoppling

• agera snabbt på det du lär dig, och gör ändringar

• med samarbetsverktyg som Google Docs kan du snabbt och smidigt justera dokumenten utifrån den återkoppling du får

(12)

human forward.

References

Related documents

Jag försökte förklara för soldaterna att de inte kunde föra mig till Israel eftersom jag inte är välkommen där.. I mitt pass har de israeliska myndigheterna stämplat

 Bra lösningar på att ta sig till och från arbetet utan att alltid ta egen bil  Samarbete med kommunen och andra intressenter för att få en bra kollektivtrafik

För att uppnå lyckliga medarbetare behövs enligt Flowers (2016) teori om nyckelpersoner känslan av trygghet att våga prova, möjlighet till utveckling, att snabbt få hamna rätt,

annars kan jag inte vara kvar här.. Mormor typ svimmade över att jag sagt det här till

tillsammans med Försäkringskassan, SKL och Arbetsgivarverket tagit fram ett förslag till mall för ”Arbetsgivarens plan för återgång i arbete”.. …forts Arbetsgivarens plan

Jag har närhet till mycket kompetens och får egen utveckling och möjlighet att följa mina kunders utveckling.. Axel fortsätter att berätta om skillnaden för redovisningskonsulter

Trots att inte varje enskild individ kan påverka bidrar det egna arbetet till att nå de uppsatta mål som är grunden för belöningen, detta är något som upplevs viktigt i ett

Studien visar att det inte behöver vara en ledare som driver förändringen, utan det är snarare fördelaktigt att de inte gör det då medarbetarna blir engagerade av att få