Revisionsrapport
November 2015 Jan Nilsson Cert. kommunal revisor
Granskning av system för intern kontroll
Botkyrka kommun
Innehållsförteckning
1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer ... 1
2. Inledning ... 3
2.1. Bakgrund ... 3
2.2. Revisionsfrågor, metod och avgränsning ... 3
3. Regelverk och tidigare granskning ... 4
3.1. Allmänt ... 4
3.2. Externt regelverk ... 4
3.3. Internt regelverk ... 5
3.4. Tidigare granskning... 6
4. Granskningsresultat ... 7
4.1. Ansvar och organisation för intern kontroll ... 7
4.2. Fastställande av plan för intern kontroll ... 8
4.3. Uppföljning och återrapportering av plan för intern kontroll ... 11
4.4. Rapportering kring och utvärdering av samlat system för intern kontroll .. 13
4.5. Vidtagna åtgärder utifrån tidigare granskningar inom området ... 15
5. Avslutande kommentarer ... 16
Bil 1: Reglemente för intern kontroll ...17
Bil 2: Tillämpningsanvisningar till reglemente för intern kontroll ... 19
Bil 3: Antal kontrollområden och fördelningen mellan ekonomi och verksamhet ... 21
1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer
Inom ramen för den årliga revisionsplanen genomförs olika typer av urvalsmässiga granskningar av den interna kontrollen. Granskningarna har delvis olika inriktning mellan åren, beroende på resultatet av årsredovisningsgranskningen, vad som framkommit vid andra granskningsinsatser under året samt väsentlighets- och riskbedömningar.
Årets granskning har fokuserats på ändamålsenligheten i fastställt system för intern kontroll samt följsamheten till detta. Vidare har en uppföljning skett av tidigare granskningar inom området.
Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att det numera finns ett ändamålsenligt och kommunövergripande system för intern kontroll.
Följsamheten till systemet bedöms i huvudsak vara god, även om vi inom ramen för granskningen identifierat vissa mindre avvikelser.
Vidare är vår bedömning att kommunstyrelsen har vidtagit tillräckliga åtgärder för att styra upp den interna kontrollen, utifrån påpekanden i tidigare granskningar inom området. Detta bl a genom att utarbeta och implementera ett nytt och ändamålsenligt reglemente för intern kontroll inkl tillämpningsföreskrifter samt tillskapandet av en internkontrollgrupp i kommunen. Det sistnämnda bedöms särskilt betydelsefullt, eftersom detta innebär att det numera finns ett forum i kommunen för att bedriva ett fortsatt utvecklingsarbete inom området intern kontroll.
Avslutningsvis bedömer vi att en viktig utmaning framledes är att ytterliga integrera systemet för intern kontroll med kommunens övergripande styrsystem och fast- ställda mål på olika nivåer i den politiska organisationen samt att hitta former för att bedöma den koncernövergripande interna kontrollen.
Utifrån granskningsresultat, och för att utveckla systemet för intern kontroll och följsamheten till detta, rekommenderar vi:
Att samtliga nämnder fastställer gemensamma rutiner för introduktion av nyanställda chefer kring intern kontroll alternativt att denna skrivning tas bort vid nästa revidering av tillämpningsföreskrifterna till reglementet, eftersom att det redan finns kommunövergripande introduktionsutbildning av nya chefer, som berör reglerna kring intern kontroll.
Att vid nästa revidering av reglementet ta ställning till att ändra skrivningen i reglementet kring att fastställande av plan för intern kontroll ska ske i januari, till att istället vara det första sammanträdet på året. Detta eftersom flertalet av nämnderna inte har något sammanträde i januari, utan det första sammanträde normalt är under första halvan av februari.
Att kommunstyrelsen, i egenskap av facknämnd, fastställer sin plan för intern kontroll i anslutning till att övriga facknämnder fastställer sina planer samt anpassar sig till den tidpunkt för återrapportering av intern kontroll som stadgas i reglementet.
Att kommunstyrelsen, i egenskap av samordningsansvarig, verkar för ambitionsnivån i de olika nämndernas planer för intern kontroll blir mer likartad samt säkerställer att alla de obligatoriska punkterna i den
kommunövergripande planen beaktas av samtliga nämnder i deras respektive plan för intern kontroll.
Att nämndernas rutiner för dokumentation och diarieföring av genomförd intern kontroll ytterligare utvecklas.
Att en rutin utarbetas kring hur kommunstyrelsen ska informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala bolagen.
Ovanstående rekommendationer hanteras lämpligtvis av kommunledningsför- valtningen och den interna kontrollgruppen, inom ramen för det fortsatta utveck- lingsarbetet inom området.
2. Inledning
2.1. Bakgrund
Inom ramen för den årliga revisionsplanen genomförs olika typer av urvalsmässiga granskningar av den interna kontrollen. Granskningarna har delvis olika inriktning mellan åren, beroende på resultatet av årsredovisningsgranskningen, vad som framkommit vid andra granskningsinsatser under året samt väsentlighets- och riskbedömningar.
Inom ramen för årsredovisningsgranskningen sker en övergripande bedömning av nämndernas redovisning av genomförda kontroller, utifrån dokumentstudier och sammanträffande med respektive nämnd- och förvaltningsledning kring ansvars- utövande. Någon fördjupad granskning sker normalt inte i detta sammanhang, eftersom det är respektive nämnd som enligt kommunallagen har huvudansvaret för den interna kontrollen och kommunstyrelsen har en samordnande roll inom området. Revisorernas roll i detta sammanhang är att bedöma själva systemet för intern kontroll och hur det tillämpas. Denna fördjupade och uppföljande system- granskning, tillsammans med övriga granskningsinsatser under året, ger de förtroendevalda revisorerna underlag för ställningstagande i revisionsberättelsen kring om den interna kontrollen inom nämnderna och styrelsen är tillräcklig.
2.2. Revisionsfrågor, metod och avgränsning
Följande revisionsfrågor har formulerats:
Finns det ett ändamålsenligt system för intern kontroll och är följsamheten kring detta tillfredsställande?
Har tillräckliga åtgärder vidtagits utifrån tidigare genomförda granskningar inom området?
Genomgång har skett av externt och internt regelverk inom området intern kontroll, som sammantaget utgör s k revisionskriterier. En uppföljning har även skett av tidigare granskningar av intern kontroll. Utifrån ovanstående har kontrollmål formulerats och verifierats, via genomgång av planer för intern kontroll och dess återrapportering, reglemente och tillämpningsföreskrifter samt nämndprotokoll och övrigt dokumentation. Detta material har kompletterats via intervjuer.
Granskningsobjekt är samtliga nämnder i kommunen, dvs kommunstyrelsen i egenskap av både facknämnd och styrelse, socialnämnden, utbildningsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, tekniska nämnden, samhällsbyggnadsnämnden, miljö- och hälsoskyddsnämnden, vård- och omsorgsnämnden samt arbetsmarknads- och
vuxenutbildningsnämnden.
Granskningsresultatet, per kontrollmål, redovisas i ett sammanhållet avsnitt med vidhängande kommentarer. Vidare finns olika avsnitt kring regelverk och tidigare granskning, avslutande kommentarer samt sammanfattande bedömning och rekommendationer. Det sistnämnda avsnittet återfinns först i rapporten.
3. Regelverk och tidigare granskning
3.1. Allmänt
I detta avsnitt beskrivs det externa regelverket kring intern kontroll som återfinns i kommunallagen, avseende kommunstyrelsen, nämnderna och de förtroendevalda revisorerna. Vidare beskrivs kommunens interna regelverk i form av reglemente för intern kontroll samt tillämpningsföreskrifter till detta.
När det gäller tidigare granskningar inom området redovisas revisionsrapport kring reglemente för budgetansvar och intern kontroll samt revisionsrapport avseende intern kontroll kring olika kostnadsslag.
3.2. Externt regelverk
Kommunstyrelsen har till uppgift att främja den kommunövergripande interna kontrollen, via sin samordnade roll och uppsiktsplikt (KL 6 kap 1 §). Det är viktigt att den interna kontrollen utformas utifrån ett för alla nämnder gemensamt synsätt.
I kommunallagen betonas tydligt nämndernas ansvar för att verksamheten bedrivs effektivt och med tillräcklig intern kontroll. I kommunallagen (KL) 6 kap 7 § sägs att nämnderna ska, var och en inom sitt område, se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska vidare, enligt KL, även se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfreds- ställande sätt.
Av KL 9 kap 9 § framgår bl a att kommunens revisorer årligen prövar om verksam- heten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig.
Det övergripande och primära syftet med intern kontroll är att säkerställa att de av fullmäktige fastställda ekonomiska och verksamhetsmässiga målen uppfylls. En väl planerad och genomförd intern kontroll, baserad på en risk- och väsentlighets- analys, utgör därför ett styr- och ledningsverktyg av väsentlig betydelse för såväl den politiska ledningen som tjänstemannaledningen.
Begreppet intern kontroll kan förenklat uttryckas med det engelska ”to be in control”, det vill säga att ha kontroll över utvecklingen inom verksamhet och ekonomi i förhållande till fastställda målsättningar. Denna tolkning och vedertagna definition innebär att intern kontroll handlar om nämndernas kontroll över bland annat att:
Fullmäktiges fastställda mål om verksamhet och ekonomi uppfylls
Lagar, bestämmelser och överenskommelser om verksamhet och ekonomi efterlevs
Kommunens tillgångar tryggas
Resurser används i enlighet med tagna beslut
Förutsättningar för att uppnå en god intern kontroll över både ekonomi och verk- samhet är bl a att det finns tydliga finansiella mål och verksamhetsmål samt fungerande rutiner för uppföljning och rapportering. Vidare är det viktigt med en tydlig organisation och ansvarsfördelning, god kommunikation inom organisa- tionen samt att personalen har tillräcklig kompetens inom området.
Den interna kontrollen kan delas in i redovisningskontroller och administrativa kontroller, enligt nedanstående:
Redovisningskontroller syftar till säkerhet i system och rutiner (trygga tillgångar och förhindra att förluster uppstår) och rättvisande räkenskaper (säkerställa en riktig och fullständig redovisning). Syftet med administrativa kontroller är att främja effektiviteten och tillse att resurserna disponeras för uppställda mål och i enlighet med fattade beslut. Ytterligare ett syfte är att säkerställa att lagar, bestämmelser och överenskommelser efterlevs.
Administrativa kontroller kan delas in i organisatoriska kontroller, som skapas genom att organisationen utformas på ett ändamålsenligt sätt samt förvaltningskontroller, som skapas genom välfungerande styr- och rappor- teringssystem.
3.3. Internt regelverk
Utifrån ett äldre och sammanhållet reglemente för budgetansvar och intern kontroll1 har kommunledningsförvaltningen utarbetat nya styrande och stödjande dokument under 2013, enligt följande:
Reglemente för intern kontroll
Tillämpningsanvisningar till reglemente för intern kontroll
Reglemente för budgetansvar och attest
Dessa reglementen fastställdes av kommunfullmäktige 2014-01-302, efter förslag från kommunstyrelsen. Tillämpningsanvisningarna fastställdes av kommun- styrelsen 2014-01-07.
Reglementet för intern kontroll innehåller totalt 12 paragrafer, under följande huvudrubriker:
Syfte med reglementet
Ansvar och organisation av intern kontroll
Styrning och uppföljning av intern kontroll
Reglementet för intern kontroll återfinns i sin helhet i bilaga 1. Vi har valt att bilägga reglementet för intern kontroll i sin helhet, eftersom hänvisning till olika paragrafer i reglementet görs i rapporten. Detta gäller även tillämpnings-
anvisningarna till reglementet, som återfinns i bilaga 2.
1 Kommunfullmäktige fastställde ursprungligen ett reglemente för budgetansvar och intern kontroll 1999-04-29. Efter detta har reglementet reviderats vid olika tidpunkter, senast i februari 2006. Detta bl a med anledning av de förändringar som skett avseende attester vid övergången till system för skanning av fakturor.
2 Av kommunfullmäktiges beslut 2014-01-30 framgår att det tidigare reglementet för budgetansvar och intern kontroll upphävs. Kommunfullmäktige beslutade vidare att det nya reglementet för intern kontroll ska tillämpas fr o m 2014-03-01. Detta förutom när det gäller risk- och väsentlighetsbedöm- ningar (§ 7) och tidpunkt på året för antagande av plan för intern kontroll (§ 8), som gäller först fr o m 2015-01-01.
3.4. Tidigare granskning
Inom ramen för 2013 års revisionsplan utarbetades en revisionsrapport över granskning av reglemente för budgetansvar och intern kontroll, som överlämnades för kännedom till kommunstyrelsen, med en revisionsskrivelse daterad 2013-06-03.
Den sammanfattande bedömningen i revisionsrapporten var att reglementet för budgetansvar och intern kontroll inte i alla delar var ändamålsenligt. Detta bl a eftersom reglementet tar sin utgångspunkt främst i redovisningskontrollerna och de administrativa kontrollerna3 behandlas endast marginellt, vilket vidare bedöms vara en bidragande orsak till att flera av facknämndernas planer i stor utsträckning är ”kameralt” inriktade och inte bygger på någon dokumenterad risk- och väsentlig- hetsanalys. Granskningen visade även på vissa nämnders bristande följsamhet till delar av reglementet, bl a när det gällde återrapportering till nämnd av genomförd intern kontroll.
I revisionsrapporten lyftes även fram att ett ambitiöst utvecklingsarbete kring den interna kontrollen pågick i kommunen. Detta via kommunledningsförvaltningens översyn av reglemente och tillämpningsföreskrifter inom området samt tillskapan- det av en grupp för intern kontroll bestående av en representant från de olika för- valtningarna. Mot bakgrund av detta förutsattes att identifierade brister och de framåtsyftande synpunkter som lämnades i revisionsrapporten skulle beaktas i det fortsatta arbetet med att utveckla den interna kontrollen i kommunen.
Under ett antal år har en årlig granskning genomförts av den interna kontrollen avseende olika kostnadsslag. De olika kostnadsslag som granskats över tid är bl a representation (intern och extern), resor inkl bilersättningar, ramavtalstrohet, momsavlyft och dröjsmålsräntor.
Den senaste revisionsrapporten inom området, benämnd intern kontroll kring olika kostnadsslag 2014, lämnades för kännedom till kommunstyrelsen, till- sammans med en revisionsskrivelse daterad 2015-03-09. I revisionsrapporten gjordes den sammanfattande bedömningen att den interna kontrollen kring de
granskade kostnadsslagen i stort var tillräcklig, även om vissa brister identifierats t ex när det gällde angivande av syfte och deltagare vid representation samt avsteg från gällande ramavtal.
Vi kan konstatera att kommunstyrelsen numera årligen fastställer en kommun- övergripande plan för intern kontroll, som berör flera av de kostnadsslag som vi tidigare årligen granskade. Detta innebär att behovet av denna typ av granskning har minskat, vilket i sin tur innebär en delvis annan inriktning på revisorernas årliga granskning av intern kontroll.
Mot ovanstående bakgrund ska föreliggande granskning ses, som tar sin utgångs- punkt i ändamålsenligheten i kommunens system för intern kontroll samt dess tillämpning. Vidare berörs ansvarsfördelning och organisation inom området.
3 När det gäller definitionen av de olika kontrollerna hänvisas till delavsnitt 3.2.
4. Granskningsresultat
4.1. Ansvar och organisation för intern kontroll
Kontrollmål: En ändamålsenlig ansvarsfördelning och organisation för intern kontroll, som kommer till uttryck i reglemente och
tillämpningsföreskrifter, samt följsamheten till dessa dokument.
Av fastställt reglemente för intern kontroll framgår att kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll. I detta ligger bl a ett ansvar för att en intern kontrollorganisation upprättas inom kommunen.
Vidare ska kommunstyrelsen ta fram och besluta om förvaltningsövergripande anvisningar (§ 2).
Reglementet reglerar att nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina respektive verksamhetsområden. Nämnden ska vidare vid behov besluta om nämndvisa regler och anvisningar för den interna kontrollen (§ 3). Av tillämpningsanvisningarna framgår att varje nämnd minst ska ha en fast- ställd rutin för hur planering och rapportering av internkontrollarbetet ska gå till samt hur introduktion ska ske till nyanställda chefer kring intern kontroll.
Verifiering har skett via genomgång av reglemente och tillämpningsföreskrifter samt följsamheten till dessa dokument, när det gäller ansvarsfördelning och organisation. Detta material har kompletterats via intervjuer.
Kommentarer
Kommunstyrelsen har tagit sitt övergripande ansvar för att tillskapa förutsätt- ningar för en god intern kontroll i kommunen, via utarbetande av ett nytt och ändamålsenligt reglemente för intern kontroll samt tillämpningsföreskrifter till detta. Kommunstyrelsen har vidare, genom kommunledningsförvaltningens för- sorg, tillskapat en grupp för intern kontroll, bestående av representanter för de olika förvaltningarna. Gruppen sammanträffar löpande år för att diskutera aktuella frågor och utveckla arbetet kring intern kontroll, t ex via tillskapandet av ett
gemensamt förhållningssätt samt utarbetande av olika mallar.
Nämnderna har tagit det primära ansvaret för den interna kontrollen inom sina respektive verksamhetsområden, vilket framgår av det samlade gransknings- resultatet i denna rapport. Däremot har nämnderna inte fastställt rutiner för introduktion av nya chefer om vad intern kontroll innebär. Det finns dock kommunövergripande introduktionsutbildning av nya chefer. Inom blocket ekonomi och styrning berörs reglerna kring intern kontroll samt reglemente för intern kontroll och dess tillämpningsföreskrifter delas ut. När det gäller planering och rapportering av internkontrollarbetet framgår detta i stor utsträckning av fastställda planer.
Vi bedömer att det numera finns en ändamålsenlig ansvarsfördelning och organisation för intern kontroll i kommunen, som överensstäm- mer med kommunallagens övergripande regler och är dokumenterat i reglemente för intern kontroll och dess tillämpningsföreskrifter. Följ- samheten till dessa dokument bedöms vidare vara god, förutom när det gäller nämndernas ansvar att fastställa lokala rutiner inom området.
Vi rekommenderar att samtliga nämnder fastställer rutiner för introduktion av nyanställda chefer kring intern kontroll alternativt att denna skrivning tas bort vid nästa revidering av tillämpnings- föreskrifterna till reglementet, eftersom att det redan finns kommun- övergripande introduktionsutbildning av nya chefer, som berör reglerna kring intern kontroll.
4.2. Fastställande av plan för intern kontroll
Kontrollmål: Beslut kring och innehåll i plan för intern kontrollplan, enligt vad som stadgas i reglementet.
Av reglementet för intern kontroll framgår att varje nämnd i januari varje år ska anta en plan för intern kontroll. För kommunstyrelsens del ska planen antas i december året innan (§ 8). Nämnderna ska som underlag för planen göra dokum- enterade risk- och väsentlighetsbedömningar (§ 7). Båda dessa paragrafer gäller fr o m 2015.
Verifiering har skett via genomgång av internkontrollplaner för 2014 och 2015, utifrån dess innehållsmässiga standard och beslutshantering i respektive nämnd och i styrelsen. Detta material har kompletterats via intervjuer.
Kommentarer
Den interna kontrollgruppen har, under kommunledningsförvaltningens ledning, tagit fram en mall avseende plan för intern kontroll, som innehåller rutin/process- /system, kontrollmoment, riskkategori/beskrivning, kontrollmetod/frekvens, ansvarig, rapporteras till samt riskvärde (skala 1-164).
Vi kan konstatera att samtliga internkontrollplaner för 2015 är upprättade enligt ovanstående mall, vilket även gäller fem av de nio nämndvisa planerna för 20145. I nedanstående tabell redovisas när de olika nämnderna och kommunstyrelsen
antagit sina respektive planer för intern kontroll avseende 2014 och 2015.
Nämnd Antagen plan 2014 Antagen plan 2015
Tekniska nämnden Feb 2014 Mar 2015
Samhällsbyggnadsnämnden Feb 2014 Feb 2015
Miljö- och hälsoskyddsnämnden Feb 2014 Apr 2015
Kultur- och fritidsnämnden Mar 2014 Feb 2015
Utbildningsnämnden Feb 2014 Feb 2015
Arbetsmarknads- och vuxen-
utbildningsnämnden Jan 2014 Jan 2015
Socialnämnden Feb 2014 Feb 2015
Vård- och omsorgsnämnden Jan 2014 Feb 2015
Kommunstyrelsen (KS) för Klf Okt 2014 Sep 2015
KS (övergripande ansvar) Jan 2014 Jan 2015
4 Risk 1-16 grundar sig på genomförd risk- och väsentlighetsbedömning. Summan är beräknad genom att multiplicera konsekvensen (fyrgradig skala från försumbar 1 till allvarlig 4) med sannolikheten (fyrgradig skala från osannolik 1 till sannolik 4).
5 De planer som inte upprättats enligt mall avser tekniska nämnden, samhällsbyggnadsnämnden, miljö- och hälsoskyddsnämnden samt utbildningsnämnden.
Samtliga nämnder har antagit sin plan för intern kontroll 2014 på sitt första eller andra sammanträde för året, förutom kommunstyrelsen som tog sin plan avseende kommunledningsförvaltningen (Klf) så sent som i oktober 2014. I detta samman- hang bör observeras att tidplanen för fastställelse av plan för intern kontroll enligt reglementet gäller först fr o m 2015.
Vidare kan vi konstatera att samtliga nämnder har antagit sin plan avseende 2015 på årets första sammanträde, dvs antingen i januari eller februari, förutom tekniska nämnden (mars 2015), miljö- och hälsoskyddsnämnden (april 2015) samt kommun- styrelsen (september 2015).
Kommunstyrelsen fastställde i januari 2014 en plan för intern kontroll, utifrån sitt övergripande ansvar och uppsiktsplikten, samt genomförda risk- och väsentlighets- bedömningar. Planen innehåller 22 olika kontrollmoment, som fördelar sig mellan ekonomi 11 (50 %) och verksamhet 11 (50 %).
För 20156 har kommunstyrelsens plan ytterligare utvecklats och är numera i vissa delar även styrande för nämndernas interna kontrollplaner. Av totalt 30 olika kontrollmoment7 är åtta obligatoriska för nämnderna att ta med i sina planer för intern kontroll 2015.
I nedanstående tabell redovisas huruvida de olika nämnderna beaktat de obliga- toriska kontrollmomenten som fastställts i kommunstyrelsens övergripande plan, i sina respektive planer för intern kontroll 2015.
Kontrollmoment/nämnd Avux KoF SN TN SBN MoH VoO UN KS Kontanthantering Ja Ja Ja Ja Ja Nej Ja Ja Ja Anläggningsregistret Ja Ja Ja Ja Ja Nej Ja Ja Ja Inköp/hyra av personbil Ja Ja Ja Nej Nej Nej Ja Ja Ja
Introduktion Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Bisysslor Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Rehabilitering Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Upphandlingsform Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Ramavtal Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Av sammanställningen framgår att samtliga nämnder har beaktat alla de obliga- toriska kontrollmomenten i sina planer intern kontroll 2015, förutom tekniska nämnden, samhällsbyggnadsnämnden samt miljö- och hälsoskyddsnämnden.
Dessa nämnder har endast tagit med i planen de kontrollmoment som bedömts vara relevanta och aktuella.
Efter en uppföljning och övergripande analys av kostnadsslagsredovisningen för 2015 (t o m okt), kan vi konstatera att hyra/leasing av personbil förekommer både inom tekniska nämndens, samhällsbyggandsnämndens samt miljö- och hälso- skyddsnämndens olika verksamhetsområden.
6Kommunstyrelsen antog den övergripande planen för intern kontroll i februari 2015, vilket ska jämföras med reglementets regler om att planen ska fastställas i december året innan.
7 De 30 kontrollmomenten fördelar sig mellan ekonomi 12 (40 %) och verksamhet 18 (60 %).
Mot denna bakgrund har vi genomfört en kompletterande granskning av ovan- stående kostnadsslag, vars resultat framgår av nedanstående tabell.
Hyra/leasing av personbil TN SBN MoH Totalt
Antal granskade fakturor 20 20 10 50
därav rätt momsavlyft 1 5 0 6
därav felaktigt momsavlyft8 19 15 10 44
Vår uppföljande granskning visar totalt för nämnderna att på 88 % av fakturorna hade hela momsbeloppet felaktigt lyfts av. Detta visar att det obligatoriska kontroll- momentet, avseende hyra/leasing av personbil, även borde ha medtagits även i tekniska nämndens, samhällsbyggnadsnämndens samt miljö- och hälsoskydds- nämndens plan för intern kontroll 2015.
Vid kontakt med ekonomienheten på tekniska förvaltningen kan vi dock konstatera att genomgång har skett av aktuellt kostnadsslag under 2015 och i samband med detta har rättelse skett av felaktiga momsavlyft, vilket är positivt. Enligt uppgift kommer kostnadsslaget att ingår i aktuella nämnders plan för intern kontroll 2016.
Samtliga interna kontrollplaner för 2015 innehåller en dokumenterad risk- och väsentlighetsbedömning, vilket enligt reglementet för intern kontroll är obliga- toriskt fr o m 2015. Redan i planen för intern kontroll 2014 hade fem av nio nämnder en dokumenterad risk- och väsentlighetsbedömning (se not 5).
Däremot kan vi konstatera att under 2014 och 2015 är det endast utbildnings- nämnden som formellt har behandlat den till internkontrollplanen underliggande risk- och väsentlighetsanalysen, vilket skedde i form av ett särskilt beslutsärende på utbildningsnämndens sammanträde 2014-11-25. Reglementet för intern kontroll är dock inte tydligt på denna punkt, eftersom det endast stadgas att nämnderna som underlag för planen ska göra dokumenterade risk- och väsentlighetsbedömningar.
Vi har även gjort en uppföljning av nämndernas planer för intern kontroll 2014 och 2015, när det gäller omfattning och innehåll. Denna uppföljning, som återfinns i bilaga 3, visar bl a på följande:
Antalet kontrollmoment per nämnd 2014 ligger i intervallet mellan 4 och 16.
Motsvarande intervall för 2015 är mellan 6 och 19.
Antalet kontrollmoment totalt för nämnderna uppgick 2014 till 87,som fördelar sig på kontrollmoment inom ekonomi 55 (63 %) och på kontroll- moment inom verksamhet 32 (37 %). Motsvarande siffror för 2015 är 116, som fördelar sig på kontrollmoment inom ekonomi 50 (43 %) och verk- samhet (57 %).
Andelen kontrollmoment inom ekonomi per nämnd 2014 ligger i intervallet mellan 43 % och 100 %. Motsvarande intervall för 2015 är mellan 0 % och 60 %.
Andelen kontrollmoment inom verksamhet per nämnd 2014 ligger i inter- vallet mellan 0 % och 57 %. Motsvarande intervall för 2015 är mellan 40 % och 100 %.
8 Enligt gällande lagstiftning får endast hälften av momsen lyftas av vid hyra/leasing av personbil.
Utifrån ovanstående uppföljning kan konstateras att ambitionsnivån, i form av antal kontrollmoment i planen för intern kontroll 2015, skiljer sig kraftigt åt mellan de olika nämnderna, även om antalet kontrollmoment på aggregerad nivå ökat mellan planerna för 2014 och 2015. Vidare kan vi på totalnivå konstatera en bättre balans mellan kontrollmoment kring ekonomi kontra verksamhet, för planer 2015 än för motsvarande planer 2014.
Vi bedömer att reglementet följs när det gäller fastställande av planer för intern kontroll samt innehållsmässiga krav på dessa. De avvikelser som konstaterats är tidpunkt för fastställande av planen, som endast en av nämnderna uppfyllt när det gäller planen för 2015. Den största tidsmässiga diskrepansen gäller när kommunstyrelsen i egenskap av facknämnd fastställer sin plan för intern kontroll avseende kommun- ledningsförvaltningen.
Följsamheten till kommunstyrelsens övergripande plan för intern kontroll när det gäller de obligatoriska kontrollpunkterna är god, förutom för tre av de nio nämnderna.
Vidare bedömer vi att ambitionsnivån mellan de olika nämndernas planer för intern kontroll i dagsläget är alltför olika, men att balansen mellan ekonomiska och verksamhetsmässiga kontroller i planerna har blivit bättre mellan 2014 och 2015. Lägre tillbaka var flera av nämn- dernas planer för intern kontroll enbart ”kameralt” inriktade.
Vi rekommenderar att vid nästa revidering av reglementet ta ställning till att ändra skrivningen i reglementet kring att fastställande av plan för intern kontroll ska ske i januari, till att istället vara det första sammanträdet på året. Detta eftersom flertalet av nämnderna inte har något sammanträde i januari, utan det första sammanträde normalt är under första halvan av februari. Det kommunövergripande planen för 2014 och 2015 har vidare antagits av kommunstyrelsen på januari- sammanträdet, i jämförelse med reglementet stadgande om december.
Vi rekommenderar även att kommunstyrelsen, i egenskap av fack- nämnd, fastställer sin plan för intern kontroll i anslutning till att övriga facknämnder fastställer sina planer.
Vi rekommenderar vidare att, kommunstyrelsen i egenskap av samordningsansvarig, verkar för ambitionsnivån i de olika nämn- dernas planer för intern kontroll blir mer likartad samt säkerställer att alla de obligatoriska punkterna i den kommunövergripande planen beaktas av samtliga nämnder i deras respektive plan för intern
kontroll.
4.3. Uppföljning och återrapportering av plan för intern kontroll
Kontrollmål: Uppföljning och återrapportering av plan för intern kontroll enligt reglementet och tillämpningsföreskrifter.
Av reglementet framgår att resultatet av genomförd intern kontroll, med utgångs- punkt från antagen årlig plan, ska rapporteras till nämnden och kommunstyrelsen senast i början av november (§ 9 och § 11). I tillämpningsföreskrifterna till § 9 framgår att rapporten ska innehålla omfattning av utförd uppföljning, utfallet och
eventuellt vidtagna åtgärder. Rapporten ska också vid behov innehålla förbättrings- förslag. Rapportering till nämnden ska vidare ske i form av en skrivelse med kopior av rapporteringsblad som bilagor.
Enligt reglementet ska kommunstyrelsen med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs, se till att sådana åtgärder genomförs av berörd nämnd. Kommunstyrelsen ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala bolagen (§ 12).
Verifiering har skett via genomgång av protokoll och underliggande handlingar för samtliga nämnder och styrelsen. Detta har kompletterats via intervjuer.
Kommentarer
I nedanstående tabell redovisas när de olika nämnderna och kommunstyrelsen behandlade återrapportering av genomförda kontroller utifrån planerna för 2014 och 2015.
Nämnd Återrapp plan 2014 Återrapp plan 2015
Tekniska nämnden Nov 2014 Nov 2015
Samhällsbyggnadsnämnden Okt 2014 Nov 2015
Miljö- och hälsoskyddsnämnden Nov 2014 Dec 2015
Kultur- och fritidsnämnden Nov 2014 Nov 2015
Utbildningsnämnden Dec 2014 Nov 2015
Arbetsmarknads- och vuxen-
utbildningsnämnden Nov 2014 Nov 2015
Socialnämnden Nov 2014 Okt 2015
Vård- och omsorgsnämnden Nov 2014 Nov 2015
Kommunstyrelsen (KS)
förvaltningsspecifik Klf Jan 2015 Nov 2015
KS (övergripande ansvar) Feb 2015 _
Samtliga nämnder har behandlat återrapportering av genomförd plan för intern kontroll avseende 2015 senast under november månad, förutom miljö- och hälso- skyddsnämnden. Utfallet för 2014 var likartad då samtliga nämnder gjorde rappor- teringen under november månad, förutom utbildningsnämnden och kommun- styrelsen avseende kommunledningsförvaltningen.
Granskade beslutsunderlag kring återrapportering av intern kontroll 2015 har överlag förbättrats i jämförelse med 2014, vilket främst beror på mer standar- diserade mallar inom området. Återrapporteringen för 2015 uppfyller i stort tillämpningsföreskrifterna, när det gäller beskrivning av omfattning av utförd uppföljning, utfallet samt eventuellt vidtagna åtgärder och förbättringsförslag.
Däremot följs inte tillämpningsföreskrifterna när det gäller att återrapporteringen även ska innehålla kopior av rapporteringsblad som bilagor. Vid återrapportering av plan för intern kontroll 2014 var det endast beslutsunderlaget till kultur- och fritids- nämnden samt vård- och omsorgsnämnden som innehöll kopior på gransknings- rapporterna. Vid motsvarande rapportering av plan för 2015 fanns gransknings- rapporterna inte med i beslutsunderlaget till någon av facknämnderna.
Även om vi bedömer att återrapporteringen i stort uppfyller grundkraven i reglemente och tillämpningsföreskrifter, kan vi konstatera att det finns kvalitets- mässiga skillnader i beslutsunderlaget kring återrapporteringen av planerna mellan de olika nämnderna. Detta gäller både planerna för 2014 och 2015.
Det är vidare viktigt att nämndernas genomförda interna kontroll dokumenteras och diarieförs på ett tillfredsställande sätt för att säkra spårbarhet och verifiering kring vad som kontrollerats (omfattning, verifikationsnummer m m). I revisions- rapport om fakturering av äldreomsorgsavgifter, daterad i januari 2015, gjordes följande påpekande.
”Vård- och omsorgsförvaltningen har genomfört en uppföljning av internkontroll- planen för år 2014 och denna uppföljning redovisades till vård- och omsorgs- nämnden 2014-11-18. Uppföljningen omfattade bl a kontroll av att debiterings- underlag i verksamhetssystemet Procapita överensstämde med den faktura som skickats från ekonomisystemet till kunden. Totalt 65 fakturor kontrollerades och enligt förvaltningen upptäcktes inga avvikelser. I samband med vår granskning efterfrågades en förteckning över de fakturor som granskades. Det framgick då att förvaltningen inte sparat uppgifter om vilka transaktioner som omfattades av uppföljningen”.
Vid en uppföljande revision är det viktigt att förvaltningen kan verifiera vad som kontrollerats och inte, vilket i sin tur ställer krav på en detaljerad dokumentation som även diarieförs.
Vi bedömer att reglementet för intern kontroll i stort följs när det gäller återrapportering av plan för intern kontroll, förutom när det gäller dokumentation av genomförda kontroller i form av gransk- ningsrapporter samt tillpunkt för återrapportering av intern kontroll.
Det senare gäller dock endast kommunstyrelsen, i egenskap av fack- nämnd avseende kommunledningsförvaltningen.
Vi rekommenderar att rutiner för dokumentation och diarieföring av genomförd intern kontroll ytterligare utvecklas. När det gäller
dokumentation av genomförda kontroller i form av gransknings- rapporter som även finns i beslutsunderlaget till respektive bör en anpassning ske till tillämpningsföreskrifterna eller ändra dessa i denna del.
Vi rekommenderar vidare att kommunstyrelsen, i egenskap av fack- nämnd, anpassar sig till den tidpunkt för återrapportering av intern kontroll som stadgas i reglementet.
4.4. Rapportering kring och utvärdering av samlat system för intern kontroll
Kontrollmål:Rapportering kring och utvärdering av samlat system för intern kontroll, enligt regler i reglementet.
Enligt reglementet ska nämnderna senast i början av november, rapportera
resultatet från årets uppföljning av den interna kontrollen till kommunstyrelsen (§ 11). Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas uppföljnings- rapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll. Kommun-
styrelsen ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala bolagen (§ 12).
Verifiering har skett via genomgång av reglementet för intern kontroll samt följsamheten till detta när det gäller ovanstående område. Detta material har kompletterats via intervjuer.
Kommentarer
Uppföljningen av kommunstyrelsen övergripande plan för intern kontroll 2014, inkl iakttagelser från nämndernas uppföljning av sina respektive planer, behandlades och godkänndes av kommunstyrelsen 2015-01-07. I detta sammanhang konstate- rades bl a följande:
Samtliga nämnder har antagit en internkontrollplan för 2014 och även följt upp denna. Tekniska nämnden, samhällsbyggnadsnämnden samt miljö- och hälsoskyddsnämnden antog sina planer för 2014 ungefär samtidigt som kommunstyrelse och kommunfullmäktige fattade beslut om nytt reglemente och har därför inte anpassat sina kontrollplaner för 2014 efter reglementet9. Samtliga nämnders uppföljningar innehåller, i de fall brister i rutiner eller dyligt påträffats, de åtgärder som vidtagits eller som planeras med anled- ningen av uppföljningen.
Återrapportering av genomförda åtgärder för de kontrollmoment där rutiner/processer eller att följsamheten till befintliga rutiner bedömts som mindre bra ska göras i uppföljning av plan för intern kontroll 2015. Detta gäller för kontrollmomenten attester, kontanthantering, representation, anläggningsregistret, leverantörsfakturor, introduktion samt belastnings- registret.
Behov finns av att fortsätta att utveckla internkontrollarbetet. I samband med årets uppföljning har konstaterats att några av de övergripande kontrollmomenten bättre följs upp av fackförvaltningarna. Internkontroll- planen för 2015 innehåller därför ett antal kontrollmoment, som ska tas upp i respektive nämnds plan.
Under 2014 har en grupp med representanter från alla förvaltningar arbetat med att utveckla den interna kontrollen och gruppen har tagit fram gemen- samma mallar för internkontrollplaner och dess återrapportering samt för de risk- och väsentlighetsanalyser som ligger till grund för planerna. De gemensamma underlagen ska göra planer och uppföljningar mer över- skådliga och lika mellan nämnderna. Det förvaltningsgemensamma utvecklingsarbetet kommer att fortsätta under 2015.
När kommunstyrelsen utvärderade den samlade internkontrollen för 2014, vilket skedd 2015-01-07, hade kommunstyrelsens plan avseende kommunlednings- förvaltningen ännu inte återrapporterats. Detta skedde först på kommunstyrelsens sammanträde 2015-02-02.
9 Vår kommentar är att granskningsresultatet i denna rapport visar att detta konstaterande även gäller för utbildningsnämnden.
Vi bedömer att nämnderna rapporterar genomförd intern kontroll till kommunstyrelsen på ett tillfredsställande sätt och att styrelsen i sin tur på ett ändamålsenligt sätt årligen utvärderar det samlade syste- met för intern kontroll. Däremot saknas i dagsläget en rutin kring hur kommunstyrelsen ska informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala bolagen.
Vi rekommenderar att en rutin utarbetas kring hur kommunstyrelsen ska informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommu- nala bolagen.
4.5. Vidtagna åtgärder utifrån tidigare granskningar inom området
Kontrollmål:Tillräckliga åtgärder vidtagna med anledning av tidigare granskning inom området
I delavsnitt 3.4 redovisades resultatet av tidigare genomförda granskningar inom området intern kontroll.
Verifiering har skett via genomgång av tidigare granskningar av intern kontroll samt hur påpekanden i dessa har hanterats av kommunstyrelsen och dess kommun- ledningsförvaltning. Detta material har kompletterats via intervjuer.
Kommentarer
Utifrån påpekanden i tidigare granskningar av intern kontroll har kommunstyrelsen bl a vidtagit åtgärder i form av utarbetande och implementering av ett nytt regle- mente för intern kontroll inkl tillämpningsföreskrifter samt tillskapandet av en internkontrollgrupp i kommunen.
Vi bedömer att kommunstyrelsen har vidtagit tillräckliga åtgärder för att styra upp den interna kontrollen, utifrån de påpekanden som
lämnats i tidigare genomförda granskningar inom området.
5. Avslutande kommentarer
I vår skrift Intern kontroll – En del av verksamhets- och ekonomistyrning styrning10 anges bl a följande framgångsfaktorer när det gäller arbetet med intern kontroll:
1. En genomtänkt riskkartläggningsprocess samt väsentlighets- och riskbedömning
2. Ett vidgat perspektiv på intern kontroll 3. Få med politikerna ”på tåget”
4. Inkludera andra än ekonomer 5. Beakta teknikens möjligheter 6. Information och utbildning
7. Översyn av policydokument och regler 8. Hitta en bra struktur för återrapportering
De utvecklingsområden som identifierades, utifrån tidigare under 2013 genomförd granskning av reglemente för budgetansvar och intern kontroll, gällde främst punkterna 1, 2, 6 och 7.
Det är glädjande att kunna konstatera att ovanstående punkter har åtgärdats av kommunstyrelsen på ett tillfredsställande sätt. Detta bl a genom utarbetande och implementering av ett nytt reglemente för intern kontroll inkl tillämpningsföre- skrifter samt tillskapande av en internkontrollgrupp i kommunen. Det sistnämnda bedöms särskilt betydelsefullt, eftersom detta innebär att det numera finns ett forum i kommunen för att bedriva ett fortsatt utvecklingsarbete inom området intern kontroll.
Vi bedömer att det numera finns ett ändamålsenligt och kommunövergripande system för intern kontroll, som även i ett interkommunalt perspektiv bedöms vara långt ifrån lagom, i positiv bemärkelse.
Avslutningsvis bedömer vi att en viktig utmaning framledes är att ytterliga integrera systemet för intern kontroll med kommunens övergripande styrsystem och fast- ställda mål på olika nivåer i den politiska organisationen samt att hitta former för att bedöma den koncernövergripande interna kontrollen.
2015-11-23
Jan Nilsson
Projektledare/uppdragsansvarig
10 Utgiven av PwC. Författare: Anders Haglund, Jan Sturesson och Roland Svensson.
Bil 1: Reglemente för intern kontroll
Syfte med reglementet
1 § Syfte
Syftet med intern kontroll är att säkra en effektiv förvaltning och undgå allvarliga fel och skador.
Syftet med detta reglemente är att säkerställa att en tillfredsställande intern kontroll upprätthålls. Det innebär att det med rimlig grad av säkerhet ska säkerställas att följande mål uppnås:
Verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt
Tillförlitlig ekonomisk rapportering och information om verksamheten
Efterlevnaden av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m m är tillfredsställande
Ansvar och organisation av intern kontroll
2 § Kommunstyrelsen
Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en intern kontrollorganisation upprättas inom kommunen, samt ett ansvar för att se till att denna organisation kontinuerligt utvecklas utifrån kommunens behov av intern kontroll.
Kommunstyrelsen ska ta fram och besluta om förvaltningsövergripande anvisningar.
3 § Nämnderna
Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina
respektive verksamhetsområden. Den enskilda nämnden har ansvar för att se till att den interna kontrollen organiseras samt att vid behov besluta om
nämndspecifika regler och anvisningar för den interna kontrollen.
Detta gäller även kommunstyrelsen för dess egen förvaltning.
4 § Förvaltningschefen Inom nämndens verksamhetsområde ansvarar förvaltningschefen för att konkreta regler och anvisningar är utformade så att en god intern kontroll kan upprätthållas.
I detta ansvar ligger att vederbörande ska ansvara för arbetet med att åstadkomma och upprätthålla en god intern kontroll.
Förvaltningschefen ska löpande rapportera till nämnden om hur den interna kontrollen fungerar.
5 § Övriga chefer De ansvariga cheferna på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om intern kontroll samt att informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. Vidare har de att verka för att de anställda arbetar mot uppställda mål och att arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll.
6 § Övriga anställda
Övriga anställda är skyldiga att följa antagna anvisningar i sin arbetsutövning.
Styrning och uppföljning av intern kontroll
7 § Styrning och uppföljning av intern kontroll Varje nämnd har en skyldighet att styra och följa upp den interna kontrollen inom nämndens verksamhetsområden. Nämnden ska som grund för sin styrning göra dokumenterade risk- och väsentlighetsbedömningar (gäller fr o m 2015-01-01).
8 § Intern kontrollplan
Alla nämnder ska i januari varje år, anta en särskild plan för hur arbetet med den interna kontrollen ska bedrivas. För kommunstyrelsens del ska planen antas i december för nästkommande år (gäller fr o m 2015-01-01).
9 § Uppföljning av intern kontrollplan Resultatet av uppföljningen ska, med utgångspunkt från antagen plan, rapporteras till nämnden senast i början av november, i den omfattning som fastställts i den interna kontrollplanen.
Rapport till nämnden ska ske minst en gång per år. I samband med detta ska även den interna kontrollplanens aktualitet prövas.
10 § Brister i processer och rutiner Brister i processer och rutiner ska omedelbart rapporteras till förvaltningschef, närmast överordnad eller den som nämnden utsett. Allvarligare brister ska utan dröjsmål även rapporteras till nämnd och kommunstyrelsen.
11 § Nämndens rapportskyldighet Nämnden ska senast i början av november, rapportera resultatet från årets uppföljning av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen.
12 § Kommunstyrelsens skyldigheter
Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs, se till att sådana åtgärder genomförs av berörd nämnd. Kommunstyrelsen ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala bolagen.
Bil 2: Tillämpningsanvisningar till reglemente för intern kontroll
1 §
Begreppet ”rimlig grad av säkerhet” innebär att kommunstyrelsen och nämnderna ska göra en avvägning mellan kontrollkostnad och kontrollnytta. Vid bedömning av kontrollnytta, ska inte endast ekonomiska faktorer vägas in utan även vikten av att upprätthålla förtroendet för verksamheten hos olika intressenter.
Målet ”ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet” innebär bl.a. att ha kon- troll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt att säkerställa att fattade beslut verkställs och följs upp i förhållande till fastställd verksamhetsidé och mål.
Målet ”tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten”
innebär att kommunstyrelsen, nämnderna samt övriga intressenter ska ha tillgång till rättvisande räkenskaper. Därutöver ingår en ändamålsenlig och tillförlitlig redovisning av verksamhetens prestationer och kvalitet samt övrig relevant information om verksamheten och dess resursanvändning.
Målet ”efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera” inne- fattar lagstiftning såväl som kommunens interna regelverk samt ingångna avtal med olika parter.
2 §
Kommunstyrelsen har enligt kommunallagen (KL) 6:1 och 6:3 ansvar för att leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter samt för att ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Denna uppsikt innebär rätt att göra påpekanden, lämna råd och anvisningar samt, om det är nödvändigt, lämna förslag till kommun- fullmäktige om förändringar.
3 §
Nämndernas ansvar för den interna kontrollen anges i KL 6:7 och 9:9. Det är alltid respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll. I detta ansvar ligger att utifrån principerna för den interna kontrollen i kommunen, samt utifrån respektive nämnds förutsättningar, vid behov se till att regler och anvisningar för den egna interna kontrollen utfärdas. Det är viktigt att detta dokumenteras och beslutas av nämnden.
Varje nämnd ska minst ha en fastställd rutin för:
Hur planering och rapportering av internkontrollarbetet ska gå till
Introduktion till nyanställda chefer om vad intern kontroll innebär
4 §
Förvaltningschefen har det övergripande ansvaret för att det praktiska arbetet med intern kontroll fungerar.
7 §
Nämnden ska inom sin organisation tydliggöra ansvaret för den interna kontrollen och innebörden av denna. Nämnden ska också planera och prioritera arbetet med utveckling av rutiner för att stärka den interna kontrollen. Som grund för planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet ska en risk- och väsentlighets- analys göras.
8 §
Processer, rutiner och därtill hörande kontrollmoment ska väljas ut med utgångs- punkt från genomförd risk- och väsentlighetsbedömning. Omfattningen av denna plan måste diskuteras med utgångspunkt från den omfattning och volym som nämndens verksamhet har, och den risk- och väsentlighetsbedömning som har gjorts.
9 §
Genomförd uppföljning rapporteras till nämnden oavsett utfall. Rapporten ska innehålla omfattning av utförd uppföljning, utfallet och eventuellt vidtagna åtgärder. Rapporten ska också vid behov innehålla förslag på åtgärder för
förbättringar. Rapportering till nämnden ska ske i form av en skrivelse med kopior av rapporteringsblad som bilagor.
10 §
Syftet med att omedelbart rapportera brister är att man inom förvaltningen
omgående ska kunna vidta åtgärder för att komma till rätta med de brister som har uppmärksammats. Brister som noteras ska omedelbart bli föremål för utredning och dokumenteras.
Bil 3: Antal kontrollområden och fördelningen mellan ekonomi och verksamhet
Kontrollmoment/nämnd Avux KoF SN TN SBN MoH VoO UN KS Totalt
Antal kontrollmoment 2014 14 11 16 4 4 4 13 7 14 87
därav ekonomi 6 7 12 2 2 2 8 7 9 55
Andel i procent 43 % 64 % 75 % 50 % 50 % 50 % 62 % 100 % 64 % 63 %
därav verksamhet 8 4 4 2 2 2 5 0 5 32
Andel i procent 57 % 36 % 25 % 50 % 50 % 50 % 38 % 0 % 36 % 37 %
Antal kontrollmoment 2015 19 15 20 8 8 6 18 11 11 116
därav ekonomi 6 6 12 2 2 0 10 6 6 50
Andel i procent 32 % 40 % 60 % 25 % 25 % 0 % 56 % 55 % 55 % 43 %
därav verksamhet 13 9 8 6 6 6 8 5 5 66
Andel i procent 68 % 60 % 40 % 75 % 75 % 100 % 44 % 45 % 45 % 57 %
