Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret
2016-09-07
Håkan Wikman Sidan 1 av 3
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2016/0471 KS-1 Diariekod: 251
Kommunstyrelsen
Utvärdering av upplåtelse av verksamhetslokaler i skolor på icke verksamhetstid
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen föreslå fullmäktige besluta följande:
• Fullmäktige lägger kultur- och fritidsnämndens protokoll 2016-08-31, § 78, inklusive kultur- och fritidskontoret tjänsteutlåtande 2016-06-07 till handlingarna, avseende kultur- och fritidsnämndens utvärdering av upplåtelse av verksamhetslokaler i skolor på icke verksamhetstid.
Sammanfattning
Kultur- och fritidsnämnden fick 2014-03-06, KF § 56/2014, i uppdrag att hyra ut verksamhetslokaler i skolor på icke-verksamhetstid. Enligt uppdraget ska modellen utvärderas efter två år och redovisning till fullmäktige ska ske hösten 2016.
Kultur- och fritidsnämnden föreslår att uthyrningsverksamheten i enlighet med denna modell avvecklas. En avveckling av projektet presenterades i det förslag på effektiviseringar inom nämndens verksamheter som rapporterades i samband med nämndens remissvar på preliminär budget för 2017.
Kultur- och fritidskontorets utvärdering av modellen visar att intresset från föreningar och allmänhet att hyra verksamhetslokalerna är lågt. Detta sammantaget med de administrativa och praktiska problem
uthyrningsverksamheten inneburit för de enskilda skolorna samt för kultur- och fritidskontoret gör att kultur- och fritidsnämnden föreslår att projektet avvecklas.
Bakgrund
Kultur- och fritidsnämnden fick 2014-03-06, KF § 56/2014, i uppdrag att hyra ut verksamhetslokaler i skolor på icke-verksamhetstid. Enligt
uppdraget ska modellen utvärderas efter två för att se vilka effekter projektet fått för skolorna, hur uthyrningsfrekvens har utfallit samt övriga positiva och negativa effekter som framkommit. Redovisning ska ske till fullmäktige hösten 2016.
Kultur- och fritidskontorets redovisning
Det är kultur- och fritidskontorets uppfattning att projektet med uthyrning av verksamhetslokalerna inte uppfyllt avsikten med verksamheten då beslutet fattades.
Godkänt dokument, 2016-09-19, Katarina Kämpe
Tjänsteutlåtande
2016-09-07
Dnr 2016/0471 KS-1 Sidan 2 av 3
Den ekonomiska analysen av verksamheten visar på ett mycket lågt intresse från allmänhet och föreningar att hyra lokalerna.
Ansvarig handläggare på kultur- och fritidskontoret vittnar om att rutinerna kring uthyrningen har varit problematisk. Ett antal områden har visat sig vara särskilt problematiska;
- Det blir ofta problem för hyresgästen kring inpassering och larm. I vissa fall har skolor ändrat larm och bytt lås utan att kultur- och fritidskontoret som lämnar ut inpasseringstaggar informerats.
- Hyresgästerna har ofta uppgett att det är ett problem att inte kök, projektor, duk, ljud m.m. ingår i hyran och att detta innebär att de inte kommer att hyra lokalen igen eller rekommendera andra att hyra den.
- Det har varit problem kring städning. Det har funnits frågetecken kring städutrustning (var den finns, vilket skick den är i och vem som ska tillhandahålla den). Vissa hyresgäster har vittnat om att lokalerna är smutsiga när de kommer och vissa skolor har begärt att extra städning ska bekostas av kultur- och fritidsnämnden utöver hyran som ett villkor för tillgång till lokalerna.
- Då uthyrning skett med kort varsel har det funnits problem med rutiner för att informera den enskilda skolan vilket lett till problem för hyresgästen när skolans företrädare inte är förberedda på att uthyrning av lokalen kommer att ske.
Vissa företrädare för skolorna har uttryckt att de bedrev liknande uthyrningsverksamhet i egen regi innan projektet startades. Skolornas bedömning är att det fungerade bra tidigare eftersom många av de administrativa och praktiska problemen som uppstått i samband med att uthyrningen tillhandahålls av en annan förvaltning då inte fanns.
Den samlade bilden av verksamheten är att den inte fungerat i enlighet med de intentioner som fanns då beslutet fattades. Det är också kultur- och fritidskontorets bedömning att projektet genererat negativa effekter vad gäller ökad administration för både skolorna och kultur- och fritidskontoret.
Tack vare den låga uthyrningsfrekvensen har dessa problem inte gett några större effekter på övrig verksamhet. En avveckling av projektet bedöms inte påverka föreningslivets eller allmänhetens upplevelse av tillgången till lokalerna i någon större utsträckning då intresset att hyra lokalerna varit
mycket lågt.
Kommunledningskontorets beredning
Kommunledningskontoret kan utifrån kultur- och fritidsnämndens
återredovisning konstatera att uthyrningssystemet för uthyrning av lokaler på icke verksamhetstid inte fungerat på några punkter samt att intresset från föreningslivet varit lågt. Kultur- och fritidskontoret konstaterar också att en avveckling av systemet inte kommer att påverka föreningslivet och
Godkänt dokument, 2016-09-19, Katarina Kämpe
Tjänsteutlåtande
2016-09-07
Dnr 2016/0471 KS-1 Sidan 3 av 3
allmänhetens tillgång till lokaler nämnvärt. Kommunledningskontoret vill framhålla, ifall det fattas beslut om att lägga ner modellen, att man fortsätter att möjliggöra för föreningslivet att kunna använda lokaler på icke
verksamhetstid.
Det är också viktigt att berörda skolor är medvetna om att de förlorar årliga intäkter från kultur- och fritidskontoret om uthyrningssystemet avvecklas.
Katarina Kämpe Håkan Wikman
Kommundirektör
Bilagor
1. Kultur- och fritidsnämndens protokoll 2016-08-31, § 78 2. Kultur- och fritidskontoret tjänsteutlåtande 2016-06-07
”Återredovisning av KF uppdrag avseende upplåtelse av verksamhetslokaler i skolor på icke verksamhetstid”.
Godkänt dokument, 2016-09-19, Katarina Kämpe
