Revisions nr: 3 Identifierare: 99967
Leverans av pliktexemplar
Gäller för: Region Kronoberg Utförs på: Region Kronoberg
Innehåll
1 Pliktexemplar ...2
2 Region Kronobergs leveransplikt ...2
2.1 Vem ansvarar för leveransplikten inom Region Kronoberg?...2
2.1.1 Analogt material ...2
2.1.2 Digitalt material ...2
3 Analoga pliktleveranser ...2
3.1 Vilka trycksaker omfattas och varför?...3
3.1.1 Upplaga...3
3.1.2 Små upplagor ...3
3.2 Vilka trycksaker omfattas hos Region Kronoberg ...3
3.3 Hur ska leveransen gå till ...4
4 Pliktleverans av elektroniskt material, e-plikt ...4
4.1 Leveranspliktigt elektroniskt material...4
4.1.1 Vilken typ av publikationer ska levereras till Kungliga biblioteket?..5
4.2 Vilka digitala trycksaker omfattas hos Region Kronoberg?...6
4.3 Hur ska materialet levereras? ...6
4.3.1 Rekommenderade filformat...6
4.3.2 Medföljande information (s.k. metadata) ...7
4.3.3 Leverans över nätverk ...7
4.3.4 Leverans genom webbuppladdning ...7
4.3.5 RSS-leverans...7
4.3.6 FTP-leverans...7
4.3.7 Leverans på fysisk databärare...8
1 Pliktexemplar
Myndigheter och andra som framställer tryck har en plikt att leverera exemplar för bevarande till Kungliga biblioteket och sex av landets universitetsbibliotek, en såkallad leveransplikt. Plikten gäller både analoga trycksaker och digitalt fram- ställda handlingar.
2 Region Kronobergs leveransplikt
När en myndighet omfattas av e-plikt ska myndigheten registrera sig som pliktle- verantör av elektroniska leveranser.
Det är Regionstyrelsen som ansvarar för pliktleveranserna och som därmed ska registrera sig som pliktleverantör, både vad gäller analoga och digitala leveranser.
Enskilda nämnder ska inte själva registrera sig, utan företräds av styrelsen.
Kommunala bolag och stiftelser, så kallade privaträttsliga subjekt, räknas inte som myndigheter men de kan bli leveranspliktiga som ”enskilda”.
2.1 Vem ansvarar för leveransplikten inom Region Kronoberg?
Genom detta dokument utses ansvariga för leveransplikten i Region Kronoberg.
Ansvaret är möjligt att delegera vidare till lämplig tjänsteman.
2.1.1 Analogt material
Region Kronobergs tryckeri har verksamhetsansvar för pliktleveranser av analogt material som trycks inom Region Kronoberg. Det innebär att i samband med att leveranspliktigt material trycks upp ska tryckeriet se till att det skickas varsitt exemplar till Kungliga Biblioteket samt de olika universiteten. Yttersta ansvaret för att bevaka att leveranser sker ligger på chefen för tryckeriet. Denne kan i sin tur utse någon av de anställda på tryckeriet som ansvariga för att fullfölja plikten.
Utses någon annan som ansvarig ska det dokumenteras och diarieföras.
Anlitas externa svenska tryckerier ligger ansvaret på det anlitade tryckeriet.
2.1.2 Digitalt material
När det gäller digitalt material gäller ett delat ansvar mellan Kommunikations- avdelningen, FoU Kronoberg, Länstrafikens marknadsavdelning och
Kansliaenheten. Varje avdelning ansvarar för de skrifter som faller under dennas ansvarsområde.
3 Analoga pliktleveranser
Enligt lagen (1993:1392) om pliktexemplar av dokument har Kungliga biblioteket, och universitetsbiblioteken i Lund, Göteborg, Linköping, Stockholm, Umeå samt Uppsala rätt att utan kostnad erhålla ett exemplar vardera av varje tryckt skrift eller dokument som ges ut för spridning i Sverige. Plikten gäller när avsikten med publikationen är att sprida den till allmänheten, eller vid framförande inför en större sluten krets.
Svenska tryckerier är ansvariga för pliktleveranserna, medan utgivaren är leverans- ansvarig när ett utländskt tryckeri används. Material som Region Kronoberg läm-
nar för tryckning utomlands måste hanteras av oss. Om Region Kronoberg an- vänder sig av en underleverantör så avgörs vem som ska skicka in pliktexemplaren av den som står som tryckare i skriften.
Pliktexemplar ska skickas en gång i kvartalet. Har man en liten produktion kan man efter överenskommelse med Kungliga Biblioteket leverera mer sällan.
3.1 Vilka trycksaker omfattas och varför?
För att en skrift ska anses vara utgiven och spridd ska den finnas i ett större antal exemplar. Med detta menas en upplaga på cirka 30 exemplar och mer. Även elektroniska dokument (exempelvis på cd-rom) som framställs i minst 50 exemplar omfattas av leveransplikten.
För att en skrift (eller ett verk) ska vara leveranspliktig ska den i huvudsak vara skriven på svenska, ha en svensk upphovsman, framföras av svensk konstnär eller i första hand vara avsedd för spridning någonstans inom Sveriges gränser.
Innehållet i en skrift kan ge en ledtråd om publikationen är leveranspliktig eller inte eftersom man där ofta kan se vilka skriften riktar sig till. Om enstaka tryckta exemplar av online-publikationer1 framställs för att bevara publikationen, betrak- tas de inte som allmänt spridda.
Pliktleverans ska även ske vid nytryck av en bok utan textförändringar men då endast i ett exemplar som ska skickas till Universitetsbiblioteket vid Lunds univer- sitet.
3.1.1 Upplaga
Upplaga definieras som de exemplar som framställs av samma sättning eller in- skrivning av texten. En ny upplaga kräver en ny inskrivning eller mer omfattande redigering av texten.
3.1.2 Små upplagor
Pliktexemplarslagen gäller även dokument som endast framställts i små upplagor om de har fått allmänn spridning. Sådana upplagor har ofta framställts med digi- taltryckteknik2.
För färre upplagor än 30 räcker det med att två pliktexemplar (till Kungliga biblioteket och Lunds universitetsbibliotek) skickas in vid första produktionstill- fället. Om den beställda upplagan överstiger 30 exemplar gäller dock ordinarie antal pliktexemplar (sju exemplar).
3.2 Vilka trycksaker omfattas hos Region Kronoberg
För att underlätta bedömningen av vad hos Region Kronoberg som kan utgöra pliktleveransskyldiga analoga trycksaker listas nedan sådant som omfattas av skyl- digheten:
Publikationer och rapporter
1 Ett verk som publicerats på nätet
2 Informationen överförs i en helt digital process från början till slut, tryckplåtar används inte
Årsredovisningar
Vägledningar
Råd och anvisningar
Nyhetsbrev
Tidsskrifter, broschyrer och trycksaker
Informationsmaterial
Planer
Program
Sådant som inte omfattas av pliktleveransen är skrifter som endast är avsedda för spridning inom den egna förvaltningen eller inom kretsen av förtroendevalda, exempelvis:
protokoll och handlingar 3.3 Hur ska leveransen gå till
Varje tryckt skrift, som omfattas av pliktleverans, ska skickas som ett pliktexem- plar, vardera till Kungliga Biblioteket samt till universitetsbiblioteken i Lund, Gö- teborg, Linköping, Stockholm, Umeå samt Uppsala.
Trycksaker som ska levereras till Kungliga Biblioteket ska skickas in tillsammans med en leveransförteckning eller trycklista i två exemplar. Denna förteckning är en allmän handling när de inkommit till Kungliga Biblioteket. Det innebär att vem som helst kan ta del av innehållet i listorna. Förteckningen fungerar också som ett kvitto eftersom det ena exemplaret skickas tillbaka till den som levererat materia- let. Mall för leveransförteckningen finns på Kungliga Bibliotekets hemsida.
Pliktleveranserna i sig, det vill säga de tryckta skrifterna som skickats in, är nor- malt sett inte allmän handling hos mottagaren.
Portot för pliktleveranserna betalas av Kungliga Biblioteket och det går också att får förtryckta adressetiketter om man tar kontakt med Svenska ISBN-centralen på telefon: 010-709 30 95 eller e-post: [email protected].
4 Pliktleverans av elektroniskt material, e-plikt
Enligt lagen (2012:492) om pliktleverans av elektroniskt material omfattas elektroniskt material som tillgängliggjorts efter den 31 december 2014 av pliktle- verans. Syftet är att samla in och bevara även denna del av det svenska kulturarvet till stöd för forskningen.
Lagen omfattar inte privatpublicering utan vänder sig i första hand till dem som producerar och tillgängliggör publikationer i sin yrkesutövning.
4.1 Leveranspliktigt elektroniskt material
Med elektroniskt material menas ”en avgränsad enhet av en elektronisk upptag- ning med text, ljud eller bild som har ett på förhand bestämt innehåll som är av- sett att presenteras vid varje användning. Det elektroniska materialet ska vara av avslutad och permanent karaktär.”
I definitionen ovan sägs att materialet ska vara en avgränsad enhet vilket innebär en elektronisk fil, oavsett omfång. Vidare menar man med avslutad och perma- nent karaktär att filen ska vara färdig. Om det inte längre fortlöpande förs in eller ändras i informationen, eller om kommentarsfunktionen stängs (för till exempel artiklar med kommentarsfält), så kan det vara ett tecken på att materialet är att betrakta som avslutat.
Filer som förs fortlöpande får inte blandas samman med filer som publiceras i olika upplagor eller versioner. De senare är leveranspliktiga, eftersom varje upp- laga eller version har ett på förhand bestämt innehåll.
För leveransplikt gäller vidare att det ska vara material som är tillgängligt för all- mänheten. Elektroniskt material anses vara avsett för allmänheten om det:
är åtkomligt för i princip vem som helst via internet eller något annat nät- verk
kan tillhandahållas gratis eller mot en avgift
är skyddat av lösenord eller motsvarande och i princip vem som helst kan få tillgång till ett sådant lösenord
Även om ett visst material bara är tillgängligt ett visst antal gånger hindrar det inte att det kan anses vara tillgängligt för allmänheten.
En annan förutsättning för att pliktleverans ska ske är att materialet ska röra svenska förhållanden. Materialet anses röra svenska förhållanden om det:
huvudsakligen riktar sig till allmänheten i Sverige och/eller
innehåller svenska i en inte obetydlig omfattning och/eller
har en svensk upphovsman eller är ett framförande av en svensk konstnär, t.ex. musiker eller sångare
4.1.1 Vilken typ av publikationer ska levereras till Kungliga biblioteket?
Leveransplikten gäller främst för så kallade ”egentliga myndighetspublikationer”.
Med en egentlig myndighetspublikation menas här:
publikationer som motsvarar de publikationer som tidigare gavs ut i tryckt form. Det är publikationens karaktär som avgör medan omfattningen kan variera
en publikation som vanligtvis består av bara en fil eller några sekventiellt lagrade filer, till exempel en huvudskrift med bilaga. Det är material som till sin uppbyggnad är av enklare karaktär det vill säga som främst består av en fil, som blir leveranspliktigt.
Fler exempel på vad som är leveranspliktigt material för myndigheter hittar du i foldern ”Pliktleverans av elektroniskt material för myndigheter” på Kungliga Bibliotekets hemsida.
Annat material som kan finnas på myndigheters webbplatser, såsom nyhetsnotiser och liknande är inte leveranspliktigt. Inte heller material som är en del av ett för- valtningsärende, till exempel remissvar, är leveranspliktigt. Dessa betraktas som arkivhandlingar.
Den elektroniska utgåvan ska levereras även om en motsvarande analog publi- kation redan har levererats som pliktexemplar.
Skälet till att Kungliga biblioteket ska samla både den analoga och den digitala versionen av en publikation är att alla myndighetspublikationer ska samlas och tillgängliggöras på ett ställe. Filer som myndigheten lägger ut för självkopiering är leveranspliktiga liksom om myndigheten bara låter trycka upp en mindre upplaga av en publikation.
4.2 Vilka digitala trycksaker omfattas hos Region Kronoberg?
Exempel på handlingar hos oss som omfattas är:
Publikationer och rapporter
Årsredovisningar
Vägledningar
Råd och anvisningar
Nyhetsbrev
Tidsskrifter, broschyrer och trycksaker
Informationsmaterial
Planer
Program
4.3 Hur ska materialet levereras?
När man har pliktleveransskyldigt material så ska en kopia av varje fil skickas till Kungliga biblioteket, som sedan gör en säkerhetskopia av filen. Leveranserna sker via Kungliga bibliotekets hemsida där leverantören kan logga in och registrera sig som e-pliktsleverantör och därefter påbörja leveranserna.
Materialet ska levereras till mottagaren inom tre månader från det att publi- kationen har tillgängliggjorts för allmänheten.
Det finns flera sätt att leverera elektroniska pliktexemplar till Kungliga biblioteket och nya metoder utvecklas hela tiden.
De metoder som finns för närvarande är att sätta upp automatiska nätleveranser eller ladda upp filer och information genom manuell webbuppladdning. Det finns även möjlighet att skicka in material på fysisk databärare.
4.3.1 Rekommenderade filformat
Pliktexemplaren ska levereras i det format som de tillgängliggörs hos utgivaren, ingen konvertering ska behöva göras. Om samma fil publiceras i olika format ska filen levereras i det format som är mest arkivbeständigt. Kungliga biblioteket har tagit fram ett antal rekommenderade filformat för e-pliktleverans via nätverk, se mer på deras hemsida.
Dessa rekommendationer syftar till att maximera livstiden på de filer som levere- ras samt garantera bästa möjlighet att hämta och förstå den information som finns lagrad.
4.3.2 Medföljande information (s.k. metadata)
För att göra det möjligt att söka i materialet är det nödvändigt att viss obligatorisk information följer med levererade e-pliktexemplar. Detta gäller oavsett leverans- sätt.
Den lagstadgade informationen som ska bifogas i den ifyllda mallen är:
var och när filerna först tillgängliggjordes
i vilket format filerna först presenterades
koder som öppnar lösenordskyddade filer
det elektroniska materialets samband med annat material som ska lämnas som till exempel de olika filernas inbördes ordning i en artikel eller
sambandet mellan de levererade filerna och analogt material som ska läm- nas enligt lagen om pliktexemplar av dokument.
4.3.3 Leverans över nätverk
Innan man bestämmer sig för att leverera över nätverk är det viktigt att ta del av de tekniska förutsättningar som krävs.
Det finns flera sätt att leverera elektroniskt material till Kungliga biblioteket. No- tera att det är möjligt för en leverantör att välja olika leveranssätt för olika typer av elektroniskt material.
4.3.4 Leverans genom webbuppladdning
Den som inte har så omfattande leveranser och som levererar mer sällan kan ladda upp filer i ett webbformulär. Den medföljande information som behöver bifogas skrivs in direkt i formuläret.
4.3.5 RSS-leverans
Att leverera e-pliktmaterial till Kungliga Biblioteket via RSS innebär att leveran- tören sätter upp en specialanpassad RSS-tjänst hos sig som följer ett visst format (schema), en kombination av Dublin Core och Yahoos media RSS, vilket tillhan- dahålls av Kungliga biblioteket. Finns redan en RSS-tjänst skapar leverantören en modifierad kopia av den för e-pliktmaterialet. Kungliga Biblioteket ansvarar sedan för att hämta dataflödet. Hämtningen utgår från publiceringsdatum och tid när Kungliga Biblioteket hämtar materialet utifrån RSS-flödet.
4.3.6 FTP-leverans
Att leverera e-pliktexemplar till Kungliga Biblioteket via FTP innebär att leveran- tören själv paketerar materialet. För att ett sådant paket ska kunna tas emot och behandlas av Kungliga Biblioteket krävs att vissa namngivningsregler följs samt att en SIP bifogas med information om innehållet i paketet enligt ett visst schema som tillhandahålls av Kungliga Biblioteket. SIP:en består av en XML-fil för varje enhet (till exempel en artikel) och hålls samman som mappar i en katalogstruktur.
Leverantören skickar sedan paketen till Kungliga Biblioteket med hjälp av filöverföringsprotokollet FTP.
4.3.7 Leverans på fysisk databärare
För leverans på fysisk databärare rekommenderar Kungliga biblioteket USB- minne av flashtyp som kan strömförsörjas via anslutningen till datorn. Den ska inte ha en extern strömkälla som exempelvis en batterieleminator.
Leverantören ska skicka ett ”pliktadresserat” kuvert som innehåller:
USB-minne som innehåller filerna och en ifylld metadatamall som innehåller information om de levererade filerna
en ifylld leveransförteckning i pappersform
en skärmbild i pappersform av filkatalogen
