Sammanträdande organ
SocialnämndenTid
Onsdagen den 19 februari 2014 kl 15:00Plats
Solrosen, Västgötagatan 18 KatrineholmNr Ärenden Dnr Handl. Sid
1. Upprop - - -
2. Val av protokollsjusterare - - -
3. Fastställande av dagordning - - -
4. TEMA – Klivet och Kollektivet - kl: 15:10 – 15:30
- - -
5. Sekretessärende - Separat kallelse
- - -
6. Internkontrollplan 2014 samt redovisning av genomförd internkontroll 2013
2014:5 2013:2
LF 2
7. Årsredovisning för socialnämnden 2013 2014:12 LF/BM 10
8. Verksamhetsplan 2014 2014:13 LF 47
9. Tillsynsplan 2014 2014:14 CB 62
10. Redovisning av inkomna klagomål/synpunkter 2013
2013:17 LF 104
11. Redovisning av tillbud 2013 2013:1 LF 107
12. Attestförteckning 2014 2014:15 LF 110
13. Komplettering av delegationsordningen 2013:24 UKA 112 14. Revidering av delegationsordningen 2013:24 LF 113 15. Yttrande – Motion om att säkerställa tidiga
insatser efter tidig upptäckt för barn och ungdomar
2014:1 LF 145
16. Yttrande – Motion om att starta en familjecentral 2014:4 LQ 147 17. Rapporter och information
- Verksamhetsuppföljning - Muntligt
- Statistik försörjningsstöd
- Statistik barn, unga och vuxna samt öppenvård
150 154
18. Meddelanden - - 157
19. Delegationsbeslut - -
20. Nya frågor - -
Pat Werner ORDFÖRANDE
1
Vår handläggare Ert datum Er beteckning
Socialnämnden
Internkontrollplan 2014 samt redovisning av genomförd internkontroll 2013
Ärendebeskrivning
Av kommunens reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner, senast reviderat av kommunfullmäktige 2008-06-16, § 127, framgår att varje nämnd ska ha en gällande internkontrollplan. Socialförvaltningens förslag till plan för intern kontroll 2014
redovisas i bilaga.
Enligt kommunens reglemente för intern kontroll, antaget av kommunfullmäktige 2001-08-20, § 134, avses åtgärder som bidrar till att utveckla och säkerställa funktion och kvalitet i kommunens samtliga verksamheter och därmed minska risken för avsiktliga eller oavsiktliga fel.
Av reglementet framgår olika ansvarsnivåer och skyldigheter;
Nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sitt
verksamhetsområde. Den enskilda nämnden ska tillse att en organisation upprättas för den interna kontrollen. Nämnden eller den nämnden utser beslutar om anvisningar på de områden som kommunstyrelsen inte behandlat.
Förvaltningschefen. Inom en nämnds område ansvarar förvaltningschefen eller motsvarande för att konkreta anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll. Förvaltningschefen är skyldig att löpande rapportera till nämnden om hur den interna kontrollen fungerar.
Verksamhetsansvarig. De verksamhetsansvariga cheferna på olika nivåer i
organisationen är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om intern kontroll samt att informera sina anställda om reglernas innebörd. Vidare har de att verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad.
Uppföljning av intern kontroll. Nämnden ska löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom det egna området och ska senast i samband med att årsredovisningen upprättas, rapportera resultatet från uppföljningen till kommunstyrelsen. Rapportering ska samtidigt ske till kommunens revisorer.
2
Socialförvaltningens förslag till beslut
1. Socialnämnden beslutar att fastställa internkontrollplan för 2014 enligt upprättat förslag.
2. Socialnämnden beslutar att godkänna redovisning av genomförd internkontroll.
3. Socialnämnden rapporterar resultat från genomförd intern kontroll till kommunstyrelsen och kommunens revisorer.
Lorraine Fröberg Förvaltningschef
3
Socialnämndens plan för internkontroll 2014
Kontrollområde Kontrollmoment Ansvarig Frekvens Metod Risk
Investeringsredovisning Inköp ska klara krav på investering Ekonom Två gånger per år Stickprov 2 Fakturahantering Attestering
Kontering
Debiteringsrutiner Representation Moms
Ekonom Två gång per år Stickprov 2
Återsökning från Migrationsverket
Granskning av gällande paragrafer.
Identifiering av klienter som berörs av detta och begära ersättning från Migrationsverket på de kostnader som förvaltningen har haft för dessa klienter.
Enhetschef/
Ekonom
Fyra gång per år Stickprov 2
Ärenden inom myndighets- gruppen avslutas i enlighet med riktlinjer
Uppföljning av att riktlinjer följs Enhetschef Sex gånger per år Stickprov 2
Följa upp rutiner gällande avtal
Kontroll att avtal finns. Avdelningschef Fyra gånger per år. Kontrollera
beslut om insats 2 Dokumentation, Klivets
HVB-hem
Att beslut och genomförandeplaner dokumenteras enligt gällande rutiner
Enhetschef Fyra gånger per år Stickprov 2 Riktlinjer inom myndighet Att riktlinjerna uppdateras och följs. Avdelningschef Två gånger per år Stickprov 2 Uppföljning av loggar i
verksamhetssystemet
Att inte dataintrång skett (avser administration,
myndighetsgrupp, behandlingsgrupp och lednings- och verksamhetsstöd)
Enhetschef Sex gånger per år Stickprov 2
Ärendegång i myndighetsgruppen
Att tider för utredning och bedömning sker enligt socialnämndens riktlinjer och socialtjänstlagen
Enhetschef 22 gånger per år Redovisning på varje utskott
2 Uppföljning av placerade
barn
Att uppföljningar sker enligt gällande tidsintervaller Enhetschef Fyra ggr per år Stickprov 2 Utredningar inom
försörjningsstöd
Att barnperspektivet synliggörs i utredningar Enhetschef Fyra gånger per år Stickprov 2 Utredningar i vuxenärenden Att barnperspektivet synliggörs i utredningar.
Att utredning följer ASI och att vårdplan finns.
Enhetschef Två gånger per år Stickprov 2 Dokumentation inom
familjeenheten
Att genomförandeplaner dokumenteras och följs Enhetschef Fyra ggr per år Stickprov 2 Dokumentation inom
familjehemsgruppen
Att vårdplaner och genomförandeplaner finns i alla placeringar Enhetschef Fyra ggr per år Stickprov 2
4
Riskbedömning om något blir fel
1=Det inträffade är försumbart för verksamheten.
2=Det inträffade påverkar verksamheten i viss omfattning 3=Det inträffade kan ge allvarliga konsekvenser.
5
Uppföljning internkontroll 2013
Kontrollområde Kontrollmoment Ansvarig Kommentar Investeringsredovisning Inköp ska klara krav
på investering
Bruno Maras
Dec 2013
Datum för kontroll: Helår 2013
Resultat: Socialförvaltningens inköp klarar ställda krav på investering.
Fakturahantering Attestering Bruno
Maras
Dec 2013
Datum för kontroll: Helår 2013 Resultat: Attestering följer gällande reglemente, däremot måste
attestförteckningen uppdateras inför år 2014.
Kontering Bruno
Maras
Dec 2013
Datum för kontroll: Helår 2013 Resultat: Kontering följer gällande kodsträng, aktuella konton används i enligthet med gällande anvisningar.
Debiteringsrutiner Bruno
Maras
Dec 2013
Datum för kontroll: Helår 2013 Resultat: Årets debiteringar är gjorda däremot behöver ett förtydligande göras kring vem debiterar vad inom förvaltningen och vem som årligen reviderar de avtal som debiteringarna baserar sig på. Risk finns att förvaltningen debiterar fel på grund av ej uppdaterade avtal kring kostnaderna.
Representation Bruno
Maras
Dec 2013
Datum för kontroll: Helår 2013 Resultat: Inga anmärkningar
Moms Bruno
Maras
Dec 2013
Datum för kontroll: Helår 2013 Resultat: Moms hanteras i enlighet med de rutiner som ekonomi- och
upphandlingsavdelningen har skickat ut till förvaltningen.
Ärenden inom
myndighetsgruppen avslutas i enlighet med riktlinjer
Uppföljning av riktlinjer följs
Ulla-Karin Alnebo
Dec 2013
Datum för kontroll: Helår 2013 Resultat: Uppföljning har skett vid varje utskott under året på grund av att riktlinjer inte har följts fullt ut. Det har tagits fram åtgärdsplaner som kontinuerligt följs upp.
6
Kontrollområde Kontrollmoment Ansvarig Kommentar Följa upp rutiner
gällande avtal
Kontroll att gilltiga avtal finns
Lorraine Fröberg, Nina Överkvist, Linda Qvarnström, Ulla-Karin Alnebo
Dec 2013
Datum för kontroll: Helår 2013
Resultat: Aktuella avtal är tecknade och uppföljda under året.
Genomförandeplan inom försörjningsstöd
Ska finnas i 90 % av ärenden inom tre månader
Nina Överkvist
Dec 2013
Datum för kontroll: Helår 2013 Resultat: Kontrollområdet har följts upp åtta gånger under året. Vid hälften av tillfällena hade målet inte uppnåtts.
Diskussioner förs löpande i arbetsgruppen om hur man ska nå målet på att 90 procent av alla inom försörjningsstöd ska ha genomförandeplaner inom tre månader.
Dokumentation, Klivets
HVB-hem
Att beslut och genpmförande planer dokumenteras enligt gällande rutiner
Linda Qvarnström
Dec 2013
Datum för kontroll: Helår 2013
Resultat: Genomförandeplander görs och rutinen fungerar utan avvikelse.
Riktlinjer inom
försörjningsstöd
Att riktlinjerna på fem områden följs inom försörjningsstöds- och mottagningsgruppen
Nina Överkvist
Dec 2013
Datum för kontroll: Helår 2013 Resultat: Riktlinjerna följs upp inom försörjningsstödsgruppen.
Uppföljning av loggar i
verksamhetssystemet
Att inte dataintrång skett
Nina Överkvist, Linda Qvarnström, Ulla-Karin Alnebo
Dec 2013
Datum för kontroll: Helår 2013 Resultat: Stickkontroller har gjorts inom administrationen,
försörjningsstödsgruppen,
myndighetsgruppen, behandlingsgruppen och ledning- och verksamhetsstöd vid 23 tillfällen under året. Vid alla kontroller har rutinen fungerat enligt rutinbeskrivning.
Ärendegång i
myndighetsgruppen
Att tider för utredning och bedömning sker enligt socialnämndens riktlinjer och
socialtjänstlagen
Ulla-Karin Alnebo
Dec 2013
Datum för kontroll: Helår 2013
Resultat: Detta följs upp löpande på varje utskottssammanträde.
Uppföljning av
placerade barn
Att uppföljningar sker enligt gällande tidsintervaller
Ulla-Karin Alnebo
Dec 2013
Datum för kontroll: Helår 2013 Resultat: Rutinen följs och fungerar.
7
Kontrollområde Kontrollmoment Ansvarig Kommentar Utredningar inom
försörjningsstöd
Att barnperspektivet synliggörs i
bedömningar
Nina Överkvist
Dec 2013
Datum för kontroll: Helår 2013
Resultat: Att barnperspektivet synliggörs följs upp löpande. Inom
försörjningsstödsgruppen finns en särskild barnambassadör som särskilt arbetar med barnperspektivet.
Utredningar i
vuxenärenden
Att barnperspektiver synliggörs i
bedömningar och att utredning följer ASI samt att vårdplan finns
Ulla-Karin Alnebo
Dec 2013
Datum för kontroll: Helår 2013
Resultat: Att barnperspektivet synliggörs följs upp löpande och barnperspektivet finns som en särskild rubrik vid varje utredning. På grund av personalomsättning har inte alla utredningar genomförts genom ASI.
Alla personer som står
till arbetsmarknadens förfogande och saknar ersättning ska
remitteras till Viadidakt (Ungdomstorget)
Att beslut om
arbetsmarknadsåtgärd finns
Nina Överkvist
Dec 2013
Datum för kontroll: Helår 2013 Resultat: Det pågår ett samarbete med Viadidakt och Arbetsförmedlingen för att hitta fungerande rutiner.
Handläggningstid inom
försörjningsstöd
Att
handläggningstiden understiger 18 dagar
Nina Överkvist
Dec 2013
Datum för kontroll: Helår 2013 Resultat: Rutinen har följts upp med varierande resultat. Från hösten har rutinen följt.
Dokumentation inom
familjeenheten
Alla
genomförandeplaner dokumenteras och följs
Linda Qvarnström
Dec 2013
Datum för kontroll: Helår 2013 Resultat: Rutinen följs.
Dokumentation inom
familjehemsgruppen
Att vårdplaner och genomförandeplaner finns i alla placeringar
Ulla-Karin Alnebo
Dec 2013
Datum för kontroll: Helår 2013 Resultat: Det pågår ett arbete med att säkerställa att rutinen följs.
Uppföljning av ej
verkställda gynnande beslut
Uppföljning av rutiner och samverkan gällande
kontaktpersoner och kontaktfamiljer
Ulla-Karin Alnebo
Dec 2013
Datum för kontroll: Helår 2013
Resultat: Ej verkställda beslut rapporteras till socialnämnden en gång per kvartal.
Återsökningsbara
kostnader från Migrationsverket
Ensamkommande barn i familjehem
Ulla-Karin Alnebo
Dec 2013
Datum för kontroll: Helår 2013 Resultat: Rutinen följs utan avvikelse.
8
Kontrollområde Kontrollmoment Ansvarig Kommentar Ensamkommande
barn, vård i annat hem är barnets eget
Linda Qvarnström, Ulla-Karin Alnebo
Dec 2013
Datum för kontroll: Helår 2013 Resultat: Rutinen följs utan avvikelse.
Etableringsärenden
inom Försörjningsstöd samt ärende vars arbetsförmåga lägre än 25 %
Nina Överkvist
Dec 2013
Datum för kontroll: Helår 2013 Resultat: Rutinen följs utan avvikelse.
Extraordinära
kostnader i samband med
flyktingsmottagande
Nina Överkvist, Linda Qvarnström, Ulla-Karin Alnebo
Dec 2013
Datum för kontroll: Helår 2013 Resultat: Rutinen följs utan avvikelse.
Fördelning av
schablonersättning mellan SOCN och VIAN
Lorraine Fröberg, Nina Överkvist
Dec 2013
Datum för kontroll: Helår 2013 Resultat: En överföring på 1 400 tkr har gjorts för 2013 från Viadidakt.
Utredningskostnader
för insats,
asylsökande barn och ungdomar
Linda Qvarnström, Ulla-Karin Alnebo
Dec 2013
Datum för kontroll: Helår 2013 Resultat: Rutinen följs utan avvikelse.
9
Vår handläggare Ert datum Er beteckning
Socialnämnden
Årsredovisning för socialnämnden 2013
Ärendebeskrivning
Socialnämnden har utifrån kommunfullmäktiges reglemente och socialtjänstlagens portalparagraf det yttersta ansvaret för att människor får den hjälp och stöd den behöver.
”Samhällets socialtjänst ska på demokratins och solidaritetens grund främja människornas
• ekonomiska och sociala trygghet,
• jämlikhet i levnadsvillkor,
• aktivt deltagande i samhällslivet.
Socialtjänsten ska under hänsynstagande till människors ansvar för sin egen och andras sociala situation inriktas på att frigöra och utveckla enskilda och gruppers resurser.
Verksamheten ska bygga på respekt för människornas självbestämmanderätt och integritet.
När åtgärder rör barn ska särskilt beaktas vad hänsynen till barnets bästa kräver.”
Under året har arbetet med kostnadseffektiviseringar inom hela socialnämnden inte visat sig vara tillräckliga för att hålla en budget i balans. Socialnämnden bedömer att en förbättrad samverkan internt och externt och förändringar i den egna
organisationsstrukturen behövs för att vända den negativa utvecklingen.
Verksamheten gjorde ett underskott på -22 254 tkr i förhållande till den angivna brudgetramen för år 2013.
Inom Socialförvaltningens verksamhet för ekonomiskt bistånd redovisas ett underskott på ca 11 162 tkr i förhållande till den internt budgeterade ramen. Detta beror främst på högre utbetald ekonomiskt bistånd. Förvaltningens redovisade underskott beror också till en stor del på vård av vuxnas missbruk på institution samt riktad vård till barn och unga. Insatserna som har beviljats i enlighet med
socialtjänstlagen, lag om vård av barn och unga samt lag om vård av missbrukare står för andra halvan av underskottet som redovisas år 2013.
10
Socialförvaltningens förslag till beslut Socialnämnden föreslås besluta
att anta upprättad årsredovisning för år 2013 och
att överlämna ”Årsredovisning för socialnämnden 2013” till kommunstyrelsen.
Lorraine Fröberg Bruno Maras
Förvaltningschef Ekonom
11
Årsredovisning 2013
Socialförvaltningen
2014-02-19
12
1 Katrineholms kommun
1.1 Vision 2025
I Katrineholm är lust den drivande kraften för skapande och utveckling – för liv, lärande och företagsamhet. Lust är passion, vilja, ambition. Det är också det lustfyllda – det vi lever för och det vi lever av – mat, kärlek, arbete, gemenskap, upplevelser. Läget är rätt – rätt geografiskt och rätt för handling och förändring.
Katrineholm – Läge för liv & lust
År 2025 har Katrineholm ett gynnsamt läge:
Läget är inte bara den fysiska platsen, läget visar också positionen i förhållande till andra och i tiden. Katrineholms läge är en tillgång på flera olika sätt:
Det geografiska läget – strategiskt beläget med goda kommunikationer till flera storstadsområden, ett starkt logistiskt argument för näringsliv och nyföretagande.
Sveriges Lustgård – Vackra omgivningar ger en generell livskvalitet som förknippas med kommunen: ett kvalitativt bättre boende än i storstaden; ett liv närmare naturen; en sundare och tryggare miljö för barn att växa upp i; ett liv med en högre grad av närhet och gemenskap.
I jämförelse med andra – Katrineholm är bland de främsta, såväl när det handlar om näringslivsklimat som vid jämförelser av skola och omsorg.
Rätt tidpunkt – För många människor är det "läge" för förändring till en annan typ av liv, ett liv av det slag som kommunen kan erbjuda. För kommunen i sin helhet; invånare, näringsliv, kultur- och föreningsliv och för kommunen som organisation är det läge för handling och förändring.
År 2025 sjuder Katrineholm av liv:
Liv skapar liv, liv är tillväxt och utveckling. Liv finns i många former:
Folkliv – Kommunen är större, fler föds och fler flyttar hit. Stolthet och gemenskap gör att livet frodas både i staden och på landsbygden.
Näringsliv – Företagandet och handeln blomstrar. Näringslivet är starkt, brett och anpassat efter rådande marknadsförutsättningar. En god arbetsmarknad ger människor möjligheter och framtidstro.
Kulturliv – Här finns utrymme för kreativitet, kulturlivet är brokigt och skapar upplevelser och inspiration.
Föreningsliv – En mångfald av aktiva föreningar ger energi och gemenskap över gränser.
År 2025 är Katrineholm en plats präglad av lust:
Lust är ett uttryck för en vilja och handlingskraft, en inställning och ett förhållningssätt. Lust är drivkraften bakom all kreativ verksamhet. Men lust är också det lustfyllda, det vi lever för och det vi lever av:
Arbete – Ett innovativt näringsliv och en öppenhet för att tillvarata goda idéer skapar lust i arbetet och framgång för vår kommun.
Lärande – Förändring börjar med en vilja att förändras. Lusten till lärande leder till utveckling både för den enskilda människan och för samhället.
God mat – Mat är grunden för liv och hälsa och kan vara en upplevelse för alla sinnen. I Katrineholm både produceras och serveras mat med omsorg om såväl människor som miljö. Mat är i sann mening både näring och näringsliv.
Lek, idrott och kultur – I Katrineholms kommun finns plats för lek för både stora och små. Här finns ett brett och aktivt idrottsutövande med lång och stolt tradition. Det rika kulturutbudet ger upplevelser och mening i tillvaron.
Gemenskap – Här finns en närhet mellan människor och ett tolerant och öppet förhållningssätt där jämställdhet och mångfald är en självklarhet.
13
1.2 Målområden i kommunplan 2011-2014
De övergripande politiska målen för planperioden framgår av Kommunplan 2011-2014. I kommunplanen anges de övergripande målen utifrån en indelning i följande målområden:
• Ortsutveckling
• Kultur och fritid
• Skola
• Omsorg och trygghet
• Folkhälsa, jämlikhet, jämställdhet och tillgänglighet
• Ekonomi och organisation
14
2 Sammantagen bedömning av verksamheten
Socialnämndens uppdrag grundar sig på gällande lagstiftning, kommunens politiska och visionära mål men även av medborgarnas grundläggande behov av stöd. Den organisationsstruktur som har funnits inom socialnämnden år 2013 fastställdes år 2009. Under dessa år har socialnämnden jobbat med brukarperspektiv genom att lägga allt större fokus på uppsökande verksamhet, tidiga såväl som förebyggande insatser och påbörjat arbete med "hjälp till självhjälp". Arbetet har varit organiserat på så vis att alla ärenden har haft en ingång via så kallad mottagningsgrupp, där samtliga ansökningar och anmälningar har tagits emot i syfte till att säkerställa bra service och hög kvalitet på samtliga ärenden. Under hela 2013 så har socialförvaltningen granskats utifrån olika perspektiv och samtliga granskningar har redovisats för socialförvaltningen och socialnämnden. Socialnämnden har tagit till sig granskningarnas förslag på åtgärder som syftar till att kvalitetssäkra socialförvaltningens arbete. Som ett resultat av granskningarnas sammantagna bedömning så har socialförvaltningen påbörjat en omorganisation som träder i full kraft den 1 januari 2014. Målet med den nya organisationen är att skapa nya former av öppna och enkla ingångar för medborgarna för att bidra till att god service av hög kvalitet erbjuds. Den nya organisationen ska också minska upplevelsen av stress och ohälsa.
Under året har arbetet med kostnadseffektiviseringar inom hela socialnämnden inte visat sig vara tillräckliga för att hålla en budget i balans. Socialnämnden bedömer att en förbättrad samverkan internt och externt och förändringar i den egna organisationsstrukturen behövs för att vända den negativa utvecklingen. Den nya organisationsstrukturen kommer medföra att det blir lättare att systematiskt följa upp barns, ungas och vuxnas behov. Detta kommer att uppnås genom att socialnämnden på ett tydligare sätt ska följa tendenser och förändringar i olika nyckeltal och utredningar. Den nya organisationsstrukturen ger socialnämnden goda förutsättningar att jobba med systematisk verksamhetsstyrning och utveckling, där god ekonomisk hushållning ska gå i linje med alla verksamheter inom socialnämnden.
Antalet ärenden har ökat både vad gäller försörjningsstöd och sociala kontrakt.
Etableringsärenden har ökat under 2013. För att klara av kommunens mål och verksamhetens åtaganden har omstruktureringar gjorts. Etableringsärenden har flyttats från mottagningen till försörjningsstöd vilket resulterat i snabbare och effektivare handläggning och mottagningen har haft mer tid för att ta hand om ärenden som rör barn. Det har också resulterat i att samverkan blivit tydligare, bland annat har respektive myndighets ansvar förtydligats. Under 2013 har ytterligare en boendestödjare anställts på 50 % och i slutet av 2013 arbetar båda boendestödjarna på heltid med uppdraget. Detta har lett till bättre uppföljning med klienterna, möjligheter att snabbare kunna vidta åtgärder för de klienter som har behov av fler insatser samt bättre möjligheter att samverka internt och externt. Boendestödjarna har också utrymme för att hjälpa nyanlända med samhällsinformation. På sikt ska detta leda till lägre kostnader för uteblivna hyror och skadegörelser och att fler ska kunna få egna kontrakt
För att nå målet med att fler blir självförsörjande har socialsekreterarna bidragit med att ta fram ca 350 cv till arbetslinjen samt skrivit underlag till ansökan om nystartsjobb. De har också remitterat 171 personer (101 män och 70 kvinnor) till Viadidakt. Utöver detta har socialsekreterarna sett till att så många som möjligt kommit in i Jobb- och utvecklingsgarantin vilket kraftigt sänkt kostnaderna för försörjningsstöd. Dessutom får fler klienter möjlighet till utökat stöd av arbetsförmedlingen. Verksamheten samverkar också genom TRIS (Tidig Rehabilitering i Samverkan) vilket resulterat i att av 36 ärenden har 17 fått ersättning från Försäkringskassan vilket sänkt kostnaderna.
Antalet hushåll med utbetalt försörjningsstöd låg på samma nivå som 2012 dock har utbetalt
15
belopp ökat med ca 3,9 miljoner. Socialförvaltningen har aktivt arbetat med att så många som möjligt ska delta i jobb- och utvecklingsgarantin[1] och i slutet av 2013 uppnåddes en rekordnivå på 424 personer vilket sänkte kostnaderna för en månad med ca 1,6 miljoner, för hela 2013 sänktes kostnaderna med 33,3 miljoner, motsvarande siffra 2012 var 24,2 miljoner.
Socialnämnden bedömer att verksamheten använt befintliga resurser på ett effektivt och ändamålsenligt sätt för att nå de kommunala målen. Verksamheten har också prioriterat arbetet med att fler ska kunna bli självförsörjande och bidragit till att minska kostnaderna.
Ärendemängden på barn- och vuxensidan har stadigt ökat under året. Det har inneburit fler utredningar per handläggare och en ökad arbetsbelastning. För att möta detta har ytterligare tre socialsekreterare anställts under året. Socialsekreterarna har under året arbetat hårt för att komma tillrätta med långa handläggningstider, handlingsplaner har upprättats för att komma tillrätta med detta och även för att prioritera i ärendehanteringen. Det har gjorts en satsning på att strukturera upp utredningsarbetet och idag har alla barnutredningar en utredningsplan.
Under sommaren inkom flera vuxenärenden där det fanns stora behov av vård och behandling.
Det har inte gått att få till hemmaplanslösningar i många av ärendena vilket resulterat i institutionsplaceringar. Det har även varit fyra vuxenärenden under året där tvångsvård varit nödvändigt vilket innebär stora kostnader för kommunen. Under hösten har ett arbete påbörjats för att stärka vår egen vårdkedja i syfte att kunna ge fler hjälp på hemmaplan.
Arbetet med barn som placeras i familjehem har utvecklats under året och arbetet sker nu i enlighet med den lagstiftning som infördes 1 januari 2013.
Under senare delen av året har en förändring av mottagningsfunktionen påbörjats vilket på sikt förväntas ge en bättre tillgänglighet och smidigare ärendehantering.
Under 2013 har behandlingsgruppens arbete till stora delar handlat om utveckling av hemmaplanslösningar och uppföljning av insatser. Vi har under året tagit fram en ny modell för inhämtning och rapportering av statistik för de olika verksamheterna inom behandlingsgruppen.
Syftet är att kunna följa upp, förbättra och effektivisera insatserna. Rapporteringen påbörjas från den 1 januari 2014. Då institutionsplaceringar avseende vuxna har ökat har kontinuerliga genomgångar gjorts för att bedöma om insatser kan ske på hemmaplan. Vi ser dock ett problem i bostadsbristen, även inom öppenvårdsverksamheten, då många blir kvar på institution eftersom de inte får egna bostäder efter avslutad behandling.
Under början av året framkom behov av specifik kvinnobehandling på hemmaplan. Tidigare gjordes externa placeringar för att kunna möta behovet av kvinnors problematik, exempelvis sexuella övergrepp. Alternativ lösning blev ett samarbete med Vårnäs och vår egen öppenvård, samt insatser från familjeenheten i form av samtalsterapi. Tre kvinnor har genomgått detta program med gott resultat.
[1] Jobb- och utvecklingsgarantin riktar sig till dig som stått utanför arbetsmarknaden en längre tid. Insatserna ska innehålla individuellt utformade åtgärder som syftar till att du så snabbt som möjligt ska få arbete. Jobb- och utvecklingsgarantin är indelad i tre faser.
16
3 Framtiden
Efter en period med revisionsrapporter och granskningar har socialnämnden tagit fram en handlingsplan samt åtgärdsplan. Åtgärdsplanen innehåller planerade åtgärder som kommer att genomföras på både kort sikt och lång sikt. Samtliga åtgärder är tidssatta och kommer att följas upp kontinuerligt i vårt ekonomisystem, Stratsys. Det pågår ett arbete med att detaljplanera aktiviteter utifrån de åtgärder som nämns i åtgärdsplanen. Dessa aktiviteter kommer också att föras in i socialförvaltningens verksamhetsplan för 2014 som innefattar socialnämndens alla områden.
Antalet människor som behöver socialtjänstens stöd har ökat under senaste året. En utmaning framåt är att snabbt kunna möta upp de behov som framkommer och att stöd i första hand ges genom socialförvaltningens öppenvård och den vårdkedja som finns i kommunen. En ökning har skett av ensamkommande barn vilket innebär att vi framåt måste planera för olika boendealternativ samt andra eventuella insatser för denna grupp.
Under 2014 behöver vi ytterligare förbättra vår samverkan med andra förvaltningar och myndigheter. Samverkan är nödvändigt för att tidigt upptäcka barn som kan vara i behov av stöd samt för att komma fram till gemensamma stödinsatser både kring barn och vuxna för att om möjligt undvika placering.
Ett viktigt område för myndighetsgruppen är att minska personalomsättning och säkerställa att all personal har erforderlig utbildning och erfarenhet för sina arbetsuppgifter. Från 1 juli 2014 inträder en förändring i lagstiftningen som innebär att alla socialsekreterare som arbetar med barn måste ha tillräcklig utbildning och erfarenhet för att få fatta beslut i dessa ärenden. För att möjliggöra en god arbetsmiljö och rättsäker handläggning anställs ytterligare socialsekreterare i början på året.
En förändring av myndighetsgruppens mottagningsfunktion genomförs vilket förväntas förbättra vår tillgänglighet och ärendeflödet inom gruppen.
Befolkningsprognosen visar att antalet medborgare 0-20 år kommer att öka fram till 2020, ökningen förväntas vara störst inom den yngre barngruppen. För socialförvaltningen kan detta innebära att behovet av utredningar och interna så väl som externa insatser kommer att öka.
Under år 2014 kommer socialförvaltningen fortsätta att utveckla förebyggande och tidiga insatser som vänder sig särskilt till föräldrar, barn och unga.
Även antalet asylsökande ensamkommande barn och ungdomar som socialnämnden ansvarar för förväntas öka. Socialnämnden har inte tecknat avtal med Migrationsverket och därmed bedöms socialnämnden mista ca 500 tkr i ersättning för administration och 5 840 tkr för anvisningsplatser som socialnämnden skulle kunna erbjuda. Vi är från Migrationsverket tilldelade sju barn, men det förväntas bli fler än så under 2014. Det finns oklarheter om hur ersättning från Migrationsverket blir.
Utifrån de lagändringar, lagförslag och propositioner som är aktuella och kommer att träda i kraft under 2014 måste förvaltningen sätta sig in i dessa för att ge råd, vägledning och stöd.
Ersättningar till kommuner gällande mottagande av nyanlända och flyktingar kommer att bli prestationsbaserade, vilket innebär att kommuner som i förhållande till sin folkmängd tar emot fler nyanlända och kommuner som tar emot nyanlända på anvisning kommer att få en högre ersättning. Detta borde innebära att socialförvaltningen får högre andel av migrationsverkets ersättningar för de administrativa och personella kostnader som mottagandet innebär både vad gäller utredningar av försörjningsstöd med även i bostadsfrågor. Regeringen förslår också att sanktioner införs då en nyanländ som deltar i etableringsinsatser, utan godtagbara skäl, avvisar
17
lämpligt arbete. Socialförvaltningen tycker det är bra att samma regler gäller för arbetssökande oavsett vilken ersättning de får. Det kan också innebära att fler blir självförsörjande och inte behöver försörjningsstöd vilket kan sänka kostnaderna på sikt. Migrationsverket bedömer att anhöriginvandringen från Somalia kommer att stabiliseras och eventuellt minska under 2014 men att flyktingar från Syrien kommer att öka. Det går inte att säga hur många Syrier som kommer att bosätta sig i Katrineholm. Hittills är det främst Somalier som bosatt sig i Katrineholm. Socialförvaltningen bedömer att anhöriginvandringen kommer fortgå under 2014 då det finns familjer som inte har återförenats. Vallmotorp har öppnat Omsorgshuset, ett steg ett-boende för mottagande av nyanlända.
Arbetsförmedlingen tror att arbetsmarknaden stärks under 2014 men dock fortsätter tillgången på jobb för personer med kort utbildning att minska. Följande grupper kommer att mötas av stora svårigheter att snabbt finna arbete:
• Arbetslösa med endast förgymnasial utbildning
• Arbetslösa ungdomar med bristfällig utbildning
• Arbetslösa, utomeuropeiskt födda
• Arbetslösa med funktionsnedsättning som innebär nedsatt arbetsförmåga
• Arbetslösa personer 55-64 år
Arbetsförmedlingen bedömer att 75 % av de arbetssökande personerna tillhör kategorin arbetslösa med svag ställning på arbetsmarknaden, det vill säga inte haft arbete i mer än tre år under en tioårsperiod,. Denna kategori har fördubblats under en sex års period och förväntas öka framöver. Arbetsförmedlingen bedömer också att om denna grupp människor ska minska krävs en mycket stark utveckling när det gäller efterfrågan på arbetskraft. Dessa grupper är starkt representerade hos socialförvaltningen och utan konkreta arbetsmarknadsåtgärder både på nationell och regional nivå, finns det en risk att antalet hushåll kommer fortsätta vara på en hög nivå vilket gör att kostnaderna inte kommer att minska. Om de klienter som står långt från arbetsmarknaden kan erbjudas arbete inom Arbetslinjen 2.0 ökar deras möjligheter till egen försörjning markant dessutom ökar också inkomsterna för de som inte blir självförsörjande.
Detta leder till färre ärenden men också lägre kostnader. Dock behövs andra åtgärder i samverkan med Viadidakt och Arbetsförmedlingen vidtas för att minska kostnaderna radikalt.
Socialnämndens förhoppning är att kostnaden för sociala kontrakt kommer att minska med anledning av den kommunala hyresgarantin. I dagsläget är det endast KFAB som ingår i avtalet, men socialnämnden arbetar för att även privata fastighetsägare ska skriva avtal.
I kommunen råder också brist på stora lägenheter vilket leder till att alltfler bor mycket trångt, det finns familjer på sju personer som bor i en etta. Detta kan på sikt ge negativa effekter gällande barnens utveckling bland annat kan skolresultaten försämras då barnen inte får studiero hemma. Utöver detta ökar också risken för ohyra. Arbetsförmedlingen har ansvar för att göra en bosättningsutredning som ska leda till att familjer eller enskilda personer ska rekommenderas att flytta till en kommun där det finns goda möjligheter att få arbete. Det tar för närvarande arbetsförmedlingen två år innan de kan göra en bosättningsutredning. Flertalet av de nyanlända kommer vara klara med etableringen innan de kan få en bosättningsutredning. Detta innebär att ansvaret för försörjning och boende kommer att skjutas över på kommunerna eftersom Arbetsförmedlingens ansvar upphör efter två år. Detta kan på sikt ge kraftigt ökade kostnader för Katrineholms kommun. Det är angeläget att kommunens politiker och tjänstemän diskuterar denna fråga med arbetsförmedlingen för att hitta en bra lösning för kommunens medborgare.
Senaste åren har vi sett en tendens till ökning av framförallt två grupper; vuxna med samsjuklighet (missbruks och psykisk ohälsa) samt ungdomar med haschmissbruk. Samtidigt ser vi att ungdomar dricker mindre alkohol och nyttjar mer droger. Vad gäller ungdomarna
18
kommer Ungdomssupport under 2014 rikta insatserna mot högstadieskolorna då vi ser att det är i den åldersgruppen ungdomar börjar prova droger. Utifrån de samsjukliga ser vi ett behov av utökad samverkan med vård- och omsorgsförvaltningen och psykiatrin för att kunna tillhandahålla vård på hemmaplan, istället för att placera dem på institution. Vård- och omsorgsförvaltningen och socialförvaltningen har upprättat ett samverkansavtal och genomför kontinuerliga träffar för att diskutera enskilda ärenden.
För att möta upp behovet av hemmaplanslösningar för gruppen samsjukliga, pågår en renovering av kommunens moduler. Modulerna kommer att användas som ett första steg i vårdkedjan och vara en begränsad tid tills planering om fortsatt vård finns. Syftet är att bättre matcha vårdinsatserna med den enskildes behov.
19
4 Verksamhet - ansvarsområden och uppföljning av volymmått
Enligt kommunfullmäktiges reglemente har socialnämnden ansvar för att fullgöra uppgifter som råd, stöd, biståndsprövningar och behandlingsinsatser enligt socialtjänstlagen, familjerättsliga ärenden, ärenden och insatser enligt lagen med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU) och lagen om vård av missbrukare i vissa fall (LVM).
Till socialnämndens uppgifter hör även
• tillståndsgivning och tillsyn enligt alkohollagen,
• handläggning enligt skuldsaneringslagen.
Socialnämnden är personuppgiftsansvarig för personuppgifter i register inom nämndens verksamhetsområde.
Socialnämnden ansvarar även för ungdomsmottagningen, programinsatser för brottsbenägna ungdomar, råd och stöd för utsatta kvinnor, insatser mot familjevåld, budgetrådgivningen samt sociala kontrakt.
Vårdförbundet Sörmland bedriver familjerådgivning och institutionella behandling vid Vårnäs behandlingshem för kommunens räkning.
För att kunna nå personer i ett tidigare skede och för att kunna ge vård på hemmaplan har socialnämnden utvecklat olika former av öppenvårdsinsatser såsom Mercur och Familjeenheten.
Socialnämnden driver även ett eget boende för ungdomar, Kollektivet HVB samt lägenhetsboendet Klivet.
Volymmått Utfall 2012 Utfall 2013
Antal hushåll inomförsörjningsstöd, snitt per månad
966 1025
Antal hushåll med utbetald f-stöd, snitt per månad
661 713
Antal sociala kontrakt 74 85
Antal placerade vuxna, snitt per månad
42 43
Antal placerade barn och
ungdomar, snitt per månad enl SoL och LVU inklusive Kollektivet HVB och Klivet
96 109
Antal stadigvarande alkoholtillstånd
31 33
Antal kvinnofridsärenden 175 144
Antal placerade på Vårnäs, öppet intag
77 65
Antal besök budget- och
skuldrådgivning samt skuldsanering
512 494
20
5 Resurser - uppföljning av resursanvändning
5.1 Ekonomiskt utfall
Verksamheten gjorde ett underskott på -22 254 tkr i förhållande till den angivna brudgetramen för år 2013.
Inom Socialförvaltningens verksamhet för ekonomiskt bistånd redovisas ett underskott på ca 11 162 tkr i förhållande till den internt budgeterade ramen. Detta beror främst på högre utbetald ekonomiskt bistånd.
I början av året prognostiserade förvaltningen att i genomsnitt skulle ca 658 hushåll vara i behov av ekonomiskt bistånd varje månad. Tidigt under året visade förvaltningens prognoser att antalet hushåll kommer att öka mer än väntat och den genomsnittliga antalet hushåll som har beviljats månadsvis stöd i form av ekonomiskt bistånd uppgår till ca 713 hushåll. Genomsnittlig utbetald ekonomiskt bistånd per hushåll och månad beräknades i början av året vara ca 6 721 kr, men per den sista december 2013 har förvaltningen kunnat konstatera att genomsnittlig ekonomiskt bistånd per hushåll och månad har varit ca 7 176 kr. Ökat antal hushåll i behov av ekonomiskt stöd och ökat belopp av ekonomiskt bistånd per hushåll står för ca 50 % av Socialförvaltningens redovisade underskott för året. Förvaltningen bedömer att orsaken till att det genomsnittliga ekonomiska biståndet har ökat beror dels på att hushållen har blivit större, det vill säga antalet familjemedlemmar i ett hushåll med ekonomiskt bistånd har ökat, samtidigt som hushållens ekonomi har blivit allt sämre. Detta medför att mer bistånd måste beviljas i enlighet med
socialtjänstlagen för att hushållen ska få i behållning de medel som socialstyrelsen har som krav, så kallt riksnormen, efter att alla utgifter så som hyra, fackavgifter, el/vatten och värme har betalats.
Av totalt 57 256 tkr som har betalats ut i ekonomiskt bistånd under året så har 63,2 % betalats ut till män, Den största orsaken, som står för 35 % av utbetald ekonomiskt bistånd till män, är att de är arbetslösa utan någon annan ersättning. Den främsta orsaken till att kvinnor uppbär ekonomiskt bistånd, som står för 34 % av utbetalt bistånd till kvinnor, är den samma som för männen.
Förvaltningens redovisade underskott beror också till en stor del på vård av vuxnas missbruk på institution samt riktad vård till barn och unga. Insatserna som har beviljats i enlighet med socialtjänstlagen, lag om vård av barn och unga samt lag om vård av missbrukare står för andra halvan av underskottet som redovisas år 2013.
När det gäller utvecklingen av placeringar som avser hem för vård eller boende (HVB) så har antalet vårddygn minskat väsentligt jämfört med föregående år. Detta gäller främst externa institutionsplaceringar. I början av året uppgick antalet institutionsplaceringar av barn och unga till 13 placeringar varav fem av dessa var flickor. I slutet av året uppgick antalet
institutionsplaceringar av barn och unga till sju placeringar, varav tre av dessa var flickor. Detta innebär att vi går in i 2014 med sju placeringar på institution av barn och unga. Trots att antelet utnyttjade vårddygn har minskat under året så har vårddygnspriserna ökat med genomsnitt 1 534 kr/vårddygn. År 2012 satsade socialförvaltningen särskilt på att minska vårdygnspriserna vilket resulterade att priserna gick ner i genomsnitt med 24 %. Satsningen skall ha implementerats i det löpande arbetet men utfallet för helåret visar att priserna har stigit med ca 55 % jämfört med genomsnittliga vårddygnspriser år 2012 och med ca 18 % jämfört med genomsnittliga
vårddygnspriser år 2011.
21
Totalt antal familjehemsplacerade barn och unga har under året ökat. Per den sista december är 29 flickor och 33 pojkar familjehemsplacerade av socialförvaltningen i Katrineholms kommun.
Det är en ökning på 72 % jämfört med redovisad statistik för familjehemsplaceringar i början av året. Av dessa placeringar avser 22 % placeringar av ensamkommande flyktingsbarn.
Pågående insats i form av kontaktfamiljer och kontaktpersoner riktade till barn och unga uppgår per den sista december till 66 aktiva insatser fördelat på 32 pojkar och 34 flickor. Detta är en 38%-ig ökning av insatsen jämfört med hur många som beviljades insatsen i januari 2013. Allt fler barn och unga i kommunen mår dåligt och behöver stöd enligt socialtjänstlagen. Barn och ungas försämrade tillstånd kan bero på fler saker så som grupptryck, prestationskrav i skolan, press på att göra många viktiga val i tidig ålder, lättare tillgänglighet till destruktiva medel via internet etc.
Ett ständigt bekymmer under året har varit kostnadsökningarna för extern missbruksvård i förhållande till budgeterade medel. Samtliga personer som har varit placerade under året ha haft ett omfattande vårdbehov som ej varit möjligt att tillgodose på "hemmaplan" med de förutsättningar som socialförvaltningen har i sin verksamhet. Under år 2014 kommer förvaltningen fortsätta att utveckla egen öppenvård som bedöms vara den största förutsättningen för att denna målgrupp ska kunna erbjudas vård på hemmaplan. Socialförvaltningen bedömer att man har haft ett stort antal externa placeringar som skulle ha avslutats om det hade funnits plats för dessa individer i motsvarande servicebostad inom kommunens egen regi. Uppskattningsvis skulle hälften av de placeringar som har varit aktuella under året kunna erbjudas insatser på hemmaplan om motsvarande resurser funnits att tillgå. Flera av de externt placerade individer har varit placerade i flera år och har inte längre något aktivt missbruk men de lider av fysiska alternativt psykiska men som har förorsakats av tidigare missbruk. Dessa individer kan därmed inte klara av vardagen på egen hand och socialförvaltningen bedömer att det är etisk och moraliskt riktigt för kommunen att jobba under år 2014 för att förändra dessa individers boendesituation och erbjuda dem värdig äldrevård istället för institutionsvård.
I början av året hade socialförvaltningen 16 vuxenplaceringar som har behandlats för sitt missbruksproblem eller men som kan förknippas med tidigare missbruk. Två av dessa placeringar avsåg kvinnor. Vid utgången av året hade socialförvaltningen 22 vuxenplaceringar, varav sex av dessa placeringar avsåg kvinnor. Antalet placeringar har under året ökat upp till 28 placeringar men minskat under de sista månaderna år 2013.
Personalresurser
5.1.1 Personalförändringar inom förvaltningen under året
Socialförvaltningen har två chefsnivåer; en förvaltningschef och tre verksamhetschefer. Under hösten 2013 slutade förvaltningschefen och ersattes av en ny. Det innebär att alla chefer består av kvinnor.
Verksamhetscheferna ansvarar för tre inriktningar inom individ och familjeomsorg.
Myndighetsgruppen arbetar med handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt Socialtjänstlagen (SoL), Lag (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU) och Lag om vård av missbrukare (LVM). Behandlingsgruppens arbete inriktar sig på öppenvårdsinsatser inom Katrineholms kommun och Försörjningsstödsgruppen och administrationen arbetar med handläggning av ärenden inom bland annat ekonomiskt bistånd.
Socialförvaltningen har även verksamhetsledare inom särskilda arbetsområden.
Lednings- och verksamhetsstöd består av sex medarbetare. Inom försörjningsstöd och
22
administration är 22 personer tillsvidareanställda och 8 visstidsanställda, varav två personer arbetar halvtid under sin studietid. Tre personer har trygghetsanställning, vilket är en arbetsmarknadsåtgärd i samarbete med den enskilde och Arbetsförmedlingen.
Myndighetsgruppen består av 30 tillsvidareanställda socialsekreterare och i behandlingsgruppen är 27 personer anställda. Antalet tillsvidareanställda och visstidsanställda har ökat till 87 personer från 2012 till 2013. Totalt sett inom socialförvaltningen är 16 procent män och fem procent är av utomnordiskt ursprung.
5.1.2 Personal- och chefsförsörjning under året
Socialförvaltningen har under 2013 rekryterat socialsekreterare och verksamhetschef inom myndighetsgruppen. Generellt sätt är det svårt att anställa erfaren personal, däremot har det inte varit svårt att hitta i övrigt lämpliga kandidater till tjänsterna som socialsekreterare. Det är svårt att rekrytera män eller personer med utländsk härkomst eftersom det är få sökande inom dessa kategorier. Det är primärt kompetens och lämplighet som avgörs vid rekrytering. Det har varit svårt att rekrytera erfarna socialsekreterare då det är få som söker. Ett annat skäl är att Katrineholm är en pendlingsort och flera av de som slutat har uppgett pendlingen som orsak.
Med en normal personalomsättning kommer det inte vara svårt att rekrytera socialsekreterare.
Socialförvaltningen har åtta anställda personer inom åldersintervallet 61-70 år. Två personer arbetar samtidigt som de är pensionerade. En medarbetare kommer att gå i pension inom de närmsta åren.
Från 1 januari 2014 har socialförvaltningen en ny organisation. Omorganisationen innebär en utökning av chefsnivåer, samt en utökning av verksamhetsledare och socialsekreterare. Under december 2013 påbörjades rekryteringsprocessen som beräknas bli klar under 2014 års första månader. Det kommer förmodligen finnas behov av att anställa fler socialsekretare på grund av den höga inströmningen av nya ärenden. Hur stort det totala antalet kommer att bli är svårt att förutsäga, men statistiskt har den största personalomflyttningen skett inom socialsekreteraregruppen.
Inom behandlingsgruppen har en vakant tjänst som familjebehandlare med inriktning hemterapi rekryterats samt en familjebehandlare med inriktning mot nätverksarbete. Verksamhetsledaren på familjeenheten avslutade sin tjänst under hösten och tjänsten tillsätts under februari.
5.1.3 Chef- och ledarskap
Socialnämnden har inte en särskild plan för chefsförsörjning. Socialnämnden har ett introduktionsprogram som gäller för samtliga som anställs. Detsamma gäller för avslutningssamtal.
I samband med organisationsöversynen beslutades att ta fram befattningsbeskrivningar för varje tjänst. Detta blev nödvändigt eftersom socialförvaltningen inte tidigare haft chefsnivån enhetschef. Befattningsbeskrivningar formuleras efter diskussioner med medarbetare och fackliga organisationer. Befattningsbeskrivningen ligger sedan till grund för kravprofilen.
En verksamhetschef har rekryterats under hösten 2013. Under hösten slutade förvaltningschefen och ersattes omgående med en ny förvaltningschef. De nytillsatta cheferna under 2013 ska gå introduktionsutbildningen för chefer under våren 2014. Alla chefer ingår i kommunens ledarutvecklingsprogram. I det ingår utbildningar, introduktion och handledning. En av verksamhetscheferna genomgår nu kommunens interna ledarskapsutbildning.
Efter medarbetarsamtalen har utvecklingsplaner upprättats för att stärka deras kompetens. Detta
23
genererar en individuell utvecklingsplan. I detta samtal använder vi också kompetensportalen som ett komplement till övriga frågor.
5.1.4 Kompetenshöjande åtgärder
Hela ledningsgruppen och stödfunktioner har genomgått en ledarskapsutbildning "Leda för resultat", vilken anordnas av SKL. Utbildningen slutfördes under våren 2013.
Utvecklingsledaren har deltagit vid konferenser och samarbeten med FoU Sörmland och med enskilda forskare vid universiteten. Han har också deltagit i Genusmedveten styrning och verksamhetsutveckling.
All personal inom socialförvaltningen har fått utbildning i kompetensportalen och många har skattat sig. Skattningarna har använts i medarbetarsamtalen. Utvecklingsplaner har upprättas efter medarbetarsamtal, medarbetaren har godkänt utvecklingsplanen och fått en kopia.
Utvecklingsplanerna följs sedan upp. Utvecklingsplaner har reviderats vid behov.
Administrationen har gått individuella utbildningar utifrån sina uppdrag såsom: Säkerhet i receptionen, Utbildning i Outlook, Fortbildning Agresso, Arbetsmiljöföreläsning, Nämndsekreterarkonferens samt IT-dagar. Administrationen har haft handledning fyra gånger under våren samt tre planeringsdagar.
Bogruppen har haft flera planeringstillfällen bland annat för att uppdatera rutiner, öka samverkan, renodla uppdrag och arbeta med vräkningsförebyggande riktlinjer. Boendestöd och socialsekreterare ansvarig för sociala kontrakt har deltagit i handledning.
Skuld- och budgetrådgivarna har deltagit BUS-dagar. (BUS= Budget-och skuldrådgivarnas egen yrkesförening), Regionträff Öst med fokus på 2012 års skuldsaneringsutredning och förebyggande arbete. Handledning har skett vid 4 tillfällen tillsammans med övriga kommunala budget- och skuldrådgivare i Södermanlands län.
Inom myndighetsgruppen har medarbetarna deltagit i kortare föreläsningar och utbildningar anordnade av exempelvis Socialstyrelsen. En person har deltagit i ASI-utbildning (Addiction Severity Index). Under våren hölls en BBiC-utbildning som flera socialsekreterare deltog i. Alla medarbetare har erbjudits handledning i olika former.
Inom behandlingsgruppen har de olika verksamheterna kontinuerlig ärende- och metodhandledning. Utifrån olika arbetsmetoder deltar vissa medarbetare i årliga konferenser i syfte att samverka och utveckla arbetet. En personal på Mercur har genomgått metoden Återfallsprevention i syfte att kunna erbjuda alternativ till 12-stegsbehandling. Medarbetarna har också deltagit i flera olika inspirationsföreläsningar inom olika områden. Ungdomssupport har deltagit i Ungdomsstyrelsens utbildning Unga, maskulinitet och våld.
5.1.5 Utvecklande av nya arbetssätt och metoder under året
Under året har antalet ärenden, främst etableringsärenden, ökat vilket inneburit att verksamheten fått struktureras om. Tidigare handlades etableringsärenden av mottagningen men på grund av den höga inströmningen av ärenden lades ansvaret över på försörjningsstöd. Till en början hade en socialsekreterare ansvaret men efterhand utökades ansvaret till två. Anledningen var att undvika stress, sårbarhet i verksamheten och ökad möjlighet till samarbete. Även ärenden som rör bostäder har ökat, främst träningsbostäder. Detta har inneburit att boendestödjarna som tidigare arbetade både som vaktmästare och boendestödjare under slutet av året enbart arbetat som boendestödjare. Detta har lett till bättre arbetsmiljö och ökade möjligheter att arbeta med uppdraget.
Försörjningsstöd har under året diskuterat hur arbetet ska vara organiserat så att personalen inte
24
riskerar ohälsa. Därefter har chef och medarbetare tillsammans bestämt att alla ärenden ska fördelas ut lika, en viss viktning ska göras utifrån intresse eventuellt särskild målgrupp.
Medarbetarna kommer få ansvar för olika målgrupper och även ansvara för samverkan samt omvärldsbevakning. På så sätt utvecklas de samt har möjlighet att byta ansvarsområden med varandra. Det blir också enklare att samverka vilket leder till bättre kvalité och bättre resultat för klienten.
I början av året arbetade en socialsekreterare 20 % med TRIS (tidig rehabilitering i samverkan).
Uppdraget blev för omfattande för en person och sedan halvåret 2013 arbetar två personer med TRIS. TRIS handlar om att försäkringskassan, arbetsförmedlingen, landstinget och socialtjänsten i gemensamma möten planerar för hur enskilda ska försörja sig, hur den enskilde ska kunna få arbete eller om personen först behöver rehabiliterande åtgärder mm.
Många av de vuxna som socialnämnden har placerade har en så kallad samsjuklighet, det vill säga, de har både ett missbruk och psykiatrisk problematik. Många av placeringarna har inte ens ett missbruk, men då de inte har en fastställd diagnos har de blivit socialtjänstens ansvar. Under 2013 har en samverkansgrupp bildats mellan Socialförvaltningen och Vård- och omsorgsförvaltningen. Verksamhetscheferna för respektive förvaltning har gjort riktlinjer för samverkansgruppen och en inventering av alla de ärenden där det finns behov av samverkan.
Gruppen har fasta deltagare där handläggare från respektive förvaltning inbjuds om de har ett ärende där det finns behov av samverkan. Utöver de ärenden som inventeras ska nya ärenden anmälas för att få in samverkan och olika behandlingsåtgärder så tidigt som möjligt. Gruppen kommer utvärderas efter ett år för att identifiera resultat och förbättringsområden.
Familjehemsgruppen har under året förändrat sin organisation vilket kommer att betyda att både placerade barn, familjehemsföräldrar och biologiska föräldrar får bättre stöd än tidigare.
Gruppen har också förändrat arbetet med att tillsätta kontaktpersoner och kontaktfamiljer vilket kommer att göra det arbetet snabbare och bättre. Familjehemsgruppen har under året genomfört en utbildning för nya familjehem i samarbete med Vingåkers kommun.
Mottagningen har reviderat och upprättat nya rutiner, utredningsmallar och tydliggjort processer i arbetet. Syftet är att alla ska utreda på liknande sätt, nämndens mål och socialstyrelsens föreskrifter om handläggningstid ska uppnås. Det ska slutligen leda till att handläggningen blir rättsäker, klienten får snabbare beslut och svar på sina ansökningar och tillgängligheten ska öka.
I samband med organisationsöversynen, har även mottagningsfunktionen setts över. Det utmynnade i att mottagningsfunktionen från årsskiftet delas och kommer att ingå i försörjningsstödsgruppen respektive myndighetsgruppen. Det innebär att det kommer finnas två vägar in, en för de som söker försörjningsstöd för första gången och en väg in för de ärenden som rör barn, unga och vuxna.
Socialnämndens webbsida för mottagningen och försörjningsstöd har reviderats och fler ansökningsblanketter, information och länkar till andra myndigheter har lagts ut. Medborgare kan få information om hur man ansöker, göra provberäkning etcetera, innan de ansöker om försörjningsstöd. Syftet har också varit att öka tillgängligheten.
Inom behandlingsgruppen har man bland annat infört metoden Återfallsprevention samt Haschprogrammet.
Verksamhetscheferna har under våren haft resultatuppföljning och då samlat ihop förslag och idéer från medarbetarna. Medarbetarna har också kontaktat chef direkt med olika förslag.
Förslag har också framkommit på planeringsdagar och APT. Förslagen har lyfts på gruppträffar och APT där de har diskuterats. Om beslut om förändringar tagits har medarbetarna fått vara delaktig i processen.
25
5.1.6 Arbetsmiljö och hälsa
En årsplan är upprättad där det framgår hur arbetsmiljöarbetet ska ske under året. Vid varje APT går vi igenom en eller två arbetsmiljörutiner med medarbetarna som då har möjlighet att komma med synpunkter. All nyanställd personal deltar i ett introduktionsprogram då arbetsmiljörutiner och övriga rutiner gås igenom. Även lönekriterier, personalpolitiskt program, etiska riktlinjer, vilket uppdrag den anställde har mm gås igenom under introduktionen.
Tillbud registreras och lämnas till verksamhetschef och skyddsombud. Verksamhetschef ger återkoppling och planerar för eventuella åtgärder med den anställde. Uppföljning av tillbud sker efter sex månader om det inte finns skäl för tätare uppföljningar. Tillbuden tas upp på APT samt redovisas i samverkan med facklig företrädare och till nämnd årligen.
Uppföljning av friskvårdstimmen görs regelbundet och all personal uppmuntras att använda friskvården för att bibehålla en god hälsa. På alla planeringsdagarna har personalen fått arrangera hälsofrämjande åtgärder som promenad, fysisk träning i grupp etc.
Några gånger per år går verksamhetschef igenom flexsaldo med syfte att se om det finns personal som arbetar mycket över ordinarie arbetstid. Ett samtal med personen görs för att se vad orsaken är till att personen arbetar mycket. Handlingsplan upprättas i de fall de behövs.
Personen får stöd i att planera och prioritera sitt arbete.
Fyra personer har varit långtidssjukskrivna. I tre av fallen har en rehabiliteringsplan upprättats tillsammans med läkare och försäkringskassa. Avstämningsmöten har också ägt rum. Samtliga har erbjudits stöd av företagshälsovården samt beteendevetarna.
5.2 Lokalresurser
Under 2012 flyttade en stor del av socialförvaltningens verksamhet till nya lokaler. Den nya lokalen har en yta på 2 028 kvm. Vi upplever att lokalerna uppfyller säkerhetskraven som ställs och är ändamålsenliga. Behandlingsgruppens lokaler på Friggagatan 5 består av 364 kvm och Ungdomsmottagningens lokal som är förlagd till Oppundavägen 62 har en yta på 290 kvm, där halva lokalen hyrs ut till vård- och omsorgsförvaltningen. Socialförvaltningen driver ett eget boende för ungdomar, Kollektivet HVB. Den lokalen består av 391 kvm.
Under 2013 flyttade Ungdomssupport in på Friggagatan 1 tillsammans med Ungdomstorget, en verksamhet som tillhör Viadidakt.
