• No results found

Bällstarummet, kommunalhuset, Vallentuna. BESLUT Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen.

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "Bällstarummet, kommunalhuset, Vallentuna. BESLUT Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen."

Copied!
126
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

VALLENTUNA KOMMUN

Protokollsutdrag

SID 1(1)

UTDRAGSBESTYRKANDE

Organ: Kommunstyrelsen

Datum: 2014-04-07

Plats: Bällstarummet, kommunalhuset, Vallentuna

§ 62

Revisionsrapporter 2013 (KS 2014.083)

BESLUT

Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen.

Kommunstyrelsen ger kommundirektören i uppdrag att vidta åtgärder i enlighet med förvaltningens förslag.

ÄRENDET I KORTHET

Enligt regler för hantering av revisionens granskningsrapporter (fastställd 2013-06- 17) ska nämnderna rapportera vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av det som framförs av revisionens granskningsrapporter. Syftet är att revisionens

granskningar ska komma kommunfullmäktiges ledamöter och allmänheten till känna, och dels att nämnderna på ett strukturerat sätt ska rapportera vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av de synpunkter och rekommendationer som förts fram.

YRKANDEN

Örjan Lid (M) yrkar att kommunstyrelsen ger kommudirektören i uppdrag att vidta åtgärder i enlighet med förslag i rapporten.

PROPOSITIONSORDNING

Ordföranden ställer arbetsutskottets förslag till beslut, med Örjan Lids

tilläggsyrkande, mot avslag och finner att kommunstyrelsen beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag.

ÄRENDETS TIDIGARE BEHANDLING

Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-03-20 § 29.

(2)

VALLENTUNA KOMMUN

Sammanträdesprotokoll 14 (26)

Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-03-20

Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

§ 29

Revisionsrapporter 2013 (KS 2014.083)

Beslut

Arbetsutskottet föreslår att

Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen.

Ärendet i korthet

Enligt regler för hantering av revisionens granskningsrapporter (fastställd 2013-06-17) ska nämnderna rapportera vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av det som framförs av revisionens

granskningsrapporter.

Syftet är att revisionens granskningar ska komma kommunfullmäktiges ledamöter och allmänheten till känna, och dels att nämnderna på ett strukturerat sätt ska rapportera vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av de synpunkter och rekommendationer som förts fram.

Yrkanden

Örjan Lid (M) yrkar att arbetsutskottet föreslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen.

Propositionsordning

Ordföranden ställer proposition på Örjan Lids (M)-yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet med yrkandet.

Handlingar

1. Tjänsteskrivelse: Revisionsrapporter 2013

2. Revisionens granskning av inköp och upphandling

3. Revisionens granskning av intern kontroll - leverantörsfakturor 4. Revisionens granskning barnkonventionen

5. Revisionens granskning IT-verksamhet

6. Revisionens granskning näringslivsverksamheten

Expedieras till Akt

(3)

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE

KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2014-03-05

DNR KS 2014.083

ANDREAS FORSLUND SID 1/8

KOMMUNCONTROLLER

ANDREAS.FORSLUND@VALLENTUNA.SE KOMMUNSTYRELSEN

KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG 1· 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 · FAX 08-587 850 88 KOMMUN@VALLENTUNA.SE

WWW.VALLENTUNA.SE

Tjänsteskrivelse

Revisionsrapporter 2013

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen.

Ärendet i korthet

Enligt regler för hantering av revisionens granskningsrapporter (fastställd 2013-06- 17) ska nämnderna rapportera vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av det som framförs av revisionens granskningsrapporter. Syftet är att revisionens

granskningar ska komma kommunfullmäktiges ledamöter och allmänheten till känna, och dels att nämnderna på ett strukturerat sätt ska rapportera vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av de synpunkter och rekommendationer som förts fram.

Bakgrund

Revisionen tillställer, efter genomförd granskning, rapporten till den granskade nämnden för åtgärd. Kommunens nämnder rapporterar därefter, så snart som möjligt, vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av det som framförs i granskningsrapporten. Rapporten sänds till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen rapporterar därefter till kommunfullmäktige hur revisionens granskningsrapporter har behandlats i nämnderna.

Reglerna för hantering av revisionens granskningsrapporter fastställdes i mitten av 2013. Samtliga revisionsrapporter som lämnades under andra halvåret avsågs endast kommunstyrelsen. Revisionen har inte skickat några rapporter till nämnderna och således har nämnderna inte haft möjlighet att implementera reglerna och det nya arbetssättet i form av att skicka rapporter till kommunledningskontoret. Av den orsaken har ekonomiavdelningen utfört kortare intervjuer för att samla in information om hur granskningsrapporterna har behandlats inom kommunledningskontoret.

(4)

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE

KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2014-03-05

DNR KS 2014.083 SID 2/8

Rekommendationer från respektive granskningsrapport kompletterat med förvaltningarnas synpunkter och åtgärder

Revisionens granskning av inköp och upphandling

PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat om kommunens upphandlingsverksamhet är ändamålsenlig utifrån verksamhetens behov samt om kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet är ändamålsenligt organiserad.

Följande rekommendationer lämnades i granskningsrapporten:

1) Säkerställa att LOU följs när det gäller direktupphandlingar.

2) Säkerställa att alla rutiner är uppdaterade.

3) Tydliggöra ansvaret mellan upphandlingsenheten och verksamheterna i upphandlingsprocessen.

4) Tydliggöra vem som får göra inköp.

5) Säkerställa att avtalsregistret är fullständigt, uppdaterat och innehåller den information som en inköpare behöver.

6) Införa systematiska kontroller för att säkerhetsställa avtalstrohet gentemot ramavtal.

7) Genomföra en översyn avseende vilka typer av mindre inköp som sker och möjligheten att minska dessa.

8) Säkerställa att konteringsanvisningar kommuniceras i alla verksamheter för att säkerställa en likartad och riktig kontering.

Förvaltningarnas synpunkter och åtgärder:

1) Revisionens synpunkt är relevant och angelägen. En åtgärd som har vidtagits är att ytterligare sprida information via nätverk om vilka regler som gäller vid

direktupphandling.

2) Löpande granskning sker för att säkerställa att alla rutiner är uppdaterade.

3) Upphandlingsenheten samarbetar med förvaltningarna och försöker synliggöra och tydliggöra upphandlingsprocessen.

(5)

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE

KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2014-03-05

DNR KS 2014.083 SID 3/8

4) Att tydliggöra vem som får göra inköp är viktigt. Idag är detta decentraliserat men det finns fördelar med gemensamma riktlinjer för vem som får göra inköp. Vallentuna kommun har kommungemensamma anvisningar för inköp, dessa anger hur inköp ska göras men inte vem som får utföra inköp. Det finns ett behov av tydliggöra

inköpsprocessen och se över hur kommunen organiserar inköpen.

5) Ett led i det här arbetet är att införskaffa ett upphandlingssystem som ett stöd för upphandling och inköp. Arbetet pågår inom ekonomiavdelningen.

6) Varje år väljs ett område ut centralt för att undersöka avtalstrohet inom kommunen. Därutöver har kommunen uppföljningsmöten med leverantörer.

7) Ekonomiavdelningen instämmer och tycker att revisionens synpunkt är relevant.

Inköpsprocessen behöver tydliggöras.

8) Konteringsanvisningar kommuniceras på intranätet. Ytterligare information och utbildningsinsatser planeras. Sambandskontrollerna revideras kontinuerligt.

Revisionens granskning av intern kontroll – leverantörsfakturor PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat tillförlitlighet i system och rutiner för hantering av leverantörsfakturor inklusive manuella utbetalningar.

Följande rekommendationer lämnades i granskningsrapporten:

1) Det finns en årlig uppföljning av attest och behörighet. Vi bedömer att det finns en förteckning över beslutsattestanter och andra attestanter, vi bedömer dock att förteckningen inte är aktuell. Verifiering av attest visar på att tio fall inte stämmer överens med kommunens förteckning. Det saknas en skriftlig rutin för när uppföljning eller avslut av behörigheter ska ske.

2) Kommunens ekonomisystem saknar spärrar som omöjliggör att en handläggare som arbetar med den löpande faktureringen även kan registrera nya leverantörer. Vi bedömer detta som en brist.

3) Vi kan konstatera att kommunen har en väsentlig andel leverantörer i leverantörsregistret som förekommer fler än en gång.

(6)

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE

KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2014-03-05

DNR KS 2014.083 SID 4/8

4) I syfte att stärka den interna kontrollen bedömer vi att den centrala ekonomiavdelningen bör förbättra kontrollen av underlag för de manuella utbetalningarna. Vid verifiering visade det sig att tillräckligt med underlag saknades på ekonomiavdelningen. 15 av underlagen inkom först efter

förfrågan under granskningens gång från förvaltningarna. Dessutom bedöms två av de manuella utbetalningarna inte innehålla den information som behövs för att kunna förstå och kontrollera betalningarna.

Förvaltningarnas synpunkter och åtgärder:

1) Den skriftliga rutinen ska uppdateras.

2) Brister har identifierats av kommunen och åtgärdats genom att inte tilldela behörigheter som inkluderar både möjlighet att registrera nya leverantörer och attesträtt.

3) En total genomgång av leverantörsregistret pågår.

4) Den som attesterar har ansvaret för att få se underlagen och vid behov se till att de är bifogade. Behöver en attestansvarig utbildning sker det riktade insatser.

Revisionens granskning Barnkonventionen

PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vallentuna kommun genomfört en granskning av kommunens arbete utifrån Barnkonventionen.

Följande rekommendationer lämnades i granskningsrapporten:

1) I styr- och måldokument tydliggöra barnets särställning och barnkonventionens intentioner för respektive verksamhetsområde.

2) Att i enlighet med Prop.2009/10:232 Strategi för att stärka barnets rättigheter i Sverige säkerställa att verksamhetsföreträdare utbildas i

barnkonventionen och dess intentioner, samt att/hur barn och ungas åsikter inhämtas i beslut som rör dem.

3) Tydliggöra det kommungemensamma ansvaret för barn och unga samt tydliggöra samarbetet mellan nämnderna.

(7)

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE

KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2014-03-05

DNR KS 2014.083 SID 5/8

4) Inkludera öviga nämnder i framtagande av handlingsplanen för Tryggare Vallentuna, då vi uppfattar flera frågor som nämndövergripande.

5) Se över rutinerna för uppföljning i syfte att säkerställa att uppföljning görs.

Förvaltningarnas synpunkter och åtgärder:

1) Revisionens synpunkt är relevant och angelägen. Att på ett mätbart sätt formulera mål och målnivåer som tar hänsyn eller omfattar barnkonventionens intentioner torde ligga inom ramen för det kommunala trygghetsfrämjande arbetet.

2) Revisionens synpunkt är god och åtgärden borde planeras och verkställas.

3) Det kommungemensamma samarbetet som revisionen uppmärksammade inom Tryggare Vallentuna har fortsatt. Sedan tillsättningen av samordningstjänsten och utbildningschefen på barn- och ungdomsförvaltningen har arbetet med Tryggare Vallentuna utvecklats vidare.

4) Sedan 2013-07-01 är förvaltningschefen för kultur- och fritidsförvaltningen med i arbetet med Tryggare Vallentuna då förvaltningarna har slagits ihop. Sedan hösten 2013 ingår även förvaltningschefen på samhällsbyggnadsförvaltningen i styrgruppen för Tryggare Vallentuna.

5) Strukturer för uppföljningen håller på att utvecklas. Arbetet med en ny

handlingsplan för Tryggare Vallentuna avseende perioden 2015-2017 är påbörjat.

Revisionens granskning IT-verksamhet

PwC har på uppdrag av revisorerna i Vallentuna kommun genomfört en översiktlig granskning av kommunens IT-verksamhet.

Följande rekommendationer lämnades i granskningsrapporten:

1) Avsaknad av en fungerande IT-styrningsmodell.

2) Avsaknad av styrande dokument, såsom en strategisk IT-plan, som är i linje med förvaltningarnas verksamhetsplaner vilket resulterar i ett förväntningsgap mellan IT-avdelningen och verksamheten.

3) Verksamheten ställer inga, eller brister i sina krav på definierade servicenivåer mot IT-avdelningen.

(8)

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE

KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2014-03-05

DNR KS 2014.083 SID 6/8

4) Avsaknad av tydliga, fungerande gemensamma samverkansformer mellan IT och verksamheten.

5) Avsaknad av en IT-kontinuitetsplan samt ett flertal säkerhetsdokument inom kommunen.

Förvaltningarnas synpunkter och åtgärder:

1) Under 2014 kommer IT-styrmodellen att arbetas om.

2) För att motverka eventuella gap utför IT-avdelningen leveransöverkommelser med verksamheten. IT-avdelningen planerar därutöver att ta fram en tjänstekatalog för att motverka eventuella gap från verksamheten.

3) Leveransöverenskommelser mellan IT-avdelningen och verksamheten används för att motverka eventuella gap.

4) Gemensamma samverkansformer kommer att finnas med i en den nya IT- styrmodellen.

5) IT-styrdokumenten kommer att ses över. En IT-säkerhetspolicy kommer också att upprättas.

Revisionens granskning näringslivsverksamheten

PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat om kommunstyrelsen säkerställt en ändamålsenlig styrning och uppföljning av näringslivsverksamheten som bidrar till att kommunens näringslivspolitiska mål förverkligas.

Följande rekommendationer lämnades i granskningsrapporten:

1) Tydligare strategier för att uppnå kommunfullmäktiges mål behöver formuleras.

2) Det bör ses som prioriterat för kommunstyrelsen att förmå övriga nämnder, vars förvaltningar utövar myndighetsutövning, att arbeta för att förbättra tillgänglighet, handläggningstider och bemötande. Ansvaret för kommunens företagsklimat kan inte ligga på en ensam näringslivschef, utan bör ses som ett kommungemensamt ansvar.

(9)

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE

KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2014-03-05

DNR KS 2014.083 SID 7/8

3) Ett tydligare stöd till nya samt redan etablerade företag i kommunen är också nödvändigt för att målen som finns för verksamheten ska kunna uppnås.

4) Kommunen bör även överväga att utvidga näringslivschefsfunktionen, dels för att minska sårbarheten, dels för att lägga in nya arbetsuppgifter. Exempel på nya arbetsuppgifter är utbildning och stöttning gentemot övriga

förvaltningar och/eller etablering av en företagslots som fungerar som en guide till förvaltningar och blanketter som då företagare behöver hjälp eller komma i kontakt med någon.

5) Som en följd av ovanstående finns det anledning att överväga en översyn av befintlig organisering och ansvarsfördelning vad gäller kommunens samlade verksamhet gentemot näringslivet med fokus på utveckling och tillväxt.

Förvaltningarnas synpunkter och åtgärder:

1) Kommunikation - och marknadsavdelningen har brutit ner fullmäktiges mål i kommunplanen i sin genomförandeplan 2014 som innebär tydliggörande av strategier och aktiviteter under kommande planperiod. I pågående aktualiseringsprövning av gällande översiktsplan kommer även utvecklingen av näringslivet att belysas.

2) Frågan kommer att tas upp i kommunens ledningsgrupp. Utbildningar kring bemötande har genomförts på samhällsbyggnadsförvaltningen. Mätningar på servicenivån görs kontinuerligt och samordnas med bygglovsalliansens och SBA:s NKI-mätningar. Ledningsgruppen har under början av 2014 tagit beslut om ett åtgärdspaket för att förbättra kontaktmöjligheter och tillgänglighet i kommunens service.

3) Kommunen har begränsade möjligheter att stödja enskilda företag men ska hjälpa till inom de områden som kommunen har befogenheter för. Vi försöker prioritera tydlig information och bra dialog med företagen. Viktiga verktyg är kommunens webbsida och företagsbesök. Gratis rådgivning finns för personer som vill starta eget.

Detta tillhandahålls av Täby-Danderyd-Vallentuna nyföretagarcenter.

4) Informationen och samarbetet mellan förvaltningarna har successivt förbättrats och fler åtgärder planeras. Fler samverkansforum har skapats framförallt mellan

(10)

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE

KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2014-03-05

DNR KS 2014.083 SID 8/8

kommunledningskontoret och samhällsbyggnadsförvaltningen.

5) Kommunstyrelsen har beslutat om en kartläggning av

samhällsbyggnadsförvaltningens organisation och olika funktioner och den inkluderar också arbetet med näringslivsfrågorna.

Handlingar

1. Revisionsrapporter 2013

2. Revisionens granskning av inköp och upphandling

3. Revisionens granskning av intern kontroll - leverantörsfakturor 4. Revisionens granskning barnkonventionen

5. Revisionens granskning IT-verksamhet

6. Revisionens granskning näringslivsverksamheten

Roland Beijer Annika Hellberg

Kommundirektör Ekonomichef

______________________

Ska expedieras till:

Akten

Samtliga nämnder

(11)

VALLENTUNA KOMilUN KO¡IIII{UN REVISION EN

o

a

REVISIONEN

TUNA TORG 1 . 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 ' FAX 08-587 850 88 KOMMUN@VALLENTUNA, SE

MISSIV 20L3-04-09

Granskning av kommunens arbete utifrån Barnkonventionen

PwC har på uppdrag av oss fortroendevalda revisorer

i

Vallentuna kommun genomfÌirt en granskning av kommunens arbete utifran Bamkonventionen.

Resultatet av granskningen återfinns

i

bifogade dokument "Kommunens arbete utifrån B arnkonventionen".

Vi

revisorer delar PwC:s bedömningar att

o

nåimnderna inte har tagit håinsyn

till

barnkonventionen och dess inten- tioner

i

styr och måldokument. Det tidigare bam- och ungdoms- politiska prograÍrmet har sådeles inte lämnat avtryck

i

dessa doku- ment.

Vi

uppfattar också att det finns brister

i

utbildningen av verk- samhetsftireträdare

i

barnkonventionen och dess intentioner.

det saknas

tydliga

kommunövergripande

direktiv

och målsättningar

i

frågor som gäller barn och unga.

Vi

anser att kommunstyrelsen bör ta

initiativet till

att målsättningar och

direktiv

tas fram

ftir

kommunens arbete med barn och unga.

KOMMUNSTYRELSEN SOCIALNÄMNDEN BARN- OCH UNGDOMSNAMNDEN UTBILD NINGSNAM ND EN FRITIDSNAMNDEN

det trots avsaknaden av styrdokument 2indock bedrivs ett bra arbete

i

Barnkonventionens anda och att organisationen åir ändamålsenligt ut- formad

fìir

detta arbet.

uppfÌiljningen och utvåirderingen av arbetet med barn och unga

i

dags- läget är begråinsade. För att ftirbättra rutinerna och stärka den intema kontrollen har ett antal rekommendationer l2imnats

i

rapporten.

a

Vallentuna kommun

WWW.VALLENTUNA. SE

(12)

VALLENTUNA KOMI.IUN KOMMUN REVISIONEN

MISSIV 20 13 -04- 09

KOMMUNSTYRELSEN SOCIALNAMNDEN BARN- OCH UNGDOMSNAMNDEN UTBI LD NINGSNAM N DEN

FRITIDSNAMNDEN

Rapporten överlämnas härmed

till

Kommunstyrelsen, Socialnämnden, Bam- och ungdomsnåimnden, Utbildningsnåimnden samt Fritidsnämnden.

Revisorema har tidigare begtirt

attfä

ett yttrande från granskad nämnd. Efter överläggningar med Kommunfullm?iktiges ordförande och Kommunstyrelsens ordfürande har

vi kommit

fram

till

ftlljande åindrade

rutin ftir

hur de åtgärder granskad nåimnd

vidtagit

ska rapporteras.

Samtidigt som granskningsrapporten

tillställs

granskad nåimnd skickas en

ko-

pia

till

Kommunfullmäktiges presidium och Kommunstyrelsen

ftir

kåinnedom.

Nämnden rapporterar sedan

till

Kommunstyrelsen

vilka

åtgärder som nämn- den vidtagit.

När

den rapporteringen ska ske kommer att läggas fast

i

ett regel- dokument

i

Förfathringssamlingen. Kommunstyrelsen kommer

i

sin

tur

attt'tåt ganger per år redovisa

till

Kommunfullmåiktige hur revisionens gransknings- rapporter och dess rekommendationer har behandlats

i

nämnderna.

Kommunrevisionen kan

ftilja

den fortsatta behandlingen genom kallelser och

protokoll

samt även

vid

en uppftiljande revision.

För revisorema

/4'ø,fr^

Staffan

Modig

Ordftirande

REVISIONEN

TUNA TORG 1 . 186 86 VALLENTUNA

TFN 08-587 850 00 . FAX 08-587 850 88 KOMMUN@VALLENTUNA.SE

Vallentuna kommun

WWW.VALLENTUNA. SE

(13)

VALLENTUNA KOMMUN KO}IiIUNREVISIONEN

REVISIONEN

TUNA TORG 1 . 186 86 VALLENTUNA TFN 08-s87 850 00 . FAX 08-587 850 88 KOMMUN@VALLENTUNA, SE

MISSIV 20L3-04-09

KOMMUNSTYRELSEN SOCIALNAMNDEN BARN- OCH UNGDOMSNAMNDEN UTBILDNINGSNÄMNDEN

FRITIDSNAMNDEN

Distribution av granskningsrapport -

Kommunens arbete utifrån Barnkonven- tionen

Kommunstyrelsen Socialnämnden

Barn- och ungdomsnämnden Utbildningsnåimnden

Fritidsnämnden

Kommunfirllmäktiges presidium Kommundirektören

Chefsekonomen

Vallentuna kommun

WWW.VALLENTUNA. SE

(14)

ReuisÍonsrø;pport

Kommunens arbete utifrån Barnkonventionen

V o,llentun a k o tntntrÍt

Mars zor3 Samir Sandberg Joanna Hägg Sofia Regnell

(15)

1

2

InnehAU

4

Sammanfattande bedömning och

rekommendationer

1

Inledning

4

2.r

Bakgrund, revisionskriterier och

uppdrag

4

2.2 Revisionsfråga

4

2.9 Avgränsning

5

2.4 Metod

5

Utgångspunkter

6

3.1 Barnkonventionen

6

Granskningsresultat

7

4.r

Barnkonventionen och dess intentioner i styr- och

måldokument

7

4,L.r Kommunplanen

7

4.r.2 Verksamhetsplanerna

8

4.L.8

Övriga styrdokument och

utbildningar

8

4.2

Nämnder och styrelser arbetar enligt fullmäktiges direktiv och målsättningar när

det gäller frågor som rör barn och

ungdomar

9

4.g

Kommunens organisation är ändamålsenligt

utformad

10

4.g.r

Organisation och samarbete mellan nämnder och

förvaltningar

1tl

4.9.2

Tryggare

Vallentuna

11

4.g.3

Samverkansgrupper med erterna

aktörer

t2

4.g.4

Samverkansformer för barn och ungdomars delaktighet och

infl¡ande

t2

4.4

Formerna för uppföljning och uwärdering av uppnådda resultat och effekter är

ändamålsenligt

utformade

13

3

PwC

(16)

r Sannrnø:nfø:ttolnde bedötnníng

o ch r ekornntendø:tíorter

På uppdrag av Vallentuna kommuns förtroendevalda revisorer har PwC granskat Soci- alnämndens, Barn- och ungdomsnämndens, Utbildningsnämndens och Fritidsnämn- dens arbete i frågor som rör barn och ungdomar. Granskningen har sin utgångspunkt

i

Prop. zoogf to:232. och fokuserar på barnkonventionen och dess intentioner.

Efter genomförd granskning är vår bedömning att Vallentuna kommun ändamålsenligt bedriver arbetet med barn och unga

ur

ett verksamhetsperspektiv, med avseende på samverkan och organisation. Vi bedömer dock att det saknas en tydlig

politisk

styrning och ledning samt att det saknas ett

tydligt

barnperspektiv

i

styr- och måldokument.

Utifrån

de revisionskriterier granskningen baseras på grundar sig bedömningen ovan på följande observationer:

Nämnderna har inte tagit hänsyn

till

barnkonventionen och dess

intentioner i

stlry- och måldokument. Det tidigare barn- och ungdomspolitiska

pro-

grammet har inte lämnat avtryck

i

styrdokumenten.

Vi

uppfattar också

att

det finns

brister

i

utbildningen

avverksamhetsföreträdare i barnkonventio- nen och dess

intentioner.

a

a Det saknas tydliga kommunövergripande

direktiv

och målsättningar i frågor som gäller barn och unga. Det är därmed svårt att bedöma nämndernas ar- bete i förhållande

till

dessa.

Vi

anser att kommunstyrelsen bör ta

initiativet

över kommunens arbete med barn och unga.

PwC

1av14

(17)

a

a

Det fìnns en

i

allt väsentligt ändamålsenligt utformad organisation.

Vi

anser dock att synen på barn- och ungdomsfrågor bör vara

tydliggiord

på alla

poli-

tiska nivåer. Det finns i Vallentuna goda förutsättningar

för

detta

utifrån

verksamheternas nuvarande arbetsformer.

Uppföljningen och utvärderingen av arbetet med barn och unga

i

dagsläget är begränsade.

PwC

2av14

(18)

a

a

a

o

a

I

syfte att stärka förutsättningarna

i

detta arbete lämnas ett antal rekommendatio- ner.

Vi

rekommenderar nämnderna att:

I sVr-

och måldokument tydliggöra barnets särställning och barnkonventionens

intentioner för

respektive verksamhetsområde.

Att i

enlighet med Prop.

zoogf to:z3z

Strategi

för

att stärka barnets rättigheter

i

Sverige säkerställa att verksamhetsföreträdare utbildas i barnkonventionen och dess

intentioner,

samt

att/hur

barn och ungas åsikter inhämtas i beslut som

rör

dem.

Tydliggöra det kommungemensamma ansvaret för barn och unga samt tydliggö- ra samarbetet mellan nämnderna.

InHudera öwiga nämnder i framtagande av handlingsplanen för Tryggare Val- lentuna, då

vi

uppfattar flera frågor som nämndövergripande.

Se över

rutinerna för

uppföljning

i

syfte att säkerställa att

uppföljning

görs.

PwC

3av14

(19)

2 Inledníng

2

.

t B q,kg rund, r euísi ons

lc

ríteríer o eh upp dr ag

FN:s barnkonvention om barnens rättigheter antogs av Generalförsamlingen 1989.

Sverige var ett av de första länderna som ratificerade konventionen

vilket

innebär att den är

folkrättsligt

bindande. Därmed har Sverige åtagit sig att följa konventio- nens innehåll och anda samt att aktivt förverkliga intentionerna

i

den.

I

prop.

(rgg7/g8l8z)

underströks vikten av att kommunerna skulle erbjuda sin personal

utbildning

i barnkonventionen. Det föreslogs samtidigt att kommunerna skulle

in-

rätta system

för

att kunna följa hur barnets bästa förverkligas

i

det kommunala ar- betet.

Kommunfullmäktige har tidigare fastställt ett barn- och ungdomspolitiskt program

för

åren

zooS-zoro, vilket

uttryckte kommunens samlade syn barn- och ung- domsfrågor. Programmets

intention

var att frågor som rör barn och ungdomar ska komma i främsta rummet samt vara vägledande

för

samtliga nämnder och

förvalt-

ningar. De tidigare fastställda målen inom detta område ska numera ingå

i

den övergripande kommunplanen samt

i

nämndernas respektive verksamhetsplaner.

Syftet med granskningen är att bedöma hur kommunens nämnder och styrelser arbetar

i

enlighet med barnkonventionens

intentioner

och fullmäktiges fastställda mål i barn- och ungdomsfrågor.

I

granskningen ingår även frågor kring mobbing, barn i behov av särskilda behov/särskilt stöd.

2.2 Reuisions¡frô;ga

Beaktas frågor som rör barn och ungdomar i Vallentuna kommuns beslutsfattande?

Följande

revisionskriterier/kontrollmål

har använts:

.

Hänsyn i kommunen har tagits

till

barnkonventionen och dess

intentioner

vid framtagande av styr- och måldokument.

.

Nämnder och styrelser arbetar enligt fullmäktiges

direktiv

och målsättning- ar när det gäller frågor som rör barn och ungdomar.

.

Kommunens organisation är ändamålsenligt utformad, bland annat när det gäller samverkan i barn- och ungdomsfrågor samt

i

den kommuninterna

roll-

och ansvarsfördelningen mellan nämnderna och förvaltningarna.

Formerna

för uppföljning

och utvärdering av uppnådda resultat och effekter är ändamålsenligt utformade.

I

PwC

4av14

(20)

z.gAugränsníng

Granskningen avgränsas

till

att gälla socialnämnden, barn- och ungdomsnämnden, utbildningsnämnden och fritidsnämnden.

z.4Metod.

Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och

intervjuer

med verk- samhetsföreträdare.

Intervjuer

har genomförts med följande personer:

- Tillförordnad

förvaltningschef socialförvaltningen

-

Barn- och ungdomsenhetens chef, socialförvaltningen

- Tillförordnad förvaltningschefbarn-

och ungdomsförvaltningen

-

Föreståndare

för

Resurscentrum

- Förvaltningscheffritidsförvaltningen

-

Ungdomsenhetens chef,

fritidsförvaltningen

-

Socialnämndensordförande

-

Barn- och ungdomsnämndens ordförande

PwC

5av14

(21)

S Utg&ngspunkter

g. I B ø:rnkonu entíorteÍt

Grundprinciperna

i

konventionen om barns rättigheter återfinns

i artiklarna 2,3,6

och

rz.

Artikel

z i konventionen om barns rättigheter handlar om att inga barn ska diskrimineras.

Artikel

3

i

konventionen om barns rättigheter handlar om att

alltid

sätta barnets bästa i fokus.

Artikel

6 i konventionen om barns rättigheter handlar om att åtgärder vidtas som säkrar rätten

till

fiisisk, psykisk, andlig, moralisk, psykologisk och social utveckling.

Artikel rz

i konventionen om barns rättigheter handlar om barn och ungas

rätt till

delaktighet.

Prop. zoog f

ro,zgz

Strategi

för

att stärka barnets rättigheter

i

Sverige'innehåller ett antal

principer

som ska vara utgångspunkt för väl kommunernas som andra of- fentliga aktörers arbete med att säkerställa barns rättigheter

i

Sverige. Propositio- nen antogs av riksdagen

i

december 2o1o.

I

strategin lyfts bland annat samarbete mellan skola, socialtjänst och andra aktörer fram som en förutsättning

för

att skyd- da barn som far

illa

eller diskrimineras. Vidare

lyfter

strategin också fram att det

i

en kommun bör finnas kunskap och arbetssätt för att inhämta barns åsikter i frågor som

rör

dem.

I

samtliga beslut som rör barn bör det därmed framgå hur barnets åsikter har inhämtats.

Vikt

läggs även

vid

att kommuner bör

inrätta

system

för att

kunna följa hur barns bästa förverkligas

i

det kommunala arbetet. Barnplaner, barnbilagor

till

budgeten och barnkonsekvens-analyser kan vara instrument

för

sådan

uppföljning.

Kommunerna ansvar också

för

att såväl beslutsfattare som be-

rörd

personal har en gedigen kunskap om barns rättigheter samt fortlöpande

får

kompetensutveckling för att bibehålla och utveckla denna kunskap.

r Ersätter rg97l98:r8z

Strategiþr attþruerkliga

FN:s konuentíon ombarnets rättigheter i Suerige

a

a

o

o

PwC

6av14

(22)

4 Grørnskníngsresultø:t

4.t BarntkonuentíoÍteÍt och dess íntentíoner í

stUT- oehmô,ldokurnent

I

detta avsnitt belyses huruvida hänsyn har tagits

till

barnkonventionen och

barn-

konventionens intentioner

vid

framtagande av styr- och måldokument.

Fram

till

år

zoro

uttrycl,rtes kommunens samlade syn på barn- och ungdomsfrågor

i

det kommungemensamma barn- och ungdomspolitiska programmet. Programmet hade ett

tydligt

barnrättsperspektiv och utgick från barnkonventionen och barnets bästa. Programmet

innehöll

såväl

inriktningsmål

samt uppdrag

till

nämnder

inom

ett antal prioriterade områden

kring

kommunens verksamhet gentemot barn och unga. Från och med

zorr

beslutades att programmet inte skulle revideras och

att

målen inom detta områdes ska ingå

i

de ordinarie styrdokumenten.

Utifrån

denna bakgrund har en granskning genomförts

avbefintliga

styr- och måldokument.

4.1.1 Kommunplanen

Kommunens övergripande styr- och måldokument utgjordes under granskningspe- rioden av Kommunplanen

för zotz-zot4.Defyra

strategiska målområden som an- ges i planen är:

o

Kund/invånare

. Tillväxt

och utveckling

.

God ekonomisk hushållning

.

Energi och

miljö

Inom

dessa områden

finns

sammanlagt 16 kommungemensamma mål. Det kom- mungemensamma målet om ett tryggare Vallentuna anges

i

intervjuerna som det mål med störst bäring på barn och ungdomar i kommunen.

Ett

speciellt arbete inom vad som kallas

just

Tryggare Vallentuna har

initierats

i kommunen. Tryggare Vallentuna är ett nätverk där de i kommunen som arbetar med barn- och ungdoms- frågor samordnar sina resurser. Syftet med Tryggare Vallentuna uppges vara

att

permanenta det arbete

kring

det barn- och ungdomspolitiska programmet som

tidi-

gare gjorts i kommunen. Arbetet diskuteras vidare nedan.

Målen inom de öwiga områdena god ekonomiskhushållning, energi och

miljö

och

tillväxt

och utveckling, saknar

uttrycklig

relevans för arbetet med barn och unga

i

kommunen.

Därutöver formuleras nämndspecifika mål av nämnderna, med grund

i

de kom- mungemensamma målen. De nämndspecifika målen redogörs för i verksamhets- planerna

för

respektive nämnd.

PwC

7av14

(23)

4.1.2 Verksamhetsplanerncl

I

socialnämndens verksamhetsplan

för zotz-zor4

utgör följande två mål de som närmast kan hänföras

till

barnens särställning och barnkonventionens intentioner, mål 6: "socialnämnden ska genom insatser av förebyggande natur bidra

till

att/.../stärka

barns och ungdomars egen förmåga"; samt mål 8: "socialnämnden ska genom samverkan med andra nämnder

bidra till

att skapa trygghet i Vallentuna".

I

Socialnämndens verksamhetsplan omnämns också att samarbetet med skolan kan utvecklas ytterligare när det gäller förebyggande verksamhet/öppenvård för

barn

och ungdomar. Speciellt

rör

detta de ungdomar 16-18 år som är i behov av insatser utöver etablerade g¡rmnasieprogram.

Socialnämndens

tidigare verksamhetsplan

för zoro-zorz

berör

medbäring

pä arbetet med barn och ungdomar målet om att bli beviljad ordinarie licens

för

BBIC,

vilket

är ett metodval med

tydligt

fokus på barn och ungdomars behov

i

centrum.

Socialnämnden har nu beviljats ordinarie licens.

Utbildningsnämndens

verksamhetsplan 2oL2-2or4 innehåller ett antal nämnd- specifika mål med

indikatorer

kring brukarnöjdhet (elevnöjdhet). Bland annat be- aktas andel elever som känner sig trygga på sin skola, respektive anser att de

stimu-

leras

till

utveckling och lärande, samt ett antal resultatmål för betyg, högskolebehö- righet. Det finns dock inga uttryckliga referenser

till

barnkonventionen eller barnets särställning i verksamhetsplanen.

Barn- och ungdomsnämndens

verksamhetsplan

2or2-2ot4

innehåller också mål med

indikatorer kring

elevnöjdhet, lärandemiljö, utveckling och trygghet.

I

verksamhetsplanen omnämns i första hand lagar som styrande

för

nämndens verk- samhet och måI.

Vid

intervjun

med barn- och ungdomsförvaltningen (som svarar

till

både

utbild-

ningsnämnden och barn- och ungdomsnämnden) påpekas att barns rättigheter och barns bästa är en

naturlig

utgångspunkt i verksamheterna vars huvudsaHiga mål- grupp är barn och unga. Vidare har hänsyn

till

barnkonventionens intentioner tagits

i

de lagar och

förordningar

som styr kommunens arbete, varpå det ytterligare

blir

en

naturlig

del i verksamheternas

ramverk.

Exempelvis nämns skollagen som har en

tydlig

utgångspunkt i barnkonventionen.

Fritidsnämndens

verksamhetsplan 2or2-2or4 innehåller inga mål direkt hänför- liga

till

barnkonventionen. Det mål som starkast l¡-fter fram barn och ungdomar är mål

nr

4: "Fritidsnämndens samtliga verksamheter samarbetar med öwiga berörda nämnder samt berörda myndigheter och organisationer för ungdomsgruppen 7-2o år".

4.1.5 Ourígø sfurdokument och utbildningor

Det saknas barnplaner, barnchecklistor och

dylikt

i kommunen och det finns ingen barnbilaga

till

budget. Det säkerställs inte heller i kommunen att verksamhetsföre-

PwC

8av14

(24)

trädare och personal utbildas i barnkonventionen och dess intentioner. Verksam- hetsföreträdare beskriver att

utbildningar

sker

kring tolkning

och

tillämpning

av de aktuella lagarna som styr deras verksamhet och där barnkonventionen ligger

till

grund, exempelvis skollagen. Ingen verksamhetsföreträdare anger dock att de

fått utbildning kringbarnkonventionen

och dess

intentioner.

Det tydliggörs

i

den nya propositionen att kommunen har ett ansvar att utbilda verksamhetsföreträdare och tjänstemän inom området.

4.r.g.r Kommentarerochbedömningar:

Enligt vår uppfattning saknar styrdokumenten tydlig bäring barnkonventionen och dess

intentioner.

Det tidigare barn- och ungdomspolitiska programmet har

inte

lämnat avtryck

i

styrdokumenten. De nämndspecifika mål som

rör

de nämnder som är ansvariga för barn och ungdomar

i

kommunen har ett

naturligt

fokus på detta arbete, men även där saknas tydliga referenser

till

barnets särställning. Målen skul- le enligt vår

uppfattning

kunna utvecklas

för

att tydliggöra och lyfta fram såväl barnkonventionens

intentioner

som de tidigare

inriktningsmålen

och uppdragen från det barn- och ungdomspolitiska programmet.

De exempet på

målindikatorer kring

elevernas utveckling och lärande, elevnöjdhet, trygghet etc., samt fritidsnämndens samverkansmål är de närmaste som finns.

Vi uppfattar således att nämnderna inte har lyckats säkerställa att de

intentioner

som tidigare uttryckets

i

det barn- och ungdomspolitiska programmet har överförts

till

kommunplanen och nämndernas verksamhetsplaner.

Utifrån

de mål som

i

Prop. zoog f

to.zgz

Strategi

för

att stärka barnets rättigheter

i

Sverige kan anses ha bäring på kommuner så saknar

vi

också uttalade mål

kring utbildning

i barns rättigheter för verksamhetsföreträdare.

Vi

saknar också mål

kring hur/att

barns och ungas åsikter ska inhämtas vid beslut som rör barn.

Vår bedömning är således nämnderna inte har tagit hänsyn

till

barnkonventionen och dess

intentioner

gällande styr- och måldokument.

4.2 Nätnnder oeh stgrelser orrbetør enlígtlull-

mäktíges dírektíu oc|r-lø.&ls¿ittníngølr rúir det

g äller lr&g or sorn rör bølnt och un'g doÍnclr

Som ovan nämnts fanns tidigare ett barn- och ungdomspolitiskt program som

tyd-

liggjorde att frågor som rör barn och ungdomar ska komma i främsta rummet samt vara vägledande

för

samtliga nämnder och

förvaltningar. I april eorr

beslutade kommunfullmäktige att programmet inte skulle revideras.

I

den uppföljning som då gjordes föreslogs istället att målen inom detta område

framöverbör

ingå i den över- gripande kommunplanen samt i nämndernas respektive verksamhetsplaner. Som ovan nämnts har

vi uppfattat

att verksamhetsplanerna och kommunplanen är be- gränsade

i

sina mål och

direktiv

kring arbetet med barn och ungdomar.

Vi uppfattar

PwC

9av14

(25)

inte heller att kommunplanen tydliggör hur kommunen ser på arbetet med barn och unga.

I

och med denna

brist

tydliga

direktiv

har nämnder och förvaltningar stort an- svar att utveckla

sitt

eget arbete kring barn och unga.

4.2.L.L Kommentarerochbedömningar:

Trots att

vi

tidigare noterat att det barn- och ungdomspolitiska programmet inte har

införlivats i

de gällande styrdokumenten är vår

bild

att programmets

intention

lever kvar

i

organisationens arbete i frågor som rör barn och unga. Det uppfattas vara

ett

verksamhetsbaserat resultat, och inte ett resultat av en

tydlig politisk

styrning.

Vi uppfattar

att det saknas målsättningar och

direktiv

på kommunövergripande nivå gällande frågor som rör barn och unga efter att det barn- och ungdomspolitiska programmet har avslutats. Därmed ser

vi

risker för att det befintliga arbetet med barn och unga, som inte fastställts via

direktiv,

riskerar att nedprioriteras eller

för-

svinna vid förändringar

i

organisationen.

Utifrån

denna

brist

direktiv

från fullmäktige är därmed svårt att bedöma

förvalt-

ningarnas och nämndernas arbete

i

enlighet med dessa.

Vi

anser dock att

kommun-

styrelsen bör ta

initiativet

över kommunens arbete med barn och unga.

4. g l(otntntntens org ørnrísø:tíon är ändørtnô,Isenlíg t

ulfortnød.

4.5.1 Organisatíon och samarbete mellan nömnder ochfor- ualtningar

Granskningen omfattar

ffra

nämnder och tre

förvaltningar

som tillsammans anses ha det sammantagna ansvaret för barn och unga i kommunen. Det är

viktigt

att des- sa nämnder säkerställer ett helhetsansvar för barnet

i

syfte att motverka att

barn

faller mellan stolarna.

Förvaltningarna ger i intervjuerna uttryck för att de överlag har en god samverkan.

Samverkan sker bland annat inom Tryggare Vallentuna (vilket behandlas

utförliga-

re nedan) men även

i

andra former,

till

stor del

i

och via skolan. Det finns även

ett

speciellt projekt

för

samverkan mellan socialförvaltningen och barn- och ungdoms- förvaltningen

i

syfte att ta ett helhetsansvar

för

de ungdomar som inte deltar

i

skol- verksamhet, kallade "hemmasittare".

Inom barn- och ungdomsförvaltningen ansvarar Resurscentrum för arbetet med elever i behov av särskilt stöd. Resurscentrum organiserar specialverksamheter så- som språkklass, förberedelseHass och särskola, och finns

till för

de

tillfiillen

då stö- det på skolan inom den ordinarie skolenheten inte räcker

till.

Resurscentrum an- svarar också

för

elevhälsan

i

kommunen. Resurscentrum ska via elevhälsa och tilläggsbelopp arbeta

för

att ingen rektor lämnar

ifrån

sig elever utan se

till

att samt- liga elever i behov av stöd får det stöd de har

rätt till.

Socialförvaltningens samarbe- te med skolan sker bland annat via en socialsekreterare kopplad

till

varje skola. Det-

PwC

10 av 14

(26)

ta är

tänkt

att underlätta kontakten mellan skola och socialtjänst samt bidra

till

ökat samråd kring barn och ungdomar. Ett förebyggande arbete mellan

fritidsförvalt-

ning, barn- och ungdomsförvaltning och socialförvaltning sker via regelbundna mö- ten mellan skolan, socialsekreterare och fáltassistenter. Även en polis knuten

till

skolan deltar

i

dessa. Dessa möten behandlar tendenser på gruppnivå

ur

ett

barn-

och ungdomsperspektiv.

Under intervjuerna framkommer att samarbete på nämndnivå sker

i

sakfrågor, där specifika frågor kan

Mtas

i flera nämnder. Det sker inget arbete kring barn och unga av generell och övergripande natur mellan nämnderna idag. Nämnd- ordförandena uppger att denna samarbetsform är

fullt tillräcklig

idag.

PwC har även

tagit

del av interna samverkansrutiner mellan barn- och familjeenhe- ten

inom

socialförvaltningen och motparter i kommunen. Rutinerna avser samver- kan mellan barn- och familjeenheten och enheten

för

äldre och funktionsnedsatta, vuxenenhetens myndighetsavdelning, Vallentuna gymnasium (likande

rutiner

finns

för

grundskolan inklusive

friskolor)

samt

rutiner för

samarbete och arbetsflöde mel- lan barn- och familjeenheten och öppenvården.

4.5.2 Tryg gare Vallentuna.

Tryggare Vallentuna är ett

forum

och nätverk där de i kommunen som arbetar med

barn-

och ungdomsfrågor samordnar sina resurser. En speciell samordnare är an- svarig

för

detta arbete i kommunen. Samverkan inom nätverket sker främst i

form

av dessa tre former:

Stwgrupp (kommundirektören, kommunstyrelsens ordförande,

förvalt-

ningschef på barn- och ungdomsförvaltningen, socialförvaltningen och

fri-

tidsförvaltningen, samordnare för Tryggare Vallentuna, närpolischef samt samordnare säkerhetsfrågor)

a

Samordningsgrupp (enhetschef, verksamhetschef m.fl .)

Utökad samordningsgrupp (representanter från skolornas elevhälsovård, socialtjänstens barn- och ungdomsgrupp samt öppenvård, f,áltgruppen, när- polisens ungdomsutredare, svenska

þrkans

ungdomsverksamhet)

En handlingsplan

för

arbetet utarbetas

i

huvudsak av samordnaren och antas sedan

i

styrgruppen. Samhällsbyggnadsförvaltningen och

kulturförvaltningen

deltar inte

i

sþ'rgruppen och har således ingen påverkansmöjlighet. Handlingsplanen antas där- efter endast i

fritidsnämnden

som ansvar

för

arbetet inom Tryggare Vallentuna.

Utgångspunkten

i

arbetet med Tryggare Vallentuna anges vara att skapa ett hel- hetsgrepp kring kommunens barn och unga, "vi jobbar med samma barn". Arbetet

rör

bland annat att förebyggande arbete mot alkohol, narkotika, doping och tobak, samt nattvandringar för att

sþdda

barn mot våld. Under det senaste året har

natt-

vandringsbidrag instiftats och getts

till

föreningar som bistår med nattvandrare.

a

a

PwC

11 av 14

(27)

Samordningstjänsten har under en

tid varit

vakant. En ny samordnare

tillträdde i

mars 2013. Fritidsförvaltningens chef uppger att verksamheten har

fortgått

även under vakansen, men att det har inverkat negativt på utvecklings- och

uppföljnings-

arbetet i viss mån.

4.5.5 Samuerkansgrapper med exterrla aktörer

Nämnderna och förvaltningarna samarbetar även med landsting och polis. Ovan har polisens närvaro

i

samverkansmöten diskuterats.

I

Familjens hus samverkar barn- och ungdomsförvaltningen med socialförvaltning och barnavårdscentralen (BVC).

Dit

kan förskolebarn och

familjer

för

att få stöd via

till

exempel

föräldra- utbildningar.

Samverkan mellan kommunen och landstinget gällande elever i behov av särskilt stöd regleras via ett speciellt avtal (BUS).

Samarbete mellan

fritidsförvaltning

och regionens gemensamma socialjour uppges vara aktuellt att utöka genom att engagera socialjouren i fáltassistenternas arbete.

4.5.4 Somuerkansþrmer for born och ungdomars delaktighet och inflytande

På skolorna är det huvudsakliga verktygen

för elevinfl¡ande

elewåden.

Vi uppfattar

att arbetet med elewåd ser något annorlunda ut mellan skolorna avseende frekvens och

kontinuitet.

Utöver elevråden finns även så kallade samråd. Dessa

inkluderar

elever,

föräldrar

och

politiker

och de träffas ett par gånger per

termin.

Kommunen har inte tidigare arbetat

strukturerat

och aktivt med barn- och ung-

domsinfl¡ande.

grund indikationerna att ungdomar i kommunen upplevde att de inte lyssnades

till, vilket

manifesterades

i

Lupp

zorr,

har ett ungdomsråd ny- ligen

instiftats

i kommunen. Ungdomsrådet vänder sig

till

ungdomar mellan

rz

och 16 år och drivs av

fritidsförvaltningen

på uppdrag av fritidsnämnden. Rådet består av representanter från elewåden men ska i huvudsak behandla frågor som rör

barn

och unga utanför skolan

(till

skillnad

från

elewåden). Ungdomsrådet är dock så pass

nytt

att det inte är

Hargjort

vilka frågor som ska diskuteras samt

hur

dessa ska tas om hand och följas upp i kommunen. Det uppges finnas planer på att inkludera även andra representativa ungdomsgrupper utöver elewåden,

till

exempel i

form

av gårdsråd på fritidsgårdarna, längre fram. Även andra förvaltningar ska kunna med- verka

i

ungdomsrådet framöver.

4.5.4.L Kommentarerochbedömningar:

Vi bedömer att det finns tydliga samarbetsformer både inom och mellan

förvalt-

ningar

i

de flesta fall.

Vi

uppfattar att samarbetet med skolan som

naturlig

mötes- plats fungerar bra både gentemot socialförvaltning och gentemot

fritidsförvaltning.

Tryggare Vallentuna

bidrar till

att stärka samarbetet mellan

förvaltningar

samt mel- lan olika nivåer

i

organisationen,

likväl

som gentemot externa aktörer. Vi bedömer dock att det fìnns skäl

till

att involvera även de förvaltningar som idag inte finns representerade i Tryggare Vallentuna

i

arbetet.

Vi

ser också att det finns skäl att se

PwC

12 av 14

(28)

över om handìingsplanen för Tryggare Vallentuna ska behandlas i

fler

nämnder än

fritidsnämnden

då många frågor är kommunövergripande.

Vi

ser positivt på att ett ungdomsråd är under utvecHing i kommunen.

Vi

anser det dock finnas skäl att involvera även andra nämnder

i

arbetet med ungdomsrådet.

Trots att nämndordförandena anser att samarbetet mellan nämnderna som det ser ut idag är

fullt tillräckligt

anser

vi

att det finns skäl att formalisera samverkan och på så sätt tydliggöra det kommungemensamma ansvaret för barn och unga.

I

och med de olika samverkansformerna mellan de berörda förvaltningarna bedöms ändå risken

för

att barn och ungdomar faller mellan stolarna vara relatir,t liten.

Vi bedömer att organisationen

i

allt väsentligt är ändamålsenligt utformad.

Vi

anser dock att synen på barn och ungdomsfrågor

börvara tydliggiord

på alla

politiska

nivåer. Det finns i Vallentuna goda förutsättningar

för

detta

utifrån

verksamheter- nas nuvarande arbetsformer.

4. 4 Fortnerno frr urppîolrníng och utu ärderíng au lupplrrôiddaresultø:t oeh effekter är ändølnflls.- enlígt utforrnø;de

De nämndspecifika målen följs upp enligt de

indikatorer

och mätmetoder som an- ges i verksamhetsplanerna, främst enkäter och utvärderingar. Dessa mål har som ovan nämnts endast begränsad

ankn¡ning till

barnkonventionen och dess

intentio-

ner.

Tryggare Vallentuna gjorde under hösten 2011 en

uppföljning

av den lokala ung- domspolitiken (Lupp) i vilken ungdomar i kommunen tillfrågades om sin

livssitua- tion

och vad som är

viktigt för

dem.

zor4

görs en ny

Lupp-uppföljning.

PwC har också

tagit

del av en tidigare kvalitetsredovisning barn- och ungdoms- förvaltningen, i

vilken

en utvärdering och

uppföljning

av arbetet presenteras.

I

den- na redovisning tillfrågas elever i kommunen om sin

uppfattning

avseende möjlighe- terna att påverka/planera

sitt

skolarbete samt om

sitt infl¡ande/huruvida

lärare och skolledning lyssnar på dem.

4.4.r.r Kommentarerochbedömningar:

Vår bedömning är att uppföljningen och utvärderingen av arbetet med barn och unga

i

dagsläget är begränsat och rekommenderar därmed nämnderna att se över

rutinerna

för

uppföljning.

PwC

13 av 14

(29)

Samir Søndberg Projektledare

CarínHultgren

Uppdragsledare

PwC

14 av 14

(30)

VALLENTUNA KOMMUN REVISION EN

VALLENTUNA KOMMUN Kommunstyrelsen KLK

20t{ -0t- I

7 MISSIV

2013-12-18 Dnr:

KOMMUNSTYRELSEN

Granskning av ¡nköp och upphandling

PwC har på uppdrag av oss förtroendevalda revisorer granskat om kommunens upphandlingsverksamhet är ändamålsenli g utifrån verksamhetens behov samt om kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet är ändamålsenligt orga- niserad. Med ändamålsenligt organiserad menas att organisationsstrukturen underlättar och bidrar

till

verksamheternas användning av ramavtal samt att löpande

uppföljning

görs

för

atttäckaverksamheternas behov. Vårt val av granskningsinsats utgår från den väsentlighets- och riskanalys som genomför- des

inftir

revisionsåret 2013.

Vi

delar de bedömningar som PwC gör

i

granskningsrapporten.

Vår

samlade bedömning är att kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet inte

i

alla delar är

fullt

ut ändamålsenligt organiserad utifrån verksamhetens behov.

Följande iakttagelser ligger

till

grund för bedömningen:

o

Det finns en upplevd otydlighet

i

ansvarsfürdelningen mellan upphand- lingsenheten och verksamheterna.

o

Det saknas ett fullständigt avtalsregister.

o

Det görs ingen systematisk uppföljning av hur mycket som köps från

olika

leverantörer.

o

Det saknas regler kring vem som får göra inköp.

o

Det är tveksamt om samtliga medarbetare àr

tillräckligt

informerade och utbildade

ftir

att göra inköp.

o

Ramavtalsregistret på kommunens intranät hanteras inte ändamålsen-

ligt.

o

Registeranalysen visar att kommunen har gjort avsteg från LOU.

Utifrån

granskningen lämnar

vi

ett antal rekommendationer som framgår av bifo gad granskningsrapport.

REVISION EN

TUNA TORG 1 . 186 86 VALLENTUNA

TFN 08-587 850 00 ' FAX 08-587 850 88 KOMM UN@VALLENTU NA. SE

Vallentuna kommun

WWWiVALLENTUNA. SE

(31)

VALLENTUNA KOMMUN REVISIONEN

MISSIV 2013-12-18

KOMMUNSTYRELSEN

Revisoremautgär från att Kommunstyrelsen vidtar relevanta åtgärder som

följd

av granskningen och sedan redovisar dessa

till

Kommunfullmäktige en-

ligt rutin

1.2.39.

För revisorerna Staffan

W* Modig

Ordförande

Distribution av granskningsrapport - Granskning av inköp och upphandling

Kommunstyrelsen

Kommunfu llmäktige s pre sidium Kommundirektören

Chefsekonomen

REVISION EN

TUNA TORG 1 ' 186 86 VALLENTUNA

TFN 08-587 850 00 . FAX 08-587 850 88 KOMMUN@VALLENTUNA.SE

Vallentuna kommun

WWW.VALLENTU NA. SE

(32)

www.pwc.se

Revisionsrapport

SofiaNylund t8 december zotg

Grcnslcníng su ínköp och

hc:ndlíng

Vallentuna kommun

pwe

(33)

2o13-12-18

SofiaNglund-

Granskning av inköp och upphandling

Cc:rínllultgren

Projektledare

December 201 3 Vallentuna kommun PwC

Uppdragsledare

(34)

Granskning av inköp och upphandling

Inneh&llsforteckning

Samrnanfattande bedömning och rekomrnendationer

1

Inledning ...3

Bakgrund Jo

Revisionsfråga, revisionskriterier och

kontrollmåI.

3 Revisionsmetod...

1.

qt

2.1.

9D

é.()!

2.4.

J.O

3.1.

3.2.

.)..).

3.4.

3.5.

9.6.

3.7.

4.

4.7.

4.2.

4.3.

b.

5.1.

5.2.

5.3.

6.

6.t.

6.2.

7.

7.t.

F7D

8.

B.r.r.

8.r.2.

B.r.g.

8.r.4.

B.r.s.

8.r.6.

Avgränsning...

Granskning

av

interna och externa regelverk ...5

Externa regelverk

4 4

5

Upphandlingspolicy

...6

Inköp-

och upphandlingsguide

- UPMOS

...6

Anvisningar

- Inköp

7

Avtalsrutin

7

Riktlinjer för

avtalshantering .... 7

Bedömning 7

Upphandlingsorganisationen ... I

Upphandlingsenheten

...8

8

Avtalshantering ... 8

Inköpsorganisationen... ...

9

Boka, beställa, köpa 9

Genomgång av

aüal

intranätet...

10

Bedömning

Enkätundersökning ...12

Sammanfattning av enkäten.

t2

Bedömning 13

Granskningsresultat

-

inköp iVallentuna 2012... ...1'4

Kommunens totala

inköp

... 10

L4

Bedömning

Granskningsresultat

-

avtalstrohet

L4 15

WS-arbeten t6

Ventilationsarbeten t6

December 2013 Vallentuna kommun PwC

(35)

8.t.7.

Böcker,tidningar,facHitteratur(utbildning)

Granskning av inköp och upphandling

77

B.z.

Bedömning 18

Bilaga r. Enkätundersökningen... ...19

December 2013 Vallentuna kommun PwC

(36)

t. Sanntnornfo;tto;nde bedörnning och rekornrnendø:tíoner

På uppdrag avVallentuna kommuns revisorer har PwC kommunövergripande granskat verksamheternas

tillämpning

av ramavtal. Den revisionsfråga som ska besvaras med anledning av granskningen är:

lir

kommunens upphandlíng su erks amhet öndamåls enlíg utifr ån u erks amhetens

b ehou s amt

är

kommunens upphondling s - o ch ínköp su erks amhet ändamåIs enlig

t

organíserad?

Med ändamålsenligt organiserad menas att organisationsstrukturen underlättar och

bidrar till

verksamheternas användning av ramavtal samt att löpande

uppföljning

sker

för

att täcka verksamheternas behov av ramavtal.

Vår sammanfattande bedömning är att kommunens upphandlings- och inköpsverk- samhet inte

i

alla delar är

fullt

ut ändamålsenligt organiserad

utifrån

verksamhet- ens behov. Bedömningen grundar sig på att det

i

upphandlingsprocessen finns en upplevd otydlighet

i

ansvarsfördelningen mellan upphandlingsenheten och verk- samheterna, att det saknas ett

fullständigt

avtalsregister och att det inte görs någon systematisk

uppföljning

av

hur

mycket som köps från olika leverantörer.

Bedömningen grundar sig vidare på att det saknas regler kring vem som får göra inköp och att det

utifrån

den beskrivning

vi erhållit

under granskningen, samt

uti-

från svaren från enkätundersökningen, är svårt att se att samtliga medarbetare är

tillräckligt

informerade och utbitdade

för

att göra inköp.

Därtill

hanteras ramavtals- registret på kommunens

intranät

inte ändamålsenligt'

Eftersom kommunen saknar ett

fullständigt

avtalsregister har det inte på ett enkelt sätt gått att stämma av vilka leverantörer som är upphandlade. Utfallet av register- analysen

indikerar

att kommunen gör många småinköp. Vidare visar registerana- lysen att ar,talstroheten

för

ett

flertal

granskade konton är ca 85 procent. Det

finns

dock wå kostnadskonton där avtalstroheten endast är 65 procent. Registeranalysen visar även på exempel där kommunen har

gjort

avsteg från LOU.

I

granskningen har

vi

även noterat att kontering av inköp inte

alltid

sker på ett

till-

fredställande sätt,

vilket

minskar möjligheten att genomföra god uppföljning av inköp på olika kostnadskonton.

Utifrån

ovanstående rekommenderar

vi

kommunstyrelsen att:

Säkerställa

att

LOU föìjs när det gäller direktupphandlingar

a

December 201 3 Vallentuna kommun PwC

a Säkerställa att alla

rutiner

är uppdaterade

Tydliggöra ansvaret mellan upphandlingsenheten och verksamheterna

i

upphandlingsprocessen

I

av25

(37)

a

a

Tydliggöra vem som får göra

inköp

Säkerställa att avtalsregistret är

fullständigt,

uppdaterat och innehåller den

information

som en inköpare behöver

Införa

systematiska

kontroller för

att säkerhetsställa avtalstrohet gentemot ramav[al

Genomföra en översyn avseende vilka typer av mindre inköp som sker och möjligheten att minska dessa

Säkerställa att konteringsanvisningar kommuniceras

i

alla verksamheter

för

att säkerställa en

likartad

och

riktig kontering

a

a

a

December 2013 Vallentuna kommun PwC

2av25

References

Related documents

1) Kommunikation - och marknadsavdelningen har brutit ner fullmäktiges mål i kommunplanen i sin genomförandeplan 2014 som innebär tydliggörande av strategier och aktiviteter

Arbetsutskottet föreslår att nämnden ställer sig positiv till överenskommelsen om verksamhetsförlagda inslag i internationella studenters studiegångar samt

Barn- och ungdomsnämnden ansvarar för förskoleverksamhet, förskoleklass, grundskola och särskola, fritidshem, öppen förskola och ungdomsmottagning. Utbildningsnämnden ansvarar

Handikappfrågor i kommunplanen och nämndernas verksamhetsplaner…………3 Motion (s) Bussförbindelser i Vallentuna ………..4 Brandskyddet för äldre och handikappade i

Ersättningen till extern anordnare av förskoleklass, grundskola och fritidshem (friskolor och annan kommun) budgeteras hos stabschefen. Ersättningen till extern anordnare

I sammanfattning vill motionären att det ska införas krav om MRSA-fritt kött i kravspecifikationen vid upphandling inom Falkenbergs kommun..

Motionen föreslår även att Uppsala kommun i samarbete med landstinget ska upprätta en handlingsplan mot hedersrelaterat våld och förtryck för Uppsala.. Ett

Kommunfullmäktige befriar tillfälligt under 2020 funktionsstödsnämnden, hälsa-, vård- och omsorgsnämnden samt arbetsmarknads- och socialnämnden från ansvar för det