LEDNINGSPLAN
Vid kriser och extraordinära händelser
Kommunledningsförvaltningen Oktober 2017 Antagen av kommunfullmäktige 2017-11-23 reviderad 2020-12-18
Innehåll
INLEDNING ... 3
KRISHANTERINGENS GRUNDPRINCIPER ... 3
REVIDERING ... 3
ORGANISATION VID KRISER ... 4
KRISHANTERING I TRE LÄGEN ... 4
Störning ... 4
Allvarlig händelse ... 4
Extraordinär händelse ... 4
KRISLEDNING – ANPASSNING AV ORDINARIE LEDNING ... 5
Verksamhetens krisledningsgrupp ... 5
Kommunens centrala krisledningsgrupp... 5
Krisledningsstab ... 5
Krisledningsnämnd ... 6
UPPGIFTER FÖR KRISLEDNINGSGRUPPEN ... 6
Information ... 6
Service ... 6
Tekniskt ledningsstöd ... 7
Analys och samverkan... 7
CENTRAL STÖDFUNKTION... 7
POSOM(KRISSTÖD) ... 7
KRISSAMVERKAN BLEKINGE (K-SAM) ... 8
LARMRUTINER ... 9
INKALLELSE ... 9
TJÄNSTEPERSON I BEREDSKAP,TIB ... 9
LOKALER OCH UTRUSTNING ... 10
UTBILDNING OCH ÖVNING ... 11
AVSLUT ... 13
AVVECKLING ... 13
AVLASTNINGSSAMTAL ... 13
ERFARENHETSGENOMGÅNG ... 13
BILAGOR ... 14
Inledning
Varje kommun ska enligt lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap upprätta en plan för hantering av extraordinära händelser. Med en extraordinär händelse avses en situation som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller landsting.
Ledningsplanen behandlar endast hantering av kriser i fredstid. Regeringen kan besluta om höjd beredskap om Sverige är i krigsfara enligt lagen (1996:1470) om totalförsvar och höjd beredskap. Vid höjd beredskap ska planen kompletteras med nödvändiga åtgärder.
Planen beskriver övergripande hur Karlskrona kommuns krisledningsarbete fungerar vid kriser och extraordinära händelser och utgör ramarna för organisationens samlade
krisberedskap. Som komplement finns kommunövergripande beredskapsplaner för specifika händelser som till exempel oljeskydd och pandemi. Det finns också verksamhetsspecifika beredskapsplaner som bidrar till att säkerställa att kommunen under alla omständigheter kan upprätthålla en acceptabel servicenivå.
Krishanteringens grundprinciper
Det svenska krishanteringssystemet har tre grundprinciper som styr krisberedskapen och hanteringen av kriser och extraordinära händelser. Principerna styr även krishanteringen inom Karlskrona kommun.
o Ansvarsprincipen innebär att den som har ansvar för en verksamhet under normala förhållanden också har det under krissituationer.
o Likhetsprincipen innebär att verksamhetens organisation och lokalisering under normala förhållanden ska fungera på liknande sätt under krissituationer.
o Närhetsprincipen innebär att en kris ska hanteras där den inträffar och av dem som är närmast berörda och ansvariga.
Revidering
Ledningsplanen skall revideras minst en gång per mandatperiod. Säkerhetschefen ansvarar för att revideringen genomförs.
Organisation vid kriser
Krishantering i tre lägen
Beroende på krisens art kan allvarlighetsgraden skifta från störning, allvarlig händelse till extraordinär händelse. Det konstaterade krisläget är avgörande för vilka funktioner i organisationen som ska aktiveras.
Störning
En händelse som innebär en störning i ordinarie verksamhet hanteras inom ramen för ordinarie verksamhet i berörd förvaltning eller bolag.
Allvarlig händelse
En allvarlig händelse är en situation som berör flera verksamheter och kan kräva centrala bedömningar och prioritering av insatser. En allvarlig händelse kräver stöd och samordning på central nivå men krisledningsnämnden behöver inte aktiveras.
Extraordinär händelse
En extraordinär händelse är en situation som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av kommunen. En extraordinär händelse kan inte hanteras inom ramen för den berörda förvaltningens krisledningsorganisation utan kräver central samordning och krisledningsnämnd.
STÖRNING
ALLVARLIG HÄNDELSE
EXTRAORDINÄR HÄNDELSE SANNOLIKHET
KONSEKVENS
Krisledning – anpassning av ordinarie ledning
Vid en kris kan den ordinarie ledningsorganisationen behöva anpassas och förstärkas för att öka krishanteringsförmågan. Beroende på typ av händelse och krav på åtgärder ska en anpassning av krisledningsorganisationen ske fortlöpande.
Verksamhetens krisledningsgrupp
Vid en kris ligger ledningsansvaret kvar hos den verksamhet som har ansvaret under normala förhållanden. Varje förvaltning och bolag ska ha en egen giltig och uppdaterad
krisledningsplan/beredskapsplan som är förenlig med denna ledningsplan för att kunna tillgodose effektiv krishantering.
Kommunens centrala krisledningsgrupp
Karlskrona kommuns centrala krisledningsgrupp som leds av kommundirektören aktiveras i de fall en kris inte kan hanteras på ett tillfredsställande sätt av den drabbade verksamheten.
Om fler än en förvaltning omfattas av krisen ska alltid kommunens centrala krisledningsgrupp aktiveras. Gruppen leder den kommunala verksamheten och värderar vilka resurser som ska avsättas, såväl ekonomiska som personella, för att hantera händelsen. Vid allvarliga och extraordinära händelser blir den centrala krisledningsgruppen en beredningsgrupp till kommunstyrelsens allmänna utskott/krisledningsnämnden.
Den centrala krisledningsgruppen består av kommundirektör, kommunikationschef, HR-chef, säkerhetschef, chef för drift- och serviceförvaltningen samt räddningschef.
Krisledningsgruppen utökas därefter med medlemmar beroende på händelsens art.
För varje funktion i den centrala krisledningsgruppen finns en ställföreträdande medlem utsedd.
Krisledningsstab
Vid en allvarlig eller extraordinär händelse ska en stabsorganisation aktiveras för att bistå ansvarig chef. Kommunen har särskilt utbildade stabschefer som med kort varsel kan gå in och organisera arbetet. Stabschefen avgör vilka funktioner i staben som behöver bemannas för att hantera den aktuella händelsen. Då staben aktiveras är dess medlemmar frikopplade från ordinarie arbetsuppgifter.
Bilaga 3. Stabsmetodik
STÖRNING ALLVARLIG HÄNDELSE EXTRAORDINÄR HÄNDELSE
ANSVARIG NÄMND KOMMUNSTYRELSEN AU KRISLEDNINGSNÄMND
KOMMUNENS CENTRALA KRISLEDNINGSGRUPP
VERKSAMHETENS KRISLEDNINGSGRUPP
CENTRAL STÖDFUNKTION
VERKSAMHET
Krisledningsnämnd
Alla kommuner skall ha en krisledningsnämnd för att fullgöra uppgifter under extraordinära händelser i fredstid. Krisledningsnämnden är en politiskt sammansatt grupp, som består av de personer som ingår i kommunstyrelsens allmänna utskott och deras ersättare. Vid
extraordinära händelser kan krisledningsnämnden besluta att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder.
Nämnden utgör den strategiska ledningen och beslutar i frågor av principiell och övergripande karaktär. Nämndens befogenheter styrs av lagen (2006:544) om extraordinära händelser samt reglementet för krisledningsnämnden som utgör styrdokument vid extraordinära händelser där lagens intention förtydligas.
Uppgifter för krisledningsgruppen
Gruppens storlek och sammansättning anpassas efter händelsens art och omfattning och kan delas in i fyra övergripande uppgifter: Information, service, analys och samverkan samt tekniskt ledningsstöd. Det är ansvarig chef som bemannar krisledningsgruppen och anpassar den efter händelsens behov av åtgärder.
Information
Behovet av information är mycket stort oavsett om det är en störning, allvarlig händelse eller extraordinär händelse. Kommunikationschefen leder informationsarbetet och stöttar berörd verksamhet eller kommunens centrala krisledningsgrupp. Arbetet drivs med utgångspunkt från kriskommunikationsplanen samt kommunikationsavdelningens ordinarie rutiner och planer.
Service
Uppgifter inom service innefattar allmänt administrativt stöd, dokumentation av händelsen, och försörjning av organisationen. I serviceuppdraget ingår också att göra ekonomiska underlag, inköp och beställningar.
Frågor som rör bemanning och uthållighet är centrala vid en allvarlig eller extraordinär händelse. En förvaltning som berörs av en händelse som pågår under lång tid kan också
INFORMATION SERVICE
ANALYS, SAMVERKAN TEKNISKT
LEDNINGSSTÖD
behöva särskilt stöd för ledningsfunktionerna. Ansvaret för att hantera dessa frågor ligger på HR-chefen.
Tekniskt ledningsstöd
Väl fungerade tekniskt ledningsstöd är en förutsättning för krishanteringsarbetet. Uppgifterna omfattar uppbyggnad och underhåll av ledningsstöd som telefoni, fax, datorer, e-post, GIS, Rakel och WIS.
Analys och samverkan
Att analysera händelsen och samverka med andra aktörer innebär även att skapa lägesbild, bearbeta information och upprätta handlingsplaner. Identifiera problemställningar, analysera den egna verksamhetens agerande och ha det långsiktiga perspektivet är ytterligare några uppgifter.
Central stödfunktion
För att underlätta och effektivisera krisledningsarbetet oavsett händelsens omfattning ska en centralt sammansatt stödfunktion kunna aktiveras. Stödets huvudsakliga uppgifter blir att hantera delar av service och tekniskt ledningsstöd och syftar till att avlasta berörd verksamhet samt bidra till en mer effektiv och uthållig krisledning. Genom att använda en stödfunktion blir bland annat dokumentationen enhetlig och uppföljningsarbetet underlättas.
Är det en händelse som enbart påverkar en verksamhet ska stödfunktionen bistå ansvarig chef.
Vid allvarlig eller extraordinär händelse kopplas stödfunktionen istället till kommundirektören och kommunens centrala krisledningsgrupp.
Stödfunktionen bemannas i första hand av medarbetare från kanslienheten. Säkerhetschefen är ansvarig för att personer i stödfunktionen får utbildning, övats samt har tillgång till skriftliga rutiner. Kanslichefen ansvarar för att på begäran utse personer till stödfunktionen.
POSOM (krisstöd)
Kommunen har en beredskap för psykosocialt omhändertagande vid stora olyckor och katastrofer (POSOM), det är socialchefen som har det övergripande ansvaret.
POSOM-organisationen består av en styrgrupp och en operativ grupp. I styrgruppen ingår förvaltningscheferna från social-, äldre-, funktionsstöds- och kunskapsförvaltningen samt en representant från räddningstjänsten. Den operativa gruppen består av stödpersoner från kommunens verksamheter.
POSOM:s primära uppdrag är att erbjuda psykosocialt stöd i det akuta skedet av en händelse.
Det kan till exempel ske genom avlastande samtal, hjälp att lösa praktiska problem eller hjälp att slussas vidare för fortsatt krisbearbetning.
Bilaga 4. Rutiner för Karlskrona kommuns POSOM
Krissamverkan Blekinge (K-sam)
I Blekinge har länsstyrelsen, kommunerna, räddningstjänsterna, landstinget, Polisen och Försvarsmakten en gemensam modell för att samordna insatserna vid en kris. Varje part ska därför ha en Inriktning och Samverkansfunktion (ISF) som representerar den egna
organisationen vid ledningssamverkan.
I Karlskrona kommun fungerar säkerhetschefen som ISF i ett första skede och funktionen kompletteras sedan med specialistkompetens beroende på händelsen.
Larmrutiner
Inkallelse
Kommundirektören säkerställer att kommunstyrelsens ordförande är informerad om
händelsen och kommunstyrelsens ordförande beslutar om händelsen bedöms som extraordinär och kräver att krisledningsnämnden ska träda i funktion. Kommundirektören eller
kommunstyrelsens ordförande beslutar om inkallelse av kommunens krisledningsgrupp och/eller krisledningsnämnd ska ske.
Inkallning sker via SOS Alarm.
Bilaga 5. Rutin för inkallning av krisledningsnämnd/krisledningsgrupp
Övriga kommunala verksamheter ansvarar för sina rutiner och vid inkallelse av den egna krisledningsorganisationen.
Inträffade händelser kan inledningsvis vara svåra att avgöra om de är att betrakta som extraordinära och om de kräver en full inkallelse. Huvudregeln bör vara att hellre aktivera organisationen en gång för mycket än en gång för lite. Om händelsen efteråt visar sig vara av mindre karaktär blir inkallelsen ändå en bra övning och erfarenhet.
Tjänsteperson i beredskap, TiB
Tjänsteperson i beredskap är en beredskapsfunktion då normala verksamheten inte är tillgänglig eller vid en, oavsett tidpunkt, akut uppkommen större allvarlig händelse eller extraordinär händelse som drabbar kommunerna och ska inte förväxlas med en annan jour eller beredskap, kundtjänst eller pressjour. Händelser av mindre allvarlig karaktär ska hanteras av den ordinarie linjeorganisationen.
TiB gör en första bedömning om händelsens omfattning och möjliga konsekvenser och avgör vem som skall informeras samt beroende på händelsens art vidta åtgärder enligt respektive kommuns rutiner/riktlinjer.
TiB- funktionen samordnas av Karlskrona och Ronneby kommun för att öka den enskilda kommunens tillgänglighet och krishanteringsförmåga, samt att kommunerna ska ha en god handlingsberedskap dygnet runt i syfte att minimera skadeverkan på kommunernas samtliga verksamheter, samt säkerställa att rätt åtgärder vidtas och att resurser mobiliseras.
Lokaler och utrustning
Vid kriser och extraordinära händelser finns särskilda lokaler förberedda för krisledningsorganisationen - Ellida, Enigheten och Freden.
Krisledningsnämnden
1. Kommunstyrelsens sessionssal
2. Affärsverken, Norra Smedjegatan (Reservkraft finns) Centrala krisledningsgruppen
1. Ellida (Ruthensparre)
2. Brandstationen (reservkraft finns)
Bilaga 6. Lokal för respektive förvaltnings krisledning
Utbildning och övning
Förtroendevalda och medarbetare inom Karlskrona kommuns krisledningsorganisation ska enligt lagen (2006:544) om extraordinära händelser kontinuerligt utbildas och övas för att klara de uppgifter som de ställs inför vid extraordinära händelser. Syftet med utbildning och övning i krishantering är att stärka organisationens förmåga att hantera kriser och extraordinära händelser och därmed säkerställa att kommunen under alla omständigheter upprätthåller en acceptabel kommunal servicenivå.
För att få kontinuitet och sammanhang i utbildnings- och övningsverksamheten behöver kunskap och förmåga hela tiden byggas upp. Genom att öka komplexiteten över tiden stärks
organisationens krishanteringsförmåga successivt. Denna uppbyggnadsperiod ska följa mandatperioden.
En verksamhets krav på innehåll och frekvens av utbildningar och övningar i krishantering varierar och måste anpassas till målgruppens ansvar och behov. Det finns flera fördelar med att samordna utbildningar och övningar både internt och med andra externa aktörer och ska göras i så stor utsträckning som möjligt.
Övning och utbildning av kommunens krisledningsorganisation sker också inom
Krissamverkan Blekinge där länsstyrelsen, kommunerna, räddningstjänsterna, landstinget, Polisen och Försvarsmakten ingår.
Ansvaret för utbildning och övning för kommunens centrala krisledningsgrupp och krisledningsnämnd har säkerhetschefen. Behovet av utbildningar och övningar för
kommunens övriga verksamheter ska initieras av verksamhetsansvarig och planeras i samråd med säkerhetschefen.
KUNSKAP OCH FÖRMÅGA SVÅRIGHETSGRAD
ÅR
Avslut
Efter den akuta krishanteringen behövs metoder för avveckling och erfarenhetsgenomgång för att verksamheten ska kunna återgå till det normala och säkerställa att viktiga erfarenheter tas tillvara.
Avveckling
Vid en extraordinär händelse inleds en avvecklings- och återställningsfas då
krisledningsnämnden eller kommunfullmäktige beslutar att en extraordinär händelse inte längre föreligger och behovet av krisledningsnämnd inte längre finns. Ordinarie ansvar och befogenheter återgår då till respektive nämnd och förvaltning.
När beslut om avslut och återgång till normal organisation har fattats ska följande beaktas:
o att avvecklingen sker successivt, framförallt kriskommunikationen
o att överlämning av personal till ordinarie tjänstgöring föregås av dialog om behov av ledighet, information och/eller debriefing
o att dokumentation av händelsens avslutas och diarieförs o att krishanteringsinsatsen utvärderas
Avlastningssamtal
Avlastningssamtal används för individer eller grupper som har varit utsatta för onormalt påfrestande händelser. Syftet är att reducera stressreaktioner, att påskynda
återhämtningsprocessen och identifiera de personer som är i behov av ytterligare stöd. Ju tidigare åtgärder i form av psykologisk bearbetning sätts in efter en traumatisk händelse, desto lägre är risken att varaktiga psykiska besvär utvecklas. Ansvarig chef ska se till att personal får det stöd de behöver.
Erfarenhetsgenomgång
För att ta tillvara viktiga erfarenheter från en kris eller extraordinär händelse ska en
utvärdering av krisledningsorganisationens hantering av händelsen påbörjas snarast efter den direkta krisen. Vid störningar eller mindre allvarliga händelser ansvarar verksamheten för att ta tillvara och utvärdera erfarenheter. Vid allvarliga och extraordinära händelser utser
kommundirektören utvärderare.
För att göra en heltäckande erfarenhetsgenomgång ska följande beaktas:
o samla in materiel i form av dokument, loggbok och redovisningar o intervjua personal som har deltagit i krisledningsarbetet
o samla in synpunkter från samverkande myndigheter och organisationer
o gör en översyn av behov av revideringar av planer, utbildningar eller övningar o gör en ekonomisk utvärdering av händelsen
Bilagor
För att säkerställa tillgången på senast uppdaterad version av bilagorna kommer de att finnas tillgängliga via Intranätet.
1. Krisledningsnämndens reglemente 2. Kriskommunikationsplanen 3. Stabsmetodik
4. Rutiner för Karlskrona kommuns POSOM
5. Rutin för inkallning av krisledningsnämnd/krisledningsgrupp 6. Lokal för respektive förvaltnings krisledning
