Krav på leverantören
EkonomiAnbudsgivaren ska ha tillräckligt stabil ekonomisk och finansiell ställning för att kunna genomföra uppdraget under hela avtalstiden.
Riskklassificering ska vara minst 3-kreditvärdig(UC), Staden kommer att kontrollera detta via kreditföretaget UC.
Om Anbudsgivaren har lägre riskklassificering ska Anbudsgivaren ändå anses uppfylla ovanstående krav om man i anbudet lämnar en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att Anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomiska stabilitet.
Sundbybergs stad förbehåller sig rätten att själva kontrollera dessa uppgifter genom att ta en kreditupplysning, ta egna referenser samt att i efterhand infordra bevis.
Referenser och beskrivning
Minst två referensuppdrag ska redovisas där referensuppdragen ska vara liknande det som efterfrågas i den här förfrågan. Det är offertlämnarens ansvar att påvisa likheter. Båda dessa ska vara från landsting/kommunal verksamhet med likvärdig organisation, dvs. ca 1700 anställda eller större. Det bör även framgå att rekryteringsverktyget finns och tillämpas i en organisation med flera olika förvaltningar.
Fyll i Referensbilaga.
Uppdrag hos referenskunder skall ha utförts inom de två senaste åren räknat från sista dag att avlämna offert. Anbudsgivaren ansvarar för att lämnad e-postadress är korrekt. Det är viktigt att anbudsgivaren försäkrar sig om att referenten både vill och kan delta. Vidare är det viktigt att referenten har sådan kännedom om referensuppdraget att referenten kan bedöma detta.
Referenserna ska avse externa uppdrag. Interna uppdrag hos anbudsgivande företag eller underleverantör till anbudsgivande företag samt uppdrag mellan parterna får ej lämnas som referens.
Staden kan komma att ersätta referensuppdrag nr två med så kallad ”egenreferens” om sådan möjlighet finns.
• En presentation av anbudsgivaren (företagspresentation) där det framgår att leverantören har förmåga att fullgöra tjänsten enligt LOU kap 11, paragraf 13.
Leverantörens yrkesmässiga kapacitet
Leverantören ska ha en organisation med kapacitet att fullt ut hantera och leverera den
efterfrågade tjänsten. Leverantörens utförda kundåtaganden ska ha inkluderat leverans vilken till art och omfattning motsvarar ställda krav i detta förfrågningsunderlag.
Krav på tjänsten
Verktyget ska stödja stadens rekryteringsprocess (se bifogad fil) och Kompetensbaserad rekrytering (KBR)
Uppstartsmöte hos Sundbybergs stad skall ske innan påbörjad planering för förberedelse- och genomförandefasen av implementering och införandet av rekryteringsverktyget.
Funktionalitet i systemet
Responsivitet (anpassning till mobila enheter) både på karriärsidor och i verktyget för användare för att göra rekryteringen tillgänglig och anpassad för ett modernt sätt att arbeta.
Rekryteringsmallar: Knyter ihop olika mallar, så som annonsmall, urvalsfrågor mm, till en roll exempelvis.
Automatisering av händelser innehållande återkoppling, tester, skickande av
kandidatinformation, flyttande av kandidater i processen. De kan baseras på svar på urvalsfrågor, testresultat och manuell hantering.
Candidate Display (möjlighet att skicka kandidatinformation till bedömare oavsett om de har ett konto i rekryteringsverktyget samtidigt som du äger kontrollen att ta tillbaka tillgången till kandidater)
Kompetensbaserad rekrytering (KBR) möjlighet att använda olika kompetensramverk, men även egna kunddefinierade kompetenser där vi själva kan definiera kompetenser, vad de innebär och vilka intervjufrågor som är kopplade till kompetensen
Vid publicering på ex Arbetsförmedlingens platsbank eller liknande annonseringsplatser kunna söka efter yrkeskategorier för att snabbare kunna publicera
Kunna flytta fram kandidater i processen på ett enkelt sätt, exempelvis drag and drop, eller liknande sätt.
Skräddarsydda användarroller (kunna anpassa de fördefinierade användarrollerna efter vad vi vill att de ska kunna göra ex rekryterande chef eller rekryterare)
Tydlig översikt i rekryteringsprojekt över processen och status (synligöra processen så som med processmapparna)
Databaslagring inom Sveriges gränser Tjänsten
Tjänsten innebär att för stadens räkning tillhandahålla ett webbaserat rekryteringsverktyg inklusive löpande uppdateringar under avtalstiden.
Tjänsten ska till fullo stödja en kompetensbaserad rekryteringsmetodik utifrån någon på marknaden förekommande validerad modell för kompetensbaserad rekrytering
exempelvis SHL Universal Competency Framework, Malin Lindelöw Danielsson eller annan som staden bedömer likvärdig.
Tjänsten ska kunna anpassas till stadens specifika behov. Rekryteringsprocessen är decentraliserad och därför är det viktigt att systemet generellt är väl anpassat för sällananvändare som inte är HR-experter.
Tjänsten ska utifrån ovan kompetensbaserad rekryteringsmetodik fungera som ett strukturerat, logiskt och effektivt stöd i handläggning av hela rekryteringsprocessen och minst:
• tillhandahålla verktyg för framtagande av behovsanalys
• tillhandahålla färdiga kravprofilmallar och ge stöd i framtagande av kravprofil
• tillhandahålla fördefinierade kompetenser
• ge möjlighet att lägga till egna unika kompetenser som ska ha samma funktionalitet i systemet som de fördefinierade
• tillhandahålla verktyg för skapande av annons
• tillhandahålla verktyg för annonsering
• tillhandahålla verktyg för enkel och strukturerad hantering av inkomna ansökningar
• tillhandahålla verktyg för strukturerad utvärdering och bedömning av sökandens
kravuppfyllelse, hur väl sökanden uppfyller kompetensbaserade krav liksom formella krav
• tillhandahålla färdiga mallar för intervjuer/intervjuguider utifrån kravprofil/varje specifik kompetens för tjänsten
• tillhandahålla färdiga mallar för referenstagning/referensfrågeguider utifrån den specifika kravprofilen för tjänsten
• kunna spara behovsanalyser, kravprofiler, intervju- och referensfrågor kopplade till tjänsten som mallar
• kunna skriva ut behovsanalyser, kravprofiler, intervju- och referensfrågor kopplade till tjänst
• tillhandahålla en funktion för att hantera spontanansökningar Systemet
Systemet ska vara ett idag befintligt webbaserat rekryteringssystem och driftas av
anbudsgivaren/underleverantör. Under avtalstiden ingår också att löpande föra en dialog med staden om att genomföra uppdateringar/uppgraderingar av systemet i enlighet med IT-utvecklingen. Systemet ska vara välintegrerat och upplevas som en helhet, inte som olika fristående moduler. Systemet bör ha en inre, logisk, god ergonomisk design, vilket bland annat innebär god integration mellan olika delar, snabb förflyttning mellan olika delar och funktionell enkel design. All kommunikation över Internet ska ske krypterat med https (SSL/TLS).
Systemet ska vara tillgängligt för användarna med full funktionalitet dygnet runt alla veckodagar under året. Undantag görs för i förväg planerade servicefönster, vilka med fördel
planeras till kl 17 – 07. Vid större avbrott i någon form ska systemet vara återställt inom 3-4 dagar. Förlust av information ska maximalt återställas inom 24 timmar. Systemet ska vid varje tidpunkt medge att verksamheten kan följa de lagar och förordningar som reglerar verksamheten.
Systemets språk ska genomgående vara svenska. Systemet ska ha en hög tillgänglighet, vara funktionellt och användarvänligt.
Det ska finnas en väl fungerande, väl synlig sökfunktion för problemlösning så att rekryteraren inte behöver gå in i en handbok och leta lösning vid utvärderingen.
Systemet ska genomgripande vara så konstruerat att man kan få tillgång till önskad funktion med så få klick som möjligt från systemets ingång.
Systemet ska genomgripande vara konstruerat så självinstruerande som möjligt.
Det ska vara möjligt att i systemet ladda upp dokument, mallar, listor, processbeskrivningar och liknande. Det ska även vara möjligt att hämta text (kopiera och klistra) från andra
dokument.
Systemet ska kunna hantera minst 100 användare samtidigt, där alla får en egen inloggning till systemet.
Skapade dokument i systemet, exempelvis gamla annonser, utvärderingar och liknande ska sparas i ett arkiv i systemet.
Det ska finnas mallar med olika förslag på formuleringar av text i de brev som ska kunna skickas ut till sökanden, exempelvis Ja tack- och Nej Tack brev, Tack för din ansökanbrev, kallelse till intervju och liknande.
Standardiserade brev exempelvis "beklagar att rekryteringsprocessen drar ut på tiden" ska finnas (staden ska kunna påverka innehållet i samtliga förslagstexter).
Rekryteraren ska medges möjlighet att välja att alltid få en signal/mail vid varje ny inkommen ansökan till en utlyst tjänst.
Systemet ska möjliggöra för rekryteraren att lätt kommunicera via e-post till alla sökande under hela rekryteringsprocessen. Det ska även gå att skapa gruppmail till ett urval av de sökande och till alla sökande samtidigt.
Flera användare ska kunna använda samma rekrytering samtidigt.
Behörighet och roller
I systemet ska det finnas ett väl fungerande behörighetssystem. Behörigheterna ska kunna styras per användare. Varje användare ska ha en unik identitet. Alla ändringar i systemet ska lagras med uppgift om vem som gjort ändringen och datum för ändring.
De roller som systemet ska hantera är minst följande:
a) Sökande
b) Administratör (rekryterare) c) Systemadministratör Systemadministratör ska;
- ha full insyn och behörighet i systemets alla delar.
- ansvara för att lägga upp användarkonton och behörigheter för samtliga användare utom sökande.
- ha möjlighet att stänga av konton för stadens personal utan att all kontoinformation raderas.
- ha en enkel metod för att hantera en innehållsstruktur för stadens organisatoriska tillhörigheter. Staden ska själva kunna administrera organisationsträdet.
Anbudsgivaren ska redogöra för vilka som har rättigheter att radera olika typer av data i systemet.
Samtliga användare ska kunna byta lösenord själv.
Systemet ska med automatik leverera ett glömt lösenord via mailbox till samtliga användare.
Kunna skapa nya roller utifrån våra krav för vad en användare (rekryterande chef) ska kunna göra osv.
Webbläsare och plattform
Webbgränssnittet ska följa relevanta webbstandarder för HTML och CSS och vara anpassad i enlighet med W3C:s (World Wide Web Consortium) riktlinjer WCAG 2.0 (Web Content Accessibility Guidelines) nivå AA (se E-delegationens webbriktlinjer).
Systemet ska ej kräva någon plattformsspecifik installation på klientdatorn (såsom t ex ActiveX eller annan plugin specifik för ett operativssystem).
Anbudsgivaren ska ange om klienten använder sig av javaapplets samt cookies.
Anbudsgivaren ska ange eventuella begränsningar i vilka operativsystem och deras versioner/distributioner som stöds.
Systemet ska finnas tillgängligt på ett domännamn som staden kontrollerar, t.ex.
https://rekrytering.solna.se. Se
http://www.webbriktlinjer.se/r/6-tillhandahall-e-tjanster-pa-en-webbadress-som-tillhor- myndigheten/.
IT-säkerhet Intrång m m.
Anbudsgivaren ska tillse att det finns en säkerhetsfunktion som kan förebygga, upptäcka och åtgärda angrepp från användare på Internet.
Systemet ska vara så säkert att ingen får otillbörlig åtkomst till data utan att kommunen givit rättighet till det. Systemet ska också skyddas mot virus, trojaner och malare samt spridning av dessa. Intrång och otillbörlig åtkomst ska utan fördröjning rapporteras till Stadens kontaktperson.
Drift
Anbudsgivaren ska ha kvalitetssäkrade driftsprocesser enligt ITIL-standarden eller motsvarande.
Det ska finnas tekniska reservlösningar som minimerar konsekvenserna för verksamheten om IT-stödet drabbas av avbrott och störningar.
Det ska finnas möjlighet att ta del av drift-/tillgänglighetsrapporter över systemet på begäran.
Planerade större driftstopp ska meddelas Staden minst en vecka i förväg.
Rapporter med driftstatistik ska levereras 1 gång per kvartal.
Anbudsgivaren ska bifoga vilka insatser i tid och resurser som satsas på driften av systemet och dess tillhörande teknik.
Anbudsgivaren ska bifoga hur de hanterar driften både avseende personal och tekniska hjälpmedel.
Fel i tjänsten ska återkopplas och vara åtgärdade i någon form inom 8 timmar efter att anmälan skickats från Staden (helgdagar ej inräknade).
Kommunikation mellan klient och server krypteras med 256 bitars kryptering och toppgraderade certifikat.
För att uppnå en strikt separation mellan olika kunders data har varje kund en dedikerad databas för kundspecifik data.
Applikationen och databaserna är separerade i olika fysiska lager.
Produktionsmiljön driftas av en ISO-20000 certifierad (ITIL-kompatibel) driftpartner.
Hjälpfunktion
Systemet ska innehålla sammanhangsberoende hjälpfunktion, dvs. en hjälpfunktion på
svenska som ger hjälp på det avsnitt man för tillfället håller på med utan att behöva söka i hela hjälpfunktionen efter rätt avsnitt.
Systemets samtliga användarfunktioner ska vara dokumenterade och kunna levereras i utskriftsvänligt format, t.ex.pdf-format.
Nya användare ska med hjälp av digital assistens kunna guidas i systemet och få information om användarnamn, lösenord, byte av lösenord, inloggning och var vidare hjälp finns att hitta i systemet.
Användarsupport
Anbudsgivaren ska under avtalstiden tillhandahålla en bemannad användarsupport under normala kontorstider helgfria vardagar.
Supporten ska vara öppen för systemadministratörerna och hjälpa till med nedanstående frågor:
1. ta emot och besvara frågor knutna till användning, administration och drift av systemet via såväl telefon som mail.
2. vara leverantörens formella mottagare av fel och allmänna synpunkter.
Åtgärd för allmänna frågor om användning, administration och drift av systemet och felanmälningar ska besvaras inom 8 arbetstimmar.
Annonsering
Det ska vara enkelt att skapa nya annonser samt annonser i befintliga annonsmallar.
Annonsmallens rubriker ska vara relevanta och logiska och följa annonsens kronologiska layout.
Det ska finnas mallar med olika förslag på formuleringar av text i annonsmallen.
Samtliga dokument som publiceras ska följa Sundbybergs stads grafiska profil.
Systemet ska ha ansökningslänk direkt i platsannonsen. Användare (rekryteraren) ska själv manuellt kunna redigera ansökningslänk.
Annonseringstid
I systemet ska det gå att ange relevant annonsinformation om t.ex. första och sista publiceringsdag.
Annonsen ska publiceras direkt efter publicering. Tiden för annonsens publicering ska kunna ställas framåt i tiden.
Platsannonsen ska kunna ligga online i minst 30 dagar, alternativt annan valfri kortare eller längre period.
Annonsen ska automatiskt avpubliceras sista ansökningsdag och därefter automatiskt arkiveras som statistik. Vid behov ska det gå att förlänga annonseringstiden utan att skapa en ny annons.
Strukturerade ansökningsformulär
Systemet ska tillhandahålla strukturerade ansökningsformulär, med utrymme för personligt brev.
Användaren (rekrytereraren) ska också kunna välja att inte använda ansökningsformuläret, till exempel låta den sökande skicka in ansökan endast via funktionen bifoga dokument.
Det ska vara möjligt att definiera särskilda urvalsfrågor som visas i ansökningsformuläret.
Publicering
Annonser ska kunna förhandsgranskas, innan publicering, och förhandsvisas via e-post till berörd personal.
Annonser ska kunna sparas i ett utskriftsvänligt format, pdf- eller Word format.
Systemet ska innehålla möjlighet för systemadministratörer att slut godkänna före publicering.
Systemet ska direkt överföra alla externa annonser till Arbetsförmedlingens platsbank samt stadens hemsida.
Möjlighet att köpa extra annonsplats till fler externa annonsplatser än ovan nämnda ska finnas.
Leverantören ska tillhanda en RSS-feed med aktuella annonser till intranätet.
Det ska också gå att endast publicera internt i Staden.
Ansökningslänk ska anges direkt i annonsen.
Ansvarig användare ska få bekräftelse via e-post när annonsens publicerats.
Inkomna ansökningar
Systemet ska registrera sökanden minst utifrån information om namn, adress, telefon, e-post, personnummer, arbetslivserfarenhet, utbildning.
Systemet ska medge urval och sortering minst enligt de registrerade uppgifterna; namn,
adress, telefon, e-post, personnummer, arbetslivserfarenhet och utbildning, samt även kunna få ut en avkodifierad lista på samtliga sökande.
Systemet ska kunna ta emot ansökningar och sortera dessa till respektive rekryterare per annons.
Inkomna ansökningar i pappersform ska kunna läggas in i systemet.
Systemet ska ha ett enkelt sorteringsverktyg för varje inkommen ansökan.
Systemet ska med stöd av bedömningsmallar få fram både automatiska rankinglistor och egna rankinglistor.
Utskrift av ansökningar och listor på sökande per befattning ska kunna göras.
Historik
Systemet ska kunna spara alla gamla annonser i ett arkiv för återanvändning.
Det ska vara möjligt att se varje sökandes ansökningshistorik.
Sökande
Det ska vara enkelt att skicka in en ansökan. Systemet ska vara självinstruerande och pedagogisk. Det ska vara lätt att orientera sig och förflytta sig mellan olika moment.
Systemet ska uppfylla krav avseende funktionalitet, användarvänlighet och övriga krav.
Sökande ska kunna;
- registrera en ansökan till en av stadens utannonserade tjänster - registrera en spontanansökan
- lägga upp ett individuellt användarkonto - byta lösenord
- bifoga bilagor, eget cv + bild
- få bekräftelse på ansökan automatiskt från systemet - söka lediga tjänster efter fritext
- göra utskriftsvänlig kopia av platsannonser
- spara sina uppgifter och ansökningar på en egen dator i Word- eller PDF-format - ha en egen personlig sida i systemet där den kan se sina sökta tjänster
- ha möjlighet att ha flera olika Cv:n
- Samtliga filtyper även ljudfiler och filmfiler ska kunna läggas upp i systemet och bifogas en ansökan.
- Sökanden bör kunna söka ett arbete utan att lägga upp ett konto aktivt - Sökanden ska ej behöva logga in för att söka en tjänst
Statistik Rapporter
Rapporter/listor på sökanden i systemet ska kunna tas fram.
En rapport ska kunna skapas där rekryterande handläggare kan dokumentera rekryteringsprocessen.
Samtliga rapporter ska kunna exporteras till Word och/eller Excel.
Statistik
Statistik ska kunna tas fram av rekryteraren och/eller systemadministratör per år och per månad på stadsövergripande nivå, förvaltningsnivå, enhetsnivå. Enligt följande minimikrav:
• Antal annonser totalt
• Antal annonser per befattning,
• Antal annonser med samma periodicitet och nivå
• Antal sökanden per tjänst
• Annonsvolym uppdelat på olika media.
• Generera inloggningsstatistik.
• Det ska gå att ta ut listor på alla lediga jobb i staden.
Ägare av data
All data som tillhör Sundbybergs stads konton i systemet ska ägas av Sundbybergs stad.
Samtlig data i systemet ska kunna levereras utan extra kostnad till Staden på maskinläsbart medium exempelvis i Excel-format t.ex. i de fall företaget skulle upphöra med tjänsten eller i det fall Staden skulle byta leverantör.
HR-XML http://www.hr-xml.org/ bör finnas för att kunna flytta data mellan system. Om det inte stöds idag, bör leverantören sträva efter att stödja formatet inom avtalsperioden med Sundbybergs stad. Bör-kravet kommer inte att utvärderas eller ges mervärde vid utvärderingen.
Staden ska även ges möjlighet att när som helst, till ett självkostnadspris, begära ut data från systemet som ska levereras till Staden på maskinläsbart medium. Data ska kunna exporteras till ett generellt filformat för bearbetning, t.ex. Excel-format.
Information och utbildning
Leverantören ska innan driftstart ge en presentation/introduktion av systemets funktioner till Stadens samtliga övergripande ledningsgrupper, ca totalt 10 st presentationer. Dessa
utbildningstillfällen ska erbjudas Staden under en period av minst 30 dagar,
Presentationen/introduktionen av systemet ska genomföras med utgångspunkt från de olika stegen i Stadens rekryteringsprocess i syfte att tydliggöra hur systemet stödjer användaren i rekryteringsprocessens olika steg. I presentationen/introduktionen ska fördjupning även ges i systemets samtliga funktioner, speciellt vad gäller annonsering, i den omfattning som krävs för att användarna ska kunna nyttja systemet vid driftstart.
Option information och utbildning
Leverantören ska vid behov kunna erbjuda utbildning i systemet på stående tid under ett bestämt antal tillfällen. Utbildningen ska syfta till att ge deltagarna kunskap att fullt ut nyttja
systemet. Utbildningen ska erbjudas alla intresserade efter att deltagarna fått en
presentation/introduktion enligt ovan. Totalt antal deltagare är ungefär 100 personer och utbildningen ska äga rum i Sundbybergs stads lokaler.
Implementering och projektplan
Den konsult som ska ansvara för systemets implementering samt informera och utbilda i staden ska ha arbetat som konsult i minst två år inom området och deltagit i minst ett uppdrag avseende offererat system. CV för ansvarig konsult ska bifogas.
Under införandefasen bör leverantören ha en dedikerad projektledare som samordnar implementeringen i Staden.
Anbudsgivaren ska i en projektplan ange samtliga aktiviteter som behövs för att systemet ska kunna tas i drift effektiv leveransdag enligt avtalad specifikation.
Projektplan ska minst innehålla;
1. En beskrivning av hur införandet av rekryteringsverktyget föreslås gå till.
2. Projektplanen ska tydligt beskriva tidplan, inkl. ev. momentindelning, resursåtgång för leverantören respektive Stadens mm.
3. En specifikation över vilka aktiviteter kring testning som brukar genomföras, testperioder och hur produkten leveranssäkras före driftsättningen.
4. En beskrivning av övriga ev. insatser Staden behöver göra för att systemet ska kunna tas i drift till avtalad leveransdag
Samarbete
Leverantören ska vara samarbetspartner med Staden och på uppdrag av Staden samarbeta med Stadens övriga leverantörer, exempelvis inom området kompetensbaserad rekrytering.
Leverantören ska alltid i och under uppdrag för Staden förmedla Sundbybergs värderingar och uppfattningar, ”Sundbybergs-andan”
