Plan för uppföljning av privata utförare 2017
Trafik- och fastighetsnämnden
Trafik- och fastighetsnämnden, Plan för uppföljning av privata utförare 2(4)
Bakgrund
Kommunstyrelsen i Sollentuna kommun har antagit Program för mål och uppföljning av privata utförare för mandatperioden 2015-2018, Dnr 2016/0042 KS.103.
När en kommunal angelägenhet överlämnas till en privat utförare ska kommunen enligt kommunallagen följa upp och kontrollera verksamheten. Det är varje nämnd som ansvarar för uppföljning och kontroll inom sitt ansvarsområde.
Uppföljningen har två övergripande syften:
• Kontrollera att verksamheten utförs i enlighet med förfrågningsunderlag, anbud och avtal.
• Utgöra ett underlag i kommunens förbättringsarbete för att utveckla och förbättra verksamhet och tjänster till medborgarna.
Respektive nämnd ansvarar för att uppföljningen regleras i de avtal som tecknas med varje utförare.
Varje nämnd ska utarbeta en årlig plan för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp. Planen ska bifogas nämndens verksamhetsplan, och följas upp och redovisas i nämndens verksamhetsberättelse.
Uppföljningen av verksamheten ska genomföras på ett systematiskt och ändamålsenligt sätt och resultaten av genomförd uppföljning dokumenteras och redovisas till ansvarig nämnd.
Trafik- och fastighetsnämnden, Plan för uppföljning av privata utförare 3(4)
Plan för 2017
I det senast tecknade avtalet, med Caverion Sverige AB avseende fastighetsdrift, regleras kontroll och uppföljning i enlighet med kommunens program. De övriga fyra avtal nedan har inte samma tydliga beskrivningar av uppföljning och kontroll, men även för dessa följs avtalade tjänster upp på ett systematiskt sätt.
Caverion Sverige AB – avtal fastighetsdrift
Uppföljning sker via månadsvisa driftmöten där fastighetsavdelningen förvaltare och driftorganisation från Caverion deltar. Till driftmöten ska Caverion ta fram en
driftrapport innehållande uppgifter om utförda arbeten, viktiga händelser, statistik över bl.a. felanmälningar samt ekonomifrågor.
Kontraktsmöten där parternas ombud deltar ska hållas minst två gånger per år. Vid kontraktsmöten diskuteras övergripande och mer omfattande kontraktsfrågor, ekonomifrågor m.m.
I kontraktet står följande om uppföljning och kontroll:
Beställarnas kvalitetskontroll
Genomföra kontroller i syfte att kontrollera att L uppfyller sina åtaganden enligt kontraktet. B kan även komma att utföra löpande stickprovskontroller under kontraktstiden i syfte att kontrollera att entreprenaden utförs kontraktsenligt.
Kontrollen utförs så att de i avtalet uppställda krav och arbetsuppgifter stäms av mot faktiska förhållanden. Genomförandet går till så att ett antal mätpunkter (t ex
acceptanskriterier och specificerade utförarkrav) kontrolleras enligt en lista. De objekt som ska kontrolleras/följas upp väljs ut genom ett stickprovsförfarande. Mätområdets omfattning och innehåll bestäms vid varje enskilt tillfälle.
Kontrollerna dokumenteras av B och redovisas vid driftmöten.
Enligt kontraktet kan B välja ut ett antal mätpunkter för att följa upp leverantören. I de fall antalet underkända mätpunkter överstiger 10 % kan vite utgå i enlighet med vitesklausuler i kontraktet.
Fakturering av kontraktsersättning får ske först när leverantören levt upp till ett antal kvalitativa åtaganden vilket gör att beställaren alltid har en månadsvis kontrollpunkt av utfört arbete.
Fastighetsavdelningen har kontinuerlig uppföljning av ärenden och felanmälningar tack vare fastighetssystemet. Där kan alla som arbetar på avdelningen gå in och se status och precis vad som sker i olika ärenden. Detta medför även bättre kontroll över kostnader för felanmälningar/avhjälpande underhåll.
JRF Mark AB och Topent AB – avtal drift utemiljö
I nuläget finns avtal med två entreprenörer. Uppföljning och kontroll av deras utförda arbete sker månadsvis vid driftmöten. Vid driftmöten deltar leverantörernas arbetsledare och fastighetsavdelningens markförvaltare samt vid behov övriga förvaltare. På
driftmötet genomgås utförda arbeten och händelser samt planering av kommande
Trafik- och fastighetsnämnden, Plan för uppföljning av privata utförare 4(4)
arbeten. Vid möten presenteras faktiska kostnader för utförda arbeten vilka ska godkännas skriftligen av markförvaltare innan leverantören fakturerar. Redovisade kostnader jämförs med lämnade priser i kontraktet.
Fastighetsavdelningen har kontinuerlig uppföljning av ärenden och felanmälningar även för utemiljö tack vare fastighetssystemet. Felanmälningar som görs via Caverions kundtjänst tilldelas respektive ansvarig leverantör för områdets utemiljö. I systemet kan alla som arbetar på fastighetsavdelningen gå in och se status och precis vad som sker i olika ärenden.
Upphandling av nytt avtal för drift av utemiljö pågår under hösten 2016. Med det nya avtalet följer ytterligare förbättrade möjligheter till uppföljning av ekonomi och kvalitet.
Turebergs Åkeri AB – lapplagsentreprenad
Uppföljning och kontroll av företagets utförda arbete sker regelbundet vid driftmöten och projektmöten, samt i tät kontakt per telefon och mejl. Vid drift- och projektmöten deltar leverantörernas arbetsledare, samt trafik- och naturavdelningens driftledare och vägingenjör respektive projektledare. På dessa möten genomgås utförda arbeten och händelser samt planeras kommande arbeten. Vid möten presenteras faktiska kostnader för utförda arbeten vilka ska godkännas av driftledare respektive projektledare innan leverantören fakturerar. Redovisade kostnader jämförs med lämnade priser i kontraktet.
Turebergs Åkeri AB – vinterväghållning
Uppföljning och kontroll av företagets utförda arbete sker månadsvis vid driftmöten, i daglig kontakt per telefon och mejl, samt genom platsbesök när verksamheten pågår.
Inför vintersäsongen hålls även ett startmöte då entreprenören överlämnar företagets detaljerade organisation och planering för säsongens vinterväghållning. Vid driftmöten deltar leverantörernas arbetsledare, samt trafik- och naturavdelningens driftledare och vägingenjör. På dessa möten genomgås utförda arbeten och händelser samt planeras kommande arbeten. Vid möten presenteras faktiska kostnader för utförda arbeten vilka ska godkännas skriftligen av driftledare innan leverantören fakturerar. Redovisade kostnader jämförs med lämnade priser i kontraktet.
JRF Mark AB - drift och markskötsel parkmark
Uppföljning och kontroll av företagets utförda arbete sker regelbundet vid driftmöten, samt i tät kontakt per telefon och mejl. Vid driftmöten deltar leverantörernas
arbetsledare, och trafik- och naturavdelningens driftledare. På dessa möten genomgås utförda arbeten och händelser samt planeras kommande arbeten. Vid möten presenteras faktiska kostnader för utförda arbeten vilka ska godkännas skriftligen av driftledare innan leverantören fakturerar. Redovisade kostnader jämförs med lämnade priser i kontraktet.
