Beslutande Ledamöter
Tomas Mörtsell (C), ordförande Lilly Bäcklund (S), vice ordförande Karin Malmfjord (S)
Christer Rönnlund (M) Peter Lindström (S) Egon Persson (Åkl)
Övriga närvarande Rickard Sundbom, kommunchef Lycksele
Peter Persson, koncernchef Storuman Tommy Danielsson (S)
Kurt Forslund (KD) Gunilla Johansson (S)
Ralph Johansson, kanslichef Storuman
Emelie Björn, student politiskt kandidatprogram §3 Pierre Sandström, IT-samordnare Lycksele §4 Andre Nilsson, konsult adviceu §4
Justerare Peter Lindström
Justeringens plats och tid
Underskrifter
Sekreterare Paragrafer §§ 1-6
Marie Ahlqvist
Ordförande
Tomas Mörtsell
Justerare
Peter Lindström
ANSLAG/BEVIS
Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.
Organ Samverkansnämnden LYST
Sammanträdesdatum 2014-02-03
§ 2 Dnr 164 4 Information ... 4
§ 3 Dnr 2014-000002 5
Samverkan - Överförmyndarhandläggning ... 5
§ 4 Dnr 166 7
LYST IT... 7
§ 5 Dnr 2014-000001 9
Verksamhetsberättelse 2013 ... 9
§ 6 Dnr 2014-000003 10
Bokslut 2013 Kundtjänst ... 10
§ 1 Dnr 169
Dagens ärenden, val av justerare och tid för justering
Nämnden tar del av informationen
Beslut
Föredragningslistan fastställs utan förändringar.
§ 2 Dnr 164
Information
Kundtjänst arbete
Under 2013 tillkom många nya tjänsteköp som påverkar
kundtjänsthandläggarnas arbete och nivån på servicegraden vid inringningar från medborgare. I december besvarades 87 procent av samtalen inom 20 sekunder, i januari 86 procent. Följande tjänsteköp tillkom under 2013, busskortshantering, SITHS-kort, lösenord, vård och omsorg, Umluspens servicetelefon och lokalbokningar.
Kundtjänst arbetar vidare med förbättringsarbete kring lokalbokningar och tillkommande tjänster så som frågor kring färdtjänst.
Flera av de förfrågningar som kommer från verksamheterna är svåra att hantera då organisationerna inte har en gemensam IT-plattform.
Lycksele kommun är på väg in i samarbete med Storuman kommun kring reseplaneringsverktyget SpaceTime.
Information Åsele
19 december påbörjade LYST kundtjänst att ta emot samtal för Åsele
kommun. Alla förberedelser och sammankopplingen gick över förväntan. De inkörningsproblem som förekom var av enkel och ej betydande karaktär och är åtgärdade. Många från Åsele kommuns organisation deltog på utbildning vilket har gett en positiv effekt. Kundtjänst har även fått positiv feedback från organisationen och medborgare.
Beslut
Nämnden tar del av informationen och konstaterar att med goda
förberedelser och med tidigare erfarenhet av sammanslagningen Lycksele och Storumans kommuners telefoni, har utökningen med Åsele gett ett mycket bra resultat.
§ 3 Dnr 2014-000002
Samverkan - Överförmyndarhandläggning
Inom ramen för LYST finns ett uppdrag att se över möjligheten till samverkan överförmyndare. I Lycksele kommun har en student som läser politiskt kandidatprogram med inriktning på stadsvetenskapraktiserat gjort ett utredningsuppdrag om överförmyndarhandläggning i Lycksele och Storumans kommuner.
Sammanfattning av ärendet
Rapporten syftar till att utreda om ett eventuellt samarbete inom
överförmyndarhandläggning är möjligt inom ramen för den gemensamma samverkansnämnden Lyst.
Lycksele och Storuman har rent organisatoriskt likartade verksamheter inom överförmynderi. Båda kommunerna har en förtroendevald överförmyndare med anställd handläggare. Den förtroendevalda överförmyndaren är inte av handläggande karaktär i Storuman. I Lycksele har dock överförmyndaren en handläggande tjänstegrad på cirka 12 timmar i veckan. När det kommer till handläggningsprocessen skiljer sig de två kommunerna åt. Lycksele sköter all sin handläggning manuellt till skillnad från Storuman vilket handlägger ärenden via ett verksamhetssystem.
Det som talar för en samverkan mellan Lycksele och Storuman är en effektivisering av antalet handlagda ärenden, samt minskade kostnader för såväl resurser som administration. Den främsta vinningen av en samverkan grundar sig på en förbättrad kompetensförsörjning. Då personal vid en samverkan har möjlighet att verka över ett större geografiskt område kan kommunerna rekrytera personal med rätt kompetens till rätt tjänst.
Det finns idag en oro bland anställda handläggare att verksamheten riskerar att tappa den lokala förankringen ute i kommunerna genom en samverkan.
Denna oro är kopplat till administrationens geografiska position.
Beslut
Nämnden tar del av in formationen och uppdrar till kommuncheferna att göra en fördjupad utredning om samverkan inom
överförmyndarhandläggning, där ekonomiska- och kvalitets aspekter ska ingå. Utredningen ska även omfatta Åsele kommun.
Beslutet sänds till Koncernchef Storuman Kommunchef Lycksele Kommunchef Åsele
§ 4 Dnr 166
LYST IT
Samverkansnämnden LYST har under en tid diskuterat möjligheterna att samverka inom IT området. Vid nämnden sammanträde 2013-11-04 § 54 beslutades att IT- samordnare Lycksele och verksamhetsutvecklare IT Storuman skulle redogöra för kostnader av en förstudie kring gemensam IT organisation.
Pierre Sandström IT- samordnare Lycksele och Andre Nilsson, IT-konsult, adviceu presenterar ett förslag på hur en förstudie av kommungemensam IT- organisation kan genomföras. De föreslår även att nämnden bör anlita någon oberoende förstudieledare/rådgivare med erfarenhet av kommunal IT
samverkan.
Det finns en del förutsättningar som är viktiga att ta i beaktning,
engagemang i de deltagande kommunerna, hur vi ska nå målet måste vara övergripande beskrivet och kommunicerat och förankrat, beslut om nivå i deltagande per kommun ska finnas, eventuellt förtydligande i nämndens reglemente kring genensam IT organisation, samt fackligt deltagande i processen.
Vidare kan deltagandet ske i olika nivåer. Obligatoriskt deltagande, de kommuner som deltar genom hela processen med personella och
ekonomiska resurser. De kommunerna förbinder sig att delta i införandet och ansluta sig till den gemensamma organisationen. Valfritt deltagande, de kommunerna bidrar med personella och ekonomiska resurser i begränsad omfattning, därefter bestämmer man sig om man vill delta i införandet och ansluta sig till en gemensam organisation. Inget deltagande, kommuner deltar inte i processen och kan inte påverka resultatet men kan välja att ansluta sig efter att införande processen är avslutad.
Kostnader för en förstudie och genomförande av en gemensam IT- organisation är svårt att redovisa i nuläget. Inledningsvis kan
investeringskostnaderna för en försstudie under 2014 uppgå till ca 500 tusen kronor. Ett genomförande av en gemensam IT-organisation med gemensam
Beslut
Nämnden tar del av informationen och beslutar att finansieringsmodellen för genomförandet av förstudien ska ske genom fördelning av kostnaden per kommuninvånare. Styrgrupp är kommunchefer i respektive kommun. För Åsele deltar även tillkommande kommunchef. Styrgruppen ansvarar för att tillse att medel till förstudien finns under 2014. Projektgrupp är IT-
samordnare Lycksele, verksamhetsutvecklare IT Storuman och IT-chef Åsele.
Vidare bör man i projektet undersöka om möjligheter till extern finansiering i någon del av processen till exempel EU medel, 2015.
Frågan om deltagande i de olika nivåerna bör förankras av beslutande i samverkansnämnden till R8.
Beslutet sänds till Koncernchef, Storuman Kommunchef, Lycksele Kommunchef Åsele
Verksamhetsutvecklare, Storuman IT-samordnare, Lycksele
IT-chef Åsele
§ 5 Dnr 2014-000001
Verksamhetsberättelse 2013
Enhetschef kundtjänst presenterar verksamhetsuppföljning 2013.
Beslut
Nämnden tar del av informationen och fastställer verksamhetsberättelse med komplettering av en fördjupad beskrivning om arbetet med sammanslagning telefoni Åsele och Åsele kommuns inträde i samverkansnämnden LYST.
Beslutet sänds till Enhetschef kundtjänst
§ 6 Dnr 2014-000003
Bokslut 2013 Kundtjänst och samverkansnämnden LYST
Enhetschef kundtjänst redovisar bokslut för kundtjänst och samverkansnämnden LYST 2013.
Resultat för kundtjänst 2013 visar ett underskott på139,558 kr. Underskottet beror på att budgeten fastställdes med ett planerat underskott på 180, 000 kr, att antalet anknytningar i respektive organisation har förändrats kraftigt under året samt att kostnaden per anknytning har varit 15 kr lägre än budgeterat. Vidare har utfallet för personella kostnaderna följt budgeteringen, tidigare år har de varit lägre än budgeterat.
Nämndens verksamhet redovisar ett överskott i respektive kommun.
Beslut
Nämnden tar del av informationen och fastställer bokslut 2013.
Beslutet sänds till Ekonomienheten, Lycksele Storumans kommun
