Landstingsarkivet (Stockholms län) genom tre e-arkivgenerationer
FAI 2017-10-25
Leif Pettersson, bevarandestrateg
Martin Olsson, förvaltningsledare
Vad vi ska prata om
§ Resan från e-arkiv 1.0 till 3.0
§ SLL miljö för bevarande
Resan från 1.0 till 3.0-konceptet 2001-2003
§ e-arkiv 1.0 slutarkiv Landstingsarkivet
– Infördes 2001-2003.
– Avvecklades 2015
§ e-arkiv 2.0 mellanarkiv.
– Togs fram i samarbete med SLL verksamheterna och Landstingsarkivet 2005-2006 (GVD-
projektet)
– Överlämnades till vårdverksamheten 2013/2014
Resan från 1.0 till 3.0-konceptet
2005-2013/14
Varför vi lämnade över mellanarkiv
§ Mellanarkivet blev ett ’light journalsystem’
§ Verksamhetsbehov, ex:
§ En mer omfattande support
§ Integrationer med andra verksamhetssystem
§ Anpassning till patientdatalagen (PDL)
§ Hann inte med slutarkivkraven pga detta
§ e-arkiv 2.1 slutarkiv.
– Samma lösning som för e-arkiv 2.0.
– Infördes 2013
Resan från 1.0 till 3.0-konceptet
2013à
§ e-arkiv 3.0 tredje generationens slutarkiv
- Med administrativ information – Slutarkiv
– Hantering av information utöver
journalinformation, tex. administrativ information
– Hantera funktioner på egen hand (ex leverans) – Modernisering av infrastrukturen
– Införs 2017
Resan från 1.0 till 3.0-konceptet
(2012)-2016à
Avrop via SKI:s ramavtal ”e-arkiv 2013”?
§ Förändrad roll i organisationen
§ Utvärderat egen befintlig lösning
§ Kommersiella produkter finns numera
§ ”SLL miljö för bevarande” innebär nytt tänk
à Strategiskt beslut satsa på produkt
àLivscykelperspektiv
Livscykelperspektiv
Producera
Organisera och klassificera
Tillhandahålla Utvärdera
Arkivera och gallra
Återanvända
INFORMATION
Livslinjen - kontinuum
§ Informationens livslinje representerar av en rad livscykler.
§ Informationens livslinje med cykler stannar inte i
och med arkivering.
Datalagring Förteckning
Gemensamma tjänster
Arkivlagring
Inleverans Åtkomst
Administration
ET L Pre -in ge st Pu bl ik åt ko m st
Inspiration: Andreas Segerberg, Regionarkivet, Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad
Inspiration: Andreas Segerberg, Regionarkivet, Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad
SLL miljö för bevarande
Producera
SLL verksamheter
Bevara
Landstingsarkivet
Tillgängliggöra
Landstingsarkivet
e-Arkiv Bestånds-
register Handläggarstöd
Sök
”Digitalt utlämnande”
Skanning
Webb
IT-system
Dokumentfiler
Audiovisuella filer
Kunder Invånare
Informationsstrukturer Stödtjänster Informationssäkerhet
Specifikationer
Analogt
utlämnande
TEKNIK
Nytt e-Arkiv, System för bevarande
Nytt Handläggarstöd
Nytt Beståndsregister
Digitalt utlämnande IT-ark.
INFORMATIK
Generell
Journal Ärende
Ek HR
Begrepp
Migrering och avveckling e-Arkiv 2.1
Andra typer, multimedia mfl
LINJE
Ny info-struktur Beståndregister
Multimediaarkiv
Bevarandestrategi och plan. Arkivvårdsplan (LIF) Informationsklassificering och kontinuitetsplan (LIF) Organisation/Arkivbildare/Arkivschema & VIR (LIF och Tillsyn)
BG-planer (Tillsyn)
Vision
§ Det ska vara enkelt att leverera.
§ Det ska vara användarvänligt.
§ Det ska ge kostnadskontroll (förutsägbarhet).
§ LA ska samverka med andra parter.
§ LA ska ha ett helhetsperspektiv.
Organisation
Ex på arkivpaket:
Huvudbok Ärende Handling
Specialisering av arkivpaket per leveranstyp. Ärver ”superklassens”
attribut och egenskaper.
Arkivpakettyp
leverans id [1]: string schema namn [1..*]: string schema version [1..*]: string (ex ’v1.0') relationobjekt id [1]: string relationobjekt id typ [1]:string Det informationspaket som ska bevaras.
Olika leveranstyper levererar olika arkivpaket. Se leveransspecifikation för respektive leveranstyp.
Paketinformation
gallras [1]: date gallringsfrist 10 år [1]: boolean annan gallringsfrist [1]: string gallringsbeslut [1] string Används för att märka upp gallringsbara arkivobjekt.
Gallringsinformation Bildar 1..*
Tillhör 1..1 Beståndsregister/
Informationsredovisning
sekretess [1]: boolean lagrum [0..1]: string personuppgift [1]:
boolean Uppgifter om sekretess och personuppgifter.
Restriktion
unikt id [1]:
pakettyp [1]: lov (ex ’SIP’) skapad tidpunkt [1]: dateTime skickad datum [1]: date status [1]: lov (ex ’NY LEVERANS’’) överenskommelse [1]: string anteckning [0..1]: string schema namn [1]: string schema version [1]: string Uppgifter som beskriver en leverans.
Leverans
namn [1]: string beskrivning [0..1]: string
länk [1]: string (sökväg + filnamn inkl. ändelse) storlek [1]: integer
teckenkod [0..1]: lov (ex ’UTF-8') filtyp [1]: lov (ex ’application/pdf’) format namn [1]: string (ex ’PDF/A’, ’TIFF’) format version [1]: string (ex ’1b’, ’1.6') checksumma [0..1]: string checksumma metod [0..1]: string e-signatur [0..1]: string version [0..1]: string
Uppgifter som används för att bifoga en binär fil eller textbaserad information till ett arkivobjekt.
Digitalt objekt namn [1]: string
värde [1]: string Extra information som inte ryms inom fördefinierade fält som finns i
leveransspecifikationen/
schemat
Tillkommande data
typ [1]: string datum [1]: date beskrivning [1]: string Händelser som är viktiga för förståelsen av informationen på lång sikt.
Händelse Gäller 1..*
Tillhör 1..1
specialisering av
Gäller 1..*
Har 0..*
Gäller 1..1 Har 0..*
Gäller 1..1 Har 1..1
Gäller 1..1 Har 0..1
Anges i 1..*
Anger 1..1
Beskrivs i 1..1 Beskriver 0..*
namn [1]:string beskrivning [1]: string referens [1]: string system [1]: string
Referens eller länk till innehåll/filer som finns på annan plats hos landstingsarkivet
Externt objekt period [1]: DatumIntervall exporterad från [1]: string leveranstyp [1]: lov (ex ’Ekonomi’) Uppgifter som beskriver informationen som ingår i en leverans.
leveransinnehåll
Ingår i 1..1 Beskriver 1..1 uppgifter integreras med
uppgifter skickas till
Består av 0..*
Är del av 1..1 Består av 0..*
Är del av 1..1 Består av 0..*
uppgifter integreras med
Accessionsliggare
Ingår i 0..1 Innehåller 0..*
namn [1]: string (ex ’SöS Kirurgkliniken’) referens [1]: int (ex ’612') Uppgifter om vilken arkivbildare i arkivredovisningen som arkivobjektet tillhör.
Arkivbildare
referens [1]: string strukturenhet [0..1]: string redovisningsplan [0..1]: string förvaringsenhet [1]: string Uppgifter som talar om vilket arkiv i arkivredovisningen som ett arkivobjekt ingår i.
Arkiv namn [1]: string (ex
’Kirurgkliniken’) id [1]: string id typ [1] string (ex ’HSA-id’) Uppgifter om enhet som ingår i myndighet
Enhet namn [1]: string (ex ’Södra Stockholm SVO’) id [1]: string
id typ [1]: string (ex ’HSA-id’) Uppgifter om myndighet
Myndighet
Ingår i 1..1 Har 0..1
Har 0..1
Skapar 1..*
Uppkommer i 1..1
