Intern kontrollplan för kultur- och fritidsnämnden 2012

(1)

KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN 2012-03-30

Elisabeth Ståhle Dnr KFN 78/2012

Sundbybergs stad, 172 92 Sundbyberg  BESÖKSADRESS Kavallerivägen 4, Rissne

TELEFON 08-706 80 00  ^TELEFAX 08-733 38 36  ^ORG.NUMMER 212000-0175  www.sundbyberg.se

KULTUR- OCH FRITIDSNÄMNDEN

Intern kontrollplan för kultur- och fritidsnämnden 2012

Beslutsunderlag

Kultur- och fritidsförvaltningens skrivelse den 30 mars 2012.

Sammanfattning

I Sundbybergs stads tillämpningsföreskrifter till budget- och uppföljningsprocessen anges att varje nämnd årligen ska anta en intern kontrollplan.

Fr o m år 2012 implementerar nämnden COSO-modellen som verktyg för den interna kontrollen, vilken inkluderar aspekterna kontrollmiljö, riskanalys, kontrollaktiviteter, information och kommunikation, samt tillsyn.

I planen för 2012 har fem prioriterade områden valts ut för granskning, nämligen löner, inventarier, stöldbegärlig egendom, representation mm, taxor och avgifter samt nämndmål. Utformningen av den interna kontrollplanen har föregåtts av en risk- och väsentlighetsanalys.

Förslag till beslut

1. Intern kontrollplan för år 2012 avseende kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde fastställs.

Elisabeth Ståhle Förvaltningschef.

(2)

Bakgrund

I Sundbybergs stads tillämpningsföreskrifter till budget- och uppföljningsprocessen anges att varje nämnd årligen ska anta en intern kontrollplan. Vidare anges att de riskområden som ska ingå i alla nämnders interna kontrollplaner är kontroll av löner, representation, inventering av anläggningstillgångar, inventering av stöldbegärligt samt granskning av taxor och avgifter. Den interna kontrollen ska även innefatta kommunövergripande mål, nämndmål samt måluppfyllelse.

Nytt för år 2012 är att nämndens interna kontroll använder sig av COSO-modellen som grund. Denna delar upp den interna kontrollen i fem delmoment vilka

tillsammans ämnar ge en heltäckande bild av nämndens interna kontroll.

Utformningen av intern kontrollplan för 2012 ska föregås av en risk- och väsentlighetsanalys.

Inom nämndens verksamhetsområde ansvarar förvaltningschefen för att konkreta regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll.

Förvaltningschefen ska löpande rapportera till nämnden om hur den interna kontrollen fungerar. Verksamhetsansvartiga chefer är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om intern kontroll samt att informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad eller den som nämnden utsett.

Nämndens plan för internkontroll

Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden ska se till att en organisation upprättas för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde och dokumenteras i en plan för intern kontroll. Internkontrollplanen ska även följa

kommunövergripande anvisningar över obligatoriska kontroller.

Kontroller utförs

Under året genomför förvaltningen de kontroller som fastställts i nämndens plan för intern kontroll.

Uppföljning av intern kontroll

De kontrollmoment som föreslås ingå i nämndens interna kontrollplan är

representation, inventering av anläggningstillgångar, inventering av stöldbegärligt samt granskning av taxor och avgifter. Förvaltningen föreslår att den interna kontrollen även ska innefatta nämndens mål och måluppfyllelse. Med detta menas vilken risk som uppstår för staden och verksamehten om målet inte uppnås, samt att säkerställa att måluppfyllelsen mäts på rätt sätt.

(3)

1. Kontrollmiljön

Ur anvisningar till intern kontroll för 2012 anges kontrollmiljö enligt nedan:

”Kontrollmiljön anger tonen i en förvaltning och ska öka kontrollmedvetenheten hos medarbetarna.

Detta är grunden för alla andra komponenter i intern styrning och kontroll, och erbjuder ordning och struktur. Faktorer inom kontrollmiljön innefattar och påverkas av integritet, etiska värden, kompetensen hos medarbetarna i organisationen, ledningens filosofi och ledarstil, det sätt på vilket ledningen fördelar ansvar och befogenheter och organiserar och utvecklar dess medarbetare samt den uppmärksamhet och vägledning som nämnden/kommunstyrelsen ger.”

Kultur och fritidsförvaltningens samtliga verksamheter tillämpar LEAN som kvalitetsverktyg. Dessutom tillämpar musikskolan kvalitetsverktyget ”Ljus på kvalitet”.

Samtliga verksamheter har verksamhetsplaner baserade på såväl de förvaltningsövergripande som de nämndspecifika målen för året.

För att säkerställa att all verksamhet genomsyras av kontrollmedvetenhet och förståelse för uppdraget genomförs ytterligare kompetensutveckling av chefer och medarbetare under året.

Förvaltningens chefer deltar i ett kompetensutvecklingsprogram – ”LEAD” – utbildning i medarbetarskap. Samtliga medarbetare har individuella

kompetensutvecklingsplaner och kompetensutveckling sker i linje med dessa.

Kultur- och fritidsnämndens ledamöter och ersättare och förvaltningens ledningsgrupp samt centralt placerad utredare och

nämndsekreterare/kommunikatör kommer att delta i en gemensam utbildningsdag under våren. Syftet är att utveckla kompetensen och arbetet utifrån mål och nyckeltal. Att utbildningsdagen är gemensam för förtroendevalda och tjänstemän bidrar till en gemensam syn på ansvarsfördelning och arbetet utifrån målstyrning.

Med anledning av den kontrollmiljö som finns har olika områden identifierats där det kan anses som betydelsefullt och viktigt att ha samt genomföra tydliga

kontrollåtgärder. Dessa specificeras mer ingående nedan:

Inventarier och stöldbegärlig egendom

Efter rekommendation från stadens revisorer har bestämts att varje nämnd i sin interna kontrollplan ska ta upp kontroll av att anläggningsregistret innehåller korrekta uppgifter och att förteckning över förekomst och placering av stöldbegärlig egendom är korrekt.

Representation, gåvor och konferenser

Verifikationer gällande representation, gåvor och konferenser ska innehålla uppgifter om syfte och deltagare. Vid tidigare granskning har revisorerna funnit brister i en mycket stor andel av stadens verifikationer. För att i framtiden förhindra att detta upprepas ska varje nämnds interna kontrollplan uppta kontroll av att verifikat avseende nämnda områden innehåller godtagbara uppgifter om syfte och deltagare.

(4)

Granskning av taxor och avgifter

Taxor eller avgifter som förekommer i kultur- och fritidsnämndens verksamhet är fastställda av kommunfullmäktige. Kontroll ska göras att uttagna avgifter

överensstämmer med vad som stadgas i förordning.

Nämndmål

Samtliga nämndmål som finns i budget 2012 ska finnas med i den interna kontrollen. För 2012 har riskanalyser såväl som kontrollmoment och

kontrollmetoder arbetats fram för att relevanta kontroller av dessa mål ska kunna genomföras under 2012.

2. Riskanalys

I tillämpningsföreskrifterna anges att den interna kontrollen ska beskriva vilka risker som kan uppstå för staden och verksamheten om målen inte uppfylls och att det sedan även ska framgå hur det säkerställs att måluppfyllelsen mäts på rätt sätt.

Identifierade riskområden/

processer

Riskbeskrivning Väsent-

lighet

*)

Risk/

skada

*)

Sannolik- het

*)

Risk- index

*)

Löner Fel lön har betalats ut. 3 2 1 6

Inventarier

Uppgift i anläggningsregistret motsvarar inte verkligheten, inventarier kan inte identifieras

1 2 1 4

Stöldbegärlig egendom

Uppgift om förekomst och placering av förvaltningens stöldbegärliga utrustning, inventarier eller konst saknas eller är felaktig

3 3 2 8

Representation, gåvor och konferenser

Uppgift om syfte och deltagare

saknas eller är ofullständig 3 1 2 6

Taxor och avgifter

Uttagna prövningsavgifter

överensstämmer inte med vad som stadgas i förordning

3 1 1 5

Nämndmål 1 Fler kultur- och fritidsupplevelser för äldre ska erbjudas 2012 jämfört med 2010.

Konsekvenserna för verksamheten om målet inte uppnås är okända och måluppfyllelsen mäts inte på rätt sätt

3 1 1 5

Nämndmål 2

Alla tonåringar ska få en introduktion till ungdoms-

mottagningen och vilket stöd den kan ge i frågor relaterade till sex och

samlevnad.

3 1 1 5

(5)

Nämndmål 3 Alla barn i förskola och grundskola deltar i minst en kulturupplevelse per år.

3 1 1 5

Nämndmål 4 Andel barn och unga 6-20 år som deltar i idrotts-förenings- verksamhet ska öka.

3 1 1 5

Nämndmål 5 Den som sökt plats i musikskolans eller Kulturcentrums skapande

verksamhet ska få plats kommande termin.

3 1 1 5

Nämndmål 6 Höja besöks- respektive utlånings- nyckeltalen till minst samma nivå som medelvärdet i länet.

3 1 1 5

*) I denna analys har följande definitioner och poängsättning tillämpats.

Väsentlighet: Den betydelse som kontrollen har för att upprätthålla förtroendet för staden. Väsentlighet kan uttryckas som ekonomiska, politiska, tekniska, mänskliga och verksamhetsmässiga konsekvenser för kommunen/nämnden eller för enskilda kommuninvånaren som kan uppstå vid fel och brister i olika processer. Mäts med en tregradig skala där 3 anger större och 1 anger mindre betydelse.

Risk/skada: Den ekonomiska skada som bristen enligt riskbeskrivningen kan medföra om den uppkommer. Mäts med en tregradig skala där 33 anger större och 1 anger mindre skada.

Sannolikhet: Sannolikheten för bristen enligt riskbeskrivningen ska uppkomma. Mäts med en tvågradig skala där 2 anger större och 1 anger mindre sannolikhet.

Riskindex: Riskindex är summan av poäng enligt ovanstående.

De risker som föreligger för att kultur och fritidsförvaltningens verksamheter ej ska uppnå uppsatta mål är huvudsakligen förknippade med ekonomi. Om uppsatta mål ej relateras till budget kan detta leda till minskning av personal, medier, program, och skötsel av anläggningar.

För att nå uppsatta mål krävs också att alla berörda medarbetare har rätt kompetens och erfarenhet.

Ökad efterfrågan på verksamhet på grund av volmförändringar kan också påverka tillgång och kvalitet om detta ej harmonieras med driftbudget.

Den politiska ambitionsnivån avgör om risk att ej uppnå målen kommer att uppstå.

Uppföljningar och utvärderingar ska genomföras under året.

(6)

3. Kontrollaktiviteter

Nedan redovisas de kontrollmoment och kontrollmetoder som planeras att genomföras under 2012. Såväl ansvarig person som tidpunkterna för respektive kontroller anges.

Kontrollområden

Kontrollmoment

(beskrivning av vad som ska kontrolleras)

Kontrollaktivitet (beskrivning av hur granskningen ska göras)

Frekvens Kontroll- ansvar

Rappor- teras datum

Löner Att rätt lön betalas ut till rätt person

Stickprov Inför

delårs- och årsbokslut

Ekonom

Inventarier Att anläggningsregistret är korrekt

Fullständig kontroll Inför årsbokslut

Respektive chef Stöldbegärlig

egendom

Att förteckning över förekomst och placering av stöldbegärlig egendom är korrekt

Fullständig inventering Inför årsbokslut

Respektive chef

Representation, gåvor och konferenser

Att verifikationer innehåller tillfredsställande uppgifter om syfte och deltagare

Fullständig kontroll Inför delårs- och årsbokslut

Ekonom

Taxor och avgifter Att överensstämmelse råder mellan uttagna och beslutade avgifter

Stickprov Maj Respektive

chef

Nämndmål 1 Fler kultur- och fritidsupplevelser för äldre ska erbjudas 2012 jämfört med 2010.

Konsekvenserna för verksamheten om målet inte uppnås är okända

Redovisning vid delårsbokslut och bokslut

Redovisnin g vid delårsboksl ut och bokslut

Respektive chef kultur och fritid

Nämndmål 2

Alla tonåringar ska få en introduktion till ungdoms-

mottagningen och vilket stöd den kan ge i frågor relaterade till sex och samlevnad.

Konsekvenserna för verksamheten om målet inte uppnås är okända.

Verksamhets ansvarig på Ungdomsmo ttagningen

Nämndmål 3 Alla barn i förskola och grundskola deltar i minst en

kulturupplevelse per år.

Konsekvenserna för verksamheten om målet inte uppnås är okända.

Respektive chef kultur/musik skola

Nämndmål 4 Andel barn och unga 6-20 år som deltar i idrotts-förenings- verksamhet ska öka.

Chef fritid/idrott/

föreningar

Nämndmål 5 Den som sökt plats i

Konsekvenserna för verksamheten om målet inte

Redovisning vid delårsbokslut och

Redovisnin g vid

Resp chef musikskola/k

(7)

musikskolans eller Kulturcentrums skapande verksamhet ska få plats

kommande termin.

uppnås är okända och måluppfyllelsen mäts inte på rätt sätt

bokslut delårsboksl

ut och bokslut

ulturcentrum

Nämndmål 6 Höja besöks- respektive utlånings- nyckeltalen till minst samma nivå som medelvärdet i länet.

Biblioteksche f

4. Information och kommunikation

Förvaltningen har en förvaltningsövergripande kommunikationsplan som uppdateras och revideras 1 gång/år. Varje enskild verksamhet deltar med en representant i förvaltningens kommunikationsgrupp som på förvaltningschefens uppdrag leds av förvaltningens kommunikatör i samarbete med förvaltningens ledningsgrupp.

Kommunikationsplanen fastställer rutiner för hur information om förvaltningens verksamheter ska kommuniceras till stadens medborgare.

Krisrelaterade händelser hanteras av förvaltningens ledningsgrupp.

Förvaltningen har sedan en tid tillbaka synpunktshantering via stadens webbplats.

5. Tillsyn (uppföljning och utvärdering)

Den femte punkten i COSO-modellen tar upp tillsyn. Tillsynen är till för att säkerställa att det interna kontrollsystemet inom nämndens ansvarsområden fungerar. Eftersom ansvaret för den interna kontrollen, enligt

kommunallagen, åvilar nämnden, innebär det att nämnden även har ansvar för tillsynen.

Tillsynen vad gäller den interna kontrollen sker främst i samband med

redovisningen av föregående års kontrollplan, såsväl som i samband med det årliga upprättandet av ny kontrollplan. Vid uppföljning såväl som vid upprättandet av den nya kontrollplanen går förvaltningen igenom samtliga moment för att utvärdera hur väl den interna kontrollen genomförts.

Eventuella brister som kan uppkomma i samband med löpande kontroller under året ska meddelas nämnden, så att denna blir informerad om vad kontrollen påvisar.

Uppstår detta är det viktigt att relativt omgående analysera/undersöka vad som kan göras för att åtgärda sådana brister.

Samtliga verksamheter inom kultur och fritidsförvaltningen har verksamhetsplaner baserade på såväl förvaltningsövergripande som nämndspecifika mål.

Verksamhetsplaner och måluppfyllelse kontrolleras 2 gånger/år i samband med delårsbokslut och bokslut.

(8)

Förvaltningens ledningsgrupp identifierar, värderar och bedömer konsekvenser av att uppsatta mål ej kan uppnås. En helhetssyn på förvaltningens samtliga uppdrag och mål finns i ledningsgruppen och därmed en beredskap att hantera

risksituationer och att upprätta en handlingsplan.