Företagets uppförandekod
Säkerställande av
felfri efterlevnad
i företaget
Innehållsförteckning
I. Inledning . . . . 2
II. Meddelande om policy om Intressekonflikter, Affärsgåvor och underhållning, Politiska bidrag, Myndighetspersoner och otillåtna betalningar . . . . 3
Intressekonflikter . . . . 3
Affärsgåvor och underhållning . . . . 3
Politiska bidrag . . . . 4
Myndighetspersoner och otillåtna betalningar . . . . 4
III. Företagets möjligheter . . . . 4
IV. Förbud mot användning av konfidentiell ”intern” information . . . . 5
V. Upprätthållande av korrekt bokföring och redovisning . . . . 6
VI. Konkurrensmetoder och uppriktig förhandling . . . . 6
Information om konkurrenter . . . . 7
Efterlevnad av konkurrenslagstiftning: Allmän policy . . . . 7
Efterlevnad av konkurrenslagstiftning: Riktlinjer . . . . 8
VII. Bestämmelser om export och import . . . .10
VIII. Immateriella rättigheter, dataintrång och konfidentiell information . . . .11
Immateriella rättigheter . . . .11
Kopiering av upphovsrättsskyddade dokument . . . .11
Användning av mjukvara . . . .11
Dataintrång . . . .11
Andra parters information . . . .11
IX. Datasekretess, datasäkerhet och elektronisk kommunikation . . . .12
Elektronisk kommunikation . . . .13
X. Skydd och lämplig användning av företagets resurser . . . .13
XI. Miljö, hälsa och säkerhet . . . .13
XII. Anställningsrelaterad verksamhet . . . .14
Anställning med likvärdiga möjligheter . . . .14
Motverkan av trakasserier . . . .14
Våld och vapen på arbetsplatsen . . . .16
Lagar om invandring . . . .17
XIII. Efterlevnad och anmälan . . . .17
Avsägelser . . . .17
Överträdelser av koden . . . .18
Bestraffningar . . . .18
Anmälan utifrån . . . .18
Sammanfattning . . . .19
Larmnummer för kodöverträdelser inom Hyster-Yale Group . . . .20
Företagets uppförandekod
Hyster-Yale Materials Handling, Inc. (”Hyster-Yale” ) och dess dotterbolag
(Hyster-Yale och dess dotterbolag benämns gemensamt ”Företaget”) är fast beslutna om att uppfylla de mest krävande normer för lagligt och etiskt uppförande med hänsyn till direktörers, chefers och anställdas handlingar (gemensamt ”Företagets personal”) . Det har avgörande betydelse att all Företagets personal följer dessa normer då Företagets personals individuella och gemensamma handlingar påverkar Företagets anseende i samhället, det allmänna förtroendet för Företagets integritet och Företagets direkta ekonomiska intressen, vilket sammantaget är grundläggande för Företagets fortsatta framgångar . Överordnat de strikta juridiska aspekterna i fråga, förväntas all Företagets personal vid bedrivandet av sitt arbete iaktta höga etiska normer i affärsverksamhet och personliga relationer .
Företaget har i denna uppförandekod (”Koden”) sammanfattat de företagsgemensamma policyer, och framställt lämpliga juridiska och etiska principer som all Företagets personal förväntas följa . För Företagets personal i vissa länder kan Företaget med förhandsgodkännande av Företagets efterlevnadschef anta ett tillägg (vardera ett ”Tillägg”) som i den utsträckning det anges däri innehålla tillkommande regler och/eller ersättande av bestämmelser i Koden för överensstämmelse med tillämpliga lagar i landet . Koden och alla tillämpliga Tillägg har utformats för att ge all Företagets personal vägledning om hur man går vidare när juridiska eller affärsetiska problem uppstår . Koden och varje Tillägg (som gäller från tid till annan) är upptagna under och utgör en integrerad del av Företagets gemensamma efterlevnadsprogram .
Vi är fast beslutna om att uppfylla de mest krävande normer för laglig och etiskt uppförande med hänsyn till direktörers, chefers och medarbetares uppförande.
I. | INLEDNING
Koden är ett officiellt meddelande om hur Företaget skall bedriva sin verksamhet . Koden förpliktigar all Företagets personal att följa Företagets tradition av ärligt, etiskt och lagenligt uppförande, och etisk hantering av faktiska eller föreställda intressekonflikter mellan personliga och professionella intressen . I det företagsgemensamma
efterlevnadsprogrammet som har utformats för att säkerställa Företagets och Företagets personals åtlydnad av lagar och bestämmelser, placeras förbiseende av ansvar på högsta nivå i Företaget och skapar ett standardiserat tillvägagångssätt att genomdriva sina krav .
All Företagets personal bör vara väl insatta i Koden . Koden finns tillgänglig på engelska och i översatta versioner på Hyster-Yales webbplats (www .hyster-yale .com) på sidan Investerarrelationer och alla anställda tillsänds en kopia . Kopior av Koden finns även tillgängliga utan kostnad på begäran till Företagets juridiska avdelning .
II. | MEDDELANDE OM POLICY OM INTRESSE
KONFLIKTER, AFFÄRSGÅVOR OCH UNDERHÅLLNING, POLITISKA BIDRAG OCH MYNDIGHETS
REPRESENTANTER OCH ANDRA OTILLÅTNA BETALNINGAR
Intressekonflikter. Företagets affärsverksamhet skall alltid bedrivas i Företagets bästa intresse . All personal i Företaget bör därför undvika situationer där personalens privata intressen på något sätt kan störa Företagets intressen . All personal i Företaget måste vara särskilt uppmärksamma på situationer som skulle kunna innebära olämpliga handlingar och anmäla dem till en arbetsledare eller, i lämpliga fall till en högre chef . Om du misstänker att en transaktion, relation eller annan omständighet innebär eller kan innebära en intressekonflikt, ska du utan dröjsmål anmäla ärendet enligt Kodens riktlinjer för anmälan, så att det kan fastställas om situationen innebär en intressekonflikt eller inte . Det är Företagets policy att omständigheter som innebär intressekonflikter för Företagets personal är förbjudna om inte en dispens har upprättats enligt avsnitt XIII i Koden .
Affärsgåvor och underhållning. Med undantag för vad som anges nedan får Företagets personal inte erbjuda gåva, betalning, lån eller tjänst till någon befintlig eller i framtiden möjlig kund, leverantör, tjänsteleverantör, affärspartner eller annan tredje part, speciellt om syftet är att påverka mottagarens bedömning eller få mottagaren att åsidosätta sitt ansvar . Företagets personal får inte ta emot några gåvor, betalningar, lån eller förmåner från sådana personer eller aktörer . Dessa förbud innefattar inte (a) givande eller mottagande av rimliga tjänster eller gåvor med konkret värde av nominellt värde som inte överstiger normala normer för etiskt affärsutövande eller (b) normal underhållning för affärssyften i enlighet med sedvanliga branschnormer . Gåvor eller underhållning som inbegriper utlägg av Företagets pengar som erbjuds eller förekommer under dessa undantag måste godkännas skriftligen på förhand enligt Företagets policy och dokumenteras på lämpligt sätt i Företagets bokföring och redovisning . Frågan om underhållning och utgifter beskrivs närmare i
Följande situationer är exempel på handlingar som skulle kunna utgöra en intressekonflikt:
1. Vid sidan av arbetet (eller tjänst som) direktör, chef, delägare, anställd eller konsult för en nuvarande eller i framtiden möjlig konkurrent, leverantör eller betydande kund till Företaget.
2. Direkt eller indirekt köp, försäljning, uthyrning, leasning eller handel med Företaget med något slags egendom, lokaler, utrustning eller tjänst av Företagets personal eller deras närmaste familjemedlemmar andra än ”på armlängds
avstånd” eller enligt godkända Företagsprogram.
3. En anställds eller någon anställds närmaste familjemedlems direkta eller indirekta innehav av aktier eller andra ekonomiska intressen i någon befintlig eller i framtiden möjlig konkurrent, leverantör eller betydande kund till Företaget. Ett obetydande intresse i ett noterat företag är inte förbjudet.
4. Alla lån från Företaget till, eller garantier av skyldigheter gentemot, personal i Företaget (med undantag för de som överensstämmer med Företagets generella omplaceringspolicy).
5. Varje annan aktivitet i utomstående verksamhet som kan innebära försämrad opartiskhet, bedömning, effektivitet eller produktivitet för Företagets personal.
Intressekonflikter
Politiska bidrag. Företagets personal får inte utfästa eller genomföra något direkt eller indirekt bidrag för företagets räkning till något politiskt parti eller kandidat, i synnerhet om syftet är att påverka mottagarens bedömning eller ett allmänt val . Företagets personal uppmuntras att delta i den politiska processen och på individuell basis stödja politiska aktiviteter i samhället, men Företagets personal får endast medverka på sin fritid och använda sina egna pengar för sådana aktiviteter . Företaget ersätter inte Företagets personal för politiska bidrag av något slag . Företagets personal uppmuntras att rösta och delta helt i den politiska processen, men
Företagets personal får inte använda Företagets resurser för att rösta eller på annat sätt vara aktiva i politiska aktiviteter .
Myndighetsrepresentanter och otillåtna betalningar. Företagets personal får inte erbjudna några gåvor, betalningar eller lån eller erbjuda någon tjänst till någon existerande eller i framtiden möjlig inrikes eller utrikes regerings representant, ombud eller tjänsteman i synnerhet om syftet är att påverka mottagarens affärsbedömning eller att få mottagaren att åsidosätta sitt ansvar . Företagets personal får inte ta emot några gåvor, betalningar, lån eller förmåner från sådana personer eller aktörer . Detta förbud gäller inte tjänster eller gåvor till en inrikes eller utrikes regeringstjänsteman eller ombud med konkret nominellt värde som inte överstiger normal praxis för etiskt affärsutövande, inklusive utgifter med Företagets pengar för normal underhållning för affärssyften som överensstämmer med vedertagna branschnormer, förutsatt att sådana tjänster, gåvor och underhållning är förenliga med tillämpliga lagar och bestämmelser i alla tillämpliga juridiska områden, utan begränsning USA (t .ex . U .S . Foreign Corrupt Practices Act), Storbritannien (t .ex . UK Bribery Act 2012) och landet som regeringsrepresentanten eller ombudet representerar . Alla betalningar som faller inom undantagen ovan från förbudet och som erbjuds någon regerings representant, tjänsteman eller ombud måste godkännas på förhand av Företagets jurist för den aktuella regionen . Mer detaljerad vägledning angående gåvor, betalningar, lån eller förmåner till regeringsrepresentanter ges i policyn om global motverkan av korruption (gäller från 2014-03-05) och policyn om gåvor och underhållning (gäller från 2016-03-01) .
Om du är osäker på om dina handlingar strider mot detta avsnitt II i Koden eller inte, eller om du har några frågor eller kommentarer angående ditt ansvar enligt detta avsnitt II, bör du kontakta efterlevnadschefen eller direktören för Företagets efterlevnad .
III. | FÖRETAGETS MÖJLIGHETER
Företagets personal får inte för egen eller andras räkning överta Begäran om betalning av
avgifter eller ersättningar till betalningsmottagarens konto i ett annat land än betalningsmottagarens hem- eller verksamhetsland får inte göras utan godkännande från efterlevnadschefen.
Exempel som kan tyda på behov av vidare undersökningar är betalning av en avgift eller ersättning till en part för ospecificerade tjänster, förekomsten av ej registrerade bankkonton och att bokföringsposter inte stöds av verifikat.
Affärsgåvor
möjligheter som är avsedda för Företaget, oavsett om möjligheterna har upptäckts med hjälp av Företagets egendom, information eller position eller inte, utan föregående medgivande av Företagets verkställande direktör . Företagets personal får heller inte konkurrera med Företaget eller använda Företagets egendom, information eller position för personliga syften utan föregående godkännande från Företagets verkställande direktör . Företagets personal har i uppgift gentemot företaget att främja dess legitima intressen när möjligheter att göra det uppstår .
Företagets personal får inte avslöja konfidentiell
information som tillhör Företaget eller något av dess samarbetande företag eller kunder.
IV. | FÖRBUD MOT ANVÄNDNING AV KONFIDENTIELL ”INTERN”
INFORMATION
Företagets personal får inte avslöja konfidentiell information (t .ex . icke offentliggjord information om förvärv, dispositioner, affärsplaner, vinst, ekonomiska eller
försäljningsprognoser eller konkurrensinformation som kan vara användbar för konkurrenter eller skadlig för Företaget eller dess kunder om den avslöjas) gällande Företaget eller någon av dess samarbetande företag eller kunder till någon person som inte har ett direkt Företagsanknutet behov av att känna till sådan informationen . Företagets personal får inte försöka inhämta någon konfidentiell information om kunder, leverantörer eller konkurrenter på ett olagligt eller oetiskt sätt . Information som inhämtas av Företagets personal som ett led i arbetet för Företaget får inte användas för personlig vinning eller för att tipsa andra utan att Företaget har offentliggjort sådan information för allmänheten . Detta krav gäller inte endast för transaktioner som gäller aktier och andra finansiella instrument utan även varje annan situation där avslöjad information kan användas för olämpligt köpslående med någon utanför företaget . Insiderhandel är såväl oetiskt som olagligt . Personal i Företaget som upptäcks ha varit involverad i insiderhandel ställs inför stränga straff, inklusive straffrättslig och/eller kriminalrättsliga påföljder, avbruten anställning eller uppsägning från Företaget .
Alla kungörelser som gäller Företaget, dess verksamhet eller ekonomiska ställning får endast lämnas av personer med sådan befogenhet efter specifikt föregående godkännande av Hyster-Yales verkställande direktör eller dennes utsedda . Alla sådana kungörelser lämnas enligt fastställda procedurer för spridning av Företagets information av en direktör vid Hyster-Yale eller av person(er) som utsetts som ansvariga för extern rapportering . Dessa frågor behandlas närmare i policyn om insiderhandel (gäller från september 2012) och
Hyster-Yale Materials Handling Inc företagsgemensamma riktlinjer för informationsspridning (gäller från oktober 2017) . Alla anställda skall kontrollera dessa policyer och procedurer före vidtagande av några åtgärder eller utfärdande av något meddelande knutet till konfidentiell eller intern information, handel eller avslöjande .
V. | UPPRÄTTHÅLLANDE AV KORREKT BOKFÖRING OCH REDOVISNING
Alla Företagets tillgångar, fordringar, intäkter och utgifter måste bokföras korrekt i rätt företagsböcker och register . Inga falska eller påhittade poster får av någon orsak införas i, och ingen information som skall registreras får undanhållas från, Företagets böcker och register . Alla registreringar i Företagets böcker och redovisning måste korrekt avspegla transaktioners art helt i enlighet med bokföringsreglerna, inklusive efter behov relevant skatteredovisningsregler som gäller transferpriser för transaktioner mellan gruppens företag .
Rapporter och dokumentation som Företaget registrerar hos eller lämnar till ”United States Securities and Exchange Commission” och all annan offentlig kommunikation som Företaget delger måste fullständigt, rättvisande och korrekt meddela erforderligt innehåll i sådan kommunikation . Meddelandena måste lämnas i rätt tid enligt vad som krävs av sillämpliga lagar och bestämmelser och vara formulerade på ett förståeligt sätt .
VI. | KONKURRENSMETODER OCH UPPRIKTIG FÖRHANDLING
Det är ofrånkomligt att Företagets anställda från tid till annan möter och talar med anställda hos konkurrenter . Samverkan med konkurrenter är dock olagligt och vissa ämnen måste undvikas . Sådana ämnen kan vara prissättning, produktion, försäljning, lager, produktutveckling, säljområden och mål, marknadsstudier och annan skyddad eller konfidentiell information .
Det strider mot företagets policy att:
• ägna sig åt olaglig eller olämpliga handlingar för att komma över en konkurrents handelshemligheter, kundlistor, ekonomiska data eller information om lokaler, teknisk utveckling eller arbetssätt .
• anlita konkurrenters medarbetare för att komma över konfidentiell information eller förmå konkurrenters personal eller kunder att avslöja konfidentiell information .
• dra orättvis fördel av någon genom manipulering, hemlighållande, missbruk av skyddad information, förvanskning av materiella fakta eller varje annat orättvist förfarande .
Vad andra tror att du gör eller hur andra uppfattar ditt uppförande, även om det inte är vad du faktiskt gör kan vara en betydande och avgörande faktor för konkurrenslagbrott som du eller Företaget begår.
Information om konkurrenter. Företaget kan som konkurrerande aktör på marknaden söka kunskap om konkurrenter, men ägnar sig inte åt olaglig eller olämpliga handlingar för att komma över konkurrenters affärshemligheter, kundlistor, ekonomiska uppgifter eller information om anläggningar, teknisk utrustning eller verksamhet . Företaget försöker heller inte inhämta
konkurrensinformation direkt från konkurrenter (eller delge direkt känsliga uppgifter till konkurrenter) . Företagets personal skall eftersträva rättvist och etiskt agerande i förhållande till Företagets kunder, leverantörer, konkurrenter och anställda .
Efterlevnad av konkurrenslagstiftning: Allmän policy.
Konkurrenslagstiftningen i de länder där Företaget är verksamt har stiftats för att skydda fri företagsamhet genom att främja sund konkurrens och hindra osunda, rovgiriga affärsmetoder . Företagets och dess personals intressen tillgodoses bäst av Företagets
bestämda inriktning mot livaktig och sund konkurrens i enlighet med konkurrenslagarnas bokstav och anda . Hur Företagets personal agerar har avgörande betydelse för Företagets efterlevnad och Företagets personal måste inse att det är deras personliga skyldighet och ansvar att agera i överensstämmelse med Företagets policy . Företagets personal får inte ägna sig åt aktiviteter som strider mot konkurrenslagar i USA eller något annat land där Företaget bedriver verksamhet . All personal i Företaget förväntas undvika handlingar som skulle kunna uppfattas vara i strid mot konkurrenslagarna .
Frånsett uppfattningen av vad som är lämpligt med tanke på etiskt verksamhetsutövande måste Företagets personal vara uppmärksam på konkurrenslagarnas ibland omfattande räckvidd . Vad andra tror att du gör eller hur andra uppfattar ditt uppförande, även om det inte är vad du faktiskt gör kan vara en betydande och avgörande faktor för konkurrenslagbrott som du eller Företaget begår . Vi måste alla iaktta stor känslighet och uppmärksamhet mot aktiviteter som kan leda till problem enligt konkurrenslagarna .
Du förväntas hålla dig insatt i och strikt följa de riktlinjer om konkurrenslagar som tas upp i Koden . Riktlinjerna är avsedda att vara tillhjälp för att känna igen och identifiera möjliga problem med konkurrenslagar och avgöra när det är lämpligt att rådfråga din arbetsledare eller efterlevnadschefen . Du skall även utan dröjsmål informera efterlevnadschefen när du än observerar att andra företag agerar på ett sätt som du uppfattar strider mot de normer som framgår av dessa riktlinjer om konkurrenslagar för att säkerställa att du och Företaget inte påverkas av andras handlingar .
Efterlevnad av konkurrenslagstiftning: Riktlinjer
1 . Konkurrera alltid kraftfullt och oberoende och alltid på ett etiskt sätt . Agera alltid på ett sätt som gör det tydligt för var och en att du konkurrerar på ett kraftfullt och oberoende sätt .
2 . Ingå aldrig någon typ av avtal, ”överenskommelse genom handslag”
eller delta ens i någon diskussion med en konkurrent beträffande ämnen som priser, vinster, kostnader, villkor eller försäljningsvillkor, försäljningsstrategier, produktion, distribution, säljområden, kunder, anbud eller annan konkurrensinformation . Undvik även förekomsten av något sådant avtal eller diskussion .
3 . Jämför inte några anbud med en konkurrents . Utbyt inte konfidentiell affärsinformation med en konkurrent . Registrera och dokumentera den legitima källan till din information om konkurrenter i dina filer (om det inte redan framgår av sammanhanget) och även grunden för varje affärsbeslut som kan bli föremål för misstankar om att det fattats i överenskommelse med en konkurrent .
4 . Gör inga försök att korrigera eller på annat sätt diktera kundens återförsäljningspris eller medverka i aktiviteter som kan tolkas som krav eller tvång på en kund att sälja till ett visst pris .
5 . Respektera din kunds oberoende och tvinga aldrig restriktioner om territorier, kunder eller slutanvändning på kunden och deras möjlighet att sälja Företagets produkter utan föregående godkännande av den juridiska avdelningen .
6 . Ingå inget avtal, överenskommelse eller dialog med någon kund angående Företagets urval, klassificering, avvisande eller avbrytande av någon annan kund eller på vilka villkor Företaget handlar med eller kan handla med en annan kund .
Du förväntas hålla dig väl insatt i och strikt följa
riktlinjerna om konkurrenslagar som framställs i Koden.
7 . Avbryt inte eller vägra försäljning av produkter till en kund för att uppnå ett olämpligt syfte .
8 . Utan föregående godkännande av den juridiska avdelningen får du inte kräva av en kund att köpa hela sitt behov en produkt uteslutande från Företaget, att ge Företaget ensamrätt som leverantör eller att inte köpa eller på annat sätt hantera konkurrerande produkter . Kräv heller inte av en kund att köpa en produkt som villkor för att sälja en annan produkt till kunden utan föregående godkännande från den juridiska avdelningen .
9 . Undvik taktik som kan tolkas som ett sätt att på ett osunt sätt utesluta Företagets konkurrenter från marknaden eller som ett försök att attackera en viss konkurrent eller styra priserna .
10 . Erbjud inte olika priser, rabatter, avräkningar eller andra försäljningsvillkor till olika kunder för samma eller liknande produkter utan att det är nödvändigt för att möta en konkurrents liknande priser eller försäljningsvillkor . Om möjligt, bekräfta och dokumentera det konkurrerande priset innan kunden erbjuds ett lägre pris i avsikt att möta det konkurrerande priset . Försök dock inte att bekräfta det konkurrerande priset genom att kontakta konkurrenten .
11 . Erbjud inte en kund kampanjhjälp, reklam, säljmaterial eller ersättning för reklam eller marknadsföringsmaterial utan att sådan hjälp, material eller ersättning erbjuds alla konkurrerande kunder på en proportionellt likvärdig basis .
12 . Undvik all marknadsföring eller annat program som kan vara utmärkande som oärligt eller vilseledande . Följ alltid principerna om ärlighet, uppriktighet och rättframhet i försäljningen av Företagets produkter, inklusive reklam för och marknadsföring av produkterna .
13 . Följ alla Företagets riktlinjer angående deltagande i handels- eller
standardorganisationer . Generellt är det Företagets policy att ingå i handels- och standardorganisationer endast om sådana grupper ger tydliga fördelar som motsvarar tid och kostnader för medlemskap eller stöd .
14 . Alla Företagets verksamheter, oavsett plats, måste vara uppmärksamma på
konkurrenslagar och bestämmelser som kan gälla i varje given situation i alla länder där Företaget bedriver verksamhet .
15 . Inhämta Företagets juridiska rådgivning så snart några tveksamheter finns om lagligheten för en föreslagen transaktion, avtal eller varje planerat sätt att handla eller agera .
Mer detaljerade riktlinjer angående konkurrensmetoder och efterlevnad av konkurrenslagar behandlas i policyn om anti-trust-efterlevnad (gäller från 2013-10-01) av vilken kopior kan beställas utan kostnad hos Företagets juridiska avdelning .
VII. | BESTÄMMELSER OM EXPORT OCH IMPORT
Det är Företagets policy att följa bestämmelserna om export och import i de länder där Företaget bedriver verksamhet, vilka reglerar och begränsar Företagets möjligheter att importera och exportera varor och material samt styr och/eller begränsar exporten av vissa varor och viss teknik till specifika länder .
Varje anställd som är involverad i export eller import av Hyster-Yales produkter måste vara insatt i alla relevanta inrikes och utrikes lagar och bestämmelser om export och import.
Dessa bestämmelser påverkar export på olika sätt, beroende på faktorer som typ av varor (och komponenter) som levereras, slutdestination eller köpare och vilken typ av teknik som ingår . Bestämmelserna kan också gälla vart varorna får exporteras och återexporteras eller vidaretransporteras och/eller vart gods som innefattar ett visst ursprungslands teknik kan förstahandslevereras från ett främmande land till ett annat . De olika bestämmelserna är för omfattande för att beskrivas i detalj i Koden, men var medveten om att regeringar och Företaget ser mycket allvarligt på bestämmelserna .
Brott mot bestämmelserna uppstår ofta på grund av bristande överblick särskilt vad gäller rutintransaktioner, exempelvis hos Företagets utländska dotterbolag . Var medveten om att även transaktioner med andra dotterbolag till Företaget kan strida mot bestämmelserna . Liksom med exportbestämmelser, följer Företaget en komplex uppsättning av
bestämmelser som gäller import av varor och material i länder där Företaget bedriver verksamhet . Betalning av avgifter är bara ett viktigt område av importbestämmelserna . Alla anställda som är involverade i import eller export har därför en bekräftande skyldighet att kontrollera och följa sanktionslistan (OFAC) från USA:s handelsdepartement före import eller export av några varor .
Varje anställd som är involverad i export eller import av Hyster-Yales produkter måste vara insatt i alla relevanta inrikes och utrikes lagar och bestämmelser om export och import . Företagets personal bör söka vägledning från den juridiska avdelningen om några frågor
VIII. | IMMATERIELLA RÄTTIGHETER, DATAINTRÅNG OCH KONFIDENTIELL INFORMATION
Immateriella rättigheter. Företaget och dess personal måste respektera andra parters immateriella rättigheter och konfidentiella information . ”Immateriella rättigheter” inbegriper utvecklade arbeten som utgivare och uppfinnare har juridisk rätt till . Upphovsrätt, patent, affärshemligheter och varumärken tillhör alla denna kategori . Överträdelser av dessa rättigheter kan skada innehavaren och leda till att inkräktaren får stå till svars . Vissa avsiktliga överträdelser är även kriminella . Det är viktigt att all personal i Företaget ser till att inte bara skydda våra egna immateriella rättigheter utan även undvika överträdelser av andras rättigheter .
Kopiering av upphovsrättsskyddade dokument . Avsedd kopiering av upphovsrättsskyddat material utan att ha tillstånd för syftet av kommersiell vinning eller konkurrensfördel är olagligt och utgör under de flesta omständigheter ett lagbrott .
Användning av mjukvara. Otillåten kopiering av datormjukvara är förbjudet . Originaldatormjukvara är skyddad av upphovsrätt . Den licensavgift som betalas för en mjukvaruprodukt motsvarar rättighet att använda en kopia . Reproduktion av mjukvara utan behörighet, med undantag för när det är förenligt med licensvillkoren (t .ex . reservkopior), strider mot amerikansk upphovsrättslag och kan leda till att både Företaget och dess personal som gör denna reproduktion utsätts för rättsliga påföljder . Företagets interna revisionsavdelning övervakar regelbundet användandet av mjukvara i hela Företaget . Kopiering av datormjukvara i strid mot gällande licensavtal är ett brott mot Företagets policy och den som tar sådana kopior begår handlingar utanför ramarna i sina anställningsvillkors omfattning och innehåll .
Dataintrång. Det är ett brott mot Koden, Företagets policy om användning av elektroniska kommunikationssystem och i många fall mot lokal, landets eller andra länders lag att använda en dator för att skaffa otillåten tillgång till datorsystem i avsikt att antingen (1) inhämta affärshemligheter eller annan konfidentiell information, (2) förstöra, skada eller på annat sätt införa virus, trojaner, maskar eller annan skadlig mjukvara i något informationssystem eller (3) medverka till något annan typ av datorbaserat bedrägeri eller stöld .
Andra parters information. Företagets personal får inte använda olagliga eller oetiska hjälpmedel för att anskaffa konfidentiell information från andra och skall omedelbart anmäla till sin arbetsledare varje försök att sälja eller på annat sätt avslöja någon annans information till Företaget .
Intrång på upphovsrätt kan föreligga exempelvis
• när kopior eller annan reproduktion av upphovsrättsskyddat material används kommersiellt utan tillstånd.
Stöld av en affärshemlighet kan föreligga exempelvis
• när konfidentiell affärsinformation inhämtas med otillåtna medel och används som kommersiella fördelar.
Enstaka duplicering utan tillstånd av upphovsrättsskyddat material, t.ex. en artikel i en tidning, i syfte för begränsad användning inom Företaget är i allmänhet tillåtet.
Å andra sidan är upprepad kopiering av tidskriftsartiklar eller liknande, liksom undvikande av ytterligare prenumerationer på en tidskrift.
Varje anställd som har någon fråga på detta område bör rådfråga sin arbetsledare eller juridiska avdelning.
Immateriella rättigheter
Hyster-Yale respekterar personers rätt till sekretess och ser allvarligt på säkerheten för dessa uppgifter.
IX. | DATASEKRETESS, DATASÄKERHET OCH ELEKTRONISK KOMMUNIKATION
Hyster-Yale respekterar personers rätt till sekretess och ser allvarligt på säkerheten för dessa uppgifter . Företaget förväntar sig av all sin personal att man sätter sig in i och följer den globala policyn om anställdas sekretess (gäller från 2017-10-30), dataskyddsprinciperna (gäller från 2017-10-30) och alla policyer om informationssäkerhet . Några av de principer som all personal i Företaget måste vara medvetna om och med rimliga åtgärder säkerställa:
• Lagefterlevnad och transparens: att behandling av
personuppgifter sker ärligt och i enlighet med gällande lagar och att Företagets personal (direkt eller i sin policy) informeras om hur Företaget använder de personuppgifter som inhämtas .
• Specifika och legitima syften: att inhämtning och användning av personuppgifter från Företagets personal utförs för legitima intressen eller av juridiska skäl .
• Uppgifters kvalitet och integritet: att rimliga åtgärder vidtas för att alla personuppgifter som Företaget inhämtar är riktiga, relevanta och inte mer omfattande än vad inhämtandets syfte kräver .
• Bevarande av information: att personuppgifter om Företagets personal inte bevaras längre tid än Företaget behöver dem eller än vad gällande lag medger .
• Rutiner för avslöjande av uppgifter: att endast personal i Företaget med rättmätigt syfte för åtkomst och behov av sådan åtkomst för att utföra sina arbetsuppgifter får ges åtkomst till personuppgifter .
• Uppgifters säkerhet och integritet: att Hyster-Yale
vidmakthåller lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa personuppgifter . Företaget garanterar även att alla tredje parter som får ta del av personuppgifter vidtar lämpliga åtgärder för att skydda uppgifterna .
• Överföring av uppgifter: att lämpliga åtgärder vidtas för att tillämpa samma nivå av skydd av personuppgifter som överförs som krävs enligt gällande lag om Företaget eller dess personal
måste överföra personuppgifter .
• Uppgiftsföremålens rättigheter: att Företagets personal har rätt till åtkomst av sina personuppgifter och sina rättigheter vad gäller dessa personuppgifter inklusive att kunna hålla uppgifterna uppdaterade och riktiga .
Elektronisk kommunikation. Alla elektroniska eller digitala kommunikationsenheter och media som du tillhandahålls av Företaget (exempelvis e-post, röstmeddelanden, Internet, intranät, mobiltelefoner, surfplattor osv .) är arbetsredskap som tillhandahålls av Företaget för verksamhetens syften och Företagets egendom . Alla sådana enheter måste användas enligt Företagets Policy om användning av elektroniska kommunikationssystem (gäller från 2017-10-30) . All personal i Företaget har ansvar för att gå igenom, vara medveten om och på alla sätt följa policyn om användning av elektroniska kommunikationssystem .
Notera att din arbetsledare när som helst kan ställa en fråga om någon av de policyer som nämns i detta kapitel IX, hur någon av dessa principer om dataskydd ska efterlevas eller om du lägger märke till något beteende som verkar misstänkt eller strider mot dessa principer .
X. | SKYDD OCH LÄMPLIG ANVÄNDNING AV FÖRETAGETS RESURSER
Företagets personal skall skydda Företagets tillgångar och säkerställa effektiv användning av dem . Stöld, oaktsamhet med, och förstörande av Företagets tillgångar påverkar direkt vår lönsamhet och skall undvikas . Alla Företagets tillgångar får endast användas för Företagets legitima verksamhetssyften . Varje misstänkt bedrägeri eller stöld skall omedelbart anmälas enligt Kodens bestämmelser om anmälan .
XI. | MILJÖ HÄLSA OCH SÄKERHET
All personal i Företaget skall utföra sina uppgifter på ett sätt som överensstämmer med lagar om skydd av miljön och skydd av människors säkerhet och hälsa från orimliga risker . Företaget har även enligt lag skyldighet att säkerställa att arbetsplatsen är fri från kända faror som kan orsaka fysiska skador .
Som vi alla vet är skyddet av miljön omgivet av en rad bestämmelser och det är Företagets bestämda avsikt att vara omsorgsfulla i detta avseende . Eftersom miljöbestämmelser är komplexa och påföljderna för brott mot dem kan bli allvarliga, krävs att Företagets anställda anstränger sig för att tillgodose miljökraven . Anställda bör upplysa sin arbetsledare eller om nödvändigt efterlevnadschefen om varje möjlig miljö- eller säkerhetsrisk för att möjliggöra omedelbara åtgärder .
Företagets personal måste följa dessa riktlinjer:
• Följa alla gällande miljö-, hälso-, och säkerhetsbestämmelser;
• Hålla alla arbetsplatser fria från miljö- hälso- och säkerhetsrisker;
• Följa Företagets och myndigheters krav på anmälan angående varje händelse eller förhållande som skall anmälas enligt delstaters eller länders lagar eller bestämmelser i samband med olyckor, miljöförorening eller materiella risker för föroreningar .
XII. | ANSTÄLLNINGSRELATERADE RUTINER
Anställning med likvärdiga möjligheter. Företaget erbjuder alla personer likvärdiga anställningsmöjligheter enligt vad lagen kräver . I alla anställningsbeslut inklusive de som gäller rekrytering, anställning, placering, befordran, omplacering, ersättning, utbildning, disciplin eller avsked, tillämpar Företaget likvärdiga möjligheter för alla personer utan hänsyn till ras, hudfärg, religion, kön, sexuell läggning, könsidentitet, nationellt ursprung, ålder, veteranstatus eller annan klassificering som förklaras otillåten enligt lag . Rimliga anpassningar görs för personer med rörelsehinder eller funktionsnedsättning förmåga enligt vad som krävs enligt federal eller gällande nationell lag .
Motverkan av trakasserier. Företaget förbinder sig till principen att alla anställda har rätt till en arbetsmiljö som är fri från alla former av diskriminering och trakasserier inklusive utan begränsning sexuella trakasserier och trakasserier och diskriminering på grund av ras, hudfärg, nationellt ursprung, religion, kön, sexuell läggning, könsidentitet, ålder eller funktionsnedsättning .
Företaget förbinder sig att vidmakthålla en professionell och kollegial arbetsmiljö där alla personer behandlas med respekt och värdighet . Federal lag definierar sexuella trakasserier som ovälkomna sexuella närmanden, förfrågningar om sexuella tjänster och/eller annat verbalt, visat eller fysiskt uppförande av sexuell art där:
• acceptans av sådant uppförande sker antingen uttalat eller underförstått ett villkor eller förhållande i en persons anställning;
• en persons acceptans eller avböjande av sådant uppförande används som grund för anställningsbeslut som påverkar en sådan person eller
• sådant uppförande förekommer med syfte eller resultat att det orimligen påverkar en persons arbetsprestation eller skapar en hotfull, fientlig eller kränkande arbetsmiljö .
Företaget förbinder sig att vidmakthålla en professionell
och kollegial arbetsmiljö där alla personer behandlas
med respekt och värdighet.
All personal i Företaget förbjuds att erbjuda, utfästa eller bevilja priviligierad behandling av någon anställd eller arbetssökande till följd av personens engagemang i eller medgivande av engagemang i sexuella handlingar . Företagets personal förbjuds även att utnyttja en anställds eller arbetssökandes vägran att acceptera sådan handling som grund för anställningsbeslut som påverkar personen . En hotfull, skrämmande eller anstötlig arbetsmiljö kan uppstå genom förhållanden som krav på sexuella aktiviteter, oönskad och onödig fysisk kontakt med en annan anställd, sexuellt utmanande kroppsspråk eller handrörelser, verbala övergrepp av sexuell art, olämpligt utnyttjande av sexuellt vågat språk eller visande av sexuellt utmanande föremål eller bilder på arbetsplatsen .
Trakasserande beteende av Företagets personal är oacceptabelt och förbjudet i alla situationer, inklusive utan begränsning, i företagets lokaler, på tjänsteresor, samröre med kunder, leverantörer eller kunder och verksamhetsrelaterade sociala arrangemang .
Företaget utreder alla anklagelser om
diskriminering och trakasserier utan dröjsmål på ett konfidentiellt sätt efter vad som är
möjligt och vidtar lämpliga korrigerande åtgärder när så krävs.
På liknande sätt kan en rasfientlig arbetsmiljö uppstå genom saker som verbala övergrepp av rasistisk typ, användande av rasnedsättande ord eller visande av rasistiskt präglade föremål eller bilder på
arbetsplatsen . Andra hotfulla arbetsmiljöer kan uppstå genom användning av attribut, skymfer eller nedsättande begrepp baserat på en anställds hudfärg, nationella ursprung, religion, kön eller funktionshinder . Företagets personal förbjuds att skapa någon sådan miljö och uppmuntras att tänka på och vara medvetna om hur vissa beteenden kan tolkas av arbetskamrater, leverantörer, kunder och allmänhet .
Varje anställd som har uppfattningen att han eller hon har utsatts för
diskriminering eller trakasseri i någon form av sin arbetsledare, annan anställd, leverantör eller annan tjänsteleverantör, kund eller anställd eller representant för en kund, eller annan besökare skall anmäla händelsen till sin arbetsledare, Företagets personalavdelning, juridiska avdelning eller jourlinjen för efterlevnad .
Företaget utreder alla anklagelser om diskriminering och trakasserier utan dröjsmål på ett konfidentiellt sätt efter vad som är möjligt och vidtar lämpliga korrigerande åtgärder när så krävs . Varje person som genom Företagets utredning har fastställts ha varit inblandad i diskriminering eller trakasseri i strid mot Koden eller Företagets policy kommer att utsättas för disciplinära åtgärder, i värsta fall avbrytande av anställningen .
Vedergällning i varje form mot en anställd eller arbetssökande som invänder mot diskriminering eller trakasseri är strängt förbjudet och är i sig självt skäl till lämplig disciplinär åtgärd, i värsta fall uppsägning . Ämnena likvärdiga anställningsmöjligheter, diskriminering och trakasseri beskrivs närmare i policyn om motverkan av trakasseri och diskriminering (gäller från 2012-09-28) vilken tidigare har skickats ut till all personal i Företaget .
Våld och vapen på arbetsplatsen. Med undantag för vad som anges för övrigt nedan eller för vad som krävs enligt lag, är inga vapen av något slag tillåtna vid något tillfälle i Företagets lokaler . Mer information finns i policyn om våld och vapen på arbetsplatsen (gäller från 2014-07-08) . Förbudet innefattar men begränsas inte till alla typer av eldhandvapen, dolda vapen, chockpistoler, stiletter, explosiva anordningar eller andra föremål som bärs för det uppenbara syftet att skada eller skrämma andra, men innefattar inte klubbor, pepparspray eller liknande produkter i mängder och behållare avsedda för personligt försvar, fickknivar, kombinationsverktyg med kniv eller knivar, knivar avsedda för Företagets köksavdelningar eller skäranordningar för utförande av anställdas arbeten . Vapen som bärs av tjänstgörande lagverkställande personer och Företagets auktoriserade säkerhetspersonal är tillåtna i Företagets lokaler . I situationer där det finns kloka skäl till att förbjuda förekomsten av vapen i Företagets lokaler, kan begränsade undantag från det ovanstående godkännas från tid till annan av Hyster-Yales efterlevnadschef .
Nolltolerans mot våld på arbetsplatsen
Företagets policy är nolltolerans för våld på arbetsplatsen, verbala och icke-verbala hot och andra handlingar som rimligen kan leda till oro för den fysiska säkerheten för Företagets personal, leverantörer, entreprenörer och besökare eller för säkerheten för Företagets fysiska tillgångar. Detta innefattar men är inte begränsat till verbala och fysiska hot, strider, bombhot och falskt brandlarm. Detta innefattar hot som förekommer utanför arbetsplatsen som påverkar arbetsplatsen.
Våld på arbetsplatsen
Workplace
Violence
Företagets policy är nolltolerans för våld på arbetsplatsen, verbala och icke-verbala hot och andra handlingar som rimligen kan leda till oro för den fysiska säkerheten för Företagets personal, leverantörer, entreprenörer och besökare eller för säkerheten för Företagets fysiska tillgångar . Detta innefattar men är inte begränsat till verbala och fysiska hot, strider, bombhot och falskt brandlarm . Detta innefattar hot som förekommer utanför arbetsplatsen och som påverkar arbetsplatsen .
Invandringslagar. Det är Företagets policy att helt följa lagar och bestämmelser om invandring i de länder där Företaget har anställda . De många lagarna och bestämmelserna rymmer bestämmelser som bland annat kräver att en arbetsgivare upprättar lämplig, specificerad dokumentation för alla ny- eller återanställda personer . Överträdelser kan leda till kriminal- eller straffrättsliga påföljder . Därtill kan lagen, även om lämplig dokumentation presenteras, överträdas om arbetsgivaren vet eller har skäl att känna till att den ny- eller återanställda personen är obehörig . Om några fler frågor finns om dessa juridiska krav eller om någon annan invandringslag eller bestämmelse, hänvisar företaget till sin juridiska avdelning .
XIII. | EFTERLEVNAD OCH ANMÄLAN
All personal i Företaget måste utan dröjsmål via normala kanaler (t .ex . arbetsledare eller annan chef) anmäla varje handling de själva eller annan personal i Företaget varit involverade i som misstänks vara en överträdelse av Koden eller som misstänks vara oetisk, oärlig eller olaglig . När det är möjligt hålls identiteten på varje anställd i Företaget som gör en sådan anmälan strängt konfidentiell, med undantag för vad som krävs enligt lag . Ytterligare information om anmälan av överträdelser och skydd av visselblåsare, inklusive anonym anmälan, finns i Hyster-Yales policy (gäller från 2017-10-15) . Dessa procedurer har utformats för att upprätthålla konfidentialitet . Om du har kännedom om ett brott mot Koden men inte känner dig bekväm med att identifiera dig, kommer dock anmälan att hanteras anonymt .
Efter att antingen (1) ha fullt ha uttömt alla normala möjligheter till anmälningsrutiner eller (2) rimligen ha kommit fram till att fullt utnyttjande av dem inte skulle vara möjligt, skall anställda anmäla sådana handlingar genom att ringa Företagets gemensamma jourlinje för efterlevnad, logga in på jourlinjen på Företagets webbplats eller skicka anmälan skriftligen till efterlevnadschefen eller efterlevnadsdirektören, med kontaktuppgifter på sista sidan i Koden .
Det är ett allvarligt brott mot Koden, och under vissa omständigheter mot gällande lagar, att någon chef i Företaget tar initiativ till eller uppmuntrar hämndåtgärder mot någon av Företagets anställda eller annan person som i god tro anmäler en känd eller misstänkt överträdelse mot Koden .
Dispens. Endast Företagets styrelse eller styrelsens kommitté kan ge dispens från en bestämmelse i Koden för Företagets direktörer och högre chefer, och varje dispens meddelas omedelbart till allmänheten på det sätt och i den omfattning som krävs enligt gällande lag . Dispens från Koden för någon annan anställd kan endast utfärdas av den juridiska avdelningen .
Avsedda larmnummer, larmwebbplatser och kontaktuppgifter till efterlevnadschefen vid Hyster-Yale och vart och ett av dess dotterbolag finns på sid . 20 i denna Kod .
Överträdelser mot koden. Företagets styrelse eller styrelsens revisionskommitté skall fastställa huruvida en åtgärd vidtagen av en av Företagets direktörer eller högre chefer och som har kommit till deras kännedom utgör ett brott mot Koden . Fastställande av huruvida en vidtagen åtgärd av en annan anställd utgör ett brott mot Koden skall göras av efterlevnadschefen .
Bestraffningar . Alla brott mot koden utgör grund för lämplig disciplinär åtgärd inklusive uppsägning .
Anmälan utifrån. Det är företagets policy att (a) information som gäller kända stöldhandlingar, förskingring av pengar och andra brott mot Företaget oavsett om det begås av Företagets personal, företrädare eller andra skall anmälas till lämplig regulatorisk eller lagverkställande myndighet och (b) anställningen omedelbart skall avbrytas för anställda som är inblandade i sådana handlingar med undantag för om annat beslutas av Hyster-Yales verkställande direktör, givet emellertid att Företaget inte efter egen ensidig bedömning kan avsäga sig kravet att anmäla relevant information till regulativa eller lagverkställande myndigheter enligt (a) ovan om sådan anmälan krävs av tillämplig federal, statlig, regional eller utomamerikansk lag, författning, bestämmelse eller annan regel .
I sådana fall skall Företagets personal inte förlita sig på
sin egen personliga bedömning utan helt och öppet
diskutera frågan med sin arbetsledare.
XIV. | SAMMANFATTNING
Företaget vidgår att det i vissa fall kan vara svårt att formulera lämpliga regler för etiskt uppförande . I sådana fall skall Företagets personal inte förlita sig på sin egen personliga bedömning utan helt och öppet diskutera frågan med sin arbetsledare . Företagets ledning kan föra alla vidare frågor angående etiken eller lagligheten i en viss situation till Företagets verkställande direktör eller efterlevnadschef för information, som om det krävs anlitar en extern juridisk rådgivare för slutligt avgörande .
Jourlinjenummer för kodöverträdelser inom Hyster Yale Group
Chief Compliance Officer - Suzanne S . Taylor Director of Corporate Compliance - Amy E . Gerbick 440 .449 .9600
www .hyster-yale .ethicspoint .com • 440 .449 .9600
Land Landskod Jourlinjenummer
USA Ej rel . 800-514-6268
Australien Telstra 1-800-881-011 Optus 1-800-551-155
800-514-6268
Brasilien Ej rel . 0800-891-4386
Kanada Ej rel . 800-514-6268
Tjeckiska republiken Ej rel . 800-144-305
Kina Ej rel . 400-6-612-670
Ej rel .
Finland Ej rel . 0800-9-12761
Tyskland 0-800-225-5288 800-514-6268
Frankrike 0800-91-3674
Italien Ej rel . 800-787-825
Japan NTT: 0034-811-001 800-514-6268
Malaysia Ej rel . 1-800-81-7783
Mexiko Ej rel . 001-800-835-9790
Nederländerna Ej rel . 0800-022-5971
Indien 000-117 800-514-6268
Filippinerna 105-11 800-514-6268
Polen Ej rel. 00-800-151-0319
Ryssland 363-2400 844-303-0232
Singapore Ej rel. 800-110-2391
Spanien 900-99-0011 844-303-0232
Sverige 020 799 111 08 44 303 0232
Taiwan 00-801-102-880 800-514-6268
Storbritannien 0-800-89-0011 800-514-6268
Ej rel . Ej rel .
Ej rel . Ej rel .
Ej rel . Ej rel .
Ej rel . Ej rel .
Ej rel .
