Bilaga 1
Budgetunderlag 2018-2020
Miljö- och byggnadsnämnden
Innehållsförteckning
1 Nämndens uppdrag ... 3
1.1 Nämndens uppdrag ... 3
1.2 Omvärld ... 3
2 Nämndens budgetförutsättningar ... 6
2.1 Verksamhetens resultat 2016 ... 6
2.2 Verksamhetsåret 2017 ... 7
2.3 Nya/förändrade behov inför 2018-2020 ... 7
2.4 Konsekvensanalys ... 9
2.5 Investeringsbehov ... 10
3 Möjliga effektiviseringsområden ... 11
1 Nämndens uppdrag
1.1 Nämndens uppdrag Beskrivning
Miljö- och byggnadsnämnden ansvarar för tillsyn inom miljö-, hälsoskydds- och livsmedelsområdet, bygglov, tillsyn inom plan- och byggområdet, mät- och kartteknisk verksamhet samt energirådgivning.
1.2 Omvärld Bygglovsenheten
Byggkonjunkturen ser fortsatt ljus ut och byggtakten förväntas öka. Ökningen beror på kombinationer av olika faktorer som exempelvis ökad bostadsbrist, förändrade
byggregler och högre befolkningstillväxt i Stockholmsområdet, vilket påverkar Sollentuna kommun. Det lokala bostadsbyggandet är fortfarande för lågt för att svara mot befolkningsökningen och ökningen förväntas fortsätta under de två kommande åren eftersom Sollentuna kommun har stora områden som kommer att exploateras. Andra faktorer som stödjer en hög eller ökad byggnadsprognos är de låga räntorna. Behovet av bygglov och byggkontroll bedöms därför vara fortsatt stort under den kommande
perioden.
Utöver de lagförändringar som gjorts de senaste åren finns anledning att tro att det kommer att beslutas om ytterligare lagförändringar inom plan- och bygglagens område i framtiden. De utredningar som har legat till grund för de ändringar som redan är
beslutade innehöll förslag på ytterligare reformer för att korta tiden från byggplaner till färdig byggnation.
Mät- och kartenheten
Verksamheten bedömer att arbetet med att förbereda fastighetsförrättningar kommer att öka markant under kommande år bland annat med anledning av Väsjöstadens
genomförande och det generellt ökande byggandet. Mät-och kartenheten påverkas också av att Statliga Lantmäteriet har stora svårigheter att leverera förrättningar och att besluta om fastighetsbildningar vilket medför långa handläggningstider.
Mät- och kartenhetens verksamhet har sedan 2000-talets början genomgått en gradvis digitalisering. Moderna digitala metoder för insamling av geografisk information (byggnader, topografi, infrastruktur m.m.) har pressat priserna kraftigt och möjliggjort datainsamling på väsentligt kortare tid än tidigare. Utvecklingen ställer nya krav på verksamheten där fokus måste läggas mer på storskalig insamling och förvaltning av geografisk information än på mätning. De nya kraven öppnar för möjligheten att använda drönare för insamling av information, som i sin tur kräver tillstånds- och utbildningsaktiviteter.
Den europeiska utvecklingen påverkar även nämndens utmaningar, bland annat genom EU-direktiv. Ett av dessa påverkar hur Sveriges alla kommuner och myndigheter måste tillhandahålla viss kartinformation från den offentliga sektorn till allmänheten
kostnadsfritt. Det är oklart när detta kan få ett genomslag men när det sker kommer mät-
och kartverksamhetens nuvarande finansiering till största delen försvinna. Därför har verksamheten sedan år 2017 tillförts 600 tkr för att parera för sådana förluster.
Miljö- och hälsoskyddsenheten Miljötillsyn
Flera statliga utredningar och redovisningar visar brister i det nuvarande systemet för miljötillsyn. Detta innebär att Sverige inte fullt ut lever upp till högt ställda krav på bland annat enhetlighet och effektivitet och att få miljöbrott upptäcks och beivras. En statlig utredning har därför påbörjats i syfte att se över organisationen och
ansvarsfördelningen av tillsynen enligt miljöbalken samt sanktionssystemet. Uppdraget ska redovisas i april 2017.
Livsmedelskontrollen
Från den 1 januari 2017 skärptes kraven på kontrollmyndigheternas planering och uppföljning av sin verksamhet genom förtydliganden i Livsmedelsverkets föreskrifter om offentlig kontroll. I föreskrifterna finns bestämmelser om att berörda myndigheter ska ha en flerårig kontrollplan och att verksamheten ska följas upp regelbundet och beakta utfallet i förhållande till kontrollplanen. Detta innebär att kraven för
verksamheten skärps och sanktioner kan införas om kontroller inte genomförs enligt kontrollplanen. Som ett led i detta har regeringen gett Statskontoret uppdrag att utreda hur livsmedelskontrollen kan stärkas i kommuner som inte utför kontroll i tillräcklig omfattning eller inte utför kontroll på ett riskbaserat sätt. Statskontoret ska inom ramen för detta överväga bland annat om styrningen behöver förändras eller om kontroll kan flyttas till annan kontrollmyndighet.
Dricksvattenkontroll
Dricksvattenutredningen som avslutades under 2016 föreslår förändringar i miljöbalken som innebär att kommunerna ska ha skyldighet att ansöka om inrättande och
omprövning av vattenskyddsområden för alla större allmänna vattentäkter. Utredningen menar också att den offentliga kontrollen av dricksvattenanläggningar behöver
förbättras bland annat genom att kontrollområden och riskklassningssystem för dricksvattenanläggningar ses över. Ytterligare utredningar föreslås i syfte att stävja oönskade händelser kring dricksvattnet, till exempel hälsorelaterade utbrott, större avbrott eller sabotage.
Sprängämnesprekursorer
Miljö- och byggnadsnämnden har utökats i sitt tillsynsansvar år 2017 att även omfatta tillsyn och kontroll enligt Lagen om sprängämnesprekursorer, dvs. tillsyn över försäljning av kemiska ämnen som tillsammans med andra ämnen kan användas för tillverkning av hemgjorda sprängämnen. Lagen ställer krav på tillstånd för enskilda personers förvärv, införande, innehav och användning av sprängämnesprekursorer samt krav på märkning av produkter och rapportering för den ekonomiska aktören. De verksamhetstyper som kan bli föremål för tillsyn och kontroll är t.ex. färg- och järnhandlare, byggvaruhus, hobbybutiker och apotek i den utsträckning dessa säljer reglerade substanser till enskilda.
Tillsyn över strandskyddsbestämmelser
Miljö- och byggnadsnämnden har under 2016 även överförts ansvaret för dispenser
enligt strandskyddsbestämmelserna i Miljöbalken. Tillsynen över området har tidigare haft en låg frekvens och därför pågår nu ett stort projekt med att se till att de befintliga bryggor som finns i Edsviken och Norrviken följer strandskyddsbestämmelserna.
Eventuella följder för verksamheterna
Den nuvarande och kommande utvecklingen visar ett ökat antal inkomna ansökningar och anmälningsärenden men även utökade ansvarsområden. Det innebär ett ökat personalbehov, ett stort utbildningsbehov och ökade krav på verksamhetssystem. Det påverkar även planeringsarbetet och leder till behov av nya arbetsmetoder. Exempelvis kommer ökad samverkan mellan olika kommuner att krävas. Det är troligt att staten till viss del kommer att styra kommunernas arbete och att en myndighet måste ha ett visst antal kontrollobjekt eller årsarbetskrafter för en tillräcklig tillsyn.
2 Nämndens budgetförutsättningar
Sammanställning reviderad driftbudget 2017 i mkr inkluderat reviderad plan för 2018 och 2019 (uppdaterad 2016-12-22).
Avser Bokslut 2016 Budget 2017 Kommunikatörer
2017 Rev Budget 2017
Ärende/Beslut 2016/0095 KS-19
KF 2016-06-20
Samordning av administrativa resurser genom omföring KF 2016-12-15 2016/0664 §196 Miljö- och
byggnadsnämnden
18,5 22,1 -0,4 21,7
Avser Plan 2018
Förändring från beslut 2016/2017
Rev plan
2018 Plan 2019
Förändring från beslut 2016/2017
Rev plan 2019
Ärende/Beslut 2016/0095 KS-19 KF 2016-06-20
2016/0095 KS-19 KF 2016-06-20 Miljö- och
byggnadsnämnden
21,9 -0,4 21,5 21,9 -0,4 21,5
Enligt KF-beslut 2016-12-15 omfördelas 0,4 mkr till KS från MBN pga centralisering av administrativa resurser. Beloppen är nivåpåverkande för 2018 och 2019.
2.1 Verksamhetens resultat 2016 Ekonomiskt resultat
Miljö- och byggnadsnämnden redovisar ett positivt resultat om 2,3 miljoner kronor i jämförelse med budget. Resultatet beror dels på ett fortsatt ökat antal ansökningar av bygglov vilket ger bygglovsenheten ökade intäkter. Miljö- och hälsoskyddsenheten har även haft lägre personalkostnader vilket till viss del bidrar till överskottet.
Uppfyllelse av åtaganden
Av 7 fastställda åtaganden för år 2016 bedöms 5 vara uppfyllda i år, 2 mål är av
karaktären flerårsöverskridande. Dessa 2 bedöms år 2016 nått den uppfyllnad som krävs för att nå slutmålet.
Verksamhetens grunduppdrag/kvalitet
Bygglovsenheten har haft har stora utmaningar med den personalbrist som uppstod genom en rekryteringsvåg i länet som började år 2015. Samtidigt ökade antalet ärenden för handläggning. Därför har rekrytering av ordinarie personal pågått under hela året.
Som tillfällig åtgärd för att upprätthålla kvaliteten i arbetet har konsulthjälp och pensionerade bygglovshandläggare även värvats. Eftersom länets arbetsgivare
konkurrerar om samma kompetens/arbetskraft har situationen lett till att medarbetarna inom bygglovsområdet fått väsentligt höjda löner. Tillgängligheten till handläggarna och handläggningstiderna har påverkats av situationen men mindre än vad som kunde befaras.
Livsmedelsverksamheten har fått skärpta krav för sin kontroll (Kontrollplan) vilket ställer större krav på planeringen av verksamheten. I stort har miljö- och
hälsoskyddsenheten uppfyllt arbetet enligt Tillsynsplanen och Kontrollplanen under året. Under år 2016 har även miljö och- hälsoskyddsenheten påförts ansvar (från 2017) för tillsyn och kontroll enligt lagen om sprängämnesprekursorer.
2.2 Verksamhetsåret 2017
Miljö- och byggnadsnämndens budgetram har vid ingången till år 2017 utökats med totalt 0,9 miljoner kronor jämfört med år 2016, dessa medel har huvudsakligen använts till ökade personalkostnader, finansiering av kartverksamhet och arkiveringssystem.
Justering av fördelade medel har sedan skett enligt följande:
-Omfördelning av budget gällande bygglovsenheten för ökade personal- och konsultkostnader. Intäkterna förväntas öka, dock inte i samma utsträckning som kostnaderna.
Prioriterade satsningar för verksamheten
Miljö- och byggnadskontorets åtgärder ligger i linje med nämndens mål om att senast 2019 ha länets bästa myndighetsservice och webbsida inom myndighetsområdena bygglov, miljö- och hälsoskydd och livsmedel.
• Enligt miljö- och byggnadskontorets verksamhetsplan 2017 kommer arbetet att inriktas på att minska handläggningstiderna och att tydliggöra processen för de sökande. Hemsidorna förbättras ytterligare och kontorets e-tjänster ska
vidareutvecklas utifrån målgruppernas synpunkter och behov.
• Miljö- och hälsoskyddsenheten genomför ett utbyte av verksamhetssystem under 2017.
• En översyn av taxorna planeras i syfte att säkerställa att de är rätt anpassade så att de står i relation till de åtgärder som ska utföras.
2.3 Nya/förändrade behov inför 2018-2020
1. Behov av ökade resurser/personal inom miljö-/hälsoskydds- och livsmedelstillsynen
Enligt miljö- och hälsoskyddsverksamhetens behovs- och resursutredning (se dnr.
2017/0006) behövs ytterligare totalt 3-4 tjänster. I jämförelse med liknande verksamheter i länet har Sollentuna kommun lägre bemanning inom både
miljötillsynsverksamheten och livsmedelskontrollen. På statlig nivå pågår översyn av hur styrningen av både miljötillsynen och livsmedelskontrollen kan öka för att bli mer likvärdig och effektiv inom landet. Det inkluderar frågor som resurssättning och kompetensbehov för att genomföra tillsyns- och kontrolluppdraget. Sollentuna är en växande kommun och i behovsutredningen har miljö- och hälsoverksamheten räknat med ett tillväxtpåslag på ca 2% per år, dvs antalet tillsyns- och kontrollobjekt ökar med motsvarande procent samt antalet inkommande ärenden ökar.
Lagstiftningen säger att tillsyn och kontroll ska täckas av avgifter från
verksamhetsutövarna, så långt som möjligt. All tillsyn är inte möjlig att avgiftsbelägga, inte heller är det möjligt att få betalt för det arbete som serviceskyldigheter innebär enligt förvaltningslagen m.m.
Minst två av de önskade tjänsterna behöver finansieras av skattemedel för att inte avgifterna för enskilda företagare, offentliga verksamheter och privatpersoner ska bli oproportionellt stora. Detta kan konstateras trots eventuella ökade intäkter till följd av en taxeöversyn (och eventuella höjningar av avgifterna) som är planerad under år 2017.
Kostnader för en tjänst är ca 800 tkr och behovet av en ramförstärkning är 1,6 mkr.
Ytterligare tjänster kan/måste i så fall finansieras genom de nya intäkter som en översyn av taxan kan medföra.
Konsekvenser av utebliven tillsyn är på kort sikt skuld i form av kontrolltid till företag med risker för krav på återbetalningsskyldighet. Den planerande miljötillsynen
prioriteras ned och endast händelsestyrd och administrativ tillsyn genomförs. Fokus blir kärnverksamhet för kontroll och tillsyn vilket innebär att medarbetares medverkan i andra kommungemensamma uppdrag som experter inte kan prioriteras. En annan effekt på relativt kort sikt är kritik, påbud och sanktioner från statliga myndigheter, samt en pressad arbetsmiljö för miljö- och hälsoskyddsinspektörerna.
På längre sikt är myndighetstillsyn en viktig demokratifråga där otillräcklig tillsyn leder till ojämlika villkor för människor och företag. Det bidrar bland annat till minskad respekt för regelverk och minskad tilltro till myndigheter med stora konsekvenser som följd.
• Utreda möjligheten att införa kommunal Lantmäterimyndighet
Fram till och med 31 mars 1999 hade Sollentuna egen kommunal lantmäterimyndighet vilken utförde alla fastighetstekniska åtgärder i kommunen, så kallade förrättningar.
Från och med 1 april 1999 hanteras detta av det statliga Lantmäteriet som har myndighetsansvaret.
De senaste årens markant ökade behov av bostäder har fått till följd att handläggningstiderna hos Lantmäteriet ökat avsevärt.
För Sollentuna märks detta i flera avseenden:
• handläggningstiderna blir långa vilket påverkar kommunens expansionsförmåga
• fastighetsärenden för företag och industrifastigheter har lägre prioritet än bostadsbyggandet vilket ger orimligt långa handläggningstider för dessa aktörer
• Sollentuna saknar möjligheten att styra hur fastighetsbildningen ska se ut vilket ibland resulterar i fastigheter med olämplig utformning
• Sollentuna går miste om intäkter och arbetstillfällen som istället tillfaller staten.
Under år 2016 uppgick antalet inkomna ärenden för Sollentuna till 150 st, Miljö- och byggnadskontoret ser utifrån rådande förutsättningar ett angeläget behov av att utreda möjligheterna och kostnaderna för att införa en egen kommunal
lantmäterimyndighet. Vinsterna med en egen myndighet skulle vara betydande ur servicesynpunkt mot medborgarna, företagsvänlighet samt möjlighet till god kontroll över fastighetsbildningsprocessen. Driften av kommunal lantmäterienhet är dessutom självfinansierad.
Konsulthjälp för att utföra en förstudie uppskattas till en kostnad om ca 200 tkr.
• Digitalisering av arkiv
Miljö- och byggnadskontoret påbörjade en digitalisering av kontorets bygglovsarkiv 2011/ 2012 i samband med att det gamla analoga mikrofilmsarkivet skannades och överfördes till ett digitalt arkiv.
Kontoret har sen dess löpande skannat avslutade pappersbaserade ärenden från bygglovsverksamheten, men det återstår fortfarande stora mängder pappersbaserade handlingar i arkivet, vilka borde skannas så det pappersbaserade arkivet kan avvecklas.
Mät- och kartenheten har också ett pappersarkiv som till vissa delar bör bevaras och därmed skannas.
Syftet med avvecklade pappersarkiv är följande:
• frigöra lokalyta
• minska kontorets behov av lagringsutrymme
• underlätta för mer flexibla arbetssätt som inte kräver tillgång till analoga pappersarkiv
• förenkla tillgången till arkiverat material för bättre sökbarhet och möjlighet till snabbare och bättre service till medborgarna i samband med utlämnande av handlingar
Kostnad för att skanna kontorets kvarvarande pappersarkiv på bygglov uppskattas till ca 500 tkr.
2.4 Konsekvensanalys
Scenario: Enligt plan 2018, enbart med volymjustering
För miljö- och byggnadsnämnden innebär scenario " Enligt plan 2018" att ingen kompensation eller tillskott ges då nämnden inte har en volymbaserad budget.
Scenario "Enligt plan 2018" innebär att besparingar om motsvarande ca 2,5 % behöver göras för att finansiera oundvikliga kostnads- och löneökningar. Scenariot kan innebära att tjänster inte återbesätts vid vakanser.
Personalkostnaderna utgör den största delen av budgeten och det finns inte mycket annat att spara på. Personalförsörjningen är också den absolut viktigaste och mest sårbara faktorn för verksamheten och signaler om neddragningar skulle försvaga kommunens och miljö- och byggnadsnämndens attraktionskraft som arbetsgivare.
Konsekvenserna kan bli att vi förlorar viktiga medarbetare och att effektiviteten blir sämre. Miljö- och byggnadsnämndens effektivitet och kapacitet påverkar i sin tur takten för bygg- och miljöutvecklingen i kommunen. Det gäller såväl för kommunkoncernen som för externa parter.
Scenariot innebär att de satsningar på att utöka personalstyrkan inom miljö- och livsmedelstillsynen inte kan genomföras. Inte heller kan bygglovsarkivet digitaliseras eller en förstudie om inrättande av en kommunal Lantmäterimyndighet genomföras.
Scenario: Generellt tillskott på 1 %
Ett tillskott på 1% är bättre än nollalternativet även om det är otillräckligt som
kompensation för kostnads- och löneökningar. Inte minst i förhållande till de faktiska löneökningarna inom byggverksamheten.
Personalförsörjning och löneökningar måste prioriteras. Scenario "Generellt tillskott på 1%" innebär fortsatta effektiviseringar för kontoret. Konsekvenserna/riskerna är samma som i scenario "Enligt plan 2018" dock i något mindre omfattning.
Scenariot innebär att satsningar genom att utöka personalstyrkan inom miljö- och livsmedelstillsynen inte kan genomföras. Inte heller kan bygglovsarkivet digitaliseras eller en förstudie om inrättande av en kommunal Lantmäterimyndighet genomföras.
Scenario: Generellt tillskott på 2 %
Ett generellt tillskott på 2 % i budgeten antas knappt kompensera för normala kostnads- och löneökningar med baserat på 2017 års personalstyrka. Kostnads- och löneökningar är prioriterade.
Enligt miljö- och hälsoskyddsverksamhetens behovsutredning behövs totalt ytterligare 3-4 tjänster, dock kommer finansieringen inte att kunna täckas av ökade intäkter, även efter en taxeöversyn och eventuella höjningar höjningar av avgifterna år 2017. Minst två av tjänsterna behöver finansieras av skattemedel för att inte avgifterna för enskilda företagare ska bli oproportionellt stora.
Scenariot innebär att de satsningar på att utöka personalstyrka inom miljö- och livsmedelstillsynen inte kan genomföras. Det generella tillskottet om 2% räcker inte.
Inte heller kan bygglovsarkivet digitaliseras eller en förstudie om inrättande av en kommunal Lantmäterimyndighet genomföras.
Konsekvenser av utebliven tillsyn är på kort sikt en högre arbetsbelastning och att verksamheten måste omprioritera uppgifter till att mer handla om renodlad kontroll och tillsyn. En annan effekt på relativt kort sikt är kritik, påbud och sanktioner från statliga myndigheter.
2.5 Investeringsbehov
Investeringsbehov med kommentar
Inga större investeringsbehov föreligger under år 2018-2020. De behov som kommer att uppstå är tekniska hjälpmedel/verktyg som verksamheterna använder sig av i sina specifika uppdrag och förväntas under perioden 2018-2020 inte överstiga 0,5 miljoner.
3 Möjliga effektiviseringsområden
Under år 2017 kommer ett arbete kring kartläggning av processer och förbättringar ske.
Detta sker i linje med den befintliga målformuleringen som förvaltningen arbetar efter.
Arbetet avser bland annat att utmynna i en effektivare och snabbare handläggning.
