Dnr 2016/0042 KS-1 Diariekod: 103
Kommunstyrelsen
Program för mål och uppföljning av privata utförare för mandatperioden 2015-2108
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen föreslå fullmäktige besluta följande:
1. Fullmäktige antar program för mål och uppföljning av privata utförare för mandatperioden 2015-2018 i enlighet med bilaga 1 till
kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2016-05-12.
2. Fullmäktige uppdrar till varje nämnd att upprätta en årlig plan för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp. Planen ska bifogas nämndens verksamhetsplan och följas upp och redovisas i nämndens verksamhetsberättelse.
Sammanfattning
Kommunfullmäktige ska varje mandatperiod, enligt kommunallagen, anta ett program med mål och riktlinjer för kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare.
Programmet ska också ange hur uppföljning ska ske samt hur allmänhetens insyn ska tillgodoses.
De nya reglerna gäller från 1 januari 2015.
Bakgrund
Privata utförare av kommunal verksamhet
Kommuner får enligt kommunallagen lämna över verksamhet till privata utförare, under förutsättning av att det inte i lag eller annan författning anges att verksamheten måste drivas av en kommunal nämnd eller om den
innefattar myndighetsutövning.
Med privata utförare avses en juridisk person eller en enskild individ som har hand om vården eller driften av en kommunal angelägenhet. Med privata utförare avses inte kommunala hel- eller delägda företag.
Med ett överlämnande avses i detta avseende att driften eller vården av verksamheten lämnas över och att kommunen behåller sitt huvudmannaskap och därmed sitt ansvar för den aktuella verksamheten. Överlämnandet sker genom upphandling i enlighet med lagen om offentligt upphandling (LOU) eller lagen om valfrihetssystem (LOV).
Krav på program för uppföljning av privata utförare
Från den 1 januari 2015 gäller 1 att kommunfullmäktige för varje
mandatperiod ska anta ett program med mål och riktlinjer för kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare. Programmet ska också ange hur uppföljning ska ske samt hur allmänhetens insyn ska tillgodoses. Syftet med insynsrätten är att allmänhetens möjlighet till insyn i kommunal verksamhet inte ska vara beroende av på vilket sätt kommunerna väljer att låta utföra verksamheten. Insynsrätten får alltså inte släckas genom att kommunen väljer att låta en entreprenör utföra den kommunala angelägenheten.
Syftet med att fullmäktige ska lägga fast ett program är att lyfta frågorna om uppföljning och insyn till en politisk strategisk nivå för att där lägga fast grundkrav och omfattning, struktur och ansvar samt krav på återkoppling till brukare och allmänhet.
Programmet ska gälla för en mandatperiod.
Programmet ska inte omfatta fristående förskolor och skolor eftersom de är egna huvudmän för den verksamhet de bedriver och alltså inte är
upphandlade. De fristående förskolorna och skolorna får ersättning av kommunen på grund av regler i skollagen.
Programmet ska omfatta verksamheter som tydligt riktar sig till och rör invånarna. Det kan handla om såväl hela verksamheter (till exempel
särskilda boenden för äldre), som delar av en verksamhet med stor betydelse för invånaren/brukaren (till exempel måltidsverksamhet och städning i skolan). Ytterligare exempel kan vara drift av sim- och sporthall, avtal om parkeringsövervakning och upphandling enligt LOV av hemtjänst.
Upphandlad verksamhet som faller utanför programmet är exempelvis delar inom de tekniska verksamheterna som bygg- och anläggningsentreprenader, begränsade stöd- och kringfunktioner som fastighetsskötsel, it-drift,
städning i kommunalhuset och juridiska konsulttjänster.
Remiss och nämndernas yttranden
Remiss
Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2016-02-22, § 43, att remittera kommunledningskontorets förslag till ”Program för mål och uppföljning av privata utförare för mandatperioden 2015-2018” till kommunens nämnder.
Nämndernas yttranden
Vård- och omsorgsnämnden
Nämnden beslutade 2016-03-15, § 39, att överlämna bilaga 1 till vård- och omsorgskontorets tjänsteutlåtande 2016-03-02 som sitt yttrande över remissen.
1 Enligt 3 kap. 19b § kommunallagen
Av yttrande framgår följande:
• Vad gäller punkt 5.1. i programmet (Mål och riktlinjer för verksamheten) anser nämnden att kommunfullmäktiges mål och riktlinjer ofta är mycket långtgående samt att policys, program och strategier sällan är relevanta för nämndens upphandlade verksamheter.
Nämnden anger vidare att nämndens internbudget och internkontrollplan aldrig får effekt på verksamheterna.
• Vad gäller punkt 6.2 i programmet (Riktlinjer för nämndernas
uppföljning) har nämnden reagerat på att den plan som föreslås utarbetas av respektive nämnd ska bifogas såväl nämndernas verksamhetsplaner som följas upp och bredovisas i samband med årsredovisningen. Om planen ska bifogas verksamhetsplanen behöver den vara färdig redan i oktober vilket nämnden, av kvalitetsskäl, anser vara för tidigt.
• Vad gäller punkt 6.3 i programmet (Former för uppföljning) föreslår nämnden att skrivningen ”vilken/vilka typer av uppföljning som ska användas, liksom ”frekvens och omfattning” inarbetas i punktlistan för den årliga uppföljningsplanen och att resten av stycket 6.3 utgår ur programmet.
Miljö- och byggnadsnämnden
Nämnden beslutade 2016-03-17, § 33, följande:
• Miljö- och byggnadsnämnden har inga invändningar mot det föreslagna programmet för mål och uppföljning av privata utförare för
mandatperioden 2015-2018.
Trafik- och fastighetsnämnden
Nämnden beslutade 2016-03-17, § 29 följande:
• Trafik- och fastighetsnämnden tillstyrker program för mål och uppföljning av privata utförare.
• Nämnden överlämnar tjänsteutlåtande 2016-02-26 till kommunstyrelsen som sitt svar på remissen.
Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden
Nämnden beslutade 2016-03-17, § 33, följande:
• Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden överlämnar yttrandet i bilaga 1 till kommunstyrelsen som sitt svar på remiss av program för mål och uppföljning av privata utförare för mandatperioden 2015-2018.
Av yttrandet framgår att nämnden ställer sig bakom
kommunledningskontorets förslag till program för mål och uppföljning av privata utförare för mandatperioden 2015-2018.
Stadsbyggnadsnämnden
Nämnden beslutade 2016-03-23, § 40, följande:
• Stadsbyggnadsnämnden har inget att erinra mot program för mål och uppföljning av privata utförare för mandatperioden 2015-2018.
Socialnämnden
Nämnden beslutade 2016-04-26, § 50, följande:
1. Socialnämnden tillstyrker förslag till program för mål och uppföljning av privata utförare 2015-2018.
2. Socialnämnden överlämnar tjänsteutlåtande daterat 2016-03-18 som sitt yttrande.
I yttrandet anges att möjligheten att anpassa uppföljningen till den verksamhet som bedrivs är viktig då de privata utförarnas uppdrag kan variera är det gäller bl. a innehåll, omfattning och målgrupper.
Barn- och ungdomsnämnden
Nämnden beslutade 2016-05-17, § 74, följande:
• Barn- och ungdomsnämnden har inga invändningar mot det föreslagna programmet för mål och uppföljning av privata utförare för
mandatperioden 2015-2018.
Kommunledningskontorets beredning
Förslag till program
Hur programmet ska vara utformat är inte fastlagt i kommunallagen eller i förarbetena, vilket öppnar för lokala anpassningar.
Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) menar att programmets innehåll blir starkt påverkat av vilka styrprocesser, styrdokument och andra beslut som redan finns hos kommunen. Under förutsättning av att det hos kommunen finns övergripande mål för kvalitet och effektivitet ska
programarbetet inte innebära att nya målformuleringar för verksamheterna tas fram.
Det föreslagna programmet innehåller inga specifika krav utan hänvisar istället till två av kommunens befintliga styrdokument – Regler för ekonomi- och verksamhetsstyrning samt och Inköps- och
upphandlingspolicy. Båda dessa dokument har reviderats för att säkerställa kommunallagens krav gällande mål och uppföljning av privata utförare.
Regler för ekonomi- och verksamhetsstyrning
Detta regelverk reglerar kommunens modell för målstyrning och kvalitetsarbete.
Reglerna som är generella har reviderats2 vad gäller kvalitetsavsnittet för att ytterligare stärka nämndernas kvalitets- och effektivitetsarbete oavsett driftform.
Inköps- och upphandlingspolicy
I det reviderade förslaget3 finns krav på att formerna för löpande uppföljning av verksamhet hos privat utförare på lämpligt sätt ska vara klargjort redan i samband med att upphandling genomförs samt att tillgången på information ska ha säkerställts på lämpligt sätt.
Beskrivning av de olika delarna i programmet
Mål och riktlinjer för privata utförare
Här beskrivs vilka mål och riktlinjer som är styrande för såväl kommunen som de privata utförarna.
I enlighet med förslaget från vård- och omsorgsnämnden har den punkt i remisshandlingen som hänvisar till ”de mål och riktlinjer som nämnden fastställer för verksamheten genom internbudget och interkontrollplan”
strukits. Kommunledningskontoret anser att den föregående punkten ”de mål och riktlinjer som fullmäktige och nämnderna fastställer för respektive verksamhet” är tillräckligt täckande.
Uppföljning och kontroll
I programmets avsnitt om uppföljning och kontroll anges bland annat:
• att förfrågningsunderlag och avtal ska innehålla krav på att utföraren medverkar vid uppföljning av verksamheten
• att varje nämnd ska utarbeta en årlig plan för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp
• vilka generella uppföljningsformer som ska tillämpas
Vård- och omsorgsnämnden anger i sitt yttrande att om den årsvisa planen ska bifogas verksamhetsplanen behöver den vara färdig redan i oktober vilket nämnden, av kvalitetsskäl, anser vara för tidigt.
Kommunledningskontoret anser att det är viktigt att den uppföljning som görs i verksamhetsberättelsen följs av det som planerats i
verksamhetsplanen och vidmakthåller därför ursprunglig skrivelse.
Vad gäller vård- och omsorgsnämnden synpunkter på punkt 6.3 i
programmet (Former för uppföljning) har kommunledningskontoret i det nya förslaget delvis gått nämnden till mötes. Avsnittet 6.2 och 6.3 har slagits samma till ett avsnitt ”Riktlinjer för nämndernas uppföljning”. Detta avsnitt har fått två underavsnitt: ”Plan” och ”Former för uppföljning”. Följande punkter har strukits:
2 Ärende Revidering av regler för ekonomi- och verksamhetsstyrning i Sollentuna kommun, Dnr 2016/0329 KS.109
3 Ärende Revidering av inköps- och upphandlingspolicy, Dnr 2016/0075 KS.150
- Vem eller vilka som ansvarar för att genomföra uppföljningen - Uppföljning av kommunens måldokument
- Oanmälda besök
De resterande exemplen på typer av uppföljning anser
kommunledningskontoret, däremot, bör stå kvar i programmet.
Kommunallagens krav på att programmet ska ange hur uppföljning ska ske, blir i annat fall alltför urvattnat.
Allmänhetens insyn
I programmets avsnitt om allmänhetens insyn anges bland annat att nämnderna i avtalen med de privata utförarna ska ta in en klausul om hur allmänhetens insyn ska tillgodoses.
Avtal med privata utförare
I programmets avsnitt om avtal med privata utförare anges bland annat att kommunen ska teckna avtal med privata utförare och, i förekommande fall, med kommunens bolag i enlighet med vad som gäller i tillämplig lag eller annan författning, kommunens inköps- och upphandlingspolicy samt förevarande program.
Kommunens bolag
Kommunens bolag räknas inte som privata utförare enligt kommunallagens definition. Den verksamhet som drivs av de kommunala bolagen behöver därför inte regleras i fullmäktiges program för de privata utförarna.
Kommunledningskontoret har dock valt att föreslå att bolagen omfattas av programmet i de delar de utför verksamhet åt kommunen med stöd av avtal.
Detta gäller framförallt AB SOLOM som utför verksamhet åt vård- och omsorgsnämnden och socialnämnden på samma villkor som de privata utförarna. Kommunledningskontoret bedömer att de båda nämndernas uppföljning underlättas av om AB SOLOM och de privata utförarna omfattas av samma regler.
Katarina Kämpe Sigrid Hellström Ingegärd Bornelind Kommundirektör Kvalitetsstrateg Kommunjurist
Bilagor:
1. Förslag till program för mål och uppföljning av privata utförare för mandatperioden 2015-2018
2. Yttrande från vård- och omsorgsnämnden
