Enheten för företagsekonomi
Civilekonomprogrammet med inriktning mot handel och logistik Examensarbete, 30 hp
Fattas de viktigaste besluten vid
kaffemaskinen?
En analys av den formella och informella kommunikationens betydelse vid beslut
inom inköpsprocessen.
Natalie Björklin & Victor Öberg
Sammanfattning
Inköpsprocessen hos företag har blivit mer och mer betydande. Många har insett att inköp kan vara ett strategiskt vapen som kan skapa olika fördelar och inte enbart kostnadsbesparingar. Ett bristfälligt inköpsarbete kan skapa stora och kostsamma problem. För att skapa så goda förutsättningar som möjligt, från början till slutet i inköpsprocessen blir det allt vanligare att interagera inköpsarbetet med företagets interna kunder och eftersträva att dra nytta av varandras expertiskunskaper. I studien kallas denna organisationsstruktur och arbetssätt för tvärfunktionella inköpsfunktioner. Detta arbetssätt leder till större krav på kommunikationen mellan samtliga inblandade parter. Frågor som då uppstår vid detta sätt att arbeta är huruvida alla som behöver information får tillräckligt med information kommunicerat till sig och hur kommunikationen mellan medarbetare sker.
Denna studie har valt två typer av kommunikation, formell och informell, och har för avsikt att undersöka vad dessa typer av kommunikation betyder för en inköpsprocess. Den exakta frågeställningen lyder:
Vilken betydelse har formell och informell kommunikation vid beslut i inköpsprocessen?
En explorativ studie med induktiv ansats har genomförts. Detta ansågs mest rimligt utifrån studiens frågeställning och syfte då det som eftersöks är en djupare förståelse för hur individer verksamma inom inköpsprocessen upplever de olika kommunikationstyperna och vilken betydelse de har för besluten som fattas. Semi-strukturerade intervjuer genomfördes med totalt sex olika svenska företag i varierade storlekar och branscher. Den insamlade datan från intervjuerna visade att det finns vissa skillnader i hur företaget organiseras kring inköp men att formell och informell kommunikation är ständigt närvarande och skapar någon form av helhet.
Utifrån studiens empiri drogs slutsatser i relation till studiens frågeställning och syfte där kunskapsbidraget blev att formell och informell kommunikation har en stor betydelse för de beslut som fattas inom inköpsprocessens taktiska delar. Studien visar att informell kommunikation är den kommunikationsdefinition som anses förekomma mest och samtidigt bidra med den värdefulla informationen inför beslutsfattanden. Den formella kommunikationen är dock ytterst nödvändig eftersom ett beslut som inte fattats i ett formellt forum och kommunicerats formellt till berörda parter, kan anses inte vara ett komplett fattat beslut.
Abstract
The role of procurement has gained more and more in importance. Many have discovered that procurement can be used as a strategic weapon and create a varity of benefits, not just cost reductions. In addition to being able to have a positive impact on the company's results, of course, inadequate purchasing work can also create large and expensive problems. In order to create as good conditions as possible, from start to finish, in the procurement process, it is becoming increasingly common to interact the purchasing work with the company's internal customers and try to benefit from each other's expertise, in the study this organizational structure and approach is called cross-functional procurement functions (or sourcing teams).
This in turn leads to a higher set of requirements for communication between all parties involved. Questions that then arise are whether everyone who needs information gets enough communication to themselves and how this communication takes place between colleagues.
This study has chosen two definitions of communication, formal and informal, and intends to examine its significance related to purchasing. The exact research question is formulated as:
What is the significance of formal and informal communication in decisions in the procurement process?
An exploratory study with an inductive approach has been carried out. This was considered most reasonable based on the study's research question and purpose, as what is sought is a deeper understanding of how individuals active in the procurement process experience the different communication definitions and what significance they have for the decisions being made. Semi-structured interviews were conducted with a total of six different Swedish companies in various sizes and industries. The data collected from the interviews showed that there are some differences in how the company organizes itself around procurement, but that formal and informal communication is constantly present and creates some form of wholeness.
Based on the study's empirical conclusions, conclusions were drawn in relation to the study's research question and purpose, where the knowledge contribution was that formal and informal communication is of great importance for the decisions made within the tactical parts of the procurement process. The study shows that informal communication is the definition of communication that is considered to occur most and at the same time contribute with the most valuable information before decision-making. However, the formal communication is necessary because a decision that has not been made in a formal forum and communicated formally to interested parties, can not be considered a decision made.
Förord
Vi vill tacka vår handledare Gert-Olof Boström samt vår WIP-grupp för givande feedback och stöttning genom hela den här terminen. Vi vill även rikta ett stort tack till de företag som ställt upp och deltagit i den här studien.
Avslutningsvis, tack till oss som själva för ett gott samarbete med en positiv attityd genom hela processen.
Umeå 2021-05-18
_________________________ _________________________
Natalie Björklin Victor Öberg
Begreppslista:
Formell kommunikation - Kommunikationsdefinition som är schemalagd, dokumenterad, har formellt språk, sker ofta med förutbestämd agenda och bestämda deltagare.
Informell kommunikation - Kommunikationsdefinition som är spontan, interaktiv, har mer vardagligt språk, ej schemalagt och med slumpmässiga deltagare.
Inköpsfunktion - En grupp kompetenser från olika delar av ett företag, inte uteslutande personer från inköpsavdelningen. Kommer från engelskan begreppen sourcing/commodity team.
Supply chain - Den flödeskedja som hanterar en vara från tillkomst till konsumtion och destruktion. Inköpet är en del i en supply chain.
Innehållsförteckning
1. Inledning ... 1
1.1 Introduktion ... 1
1.3 Forskningsgap ... 3
1.4 Frågeställning och syfte... 4
1.6 Teoretiskt bidrag och Praktiskt bidrag ... 4
1.7 Avgränsningar ... 4
2. Teoretisk metod ... 5
2.1 Ämnesval ... 5
2.2 Förförståelse ... 5
2.3 Forskningsansats ... 6
2.4 Vetenskapliga utgångspunkter ... 6
2.4.1 Epistemologi ... 6
2.4.2 Ontologi ... 7
2.5 Forskningsstrategi ... 7
2.6 Val av teorier ... 9
2.7 Litteratursökning ... 9
2.8 Källkritik ... 10
2.8.1 Äkthetskriteriet... 10
2.8.2 Tidssambandskriteriet ... 10
2.8.3 Oberoendekriteriet ... 10
2.8.4 Tendensfrihetskriteriet ... 11
3. Teoretisk referensram ... 12
3.1 Inköpsfunktion ... 12
3.2 Inköpsprocessen ... 12
3.2.1 Definition av specifikation ... 13
3.2.2 Val av leverantör ... 13
3.2.3 Avtalsskrivning ... 13
3.3 Kommunikation ... 14
3.3.1 Formell kommunikation ... 15
3.3.2 Informell kommunikation ... 15
3.4 Beslutsprocesser applicerbara på inköpsprocessens olika moment ... 16
3.4.1 Rationella modellen ... 16
3.4.2 Begränsat rationella modellen ... 17
3.4.3 Vrooms beslutsmodell... 18
3.5 Sammanfattning teorier ... 19
3.6 Bortvalda teorier... 20
3.6.1 Inköpsprocessens administrativa delar... 20
3.6.2 Dual Process Theory ... 20
4. Praktisk metod ... 22
4.1 Datainsamlingsmetod ... 22
4.2 Urvalsprocess ... 23
4.3 Utformning av intervjuguide ... 24
4.4 Förberedelse och genomförande av intervjuer ... 24
4.5 Hantering av insamlade data ... 26
4.5.1 Transkribering ... 26
4.5.2 Framställning av empirin och analys ... 26
4.6 Forskningsetik ... 27
5. Empiri ... 29
5.1 Introduktion av respondenterna... 29
5.2 Inköpsfunktioner ... 30
5.3 Inköpsprocessen ... 32
5.4 Kommunikation ... 34
5.4.1 Formell kommunikation ... 35
5.4.2 Informell kommunikation ... 37
5.5 Beslutsprocesser ... 40
6. Analys & Diskussion ... 42
6.1 Inköpsfunktion ... 42
6.2 Kommunikation ... 43
6.2.1 Formell kommunikation ... 43
6.2.2 Informell kommunikation ... 44
6.3 Beslutsprocesser ... 45
7. Slutsats ... 48
7.1 Teoretiskt och praktiskt bidrag ... 49
7.2 Praktiska rekommendationer ... 50
7.3 Studiens begränsningar ... 50
7.4 Förslag till vidare forskning ... 51
8. Sanningskriterier ... 52
8.1 Reliabilitet ... 52
8.2 Validitet ... 53
9. Etiska & Samhälleliga aspekter ... 54
Källförteckning ... 55
Appendix 1: Intervjuguide ... 59
Appendix 2: Informationsbrev ... 62
Figurförteckning
Figur 1: Sammanfattning av den teoretiska metoden………...8
Figur 2:Visualisering av studiens valda inköpsprocess………..13
Figur 3: Förenklad visualisering av kommunikationsmodellen………...14
Figur 4: Sammanfattande figur av formell & informell kommunikation………...16
Figur 5: Visualisering av Vroom´s beslutsmodell………..18
Figur 6: Sammanfattande figur av teoretiska ramverket………19
Figur 7: Vikten av informell kommunikation integrerat med Vroom´s beslutsmodell……..50
Tabellförteckning Tabell 1: Sammanfattning av information om respondenterna………...30
(Medvetet lämnad tom sida)
1. Inledning
I detta inledande kapitel presenteras en introduktion till det valda ämnesområdet. Därefter följer en presentation av problembakgrund och forskningsgap kring kommunikation inom inköpsprocessen som mynnar ut i studiens syfte och frågeställning. Avslutningsvis presenteras studiens teoretiska och praktiska bidrag, följt av avgränsningar.
1.1 Introduktion
“De viktigaste besluten fattas vid kaffeautomaten” är ett känt ordspråk som antyder om den informella kommunikationens betydelse, och är den kommunikation som sker spontant och okontrollerat mellan medarbetare. Samtidigt väcks frågorna: bör den uppmuntras eller inte?
Vad finns det för risker och/eller fördelar? Får alla inblandade parter den information som krävs inför kommande beslutsfattande?
Att inköp kan vara ett strategiskt vapen för att minimera kostnader och förbättra resultat är ingen hemlighet. Företags kostnader för inköp av varor och tjänster kan ofta uppgå till närmare 70% av de totala kostnaderna (Hardt et al, 2007, s.3). Med ett hårdare konkurrensklimat tenderar företag att se över sina inköpsstrategier för att skapa värdefulla konkurrensfördelar.
Att skapa värde är dock komplext och kräver ofta en betydande mängd kreativitet (Kiratli et al, 2016, s.196). Det har blivit allt mer vanligt att företag skapar inköpsfunktioner, vilket är samarbeten mellan inköpsavdelningen och andra delar av företaget, för att hitta synergier som sedan leder till konkurrensfördelar som exempelvis större förhandlingskraft och ett reducerat antal leverantörer (Englyst et al, 2008, s.15). Genom samarbete inom inköpsfunktioner har företag lyckats kapa kostnader, inte bara kring inköpet, utan även inom områden som vanligtvis inte nämns rörande inköp, exempelvis marknadsföring (Hardt et al, 2007, s.2). Det finns många exempel (Walmart och Toyota bland annat) där supply chain management generellt, inköp mer specifikt, skapat en stabil och långsiktig konkurrensfördel (Barney, 2012, s.4).
Vid eventuella brister i inköpsfunktionens beslutsfattande kan det uppstå allvarliga problem.
Under våren 2020 när Coronapandemin accelererade i Sverige kunde Region Västerbottens ordinarie leverantör av andningsskydd inte leverera i den takt som krävdes. Därför tvingades de vända sig till andra aktörer och köpte in över en halv miljon andningsskydd, som sedan visade sig vara felaktiga och obrukbara (Kejerhag, 2020). Region Västerbotten exponerades inte bara för en ekonomisk risk och potentiell förlust, medarbetare inom vård och omsorg riskerade även att sakna tillgång till säker utrustning.
Oavsett vilken typ av arbete som ska utföras i ett företag, så krävs det samarbete och kommunikation mellan de inblandade medarbetarna. Att kommunicera med sina kollegor är inte bara viktigt ur ett produktivt perspektiv utan även viktigt för sociala aspekter och välmående på arbetsplatsen (Kraut et al, 2002, s.3). Vidare menar Kraut et al (2002, s.3) att kommunikationen som förekommer på en arbetsplats är både formell och informell.
Observationer som gjorts visar exempelvis att medarbetare på vägen till ett möte med formell karaktär med sin avdelning snabbt kan stanna till hos en kollega för att diskutera ett jobbrelaterat ämne på ett informellt och fritt sätt. Alternativt att fråga hur ett visst ärende ska
hanteras trots att det finns formella manualer tillgängliga för alla som kan besvara frågan (Kraut et al, 2002, s.3).
1.2 Problembakgrund
Den generellt vedertagna inköpsprocessen består av sex steg där de tre första anses vara av taktisk karaktär. Den taktiska delen i inköpsprocessen innebär att fatta beslut gällande: (1) kravspecifikation, (2) val av leverantör, och (3) avtalsskrivning (Weele, 2014, s.68). Inköpets olika moment är således en rad av beslutsprocesser: inkomna bud ska analyseras och bedömas utifrån kravspecifikationen, för att sedan välja leverantör och sedan tillsammans genomgå avtalsskrivning. Oftast handlar det om att en grupp ska fatta beslut, antingen en grupp med chefer eller en inköpsfunktion med samlad expertis för det aktuella ärendet (Csáki & Gelléri, 2005, s.254). Eriksson (2008) menar att kommunikation mellan medarbetare är nödvändigt för att bland annat skapa förutsättningar för bättre beslutsunderlag. Medarbetare som har tillgång till samma korrekta information om företagets mål, visioner och affärsfilosofi kommer få större möjligheter att fatta kompetenta beslut (Eriksson, 2008, s.71).
Van Weele (2014, s.460) hävdar att effektiviteten inom inköp är kopplat till inköpsförmågan inom två olika koncept, resultateffektivitet och resurseffektivitet. Inköpets resultateffektivitet definieras som den grad företag når de förutbestämda målen genom en viss handling. Uppsatta mål inom inköp handlar vanligtvis om att inköpet ska uppfylla korrekta kvantiteter av material, till rätt pris, i rätt tid, till rätt plats. Inköpets resurseffektivitet handlar om vilka resurser som krävs för att nå de uppsatta målen genom utförande av aktiviteter (Van Weele, 2014, s.460).
Likväl som inköpsfunktionens arbete kan skapa fördelar kan det även, när aktuella risker inte hanteras på ett effektivt sätt, få negativa konsekvenser för företagets finansiella resultat.
Hendricks & Singhal (2005, s.783–784) visar i sin studie att företag som upplever störningar någonstans i sin supply chain, exempelvis kring inköp, riskerar bland annat: lägre avkastning, försämrat rörelseresultat och ökade kostnader. Studien visar även att de indirekta konsekvenserna av störningarna ofta tar tid att återhämta sig från.
Ju större risker och ju fler inblandade personer som är kopplade till ett beslutsfattande, desto noggrannare kommer beslutsprocessen att genomföras (Lunenberg, 2010, s.5). Ett rimligt antagande är att vid fler inblandade personer ställs högre krav på kommunikationen mellan dem för att kunna fatta kompetenta och välgrundade beslut. Enligt Kiratli et al (2016, s.196) är vanligt att när större beslut ska fattas inom företag, som rör flera olika avdelningar eller där expertis från olika områden är nödvändig, att det då bildas inköpsfunktioner. Kreativa och tvärfunktionella inköpsfunktioner har blivit en komparativ fördel och är utformade för att skapa mervärde genom att dra nytta av specialiserade kunskap och kompetens hos anställda från olika avdelningar inom företaget. Detta genom att medlemmarna fokuserar på processer inom sina expertisområden och tillsammans utvecklar kreativa och värdehöjande strategier (Kiratli et al, 2016, s.196).
Enligt en undersökning genomförd av Deloitte 2014 angav 57% av deltagande inköpschefer att de upplevde sina inköpsfunktioner som oförmögna att ta fram kreativa och unika lösningar för aktuella inköpsproblem. En stor anledning till detta tros vara att de använder för mycket formella och standardiserade processer vilket hämmar kreativiteten. Det i sin tur påverkar inköpsfunktionens förmåga att skapa värde åt företaget (Kiratli et al, 2016, s.196).
1.3 Forskningsgap
Det finns mycket forskning, framförallt från slutet på 1990-talet och början av 2000-talet, kring betydelsen av formell och informell kommunikation inom företag. Kraut et al (2002, s.6) menar att olika kommunikationstyper krävs för olika typer av aktiviteter. De menar att formell kommunikation är bäst lämpat för att samordna rutinmässiga arbetsuppgifter. När kommunikationen är formell är den av mer envägskaraktär, agenda och deltagare är förutbestämt och innehållet kan upplevas som bristfälligt. Informell kommunikation är mer spontan, interaktiv, språket är mer talspråkigt och innehållet upplevs som mer givande än vid formell kommunikation (Kraut et al, 2002 s.5). Både formell och informell kommunikation används inom företag för att komplettera varandra. Som nämnts ovan är formell kommunikation ofta tillräcklig vid rutinmässiga uppgifter. När uppgifterna däremot är komplexa eller när oförutsägbara problem uppstår tenderar medarbetare att öka mängden informell kommunikation (Kraut et al, 2002 s.7).
Enligt Kaufmann et al (2014, s.104) är det vid val av leverantör, som är det andra steget i denna studies valda inköpsprocess, som inköpsfunktionen generellt samlar in en betydande mängd information som skapar beslutsunderlag. Informationen analyseras sedan både med hjälp av beslutsmatriser, som härstammar ur kravspecifikationen, och med den erfarenhet som personerna inom inköpsfunktionen besitter. Dagens klimat med ökad globalisering, ökad outsourcing, tätnande konkurrens och förkortade produktlivscykler har lett till en ökad komplexitet för hela inköpsarbetet. Detta leder till att beslut ofta tas på ofullständig information och att tillgänglig information snabbt blir utdaterad. Som potentiell lösning föreslås att ansvariga för inköpsfunktioner ständigt försöker se helheten och att uppmana de som ingår i aktuella inköpsfunktioner att bidra så mycket som möjligt med sina erfarenheter inför beslutsfattanden (Kaufmann et al, 2014, s.111). Här görs ett antagande att det krävs interaktion mellan medarbetarna för att kunna bidra med sina respektive erfarenheter.
“Att fråga medarbetare från andra delar inom företaget om råd och synpunkter är ett av de viktigaste arbetsmomenten för vår inköpsfunktion. Det är något som vanligtvis sker utanför våra ordinarie möten. Personligen gör jag det ofta under informella former: över en lunch, vid entrén eller på väg ut från en konferens”. Citatet kommer från en inköpschef med 21-års erfarenhet som intervjuades av Lu et al (2020, s.1). Studien som detta citat är hämtat ifrån syftar till att undersöka hur informella interaktioner påverkar framtida formella samarbeten kring inköp. Författarna föreslår vidare forskning kring huruvida informell kommunikation är ett komplement till formell kommunikation, eller om det stjälper syftet med den formella kommunikationen (Lu et al, 2020, s.22).
Rogers et al (2020) har utfört en studie som syftar till att fastställa formell kommunikations bidrag till både de fasta och potentiella förutsättningar som ligger till grund för problemlösning inom företag. Författarna ger förslag på vidare forskning att utvärdera hur formell kommunikation kan användas för att bestämma processer i syfte att öka effektiviteten i företags mer specifika delar (Rogers et al, 2020, s.147).
I den här studiens litteratursökningar har författarna inte identifierat artiklar eller studier som behandlar just hur formell och informell kommunikation bör beaktas inom inköpsprocessens olika steg. Grundat på detta resultat och tillsammans med studierna nämnda ovan, anses det finnas ett forskningsgap som lett fram till följande frågeställning och syfte.
1.4 Frågeställning och syfte
Frågeställning:
Vilken betydelse har formell och informell kommunikation vid beslut i inköpsprocessen?
Syfte:
Syftet med denna studie är att analysera betydelsen av formell och informell kommunikation genom inköpsprocessens taktiska delar.
1.6 Teoretiskt bidrag och Praktiskt bidrag
Generellt finns det forskning kring formell och informell kommunikation kopplat till beslutsprocesser, författarna av denna studie upplever dock en avsaknad av forskning kring formell och informell kommunikation mer specifikt kopplat till besluten inom inköpsprocessens taktiska delar. Förhoppningen är således att komplettera befintlig och generell forskning med ett mer specifikt inköpsrelaterat perspektiv.
Uppfattningen inför denna studie, som bekräftades vid den genomförda litteratursökningen, är att inköp spelar en stor roll inom många företag. Det bör därför anses viktigt att ha en förståelse för formell och informell kommunikations betydelse vid beslut inom inköpsprocessen. Studien ämnar bidra med kunskap om var dessa två kommunikationstyper kan förekomma och vilken eventuell inverkan de kan ha på företagets beslutsprocesser. Ambitionen är att generera en konceptuell modell som kan bidra till en ökad förståelse och medvetenhet för relevanta personer inom inköpsfunktionen, samt bistå dem i att fatta så kvalitativa beslut som möjligt utifrån givna förutsättning.
1.7 Avgränsningar
Valet har gjorts att i denna studie endast undersöka de taktiska delarna inom inköpsprocessen.
Denna avgränsning har gjorts på grund av att det är inom de taktiska delarna som majoriteten av beslut fattas. Författarna är medvetna om att inköpsprocessen är individuellt anpassad utifrån varje enskilt företags förutsättningar, men har i hänsyn till tidsramen och omfattningen av denna studie valt att utgå ifrån en generellt vedertagen inköpsprocess. Vidare har valet gjorts att framförallt undersöka den interna kommunikationen inom företag som arbetar med inköp.
Författarna har valt att inte göra en geografisk avgränsning inom Sverige på grund av att det inte ansågs finnas några motiv för det då samtliga intervjuer genomförs på distans, via Microsoft Teams på grund av Coronapandemin. Detta även på grund av att det inte anses krävas fysiska möten för att besvara studiens syfte och frågeställning.
En avgränsning har även gjorts mot två typer av kommunikation, formell och informell, samt beslutsprocesser som är av mer generell typ vilket gör det möjligt att applicera dem inom studiens aktuella kontext.
2. Teoretisk metod
I detta kapitel redogörs för olika forskningsmetoder och vilka som valts att användas i studien för att ge läsaren en förståelse kring forskningsprocessen. Inledningsvis presenteras en motivering för ämnesval, följt av författarnas förförståelse, forskningsansats, vetenskapliga utgångspunkter, forskningsstrategi, val av teorier och slutligen litteratursökning och källkritik. En sammanfattning av studiens teoretiska metod återfinns i Figur 1.
2.1 Ämnesval
Ämnet som denna studie behandlar vilken betydelse formell och informell kommunikation har för beslut inom inköpsprocessens taktiska delar. Författarna av denna studie läser Civilekonomprogrammet med inriktning mot handel och logistik vilket har väckt intresset för just inköp. Med inköp som utgångspunkt har författarna sedan landat i det valda ämnet efter inspel från bland annat en professor inom handel och logistik på Umeå Universitet. Professorn gav förslag att undersöka formella och informella processer inom inköpsfunktionen som ledde oss författare vidare till det valda ämnet efter att ha avgränsat oss från processer till kommunikation mer specifikt.
Intresset för inköp kommer inte uteslutande från utbildningen nämnd ovan. En av författarna har viss arbetslivserfarenhet av inköp, dock endast med administrativa inköpsuppgifter som exempelvis orderläggning. Den andra författaren för denna studie har under sin utbildning, via ett mentorskap, kommit i kontakt med en högt uppsatt inköpschef på ett internationellt företag i Umeå vilket gett en inblick som skapat ytterligare intresse för ämnet.
2.2 Förförståelse
Enligt Bryman & Bell (2017, s.60) är förförståelse författarnas sedan tidigare befintliga kunskaper. Personliga värderingar kan anses vara en typ av förförståelse. Personliga värderingar reflekterar forskarens egna åsikter och känslor och kan störa vid flera olika tillfällen genom forskningsprocessen, exempelvis vid val av forskningsområde, val av metod och analysen av data. Vid en första anblick kan det förväntas att samhälls- och organisationsforskning ska vara värderingsfri och objektiv (Bryman & Bell, 2017, s.61).
Saunders et al (2009, s.116) menar dock att det redan vid val av ämne påvisar att forskaren anser ett visst område som mer intressant och relevant, vilket visar på egna värderingar och känslor.
Författarna av den här studien har inom ramen för utbildningen på Civilekonomprogrammet med inriktning mot handel och logistik läst programspecifika kurser inom supply chain management, inköp och förhandling samt statistik med fokus på lager och logistik. På D-nivå under hösten inför denna studie läste den ena författaren marknadsföring och supply chain management samtidigt som den andre läste finans. Att författarna går in med samma
grundkunskaper inom handel och logistik men skilda fördjupningar anses vara en styrka som ger en bredare grund att utgå ifrån när studien genomförs. Den kontakt som respektive författare haft med inköpsarbete, nämnt i ämnesvalet ovan, anses inte påverka objektiviteten eftersom ingen av författarna har erfarenhet av de beslutsprocesser som den taktiska delen av inköpsprocessen innefattar.
2.3 Forskningsansats
Enligt Saunders et al (2009 s.61) finns det två olika forskningsansatser, induktiv och deduktiv forskningsansats. Detta är två olika angreppssätt som beskriver hur forskare ska förhålla sig till litteratur och teori.
Deduktiv ansats representerar den vanligaste uppfattningen om hur förhållandet mellan teori och praktik inom samhällsvetenskapen ser ut (Bryman & Bell, 2017, s.42). Enligt Saunders et al (2009, s.192) används ett deduktivt angreppssätt ofta inom insamling av kvantitativa data.
Inom den deduktiva ansatsen utgår forskaren ifrån att teori och praktik förhåller sig till varandra. Strategin utgår ifrån en teoretisk ställning som utvecklas innan datainsamling sker.
En hypotes sätts upp för att sedan testas mot empirin, hypotesen utvecklas därefter med hjälp av litteratur till en teori att testa mot den empiriska datan (Saunders et al, 2009, s.192).
Induktiv ansats används ofta vid insamling av kvalitativa data och är en användbar metod att utgå ifrån för att skapa förståelse för människors beteende. Inom den induktiva forskningsansatsen utvecklas teorier efter att datainsamling har genomförts, för att sedan föras samman med framtagna teorier till vetenskaplig litteratur (Saunders et al, 2009, s.192).
Då syftet med denna studie är att skapa en förståelse för betydelsen av formell och informell kommunikation genom inköpsprocessens taktiska delar, så kommer denna studie utgå från ett induktivt synsätt. Teorier inom inköpsfunktioner, inköpsprocessen, beslutsprocesser samt formell och informell kommunikation kommer vara ett stöd för insamlingen och analysen av empiri. Då författarna väljer att utföra studien utifrån en induktiv ansats så kommer det generera bättre möjligheter samt skapa en bättre helhetssyn. Det kan argumenteras för att välja den deduktiva ansatsen då studien utgår ifrån teori, men författarnas förhoppning är att bidra med ny forskning genom insamlingen av kvalitativa data och generering av ny teori. Denna studie kommer heller inte testa hypoteser vilket hade varit ett argument för en deduktiv ansats.
2.4 Vetenskapliga utgångspunkter
Nedan redogörs för studiens epistemologiska och ontologiska utgångspunkter.
2.4.1 Epistemologi
Epistemologi handlar om vad som är eller kan anses vara godtagbar kunskap inom ett visst ämnesområde. Inom epistemologin återfinns det olika synsätten positivism, realism och interpretivism (Bryman & Bell, 2017, s.47).
Bryman & Bell (2017, s.47) menar att positivism är en utgångspunkt som förespråkar användning av naturvetenskapliga metoder för att studera den sociala verkligheten. Positivism innebär bland annat att det bara är företeelser som kan bekräftas med sinnen som kan anses vara riktig kunskap, att teorins syfte är att generera hypoteser som kan testas samt att vetenskapen ska vara objektiv (Bryman & Bell, 2017, s.47). Realism beskrivs i två olika former. Dessa är empirisk realism och kritisk realism. Empirisk realism innebär att med hjälp av lämpliga
metoder försöka förstå verkligheten samtidigt som kritisk realism har en mer pessimistisk syn, de kritiska realisterna menar att positivistiska forskares försök att tolka verkligheten bara är ett av flera sätt att få kunskap på (Bryman & Bell, 2017, s.48). Interpretivism är en utgångspunkt som menar att hänsyn bör tas till skillnaden mellan faktiska människor och naturvetenskapens studieobjekt där den subjektiva innebörden av handlingar bör beaktas. Interpretivism innebär att skapa en förståelse för människor beteenden, mer konkret att ha en empatisk förståelse för dessa handlingar än de krafter som påverkar dem (Bryman & Bell, 2017, s.49).
Den epistemologiska utgångspunkten i denna studie är av interpretivistisk karaktär eftersom ambitionen är att skapa förståelse för betydelsen av formell och informell kommunikation vid beslut inom inköpsprocessen, samt hur dessa typer av kommunikation kan förekomma inom tvärfunktionella inköpsfunktioner.
2.4.2 Ontologi
Den huvudsakliga frågeställningen inom ontologi handlar om huruvida sociala ting kan eller ska uppfattas som objektiva enheter, eller om de ska behandlas som konstruktioner av någons uppfattningar och handlingar. Dessa olika synsätt kallas för objektivism och konstruktionism (Bryman & Bell, 2017, s.452).
Vidare menar Bryman & Bell, (2017, s.52) att objektivism är en utgångspunkt om att sociala företeelser och deras betydelse har en existens oberoende av sociala aktörer. Ett företag kan beaktas som ett objekt med egna regler och riktlinjer, inom företaget utvecklas då standardiserade processer för att verksamheten ska fungera. Människor får olika positioner, det finns en hierarki samtidigt som företagen har gemensamma och uppsatta mål. I det här fallet kan det upplevas som att företaget är något yttre i förhållande till de aktuella individerna (Bryman & Bell, 2017, s.52). Konstruktionism är en utgångspunkt som innebär att sociala ting och kategorier är något som olika aktörer kontinuerligt skapar. Synsättet innebär också att dessa sociala ting är i ett ständigt förändringstillstånd. Konstruktionism ifrågasätter således objektivismen och att sociala ting och företeelser är förutbestämda och opåverkbara (Bryman
& Bell, 2017, s.53). Saunders et al (2009, s.111) menar att konstruktionism innebär att människor i stor utsträckning påverkas av sociala aktörer som i sin tur påverkar hur verkligheten utformas. Vid kvalitativ forskning är konstruktionismen den vanligaste utgångspunkten (Bryman & Bell, 2017, s.58) och kommer så även vara i denna studie.
2.5 Forskningsstrategi
Det finns olika tillvägagångssätt inom forskning vilket innebär att forskningsstategi måste bestämmas, antingen kvantitativ eller kvalitativ forskningsmetod (Bryman & Bell, 2017, s.158). Detta menar även Åsberg (2000, s.67) som väljer att benämna begreppen som
“numerisk”- eller “icke numerisk”-forskning. Distinktionen kring kvantitativ och kvalitativ forskning innebär att klassificera olika tillvägagångssätt inom företagsekonomisk forskning.
Forskningsmetoderna skiljer sig åt i såväl kunskapsteoretiska utgångspunkter, som i ontologiska ställningstaganden (Bryman & Bell, 2017 s.58). Nedan redogörs de olika forskningsmetoderna.
Kvantitativ forskning, även benämnd som numerisk (Åsberg, 2000, s.67) är en mer objektiv forskningsform vars syfte är att söka efter statistiska resultat. Den insamlade datan analyseras med hjälp av matematiska och statiska metoder (Bryman & Bell, 2017, s.58). I kvantitativa utgångspunkter så innehåller analysen ofta någon form av mätning som är en viktig komponent
även fast det inte alltid visar sig i praktiken (Bryman & Bell, 2017, s.179). Relationen mellan teori och forskningen är ofta av deduktivt slag (Bryman & Bell, 2017, s.166).
Kvaltitativ forskning, även benämnd som icke-numerisk (Åsberg, 2000, s.67) är en mer subjektiv forskningsform där insamlingen av data kan ske genom bland annat personliga intervjuer, observationer, fokusgrupper eller gruppintervjuer. I kvalitativa studier så ligger tonvikten under insamling och analys av data på ord (Bryman & Bell, 2017, s.372). Grunden inom kvalitativ forskning är att skapa en djupare förståelse för ett problemområde (Saunders et al, 2012, s.163). Datan som samlas in ger en större förståelse rörande en viss situation eller inom ett specifikt område genom att tolka hur individer ser på den sociala verkligheten (Bryman
& Bell, 2017, s.372). Syftet är att söka efter icke-statistiska resultat och anses därmed vara en motsats till kvantitativ forskning (Bryman & Bell, 2017, s.58). Kvalitativ forskning utgår ofta ifrån en induktiv ansats på förhållandet mellan teori och praktik (Bryman & Bell, 2017, s.372).
Enligt Kvale & Brinkmann (2009, s.148) är explorativ studieform en bra metod för att få mer djupgående förståelse kring ett ämne och få fram verkliga problem. Vid genomförandet av en explorativ studie samlas data ofta in genom intervjuer för att sedan mer djupgående analyseras för att identifiera nya infallsvinklar. Det handlar om att upplysas om problem och se de utifrån ett nytt perspektiv genom att ställa öppna frågor (Kvale & Brinkmann, 2009, s.148).
Alternativen till en explorativ studie är att enligt Saunders et al (2009, 138–141) att göra em deskriptiv eller explanativ/förklarande studie. Författarna beskriver en deskriptiv studie som lämplig när man som forskare vill ge en klar bild av situation, person eller händelese. Vidare beskriver dem en explanativ/förklarande studie som lämplig när man som forskare vill förklara ett förhållande mellan två olika fenomen.
Detta kommer vara en explorativ, kvalitativ studie då syftet är att analysera betydelsen av formell och informell kommunikation i inköpsprocessens taktiska delar. Detta innebär att författarna av studien söker en djupare förståelse genom semi-strukturerade intervjuer för hur individer verksamma inom inköpsprocessen upplever kommunikationstypernas betydelse.
Författarna strävar mot att skapa en objektiv uppfattning om hur kommunikationen inom inköpsfunktioner utspelar sig i olika företag.
Figur 1 - Sammanfattning av den teoretiska metoden
2.6 Val av teorier
Teorierna som denna studie bygger på presenteras i kapitel 3: Teoretisk referensram. De teorier som behandlas är inom fyra huvudområden. Först och främst behandlas inköpsfunktionen och inköpsprocessen som en grund för att ge en förståelse kring studiens uppbyggnad, följt av olika kommunikationstyper och beslutsprocesser. Dessa fyra områden ska bidra till en helhetssyn och verka som stöd för att analysera betydelsen av formell och informell kommunikation vid beslut inom inköpsprocessens taktiska delar. Teorierna som introduceras i kapitel 3 utgör studiens vetenskapliga referensram och är utgångspunkten för att skapa intervjuguiden inför empiriinsamlingen. Teorierna tillsammans med den insamlade datan kommer sedan användas som ett underlag för att besvara frågeställningen och uppfylla studiens syfte.
Några av de teorier som undersökts, men inte ansetts vara användbara för att besvara studiens frågeställning och syfte har författarna aktivt valt bort. Dessa finns med som en del i kapitel 3:
Teoretisk referensram: Bortvalda teorier. för att ge en bredare förståelse för ämnet, men också med förklaring varför dessa valts bort och inte anses vara tillräckligt relevanta för studiens ändamål.
2.7 Litteratursökning
Enligt Saunders et al (2009, s.93) är det viktigt att litteratur som nyttjas i studien granskas utifrån två kriterier, relevans och värde för vad litteraturen tillför till studien. När litteratur för denna studie har sökts har författarna haft detta i åtanke och aktivt valt bort litteratur som inte uppfyller dessa två krav.
Vid sökning av artiklar för studien har den primära sökmotorn varit Umeå Universitets sökmotor (UB), men även Google Scholar har använts som komplement för de artiklar som tillhandhölls utan kostnad. När artiklar sökts har författarna strävat mot att hitta vetenskapliga artiklar med stämpeln ”Peer reviewed” i Umeå Universitets sökmotor. Detta för att säkerställa att informationen som används i studien kommer från tillförlitliga källor. För att finna inspiration till studien har författarna letat i tidigare genomförda uppsatser av andra studenter som hittades via DIVA-portal. Detta har medfört att författarna funnit inspiration kring ämnesval, upplägg och för att förstå andra infallsvinklar kring det som undersöks. Tidigt i arbetet använde författarna gamla uppsatser av studenter för att identifiera ett forskningsgap för studien. Dessa har under arbetets gång fasats ut och istället har artiklar med större vetenskaplig grund använts. Andra källor än vetenskapliga artiklar har använts i delar där det ansetts att fylla en funktion för att höja studiens innehåll, exempelvis tidningsartiklar, böcker och webbsidor.
Detta för att fånga intresse hos läsaren och sätta problemet i verklig kontext. I Kapitel 2:
Teoretisk metod och Kapitel 4: Praktisk metod har författarna delvis valt att använda sig av metodböcker för att presentera valda forskningsmetoder. Detta på grund av att det upplevts som tillförlitliga och har genererat en bra helhetsbild av hur författarna ska utforma denna studie.
Utöver metodböckerna har författarna även valt att använda en bok: Inköp och supply chain management av Van Weele, J A. (2014). Denna används framförallt i Kapitel 3: Teoretisk referensram. Boken har tidigare under författarnas utbildning använts som kurslitteratur i en kurs som berört inköp vilket gör att den anses relevant då den behandlar en generell inköpsprocess. Under hela studiens gång har författarna strävat mot att finna primärkällor framför sekundärkällor i den mån det varit möjligt. Detta för att generera en större tillförlitlighet
till källorna och för att själva kunna få en större förståelse kring ämnet som tas upp i artiklarna.
I litteratursökningen användes det till en början svenska sökord då denna studie skrivs på svenska. Vidare utvidgades litteratursökningen genom att använda engelska sökord, för att få en bredare bild av hur ämnesområdet ser ut. Några exempel på sökord använts genom arbetets gång är: Inköp, Inköpsprocess, Kommunikation, Kommunikationsprocess, Beslutsmodell, Beslutsprocess, Sourcing, Procurement, Purchasing, Communication, Decision Making, Formal Communication, Informal Communication. Dessa sökord har varit fördelaktiga för ämnesområdet och genererat förslag på relaterade artiklar till begreppen och som kommit till användning för studien.
2.8 Källkritik
Källkritik anses inte vara en väg till sanning, men ett bra sätt för att bedöma tillförlitligheten i olika slags information (Thurén & Strachal, 2011, s.7). Litteratursökningen i denna studie har en källkritisk utgångspunkt genom att utgå ifrån fyra principer som redogörs för nedan:
2.8.1 Äkthetskriteriet
Äkthetskriterier handlar om att säkerställa att källan är pålitlig och hitta eventuella förfalskningar. För att källan ska anses vara tillförlitlig så måste den vara vad den utger sig att vara (Thurén & Strachal, 2011, s.7). Det kan förekomma förfalskningar och för att lyckas identifiera dessa ger Thurén & Strachal (2011, s.13) förslag kring att vara extra uppmärksam på exempelvis falska meriter. Det innebär att en person som felaktigt utger sig ha en annan akademisk examen än vad hen i själva verket har (Thurén & Strachal, 2011, s.13). I denna studie har författarna strävat mot att uppfylla detta kriterium genom att primärt använda Umeå Universitets sökmotor för litteratursökning. Utöver detta så har valda källor använts med försiktighet.
2.8.2 Tidssambandskriteriet
Tidssambandskriteriet syftar till källans tidsaspekt och relevans idag. Lång tid mellan den faktiska händelsen och berättelsen kan leda till glömska och tvivel till källan (Thurén &
Strachal, 2011, s.14). Thurén & Strachal (2011, s.14) menar dock att i vissa fall kan tillförlitligheten till en källa öka ju mer tiden går på grund av att kunskapen ökar och informationen hinner bearbetas ytterligare. För att uppfylla detta kriterium har författarna strävat emot att hitta ny och uppdaterad forskning kring de ämnena som berörs. Då äldre källor använts är det på grund av det inte gått att identifiera nyare forskning inom området, eller för att det baseras på en vedertagen modell som funnits under lång tid och används än idag.
2.8.3 Oberoendekriteriet
För att faktapåståenden ska anses vara tillförlitliga bör det bygga på minst två källor som är oberoende av varandra (Thurén & Strachal, 2011, s.15). För att avgöra om två källor är oberoende så identifieras det hur källorna skiljer sig ifrån varandra. Om två källor är likadana eller citerar varandra så minskar tillförlitligheten. Om olikheterna mellan källorna är mycket stora så bör forskaren utgå ifrån att minst en av källorna är fel (Thurén & Strachal, 2011, s.16).
Primärkällor är ursprungliga källor, medan sekundärkällor har traderats. I regel är primärkällor mer tillförlitliga än sekundärkällor, då källan kan ha förvrängts vid traderingen. Därför är det mer fördelaktigt att alltid sträva emot att gå till primärkällan. (Thurén & Strachal, 2011, s.16- 17). Detta menar även Alvesson & Sköldberg (2008, s.226), men att i vissa fall när primärkällan inte är tillgänglig så är det möjligt att använda sekundärkällan. Författarna för denna studie har
i första hand strävat mot att använda primärkällor, men i ett fåtal fall har sekundärkällor använts för att det inte varit möjligt att få tillgång till primärkällor. Författarna har även under arbetet strävat mot att använda två oberoende källor i de mest betydande delarna för att bygga tillförlitlighet.
2.8.4 Tendensfrihetskriteriet
Tendensfrihetskriteriet innebär att en persons medvetna och omedvetna intresse för informationen kan presenteras till personens fördel, vilket kan medföra att en källa anses mindre trovärdig (Alvesson & Sköldberg, 2008, s.224). Enligt Thurén & Strachal (2011, s.18) kan detta grunda sig i ekonomiska eller politiska skäl. För att uppfylla detta kriterium och minska risken till att vara partiska har båda författarna granskat samtliga källor med varsamhet. Författarna för denna studie har även strävat mot att använda facklitteratur som granskats, för att minska risken till att källan tidigare använts till författarens fördel.
3. Teoretisk referensram
I detta kapitel presenteras den teoretiska referensramen som kommer att vara relevant för att uppfylla syftet med studien. Kapitlet inleds med att presentera inköpsfunktionen, sedan inköpsprocessen och dess olika steg. Därefter presenteras kommunikationsprocessen och de olika kommunikationstyperna. Vidare går författarna igenom beslutsprocesser som är applicerbara inom inköpsprocessens olika moment. Avslutningsvis presenteras en sammanfattning av de valda teorierna för att ge en överblick av den teoretiska referensramen och bortvalda teorier.
3.1 Inköpsfunktion
I den här studien används ordet inköpsfunktion för att beskriva det som på engelska kallas för sourcing team och i vissa fall commodity team. Vad en inköpsfunktion är kommer beskrivas mer i detalj men det bör inte förväxlas med en inköpsavdelning, vilket i den här studien anses vara en grupp som uteslutande består av personer med yrkesroller inom inköp. Enligt Kiratli et al, (2016, s.196) är inköpsfunktionen en samling av kompetenser från olika delar av ett företag, vilket gör att det även kallas tvärfunktionella inköpsfunktioner då det sker ett arbete mellan flera olika avdelningar. Syftet med att maximera expertisen som är inblandad vid inköpsbeslut är att skapa konkurrensfördelar och effektivisera hela företagets försörjningskedja (Kiratli et al, 2016, s.196). Inköpsfunktionen består oftast till största del av inköpare som leder arbetet men som sedan kompletteras av personer och kompetenser från andra delar i företaget. Dessa personer tillhör generellt bara inköpsfunktionen på deltid eller för specifika beslutsprocesser kring ett visst inköp. Typiska beslutsprocesser är gällande kravspecifikation och val av leverantör (Englyst et al, 2008, s. 16). Närmare 70 procent av företag som ägnar sig åt någon form av inköp har implementerat inköpsfunktioner (Kiratli et al, 2016, s.196) och Hardt et al (2007, s.7) menar vidare att företag som jobbar på det här sättet kan uppnå fördubblad effekt på exempelvis kostnadsbesparingar vid sitt inköpsarbete.
Organisationsstrukturen med tvärfunktionella inköpsfunktioner anses vara en viktig grundpelare för den här studiens frågeställning och syfte. Den skapar en förståelse för hur många företag idag arbetar och antalet personer som kan komma att bli inblandade i enskilda beslutsprocesser. Ett grundläggande antagande som anses rimligt är att det ställs högre krav på kommunikationen och att kommunikationens betydelse ökar desto fler personer som ingår i inköpsfunktionen, framförallt då dessa personer kommer från olika bakgrunder, besitter olika kompetenser och förväntas bidra på olika sätt.
3.2 Inköpsprocessen
För att synliggöra och förtydliga delarna av inköpsprocessen som avses i studiens frågeställning och syfte har den vedertagna definitionen av Van Weele (2014, s.68) valts (Figur 2). Att det är en vedertagen definition stärks av Bäckstrand et al (2019, s.4) som kartlagt valda inköpsprocesser i tidigare forskning, där visade det sig att i 18 av 73 fall utgick studiernas inköpsprocesser i någon omfattning från Van Weeles definition. Inköpsprocessen består av sex stycken steg där de tre första är av mer taktisk karaktär och de resterande tre mer administrativa.
De sex stegen är (1) definition av specifikation, (2) val av leverantör, (3) avtalsskrivning, (4) orderläggning, (5) leveransbevakning och till sist (6) utvärdering. De tre första stegen som är av mer taktisk karaktär innefattar majoriteten av besluten som behöver fattas inom inköpsprocessen (Van Weele (2014, s.68-69). Vidare kommer därför de stegen presenteras mer detaljerat nedan då dessa är mest relevanta för denna studie. De administrativa delarna har således valts bort att studeras.
Figur 2 - Visualisering av studiens valda inköpsprocess.
3.2.1 Definition av specifikation
Första steget är relativt omfattande. Här måste de inblandade i inköpsprocessen först välja hur behoven ska specificeras, vanligaste är att välja mellan en funktionell och teknisk specifikation (Van Weele, 2014, s.74). Båda har sina för- och nackdelar men risken är större att den tekniska specifikationen överspecificeras och att leverantören tvingas ta en större kostnad utan att effektiviteten nödvändigtvis höjs. Utöver dessa två mer grundläggande typer bör företaget även ta fram kvalitets-, logistik- och underhållsspecifikationer. Till sist strävas det efter att fastställa juridiska och miljömässiga krav i syfte att minimera sin exponering för potentiella brister i produkten eller tjänsten som köps in och som kan leda till rättsliga bekymmer (Van Weele, 2014, s.75).
3.2.2 Val av leverantör
Precis som i steget ovan krävs det ett flertal beslut i detta steg. När kraven definierats och bildat en funktionell eller teknisk specifikation kan anbud från marknaden tas in (Van Weele, 2014, s.76). Första beslutet att fatta i detta steg handlar om vilken metod som ska användas för kontraktering. Här nämns framförallt turnkey kontraktering och partiell kontraktering. Turnkey innebär att köpa hela specifikationen av en aktör, vid partiell kan specifikationen delas upp och olika aktörer fyller då behovet (Van Weele, 2014, s.77). Enligt Winter & Lasch, (2016, s.179) är utvärdering och att välja rätt leverantörer något som studerats noga, främst ur perspektivet att minska inköpskostnader och bygga långsiktiga relationer. Vanliga steg och beslut som behöver tas är exempelvis hur leverantörerna ska utvärderas, ta fram förkvalificeringskrav och huruvida dessa ska besökas fysiskt eller inte för att skapa en egen uppfattning (Winter & Lasch, 2016, s.179).
3.2.3 Avtalsskrivning
När leverantören valts och avtal ska skrivas återstår fortfarande en rad frågor. Innehållet i avtalet är beroende av vad som ska köpas in, det kan därför vara svårt att använda sig av standardavtal (Van Weele, 2014, s.82). Några punkter som är viktiga att ha med är, för det första, priser och leveransvillkor. Några exempel är fast pris, påläggsavtal eller avtal på löpande räkning. För det andra, betalningsvillkor. Här bestäms exempelvis huruvida om betalning ska
ske stegvis eller i direkt vid avtalsskrivningen för att möjliggöra eventuell produktion eller när produkten slutligen levereras (Van Weele, 2014, s.83). Avslutningsvis, handlar det om eventuella vitesklausuler och garantier. Viktigaste punkten att bestämma då, utöver vad som händer om kraven i specifikationer och avtalet i övrigt inte möts, är vilket rättssystem som ska gälla för avtalet då det kan finnas olikheter i de rättsliga systemen mellan köpare och leverantör (Van Weele, 2014, s.84).
3.3 Kommunikation
Enligt Al-Fedaghi (2012, s.12) är kommunikation en process som innefattar överföring av information mellan människor. Det innebär ett samspel mellan människor som innefattar både att tala och lyssna. En bra kommunikation med goda förutsättningar syftar till att skapa ett välfungerande företag som arbetar mot samma målbild. För att ge goda förutsättningar så krävs det planering för kommunikationen, för att undvika missförstånd och skapa motivation (Al- Fedaghi, 2012, s.12). Det är viktigt att ha kännedom om vilka beståndsdelar som påverkar kommunikationen, för att skapa sig bättre förutsättningar för att effektivt kunna påverka hur informationen når fram till den slutgiltiga mottagaren (Al-Fedaghi, 2012, s.12).
Den grundläggande kommunikationsmodellen består av överföring och mottagning av information. Syftet med kommunikationsprocessen är att informationen ska nå fram till mottagare genom att överföra informationen (Oluwai, 2007 s.632). De grundläggande begreppen involverad i kommunikation är sändare, en eller flera mottagare samt en eller flera kommunikationskanaler som informationen överförs genom, från avsändare till mottagare (Se figur 3) (Oluwai, 2007 s.631). Sändaren i kommunikationsprocessens avsikt är att dela information, där den paketeras till ett budskap. Vilken kommunikationskanal som används påverkar hur budskapet kommer uppfattas av mottagaren (Al-Fedaghi, 2012 s.13).
Kommunikationskanaler kan exempelvis vara skriftlig i form av mejl eller brev, och även personliga möten mellan personer. Mottagaren, den eller dem som avsändaren har som mål att nå kan ha personlig inverkan på hur budskapet tolkas, till exempel genom olika referensramar eller språkliga olikheter. Detta är viktigt att avsändaren känner till detta och anpassar informationen och kommunikationskanalerna för att skapa bäst förutsättningar för att budskapet når fram korrekt (Al-Fedaghi, 2012 s.13). Under kommunikationsprocessens gång, oberoende av kanal så kan det förekomma störningar som påverkar mottagarens förståelse för budskapet.
Exempel på störningar kan vara semantiska störningar, där orden har olika betydelse hos avsändare och mottagare, eller störningar i den fysiska miljön i form av till exempel buller och oljud (Al-Fedaghi, 2012, s.13–14).
Figur 3 - Förenklad visualisering av kommunikationsmodellen
3.3.1 Formell kommunikation
Kommunikation där informationsflödet redan är definierad och är baserad via officiellt utsedda kanaler och system kallas för formell kommunikation (Kraut et al, 2002, s.5). Formell kommunikation erkänns i allmänhet som ett strukturellt element som utgör grunden och fixeringen i problemlösningsuppgifter genom att tillhandahålla en steg-för-stegprocess med ett förutbestämt arbete som måste levereras. I allmänhet utgör det en ram med instruktioner hur ett arbete ska utföras och rapporterar kunskapsarbete snarare än att bidra till det (Rogers et al, 2020, s.117).
Formell kommunikation är ofta enkelriktad och sker genom formella kommunikationskanaler i form av officiella dokument, brev, rapporter, policyhandböcker etc. (Kraut et al, 2002, s.5).
Rogers et al (2020, s.144) menar att formell kommunikation underlättar att klargöra arbetsmål, ordna och tolka data, identifiera problem samt hitta lösningar. Detta vidare genom att det underlättar för medarbetare att hantera och förstå etablerade roller inom företagen och vilka arbetsrelationer som finns. Den formella kommunikationen bestäms efter organisationsstrukturer som avläses i ett organisationsschema. Därav ger det en förenklad bild av individers inställning att se de formella kommunikationskanalerna för arbetsfördelning och beslut (Rogers et al, 2020, s.144). Formell kommunikation kräver mer planering, är en långsammare process, är ofta förutbestämd och det krävs engagerade deltagare. Språket blir ofta mer formellt med en förutbestämd agenda. Den formella kommunikationen följer ofta en hierarkisk kommunikationskedja som upprättats inom det verkande företaget (Kraut et al, 2002, s.5).
3.3.2 Informell kommunikation
På en typisk arbetsplats så är det enligt (Kraut et al, 2002, s.2) informell kommunikation som är dominerande. Informell kommunikation kan identifieras som mer spontan och interaktiv och är ett löst definierat koncept, och behandlas ofta som ett stöd i den återstående kategorin inom organisatorisk kommunikation. Informell kommunikation stödjer organisatoriska gruppsamordningar, särskilt under osäkerhetsvillkor (Kraut et al, 2002, s.5). Vidare menar Kraut et al (2002, s.3) att det finns anledningar att tro att informell kommunikation är särskilt användbar för att stödja gruppens sociala funktioner. Detta beror på att företag är mindre tydliga i att reglera sociala relationer än vad det är i regleringar av andra aspekter av rutinmässigt arbete (Kraut et al, 2002, s.7). Informell kommunikation fostrar de anställdas behov att känna sig anslutna och ha en social identitet i en grupp. Anställda önskar social kontakt och att förenas med gemensamma likheter och intressen för att känna trygghet och tillhörighet till en grupp (Angela, 2020, s.2).
Informell kommunikation sker utan att följa fördefinierade kanaler och har ingen korrekt klassificering rörande om den anses vara vertikal, horisontell och diagonal (Kraut et al, 2002, s.3). Nackdelar med kommunikation som delas informellt kan vara att den är skadlig för individer, deras rykte, anställningen och företaget och dess ledare kan skadas genom att det skapas ryktesspridning. Detta genom att en central medarbetare direkt sprider information i sitt sociala nätverk (Angela, 2020, s.2–3). Detta kan vidare ge uttryck i att anställda kan känna sig censurerade om de inte kan dela information med pålitliga kollegor. När de anställda har svårt att urskilja vad som är verklighet och inte i en given situation kan de uppleva att kommunikationen känns oklar. Detta kan medföra att de anställda kan ifrågasätta företagsledares integritet och ledningsstil, vilket kan resultera i att bidra till ett splittrat företag (Angela, 2020, s.2).
Informell kommunikation har fått en större kognitiv auktoritet eftersom människor tenderar att lita mer på informella källor än formella (Leenders & Gabby, 1994, refererad Fay, 2011, s.213).
Informell kommunikation på arbetsplatser har kopplats samman till ett antal viktiga individuella och organisatoriska resultat där informell kommunikation hjälper till för att kompensera svagheter i formell kommunikation. Detta genom att förbättra beslutsfattande och uppmuntra till innovation (Fay, 2011, s.214). Winch (2004, refererad Rogers et al., 2020, s.148) menar att formell kommunikation kan anses otillräcklig för att motverka den grundläggande utmaningen i att fatta beslut under osäkerhet. Formell kommunikation bör kompletteras med informell kommunikation i beslutsfattande för mer trovärdiga och säkra beslut. En sammanställning av olikheter mellan formell och informell kommunikation återfinns i Figur 4.
Figur 4 - Sammanfattande figur av formell & informell kommunikation.
3.4 Beslutsprocesser applicerbara på inköpsprocessens olika moment
Nedan beskrivs olika beslutsprocesser som anses relevanta för beslut inom inköpsprocessen.
Den rationella och begränsat rationella är av mer allmän karaktär och Vrooms beslutsmodell relaterar mer till organisationsstrukturen med tvärfunktionella inköpsfunktioner.
3.4.1 Rationella modellen
Att fatta beslut innebär att gå igenom en process där ett val tas mellan två eller flera alternativ, i syfte att uppnå ett önskat resultat (Eisenfür 2011, refererad Lunenberg 2010, s.2) Historiskt har forskare lyft fram två typer av grundläggande och generella beslutsmodeller, den rationella och den begränsat rationella modellen. Den rationella modellen antyder att vid beslutsfattandet är det viktigt ha fullständig information, känna till alla potentiella alternativ och förutsättningar för att fatta det optimala beslutet. Den rationella modellen kan delas in sex olika steg: (1) problemidentifiering, (2) alternativgenerering, (3) utvärdering av alternativ, (4) val av alternativ, (5) implementering och (6) uppföljning (Lunenberg, 2010, s.2-3). Dessa beskrivs ytterligare, i detalj nedan:
Problemidentifiering
Att identifiera problemet som ska lösas kräver att se på både interna och externa faktorer som potentiellt spelar en roll i att problemet existerar (Lunenberg, 2010, s.4). Informationen som samlas in kan komma från formella kanaler och system, exempelvis ekonomiska resultatrapporter eller andra ledningsverktyg som på något sätt omvandlar situationen till numeriskt mätbart. Information kan även samlas in via mer informella kanaler, exempelvis genom samtal med medarbetare eller observationer (Lunenberg, 2010, s.4).
Alternativgenerering
När problemet har identifierats krävs det eventuella alternativ för att lösa det. När alternativ tas fram ingår det att samtidigt ta fram så mycket information som möjligt om potentiella konsekvenser (Lunenberg, 2010, s.4). Desto fler personer som påverkas av problemet, eller som kommer påverkas av de alternativa lösningarna, desto noggrannare kommer detta steg i processen att genomföras (Lunenberg, 2010, s.5).
Utvärdering av alternativ
Vid utvärdering av de alternativ som genererats bör tre frågor ställas: (1) Är alternativet genomförbart? (2) Är detta ett tillräckligt bra alternativ? och (3) Hur kommer de inblandade att påverkas? (Lunenberg, 2010, s.5). Den första frågan är grundläggande och av särskild vikt.
Om ett alternativ exempelvis inte är ekonomiskt möjligt för att genomföras, så bör det inte diskuteras vidare. Andra frågan gäller huruvida alternativet är tillräckligt bra för att lösa problemet, med andra ord, i vilken utsträckning det tillfredsställer behovet. Tredje frågan handlar om att säkerställa att de personer som kommer beröras kommer acceptera beslutet (Lunenberg, 2010, s.5-6).
Val av alternativ
Det alternativ som framstår som det bästa efter utvärderingen väljs. Mest troligt har alternativ försvunnits under utvärderingen, men oftast så finns det minst två stycken alternativ kvar och ett beslut fattas angående ett av dem (Lunenberg, 2010, s.6).
Implementering
Ett bra beslut kan misslyckas om implementeringen inte prioriteras och genomförs på ett bra sätt. För att ett beslut ska bli så bra som möjligt är det viktigt att de inblandade personerna, som kommer påverkas får vara med i beslutsprocessen, samt att kommunikationen med dessa personer är välfungerande (Lunenberg, 2010, s.6). Genom att alla inblandade får den information de behöver kommunicerad till sig och att de upplever delaktighet i beslutet, så kommer chanserna för en lyckad implementering öka (Lunenberg, 2010, s.7).
Uppföljning
Uppföljning är en viktig del eftersom beslutsfattande är kontinuerligt. När ett implementerat beslut inte ger önskat resultat har troligtvis något av det föregående stegen inte hanterats eller bedömts korrekt (Lunenberg, 2010, s.7). Oftast handlar det om att första steget, att identifiera problemet, misslyckats och att de efterföljande stegen sedan inte har de rätta förutsättningarna (Lunenberg, 2010, s.7).
3.4.2 Begränsat rationella modellen
Den begränsat rationella modellen innehåller samma steg som den rationella modellen. Simon (1982,1997 & 2009, refererad i Lunenberg, 2009, s.8) menar dock att den begränsat rationella modellen, till skillnad mot den rationella, utgår ifrån att fullständig information svårt att få. Det går inte att föreställa sig alla potentiella och möjliga alternativa, samt att konsekvenserna av de alternativ som identifierats går inte att fullständigt förutse. Med den begränsat rationella modellen landar beslutsfattaren oftare i ett tillfredsställande beslut snarare än optimalt beslut.
Vidare betonar Simon (1997. s.140–141) att oftast ägnar sig beslutsfattare åt att generera och välja tillfredsställande alternativ för problemlösning. Det anses ovanligt att tid och energi läggs på att identifiera optimala lösningar. Det kan alltså argumenteras för att den begränsat rationella modellen är mer verklighetsbaserad och utgår från en mer relevant utgångspunkt att ha kring beslutsfattande.
3.4.3 Vrooms beslutsmodell
Vrooms (2000) beslutsmodell är indelad i två olika typer av beslut, med fem olika ledarskapsstilar. Besluten delas in kortsiktigt och resultatfokuserat samt mer långsiktigt och utvecklingsfokuserat. Vid mindre komplicerade beslut utan någon större påverkan på lång sikt vill snabba och effektiva beslut tas. Tid anses vara en onödig kostnad och det läggs ingen vikt vid att de inblandade ska utvecklas i samband med beslutsprocessen. Vid mer komplicerade beslut identifieras en långsiktig vinning i att de inblandade är mer aktiva i processen och är mer beredda att investera den extra tiden som det eventuellt tar. Vroom (2000, s.83) menar att de fem ledarskapsstilarna varierar från att en överordnad fattar beslut på egen hand med den information som finns tillgänglig, till att en grupp som i princip bara övervakas av den överordnade tillsammans fattar beslut (Se figur 5). Det väsentliga som förändrar ledaren, exempelvis för en inköpsfunktion, förflyttar sig från noll mot tio på skalan, är att mängden deltagande från underordnade och kollegor ökar ju längre till höger förflyttningen sker (Vrooms, 2000, s.83–86). Respektive ledarskapsstil presenteras mer i detalj nedan:
- Bestämma: En överordnad fattar beslut och försöker sedan övertyga underordnade och kollegor om varför beslutet är det bästa. Den enda interaktion som eventuellt sker innan beslutsfattande är att den överordnade samlar in, vad hen anser är relevant information, från de övriga (Vroom, 2000, s.84).
- Individuell samrådan: Den överordnade presenterar problemet som ska lösas för de övriga individuellt och samlar in deras åsikter och synpunkter. Den överordnade fattar sedan beslutet (Vroom, 2000, s.84).
- Samråda med grupp: Samma princip som individuell samrådan, men presentationen och insamlingen av synpunkter sker i grupp och inte enskilt. Den överordnade fattar sedan beslutet (Vroom, 2000, s.84).
- Främja: Den överordnade presenterar problemet och vilka förutsättningar som finns för beslutsfattandet. Därefter sker en strävan mot att beslut fattas genom samverkan och att den överordnade medvetet inte gör skillnad på åsikter, oavsett var deltagaren befinner sig i hierarkin. Alla inblandades ord anses således lika viktiga (Vroom, 2000, s.84).
- Delegera: Den överordnade sätter egentligen bara ramarna för beslutsfattandet. Övriga äger sedan processen med att förstå problemet, ta fram potentiella lösningar och slutligen landa i ett eller fler alternativa beslut. Den överordnade lägger sig inte i såvida hen inte blir direkt tillfrågad (Vroom, 2000, s.84).
Figur 5 - Visualisering av Vroom´s beslutsmodell.
