TreservaNYTT
December 2013
I den hä r utgä vän
Avveckling av VO ... ...2 Användarföreningen ……….2 Information till LOV-utförare………...3 LOV-utförare på kurs………..4
Väd ä r Treservä?
Treserva är ett nytt IT-baserat verksamhetssystem som ersätter VO.
Fullt infört 2014, kommer Treserva att beröra all personal inom Lidingö stads Äldre- och handikappomsorg. Även de pri- vata utförarna kommer att arbeta i systemet.
Smidig utrullning av GF-webben
Så här dags brukar det vara dags att göra bokslut över året som gått.
Så även för Treserva. Vi hade redan från start en tuff tidsplan för systembytet. I slutet av maj skulle vi börja jobba i skarpt läge. Tack vare alla inblandades engagemang och starka arbetsinsatser nådde vi vårt mål och den 27 maj kunde vi trycka på startknappen för
Treserva.
För alla oss som jobbar i Treserva är det en stor omställning, mycket ny funktionalitet, annorlunda struktur, nya mallar och så vidare. Allt är inte självklart från dag ett, men ju mer man kommer in i systemet, desto enklare kommer det att kännas efter en tid.
Om våren kännetecknades av en stark tidspress så har vi under hös- ten hittat en smidig utrullningsrutin för att systematiskt och i en bra takt tillsammans med organisationen jobba med Treservainförandet.
Det är framför allt genomförandewebben – GF-webben, dvs omvård- nadspersonalens verktyg för att göra genomförandeplaner och social- dokumentation som står på tapeten. Under hösten har hemtjänst, daglig verksamhet, socialpsykiatri och stora delar av OSS fått utbild- ning och börjat jobba i GF-webben. Under 2014 kommer fokus att ligga på resterande delar av OSS samt våra servicehus och äldrebo- enden.
Också LOV-utförarna har möjlighet att göra sina genomförandepla- ner i GF-webben. Nu under senhösten har LOV-utförare inom hem- tjänsten gått igenom vår GF-webbutbildning och går i dagarna i drift.
Det här är efterlängtat och kommer att underlätta informationen mellan våra biståndsbedömare och LOV-utförarna.
Tack för alla fina insatser under året och jag ser fram mot ett fortsatt bra samarbete under 2014.
AGNETA ALDOR
PROJEKTLEDARE TRESERVA
Ä HO/TP-13:092 Rev Ä
Viktiga datum
27 maj DR IFTSTART TRESERVA 10 juli Första ekonomikörningen i
Treserva (kompletterat med webbinfo/Excel ark) 7 augusti Andra ekonomikörningen i
Treserva (kompletterat med webbinfo/Excel ark)
September Kundfakturor skickas för första gången från Treserva September Treservautbildning för omvård-
nadspersonal i hemtjänst, boende, daglig verksamhet och socialpsykiatri
1 Oktober Hemtjänst, daglig verksamhet och Socialpsykiatri jobbar skarpt i systemet.
23 Oktober Utbildning av lotsar inom boen- den OSS—etapp 1
november Utbildning omvårdnadsperso- nal boende OSS—etapp 1 2 december Driftstart OSS—etapp 1 december Utbildning GF-webben för LOV-
utförare inom hemtjänst 17 o 18
december
Utbildning av lotsar OSS—
etapp 2 2014
Januari Utbildning omvårdnadsperso- nal OSS—etapp 2
3 Februari Driftstart OSS—etapp 2 Februari—
mars
Utbildning lotsar och personal inom OSS –etapp 3
Avvecklingen av VO – vad händer nu?
VO försvinner inte i och med att vi passerar ett årsskifte. Systemet finns kvar i bakgrunden med läsrättigheter för de som har behörighet även un- der nästa år. Däremot finns inga supportavtal, händer det något med syste- met måste konsulttimmar köpas in för att lösa problemen.
Arbetsgruppen för VO:s avveckling jobbar för att hitta ett bra alternativ, det bästa är om VO kan släckas ner totalt så snart som möjligt under 2014, vilket kommer att bidra till lägre kostnader för förvaltningen.
– Vi har gått ut och frågat alla verksamheter om de klarar sig utan VO och vad de eventuellt skulle behöva göra för att bli oberoende från VO, berättar Barbro Aldén som leder arbetsgruppen för avveckling av VO. Förutom Bar- bro består arbetsgruppen av Linda Hermansson delprojektledare HSL Treserva, Josephine Orrling MAS, Caisa Orlander biståndsbedömare, Su- sanne Wents IT och Barbro Zenkert från hemtjänsten. Svaren från de flesta verksamheter visar att man klarar sig utan VO, det är främst legiti- merad personal och biståndsbedömare som har behov av att komma åt informationen i VO.
- Ett problem vi upptäckt är att arkiveringen av social dokumentation har en hel del brister. Vi har ju arkiveringsskyldighet i 10 år för HSL doku- mentation så vi måste hitta lösningar för detta, säger Barbro. Förhopp- ningsvis ska vi kunna lägga över allt från VO i en separat fil. Men det är ett arbete som systemleverantören CGI måste hjälpa oss med.
2
Användarförening: Tillsammans är vi starka
Lidingö stad är långtifrån den enda kommunen i Sverige som använder Treserva. För att utbyta erfarenheter och diskutera utvecklingsfrågor när det gäller systemet finns det en användar- förening som Lidingö stad är med i tillsam- mans med ett fyrtiotal andra Treservaanvän- dande kommuner. Syftet med användarför- eningen är naturligtvis att kunna påverka ut- vecklingen av Treserva. Föreningen är själv- ständig men har ett nära samarbete med CGI –
systemleverantören. Bland annat har användarföreningen tillgång till ett antal utvecklingstimmar som leverantören förbundit sig att utföra. Det är användarföreningens medlemmar som tillsammans kommer överens om vad man vill att leverantören ska förändra eller utveckla.
Användarföreningen är också med i CGI:s referensgrupper i olika frågor när det gäller utveckling av systemet.
– För oss är det viktigt att vara med, både för att vi ska kunna påverka utvecklingen av Treserva och för att knyta kontakter och nätverka med andra Treservaanvändare, säger Agneta Aldor, övergripande projektledare för Treserva.
3
Information till LOV-utförare
Material på Utförarwebben
Hittills har informationen på utförarwebben varit begränsad till att om- fatta information om Treserva. Nu börjar vi aktivt arbeta med att bygga upp en bra informationsbank på utförarwebben. Vi har t ex lagt upp en sida som heter Rutiner. Här hittar du rutiner som du som utförare bör känna till. På utförarwebben har vi också lagt ut minnesanteckningar och material från utförarmötet i början på december. Glöm inte att besöka utförarwebben när du söker information, för vi kommer att bli mer och mer aktiva när det gäller att lägga ut information här. Lägg gärna upp adressen som favorit i din webbläsare—utförarwebben.
Ersättningsunderlag
Från och med november månads ersättningar ska alla LOV-utförare skapa sina egna ersättningsunderlag från Treserva. Instruktioner för hur detta ska göras finns i den nya Enhetschefsmanualen på utförarwebben.
Tänk på att inte skapa underlaget förrän den 8:e i varje månad. Detta på grund av att biståndsbedömarna kan bakåtdatera sju dagar in på nästkom- mande månad, vilket kan påverka ersättningsunderlaget. Genom att börja skapa från den 8:e kommer eventuella korrigeringar från biståndsbedö- marna med i underlaget.
Ändra inte i ersättningsunderlaget efter att korrigeringstiden tagit slut.
Ersättningar till utförare och kundernas fakturor baseras på underlaget som finns vid korrigeringstidens slutpunkt.
På schemat som finns på ekonomisidan på utförarwebben finns datum för korrigeringstidpunkt.
Rapportering i Treservas Genomförandewebb — GF- webben
12 december gick startskottet för alla LOV-utförare inom hemtjänsten att börja upprätta genomförandeplaner i Treserva GF-webb.
Varje företag väljer den metod nedan som passar bäst:
Genomförandeplaner som är upprättade innan detta datum kan vara kvar som de är och man lägger in nya i GF-webben allt eftersom man skriver dem.
Befintliga genomförandeplaner kan scannas in och importeras som inkommen handling i GF-webben
Befintliga genomförandeplaner kan läggas upp i den mall som finns i GF-webben.
Alla som har behörighet idag, kommer också att ha behörighet till GF- webben. De utförare som har nya personer som ska jobba i Treservas GF- webb, ska fylla i ansökan om behörighet på Utförarwebben.
För LOV utförare inom vård- och omsorgsboende måste alla nya genomfö- randeplaner fr om den 12 december importeras till Treserva som inkom- men handling. De som inte är anslutna till Treserva fortsätter som man gjort tidigare. Instruktioner för hur en ny handling ska importeras, står i Enhetschefsmanualen som du hittar på utförarwebben.
Instruktioner för hur man arbetar i GF-webben står i manualen för GF- webben, även den finns på utförarwebben.
Kort & Gott
Excelfiler i Treserva Nu är det möjligt att ladda upp excelfiler i Treservas kli- ent.
Behörigheter HSL personal Vi har utökat behörighetsbe- ställningsblanketten för Treserva med en möjlighet för chefer att beställa läsbe- hörighet till legitimerad per- sonal enl HSL §30.
Avsluta behörighet När personal slutar måste enhetschefen beställa avslut av behörighet i Treserva. I beställningsformulären på Treservas webbplats på Ö- nätet finns en ruta som avser avsluta användare, se bild ovan.
Ny version av Treserva I början av nästa år kommer en ny version av Treserva att installeras. I skrivande stund är det inte klart när detta kommer att ske, men vi åter- kommer så snart vi vet exakt datum. Installationen inne- bär att systemet kan behöva stängas ner under en kortare tid.
Redaktion: projektgruppen Treserva, redaktör Beatrice Harling
Så hittar du information Internt:
Ö-nätet/Förvaltningar/
ÄHO/
Verksamhetssystem/
Treserva LOV utförare:
www.lidingo.se/näringsliv och arbete/Starta och driva företag/starta hem- tjänst, vård- och om- sorgsboende/Utförarwebb
LOV-utförare på kurs
Under november/ decem- ber har LOV-utförare från hemtjänst fått utbildning i Treservas genomförande- webb – GF-webben och från den 12 december bör- jade också LOV-utförarna skriva sina genomförande- planer i GF-webben.
– Intresset för att börja jobba med GF-webben
bland våra LOV-utförare har varit stort, säger projektledare Agneta Al- dor. TreservaNytt var med under ett av utbildningstillfällena och fick en pratstund med Niklas Evaldsson från Akta Assistans och Marcin Za- kowicz från Clementia.
– Det är ett bra stöd som kommer att underlätta vardagen och förhopp- ningsvis kommer det att spara tid för oss, tycker Marcin.
Niklas, vars företag även jobbar med andra kommuner har erfarenhet från liknande system som Treserva, tycker att GF-webben verkar vara ett rätt enkelt och strukturerat system som skapar en bra lösning.
