Valnämnden 2019-02-12 Plats och tid

(1)

Valnämnden 2019-02-12

Plats och tid

Kommunhuset i Älmhult klockan 13:00–16:20 Paragrafer

1–15

Utses att justera Birgitta Bengtsson (S)

Justeringens plats och tid Kommunhuset i Älmhult 2019-02-19

Underskrifter

Sekreterare ____________________________________

Henrik Dahlström

Ordförande ____________________________________

Anita Håkansson (C)

Justerande ____________________________________

Birgitta Bengtsson (S) Anslag/bevis

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Organ Sammanträdesdatum

Valnämnden 2019-02-12

Anslaget sätts upp Anslaget tas ner

2019-02-20 2019-03-14

Förvaringsplats för protokollet Underskrift________________

Kommunledningsförvaltningen

(2)

Närvarolista

Beslutande

Ordinarie ledamöter

Anita Håkansson (C), ordförande Birgitta Bengtsson (S), vice ordförande Kenneth Emilsson (M)

Bengt Håkansson (C) Tjänstgörande ersättare

Mina Zilkic (S), ersätter Tommy Lövquist (S)

Ej tjänstgörande ersättare

Rumiana Miteva de Reyes (M) Annelie Olin (C)

Krister Svensson (C)

Tjänstemän

Elisabeth Olofsson, kommunjurist

Henrik Dahlström, valansvarig; sekreterare

(3)

Ärenden

§ 1 Fastställande av dagordning 4

§ 2 Allmän information om Val till Europaparlamentet

5

§ 3 Reglemente för valnämnden - genomgång ^2018/19 6

§ 4 Budget 2018 – uppföljning ^2018/4 7

§ 5 Ersättning till röstmottagare i vallokaler ^2019/4 8 - 9

§ 6 Ansvarsfördelning i samband med allmänna val 2019

2019/5

10 - 11

§ 7 Ordförande i valdistrikten 2019 ^2019/6 12

§ 8 Förtidsröstning 2019 ^2019/7 13 - 14

§ 9 Förtidsröstning med anledning av omval i Falu kommun 2019

2019/7

15

§ 10 Utbildning av röstmottagare 2019 ^2019/9 16

§ 11 Informationsarbete inför val 2019 ^2019/10 17

§ 12 Delegeringsordning för valnämnden ^2019/11 18

§ 13 Sammanträdesplan 2019 ^2018/6 19

§ 14 Budget 2019 - valnämnden ^2019/2 20

§ 15 Meddelanden 21

(4)

§ 1 Fastställande av dagordning

Valnämndens beslut

 Valnämnden fastställer dagordning i enlighet med föredragningslista i utskickad kallelse, med följande tillägg:

Förtidsröstning med anledning av omval i Falu kommun 2019 Ärendet behandlas efter ärende 9.

Beslutsnivå

Valnämnden _____

(5)

§ 2 Allmän information om Val till Europaparlamentet

Valansvarig informerar om valet till Europaparlamentet 2019, valnämndens uppgifter i samband med detta och valnämndens uppdrag i stort.

_____

(6)

§ 3 Reglemente för valnämnden – genomgång

Ärendenummer VN 2018/19

Sammanfattning och behandling av ärendet

Kommunstyrelsen gav 2018-12-04, § 232 nämnderna i uppdrag att göra en genomgång av sina reglementen, underförstått efter det att fullmäktige fastställt nya reglementen. Kommunfullmäktige fastställde 2018-12-17, § 272 reglemente för bland annat valnämnden.

Valansvarig och valnämnden går igenom reglementets innehåll och bestämmelser.

Underlag

 Kommunfullmäktiges beslut 2018-12-17, § 272

 Reglemente för valnämnden, fastställt av kommunfullmäktige 2018-12-17, § 272

 Kommunstyrelsens beslut 2018-12-04, § 232 _____

Beslutet skickas till Kommunstyrelsen

(7)

§ 4 Budget 2018 – uppföljning

Valnämndens beslut

 Valnämnden godkänner budgetuppföljning för 2018, daterad 2019-01-18

Beslutsnivå

Valnämnden

Sammanfattning av ärendet

Valnämnden har 2018 genomfört kommunens uppgifter enligt vallagen i samband med val till riksdag, kommun och landsting 9 september. Nämnden fastställde 2018-02-07, § 5 budget för 2018 års verksamhet.

Budgeten delas upp i två verksamheter:

 Förtidsröstning, som avser mottagning och hantering av röster som avges före valdagen. Förtidsröstningen är en egentligen statlig uppgift som numera utförs av kommunerna. Kommunen får ett särskilt bidrag för denna verksamhet.

 Allmänna val, som avser kommunens uppgifter i anslutning till röstning på själva valdagen. Kostnader för denna verksamhet finansieras helt av kommunen.

Förvaltningen har sammanställt uppföljning av nämndens beslutade budget.

Nämndens resultat visar ett överskott på drygt 160 000 kronor. Huvuddelen av överskottet finns på verksamheten Allmänna val (valdagen). En stor del av överskottet kan förklaras med att den buffert på 89 000 kronor, vilken lagts upp för oförutsedda händelser, inte behövde tas i anspråk.

Förtidsröstningen visar ett överskott på cirka 27 000 kronor.

Beslutsunderlag

 Tjänsteskrivelse daterad 2019-01-18

 Uppföljning av valnämndens budget, daterad 2019-01-18 _____

Beslutet skickas till Ekonomienheten

(8)

§ 5 Ersättning till röstmottagare i vallokaler

Valnämndens beslut

1. Valnämnden fastställer följande ersättning till röstmottagare som tjänstgör under valdagen:

Ordförande valdistrikt 3 400 kr Vice ordförande valdistrikt 2 500 kr

Röstmottagare 1 900 kr

2. Avklarad obligatorisk utbildning inför valdagen arvoderas med ersättning motsvarande ett fast sammanträdesarvode för förtroendevalda.

3. I förekommande fall utbetalas ersättning för förlorad arbetsförtjänst i enlighet med gällande bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda, dock endast i samband med obligatorisk utbildning.

4. Reseersättning utbetalas enligt kommunens bestämmelser för ersättning till förtroendevalda för nödvändiga resor i samband med utbildning och

tjänstgöring på valdagen.

5. Bestämmelserna ovan gäller från och med val till Europaparlamentet 2019 och ersätter bestämmelser fastställda av kommunfullmäktige

2014-01-27, § 14.

Beslutsnivå

Valnämnden

Sammanfattning av ärendet

Kommunfullmäktige fastställde 2014-01-27, § 14 ersättningsregler för

röstmottagare i vallokaler. Förvaltningen har gjort en översyn av reglerna och bedömer att ersättningen bör höjas.

Tidigare beslut om ersättningsnivåer har fattats av kommunfullmäktige.

Förvaltningen bedömer dock att valnämnden från och med nu kan fatta denna typ av beslut, då ersättningen belastar det anslag som valnämnden förvaltar och beslutet inte kan betraktas vara av principiell eller större vikt.

Förvaltningen har tagit fram förslag till nya ersättningsnivåer.

(9)

Beslutsunderlag

 Tjänsteskrivelse daterad 2019-01-17 _____

Beslutet skickas till Personalenheten Ekonomienheten

Kommunstyrelsen (för kännedom)

(10)

§ 6 Ansvarsfördelning i samband med allmänna val 2019

Valnämndens beslut

 Valnämnden fastställer övergripande ansvarsfördelning för valfunktionärer enligt beskrivning i tjänsteskrivelse daterad 2019-01-17.

Beslutsnivå

Valnämnden

Sammanfattning av ärendet

För att kunna genomföra val på ett säkert och effektivt sätt är det viktigt att identifiera olika roller vilket ansvar som följer med dem. Följande roller har olika uppdrag och ansvar i kommunen:

 Valnämnd

 Valkansli

 Ordförande och vice ordförande i valdistrikt

 Röstmottagare (valdagen)

 Röstmottagare (förtidsröstning)

 Personal på bibliotek och äldreboenden (förtidsröstning)

Utöver dessa roller finns ett antal andra aktörer, till exempel bud, vilkas roll är tydligt definierad i lagstiftningen och därför inte behöver redogöras för särskilt.

Beskrivningen av roller i detta dokument ska ses som ett komplement till de regler och lagar som styr själva röstningen.

Jämfört med den ansvarsfördelning som gällde vid valet 2018 har huvudsakligen mindre förändringar gjorts. Till de mer betydande finns att ordföranden i varje distrikt ska lämna förslag på 8 röstmottagare utöver sig själv och vice ordförande (tidigare var antalet 6). Dessutom har ett stycke om ambulerande röstmottagare lagts till.

(11)

Beslutsunderlag

Beslutet skickas till Valansvarig

(12)

§ 7 Ordförande i valdistrikten 2019

Valnämndens beslut

1. Följande personer (namn och postort) utses till ordförande i valdistrikten för 2019:

Centrum Marie Olofsson, Älmhult

Diö-Stenbrohult Carl-Axel Gard, Älmhult Gemön-Möckeln Lars Hellström, Älmhult Göteryd Lena Persson, Hallaryd

Häradsbäck-Bråthult Elisabeth Svensson, Häradsbäck Klöxhult Marita Roos Jönsson, Virestad Norregård Pia Held, Älmhult

Virestad-Eneryda Fredrik Ekstrand, Eneryda

2. Valansvarig och valnämndens ordförande får i uppdrag att till nästa sammanträde ta fram förslag på ordförande i distriktet Haganäs.

Beslutsnivå

Valnämnden

Sammanfattning av ärendet

Älmhults kommun är indelat i nio valdistrikt med en vallokal i varje distrikt.

Varje distrikt ska enligt vallagen ha en ordförande. Ordföranden har ett särskilt ansvar för röstmottagningen i vallokalen. Valnämnden ska utse ordförande i valdistrikten.

Beslutsunderlag

(13)

§ 8 Förtidsröstning 2019

Valnämndens beslut

1. Valnämnden fastställer följande lokaler och öppettider för förtidsröstning 2019:

8 maj Biblioteket 12.00–19.00 9 maj Biblioteket 12.00–19.00 10 maj Biblioteket 12.00–18.00 11 maj Biblioteket 10.00–14.00

12 maj Kommunhuset 10.00–12.00

13 maj Biblioteket 12.00–20.00 Virestads bibliotek 15.00–18.00 14 maj Biblioteket 12.00–19.00 Hallaryds bibliotek 15.00–19.00

Häradsbäcks bibliotek 15.00–18.00 15 maj Biblioteket 12.00–19.00

16 maj Biblioteket 12.00–19.00 Pjätteryds bibliotek 15.00–18.00 17 maj Biblioteket 12.00–18.00

18 maj Biblioteket 10.00–14.00

20 maj Biblioteket 12.00–20.00 Kommunhuset 8.00–16.30 21 maj Biblioteket 12.00–19.00 Kommunhuset 8.00–16.30

Diö bibliotek 15.00–18.00 Liatorps bibliotek 15.00–18.00 22 maj Biblioteket 12.00–19.00 Kommunhuset 8.00–16.30

Solgården 15.00–18.00

23 maj Biblioteket 12.00–19.00 Kommunhuset 8.00–16.30 Eneryda bibliotek 15.00–18.00

24 maj Biblioteket 12.00–18.00 Kommunhuset 8.00–16.30 25 maj Biblioteket 10.00–14.00

(14)

utformad av valkansliet för att få tjänstgöra i förtidsröstningslokal.

3. Förtidsröstningslokalerna ska vara bemannade av minst två röstmottagare åt gången. Två personer måste finnas närvarande från och med att

röstningslokalen öppnar till det att rösterna förseglats i omslag och omhändertagits för transport.

4. Ambulerande röstmottagare ska vara tillgängliga under kontorstid (8–12, 13–

16.30) vardagar under hela röstningsperioden. Valnämnden är dock inte skyldig att tillhandahålla röstmottagare en viss tid.

5. Väljare som vill rösta via ambulerande röstmottagare ska anmäla detta senast två arbetsdagar före önskad tid för röstning. Röstmottagaren tar kontakt med väljaren för att komma överens om tid och plats för röstning.

6. Valnämnden uppdrar åt valansvarig att i övrigt organisera förtidsröstning inklusive utbildning, utformning av rutiner och bemanning av

röstningslokaler inom beslutad budget.

Beslutsnivå

Valnämnden

Sammanfattning av ärendet

Kommunen ansvarar för all röstning inom kommunerna. Förutom att det ska finnas en vallokal i varje valdistrikt, ska det finnas röstningslokaler för förtidsröstning så att det överlag finns goda möjligheter för kommunens invånare att rösta.

Kommunen ska vid behov även anordna förtidsröstning på institutioner

(institutionsröstning), såsom sjukhus, kriminalvårdsanstalter och äldreboenden.

Förtidsröstningen inför valet till Europaparlamentet startar 18 dagar före valdagen, det vill säga 8 maj. Enligt vallagen måste det finnas minst en röstningslokal öppen i kommunen alla dagar under förtidsröstningsperioden.

Beslutsunderlag

(15)

§ 9 Förtidsröstning med anledning av omval i Falu kommun 2019

Valnämndens beslut

1. Valnämnden ger valansvarig i uppdrag att ta fram förslag på hur förtidsröstning kan genomföras i samband med omvalet.

2. Valnämnden uppdrar åt nämndens ordförande att fatta beslut i ärendet, då ärendet är brådskande.

Beslutsnivå

Valnämnden

Sammanfattning av ärendet

Valprövningsnämnden har 2019-02-06 upphävt 2018 års val till

kommunfullmäktige i Falun. Valmyndigheten har beslutat att omval ska hållas 2019-04-07.

Enligt 4 kap 23 § 2 st vallagen ska det vid omval finnas minst en röstningslokal för förtidsröstning i var och en av de kommuner som inte omfattas av omvalet.

Lokalen ska ge väljarna goda möjligheter att rösta. Enligt vallagen 10 kap 2 § påbörjas förtidsröstning vid omval tidigast den tionde dagen före valdagen, i detta fall 2019-03-28.

Älmhults kommun har att senast 32 dagar före valdagen, det vill säga

2019-03-06, meddela Valmyndigheten var och när röstning inom kommunen kan ske.

_____

Valnämndens ordförande

(16)

§ 10 Utbildning av röstmottagare 2019

Valnämndens beslut

1. Alla tilltänkta röstmottagare (inklusive eventuella reserver) ska under 2019 genomgå utbildning för röstmottagning i vallokal eller röstningslokal, beroende på var man ska tjänstgöra. Personer som ska tjänstgöra i både val- och röstningslokal måste delta i båda utbildningarna.

2. Alla ordförande och vice ordförande i valdistrikten bjuds in till en extra träff under våren för att diskutera ordförandens specifika uppdrag, upplägg på utbildning med mera.

3. Alla som ska tjänstgöra som röstmottagare i kommunen 2019 ska för nämnden presentera bevis på avklarat webbaserat kunskapstest för det eller de uppdrag som röstmottagaren ska utföra.

4. Valansvarig får i uppdrag att organisera utbildning för valdistrikten under maj månad. Datum för utbildningen är preliminärt 8 och 14 maj.

5. Valansvarig får i uppdrag att organisera en särskild träff för ordförande och vice ordförande under våren.

6. Valansvarig får i uppdrag att organisera utbildning för röstmottagare till förtidsröstningen enligt lämpligt schema.

Beslutsnivå

Valnämnden

Sammanfattning av ärendet

Valnämnden ansvarar för utbildning av röstmottagare. Detta gäller både de röstmottagare som ska tjänstgöra vid förtidsröstning och under valdagen. För att få förordnas som röstmottagare måste man enligt vallagen ha fått den utbildning som krävs för uppdraget. Valnämnden beslutar om formerna för utbildningen.

Beslutsunderlag

(17)

§ 11 Informationsarbete inför val 2019

Valnämndens beslut

 Valnämnden uppdrar åt valansvarig att samordna informationsarbetet inför val 2019 utifrån övergripande planering och förutsättningar enligt ovan.

Beslutsnivå

Valnämnden

Sammanfattning av ärendet

Förvaltningen har tagit fram förslag på övergripande beskrivning av informationsinsatser inför 2019 års val.

Följande, ibland överlappande, målgrupper har identifierats:

 allmänheten

 valfunktionärer

 politiska partier

 kommunens personal

 journalister

 förstagångsväljare/ungdomar

 utrikes födda väljare

Beslutsunderlag

Kommunikationsenheten

(18)

§ 12 Delegeringsordning för valnämnden

Valnämndens beslut

 Valnämnden fastställer delegeringsordning i enlighet med förslag daterat 2018-01-31.

Beslutsnivå

Valnämnden

Sammanfattning av ärendet

Valnämnden fastställde 2018-02-07, § 14 delegeringsordning för valnämnden.

Delegering enligt kommunallagen innebär att en nämnd kan uppdra åt någon annan att besluta i ett visst ärende eller i en grupp av ärenden. Denne kallas delegat och besluten kallas delegeringsbeslut.

Delegaten företräder valnämnden och delegatens beslut ses som nämndens beslut. Ett delegeringsbeslut kan överklagas. Nämnden kan inte ändra delegatens beslut, men kan återkalla delegeringsuppdraget. Nämnden kan också genom eget handlande föregripa ett delegeringsbeslut i ett enskilt ärende genom att själv ta över ärendet och fatta beslut.

Förvaltningen har tagit fram förslag på reviderad delegeringsordning. I förslaget utökas delegeringen till tjänsteman för att snabbare kunna ge vissa befogenheter till valfunktionärer. Förslaget innehåller även en ny del som berör delegering av uppgifter som i egentlig mening saknar beslutsrätt, men som ändå bör definieras tydligt, till exempel rätten att underteckna handlingar.

Beslutsunderlag

 Förslag till delegeringsordning daterad 2019-01-31 _____

Beslutet skickas till Delegater med ersättare

(19)

§ 13 Sammanträdesplan 2019

Valnämndens beslut

 Valnämnden fastställer följande sammanträdesdagar för 2019:

13 mars 24 april 25 maj

(26 maj – Valdagen) 29 maj (onsdagsräkning) 18 september (utvärdering)

Beslutsnivå

Valnämnden

Sammanfattning av ärendet

Förvaltningen har tagit fram förslag på sammanträdesplan för valnämnden 2019.

Beslutsunderlag

(20)

§ 14 Budget 2019 – valnämnden

Valnämndens beslut

 Valnämnden fastställer detaljbudget enligt förslag daterat 2019-02-06

Beslutsnivå

Valnämnden

Sammanfattning av ärendet

Förvaltningen har sammanställt förslag till detaljerad budget för valnämndens verksamheter utifrån kommunfullmäktiges anslag om 500 000 kronor och ett statsbidrag beräknat till 385 000 kronor.

Budgeten delas upp i två verksamheter:

 Förtidsröstning, som avser mottagning och hantering av röster som avges före valdagen. Förtidsröstningen är en egentligen statlig uppgift som numera utförs av kommunerna. Kommunen får ett särskilt bidrag för denna

verksamhet. Budget för förtidsröstningen är beräknad utifrån att statsbidraget ska täcka alla kostnader för denna verksamhet.

 Allmänna val, som avser kommunens uppgifter i anslutning till röstning på själva valdagen. Kostnader för denna verksamhet finansieras huvudsakligen av kommunen. Staten betalar ut ett mindre bidrag med anledning av nya krav i vallagen.

Beslutsunderlag

 Förslag till budget daterat 2019-02-06 _____

Beslutet skickas till

Ekonomienheten (Camilla Hallberg) Valansvarig

(21)

§ 15 Meddelanden

 Policy för ledning och styrning, fastställd av kommunfullmäktige 2018-12-17, § 269 (KS 2018/118)

_____