och sjukvårdsförvaltning
Diarienr Dokumentkategori Fastställare Giltigt datum fr o m
Rutiner Anna Hedborg 2021-02-08
Covid 19-vaccinering, Callcenter - NCS Cross
Dokumentet är avsett för personal på Callcenter för bokning av vaccinationer mot covid-19.
Innehållsförteckning
1 Inloggning ...1
1.1 Inloggning. ...1
1.2 Välja medarbetaruppdrag ...2
2 Tjänsteroll ...2
3 Användarinställningar ...3
3.1 Användarinställningar - Vårdadministrationen ...3
3.2 Användarinställningar – Vårddokumentationen ...3
4 Registrera ett bokningsunderlag ...4
5 Olika typer av personnummer ...5
5.1 Svenskt personnummer ...5
5.2 Reservnummer ...5
5.3 Samordningsnummer. ...5
6 Skapa nytt reservnummer ...5
7 Hämta upp det nya reservnumret i NCS Cross ...7
8 Boka tid ...8
8.1 Se ålder ...8
9 Omboka tid ...12
10 Avboka tid ...13
11 Kontrollera bokad tid ...15
12 Kontrollera vilket vaccin personen fick i dos 1 ...15
13 Låsa vid rast, byta användare, avsluta för dagen ...16
1 Inloggning
1.1 Inloggning.
Klicka på ikonen NCS Vårdportal. Skriv in ditt användarnamn och lösenord, det är samma som du använder när du loggar in på datorn. Har du ett e-tjänstekort går det bra att använda detta.
1.2 Välja medarbetaruppdrag
Välj medarbetaruppdraget Vård o behandling Vårdcentralernas jourmottagning Örebro.
2 Tjänsteroll
För att du ska arbeta med rätt behörighet på Vaccinationsmottagningen så behöver du göra en inställning vid första inloggningen.
Första inloggningen i NCS Cross
Under Mina funktioner (navigatorn) till vänster klicka på plustecknet vid ”övriga funktioner”. Klicka sedan på samordnaren.
I rutan tillgängliga applikationer, till höger, dra över applikation vårdadministration och VCJ jourmottagning vårddokumentation till rutan aktuellt val, till vänster.
Hittar du behörighet ”1 Covid -19 vaccination” är det denna du ska välja när du arbetar på Vaccinationsmottagningen. Har du bara ”Egen behörighet” är det den du ska använda.
Klicka på ”Spara som profil”. Vid nästa inloggning öppnar du vårdadministrationen från navigatorn till vänster.
3 Användarinställningar
3.1 Användarinställningar - Vårdadministrationen
I navigatorn till vänster dubbelklickar du på ikonen för NCS Cross vårdadministration.
Första gången du öppnar vårdadministrationen uppmanas du att göra användarinställningar.
Meny inställningar. Användarinställningar. I rutan ”inställning” dubbelklicka på ”huvudmottagning”.
I rutan till höger dubbelklickar du på mottagningen Pandemivaccination. Nu visas ett ”piltecken” vid den valda mottagningen. Avsluta med ok.
3.2 Användarinställningar – Vårddokumentationen
I navigatorn till vänster dubbelklickar du på ikonen för NCS Cross vårddokumentation. Fliken VE VCJ jourmottagning öppnas.
Första gången du loggar in vårddokumentationen uppmanas du att göra användarinställningar.
I listan ”mall för användarinställningar” välj ”Covid-19 vaccin Gör Huvud/Presentation”.
I rutan ”inställning” skrolla ned till ”Sektion: Huvud/Presentation”. Dubbelklicka på DSVJ och bocka i ”Huvudsektion” och ”Presentation av anteckningar” välj ”Kronologika”. Avsluta med ok.
4 Registrera ett bokningsunderlag
I vårdadministrationen.
Meny Registrera, Bokningsunderlag.
Dialogen ”hämta patient” visas nu. Fyll i personnummer eller känt reservnummer med sekel och 10 tecken, bindestreck behövs inte.
Du kan också fylla i SSÅÅMMDD, då kommer en lista upp på alla födda detta datum. Markera raden med rätt namn och klicka ok.
Om det finns bokningar visas dessa i en ruta. Välj skapa nytt.
5 Olika typer av personnummer
5.1 Svenskt personnummer
Om patienten har ett svenskt personnummer, gå direkt till avsnitt Boka tid.
5.2 Reservnummer
Ett reservnummer används av personer som saknar svenskt personnummer. Det ser ut som ett personnummer men de fyra sista tecknen ser annorlunda ut. T ex 940504-TA1C. Siffran 1 indikerar man och står det –TA0C är det en kvinna (siffran 0 näst sist). Reservnummer som inte börjar med bokstaven T används inte.
5.3 Samordningsnummer.
Ett samordningsnummer ser ut som ett personnummer förutom att siffran för dag är ökad med 60. T ex 940564-1234. Dessa personer behöver ett reservnummer eftersom NCS Cross inte kan hantera
samordningsnummer.
Antingen så finns personen redan i NCS Cross med reservnummer eller så behöver ett reservnummer skapas i det lokala befolkningsregistret.
Kontrollera LMA-kortsnummer.
Vill du kontrollera mot adress och LMA-kortsnummer, klicka på ”Visa utökad information” högst upp. På raden ”dossiernummer” ser du LMA-kortsnumret. Stäng med krysset.
Bilden visar hur LMA-kortsnumret ser ut på ett LMA-kort. Snedstrecket och siffror efter detta är inte med i personinformationen. (Giltighetstiden för kortet på bilden har gått ut).
Fortsätt med bokningen om personen finns i NCS Cross. Om personen inte finns behöver du skapa ett nytt reservnummer.
6 Skapa nytt reservnummer
Nytt reservnummer skapar du i vårt lokala befolkningsregister och hämtar sedan upp i NCS Cross.
Personen kan ha ett reservnummer i det lokala befolkningsregister men som inte är aktiverat i NCS Cross.
Klicka på ikonen för befolkningsregistret som du hittar på datorns skrivbord, alternativt surfa till adressen http://befweb.orebroll.se/ direkt i en webbläsare.
Börja med att kontrollera om det redan finns ett reservnummer registrerat genom att välja ”Sök reservnummer via ID-typ” i menyn.
Välj typ av id-handling i listan och fyll i id-handlingens nummer. Klicka på sök.
Om personen inte återfinns i Befolkningsregistret får du skapa ett nytt reservnummer via valet ”Nytt reservnummer”.
Fyll uppgifterna och klicka på spara.
7 Hämta upp det nya reservnumret i NCS Cross
Återgå till NCS Cross och meny registrera, bokningsunderlag.
I dialogen ”Hämta patient” klickar du på knappen Rnr (reservnummer).
Fyll i personens födelsedatum och kön. Klicka på sök.
En lista på personer födda detta datum visas nu. Markera den som du skapade i befolkningsregistret och klicka ok.
Dialogen ”Personinfo” öppnas nu.
Du behöver fylla i län och kommun, välj i listrutorna i raden L/K/F (Län, kommun och församling).
Län: Asylsökande. Kommun: Asylsökande. Församling: Församling ej aktuell.
Klicka på rutan till höger om ”dossiernummer”. Fyll i LMA-kortsnumret. Uteslut /123 (snedstrecket och siffrorna efter detta.
Tryck på tabbtangenten. Nu ser du att värdet är ifyllt. Tryck på knapp ok.
Vill du skriva in mobilnummer för att SMS-påminnelse ska kunna skickas fyll i enligt samma princip.
8 Boka tid
Meny Registrera, Bokningsunderlag
.
Fyll i personnummer/reservnummer.
8.1 Se ålder
Nu aktiveras personen med personnummer och namn. Till höger visas kön och ålder. Är det vissa åldersgrupper som är aktuella för vaccinering är det lätt att kontrollera åldern här.
Finns det bokade tider eller oavslutade bokningsunderlag visas det nu. Klicka på skapa nytt.
Ett nytt bokningsunderlag visas.
I listrutan sektion, välj den vaccinationsmottagning som personen vill boka in sig på. Gå vidare via knappen Boka
I tidboksöversikten, välj resurs och tidstyp enligt tabellen nedan.
På grund av olika åldersgränser för olika vaccin så finns det två tidstyper för dos 1 beroende på hur gammal man är.
Astra Zenecas vaccin ges endast till personer under 65 år. För att vara säker på att man har hunnit få sin andra dos innan 65-årsdagen så bokas Astra Zenecas vaccin för de som är 18-63 år. Exempel på tidstyp: CoA1, Li A1.
De som fyllt 64 år bokas på tidstyp för övriga vacciner. Exempel på tidstyp: CoD1, Li D1.
Resurs Beskrivning
BoD1 Bokning av dos 1, nod Boglundsängen.
BoD2 Bokning av dos 2 nod Boglundsängen.
CoD1 Bokning av dos 1 nod Conventum.
CoD2 Bokning av dos 2 nod Conventum.
KaD1 Bokning av dos 1 nod Karlskoga KaD2 Bokning av dos 2 nod Karlskoga.
LiD1 Bokning av dos 1 nod Lindesberg.
LiD2 Bokning av dos 2 nod Lindesberg.
HaD1 Bokning av dos 1 nod Hallsberg.
HaD2 Bokning av dos 2 nod Hallsberg.
Tidstyp Beskrivning Färg
BoD1 Bokning av dos 1, 64 år och äldre, nod Boglundsängen.
SvartBoA1 Bokning av dos 1, 18-63 år, Astra Zeneca, nod Boglundsängen. Gul
CoD1 Bokning av dos 1, 64 år och äldre, nod Conventum.
SvartCoA1 Bokning av dos 1, 18-63 år Astra Zeneca, nod Conventum Gul
KaD1 Bokning av dos 1, 64 år och äldre, nod Karlskoga.
SvartKaA1 Bokning av dos 1, Astra Zeneca, 18-63 år, nod Karlskoga. Gul LiD1 Bokning av dos 1, 64 år och äldre nod Lindesberg.
SvartLiA1 Bokning av dos 1, Astra Zeneca, 18-63 år, nod Lindesberg Gul HaD1 Bokning av dos 1, 64 år och äldre, nod Hallsberg.
SvartHaA1 Bokning av dos 1, Astra Zeneca, 18-63 år, nod Hallsberg. Gul PFD2 Bokning av dos 2 för vaccin från tillverkaren Pfizer/Biontech. Blå MOD2 Bokning av dos 2 för vaccin från tillverkaren Moderna. Grön AZD2 Bokning av dos 2 för vaccin från tillverkaren Astra Zeneca. Gul
För dos två så styrs bokningen av vilket vaccin innevånaren fick i dos ett, därför är de namnsatta med vaccinets tillverkare.I tidboksöversikten, börja med att välja Resurs som du vill boka på i listan.
Markera sedan den tidstyp du vill boka på. Sök i kalendern efter en dag där tidstypen finns. Klicka på aktuell dag. Grågrön färg visas på dag som inte är schemalagd.
Välj ett eller flera datum där du vill leta efter en ledig tid. Gör det genom att klicka på dagen i kalendern. I exemplet visas dos 1 för personer 64 år och äldre, på Conventum.
Välja tid och slutföra bokning
Ett tidboksblad för den aktuella dagen öppnas nu. Klicka på noteringsknappen (not) för att kontrollera hur många bokningar som är tillåtna per tidsmodul. Det finns ingen spärr i systemet för antalet tillåtna bokningar, så du måste manuellt kontrollera att det inte blir för många bokningar på samma tid.
Gröna fält i tidboksöversikten och tidboksbladet indikerar icke bokningsbara tider, här finns ingen schemalagd tid att boka på.
Tomma tidsmoduler med färgad vänsterkant indikerar att det inte finns någon bokning alls och tiden är således valbar.
För tider där det sedan tidigare finns en bokning kan man dubbelklicka i den färgade vänsterkanten för att kontrollera antalet bokningar.
Följande lista presenteras efter dubbelklick i den färgade vänsterkanten. I listan är det möjligt att identifiera antalet bokningar per tidsmodul/klockslag och att hitta en ledig tid. I exemplet nedan finns det fyra bokningar klockan 08.00 och endast en bokning övriga klockslag.
Fönstret visar 12 rader, finns det fler bokningar får du skrolla nedåt för att se alla.
Om det inte finns någon lämplig tid utan personen väljer att gå till någon av de andra vaccinationsmottagningarna måste du backa till bokningsunderlaget och byta sektion.
Klicka på knappen i dialogen resursbehov.
Fäll ned listpilen för sektion och välj en annan vaccinationsmottagning. Fortsätt med knappen boka.
Sektionens namn står i SMS-påminnelsen som skickas ut.
Välj rätt resurs och tidstyp för den aktuella vaccinationsmottagningen enligt tabellen på sidan 7.
Kontrollera resurs, tidstyp och tiden i rutan resursbehov.
OBS! Tiden ska alltid vara 5 minuter.
Klicka på knappen ”Boka”.
Ingen kallelse skrivs ut från NCS Cross. Klicka på ok.
9 Omboka tid
Se personens bokade tid.
Meny annan patient, Visa planerade vårdkontakter öv. Fyll i personnumret.
Markera raden för tiden som ska bokas om, klicka på knappen bokningsunderlag.
Bokningsunderlaget visas, klicka på knappen omboka.
I rutan resursbehov syns tidigare vald resurs och tidstyp. Sök fram och välj en ny tid enligt tidigare beskrivning. Kontrollera uppgifterna.
Tid för dos 2 ska vara minst fyra veckor efter dos 1. Ombokning kan gälla både dos 1 och dos 2.
Bekräfta via knappen Omboka och klicka därefter direkt på ok för att slutföra ombokningen.
OBS! Tiden 5 minuter får inte ändras.
Klicka på ok.
10 Avboka tid
Se personens bokade tid.
Meny annan patient, Visa planerade vårdkontakter öv. Fyll i personnumret.
Nu visas en ruta med bokningar. Markera den bokning du vill avboka klicka på knappen ”välj”
bokning) eller ”bokningsunderlag” beroende på hur rutan ser ut.
Bokningsunderlaget visas, gå till fliken Övrigt, menyval ”Avboka hela bokningen:” Bekräfta avbokningen. Bokningsunderlaget måste vara öppet för att avbokning ska kunna göras.
Svara ja på frågan.
Välj om avbokningen sker på patientens eller vårdgivarens initiativ. Avsluta med ok.
11 Kontrollera bokad tid
För att kontrollera personens bokade tid:
Meny ”Annan patient” eller om patienten är aktiv, ”Aktuell patient, ”Visa planerade vårdkontakter öppenvård”. Fyll i personnumret. Bokade tider visas nu.
12 Kontrollera vilket vaccin personen fick i dos 1
I navigatorn till vänster dubbelklickar du på ikonen för NCS Cross vårddokumentation. Fliken VE VCJ jourmottagning öppnas.
Fliken VE VCJ jourmottagning öppnas nu.
Meny växla, hämta journal.
Fyll i personnummerrutan och klicka på ok.
Meny växla, tempkurva öppenvård.
I den gula raden ser du vaccinsorten och datum för injektionen. Kontrollera vaccinets namn mot lista på tillverkare så att du vet vilken tidstyp du ska välja vid bokning.
Stäng vårddokumentationen med krysset på fliken ”VE VCJ jourmottagning”. Du ska bara ha vårddokumentationen öppen när du behöver gå in och kontrollera vaccin, inte hela tiden.
13 Låsa vid rast, byta användare, avsluta för dagen
Observera att din inloggning är personlig och att det inte är tillåtet att låta någon annan använda den!
När du lämnar datorn tillfälligt är det därför viktigt att du låser den genom att trycka kommandot Ctrl+Alt+Delete och sedan klicka på Lås.
Vid byte av användare och avslut för dagen så ska utloggning ske både i NCS Cross och i datorn.
